Part 1 엑셀 2003

Chapter 1 엑셀 시작하기

1. 엑셀의 실행과 워크시트 다루기 윈도우의 [시작] 단추를 클릭한 다음, [모든 프로그램]-[Microsoft Office]-[Microsoft Excel 2003]을 선택합니다. 엑셀이 실행되며 여러 개의 칸으로 이루어진 워크시트(worksheet)가 나타납니다. 워크시트란 글자를 문자를 입력하고 숫자를 계산하는 하나의 작업용지를 가리킵니다. 각 칸을 셀(cell)이라고 부르는데 셀을 클릭하고 문자를 입력한 후, Enter키를 누름으로서 셀에 데이터를 입력할 수 있습니다.

엑셀 문서는 기본적으로 “Book1”이라는 이름을 가지고 있으며 이 이름은 엑셀의 타이틀 바에 나타납니다.  작성한 문서를 저장하려면 [저장] 단추를 클릭하거나 [파일]-[저장] 메뉴를 선택합니다. [다른 이름으로 저장] 대화상자가 나타납니다. [파일 이름]입력 상자에 적절한 이름을 입력하고 [저장] 단추를 클릭합니다. 타이틀 바를 보면 문서 이름이 새로 저장한 파일 이름으로 바뀌어 나타나는 것을 볼 수 있습니다.

2. 새 문서와 저장된 문서 열기 새로운 엑셀 문서를 작성하려면 [새로 만들기] 단추나 [파일]-[새로 만들기] 메뉴를 선택합니다. Book2 라는 이름의 새로운 문서가 나타납니다. 저장하지 않은 문서는 Book1, Book2, Book3...과 같은 식으로 이름이 붙어 표시됩니다. 저장되어 있는 엑셀 문서를 열려면 [열기] 단추나 [파일]-[열기] 메뉴를 선택합니다.

3. 엑셀의 구성 요소 엑셀도 일반적인 다른 프로그램과 마찬가지로 작업에 필요한 다양한 구성 요소들을 갖추고 있습니다.

4. 확장 메뉴와 작업창 엑셀의 메인 메뉴는 여러 하위 메뉴를 포함하고 있으며, 기본적으로 자주 사용되는 일부 하위 메뉴만 표시되지만 [확장] 단추를 클릭하고 잠시 기다리거나 메인 메뉴를 더블클릭하면 숨어있던 하위 메뉴가 나타납니다.

엑셀은 기본적으로 화면 우측에 작업창이 나타나므로 그만큼 문서를 작성할 수 있는 공간이 좁게 표시됩니다 엑셀은 기본적으로 화면 우측에 작업창이 나타나므로 그만큼 문서를 작성할 수 있는 공간이 좁게 표시됩니다. 따라서 작업창을 사용하지 않을 때는 [보기]-[작업창] 메뉴를 클릭해서 메뉴 앞에 있는 체크 표시를 지우거나 작업창 우측 상단에 있는 [닫기] 단추를 클릭합니다. 작업창이 사라져 작업을 위한 공간이 더욱 넓어지게 됩니다.

워크시트는 원하는 배율로 확대하거나 축소할 수 있습니다 워크시트는 원하는 배율로 확대하거나 축소할 수 있습니다. 문서의 내용이 적다면 확대해서 크게 볼 수 있지만 그만큼 화면에 표시되는 셀의 개수도 적게 됩니다. [도구 모음 옵션] 단추를 클릭하여 숨겨진 단추들이 나타나도록 하고 이 중에서 [확대/축소] 목록 단추를 클릭합니다. 워크시트를 확대하거나 축소할 수 있는 배율 목록이 나타나 원하는 크기로 변경할 수 있습니다.

5. 도구 모음 살펴보기 표준 도구 모음 일반적인 파일 관리 기능을 비롯하여 편집, 함수, 차트 등과 관련된 기능을 갖는 단추들을 모아놓은 곳입니다. 서식 도구 모음 글꼴의 종류와 크기, 데이터 표시 형식, 테두리, 색상 등 문서의 서식과 관련된 기능을 갖는 단추들을 모아놓은 곳입니다.

6. 내 맘대로 도구 모음 바꾸기 도구 모음은 기본적으로 한 줄로 나타나는데 두 줄로 나타나게 하려면 [도구 모음 옵션] 단추를 클릭하고 [단추를 두 줄로 표시]를 클릭합니다. 도구 모음이 두 줄로 나타납니다. 위에 있는 것이 “표준 도구 모음”이며 아래에 있는 것이 “서식 도구 모음”입니다.

자주 사용하는 특정 명령을 도구 모음에 추가하거나 불필요하다고 생각되는 도구 모음의 단추를 제거할 수도 있습니다. [도구]-[사용자 지정] 메뉴를 선택하여 사용자 지정 대화상자가 나타나면 [명령] 탭을 클릭합니다. 좌측의 [범주] 항목에는 메인 메뉴가, 우측의 [명령] 항목에는 선택한 범주에 대한 명령들이 나타납니다. [범주]에서 “파일”을 선택하고 [명령]에서 “웹페이지로 저장”을 표준 도구 모음의 “저장” 단추 우측으로 드래그한 후, 마우스 단추를 놓으면 해당 명령이 단추로 추가되어 나타나게 됩니다.

7. 내 스타일로 워크시트 꾸미기 시트 탭의 이름과 색상 바꾸기 워크시트의 아래에 ‘Sheet1'라고 표시된 부분을 마우스 우측 단추로 클릭하여 단축 메뉴가 나타나면 [이름 바꾸기]를 선택합니다. 시트 탭이 반전되어 나타나면 원하는 이름을 입력하고 Enter키를 누릅니다. 새로 입력한 이름이 시트 탭에 나타나게 됩니다.

워크시트의 색상을 바꾸면 각 워크시트를 구별하기 편합니다 워크시트의 색상을 바꾸면 각 워크시트를 구별하기 편합니다. 시트 탭을 마우스 우측 단추로 클릭하여 단축 메뉴를 열고 [탭 색]을 선택합니다.  [시트 탭 색 서식] 대화상자가 나타납니다. 원하는 색상을 선택하고 [확인] 단추를 클릭합니다. 시트 탭이 선택되어 있는 상태에서는 무조건 흰색으로 나타나므로 다른 시트 탭을 클릭하면 앞에서 변경한 시트 탭의 색상이 제대로 나타나는 것을 알 수 있습니다.

열과 행의 크기 변경하기 셀에 문자나 숫자 등의 데이터를 입력할 때, 열의 너비보다 길게 입력하거나 행의 높이보다 더 크게 입력할 때가 있습니다. 이런 경우에는 셀의 열이나 폭의 크기를 변경해야 합니다. 셀의 가로 방향을 ‘열’, 세로 방향을 ’행‘이라고 부르며 열의 번호가 표시되는 열의 가장 위 부분을 ’열의 머리글‘이라고 부르는데 이곳에서 각 열의 구분선에 마우스를 두어 마우스 포인터가 양쪽 화살표 모양으로 나타날 때 좌우로 드래그하면 열의 폭을 변경할 수 있습니다. 행의 가장 좌측에 행의 번호가 표시되는 부분을 ‘행 머리글’이라고 부르며 이곳에서 각 행의 구분선에 마우스를 두어 마우스 포인터가 양쪽 화살표 모양으로 나타날 때 상,하로 드래그하면 행의 높이를 변경할 있습니다.

8. 문자와 수식 입력하고 수정하기 문자를 입력하고 수정하기 데이터를 입력하려면 먼저 입력하고자 하는 셀을 선택해야 합니다. 마우스를 원하는 셀 위에 가져가 십자 형태의 마우스 포인터가 나타나면 마우스의 좌측 단추를 클릭합니다. 클릭한 셀이 선택되면서 테두리가 굵게 표시됩니다. 아울러, 현재 선택된 셀의 주소가 위에 있는 이름 상자에 표시됩니다. 키보드의 [한/영] 키를 눌러 한글 입력 모드로 전환하고 문자를 입력합니다. 입력을 마치고 Enter키를 누르면 자동으로 아래 행에 있는 셀이 선택됩니다.

숫자와 수식 입력하기 셀에 수식을 입력하고 Enter키를 누르면 문자 입력 때처럼, 입력한 그대로 나타납니다 숫자와 수식 입력하기 셀에 수식을 입력하고 Enter키를 누르면 문자 입력 때처럼, 입력한 그대로 나타납니다. ‘=8+13’처럼 등호와 수식을 입력하고 Enter키를 누르면 해당 셀에 ‘8+13’의 계산 결과인 ‘21’이 자동으로 나타납니다. 즉, 수식 앞에 등호(=)를 입력하면 계산 결과가 나타나게 됩니다. 다른 셀의 주소를 수식으로 입력하여 값을 구할 수도 있습니다. 그림과 같이 간단한 거래 명세표를 만든 다음, D5셀을 클릭하여 선택한 후, ‘=B5*C5’를 입력하고 Enter키를 누르면 B5셀과 C5셀의 값을 곱한 값이 계산되어 나타납니다.

