10강, 국제회의 관광 1) 국제회의 관광 페이지번호 / ven (1) 국제회의와 관광

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1 10강, 국제회의 관광 1) 국제회의 관광 페이지번호 / ven32-0510-01 (1) 국제회의와 관광
가. 관광은 국제회의를 접근하는 가장 전통적이며 국제회의의 속성을 잘 대변해 주는 접근 방법 나. 국제회의에 참가자들이 관광산업시설을 이용하게 되고 회의 전후에 실시하는 관광행사 참여로 관 광산업과 밀접한 관계 다. 국제회의 사업은 PCO, 관광숙박 업,여행 업,항공사 등 관광업계의 발전에 긍정적인 역할,관광의 기 본 이념인 세계평화 구현에도 일익 담당 라. 국제회의 사업은 회의뿐만 아니라 숙박시설,식당,여행사,교통서비스 등의 관광산업과 밀접함 (2) 관광 행사의 종류 가. 회의 전 관광(pre-tour) ① 회의 전 미리 도착한 대표들을 위하여 편성된 프로그램 ② 회의 개최지에서 원거리에 있는 약 1박 2일 코스의 지방관광 ③ 행사가 월요일에 개최될 때 토요일에서 시작해 일요일 늦게 행사개최지에 도착하도록 일정 ④ 실비의 참가요금을 받게 되며 주로 전문여행사가 주관 행사프로그램 수립 시 고려사항 - 프로그램과 연관된 모든 비용을 정확히 파악한다. - 고정비와 변동비를 명백히 구분한다. - 몇 명 참가해야 손익분기점이 달성되는가를 파악한다. - 각 등록자에게서 발생하는 총 고정비와 총 변동비가 동일하거나 초과하는 등록 비를 산출한다. - 등록 비 산출방법의 논리가 쉽게 이해될 수 있도록 예산자료를 제시한다. 나. 회의 중 관광 ① 회의개최 도중에 휴식을 겸하는 행사 ② 주로 시내관광 ③ 무료로 제공되는 것이 보통이며 전문여행사가 주관하고 조직위원회는 주최(부담자) ④ 중간에 중식이 끼여 있으면 관광코스 도중에 식당을 정하여 무료로 제공하는 것이 일반적이며, 그 렇지 못할 때에는 점심식사 직후에 시작하여 오후관광으로 기획함 다. 회의 후 관광(post-tour) ① 회의가 폐회되고 참가자들이 귀국 길에 오르면서 지방관광도 겸하고 점차 빠져나가는 식의 관광행사가 주 내용 ② 참가 대표들이 지방관광을 마친 후 그곳에서 해산하는 일정 (가까운 국제공항으로 출국 가능토록 함) 가장 이상적인 방법 조직위원회가 부담하는 것이 통례라 할 수 있으며 유료 시 실비로 책정 기타고려사항 - 참가인원이 일정 - 입장원칙이 대부분 있다. - 대부분 유료로 실시

2 10강, 국제회의 관광 페이지번호 / ven *기타고려사항) -참가인원이 일정해야 한다. -입장원칙이 대부분 있다. -대부분 유료로 실시된다 특별하게 느낄 수 있는 것을 이벤트로 정한다 라. 선택관광(임의관광, 옵셔널 투어, Optional Tour) ① 몇 가지의 다양한 코스를 설정하여 선택적으로 행사에 참가 ② 설정된 코스가 각기 특색을 갖는 것이 이상적 ③ 기본적 관광프로그램을 전제로 하고 부가적 이벤트를 추가 ④ 참가자에게 추가적 요금을 받으므로 부가가치 제고 예)야간쇼 구경,김치담그기 마. 동반자 프로그램 행사 ① 개요 - 국제회의 개최에 따른 참석자는 정식 참가 대표와 그 동반자. - 일정이 대표자의 회의참석을 근간으로 편성이 됨에 따라 회의 소집중에 동반자에게 별도의 시간 을 마련하기 위한 것이 동반자 프로그램(Spouse Program) - 종래에는 Ladies Program. → 최근에는 동반자가 남편이 되는 경우가 늘어나 Spouse로 바뀜 따라서 종래 여성취향의 행사에서 행사내용의 선택이 변화 ② 프로그램 편성 - 한국전통 소개라는 기본 인식 하에 모든 프로그램이 흥미가 있는 내용으로 편성 - 참가자가 피동적인 내용보다는 능동적으로 직접 참여할 수 있는 프로그램을 위주로 편성 (예, 전통요리 과정의 구경에서, 직접 요리에 참여하고 시식하는 방식) - 동반자 프로그램은 회의 일정 중 대표가 참석하는 공식모임(주로 Business Session)의 사이에 이루어져야 함 -> 출발 시간은 주로 여성들임을 고려하여 이른 아침보다는 10시 전후 -> 도착시간은 숙소에 사교행사 시작 1시간 전까지 도착 ③ 프로그램 진행 -동반자 프로그램 행사진행사의 유의할 사항을 다음에서 설명한다. ㆍ 참가자 파악 ㆍ 안내 소개 브로셔 ㆍ 프로그램 행사 주관시 연출력 발휘 ** 동반자 행사(Spouse Program) 1. 이 점 ① 회의 개최를 알릴 수 있는 홍보효과 ② 발송명부 작성의 근거 ③ 참가자들의 관심사를 파악할 수 있음 ④ 참가자들의 신상 파악 가능 여성의 사회적 지위향상과 성적차별을 없애고자 명칭 바뀜

