관심사항 사무실 생산성, 효율성, 품질 업무의 질과 효율성 원가 마인드 향상

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1 관심사항 사무실 생산성, 효율성, 품질 업무의 질과 효율성 원가 마인드 향상
인간 관계 향상 관심사항 사무실 생산성, 효율성, 품질 업무의 질과 효율성 원가 마인드 향상

2 들어 가기 전에 1 만시간이 세계 수준이라면 한국 수준은, 대구특수는? 업무를 위해서 3. 업무 관심도
1. 신입사원 OJT 교육 2. 업무 매뉴얼 3. 구독하는 정기 간행물? 3. 업무 관심도 1. 현대 완성차 판매량 2. 금형, 인쇄 3. 주요 검사기, 품질 비용? 4. 영업이익률/ 불량 비용? 5. 관리자 제안 제도? 6.? 7.?

3 들어 가기 전에 2 오늘 아침에 첫 번째 한 일은? 업무 계획서를 가지고 있는지? 업무 수정은 어느 정도인가?
상사가 긴급 지시하는 업무는? 빈도와 처리 소요 시간, 지금껏 처음 하는 일인가? 5. 서류 작성 시 참고로 하는 사내 Best 서류가 있는지? 6. 회의 빈도와 시간은? 정보 전달, 의사결정, 아이디어 도출 7. 잔업은 왜? 긴급한 일, 정기업무가 많아서, 낮에 다른 업무를 해서, 친구 따라 강남

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7 Loss의 원인

8 현재 나의 생산성은? ■업무수행 시간의 부가가치 총 근무시간 의욕,대기 잡담,능력차 등 실 근무시간 사람 업무 유효시간 방법
전결,업무도구미비 프로세스 등 성과유효시간 목적 관행,과잉 업무의 본질 등 무효 Loss 수정 Loss 기회손실 Loss 유효근무시간 업무 Loss 시간

9 유효한 업무에서 중요도와 시급성

10 중요성 vs 긴급성

11 긴급한 업무처리는 실수를 부른다

12 업무 향상으로 즐거운 직장 생활 만들기

13 향상 Step 업무 Process 분석 업무 재고 조사 업무 정리/정돈- 가치창조 /무용
업무 속도- 중요도와 우선 순위 및 전산화 업무 정형화 - 비정형업무는 업무 등록 - 정형업무는 정해진 양식에 따라 작성/보고

14 1. 업무 Process 분석 1. 현상 프로세스의 진단결과 단계 부서 영 업 활 동 수 주 입 력 수 주 확 인
영 업 활 동 수 주 입 력 수 주 확 인 생 산 명 령 P.T L.T 고객 특약점 계약체결 수주 전산입력 본사 영업부서 확인 견적서작성 사양서작성 수주내용 전산입력 0.1H/0.5日 계약체결 1H/2日 결재사실 전산입력 계약여부 결정 계약서.주문서 수주CARD 출력 0.5H/0.5日 수주CARD 발송 사양변경 결정 사양변경 요청접수 결재 1H/1日 본사 관리 Team 수주CARD 접수 결재 결재사실 전산입력 0.1H/1日 H/1日 H/1日 변경가능여부 확인 최종결정 공장 생산관리 Team 수주CARD 출력 생산명령서 작성 결재 전산도입 생산명령서 COPY발송 0.1H/1日 H/1日 H/1日 0.1H/1日 공장 생산관련 부서 (제작과) (설계 Team) 변경가능여부 검토 (설계Team) (품질관리) (제작과) (제품창고) 사양서사본접수 생산명령서 접수 INPUT 견적서, 사양서 계약서, 사양서 수주 CARD 수주 CARD (생산 명령서) OUTPUT 계약서 수주 CARD 생산의뢰 현황 생산명령서 PT / LT 2.6H/4日 0.7H/3日 0.4H/3日 3.7H 10日

15 2. 업무 재고 조사

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17 3. 업무 정리 정돈 1/4 현상업무의 가시화 분석법 내 용 업무분석 업무내용 기록표와 인터뷰로 분석
3. 업무 정리 정돈 /4 분석법 내 용 업무분석 업무내용 기록표와 인터뷰로 분석 - 업무내용기록표에 의해 년간 업무재고조사 - 목적추구에 의해 폐지 - 방법변경에 의해 간소화 PC분석 (절차분석) 사무의 흐름을 Process Chart로 표현하여 간소화를 생각 - 중복 작성된 장표의 폐지 - 활용되지 않는 장표의 폐지 - 경유는 직결로 기능역할 분석 미션에 의해 업무의 중요도를 보고 개선 - B,C급은 대담한 간소화 - C는 폐지를, B는 대폭적인 간소화를 목표로 분담분석 (업무 Map) 조직의 업무와 사람의 업무분담관계를 분석 - 효율화 측면에서 분담변경 - 개인의 활성화 측면, Skill Up측면에서

