Chapter 10. 프로젝트 의사소통관리 (Project Communications Management)

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1 Chapter 10. 프로젝트 의사소통관리 (Project Communications Management)

2 Lesson 0. 의사소통 개요 (Communication Overview)
1. 의사 소통 기획(Communication Planning) 2. 정보 배포(Information Distribution) 3. 성과 보고(Performance Reporting) 4. 이해당사자 관리(Manage Stakeholders) 8 - 1

3 학습목표 의사소통(Communication ), 프로젝트 의사소통관리(Project Communications
Management)의 정의(Definition)를 이해하고 관련 내용에 대해 설명 2. Project Communication Management의 주요 Processes인 의사 소통 기획 (Communication Planning), 정보 배포(Information Distribution), 성과 보고(Performance Reporting), 이해당사자 관리(manage Stakeholders) 의 투입물(Inputs), 도구 및 기법(Tools & Techniques), 산출물(Outputs)을 이해하고 타 프로젝트 관리 프로세스(Project Management Process)와 연계성을 도식화 3. 의사소통관리의 일반관리지식영역에 대한 이해 8 - 2

4 10.0.1 의사소통 용어의 정의(Definitions of Communication Terms)
0. 의사소통 개요(Communication Overview) 의사소통 용어의 정의(Definitions of Communication Terms) 프로젝트 정보를 시의 적절하게 생성, 수집, 배포, 보관, 검색 및 최종 처리하는 프로세스 Project Communications Management is the Knowledge Area that employs the processes required to ensure timely and appropriate generation, collection, distribution, storage, retrieval, and ultimate disposition of project information. PM의 이해당사자(Stakeholders)관리 Project managers can spend an inordinate amount of time communicating with the project team, stakeholders, customer, and sponsor. Everyone involved in the project should understand how communications affect the project as a whole. 프로젝트 관리자는 프로젝트 팀, 이해당사자, 고객, 스폰서들과 많은 시간을 의사소통 하는데 소비 프로젝트에 투입된 모든 사람들은 의사소통이 프로젝트 전체에 얼마나 영향을 주는지 이해 해야 함. 8 - 3

5 0. 의사소통 개요(Communication Overview)
Communications skills are related to, but are not the same as, project management communications. The art of communications is a broad subject and involves a substantial body of knowledge including: 일반적인 의사소통 기술은 똑같지는 않지만 프로젝트 의사소통과 관련되며, 기본적인 지식영역에 다음과 같이 포함됨 • 송신자-수시자 모델(Sender-receiver models): 의사소통관리의 피드백과 장벽 • 매체의 선택(Choice of media) : 매체의 선택을 서면 대 구어체,공식 대 비공식 보고 , 면대면 대 로 의사소통 가능. 의사소통을 위한 매체 선택은 당시 상황에 의존 • 문체형태(Writing style) : 적극적이거나 수동적인 목소리, 문체 구조, 언어 선택 • 표현기술(Presentation techniques): Body language 와 가시적인 설계 • 회의관리기술(Meeting management techniques) : 목차준비와 갈등의 발생시 처리기술 , 의사소통의 기본적인 모델은 당사자간의 송수신정보를 얼마나 정확하게 전달하느냐에 있음. 8 - 4

6 0. 의사소통 개요(Communication Overview)
송신자-수시자 모델 (Sender and Receiver Model) • 기호화(Encode) : To translate thoughts or ideas into a language that is understood by others. 다른 사람에게 이해 할 수 있는 언어로 생각이나 사항을 전송하는 것 • 메시지(Message) : The output of encoding. 정보를 기호화(Encoding)한 산출물 • 매체(Medium) : The method used to convey the message. 메시지를 전송하는데 사용하는 매체 • 잡음(Noise) : Anything that interferes with the transmission and understanding of the message (e.g., distance). 거리 등 메시지를 전송하고 이해하는데 방해하는 잡음. • 복호화(Decode) : To translate the message back into meaningful thoughts or ideas. 메시지를 의미 있는 생각이나 사상으로 번역하는 방법 8 - 5