3 10강, 국제회의 관광 페이지번호 / ven32-0510-03 2. 주의 사항
① 행사기간을 적절히 결정할 것 : 3시간 내외 소요 ② 후원자나 전시회 출품자들이 있을 경우, 주최측이 중식 또는 수송경비 절감 가능 ③ 동반자행사는 교육적인 효과와 흥미로운 요소를 모두 갖추고 적극적으로 참가할 수 있도록 유도한다. ** 부인행사(Ladies Program) 부인행사는 동반자행사 중에서 참가 대표들의 부인들을 위한 프로그램. 시간에 쫓기는 바쁜 일정을 짜 서는 안되며 저녁행사에 영향을 주지 않는 한가한 시간을 선택 예) 패션 쇼, 쇼핑, 시내관광, 미용시범, 초청강의, 시음 **편의 제공 서비스 (Hospitality Service) 1. 상담실 (Hospitality Room/ Suite) 운영 ① 상담실은 회의기간 중 항상 개방토록 함 ② 커다란 안내게시판을 준비하여 메시지 교환이 가능토록 함 ③ 오전 중에는 커피, 청량음료, 오후에는 치즈, 크래커 등도 준비함 (3) 관광행사 준비절차 가. 관광 프로그램 계획 수립 나. 코스선정 및 요금확정 다. 신청서 제작 및 발송 라. 확인 증 발급 마. 관계기관 협조의뢰 및 확인 바. 참석자 명단 작성 사. 정산 아. 관광안내책자 입수/배포 자. 안내요원 확보/교육 차. 행사 진행 (4) 관광 행사의 운영 가. 대표자의 참가 홍보 ① 관광행사는 참가자의 증대를 위한 하나의 유인행사라 할 때, 사전홍보는 더욱 주요한 의미가 있으므로 참가자에게는 참가신청서(회의 개최 6개월전 우송)와 관광 프로그램(관광일정, 가격) 을 제작하여 발송 ② 관광자원 소개는 화려한 칼라사진을 곁들여 보내면 관광선전효과를 제고. 선전문에는 방문지의 이름만을 명기한 것보다는 이의 상품 가치를 높이기 위하여 설명문 첨부. 예) 단순히 [경주관광] Royal Dynasty", "Open air Museum"이라는 수식어를 가미함으로써 관광의 특징을 강조 - 관광행사에 대한 홍보는 수회의 자료를 보내서 참가예정자의 관심을 유발하고 비록 수취인이 참가를 못하는 경우라도 선전효과 ‘상담실’은 어려운 문제를 해결해주는 역할을 주로하며 진행시간이 일정치 않기 때문에 안내게시판을 설치하는 것도 잊지않도록 한다. <코스 선정 시 고려사항> 어떤 사람이 구경하는가? 어떤 흥미를 갖고 있는가? 무엇을 보기 원하는가?