9. 날짜와 한자, 특수문자 입력하기 아무 셀이나 선택한 다음, ‘12-10’을 입력하고 Enter키를 누르면 해당 셀에 ‘12월 10일’이라고 날짜가 표시됩니다. 셀을 선택하고 수식 입력줄을 보면 ‘2007-12-10’이라고 표시되는 것을 볼 수 있습니다. 날짜가 입력된 셀을 선택한 후, [서식]-[셀] 메뉴를 선택하여 [셀 서식] 대화상자를 열고 [표시 형식]탭의 범주 항목에서 ‘날짜’를 선택하면 우측에 형식 항목에 다양한 날짜 형식이 나타납니다. ‘2001년 3월 14일’을 선택하고 [확인] 단추를 클릭합니다. 현재 선택된 셀의 날짜 표시가 선택한 형식 으로 바뀌어 나타납니다.

엑셀에서는 문자나 단어 단위로 한자를 입력할 수 있으며 [삽입] 메뉴나 한글의 자음을 입력한 후, [한자]키를 누름으로서 다양한 특수 문자를 표시할 수 있습니다. ‘합’을 입력하고 키보드의 [한자] 키를 누르면 ‘합’이라는 음을 가진 한자 목록이 나타납니다. 목록의 가장 위에 있는 ‘合 합할 합’을 선택합니다. 계속해서 ‘계’를 입력하고 [한자]키를 눌러 ‘計 셈할 계’를 선택합니다. ‘合計’라는 한자가 완성됩니다.

셀을 클릭하고 [삽입]-[기호] 메뉴를 선택하여 [기호] 대화상자를 엽니다 셀을 클릭하고 [삽입]-[기호] 메뉴를 선택하여 [기호] 대화상자를 엽니다. 검정색 하트를 삽입하기 위해 ‘하위 집합’의 목록 단추를 클릭하여 ‘여러 가지 딩벳 기호’를 선택합니다. 검정색 하트를 선택하고 [삽입] 단추를 클릭합니다.

Chapter 2 확장 기능과 셀 다루기

1. 데이터 자동으로 채우기 숫자 데이터 자동 채우기 A2셀에 ‘1’을 입력한 다음, 셀을 선택하고 셀의 우측 하단의 모서리에 있는 작은 사각형 위에 마우스를 가져가 마우스 포인터가 십자 형태로 나타나는 상태에서 A11셀까지 드래그합니다. 마우스 버튼을 놓으면 A2셀의 숫자가 A11셀까지 복사되어 나타납니다. B2셀에 ‘1’을 입력한 다음, 셀을 선택하고 Ctrl키를 누른 상태에서 셀의 우측 하단 모서리에 있는 작은 사각형 위에 마우스를 가져가 포인터가 십자 형태로 나타나면 B11셀까지 드래그합니다. 마우스 버튼을 놓으면 이전과 달리 1씩 증가 하는 숫자가 자동으로 채워져 나타납니다. 이것은 Ctrl키를 누른 상태에서 자동 채우기 핸들을 드래그 했기 때문입니다.

연속으로 데이터 채우기 D2셀에 ‘10’을 입력하고 셀을 선택한 후, [편집]-[채우기]-[연속 데이터] 메뉴를 선택합니다. [연속 데이터] 대화상자가 나타납니다. [연속 데이터] 대화상자에서 일정 간격과 종료 값을 지정하면 원하는 값으로 연속해서 자동으로 값을 채울 수 있습니다. 방향은 ‘열’로, 유형은 ‘선형’으로, 단계 값은 ‘10’으로, 종료 값은 ‘100’으로 각각 설정하고 [확인] 단추를 클릭합니다. 선택된 D2셀부터 10씩 증가하면서 종료값 ‘100’이 될 때까지 열 방향으로 각 셀에 연속된 데이터가 자동으로 채워져 나타납니다.

사용자 지정 목록으로 자동 채우기 [도구]-[옵션] 메뉴를 선택하여 [옵션] 대화상자를 열고 [사용자 지정 목록] 탭을 클릭합니다. 엑셀에 미리 등록되어 있는 여러 문자 목록을 볼 수 있습니다. [옵션] 대화상자의 [사용자 지정 목록] 탭의 ‘사용자 지정 목록’에서 ‘새 목록’을 선택하고 우측의 목록 항목에서 일반적인 회사의 직급을 입력합니다. 각 문자 목록은 Enter키를 눌러 각각 다른 행에 입력하고 [추가] 단추를 클릭합니다. 새로 추가한 문자 목록을 사용하기 위해 C2셀에 ‘사장’을 입력하고 셀을 선택한 다음, 자동 채우기 핸들을 C11셀까지 드래그합니다. 각 셀에 직급이 순서대로 채워집니다.

2. 합계와 수식 자동으로 구하기 마우스 클릭만으로 자동 합계 구하기 값이 나타날 E4셀을 클릭하여 선택하고 표준 도구 모음의 ’자동 합계‘ 단추를 클릭합니다. 같은 행에 있는 B4:D4셀 영역의 주위에 점선이 나타나 합을 구하고자 하는 셀들로 자동 선택되며 현재 셀과 수식 입력줄에는 셀들의 합을 구하는 수식이 나타나고 Enter키를 누르면 계산 결과를 얻을 수 있습니다.

수식 자동으로 채우기 E4셀에는 전영숙 학생의 총점이 계산되어 있습니다. E5셀을 선택하고 자동 채우기 핸들을 클릭하여 E8셀까지 드래그합니다. 마우스 버튼을 놓으면 드래그했던 셀까지 모든 학생의 총점이 자동으로 계산되어 나타납니다.

3. 다양한 방법으로 셀 다루기 제목을 제외한 모든 셀 영역, 즉, A4:E7 영역을 드래그하여 블록으로 설정합니다. 블록 설정한 영역 위에서 단축 메뉴 를 열고 [잘라내기]를 선택합니다. 선택된 영역의 테두리가 점선으로 나타납니다. 잘라낸 셀 영역을 붙여 넣을 위치인 B4셀 위에서 마우스 우측 버튼을 클릭하여 단축 메뉴에서 [붙여넣기]를 선택 합니다. 블록으로 설정했던 셀 영역이 B4셀 부터 나타납니다. 결과적으로 전체 영역이 우측으로 한 칸씩 이동된 것 입니다.

복사하고자 하는 셀 영역인 B4:F7을 블록으로 설정하여 선택하고 마우스 우측 버튼을 클릭하여 단축 메뉴가 나타나면 [복사]를 선택합니다.

선택하여 붙여 넣기 제품 가격표를 작성하고 비어있는 셀에 할인율인 ’90%‘를 입력합니다. 할인율이 입력된 셀을 선택하고 단축 메뉴에서 [복사]를 선택하거나 단축키인 Ctrl+C를 누릅니다. 금액이 입력되어 있는 B4:B17 셀을 선택한 다음, 선택된 셀 위에서 단축 메뉴를 열어 [선택하여 붙여넣기]를 선택합니다. [선택하여 붙여넣기] 대화상자가 나타납니다. 붙여넣기 항목에서 ‘값’을, 연산 항목에서 ‘곱하기’를 각각 선택하고 [확인] 단추를 클릭합니다. 선택된 셀의 값이 모두 90%로 변경됩니다. 복사해두었던 셀의 값이 지정한 연산 방식에 의해 선택한 셀에 적용되었기 때문입니다.

4. 상대 참조와 절대 참조 D3셀에 ‘=B3*C3'이라는 수식을 입력하면 해당 셀의 숫자가 곱해져 ’15000‘ 이라는 값이 구해집니다. 이 상태에서 D3셀을 선택하고 자동 채우기 핸들을 아래로 드래그하면 같은 수식이 적용되어 다른 셀에도 자동으로 값이 채워지게 됩니다. D3셀에는 ‘=B3*C3’라는 수식으로 값을 구했지만 자동 채우기로 수식이복사된 D4:D7 셀에 동일한 수식이 복사 되는 것이 아니라 셀의 위치에 따라 참조하는 셀의 위치도 바뀌는 ‘상대 참조’ 방식으로 수식이 적용됩니다.

상대 참조에 의한 수식을 많이 사용하지만 셀의 위치가 바뀌어도 처음에 참조했던 셀을 그대로 참조해야 하는 경우도 있습니다 상대 참조에 의한 수식을 많이 사용하지만 셀의 위치가 바뀌어도 처음에 참조했던 셀을 그대로 참조해야 하는 경우도 있습니다. 이런 참조 방식을 ‘절대 참조’ 방식이라고 하며 셀 주소의 행과 열 번호 앞에 ‘$’를 사용합니다.

