Your Invention Partner 보고서 작성 비급 2007. 4 고객서비스본부 Your Invention Partner

1. 우리에게 보고서 작성이란 무엇인가 ? 공무원은 보고서(문서)로 말한다. ☞ 보고서는 공직자의 운명 ☞ 농부가 농사 짓는 일, 무사가 칼 쓰는 일 공직자는 보고서를 통해 파악 분석한 업무현황, 대응방안 및 실천계획을 표현 공직생활 = 보고서 작성의 애환 보고서는 공직자의 얼굴 ☞ 잘 된 보고서는 보는 사람에게 안정감과 신뢰, 기쁨과 만족을 줌

2. 보고서도 예술작품 20여년 전의 일 15여년 전의 일 보고서를 만들고 다듬는 과정이 예술활동과 다름 없음 2.  보고서도 예술작품 20여년 전의 일 ☞ 지시를 받아 급히 4-5페이지 보고서 작성 시간이 급해 페이지를 매기는 것을 빠뜨렸음 15여년 전의 일 ☞ 출장갔다 돌아오는 비행기에서 19시간을 보고서를 고치고 또 고침 마지막으로 OK 사인이 떨어졌을 때 도자기를 완성한 도공의 마음과 같았음 보고서를 만들고 다듬는 과정이 예술활동과 다름 없음 ☞ 우리가 도자기 예술작품을 보고 탄복하듯이 보고서를 통해 예술적 감동을 주려면 작성자의 혼과 열정, 인생의 깊이와 가치관이 용해되어야 함

3. 잘 된 보고서란 무엇일까? 예리하다 - 문제의 핵심을 정확히 진단, 분석하고 합리적인 대안을 제시 시원스럽다   - 문제의 핵심을 정확히 진단, 분석하고 합리적인 대안을 제시 시원스럽다   - 전체적으로 체계적이고 깔끔하며 논리적 일관성이 있음 정확하다   - 사실관계가 명확하고 내용전반이 객관적이고 중립적임 힘이 넘친다   - 처음부터 끝까지 자신감과 가치관, 정책방향이 살아있음 쉽고 편안하다   - 마치 오랜 친구와 재미있게 대화하듯이 막힘이 없음 변화감있고 재미있다.   - 변화를 주고 있고, 사례, 통계, 비유 등을 통해 재미있게 구성

4. 잘 못된 보고서(반대로) 초점이 흐리다 - 읽을수록 문제가 복잡해지거나 정책판단을 어렵게 함 골치가 아프다   - 읽을수록 문제가 복잡해지거나 정책판단을 어렵게 함 골치가 아프다   - 산만하고 난해하며 일정한 지향성이 없음 알맹이가 없다   - 문제의 핵심을 파악하지 못하거나 시원스런 결론이 없음 읽을 때 짜증이 난다   - 보고서를 읽을수록 미궁 속에 빠지며, 기대했던 결론에서 벗어남 도대체 성의가 없다   - 최선을 다한 느낌이 들지 않음

자기의 총체적 지식과 감각, 열정과 비전을 쏟아 부어야 함 무협지의 비급같은 것은 없다. 그러나 요령은 있다 5. 보고서를 잘 쓰려면 (1) 자기의 총체적 지식과 감각, 열정과 비전을 쏟아 부어야 함 무협지의 비급같은 것은 없다. 그러나 요령은 있다 보고서 작성에도 3S원칙이 있다(Speed, Sexy, Smart)   - speed : 속도, 타이밍   - sexy : 표현, 문구, 칼라, 통계, 사례, 변화, 워드 등   - smart : 논리, 체계 보고서 작성에 자신감을 가지자   - 내가 어려우면 남도 어렵다. 자부심, 시작이 반이다   - 잘된 보고서 많이 읽기, 주변지식을 넓히기 글의 고객이 누구인지 잘 생각하자   - 보고서의 최종 수요자의 입장에서 검토(스타일, 성격, 용도)