4 10강, 국제회의 관광 페이지번호 / ven32-0510-04 나. 관광행사의 진행 ① 참가자 파악 - 인원수 사전 파악
: 사전 교통편 확보와 중식 제공에 대한 준비로 첫째 주최측은 대표들에 미리 회의등록서에 관광신청서(Tour Booking Form) 란을 마련하여 참가자 파악에 자료로 삼고, 둘째는 회의장 등록소에 관광안내데스크(Tour Information Desk)를 설치, 등록과 병행 추가신청 접수 - 관광행사가 무료인 경우 당일 참가자를 위해 신청인수의 약 10 ∼ 20%의 여분을 갖고 모든 것을 준비에 임함 - 유료의 경우는(여행사 주관) 신청인이 행사 당일에 일정인원에 미달하는 경우에 대비하여 사전에 참가인원이 미달할 때는 동 행사를 유보할 수 있다는 사전안내(미니멈 개런티) 통보 ② 관광코스의 조정 - 무료 시내관광 등의 행사는 참가자의 대량 신청 예상됨 - 참가자 호텔에서 픽업, 또는 회의장소에서 직접 픽업 -> 이때 주요 지점에서의 관광과밀 현상을 막기 위하여 일부 관광버스를 관광코스에 역으로 진행시키는 방법을 강구해 서로가 관광지에서의 맞부딪치는 것을 예방함으로써 혼잡 회피 노력 ③ 가이드와 에스코트 한 대의 관광버스를 단위로, 안내원 1명과 에스코트 1명을 동승 <쉬운 관광안내요령> ·출발에서부터 안내하여 종료까지 [동일승객 동일차편원칙] 고수 ·안내원은 차량번호(식별번호)를 전면 창에 붙임과 동시에 안내 유도기에도 기번호를 표시하여 관광 지에서 참가자가 계속 자기 안내원을 뒤따라 올 수 있도록 함 ·에스코트는 후미에서 구경에 열중해 이탈하려는 대표에게는 서둘러 가도록 독촉. 이탈자 방지에 노력 ④ 관광행사 신청요령 - 관광신청서는 대표 등록신청서를 포함 - 신청서 전면에서 참가자 인적사항과 관광행사의 선택 그리고 회송처를 기입 - 신청서 뒷면에는 관광선택에 참고가 되는 관광자원의 설명 게재 관광행사 신청서를 미리 받는다는 의미는, 준비위원회 측에서 사전 숙소확보, 차량수배 등에 기준이 되는 참가인원 추정에 기초자료 기타고려사항 : 어떤 일정코스를 정해놓지만 날씨,공사에 의해 변경가능 국제회의는 미리 계획을 세워 움직이기에 사항이 있다 코스역순조정 : 한팀이 A-B-C순이라면 다른 팀은 C-B-A순으로 움직이도록 배려

5 10강, 국제회의 관광 페이지번호 / ven ** 관광행사 = 안내업수행 요령 (인 바운드 및 외국인 국제회의 전후 관광 시) -공항에서 입국공항편의 도착청사 파악 및 도착시간 확인, 도착예정 30분전 대기, 준비물 확인, 공항 내 시설(화장실, 국제전화, 은행 등) 위치 파악 - 버스 차량회사 및 번호 확인, 주차장소 파악, 차내 청소, 마이크상태 확인, 승차 시간 및 개략적인 일정 통보, 차량 이동코스 협의 - 영 접 (Meeting Service) 출입국 상황판의 항공기 도착확인, 단체명이나 회의 참가자 이름이 기재된 표지판을 들고 영접. 단체의 경우, 인솔자나 TC를 만나면 최종 입국인원수 확인. 모두 나오면 일정한 장소로 유도, 화장실 사용 및 환전, 전화사용 등 기타 용무 확인 후 수하물 정리 후 버스로 안내 - 버스에서 전인원 및 전체 수하물 탑제 여부 확인, 인솔자 인사기회 제공, 안내원 자신 및 운전기사 등 인사 후 행사 Manual Kits(준비해 둔 일정표, 뱃지, 시내지도, 지하철 노선표 등) 배포, 인솔자와의 일정 협의 및 여권 보관 결정 - 공항에서 시내이동 한국의 전반적인 사항을 간단히 소개하고, 환율 및 사용법, 여행시 주의사항 안내, 여행일정 소개 및 익일 일정 확인, 투숙호텔 위치 및 주변의 지리적 특성과 외출 시 유의사항 등 설명 - 호텔 체크인 객실배정(고령자는 승강기에서 가까운 방으로), 전화사용법(구내, 시내, 국제전화 등) 안내, 식당위치 및 부대시설 이용(안전금고, 수영장, 사우나 등) 안내, 조식쿠폰 배부, 포터를 통하여 수하물 운반 후 객실상태 확인, 다음 집합장소 및 시간안내, 인솔자와 익일일정 확인 및 협조 사항 협의, 투숙객 Name List 작성 후 호텔측에 전달, 모닝콜 및 조식 확인 - 회사보고 입국인원 및 사용 객실 수 보고, 일정 변경 시 보고, 고객의 문제점(환자발생 등), 다음날 차량배치 등 확인. 임의관광 실시의 경우에는 판매보고. 귀국항공편 재확인 - 식사의 경우 예약 및 좌석과 메뉴 확인, 음료대의 지불관계 확인, 음식 서빙 순서 확인 및 디저트 확인, 추가요리의 지불 관계 확인 및 식사법 설명 귀가 전/ 동일호텔 체재 시에는 긴급 시 전화번호 또는 객실번호 안내. 인사를 하고 귀가통보 및 긴급연락망 안내, 다음날 일정의 최종확인. 대표자가 있는 경우에는 대표자에게 통보