7 0. 의사소통 개요(Communication Overview)
송신자(Sender)가 정보를 기호화(Encode)하여 메시지(Message)를 전송하면 수신자(Receiver)는 메시지를 복호화(Decode)하여 수신함. 또한 수신자가 송신자에 응답 또는 메시지를 전송 시 반대의 과정을 거치게 됨. 8 - 6

8 0. 의사소통 개요(Communication Overview)
10. 프로젝트 의사소통관리 (Project Communication Management) 10.1 의사소통기획 (Communication Planning) 10.3 성과 보고 (Performance Reporting) 10.2 정보 배포 (Information Distribution) 10.4 이해당사자 관리 (Manage Stakeholders) Inputs Tools and Techniques Outputs 8 - 7

9 10.1 의사소통기획 (Communication Planning)
투입물 (Inputs) .1 Enterprise Environmental Factors .2 Organizational Process Assets .3 Project Scope Statement .4 Project Management Plan 도구 및 기법 (Tools & Techniques) 10.1 의사소통기획 (Communication Planning) .1 Communications Requirements Analysis .2 Communications Technology 산출물 (Outputs) .1 Communications Management Plan 8 - 8

10 1. 의사소통기획(Communication Planning)
정의(Definition) The Communications Planning process determines the information and communications needs of the stakeholders; 의사소통계획 프로세스는 이해당사자 들간 필요한 정보와 의사소통을 결정함. On most projects, the majority of Communications Planning is done as part of the earliest project phases. However, the results of this planning process are reviewed regularly throughout the project and revised as needed to ensure continued applicability. 많은 프로젝트들 중 의사소통계획은 프로젝트 초기단계의 일부분으로 행해지고 이 계획 프로세스의 결과는 프로젝트를 통해 정기적으로 검토되어지며,지속적으로 적용을 위해 필요 한 경우 개정을 하게 됨. Communications Planning is often tightly linked with enterprise environmental factors (Section ) and organizational influences (Section 2.3), since the project’s organizational structure will have a major effect on the project’s communications requirements. 의사소통계획은 종종 기업환경요인과 조직 영향력에 밀접하게 연계되며, 프로젝트 조직구조는 프로젝트의 의사소통 요구사항에 중요한 영향을 미침. 8 - 9

11 1. 의사소통기획(Communication Planning)
의사소통 기획 :투입물(Communication Planning : Inputs) .1 기업 환경 요인(Enterprise Environmental Factors) (Described in Section ) .2 조직 프로세스 자산(Organizational Process Assets) - Described in Section - lessons learned and historical information .3 프로젝트 범위 기술서 (Project Scope Statement) - Section - 프로젝트 이해 당사자들 사이의 미래의 프로젝트를 위한 프로젝트 범위의 일반적인 지식을 확인하고 의사결정에 대한 문서를 제공하고, 이해당사자 분석은 범위정의 프로세스의 부분으로써 완성 됨. .4 프로젝트 관리 계획( Project Management Plan) 의사소통계획과 관련된 날자와 가정에 대해 언급 된 프로젝트의 배경에 대한 정보를 제공 • Constraints. Constraints are factors that can limit the project management team’s options. 팀 구성원이 지역적으로 분리 되 있거나 불완전한 의사소통 프로그램의 버전 또는 제한된 의사소통 기술의 성능과 같이 프로젝트 팀 선택에 대한 제약이 될 수 있는 요소들 • Assumptions. 특정 프로젝트에 의존하게 된 의사소통 계획에 영향을 주게 되는 특정한 가정들 8 - 10