5. 보고서를 잘 쓰려면 (2) 이슈를 정확히 추출하고 전달하려는 메시지를 분명히 하자 명료한 보고서를 만들자   - 한 문장에 두 개 이상의 메시지를 담지 말 것   - 한 문장이 3줄 이상을 넘지 말 것   - 고등학생이 알 수 있도록 쉽게 쓸 것  - 지금 쓴 용어가 정확한지 끊임없이 회의할 것   - 비슷한 내용의 반복은 피할 것   - 수동태보다 능동태를 사용할 것   - 문장의 구성이 논리적 순서에 맞는지 점검할 것   - 주장에는 반드시 구체적 근거를 들 것

5. 보고서를 잘 쓰려면(3) 오버하지 말자 - 과장, 축소, 은폐하거나 한쪽 면 만을 부각시키지 말 것   - 과장, 축소, 은폐하거나 한쪽 면 만을 부각시키지 말 것   - 객관성과 중립성을 유지할 것 ☞ 오버한 보고서는 일시적으로 상사의 입맛을 충족시킬지 몰라도 궁극적으로 정책적 오류를 가져와 최초 작성자가 책임짐 여러 사람 이야기를 듣자   - 어려운 보고서일수록 주변 동료, 전문가들의 이야기를 듣는 것이 필요   - 본인이 골치 아프고 어렵게 생각하는 것도 너무나 쉽게 해법을 제시하는 사람들이 있음

6. 보고서의 원칙(1) 간결성의 원칙 - 한 문장은 평균 20~40자 정도 ☞ 세익스피어 : “간결은 지혜의 원천이다” ☞ 처칠 “ 보고서는 한 장이면 족하다” ☞ 명연설가 원칙 : kiss(Keep It Simple, Stupid), 링컨의 게티스버그 연설 목적성의 원칙    - 목적이 분명해야 함     ☞ 직장인의 글쓰기 요령, 하이파이브 엄지(글의 목적), 검지(주제와 주장), 중지(근거와 방법), 무명지(증명), 새끼손가락(주제와 주장을 강조)

6. 보고서의 원칙(2) 핵심내용의 원칙 - 신문기사의 제목과 같은 것, 핵심내용 만으로 논리적으로 구성    - 신문기사의 제목과 같은 것, 핵심내용 만으로 논리적으로 구성    - 햐향식 접근방법(중복제거, 처음부터 상세하게 되지 않도록 함) 실용성의 원칙    - 활용가치가 높은 보고서, 상사가 지시한 사항을 잘 파악, 상사가 생각하는 수준 이상으로 생각    ☞ 잭웰치 ”상사가 운행하는 생각의 열차에 부가가치를 더해 주는 것이다 “   명확성의 원칙    - 구체적인 용어 사용, 일목요연하게 작성, 문장을 짧게 작성, 중요하거나 강조할 부분은 눈에 띄게 처리    - 통일성, 일관성, 구체성에 의해 글을 검토하고 수정

6. 보고서의 원칙(3) 용이성(편이성)의 원칙 - 쉽게 써야 한다, 알기 쉽게 써야 한다.   용이성(편이성)의 원칙    - 쉽게 써야 한다, 알기 쉽게 써야 한다.    - 전문용어는 용어설명을 괄호 안에 반드시 표기 ☞ PCT(Patent Cooperation Treaty)    - 잘 쓰는 사람일수록 쉽게 쓴다 ☞ 전 서울대 총장 : 신문에 칼럼기고시 부인에게 먼저 일독 포괄성의 원칙    - 보고서는 가능한 모든 것을 포괄, 국내 및 국외 자료 - 보고서를 읽고 궁금증이 없도록 작성    - 보고를 받는 자가 보고자에게 무엇을 물어 볼 것인지 사전에 연습하고, 질문이 없도록 작성