5. 다른 시트나 통합 문서의 셀 참조 참조하려는 워크시트의 이름과 느낌표(!)를 사용하면 다른 워크시트의 셀을 참조할 수 있습니다. 직접 입력하거나 참조하려는 워크시트를 클릭하면 수식이 자동으로 입력됩니다. 같은 문서에 있는 워크시트는 물론, 다른 통합 문서의 셀도 참조할 수 있습니다. 이 경우에는 ‘='[1학기 성적표.xls]Sheet1'!E6' 처럼, 다른 통합 문서의 이름은 대괄호([])안에 입력하고 워크시트의 이름과 느낌표(!), 그리고 셀 주소를 차례로 입력합니다.

Chapter 3 서식 지정하기

1. 자동 서식으로 성적표 만들기 서식이란 입력한 데이터가 화면에 나타나는 형식을 의미합니다. 데이터로 가득한 엑셀 문서는 자칫 딱딱하고 지루하게 보이기 쉬우므로 셀의 색상이나 글꼴, 선의 형태 등을 변경하는 “셀 서식 지정” 작업을 통해 보기에 편하고 가독성있는 문서로 만드는 것이 좋습니다. 자동 서식은 미리 만들어져 있는 17가지 유형의 서식 중에서 원하는 것을 선택함으로서 일일이 서식을 지정해야 하는 수고를 줄여줍니다. 자동 서식이 지정된 문서가 마음에 들지 않는다면 부분적으로 수정해줄 수도 있습니다.

2. 셀 서식의 종류와 글꼴 지정 셀을 선택하고 [서식]-[셀] 메뉴를 선택하거나 선택된 셀 위에서 마우스 우측 버튼을 클릭하여 단축 메뉴에서 [셀 서식]을 선택하면 나타나는 [셀 서식] 대화상자에서는 ‘표시 형식’, ‘맞춤’, ‘글꼴’, ‘테두리’, ‘무늬’, ‘보호’ 탭을 통해 다양한 셀 서식을 지정할 수 있습니다. 글꼴 서식에서는 셀에 입력되는 글꼴의 종류, 크기, 글꼴 스타일, 색 등을 지정합니다. 워드프로세서처럼 다양한 설정이 가능합니다.

3. 데이터의 위치와 셀 모양 꾸미기 맞춤 서식은 셀에 입력된 데이터의 수평/수직 위치와 방향 등을 지정하는 서식입니다. [셀 서식] 대화상자의 ‘맞춤’ 탭에서 지정할 수 있습니다. 무늬 서식은 셀에 색상이나 무늬를 지정하는 서식으로 [셀 서식] 대화상자의 ‘무늬’ 탭에서 지정할 수 있습니다. [셀 서식] 대화상자의 ‘테두리’ 탭에서는 셀 사이를 구분하거나 표를 좀 더 드러나게 꾸미기 위한 테두리 서식을 사용할 수 있습니다.

4. 데이터 표시 형식 지정하기 데이터 표시 형식이란 셀에 입력된 문자나 숫자가 표시되는 형식을 의미합니다. 똑같은 숫자를 입력해도 표시 형식에 따라 각각 다른 형태로 나타낼 수 있습니다. 이러한 표시 형식은 [셀 서식] 대화상자의 ‘표시 형식’ 탭에서 지정할 수 있습니다. ‘범주’에서 원하는 항목을 선택하면 우측에 세부 표시 형식이 나타나게 됩니다.

5. 서식 복사와 스타일 만들기 표준 도구 모음의 ‘서식 복사’ 단추를 사용하면 셀의 데이터는 제외하고 서식만을 다른 셀에 똑 같이 적용할 수 있습니다. 또한, 각각 다른 서식이 지정되어 있는 여러 셀의 서식도 한꺼번에 다른 셀에 적용할 수 있습니다.

Chapter 4 워크시트의 편집과 인쇄 작업

1. 워크시트 편집하기 워크시트를 추가하려면 하단의 시트 탭을 마우스 우측 버튼으로 클릭하고 단축 메뉴에서 ‘삽입’을 선택합니다. 시트 탭을 마우스 우측 버튼으로 클릭하고 단축메뉴에서 [삭제]를 선택하면 해당 워크시트를 삭제할 수 있습니다.

워크시트의 순서는 간단히 드래그만으로 위치를 이동시킬 수 있으며 Ctrl키를 사용함으로서 똑 같은 워크시트를 간단히 추가할 수도 있습니다. 이미 만들어 놓은 워크시트와 비슷한 워크시트가 필요한 경우 복사 기능을 이용하면 편리합니다. 워크시트 이동 워크시트 복사

워크시트와 행/열 숨기기 많은 워크시트가 추가되면 시트 탭이 복잡하게 보입니다. 이럴 때는 워크시트를 숨겨서 깔끔하게 보이게 할 수 있습니다. 또한, 행이나 열이 많아 작업하기 불편하다면, 일시적으로 숨겨 놓을 수 있습니다. 워크시트를 숨기려면 시트 탭에서 숨기고자 하는 워크시트를 선택하고 [서식]-[시트]-[숨기기] 메뉴를 선택합니다. 워크시트도 Ctrl키나 Shift키를 사용하여 여러 개를 동시에 선택할 수 있습니다. 숨겨진 워크시트가 다시 나타나게 하려면 [서식]-[시트]-[숨기기 취소]를 선택합니다. [숨기기 취소] 대화상자가 나타나면, 나타낼 워크시트를 선택하고 [확인] 단추를 클릭합니다.

2. 그룹과 여러 워크시트 나란히 보기 시트 탭을 마우스 우측 버튼으로 클릭하고 단축 메뉴에서 [모든 시트 선택]을 선택합니다. 엑셀의 제목 표시줄에 [그룹] 이라는 표시가 나타납니다. 즉, 모든 시트가 하나의 그룹으로 묶여진 것입니다. 워크시트에 표를 만들고 작업 중인 시트 탭이 아닌 시트 탭을 클릭하면 그룹이 해제됩니다. 다른 워크시트를 열어보면 동일한 내용의 표가 만들어진 것을 알 수 있습니다. 공통적인 내용을 작성하는 경우, 그룹으로 묶으면 반복 작업을 줄일 수 있습니다.

데이터가 입력된 행이 많은 경우, 아래쪽 데이터를 보기 위해 스크롤바를 아래로 드래그하면 필드명이라고 부르는 상단의 분류 항목 이름이 보이지 않아 입력된 데이터가 무엇을 의미하는 알아보기 힘듭니다. 워크시트의 일정 영역을 고정시켜 화면이 스크롤되어도 고정된 영역이 항상 제자리에 나타나도록 하는 것이 틀 고정입니다. 고정시키려는 행의 바로 아래 행에 있는 셀 하나를 선택하고 [창]-[틀 고정] 메뉴를 선택한 다음, 스크롤바를 아래로 드래그합니다. 필드명이 입력된 셀의 위쪽 행은 고정되어 항상 제자리에 나타나므로 데이터 값이 무슨 필드에 대한 것인지 알아보기 쉽습니다.

3. 원하는 데이터와 특정 셀 영역 찾기 데이터 찾기 찾고자 하는 데이터가 입력된 워크시트를 열고 [편집]-[찾기] 메뉴를 선택하면 [찾기 및 바꾸기] 대화상자가 나타나며 ‘찾을 내용’에 찾고자 하는 데이터를 입력하고 [다음 찾기] 단추를 클릭하면 해당 데이터가 입력되어 있는 셀이 선택 상태로 표시됩니다.

데이터 바꾸기 워크시트 내의 특정 데이터를 다른 데이터로 바꾸려면 데이터가 입력된 워크시트를 열고 [편집]-[바꾸기] 메뉴를 선택합니다. [찾기 및 바꾸기] 대화상자가 나타나면 ‘찾을 내용’에 바꾸려는 데이터를, ‘바꿀 내용’에 바꾸어 나타내고자 하는 데이터를 각각 입력하고 [다음 찾기] 단추를 클릭하여 바꾸고자 하는 데이터인지 확인한 다음, [바꾸기] 단추를 클릭합니다.

4. 데이터 보호와 암호 지정하기 시트 보호 특정 워크시트에 암호를 지정하여 입력된 데이터를 수정하지 못하도록 보호합니다. 물론 보호 기능이 지정되지 않은 다른 워크시트는 수정이 가능합니다. 시트 보호 기능을 지정하려면 [도구]-[보호]-[시트 보호] 메뉴를 선택하여 [시트 보호] 대화상자를 열고 암호를 입력합니다. [확인] 단추를 클릭하면 입력한 암호를 확인하기 위해 다시 입력하라는 [암호 확인] 대화상자가 나타납니다. 동일한 암호를 한번 더 입력하고 [확인] 단추를 클릭합니다.