12 1. 의사소통기획(Communication Planning)
의사소통기획: 도구 및 기법 (Communication Planning : Tools and Techniques) .1 의사소통 요구사항 분석(Communications Requirements Analysis) - The analysis of the communications requirements results in the sum of the information needs of the project stakeholders. 의사소통 요구사항 들에 대한 분석은 프로젝트 이해 당사자들의 정보요구사항 들의 종합적인 것에 기인함. - 프로젝트 관리자는 잠재적인 의사소통 채널에 대한 고려를 해야 함. - 10명의 이해당사자가 있으면 45개의 채널이 생성됨 ( n(n-1)/2의 공식에 적용됨 ) 프로젝트 의사소통 요구사항을 결정하기 위해 요구되는 정보 : • 조직도(Organization charts) • 프로젝트 조직과 이해 당사자 책임 관계(Project organization and stakeholder responsibility relationships) • 원칙들(Disciplines), 부문들(departments), and 프로젝트에 내포된 특성들(specialties involved in the project) • 몇 명정도가 프로젝트와 장소에 포함 될 것인지(Logistics of how many persons will be involved with the project and at which locations) • 조직간의 의사 소통을 위한 내부 정보 요구(Internal information needs (e.g., communicating across organizations)) • 매체 또는 계약자와 의사 소통을 위한 외부 정보 요구(External information needs (e.g., communicating with the media or contractors)) • 이해 당사자 정보(Stakeholder information) 8 - 11

13 1. 의사소통기획(Communication Planning)
.2 의사소통 기술 (Communications Technology) - 이해 당사자들 사이의 정보 전달 시 사용되는 방법론들은 매우 다양 함. Communications technology factors that can affect the project include: • 정보 필요의 긴급함 (The urgency of the need for information) : 프로젝트의 성공은 빈번히 가용 한 속보성 정보가 반영 되거나,정기적으로 충분한 보고가 가능한가? • 기술의 가용성(The availability of technology) : 시스템들이 이미 적절히 설치되었는지 프로젝트 요구 사항에 대한 변경에 대해 보증이 가능한가? • 기대되는 프로젝트 구성원 (The expected project staffing) 제안된 의사소통 시스템은 프로젝트 참가자들의 경험과 전문성에 모순이 없는지 또는 요구되는 학습과 훈련이 확장 가능 한가? • 프로젝트 기간(The length of the project) 기술이 프로젝트 종료 전에 변경이 가능한가? • 프로젝트 환경(The project environment) 팀은 가상환경에서 또는 직접 면대면 환경에 적응 할 수 있고 운영이 가능한가? 8 - 12

14 • 이해당사자 의사소통 요구 사항들(Stakeholder communication requirements)
1. 의사소통기획(Communication Planning) 의사소통기획: 산출물 (Communication Planning : Outputs) .1 의사소통 관리계획(Communications Management Plan) - the project management plan (Section 4.3)의 부속되는 계획 - The communications management plan provides: • 이해당사자 의사소통 요구 사항들(Stakeholder communication requirements) • 의사 소통 되는 정보 형식, 내용, 상세한 정도(Information to be communicated, including format, content, and level of detail) • 정보 의사소통을 위한 개인들의 책임(Person responsible for communicating the information) • 정보를 접수하는 개인과 그룹들(Person or groups who will receive the information) • 정보를 전달 시 사용하는 메모, 이메일, 발표와 같은 방법과 기술 ( Methods or technologies used to convey the information, such as memoranda, , and/or press releases) • 주단위와 같은 의사소통의 빈도( Frequency of the communication, such as weekly) • 하위 구성원 수준에서 해결할 수 없는 이슈를 위한 시간별 보고 프로세스 정의와 관리자 이름이 부여된 보고체계 ( Escalation process-identifying time frames and the management chain (names) for escalation of issues that cannot be resolved at a lower staff level ) • 프로젝트 프로세스들과 개발로서 의사소통 관리계획을 수정 및 재정의를 위한 방법 ( Method for updating and refining the communications management plan as the project progresses and develops) • 일반 기술에 대한 용어 집 (Glossary of common terminology) 8 - 13