18 정리 정돈 집계표 2/4 문제 발굴표 문제가 있어 혁신이 필요한 구체적 사실 혁신수단 업무의 바람직한 모습 향후 1년간
정리 정돈 집계표 /4 문제가 있어 혁신이 필요한 구체적 사실 혁신수단 업무의 바람직한 모습 향후 1년간 기대되는 성과(Q,C,D) 업무명 혁신의 관점 폐지 간소 이관 강화 전산 표준 1. 목적이 불분명하다 2. 업무가 다른 곳과 중복된다. 3. 다른 부서에서 할 일이다. 4. 업무 프로세스가 복잡하다. 5. 업무가 비계획적이다. 6. 계획과 규칙의 명확화 필요 7. 수정이 빈번하다. 8. 필요를 느끼지 않는다. 9. 시간을 더 투입하고 싶다. 10. 전산화가 필요하다. 11. 집중화가 필요하다. 12. 여유시간이 있다. 13. 효율화의 여지가 있다. 14. 여성에게 적합하다. 15. 하위직에 위양이 필요하다. 16. 책임이 불명확하다. 17. 권한이 없다. 18. 판단기준이 불명확하다. 19. 파트타이머, 아르바이트가능 20. 표준화의 여지가 있다. 21. 다른 회사와 비교 수준이 떨어진다. 22. 요식행위의 성격이 많다. 23. 고객의 만족에 부합되지 않는 업무의 성격이다.

19 . 문서의 고급화 점검 3/4 全社的 관리 재무적 지표 매출 증가율/시장 점유율/ EPS /고객의 소리
문서의 고급화 점검 /4 全社的 관리 재무적 지표 매출 증가율/시장 점유율/ EPS /고객의 소리 Function or Process Value Chain 연구 -> 마케팅 -> 구매 -> 생산 -> 물류 -> 판매 Mfr Process 원료입고 가공1 -> 가공2 -> 조립 -> 도장 -> 검사 관리 항목 관심 사항 관리 사항 성과 사항 생산성 비용 어떻게 하고 있는가? 현상->차이분석 원인이 무엇인가? 원인 분석 앞으로 무엇을 해야 하는가? 대책 수립 .

20 정리 정돈의 재활용 4/4 업무혁신 ■ 개선의 2,4,2,2 법칙 폐지(20%) 간소화(40%) 기계화(20%) 기타(20%)
정리 정돈의 재활용 /4 ■ 개선의 2,4,2,2 법칙 폐지(20%) 간소화(40%) 기계화(20%) 기타(20%) 조정시간 (인원 미보충 기능강화 신사업 강화 강화업무 개선후 업무 (Loss 제거) 개선후 업무

21 관성의 법칙 업무 속도- 중요도와 우선 순위 및 전산화 5. 업무 정형화 - 비정형업무는 업무 등록
- 비정형업무는 업무 등록 - 정형업무는 정해진 양식에 따라 작성/보고

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23 원가 의식 고취

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25 우리의 성적은 어느 수준인가? 시그마 수준 COPQ 6 매출액의 10% 이내 5 10 - 15% 4 15 - 20%
매출액의 10% 이내 % % % % 재무성과에 직결된 척도의 개선

26 이익은 반드시 달성해야 하는 변동불가의 상수임
이익 산출 구조 경영 환경의 변화 ☞ 전통적 이익산출 구조 매출 – 원가 = 이익 (원가 + 이익 = 매출 단가) 매출 단가는 임의로 결정할 수 없는 상수임 ☞ 새로운 이익산출 구조 이익 = 매출 – 원가 (매출 단가 – 이익 = 원가) 이익은 반드시 달성해야 하는 변동불가의 상수임 불필요한 원가는 매출액의 25% 전후 ■ 수익성 향상을 위한 COPQ의 중요성

27 COPQ의 정의 및 활용 ■ COPQ (Cost of Poor Quality)의 정의 ■ COPQ의 발생 원인
기업 내에서 불필요하게 발생하는 이익손실비용을 측정하는 재무적 척도를 의미하는 것으로서, 기업의 이익에 기여하지 않는 모든 발생비용을 말한다. ■ COPQ의 발생 원인 이상과 현실 사이의 갈등, 이를 비용으로 환산한 것이 COPQ 이상적인 업무= 참 업무 Gap = 여기서 Poor Cost 비용이 발생 현실적인 업무= 현실 업무