통합 문서 보호 통합 문서의 모든 워크시트의 이름이나 위치를 이동시킬 수 없도록 하는 보호합니다 통합 문서 보호 통합 문서의 모든 워크시트의 이름이나 위치를 이동시킬 수 없도록 하는 보호합니다. [도구]-[보호]-[통합 문서 보호] 메뉴를 선택하여 [통합 문서 보호] 대화상자를 엽니다. 보호할 대상 옵션에서 ‘구조’에 체크하면 워크시트의 삭제, 이동, 숨김, 새 시트 삽입 등의 작업이 금지되며 ‘창’에 체크하면 문서 창이 고정됩니다. 암호를 지정하고 [확인] 단추를 클릭하면 입력한 암호의 확인을 위한 [암호 확인] 대화상자가 나타납니다. 동일한 암호를 입력하고 [확인] 단추를 클릭합니다.

통합문서에 암호 지정하기 워크시트에 대한 보호뿐 아니라 통합문서 파일 자체에도 암호를 지정하여 보호할 수 있습니다 통합문서에 암호 지정하기 워크시트에 대한 보호뿐 아니라 통합문서 파일 자체에도 암호를 지정하여 보호할 수 있습니다. 통합 문서 보호에는 문서 파일을 읽기 전용으로 열 때 사용하는 ‘열기 암호’와 데이터를 수정할 때 사용하는 ‘쓰기 암호’를 지정할 수 있습니다.

5. 크기가 다른 표 배치하기 일반적으로 결재란은 행 높이나 열 너비가 현재 만들어져 있는 표의 셀과 다르기 때문에 곧 바로 만들 수 없습니다. 따라서, 일단 Sheet2에 결재란을 만들어 두고 결재란이 있는 A2:E3 셀을 선택한 다음, Shift키를 누른 상태에서 [편집]-[그림 복사] 메뉴를 선택합니다. [그림 복사] 대화상자가 나타납니다. 기본값 그대로 두고 [확인] 단추를 클릭합니다.

‘Sheet1’에서 결재란을 삽입할 F4 셀을 선택하고 Shift키를 누른 상태에서 [편집]-[그림 붙여넣기] 메뉴를 선택합니다. 현재 셀 위치에 복사해둔 셀 영역이 삽입됩니다. 일반적인 워크시트의 셀과 달리, 그림 형태로 삽입되기 때문에 다른 셀에 영향을 받지 않고 원본 그대로 삽입된 것입니다. 드래그하여 적절히 위치를 변경할 수 있으며 테두리와 모서리의 흰색 점 형태로 나타나는 핸들을 드래그하면 개체의 크기를 조절할 수 있습니다.

카메라 사용하기 카메라를 사용하여 크기가 다른 표를 삽입할 수도 있습니다 카메라 사용하기 카메라를 사용하여 크기가 다른 표를 삽입할 수도 있습니다. 카메라로 붙여 넣은 그림은 원본과 연결되어 있기 때문에 원본의 데이터가 변경되면 자동으로 수정됩니다. [도구]-[사용자 지정] 메뉴를 선택하여 [사용자 지정] 대화상자를 열고 ’명령‘ 탭의 범주 목록에서 ’도구‘를 선택합니다. ‘명령’ 목록에서 ‘카메라’를 표준 도구 모음으로 드래그하여 도구로 추가합니다. [사용자 지정] 대화 상자를 닫고 ‘Sheet2’의 결재란이 있는 A3:D4 셀 영역을 선택한 다음, 도구 모음에 추가된 ‘카메라’ 도구 단추를 클릭합니다.

선택한 영역이 복사되고 마우스 포인터가 + 형태로 나타납니다 선택한 영역이 복사되고 마우스 포인터가 + 형태로 나타납니다. 'Sheet1'에서 결재란이 나타나게 할 지점을 클릭하면 카메라로 복사해 둔 셀들이 나타납니다. 테두리와 모서리에 있는 핸들로 크기를 조절하거나 개체 내부를 드래그하여 적절히 위치를 설정합니다. 카메라로 삽입한 개체는 원본의 데이터가 수정되면 함께 수정됩니다. Sheet2 시트탭을 클릭하고 D3 셀에서 ‘과장’을 ‘대리’로 수정하면 ‘Sheet1’에 삽입된 셀의 데이터도 수정되어 나타게 됩니다.

6. 한글과의 데이터 교류와 웹 문서로 저장하기 한글에서 표 둘레를 클릭하여 표 개체를 선택하고 [표]-[표를 문자열로] 메뉴를 선택합니다. [표를 문자열로 만들기] 대화상자가 나타납니다. 분리 방법 지정에서 ‘빈칸’을 선택하고 [설정] 단추를 클릭합니다. 표가 사라지고 문자들만 나타납니다. 문자 전체를 드래그하여 블록으로 설정하고 [편집]-[복사하기] 메뉴를 선택한 다음, 엑셀에서 [편집]-[붙여넣기] 메뉴를 선택하면 한글에서 복사해둔 문자들이 나타납니다. 하지만 열의 너비가 문자의 길이에 맞지 않으므로 스마트 태그를 클릭하고 [주변 서식에 맞추기]를 선택합니다.

열의 너비가 변경되어 문자가 제대로 나타납니다. 하지만 하나의 데이터가 셀 단위로 정확히 분리되어 있지 않습니다. 분리하고자 하는 셀들을 선택하고 [데이터]-[텍스트 나누기] 메뉴를 선택하여 [텍스트 마법사]를 열고 1단계에서 ‘구분 기호로 분리됨’을 선택하고 [다음] 단추를 클릭합니다. 2단계에서 ‘구분 기호’의 ‘공백’을 선택하고 [다음] 단추를 클릭합니다. 셀에 입력된 데이터는 공백으로 구분되어 있기 때문입니다. 3단계에서는 구분된 열에 대한 서식을 지정하는데 일반적인 텍스트가 입력되어 있으므로 ‘일반’이 선택되어 있는 상태 그대로 두고 [마침] 단추를 클릭합니다. 하나의 셀에 함께 들어있던 텍스트가 공백을 기준으로 두 개의 셀로 나뉘어집니다. 가장 위에 년도가 입력된 셀 영역을 선택하고 테두리를 우측으로 드래그하여 표를 완성합니다.

엑셀 문서를 HTML로 저장하면 엑셀이 설치되어 있지 않은 컴퓨터에서도 인터넷 익스플로러와 같은 웹 브라우저를 통해 볼 수 있으며 인터넷에 올려놓음으로써 외부에서도 얼마든지 해당 문서를 볼 수 있습니다. 저장된 HTML 파일을 더블 클릭하면 인터넷 익스플로러를 통해 해당 문서가 나타납니다. [파일]-[웹 페이지로 저장] 메뉴를 선택하여 나타나는 [다른 이름으로 저장] 대화상자에서 ‘선택 영역: 시트’와 ‘대화형 작업 추가’를 모두 선택하고 데이터 편집이 가능한 대화형 웹 문서로 저장할 수 있습니다.

7. 문서의 인쇄와 인쇄 형태 설정하기 인쇄할 문서 미리 보기 인쇄 전, 미리 보기 창을 통해 워크시트가 실제로 어떻게 인쇄될 것인지 확인하는 것이 좋습니다. 미리보기 창에서는 페이지나 여백 등도 쉽게 설정할 수 있습니다.  표준 도구 모음에서 ‘인쇄 미리 보기’ 단추를 클릭하면 ‘미리보기’ 창이 나타납니다.

인쇄 대화상자 미리보기로 인쇄할 문서를 확인하고 이상이 없다면 [인쇄] 단추를 클릭합니다 인쇄 대화상자 미리보기로 인쇄할 문서를 확인하고 이상이 없다면 [인쇄] 단추를 클릭합니다. [인쇄] 대화상자가 나타나며 [확인] 단추 를 클릭하여 프린터로 출력할 수 있습니다. 페이지를 나누어 인쇄하기 열이 나뉘어져 인쇄되는 것을 원치 않는다면 원하는 부분으로 페이지를 나눌 수 있습니다. [페이지 나누기 미리보기] 단추를 클릭합니다. [페이지 나누기 미리 보기] 대화상자가 나타납니다. 간단한 안내 메시지가 표시됩니다. [확인] 단추를 클릭합니다. 워크시트의 전체 열이 화면에 모두 나타나며 페이지로 나뉘는 부분은 파란색으로 표시됩니다. 아울러 페이지 숫자도 연한 회색으로 나타납니다. H열과 I 열 사이의 페이지 구분선을 G열과 H열사이로 드래그하여 1페이지 영역을 G열까지로 변경합니다. 페이지 조절을 마쳤다면 [파일]-[인쇄 미리보기] 메뉴를 선택하여 미리보기 창을 통해 인쇄 결과를 미리보거나 곧 바로 인쇄합니다.