15 1. 의사소통기획(Communication Planning)
The communications management plan can also include guidelines for project status meetings, project team meetings, e-meetings, and . - 의사소통 관리계획은 프로젝트 상황관련회의, 프로젝트 팀 회의 , 전자 회의 및 전자메일을 위한 가이드라인을 포함함. The communications management plan - 의사 소통계획은 공식적 또는 비공식적으로, 매우 상세히 또는 광범위한 체제를 제공하고, 프로젝트의 요구에 기반 - 의사소통 관리 계획의 예의 특성은 다음과 같습니다. • 의사소통 항목(Communications item) : 이해 당사자들에게 배포 될 수 있는 정보 • 목적(Purpose) : 정보 배포를 위한 이유 • 빈도(Frequency) 정보 배포를 몇 번 할 것인지 • 시작일과 종료일 (Start/end dates) : 정보 배포를 위한 시간 프레임 • 형식/매체(Format/medium) : 정보의 짜임새(형식)과 전송매체 • 책임(Responsibility) : 팀 구성원들에 부여된 정보 배포 책임 등이 특성이 8 - 14

16 (Information Distribution)
투입물 (Inputs) .1 Communications Management Plan 도구 및 기법 (Tools & Techniques) 10.2 정보 배포 (Information Distribution) .1 Communications Skills .2 Information Gathering and Retrieval Systems .3 Information Distribution Methods .4 Lessons Learned Process 산출물 (Outputs) .1 Organizational Process Assets (Updates) .2 Requested Changes 8 - 15

17 2. 정보 배포(Information Distribution)
정보 배포 정의: (Information Distribution :Definition) Information Distribution involves making information available to project stakeholders in a timely manner. 정보배포는 적절한 방법으로 프로젝트 이해 당사자들이 정보 이용 가능. 정보 배포 : 투입물 (Information Distribution : Input ) .1 의사소통 관리계획(Communications Management Plan) Described in Section 8 - 16

18 2. 정보 배포(Information Distribution)
정보 배포 : 도구 및 기법 (Information Distribution : Tools and Techniques ) .1 의사소통 기술(Communications Skills) - Communications skills are part of general management skills and are used to exchange information. - General management skills also include the art of managing stakeholder requirements. - Communicating has many dimensions: • 문서화와 구술(Written and oral), 청취와 연설( listening and speaking) • 프로젝트 내부와 외부(고객,매체,대중) Internal (within the project) and external (customer, the media, the public) • 보고서 브리핑 등 공식적인 것 과 비공식인 것(메모, 비정기적인 대화) Formal (reports, briefings) and informal (memos, ad hoc conversations) • 수직적인(조직의 수직구조)와 수평구조(동료들)Vertical (up and down the organization) 2 정보획득 및 검색 시스템(Information Gathering and Retrieval Systems) - 다양한 매체를 통한 정보 획득 및 검색 이 가능함. - 매체 : manual filing systems, electronic databases, project management software, systems that allow access to technical documentation, such as engineering drawings, design specifications, and test plans. 8 - 17

19 - 정보배포는 정보를 수집하고 공유하며 프로젝트 생명주기를 통해 적시에 맞는 방법으로 프로젝트 이해 당사자들에게 분배
2. 정보 배포(Information Distribution) .3 정보 배포 방법(Information Distribution Methods) - 정보배포는 정보를 수집하고 공유하며 프로젝트 생명주기를 통해 적시에 맞는 방법으로 프로젝트 이해 당사자들에게 분배 - 프로젝트 정보 배포 방법 • Project meetings, hard-copy document distribution, manual filing systems, and shared-access electronic databases • Electronic communication and conferencing tools, such as , fax, voice mail, telephone, video and Web conferencing, and Web publishing • Electronic tools for project management, such as Web interfaces to scheduling and project management software, meeting and virtual office support software, portals, and collaborative work management tools. 8 - 18