6. 보고서의 원칙(4) 객관성의 원칙 - 객관적인 숫자로 표기하거나 실제 경험 사례 제시    - 객관적인 숫자로 표기하거나 실제 경험 사례 제시    - 객관성이 약한 논리를 사용하지 않도록 주의    ☞ (예) 경제적 여유가 있어야 남을 도울 수 있기에 저의 입사를 도와 주십시오.       → 입사와 관계없이 저는 앞으로도 남을 돕는 일에 앞장 설 것입니다. 논리성의 원칙   - 보고서는 논리가 있어야 하고, 논리적 모순이 없어야 함   - 배경지식은 문장을 논리적으로 전개하는데 도움(많은 독서) 일관성의 원칙    - 단어사용의 일관성, 논리전개의 일관성 유의

6. 보고서의 원칙(5) 중복을 피하는 원칙 - 동일한 단어 반복 배제 정확성의 원칙   - 동일한 단어 반복 배제   ☞(예) 장래의 수요자 → 미래의 수요층 정확성의 원칙   - 내용 및 형식, 어문규범, 법령제명 띄어쓰기, 통계숫자 수정의 원칙   - 자신이 작성한 보고서를 끊임없이 수정작업을 거칠 때 충실해짐   - 미사여구, 형용사 등 사용억제, 수동적인 동사나 명사 사용 배제    ☞(예) 시스템 구현의 성패는 비용절감을 위한 노력과 효율적인 시간관리에 달려 있음        → 시스템 구현의 성공여부는 가용한 예산과 시간에 달려 있음

6. 보고서의 원칙(6) 반복점검의 원칙 - 추가할 부분, 빠진 부분, 잘못된 부분을 찾을 수 있음    - 추가할 부분, 빠진 부분, 잘못된 부분을 찾을 수 있음    ☞(예 ) 보고서에 페이지를 넣지 않아 신뢰도를 잃게 된 경우   오류찾기의 원칙   - 중요 보고서는 동료 직원, 외부전문가에 의뢰, 오류를 찾고 수정   - 논리 흐름의 일관성 등에 전문가 투입   예술성의 원칙   - 내용도 중요하지만 형식도 중요 : 보기 좋은 떡이 먹기도 좋다   - 도표나 그래프나 그림을 사용하여 이해를 돕되 지나치면 안됨

7. 보고서 작성시 유의사항(1) 바르게 쓴다. - 내용, 설명, 기록이 틀리지 않고, 필요한 내용이 빠지지 않도록    - 내용, 설명, 기록이 틀리지 않고, 필요한 내용이 빠지지 않도록    - 문장부호, 용어를 정확하게 사용    ☞(예) 이상과 초과, 이하와 미만, 이전과 전, 이후와 후 명확하게 쓴다   - 6하 원칙을 적용   - 구체적이고 개별적인 표현 : 생산이 증가 → 생산이 25% 증가   - 적극적인 표현 : 목표가 달성되도록 노력 → 노력하여 목표를 달성   이해가 빠른 글을 쓴다   - 문장은 짧게 개조식, 단 보고서에 따라 서술형을 가미   - 가급적 결론을 먼저, 그 다음에 이유 기술   - 한 문장 한 뜻의 짧은 글로 표현

7. 보고서 작성시 유의사항(2) 쉬운 글로 쓴다 - 읽기 쉽고 알기 쉬운 말로, 어구의 표현을 간략하게   - 읽기 쉽고 알기 쉬운 말로, 어구의 표현을 간략하게 ☞ (예) 검사를 실시한다 → 검사한다, ~에 해당한다 할 수 있으므로 → ~에 해당되므로   - 한자나 어려운 전문용어는 피함   - 보고받는 사람의 이해력과 독해력을 고려 효율성이 있는 글을 쓴다   - 반복적인 업무는 표준 기안문 활용, 서식을 통일, 문자를 부호화 호감이 가는 성실성이 있는 글을 쓴다   - 성의있게 작성된 문서, 과장되지 말고 진실하게 표현, 적절한 경어 사용, 존중하는 부드러운 표현

8. 보고서를 쓰면서 범하기 쉬운 오류들(1) 보고서를 보면 볼수록 궁금하다   - 정보가 너무 적어 적절한 판단이나 조치가 불가능   - 추진경과에 논의일정만 간략히 기록(쟁점 및 조정사항 파악불가)   - 현황과 대책이 어떻게 마련되었는지 과정이 없음 보고서를 읽고 이해하는데 하세월   - 장황하고 초점이 분산되어 읽는데 시간을 빼앗는 보고서   - 연구결과 보고서처럼 내용이 너무 많고 사례와 대책이 혼합되어 초점을 분산