28 COPQ의 정의 및 활용 ■ COPQ 의 활용 대상 범위
발생 원인 - 잘못된 설계로 인한 잦은 설계시방변경은 기존에 투입되었던 비용을 포함하여 새로운 비용을 추가한 코스트 - 잘못된 작업으로 인해 업무처리시간이 길어지고 저품질을 임시방편적 으로 대응하려는데 발생하는 품질검사, 재작업 및 수리에 들어가는 시간과 비용이 늘어나는 경우의 코스트 고객납품지연 등 그로 인한 기업의 이미지 손상 등에 따른 코스트 활용 - 이와 같은 경우의 COPQ를 관리지표로 삼아 기업의 모든 부문 즉, 영업, 구매자재, 설계, 생산, 서비스의 보이지 않는 비용낭비 요인을 찾아 개선 하는 것에 활용이 가능

29 COPQ의 정의 및 활용 ■ COPQ (Cost Of Poor Quality)에서 Poor의 의미
Defect : 결점, 결함, 불량비용 Failure : 고장 및 실패비용 Loss : 낭비 및 LOSS 비용 Claim : 고객불만 및 클레임 비용 Non Value Added : 비 부가가치 활동과 업무로서 사람과 업무 그리고 제품 및 서비스를 생성하는 모든 단계에서 발생되는 비 부가가치 비용을 의미하며 기회상실 비용 등 숨은 비용을 포함한다.

30 COPQ의 정의 및 활용 ■ COPQ의 발생원인 예 재료비의 과다 Lead Time 재작업, Scrap
불합리한 운송이나 이동 등의 물류비용 수주와 생산/출하의 차이 장기 재고 및 과다 재고 운전자금의 배분 시방변경/오류 과잉생산 자재, 인력 및 장비 부재로 인한 작업지연 불필요한 공정 불필요한 작업

31 COPQ의 정의 및 활용 ☞ COPQ는 모든 활동이 결함이나 문제 없이 수행된다면 사라지게 되는 비용이다. Rework
Visual COPQ 20% Warranty Scrap 평가/검사 Return In Visual COPQ 80% 개발지연 설계변경 부품의 증가 금형수정 자가판매 제품재고 제품폐기 과다 Sample 제작/발송 중복작업(시스템 & 수작업) 자재Loss 불용자산 보유 품질비용할인 경과 제품의 무상서비스 불만 무마 협상비용 소송비용 고객불만처리비용 과도한 생산 설비 고가구매 비축자재의 단가하락 재작업 상위운반선 사용 독차 운영 Lost Customer Loyalty

32 COPQ 문제를 해결하는 우리의 자세 일하는 방식의 고정관념을 버려라 안 되는 이유를 말하기 보다 되는 이유를 찾아보자
1 일하는 방식의 고정관념을 버려라 2 안 되는 이유를 말하기 보다 되는 이유를 찾아보자 3 현상의 모든 관행을 부정하는 것에서 시작하도록 하자 4 잘못 된 것은 즉시 고치자 5 완벽을 추구하기 보다는 일단 시작하자 6 돈 들여서 개선하는 것은 누구나 할 수 있다. 7 끊임없이 “왜”를 되풀이하여 근본원인을 제거하자 8 개선은 끝이 없음을 명심하자 9 내가 안 하면 남도 안 한다는 생각을 하자 10 사는 대로 생각하지 말고 생각하면서 살자

33 사훈 그 COPQ에 잠이 오냐? - 33 -

34 포기하지 않으면 실패는 없다. 그림을 설명하면 성공할 때까지 하니까. 잡풀이 깔린 호숫가에서 황새
한 마리가 개구리를 막 잡아내어 입에 덥석 물어넣은 모습이다. 개구리 머리부터 목에 넣고 맛있게 삼키려는 순간, 부리에 걸쳐 있던 개구리가 앞발을 밖으로 뻗어 황새의 목을 조르기 시작 했다. 느닷없는 공격에 당황하며 목이 졸리게 된 황새는 목이 막혀 숨을 쉴 수도 없고 개구리를 삼킬 수도 없게 되었다.

35 경청 해 주셔서 감사 합니다. 질문이 있으시면 …. 행복 하세요 따뜻한 밥 먹고 와서 따뜻한 소리 들을 때 행복해집니다.

36 업무혁신 ■ 계층별로 변화! 생각해 봅시다. 일의 범위 일의 대상 社務 思務 관리자급 이상 死務 私務 事務 업무 담당자

37 업무 계획 꿈을 날짜와 적으면 목표가 되고, 목표를 잘게 나누면 계획이 되며, 그 계획을 실행에 옮기면 꿈이 실현되는 것이다.