20 2. 정보 배포(Information Distribution)
.4 교훈 프로세스(Lessons Learned Process) - 교훈은 성공 실패를 정의하는 것에 중점을 두고 미래 프로젝트의 개선을 위한 권고 사항을 포함. - 프로젝트 팀과 이해 당사자들은 기술적인 관리적인 프로젝트의 프로세스 측면에서 교훈 정의 - 교훈은 미래 프로젝트 팀에게 프로젝트 관리의 효과와 효율을 증대 시킬 수 있는 정보 제공. - 프로젝트 관리자는 이해 당사자들을 위해 모든 프로젝트 들을 위해 교훈과 연결되는 행동에 대해 전문가적인 책임을 가져야 함. Some specific results from lessons learned include: • 교훈지식베이스를 수정( Update of the lessons learned knowledge base) • 지식관리시스템의 투입물 (Input to knowledge management system) • 회사의 정책 절차와 프로세스를 수정 (Updated corporate policies, procedures, and processes) • 개선된 비즈니스 스킬 (Improved business skills) • 총체적인 제품과 서비스의 개선 (Overall product and service improvements) • 총체적인 제품과 서비스의 개선 (Updates to the risk management plan) 8 - 19

21 10.2.3 정보 배포 : 산출물 (Information Distribution : Outputs )
.1 조직 프로세스 자산(수정)(Organizational Process Assets (Updates)) • 교훈 문서화(Lessons learned documentation). 정보 배포에 대한 교훈의 형식과 시정조치 선택의 이유, 발생 원인 등은 문서화 • 프로젝트 기록(Project records). - 합의, 메모, 프로젝트를 기술한 문서 등을 포함 - This information should, to the extent possible and appropriate, be maintained in an organized fashion. - Project team members can also maintain records in a project notebook. • 프로젝트 보고(Project reports). Formal and informal project reports detail project status, and include lessons learned, issues logs project closure reports, and outputs from other Knowledge Areas (Chapters 4–12). 8 - 20

22 2. 정보 배포(Information Distribution)
• 프로젝트 프리젠테이션(Project presentations). The project team provides information formally or informally to any or all of the project stakeholders. The information is relevant to the needs of the audience, and the method of presentation is appropriate. • 이해 당사자들로부터 피드백(Feedback from stakeholders) 프로젝트 운영과 관련된 이해 당사자들로부터 접수 된 정보는 배포되고, 프로젝트의 미래 성과를 위해 개선되거나 수정 • 이해 당사자에 통보 (Stakeholder notifications). 정보는 이슈에 대한 해결, 변경승인 일반적인 프로젝트 상태를 이해 당사자들에게 제공 .2 변경 요청 (Requested Changes) - 정보배포에 대한 변경은 프로젝트 계획과 의사소통관리계획을 연계하여 수정. - 변경요청은 (추가,수정, 개정)프로젝트 관리계획과 부수적인 계획들을 재검토, 재구성함으로, 통합 변경 통제 프로세스를 통해 관리 됨. 8 - 21

23 (Performance Reporting)
투입물 (Inputs) .1 Work Performance Information .2 Performance Measurements .3 Forecasted Completion .4 Quality Control Measurements .5 Project Management Plan .6 Approved Change Requests .7 Deliverables 도구 및 기법 (Tools & Techniques) 10.3 성과 보고 (Performance Reporting) .1 Information Presentation Tools .2 Performance Information Gathering and Compilation .3 Status Review Meetings .4 Time Reporting Systems .5 Cost Reporting Systems 산출물 (Outputs) .1 Performance Reports .2 Forecasts .3 Requested Changes .4 Recommended Corrective Actions .5 Organizational Process Assets (Updates) 8 - 22

24 3. Performance Reporting
성과 보고 : 정의 (Performance Reporting: Description) 정의(Definition) : - 성과 보고 프로세스는 모든 기준선 데이터 수집과 이해 당사자에 대한 성과정보 배포 - 성과보고는 프로젝트의 목적 성취를 위해 얼마나 자원이 투입되는지를 포함. - 성과보고는 일반적으로 범위,일정,원가,품질에 대한 정보를 제공 - 많은 프로젝트들은 위험과 구매에 대한 정보도 요구 - 보고서 내용은 이슈들을 이해 할 수 있게 작성 8 - 23