원하는 영역만 인쇄하기 셀 영역을 선택한 후, [파일]-[인쇄 영역]-[인쇄 영역 설정] 메뉴를 선택합니다 원하는 영역만 인쇄하기 셀 영역을 선택한 후, [파일]-[인쇄 영역]-[인쇄 영역 설정] 메뉴를 선택합니다. 이어서 [파일]-[인쇄 미리 보기] 메뉴로 미리보기 창을 열어보면 선택한 셀 영역만 인쇄 영역으로 설정되어 있는 것을 볼 수 있습니다. [파일]-[인쇄 영역]-[인쇄 영역 해제] 메뉴를 선택하면 지정한 인쇄 영역을 해제할 수 있습니다. 용지에 맞춰 인쇄하기 [파일]-[페이지 설정] 메뉴를 선택하여 [페이지 설정] 대화상자를 열고 ‘페이지’ 탭에서  배율을 ‘자동 맞춤’으로 선택하고 용지 너비와 높이를 1로 설정합니다.

머리글과 바닥글 삽입하기 [페이지 설정] 대화상자의 ‘머리글/바닥글’ 탭에서는 회사의 로고나 문서에 대한 정보들을 지정할 수 있습니다. 먼저, 머리글을 편집하기 위해 [페이지 설정] 대화상자의 ‘머리글/바닥글’ 탭에서 [머리글 편집] 단추를 클릭합니다. [머리글] 대화상자가 나타납니다. 각 구역에 커서를 위치시킨 다음, 원하는 도구를 클릭하여 특정 정보나 설정을 적용할 수 있습니다.

Chapter 5 그래픽과 차트 사용하기

1. 그리기 도구 모음 사용하기 일반적인 도형 그리기 곡선 그리기

도형 선택과 그룹화 하기 도형의 내부나 테두리 선을 클릭하면 해당 도형을 선택할 수 있으며 Shift 키를 누른 상태에서는 도형을 클릭하거나 그리기 도구 모음의 ‘개체 선택’ 도구를 선택하고 도형이 포함되도록 드래그하면 여러 개의 도형을 한꺼번에 선택할 수 있습니다. 도형의 형태 변경하기

도형의 이동, 복사, 삭제 도형을 선택하고 드래그하면 이동시킬 수 있습니다 도형의 이동, 복사, 삭제 도형을 선택하고 드래그하면 이동시킬 수 있습니다. Alt키를 누른 상태에서 드래그하면 부드럽게 이동시킬 수 있으며 Ctrl키를 누른 상태에서 드래그하면 동일한 도형이 복사됩니다. Delete키를 누르면 선택된 도형이 삭제됩니다. 순서 변경과 맞춤/배분 사각형을 선택하고 마우스 우측 단추를 클릭하여 단축 메뉴에서 [순서]-[맨 앞으로 가져오기]를 선택하면 원이 사각형 앞으로 나타납니다. 원을 선택하고 [순서]-[맨 뒤로 보내기]를 선택해도 동일한 결과를 얻을 수 있습니다. 흐트러져 있는 여러 개체는 그리기 도구 모음의 [맞춤/배분] 메뉴로 빠르고 정확하게 정렬할 수 있습니다. 정렬하고자 하는 개체들을 모두 선택한 다음, [맞춤/배분] 메뉴에서 원하는 정렬 방식을 선택합니다.

그림자와 3차원 스타일 적용하기 그리기 도구 모음의 ‘3차원 스타일’ 도구는 도형에 여러 형태의 3차원 스타일을 적용함으로서 입체감이 나타나도록 합니다. 도형의 채우기 효과 [도형 서식] 대화상자의 ‘색 및 선’ 탭에서 ‘색’ 목록 단추를 클릭하고 ‘채우기 효과’를 선택하면 [채우기 효과] 대화상자가 나타나 각 탭을 통해 색상에 대한 다양한 효과를 지정할 수 있습니다.

2. 조직도 그리기 그리기 도구로 조직도 그리기 자동으로 조직도 그리기 ‘다이어그램 갤러리’ 대화상자를 사용하면 도형을 직접 그리지 않아도 조직도를 만들 수 있습니다. 단순한 구조의 갖는 조직도를 그리는 경우 편리합니다.

3. 그래픽 개체를 삽입하고 다양한 효과 적용하기 워크시트의 배경을 그림으로 바꾸기 [서식]-[시트]-[배경] 메뉴를 선택하면 [시트 배경] 대화상자가 나타납니다. 배경으로 사용할 이미지 파일을 선택하고 [삽입] 단추를 클릭합니다. 해당 그림이 워크시트의 배경으로 나타납니다. 색이 짙은 그림을 사용한 경우, 셀의 데이터가 잘 보이지 않는다면 셀을 선택하고 서식 도구 모음의 [글꼴 색] 도구를 사용하여 밝은 색을 지정해줍니다.

워크시트에 그림 삽입하기 [삽입]-[그림]-[그림 파일] 메뉴를 선택하면 [그림 삽입] 대화상자가 나타납니다 워크시트에 그림 삽입하기 [삽입]-[그림]-[그림 파일] 메뉴를 선택하면 [그림 삽입] 대화상자가 나타납니다. 그림을 선택하고 [삽입] 단추를 클릭하면 현재 선택된 셀 위치에 그림이 삽입됩니다. 삽입된 그림은 드래그하여 위치를 변경할 수 있으며 테두리에 나타나는 흰색 조절점을 드래그하여 크기를 조절할 수 있습니다. 클립아트 사용하기 클립아트(ClipArt)란 작은 조각 그림을 의미합니다. 엑셀과 워드, 파워포인트 등의 오피스 프로그램은 기본적으로 다양한 클립아트 파일을 제공합니다. 문서에 어울리는 클립아트를 삽입하면 더욱 친숙한 느낌을 갖게 할 수 있습니다.

워드아트로 글자에 멋 내기 [삽입]-[그림]-[WordArt] 메뉴를 선택하면 [WordArt 갤러리] 대화상자가 나타납니다 워크시트에 워드아트가 삽입됩니다. 위치와 크기를 적절히 조절합니다.

4. 차트를 만들고 글꼴 서식 변경하기 차트 마법사로 차트 만들기 차트 마법사를 사용하면 쉽고 빠르게 차트를 만들 수 있습니다. 차트 마법사는 [삽입]-[차트] 메뉴를 선택하여 열 수 있으며 4 단계의 과정을 통해 차트를 만듭니다.

차트의 구성 요소 차트 영역 - 차트 전체 영역을 가리킵니다. 차트 제목 - 차트의 제목을 표시합니다. 값 축 제목 - Y축의 제목을 표시합니다.  값 축 - Y축의 데이터 값을 표시합니다. 항목 축 제목 - X축의 제목을 표시합니다. 항목 축 - X축의 데이터 항목을 표시합니다. 범례 - 데이터 계열의 이름을 표시합니다. 그림 영역 - 선과 막대 등으로 이루어진 영역을 가리킵니다. 눈금선 - 일정 간격으로 데이터 값을 표시하는 선입니다. 데이터 계열 - 데이터의 값을 표시하는 그래프입니다.

5. 차트의 변경과 혼합 차트 차트의 종류와 데이터 영역 변경하기 차트 영역을 마우스 우측 단추로 클릭하고 단축 메뉴에서 [차트 종류]를 선택합니다. [차트 종류] 대화상자가 나타납니다. 선택한 종류의 차트로 변경됩니다. 그림 영역의 크기가 작다면 크기 조절점을 드래그하여 키워줍니다.

혼합 차트 값의 차이가 많은 데이터를 차트로 표시하는 경우, 작은 값을 가지고 있는 데이터는 잘 표시되지 않아 알아보기 힘들기 때문에 Y축을 분리하여 2개의 차트로 표시하는 혼합 차트를 사용하는 것이 좋습니다.

6. 다양한 효과로 차트 꾸미기 차트의 배경에 채우기 효과 지정하기 그림 영역 배경에 그림 나타내기

데이터 계열을 그림으로 나타내기 데이터 계열은 기본적으로 단색으로 표시되지만 그림을 지정하고, 지정한 그림이 일정 배율로 반복해서 나타나도록 하면 데이터 값을 실감나게 표현할 수 있습니다.

7. 투명 차트 만들기 데이터 계열이 투명한 차트 만들기 바탕이 투명한 차트 만들기

Chapter 6 함수 사용하기

1. 함수와 함수 마법사 함수의 형태 함수 구문 함수도 수식의 일종이므로 정해진 형태로 사용해야 합니다. 함수는 등호(=)로 시작하여 함수 이름을 입력하고 괄호 안에 인수를 지정합니다. ① 등호(=) : 함수도 수식의 일종이므로 수식임을 표시 ② 함수 이름 : 원하는 계산을 위한 함수이름 ③ 괄호() : 인수가 들어가는 공간 ④ 인수 : 지정된 계산을 위해 함수에 건네주는 데이터 ⑤ 쉼표(,) : 여러 개의 인수를 사용하는 경우, 인수와 인수를 구분 =함수이름(인수1, 인수2, 인수3...) 