8. 보고서를 쓰면서 범하기 쉬운 오류들(2) 2%가 부족하다   2%가 부족하다   - 정책의 배경, 원인, 효과, 활용방안 등에 대한 다각적 분석 부족   - 정책에 대한 근본적인 문제의식이 없음 보고서를 읽고 나서 무엇을 해야 할지 알 수 없다   - 보고서를 읽는 사람에 대한 주문사항이 명확하지 않음 보고서의 기본형식을 갖추지 않았다   - 문서전체의 체계와 제목, 내용이 분명치 못함   - 제목, 작성자, 날짜 등  문서의 기본사항을 생략한 경우도 많음 

9. 요약보고서 내용이 긴 보고서는 요약의 역할이 크다

10. 보고서의 종류

11. 정책기획보고서 작성방법(1)

11. 정책기획보고서 작성방법(2) 보고개요 -보고의 목적 및 필요성(추진배경)   ☞ 청의 어떤 정책방향 및 전략과 연계되어 있는지?   - 보고서 작성경위 : 어떤 과정과 토론, 정책관련 추진경위 현황 및 문제점   - 현황 및 실태   - 현재상태의 원인분석 : 문제의 뿌리, 근본 원인분석   - 지금까지의 대응(정부) - 국내외 유사사례 등 참고자료

11. 정책기획보고서 작성방법(3) 정책수단 및 대안 - 정책고객 및 자원파악 : 명확한 정책대상(고객, 자원) 파악   - 정책고객 및 자원파악 : 명확한 정책대상(고객, 자원) 파악    ☞ 신용불량자 대책 ; 200명 신청, 그러나 신용불량자는 300만명   - 정책대안에 대한 검토 : 쟁점사항, 대안의 장단점 ☞ 정책대상 포함, 문제 해결 적합성 , 목표와 수단 연계, 실천가능성   - 정책수행을 통해 예상되는 효과     ☞ 사회적 타당성, 이해관계 대상, 규제여부, 사회적 소외 등의 부작용 여부 추진계획   - 정책추진계획 : 인사, 조직, 예산, 일정 등 검토   - 홍보관리계획 : 홍보목표, 대상별 홍보전략, 홍보 방법   - 정책집행 모니터링 및 평가계획

12. 정책조정과제보고서 작성방법 보고개요 : 무슨 문제로 현 시점에 보고 ☞ 보고 목적은 명확한가, 그동안 진행경과는 포함되어 있는가? 현황 및 문제점 ☞ 제기되고 있는 문제점과 실태는 무엇인가? ☞ 쟁점화되고 있는 사항은? 쟁점에 대한 분석 ☞ 쟁점해결을 위한 대안은 제시되었나? ☞ 각 대안의 장단점은 분석되었나? ☞ 대안의 선택시 제기될 수 있는 효과가 제시되었나? 추진계획 ☞ 향후 추진일정 및 계획은 제시되었나 ? 건의 및 제안

13. 상황정보 보고서 작성방법(1)

13. 상황정보보고서 작성방법(2) 제 목 - 핵심사항을 압축(제목만 보고도 전체 내용을 알 수 있도록)  제 목 - 핵심사항을 압축(제목만 보고도 전체 내용을 알 수 있도록)    ☞ (예) 경기도 연천 아군 GP 총기 사망사고 발생  - 지나치게 포괄적인 “~동향”과 같은 용어 지양(구체적 표현)     ☞ (예) 금속연맹 최근 동향 → 금속연맹, 전국동시 시한부 파업 및 집회추진  - 전문용어나 생소한 약어 지양(불가피한 경우 풀어서 표기)     ☞ (예)  일본 GPS개발 추진 → 일본, 위성이용위치측정장치(GPS)개발 추진  - 제목의 끝에는 동작성의 의미를 가진 낱말을 사용     ☞ (예) 어민들, 중국인 불법어로행위 강력단속 요망 개 요   - 가장 중요하고 관심있는 내용 요약(관심 유발 및 핵심파악 용이)   - 특히, 사건관련 보고시는 가급적 6하 원칙에 따라 작성     ☞ 인물→때 →장소→사건 순으로 구성