25 3. Performance Reporting
성과 보고 : 투입물 (Performance Reporting: Inputs) .1 작업성과 정보(Work Performance Information) 인도물의 완성 상태와 수행 된 작업 성과정보는 프로젝트 실행 중 수집되고, 성과보고 프로세스에 투입 Collecting the work performance information is discussed in further detail in the Direct and Manage Project Execution process (Section 4.4). .2 성과측정(Performance Measurements) Described in Section and Section .3 완료예측(Forecasted Completion) Described in Section .4 품질통제 측정(Quality Control Measurements) Described in Section .5 프로젝트 관리계획(Project Management Plan) The project management plan provides baseline information (Section 4.3). • 성과측정 기준선(Performance measurement baseline) - 프로젝트 실행 시 프로젝트 작업에 대해 승인된 프로젝트 계획과 비교되고, 편차는 관리통제를 위해 측정됨. - 성과 측정 기준선은 전형적으로 프로젝트의 범위,일정,원가 요소들과 통합되나 또한 기술과 품질 요소들을 포함 할 수 있음 8 - 24

26 3. Performance Reporting
.6 승인된 변경요청(Approved Change Requests) - 승인된 변경요청은 프로젝트 범위 연장 또는 계약, 예측된 원가 수정 , 활동 기간 예측 개정이 승인되고, 이는 프로젝트 팀에 의해 준비 .7 인도물(Deliverables) -. 인도물은 독특하고, 증명 가능한 제품, 결과 -. 프로세스, 단계 또는 프로젝트를 완료하기 위해 생성 해야 하는 서비스 수행 능력. -. 인도물은 종종 외부 인도물 위탁과 관련하여 더욱 엄밀하게 사용 되, 고객 또는 프로젝트 스폰서에 의해 승인을 받게 됨. 8 - 25

27 3. Performance Reporting
성과 보고 : 도구 및 기법 (Performance Reporting: Tools & Techniques) .1 정보 프리젠테이션 도구(Information Presentation Tools) 표 보고서, 스프레드시트 분석, 프리젠테이션 또는 그래픽 수용성을 포함하는 소프트웨어 패키지는 프로젝트 성과 자료를 이용 프리젠테이션 품질 이미지를 높이는데 사용 .2 성과정보 획득 및 수집(Performance Information Gathering and Compilation) 수작업 파일 시스템, 전자 데이터베이스, 프로젝트 관리 소프트웨어 기술문서에 접근이 허용된 시스템, 설계도면,설계사양서, 시험 계획서 등은 성과보고,상태보고, 진행 보고와 같은 예측이 가능. 8 - 26

28 3. Performance Reporting
.3 상황 검토 회의(Status Review Meetings) -. 상황 검토 회의는 프로젝트 정보 교환을 위해 정기적으로 스케줄 됨. -. 다수 프로젝트 중 상황 검토회의는 다양한 횟수와 다른 수준으로 개최 됨. ( 예를 들면, 프로젝트 관리 팀은 주간 자체적으로 주간 회의를 하고, 고객과는 월간 회의를 할 수 있음. ) .4 일정보고시스템(Time Reporting Systems) Time reporting systems record and provide time expended for the project. .5 원가보고시스템(Cost Reporting Systems) Cost reporting systems record and provide the cost expended for the project. 8 - 27

29 3. Performance Reporting
성과 보고 : 산출물 (Performance Reporting: Output) .1 성과보고서(Performance Reports) - 정보를 수집하여 성과보고서를 생성하고, 요약하여 성과측정 기준선과 비교함으로써 분석 결과 제출. - 상황보고, 진행정보보고, 이해 당사자들에 의해 상세히 요구되는 수준에 맞게 보고서 제공. - 성과보고서 형식에는 바차트 S-커브 히스토그램, 도표가 있음 - Earned value 분석 데이터는 종종 성과 보고서의 일 부분으로 포함됨. - 반면에 S-커브는 (원가관리 지식영역의 Figure 7-7 참조 ) Earned value 분석 데이터로 표시 함. 8 - 28

