회의장 및 숙박시설 선정 1

Ⅰ. 회의장 선정  1. 개최 시설  2. 컨벤션 시설별 요구조건  1. 개최 시설 컨벤션 개최시설은 [국제회의 산업육성에 관한 법률.시행령 제 3조]에 의하면 전문 회의시설, 준 회의시 설, 전문 전시시설 및 부대시설로 구분할 수 있는데 전문 회의시설에는 컨벤션 센터와 컨퍼런스 센터가 있고, 준 회의시설로 는 호텔, 대학, 연구소 등의 회의시설, 전문 전시시설로는 전문 전시장이 이에 속함.  2. 컨벤션 시설별 요구조건 개최시설의 구분 시설의 규모 전문 회의시설 - 대회의실 (2000인 이상 수용) 1실 중소회의실 (30인 이상 수용) 10실 옥내 전시면적 (2500㎡ 이상) 준 회의시설 호텔 연회장, 공연장, 체육관 등 대회의실 (600인 이상 수용) 1실 중소회의실 (30인 이상 수용) 3실 이상 전문 전시시설 중소 회의실 (30인 이상 수용) 3실 이상 부대시설 전문 회의시설 및 전문시설에 부속된 숙박, 주차, 식음료, 휴식 및 쇼핑시설 등

 3. 개최시설의 종류 구분 종류 특징 1) 전통적 개최시설 컨벤션 센터 객실없이 한 지붕아래 회의와 전시를 동시 개최  3. 개최시설의 종류 구분 종류 특징 1) 전통적 개최시설 컨벤션 센터 객실없이 한 지붕아래 회의와 전시를 동시 개최 식음료 및 특별 서비스를 제공 중앙정부, 지자체, 해당도시 소유 대부분 공공시설 컨퍼런스 센터 안락하고 편안한 소규모 (20~50명) 회의전용 환경 우수한 방음, 음향, 조명, 시청각 기자재, 진행요원 보유 숙박, 식사, 여가활동까지 모든 서비스 가능 * 국내에는 엄격한 의미로서의 컨퍼런스 센터가 없음 컨벤션 호텔 컨벤션 산업이 정착할 초기에 대부분 대형호텔 이용 숙박, 회의, 전시, 식음료, 기타 편의서비스 제공 객실 및 행사장 임대료, 연회 및 식음료가 수입원 참가자의 호텔부대시설 이용으로 인한 수입제고 2) 비전통적 개최시설 크루즈, 철도, 대학, 연구소, 회관, B&B 등 각 시설들이 회의장이 아닌 고유 목적을 가지면서 회의를 개최할 여건을 갖추고 있는 준 회의시설 중소 규모의 회의시 고려 다양한 형식의 회의유치를 위한 새로운 시도의 시설

 4. 회의시설 선정시 고려사항 접근성 (Accessibility) 1) 공항이나 기타 대중교통으로의 접근성  4. 회의시설 선정시 고려사항 접근성 (Accessibility) 1) 공항이나 기타 대중교통으로의 접근성 선호도 (Preference) 1) 개최 도시에 대한 의사 결정자들의 선호도 (경영진, 임원) 2) 개최 도시에 대한 일반 참석자들의 선호도 3) 과거 이용여부 4) 다른 회의 단체로부터의 평가 도시여건 (City atmosphere) 1) 개최 도시의 행정적 경제적 적극적 지원 여부 2) 개최 도시의 물가수준 / 전반적 행사소요 비용 3) 개최 도시의 정치. 사회적 안정성 4) 개최 도시의 기후여건

 4. 회의시설 선정시 고려사항 회의시설 (Meeting facilities) 1) 다양한 종류와 수의 회의장 보유여부  4. 회의시설 선정시 고려사항 회의시설 (Meeting facilities) 1) 다양한 종류와 수의 회의장 보유여부 2) 최신 회의장비 보유여부 3) 시설측의 전반적 서비스의 수준 4) 회의시설의 첫 이미지, 물리적 외관, 대외 신용도 5) 객실, F/B 및 주차 이용등의 편리한 연계성 숙박 (Accommodations) 1) 필요한 객실수 / 등급별 충분한 호텔수 2) 모든 참가자들을 한번에 수용할만한 객실 수 보유 여부 3) 객실료, 음식, 행사장등 행사 제반비용의 적정성 4) 음식의 맛과 F/B제공 서비스의 질 5) 경비 계산/정산 절차의 편리성 6) 객실, F/B 및 주차 이용등의 편리한 연계성 7) 입실/퇴실, 예약/취소, 무료객실, VIP객실, 객실료 할인등 좋은 조건 제공여부