13. 상황정보보고서 작성방법(3) 본 문 - 두괄식 표현 ☞ 보고하고자 하는 내용 중 주요사항을 앞에 부각   - 두괄식 표현 ☞ 보고하고자 하는 내용 중 주요사항을 앞에 부각 뒤쪽에 둘 경우 “특히”, “더구나” 등의 표현으로 관심유도   - 통일성, 일관성 유지   - 객관성, 정확성 유지 : 보고내용의 신뢰성 제고   - 간결, 명료성 : 능동형 문장 구사 결 론   - 보고의 성격에 따라 검토의견 등을 적절하게 기술   ☞ 평가, 대책, 조치의견, 고려사항 등

14. 마무리(1) 공부에 왕도가 없듯이 보고서 작성에도 비급은 없다 - 각자가 관심과 열정, 끊임없는 노력 다만, 학습에도 기술, 요령이 있듯이 보고서 작성의 기본적인 원칙과 기법을 염두에 두자    - 또한 자신만의 독창적인 노하우와 아이디어를 가미하는 노력    - 조직내 최고의 보고서 창작 예술가로 변신 피할수 없으면 즐겨라   - 한시도 보고서를 떠나서 생활할 수 없는 우리의 운명   - 도자기를 굽는 장인이 품격높은 창작 예술품을 만드는 심정으로 좋은 보고서 작성에 열과 성의를 다하자.

14. 마무리(비급) 평상시 준비하자 - 좋은 보고서를 많이 읽어 보고, 나라면 어떻게 쓸까 고민 정확하게 쓰자    - 전달하고자 하는 내용을 정확히 - 맞춤법, 주어, 목적어, 동사를 정확히 쉽게 쓰자   - 완성도가 높을수록 쉽다

15. 보너스 = 공부비법(1) ☀ 공부한 내용을 반드시 머릿속에 명료하게 정리하자(Screen play)   o 눈으로 읽거나 귀로 들은 내용, 문제 풀이한 내용은 반드시 머릿속에 요점정리하자.   o 요점정리는 1페이지 이후, 1단락 이후에 반드시 책을 보지 말고 머릿속으로 정리해야 한다.   o 시간이 허락하면 보조적으로 머리 속에 정리한 핵심단어를 다른 종이에 기록하여 보고, 책의 내용과 비교하면 정리하는데 크게 도움이 된다. ☀ 무엇을 공부할 지 뚜렷한 목표를 가지고 공부한다(Vision)  o 자기에게 주어진 시간을 염두에 두고 그 시간 안에 무엇을 할 지 장기적인 계획을 세우고, 이를 철저히 지켜 나간다.

15. 보너스 = 공부비법(2) ☀ 자신의 약점을 반복학습으로 극복하자(Repeat)   o 잘 모르는 문제나 틀리는 내용은 계속해서 실수를 하므로 수없이 반복하여 완전히 자신의 것으로 만들어야 한다. ☀ 맑은 정신으로 집중하여 공부하자(Concentration)   o 육체적으로 힘이 들어 견디기 어려우면 휴식하거나 잠을 자도록 한다.   o 적절히 운동을 하여 몸의 상태를 건강히 유지한다.   o 잠이 쏟아지거나, 잡념이 자꾸 들면 일어서서 심호흡을 하고, 걸으면서 공부한 내용을 머릿속에 정리한다. ☀ 주어진 시간을 최대한 아껴 쓰도록 노력한다(Awareness)   o 촌음을 아껴서 매 순간을 알차게 사용하자   o 부모가, 선생님이 또는 동료들이 지켜보고 있다고 생각하고 행동하자 ☀ 위의 공부비법을 잘 지키고 있는 지 수시로 점검한다(Check).

감 사 합 니 다