30 성과 보고서 (Performance reports)
수집된 정보를 요약하고 수행된 분석작업 결과를 제시함 의사소통 관리 계획에서 규정된 바와 같이 이해관계자의 정보 요구를 만족시킬 수 있도록 작성 보고 형식 : 바차트, 히스토그램, 라인곡선, 테이블 등이 있음 8 - 29

31 3. Performance Reporting
Figure 10-7 Tabular Performance Report Sample 8 - 30

32 EAC (Estimate At Completion)
변경 요청 (change requests) 프로젝트 성과 보고서 분석은, 프로젝트의 일부 측면에 대한 변경 요구를 발생 이 변경요청은 각종 통제절차에 규정된 바에 따라 처리 예: 범위 변경관리, 일정통제 등 EAC (Estimate At Completion) VAC (Variance At Completion) BAC TIME NOW COST ($) Project Slippage CV AC SV PV SV (t) EV TIME 8 - 31

33 고객, 팀원, 경영층에게 프로젝트 상황에 대해 의사소통 하는 방법 형태 (Type)
일일 실행 항목 보고서 프로젝트 팀에 대한 주간 상황 보고서 경영층에 대한 월간 상황 보고서 고객에 대한 주간 상황보고서 빈도 형식 (Format) 데이터 신뢰도 8 - 32

34 o 위험 주의 정상 중요 프로젝트 보고 (HIPR: High Impact Project Report) Project BCWS
BCWP ACWP CV SV SPI CPI BAC EAC Risk Global Bank Proj... Proj…n o 위험 주의 정상 매월 최고경영층에 보고 위험, 주의, 정상 프로젝트에 대한 정의를 SV, CV 를 기준으로 정함 8 - 33

35 중요프로젝트에 대한 사업부 및 경영층의 지원을 얻기 위한 상승 보고 절차이다 다음에 의해 성과 향상
사업부와 경영층에 대한 보고의 기본이 된다 중요프로젝트에 대한 사업부 및 경영층의 지원을 얻기 위한 상승 보고 절차이다 다음에 의해 성과 향상 매우 중대한 프로젝트에 대해 지원을 촉진 여러 분야에 걸친 프로젝트의 지원에 효과적 프로젝트 정량화에 의한 위험 감소 유사 프로젝트에 대한 교훈 나눔 향상된 안목과 앞선 위험관리를 통해 프로젝트관리에 대한 높은 수준의 접근 8 - 34

36 3. Performance Reporting
.2 예측(Forecasts) -. 프로젝트가 실행되어 작업 성과정보를 기초로 하여 수정되거나 재작성 -. 미래에 영향을 미칠 수 있는 프로젝트의 과거 성과를 기초로 .3 변경요청(Requested Changes) 프로젝트 성과분석은 종종 프로젝트의 여러 측면에서 변경요청을 발생되고, 이 변경요청은 통합 변경 통제 프로세스에서 처리되고 재구조화 됨. .4 시정조치 권고(Recommended Corrective Actions) 프로젝트 관리계획과 연계되어 프로젝트의 예측되는 미래 성과를 성취하기 위한 변경을 포함. .5 조직 프로세스 자산(수정)(Organizational Process Assets (Updates)) -. 교훈 문서는 이슈의 발생 원인, 시정조치 선택 이유, 성과보고와 관련된 모든 것을 포함. -. 교훈은 프로젝트와 수행조직을 위한 실적 정보를 이용 문서화 8 - 35

37 (Manage Stakeholders)
투입물 (Inputs) .1 Communications Management Plan .2 Organizational Process Assets 도구 및 기법 (Tools & Techniques) 10.4 이해당사자 관리 (Manage Stakeholders) .1 Communications Methods .2 Issue Logs 산출물 (Outputs) .1 Resolved Issues .2 Approved Change Requests .3 Approved Corrective Actions .4 Organizational Process Assets (Updates) .5 Project Management Plan (Updates) 8 - 36