 4. 회의시설 선정시 고려사항 관광/여흥 (Sightseeing/Entertainment)  4. 회의시설 선정시 고려사항 관광/여흥 (Sightseeing/Entertainment) 1) Entertainment : 식당, 바, 극장, 나이트크럽 2) Shopping : 백화점, 할인점, 재래시장 등 3) Sightseeing : 관광명소, 유적지, 건축물, 박물관, 기념물, 공원 등 4) Recreation : 직접적이거나 간접적인 스포츠 또는 여가활동 5) Infrastructure : 지역적 인프라의 수준과 적정성 안전 (Security) 1) 회의장 및 숙박시설 주변의 경호 2) 파업, 자연재해, 보이코트, 그 외 불상사 가능성 3) 도로 표지판 등 관광안내, 쇼핑안내 정보제공 서비스 수준 4) 보안시설의 운용여부 및 시설의 현대화 5) 비상시 병원, 약국, 소방서, 경찰서 등과의 협조 관계 6) 보험관계

 5. 국내 주요 컨벤션센터 COEX 구분 장소명 위치 면적 비고 전시장 태평양홀 전시실 1층 10,368㎡ 대서양홀  5. 국내 주요 컨벤션센터 COEX 구분 장소명 위치 면적 비고 전시장 태평양홀 전시실 1층 10,368㎡ 대서양홀 전시실 3층 인도양홀 컨벤션 1층 7,290㎡ 회의장 그랜드볼룸 1,817㎡ 5개실 분할 아셈홀 컨벤션 2층 1,238㎡ 아셈홀+ 중.소회의실 12개 컨벤션홀 컨밴션 3층 7,281㎡ 2개실 분할 오디토리움 전시장 3,4층 2,104㎡ 극장식(1,000석) 컨퍼런스센터 3층 3,096㎡ 50개 중소회의실

 5. 국내 주요 컨벤션센터 부산 전시컨벤션센터 (BEXCO) 구분 장소명 위치 면적 비고 전시장 전시실 1층 26,508㎡  5. 국내 주요 컨벤션센터 부산 전시컨벤션센터 (BEXCO) 구분 장소명 위치 면적 비고 전시장 전시실 1층 26,508㎡ 4실 분할 중소전시실 2,3층 4,843㎡ 2층8실 / 3층7실 야외 전시장 광장 1,879㎡ 회의장 중회의실 1층 1,440㎡ 10실 분할 중소회의실 2층 소회의실 7개 중회의실 2개 대회의실 3층 5800명 수용(최대)

 5. 국내 주요 컨벤션센터 대구 전시컨벤션센터 (EXCO) 구분 장소명 위치 면적 비고 전시장 전시실 1층 3,872㎡  5. 국내 주요 컨벤션센터 대구 전시컨벤션센터 (EXCO) 구분 장소명 위치 면적 비고 전시장 전시실 1층 3,872㎡ 2개실 분할 전시실 3층 회의장 컨벤션홀/전시 지상 5층 4200명 수용 중회의실 지상 3층 153㎡ 238㎡ 391㎡ 143명 234명 392명 지상 4층 575㎡ 540명 소회의실 102㎡ 170㎡

 5. 국내 주요 컨벤션센터 제주 국제컨벤션센터 (ICCJEJU) 구분 장소명 위치 면적 비고 이벤트홀 지상 1층  5. 국내 주요 컨벤션센터 제주 국제컨벤션센터 (ICCJEJU) 구분 장소명 위치 면적 비고 이벤트홀 지상 1층 2,394 ㎡ 전시장 사용가 회의장 컨벤션홀(탐라홀) 지상 5층 3,500석 2개홀 분할 대회의실(한라홀) 지상 3층 500석 중회의실(삼다홀) 200석 소회의실 40~100석 4실 지상 4층

 6. 국내 주요 Venue 호텔 (특1급 기준) 서울 지역 호 텔 명 최대수용 인원 (Theater type) 호 텔 명 최대수용 인원 (Theater type) Class Room type 중회의실 개수 소회의실 개수 객실수 서울힐튼호텔 3200 1600 7 11 692 그랜드 인터컨티넨탈 호텔 1800 1000 8 10 543 롯데호텔 1486 신라호텔 1500 950 6 497 하야트호텔 3 605 롯데월드호텔 4 533 쉐라톤 워커힐호텔 1280 900 5 623 르네상스호텔 1200 700 500 그랜드 힐튼호텔 2214 1218 12 398 서울플라자호텔 1100 650 2 리츠칼튼호텔 800 400 조선호텔 600 450 460 * 중회의실 기준 : 대회의실 분할개수 + 중회의실 수