함수 마법사 사용하기

2. 개수를 구하는 함수 COUNT : 숫자 데이터가 입력되어 있는 셀의 개수를 구합니다. COUNTA : 숫자나 문자를 가리지 않고 데이터가 입력되어 있는 모든 셀의 개수를 구합니다. COUNTBLANK : 아무것도 입력되어 있지 않는 빈 셀의 개수를 구합니다. COUNTIF : 지정한 조건에 부합하는 셀의 개수를 구합니다. 범주 통계 형식 =COUNT(Value1, Value2,...)  =COUNTA(Value1, Value2,...)  =COUNTBLANK(Range)  =COUNTIF(Range, Criteria) 인수 * Value1, Value2,... : 개수를 구하고자 하는 셀 값이 입력되어 있는 셀 주소나 셀 범위 * Range : 검사하고자하는 셀 범위 * Criteria : 개수를 구하고자 하는 조건

몇 명이 회식비를 내지 않았나? 개수를 계산하는 함수를 사용하여 회식비 납부자수와 미납자 수, 전체 직원 수의 성별 인원수 등을 계산합니다. 1 2 3 4 5

6 7 8 10 9

3. 반올림 관련 함수 ROUND : 지정한 자릿수 다음 숫자가 5이상이면 값을 올리고 5미만이면 값을 내립니다. ROUNDUP : 지정한 자릿수 다음 숫자가 1이상이면 값을 올립니다. ROUNDDOWN : 지정한 자릿수 다음 숫자는 무조건 내립니다. 범주 수학/삼각 형식 =ROUND(Number, Num_digits)  =ROUNDUP(Number, Num_digits)  =ROUNDDOWN(Number, Num_digits) 인수  * Number : 반올림하거나 올림, 또는 내림할 숫자  * Num_digits : 반올림하거나 올림, 또는 내림할 자릿수

급여 항목별로 반올림, 올림, 내림 계산하기 1 2 3 4 5

6 7 8 10 9

4. 순위 관련 함수 RANK : 지정된 영역 내에서 순위를 구합니다. LARGE : 지정된 영역에서 값이 큰 순서로 원하는 순위를 구합니다. SMALL : 지정된 영역에서 값이 큰 작은 순서로 순위를 구합니다. 범주 통계 형식 =RANK(Number, Ref, Order)  =LARGE(Array,k)  =SMALL(Array,k) 인수  * Number : 순위를 구하려는 기준값  * Ref : Number 인수가 포함되어 있는 데이터 범위  * Order : '0‘을 입력하거나 비워두면 내림차순(높은 값에서 낮은 값 순)으로, ’1‘을 입력하면 오름차순(낮은 값에서 높은 값 순)으로 순위가 정해집니다.  * Array : 순위를 구하려는 데이터 영역  * k : 구하고자하는 순위

팀별 순위와 득점 순위별 값 구하기 1 2 3 5 4

6 6 7 8 9 10

5. 문자 추출과 조건에 의한 값을 구하는 함수 범주 텍스트 형식 =LEFT(Text, Num_chars) 5. 문자 추출과 조건에 의한 값을 구하는 함수 범주 텍스트 형식 =LEFT(Text, Num_chars)  =RIGHT(Text, Num_chars)  =MID(Text, Start_num, Num_chars) 인수  * Text : 추출할 문자가 있는 셀 주소  * Num_chars : 추출할 문자 수  * Start_num : 추출할 문자 중 첫 번째 문자의 위치 범주 논리 형식 =VALUE(Text) 인수  * Text : 값을 바꾸고자 하는 텍스트, 또는 텍스트가 입력되어 있는 셀 주소

IF 함수는 제시한 조건에 부합되는지의 여부에 따라 각기 다른 값을 얻도록 합니다 범주 논리 형식 =IF(Logical_test, Value_if_true, Value_if_false) 인수  * Logical_test : 참인지 거짓인지를 판정할 값이나 수식  * Value_if_true : Logical_test에 부합하는 경우, 즉 참일 때 나타낼 값  * Value_if_false : Logical_test에 부합하지 않는 경우, 즉 거짓일 때 나타낼 값

주민등록 번호로 성별 구하기 1 2 3 4

5 6 7

6. 다양한 조건에 해당하는 값을 구하는 함수 중첩 IF 함수와 AND, OR, NOT 함수 6. 다양한 조건에 해당하는 값을 구하는 함수 중첩 IF 함수와 AND, OR, NOT 함수 * AND : 모든 조건에 합당한 경우에는 참(TRUE)을, 하나라도 부합하지 않으면 거짓(FALSE)을 돌려줍니다. * OR : 여러 조건 중에서 하나만이라도 부합한다면 참(TRUE)을, 조건에 부합하는 것이 하나도 없을 경우에만 거짓(FALSE)을 돌려줍니다. * NOT : 주어진 조건에 부합하지 않을 때 참(TRUE)을 돌려줍니다. 범주 논리 형식 =AND(Logical1, Logical2.....)  =OR(Logical1, Logical2.....)  =NOT(Logical1, Logical2.....) 인수  * Logical : 참(TRUE), 또는 거짓(FALSE) 값을 가지는 조건으로서 30개까지 지정할 수 있음

점수에 따라 등급 구하기 1 3 2

4 6 5

평균 60점 이상은 합격, 과목당 40점 미만은 과락 처리하기 1 3 2

4 5

7. 날짜와 시간 함수 범주 날짜/시간 형식 =TODAY() =NOW() 인수 인수가 없는 함수이므로 빈 괄호만 입력합니다.  인수가 없는 함수이므로 빈 괄호만 입력합니다. 범주 날짜/시간 형식 =DATE(Year, Month, Day)  =YEAR(Serial_number)  =MONTH(Serial_number)  =DAY(Serial_number) 인수  * Year : 년도를 나타내기 위해 1900부터 9999까지 사용  * Month : 월을 나타내기 위해 1부터 12까지 사용  * Day : 일자를 나타내기 위해 1부터 31까지 사용  * Serial_number : 날짜 데이터나 날짜가 입력되어 있는 셀, 또는 DATE 함수식

범주 날짜/시간 형식 =DATEDIF(Start_date, End_date, Interval) 인수  * Start_date : 기간을 구할 시작 날짜  * End_date : 기간을 구할 마지막 날짜  * Interval : 기간을 구할 단위. 연 수나 개월 수, 일 수 등을 지정합니다.     Y : 연 수로 구합니다.     M : 개월 수로 구합니다.     D : 일 수로 구합니다.     YM : 시작일과 종료일을 같은 해로 간주하고 개월 수로 구합니다.     YD : 시작일과 종료일을 같은 해로 간주하고 일 수로 구합니다.

오늘 날짜 자동으로 구하기 1 2 3

주민등록번호로 생년월일과 나이 구하기 1 2 3

=DATEDIF(DATE(LEFT(E3,2), MID(E3, 3, 2), MID(E3, 5, 2)), TODAY(), "Y") 4 5

8. 조건에 따라 다양한 값 찾는 함수 범주 찾기/참조 영역 형식 = LOOKUP(Lookup_value, Array)  =VLOOKUP(Lookup_value, Table_array, Col_index_num, Range_lookup)  =HLOOKUP(Lookup_value, Table_array, Row_index_num, Range_lookup) 인수  * Lookup_value : 검색할 데이터.    * Array : LOOKUP 함수에서 조건과 조건에 따른 결과값  * Table_array : Lookup_value에서 지정한 데이터를 만족하는 값이 들어있는 참조 영역  * Col_index_num : Table_array에서 지정한 참조 영역 중, 조건에 만족하는 행에서 표시하려는 데이터가 있는 열 번호 * Row_index_num : Table_array에서 지정한 참조 영역 중, 조건에 만족하는 열에서 표시하려는 데이터가 있는 행 번호  * Range_lookup : 조건과 근사값을 찾으려면 ‘1’ 이나 ‘TRUE'를, 조건과 정확하게 일치하는 값을 찾으려면 ’0‘이나 ’FASLE'를 지정합니다.

점수에 따라 학점 구하기 1 2 4 3

VLOOKUP 함수로 학점 구하기 1 3 2

지역에 따라 다른 운임 자동으로 구하기 1 2 VLOOKUP 함수의 인수들 * Lookup_value : 찾고자 하는 데이터이므로 출장 지역에 대한 셀을 지정합니다. * Table_array : 참조 영역으로 지역명과 금액이 입력되어 있는 셀 영역을 지정합니다. * Col_index_num : 참조 영역으로 지정한 셀 영역의 두 번째 행에 금액이 입력되어 있으므로 ‘2’를 지정합니다. * Range_lookup : 정확한 값을 찾기 위해 ’0‘이나 ’FALSE'를 입력합니다.