6 10강, 국제회의 관광 페이지번호 / ven32-0510-06 - 호텔에서
모닝콜 30분 전 도착, 조식, 식당 및 메뉴, 좌석 확인, 식당안내, 버스 도착 확인, 출발시각 통보, 고객불편 사항 및 객실 내 귀중품 방지 확인 - 호텔에서 관광지로 이동 버스점검 및 음료·냉난방 확인, 관광지로의 차량 이동코스 협의, 인원파악, 관광지까지의 이동거리 및 시간 안내, 관광지에 대한 개략적인 소개 - 관광지 도착 후 인원 파악, 다른 단체와 섞이지 않도록 주의를 주고 단체이탈 시 유의사항 및 재집결 요령 및 위치 안내, 관광의 유의사항(박물관 내에서 사진 촬영 금지 등) 안내 및 관광안내, 버스 주차 위치 확인 - 쇼핑 및 임의관광(옵션) 쇼핑은 공신력 있는 점포 안내, 강요함 없이 토산품·면세점·식료품점 및 손님이 요구하는 곳을 가급적 안내, 임의관광은 수익성의 제고를 위하여 적극적으로 판매하되 지나친 유도나 강요는 금물, 판매협조 등 판매가격 등을 인솔자와 협의 - 출국 시 호텔에서(체크아웃 시 사람이 몰릴 경우를 대비해 ‘미니 바’ 이용결산 등은 미리 처리) 체크아웃에 따른 개인별 Bill 정리, 포터를 통하여 Baggage down 협조, 객실열쇠 반납(Key card는 별개) 및 안전금고 확인, 버스도착 확인, 세관신고 소지품 및 면세물품은 별도 소지토록 안내, 수하물 버스 탑제 확인 - 호텔에서 공항으로 출발 전 여권 및 귀중품 재확인, 면세점의 인환권 및 세관신고서류 재확인, 고객의 만족도 파악 및 출국인사, 위탁수하물의 분리와 재환전 등 안내, 여권·항공권 및 공항세 확인 기타사항 : -72시간 이내 항공사 전화 걸어 자기 비행기표 체크 - 출발하기 전 짐, 여권 확인 - 공항에는 2시간 이내로 도착 서류작성 하도록 함 - 공항에서 (Sanding service 후 -> C.I.Q출국심사 -> 회사종료보고 -> 업무정산) 수하물과 위탁수하물의 분리 확인, 탑승수속, 손님은 대합실로 안내, 예치품 확인, Baggage tag 및 Boarding pass 전달 및 탑승구·세관수속 안내, 출국장 안내, 환송인사, 회사에 투어 종료보고

7 10강, 국제회의 관광 예상시험문제 페이지번호 / ven32-0510-point 1. 국제회의 기획 업이란?
-> 대규모 관광수요를 유치하는 국제회의의 계획, 준비진행 등 필요한 업무와 행사를 주관하는 자로 부터 위탁받아 대행하는 업 2. F.I.T란? -> Foreign Independent Tour의 약자로서 외국개인여행 3. PTA란? -> Prepaid Ticket Advice의 약자로 항공권 발행 시 선불제를 말한다. 4. P.V.S란? -> Passport, Visa, Shot의 약자(여권, 비자, 예방접종카드)로 여행서류를 말한다. 5. Yellow Card란? -> Vaccination Certificate 예방접종 증명서를 의미 6. Open ticket란? ->정상요금을 지불하고 구입하였으나 출발일자가 명시되지 않은 1년 이내에 사용할 수 있는 항공권 7. E/D카드란? -> Embarkation / Disembarkation의 약자 (출입국 기록카드) 8. GTR이란? -> Government Transportation Request의 약자로 정부항공운송의뢰제도 <이벤트 문제> 문제> 동반자 프로그램의 이점이 아닌 것은? (3) (1) 회의 개최를 알릴 수 있는 홍보효과 (2) 참가자들이 관심사를 파악할 수 있다. (3) 교육적 효과보다는 흥미위주로 진행된다. (4) 참가자들의 신상파악이 가능하다. 정답해설 : 능동적인 프로그램 참여로 교육적 효과와 흥미로운 요소를 모두 갖추고 적극적 참가가 가능하다.