 6. 국내 주요 Venue 호텔 (특1급 기준) 서울외 지역 호 텔 명 최대수용 인원 (Theater type) 호 텔 명 최대수용 인원 (Theater type) Class Room type 중회의실 개수 소회의실 개수 객실수 부산 롯데호텔 2000 1500 8 5 806 부산 그랜드호텔 1200 800 4 3 325 부산 파라다이스호텔 700 500 6 249 부산 조선비치호텔 600 2 305 경주 현대호텔 1700 110 449 경주 힐튼호텔 324 제주 롯데호텔 1000 제주 신라호텔 900 429 대구 인터불고호텔 2800 1800 207 대구 프린스호텔 117 대전 리베라호텔 1 174 * 중회의실 기준 : 대회의실 분할개수 + 중회의실 수

II. 숙박시설 선정  1. 숙박시설 선정을 위한 착안사항 Main/Sub-hotel 선정기준  1. 숙박시설 선정을 위한 착안사항 Main/Sub-hotel 선정기준 1) 도보 및 차량으로 15분 이내 거리 2) 등급별 적정 호텔 및 객실 확보 (특 2급 호텔, 1급 호텔, 2급 호텔, 3급 호텔) 3) 행사장과의 대중교통 및 자체 셔틀버스 지원여부 4) 식당등 부대시설 (최소한의 커피샵, 조식 제공여부) 5) 종업원 영어소통 능력, 참가자의 안전(Security)고려 객실요금 협상방법 1) 회의일정을 유연하게 하고 비수기/성수기/주말/주중을 고려하여 협상한다. 2) 대규모 회의는 가능한한 몇 년 전에 객실확보 및 요금 협상을 한다. 3) 규모, 수익성, 재방문 가능성, 시기에 따라 단체적용 Rate를 받는다. 호텔선정 협상을 위한 기본정보 1) 개최 일자 및 참가자의 출입국 패턴 2) 동반자 및 행사진행 요원을 포함한 전체 행사 참가자 규모 3) 객실 Type에 따른 필요 객실 수

 1. 숙박시설 선정을 위한 착안사항 호텔선정 협상을 위한 기본정보 4) 연회 수 및 타입 5) 필요 시청각 기자재  1. 숙박시설 선정을 위한 착안사항 호텔선정 협상을 위한 기본정보 4) 연회 수 및 타입 5) 필요 시청각 기자재 6) 해당호텔 투숙자에 대한 교통 7) 수용 가능한 객실 요율 및 식음료 요율 8) 전시 공간 호텔시설에 대한 필수 질문내용 1) 회의 개최 예정기간 동안 객실 공급량이 충분한가 ? 2) 세금을 포함한 객실요율은 얼마인가 ? 3) 전체 매출 감안한 회의장 임대료는 얼마인가 ? 4) 시청각 기자재 장비 임대는 가능한가 ? 5) 예약 마감일, 예약취소, 환불 및 보증금 규정은 어떠한가 ? 6) 무료객실 규정은 어떠한가 ? 7) 개최 시설내 및 인근지역에 식당 보유여부 및 제공 가능한 기타 서비스는 있는가 ? 8) 주차시설 이용은 무료인가 ? 9) 회의 기간 동안 다른 회의 개최가 예정되어 있는가 ?

 1. 숙박시설 선정을 위한 착안사항 객실요율 분류 요금 범주 내용 Rack Rate 현 공식 객실가격 요율  1. 숙박시설 선정을 위한 착안사항 객실요율 분류 요금 범주 내용 Rack Rate 현 공식 객실가격 요율 호텔 경영진이 책정 Convention/Group Rate 그룹에 적용되는 협상 객실요금 그룹과 호텔 사이에 사전에 협상 Government Rate 객실요율이 낮으며 적용 횟수가 제한 공무원에게만 적용 그룹적용이 거의 불가능 Corporate Rate - Group Rate보다는 높지만 Rack Rate보다는 낮다. Flat Rate 그룹 요율중 최고가격과 최저가격의 평균가격으로 산정 스위트 룸을 제외한 모든 객실에 적용 Day Rate of Use Rate - 낮시간에 사용하며 보통 객실료의 50% Complimentary Rate - 주최측에 제공되는 무료객실

 2. Venue별 Main / Sub-hotel 선정사례 (외국인 500명 이하 기준) Ex) 서울 지역 Venue/Main hotel Sub-hotels COEX 코엑스 인터컨’ 호텔, 르네상스, 리베라, 이비스, 엘루이, 크로바 서울힐튼호텔 소피텔 엠버서더, 프레지던트, 타워, 뉴서울, 퍼시픽, 프린스 그랜드 인터컨’ 호텔 르네상스, 리베라, 이비스, 엘루이, 크로바 롯데호텔 코리아나, 프레지던트, 뉴서울, 뉴국제 신라호텔 소피텔 엠버서더, 타워 하야트호텔 롯데월드호텔 올림픽파크텔, 잠실뉴스타, 잠실관광 쉐라톤 워커힐호텔 올림픽파크텔, 한강, 동서울, 경남 르네상스호텔 노보텔, 삼정 그랜드 힐튼호텔 올림피아, 북악파크 서울플라자호텔 조선호텔