38 BPM Process Define & Design
PAM에서 분석된 프로세스 모델링을 기반으로 BPM에서의 프로세스를 모델링 한다

39 Monitoring 진행 건수 지연 건수 프로세스 통합모니터링 – 업무처리화면 호출

40 현상업무의 가시화 ■ 업무의 가시화    ◆ 업무의 가시화란 BLACK BOX화된 업무를 재고조사 및 분석기술을 통해서 한눈에 알아볼 수 있도록 하는 것    ◆ 추진절차    ◆ 분석기술          - 프로세스 분석(PC 분석)          - 장표분석          - 기능분석          - 원인분석 (R.F 분석) 대상업무 선정 현상파악 문제점 발굴 개선안

41 현상업무의 가시화 ■ 프로세스 혁신 추진 개념도 업의 본질 조직의 미션 기능과 역할 업무 관련도 대중소 기능 정리 업무 속성
KPI 업무 체계표 업무 소요시간 관련장표 업무빈도 업무의 FROM/TO 업무문제 발굴표 나의 문제의식 업무재고조사 업무 중요도 업무분장 업무성격 업무분장 PC분석 기능분석 장표분석 원인결과분석 업무분석

42 현상업무의 가시화 ■ 프로세스 혁신을 위한 주요 분석기법 분석법 내 용 업무분석 업무내용 기록표와 인터뷰로 분석
내 용 업무분석 업무내용 기록표와 인터뷰로 분석 - 업무내용기록표에 의해 년간 업무재고조사 - 목적추구에 의해 폐지 - 방법변경에 의해 간소화 PC분석 (절차분석) 사무의 흐름을 Process Chart로 표현하여 간소화를 생각 - 중복 작성된 장표의 폐지 - 활용되지 않는 장표의 폐지 - 경유는 직결로 기능역할 분석 미션에 의해 업무의 중요도를 보고 개선 - B,C급은 대담한 간소화 - C는 폐지를, B는 대폭적인 간소화를 목표로 분담분석 (업무 Map) 조직의 업무와 사람의 업무분담관계를 분석 - 효율화 측면에서 분담변경 - 개인의 활성화 측면, Skill Up측면에서

43 프로세스 혁신 절차 ■ 혁신의 사고 순서 폐지 간소화 용이화 표준화 계획화 분담검토 동기화 기계화 ◆ 일의 목적을 확인한다.
- 무엇 때문에 하나? - 폐지하면 무엇이 곤란? ◆ 방법의 개선을 검토 - 더 좋은 방법은? ◆ 개인을 넘어선 검토 - 다른 곳에서 - 타이밍을 맞출 수는? ◆ 기계화의 혁신은 최후에 폐지 간소화 용이화 표준화 계획화 분담검토 동기화 기계화

44 프로세스 혁신 절차 ■ 프로세스 혁신 아이디어 창출 포인트 - 중복 실시되는 작업은 없는가?
- 누락되거나 순서가 틀려있는 단계들은 없는가? - 병목현상이 발생되거나 비능률적인 요소는 없는가? - 단계마다 모두 프로세스 OUTPUT에 가치를 부가하는가? - 그 중 제거되어야 할 단계는 없는가? - 현행 PROCESS FLOW에서 나올 수 있는 최대치의 OUTPUT은 무엇인가? - 어떤 단계들이 핵심 프로세스 측정지표(리드타임, 에러율, 비용 등)에 가장 많은 영향을 미치는가? - 이러한 측정지표를 볼 때 가장 저조한 성과를 보이고 있는 단계는 어느 것인가? - 어떤 단계들이 재작업 현상이 가장 빈번한가?

45 COPQ의 정의 및 활용 ■ 품질의 Gap 요구 니즈 Gap 1 Gap 2 고객 사용자 소비자 참 품질 참 특성 설계품질
대용특성 Gap 3 제조품질 적합품질 사용품질 시장품질 ☞ Gap 1 + Gap 2 + Gap 3 = 0가 되는 것이 궁극적으로 COPQ가 제거되는 것이다.

46 COPQ의 정의 및 활용 ■ COPQ (Cost of Poor Quality)의 정의 ■ COPQ의 발생 원인
기업 내에서 불필요하게 발생하는 이익손실비용을 측정하는 재무적 척도를 의미하는 것으로서, 기업의 이익에 기여하지 않는 모든 발생비용을 말한다. ■ COPQ의 발생 원인 고객이 요구하는 참 품질과 기업의 품질인 대용품질과의 차이가 COPQ를 발생시킴 고객의 요구품질 = 참 품질 Gap = 여기서 품질 비용이 발생 기업의 품질 = 대용품질