3

직책 수당 자동으로 구하기 1 2 3

9. 목록에서 값과 행, 열 번호를 구하는 함수 CHOOSE : 목록에서 지정한 숫자에 해당하는 값을 구합니다. 29개까지의 목록을 사용할 수 있습니다. ROW, COLUMN : 각각, 행 번호와 열 번호를 구합니다. IF 함수와 함께 일련번호를 구하거나 특정 행의 서식을 지정하는데 사용합니다. 범주 찾기/참조 영역 형식 =CHOOSE(Index_num, Value1, Value2, Value3...)  =ROW(Reference)  =COLUMN(Reference) 인수 * Index_num : 값이 지정된 목록. 29개까지의 수나 수식, 셀 주소를 사용할 수 있습니다.  * Value : Index_num의 값에 따라 지정할 값  * Reference : 행 번호나 열 번호를 구하려는 셀이나 셀 영역. 생략하면 함수식이 입력된 셀의 행 번호나 열 번호를 구합니다. .

날짜 데이터로 요일 구하기 1 2 3

4 5

일련 번호 자동으로 입력받기 1 2 3 4 5 6

짝수 행에 특정 색 채우기 1 2

3 MOD 함수 MOD 함수는 ‘수학/삼각’ 범주에 있는 함수로서 나머지를 구합니다. 다음과 같은 2개의 인수를 가지고 있습니다. * number : 나눌 수입니다. 즉, 10÷4의 경우 10을 가리킵니다. * divisor : 나누기 할 수입니다. 즉, 10÷4의 경우 4를 가리킵니다. ROW 함수로 행의 번호를 구하고 2로 나누면, 홀수 행은 나머지가 1이 되며 짝수 행은 나머지가 0이 되므로 앞에서 입력한 ‘=MOD(ROW(),2)=0' 이라는 수식은 “짝수행이면?”이라는 조건식입니다. 4

여러 행 단위로 색상 지정하기 1 2 3 4

10. 주요 재무 관련 함수 FV 함수는 일정 이율로 일정 기간 동안 일정 금액을 투자할 경우, 얻을 수 있는 미래의 가치(Future Value)를 산정합니다. 범주 재무 형식 =FV(Rate, Nper, Pmt, Pv, Type) 인수 * Rate : 기간 중 이자율  * Nper : 납입기간  * Pmt : 월 납입액. 지출되는 금액이므로 음수(-)로 입력합니다.  * Pv : 현재 가치. 현재 입금액이 없으면 0을 입력하거나 비워둡니다.  * Type : 납입시기. 월초에 납입하면 1을, 월말에 납입하면 0을 입력하거나 비워둡니다.

정기 적금 수령액 계산하기 - FV 1 2 3

PMT 함수는 일정 조건으로 일정 금액을 만들기 위해 필요한 지불액(Payment)을 계산합니다. 연 5 범주 재무 형식  =PMT(Rate, Nper, Pv, Fv, Type) 인수 * Rate : 기간 중 이자율  * Nper : 납입기간  * Pv : 현재 가치. 즉, 대출액과 같이 이미 받은 금액을 입력합니다.  * Fv : 미래 가치. 모두 상환하는 경우, 생략하거나 0을 입력합니다.  * Type : 납입시기. 월초에 납입하면 1을, 월말에 납입하면 0을 입력하거나 비워둡니다.

대출금에 대한 월 불입액 계산하기 - PMT 1 2 3

FV 함수는 미래의 가치를 구하는데 비해, PV 함수는 현재의 가치(Present Value)를 계산합니다 범주 재무 형식 =PV(Rate, Nper, Pmt, Fv, Type) 인수 * Rate : 기간 중 이자율  * Nper : 납입기간  * Pmt : 월 지급액. 음수(-)로 입력합니다.  * Fv : 미래 가치. 지정된 기간 후 취득할 금액이나 상환 금액  * Type : 납입시기. 월초에 납입하면 1을, 월말에 납입하면 0을 입력하거나 비워둡니다.

분할로 지급받을 수 있는 금액의 현재 가치 구하기 - PV 1 2 3

NPER 함수는 일정한 미래의 가치를 얻는데 걸리는 시간이나 횟수(Number of PERiods)를 계산해줍니다 범주 재무 형식 =NPER(Rate, Pmt, Pv, Fv, Type) 인수 * Rate : 기간 중 이자율  * Pmt : 월 납입액. 음수(-)로 입력합니다.  * Fv : 미래 가치. 지정된 기간 후 취득할 금액이나 상환 금액  * Pv : 현재 가치. 현재 입금액이 없으면 0을 입력하거나 비워둡니다.  * Type : 납입시기. 월초에 납입하면 1을, 월말에 납입하면 0을 입력하거나 비워둡니다.

대출 받은 금액을 상환하는데 걸리는 기간 구하기 - NPER 1 2 3

RATE 함수는 이율을 계산합니다. 물품을 할부로 구입할 때, 지정된 상환 기간과 할부금을 통해 이율이 얼마나 적용되었는지를 파악할 때 사용할 수 있습니다. 범주 재무 형식 =RATE(Nper, Pmt, Pv, Fv, Type) 인수 * Nper : 납입 기간  * Pmt : 월 납입액. 음수(-)로 입력합니다.    * Pv : 현재 가치. 대출금이나 상품 구입액을 입력합니다.  * Fv : 미래 가치. 지정된 기간 후 취득할 금액이나 상환 금액  * Type : 납입시기. 월초에 납입하면 1을, 월말에 납입하면 0을 입력하거나 비워둡니다.

매월 납입하는 금액 이율 구하기 - RATE 1 2 3

Chapter 7 데이터 관리와 분석

1. 데이터베이스를 만들고 정렬하기 데이터베이스란? 데이터베이스는 데이터를 일정한 형식으로 분류, 구분할 수 있어야 하는데 일정 형식에 맞추어 입력된 데이터는 ‘데이터 목록’ 이라고 부르며 데이터 목록은 ‘필드,, ’필드명‘, ’레코드‘로 구성됩니다. 필드(Field) : 항목을 구성하는 각각의 열로서 데이터 정렬의 기준이 됩니다. 필드명(Field Name) : 각 필드의 이름으로서 데이터 목록의 첫 행은 필드 이름이 입력되어야 합니다. 레코드(Record) : 데이터 목록을 구성하고 있는 각 행으로서 데이터를 정렬하면 레코드 단위로 데이터가 이동되어 표시됩니다.

이름 지정하여 데이터베이스 만들기 각 열에 걸쳐 적절한 필드명을 입력한 다음, 필드가 쉽게 식별되도록 셀의 색상, 열의 너비, 테두리 등을 적절히 지정합니다. 각 필드와 데이터가 입력될 필드 아래의 첫 번째 행의 모든 셀 영역을 선택하고 ‘이름 상자’에 ‘database'라고 입력하고 Enter키를 누릅니다. 엑셀의 데이터베이스가 만들어집니다. 데이터베이스가 만들어지면 각 레코드에 데이터를 추가하거나, 수정, 삭제할 수 있습니다. [데이터]-[레코드 관리] 메뉴를 선택하여 [Sheet1] 대화상자를 엽니다. 좌측에는  앞에서 입력한 각 필드명이 표시됩니다. 각 필드에 해당하는 데이터를 임의로 입력하고 [새로 만들기] 단추를 클릭합니다. 워크시트에 레코드가 추가됩니다.

목록 만들기로 데이터베이스 만들기 필드를 만들고 워크시트에서 직접 첫 번째 레코드에 대한 데이터를 입력한 다음, 첫 번째 레코드 중에서 아무 셀이나 하나를 선택하고 [데이터]-[목록]-[목록 만들기] 메뉴를 선택합니다. [목록 만들기] 대화상자가 나타나고 필드명과 첫 번째 레코드의 행이 자동으로 지정됩니다. ‘목록에 머리글 포함’ 옵션은 첫 번째 행을 필드명이 존재하는 행으로 인식합니다. 기본적으로 선택상태로 지정되어 있으며 선택을 해제하면 데이터 목록의 가장 위에 필드명을 입력할 수도 있도록 행을 삽입합니다.

워크시트의 데이터 목록 주위에 테두리가 나타나며 다음 레코드 위치에 워크시트의 데이터 목록 주위에 테두리가 나타나며 다음 레코드 위치에 * 표가, 각 필드명 옆에는 자동 필터 기능을 갖는 목록 단추가 나타납니다. 두 번째 레코드부터 각 필드에 해당하는 데이터를 임의로 입력하여 레코드를 추가하고 작업을 마친 후, 데이터 목록에서 아무 셀이나 하나를 선택하고 [데이터]-[목록]-[범위로 변환] 메뉴를 선택합니다. 목록을 표준 범위로 변환할 것인지를 묻는 대화상자가 나타나면 [예] 단추를 클릭합니다. 목록이 일반적인 셀의 형태로 바뀌게 됩니다.

데이터 정렬하기 지급액이 입력되어 있는 셀 중 하나를 클릭하고 표준 도구 모음에 있는 ’내림차순 정렬‘ 단추를 클릭하면 지급액의 금액이 많은 순으로 직원의 모든 데이터, 즉 레코드가 정렬됩니다. 데이터 목록에서 아무 셀 하나를 선택하고 [데이터]-[정렬] 메뉴를 선택하면 [정렬] 대화상자가 나타나면서 워크시트의 데이터 목록 전체 영역이 블록으로 선택됩니다. 대화상자의 ‘첫째 기준’ 목록에서 ‘소속’를 선택하고 ‘내림차순’으로, ‘둘째 기준’ 목록에서 ‘성명’을 선택하고 ‘오름차순’으로 각각 지정한 다음, [확인] 단추를 클릭합니다. 

2. 레코드 관리와 필터링 레코드의 추가와 수정, 삭제, 검색 데이터 목록 중에서 임의의 셀 하나를 선택한 다음, [데이터]-[레코드 관리] 메뉴를 선택합니다. [Sheet1] 대화상자가 나타나면 새로운 레코드를 추가하기 위해 [새로 만들기] 단추를 클릭합니다. 각 필드에 데이터를 입력합니다. [새로 만들기] 단추를 클릭하여 계속 레코드를 추가하면 워크시트의 데이터 목록 하단에 새로운 레코드가 추가되어 나타납니다.

레코드를 수정하려면 [Sheet1] 대화상자에서 [조건] 단추를 클릭한 다음, 필드에 찾고자 하는 조건을 입력합니다 조건에 해당하는 레코드가 나타납니다. 직위와 기본급, 직책 수당 등을 수정한 다음, [닫기] 단추를 클릭하여 해당 직원의 레코드를 확인해보면 직위와 기본급이 바뀐 것을 확인할 수 있습니다.

자동 필터로 원하는 데이터만 나타내기 데이터 목록이 있는 셀 중 하나를 선택하고 [데이터]-[필터]-[자동 필터] 메뉴를 선택합니다. 모든 필드명 우측에, 필터 단추라고 부르는 목록 단추에서 원하는 필드의 필터 단추를 클릭하고 레코드를 선택합니다. 해당 레코드만 나타납니다. 필터 단추는 원하는 각 필드에서 원하는 데이터를 포함한 레코드만 걸러내는 역할을 합니다. 필터가 적용된 필터 단추와 추출된 행 번호는 파란색으로 표시됩니다.

고급 필터로 다양한 조건에 맞는 레코드만 걸러내기 데이터 목록과 공백을 두고 아래에 조건에 사용할 문자들을 입력합니다. 이것은 조건에 사용할 필드명과 데이터입니다. 데이터 목록에서 셀 하나를 선택하고 [데이터]-[필터]-[고급 필터] 메뉴를 선택합니다.[고급 필터] 대화상자가 나타납니다. ‘목록 범위’에는 데이터 목록 영역이 자동으로 지정됩니다. ‘조건 범위’ 란에 커서를 두고 조건을 위해 만들어두었던 셀 영역을 드래그하여 해당 영역이 ‘조건 범위’ 영역으로 지정되어 나타나면 [확인] 단추를 클릭합니다.

조건으로 사용한 셀에 입력된 필드에서 해당 데이터를 포함하고 있는 레코드만 나타납니다. 조건에 관계없이 모든 레코드가 나타나게 하기 위해 [데이터]-[필터]-[모두 표시]를 선택하고 조건에 사용할 셀을 다음과 같이 작성합니다. 데이터 목록에서 셀 하나를 선택하고 [데이터]-[필터]-[고급 필터] 메뉴를 선택합니다. [고급 필터] 대화상자가 나타납니다. ‘조건 범위’ 입력란에 커서를 두고 조건에 사용할 셀 영역을 드래그하면 해당 셀 영역이 ‘조건 범위’ 영역으로 지정됩니다.

[확인] 단추를 클릭하면 조건으로 지정한 셀의 데이터에 해당하는 레코드들만 나타납니다. AND 조건과 OR 조건 조건으로 사용할 셀 데이터가 같은 행에 입력되어 있으면 AND 조건, 다른 행에 입력되어 있으면 OR 조건이 됩니다. 총무부 소속이면서 직위는 과장 총무부 소속의 직위는 과장이거나 영업부 소속의 직위는 주임 총무부 소속의 모든 직원이거나 영업부 소속이면서 직위는 주임

3. 부분합과 데이터 통합 부분합으로 그룹의 레코드만 따로 계산하기 ’소속‘ 필드의 셀 하나를 선택한 다음, 표준 도구 모음에 있는 ’오름 차순 정렬‘ 단추를 클릭합니다. 데이터 목록의 셀 하나를 선택하고 [데이터]-[부분합] 메뉴를 선택합니다. [부분합] 대화상자에서 같은 소속의 레코드끼리 그룹으로 묶기 위해 ‘그룹화할 항목’에서 ‘소속’을, ‘사용할 함수’를 ‘합계’로, ‘부분합 계산 항목’에서 ‘지급액’을 선택하고 [확인] 단추를 클릭합니다.

데이터 목록이 ‘소속’ 필드의 데이터에 의해 그룹으로 묶여지고 각 그룹별로 지급액 합계가 계산됩니다. 소속별로 지급액 평균을 구하려면 데이터 목록의 셀 하나를 선택하고 [데이터]-[부분합] 메뉴를 선택하여 [부분합] 대화상자에서 ‘사용할 함수’를 ‘평균’으로 바꾼 다음, [확인] 단추를 클릭합니다.

중복 부분합 구하기 [부분합] 대화상자의 ‘사용할 함수’를 ‘합계’를 선택하여 부분합을 구한 다음, 다시 [부분합] 대화상자를 열어 ‘사용할 함수’에서 ‘평균’을 선택하고 ‘새로운 값을 대치’ 옵션의 선택을 해제하면 기존의 부분합에 새로 계산되는 평균 부분합 결과가 추가로 나타납니다. 이렇게 여러 부분합을 구하는 것을 ‘중복 부분합’ 이라고 합니다.

윤곽 단추 부분합을 실행하면 이름 상자 아래에는 ‘윤곽 단추’라고 부르는 숫자 형태의 단추 세 개가 나타나는데 이것은 부분합을 각각 다른 방식으로 표시합니다. [1] : 그룹별, 개인별 레코드가 감춰지고 총합계만 보여줍니다. [2] : 개인별 레코드가 감춰지고 그룹별 합계와 총합계만 보여줍니다. [3] : 개인별, 그룹별 레코드, 총합계를 모두 보여줍니다.

4. 피벗 테이블로 요약하기 피벗 테이블 만들기 1 2 3 4

5 6 7 8

9 10 11 12

피벗 차트 만들기 1 2 3

4 5

5. 목표값 찾기와 시나리오 작성 목표값 찾기 1 2 3

4 5

시나리오 작성하기 1 2 3

4 5 6 8 7

9 10

6. 데이터베이스 함수와 유효성 검사 데이터베이스 함수 데이터베이스 함수는 데이터 목록에 있는 데이터들에 대해 일반 함수처럼 합계, 평균, 개수, 최소값, 최대값 등을 계산할 수 있지만 조건을 사용할 수 있다는 차이점을 가지고 있으며 함수 이름 앞에 ‘D'라는 문자가 붙어 있습니다. = 함수명 (Database, Field, Criteria) Database : 데이터베이스의 이름이나 셀 영역을 지정합니다. Field : 데이터베이스의 필드 번호나 이름을 지정합니다. Criteria : 찾을 조건이 입력되어 있는 셀 영역을 지정합니다.

데이터베이스 함수 사용하기 1 2 3 4

5 6 7 8

유효성 검사하기 1 2 3

4 5 6

Chapter 8 컨트롤 매크로 VBA 다루기

1. 콤보 상자와 확인란 만들기 콤보 상자로 직원별 데이터 검색하기 1 2 3

1 2 3

확인란으로 상품 옵션별 가격 보기 1 2 3

4 5 6

2. 매크로 기록하고 실행하기 매크로 기록하기 2 1 3 4

매크로 실행하기 매크로 삭제하기 [도구]-[매크로]-[매크로] 메뉴를 선택하여 [매크로] 대화상자를 열고 매크로를 선택한 다음, [삭제] 단추를 클릭하면 해당 매크로를 삭제할 수 있습니다.

3. 비주얼베이직 편집기 사용하기 문서를 열 때 환영 메시지 나타내기 1 2 4 3