38 4. Manage Stakeholders . 1 의사소통 관리계획(Communications Management Plan)
이해당사자 관리 :정의(Manage Stakeholders : Description) - 이해 당사자들의 요구사항 만족 및 이슈해결을 위해 의사소통을 관리. - 이해당사자 관리는 프로젝트 관리자의 책임 이해당사자 관리 :투입물(Manage Stakeholders : Inputs) . 1 의사소통 관리계획(Communications Management Plan) -. 이해 당사자 요구사항 들과 기대들을 통해 이해당사자의 목표,목적, 프로젝트 동안 의사소통 수준을 알 수 있음 -. 요구사항과 기대는 의사소통 관리 계획에 의해 (Section ) 정의하고 분석하고 문서화되어 지며, 프로젝트 관리 계획에 부속되는 계획. .2 조직적인 프로세스 자산(Organizational Process Assets) -. 프로젝트 이슈들이 발생 시, 프로젝트 관리자는 적절한 프로젝트 이해 당사자들과 함께 문제 해결을 위해 공표 됨. 8 - 37

39 4. Manage Stakeholders 이해당사자 관리 :도구 및 기법(Manage Stakeholders : Tools & Techniques) .1 의사소통 기법(Communications Methods) - . 의사소통 관리 계획에서 각 이해 당사자들이 이해당사자 관리 동안 이용하기 위한 의사소통 기법 정의 -. 면대면 회의는 이해 당사자들과 의사소통을 하고 이슈 해결을 위한 가장 효과 적인 수단 -. 면대면 회의가 보장되지 않거나 실제적으로 다국적 프로젝트 인 경우 전화통화, 전자메일 그리고 다른 전자 도구들을 통해 정보와 의견을 교환 함. .2 이슈 로그(Issue Logs) -. An issue log or action-item log is a tool that can be used to document and monitor the resolution of issues. -. 이슈들은 프로젝트나 활동이 되는 게 중요한 것이 아니라, 팀 구성원들을 포함하여 다양한 이해 당사자들 사이의 관계를 좋게 건설적으로 되게 유지 하기 위한 것. -. 이슈는 선언되고 해결할 수 있는 방법을 기술 하고, 이슈담당자가 지정되며, 목표일은 이슈 종료를 위해 설정. -. 미해결 이슈는 갈등과 프로젝트 지연의 중요한 요인. 8 - 38

40 4. Manage Stakeholders 이해당사자 관리 :산출물(Manage Stakeholders : Outputs) .1 이슈 해결(Resolved Issues) 이슈해결의 예를 들면, - 고객들은 계약에 따라 합의하고, 프로젝트 범위 내 변경 요청을 하거나 현 프로젝트의 범위 밖의 변경요청에 대한 논의들이 종료 - 더 많은 구성원들이 프로젝트에 추가되고, 요구된 기술들로 프로젝트를 단축하여 이슈를 종결 - 부족한 인적 자원에 대한 조직경쟁에서 기능관리자와 협상을 통해 프로젝트 지연 방지로 서로 만족한 상태로 해결 - 프로젝트를 위한 재무적인 실행가능성에 대한 이사회에 의해 제기된 이슈들에 대한 해결 안은, 프로젝트가 계획처럼 진행 할 수 있게 승인 됨. .2 승인된 변경 요청 (Approved Change Requests) -. 승인된 변경요청은 구성원관리계획의 이해 당사자 이슈 상태, 변경들을 포함하며, 이는 이해 당사자들과의 의사소통이 얼마나 발생 할 것인가에 따라 수정 사항들을 반영 함. 8 - 39

41 4. Manage Stakeholders .3 승인된 수정조치(Approved Corrective Actions)
-. 승인된 수정조치는 프로젝트 관리 계획과 연계되어, 프로젝트 미래에 기대되는 성과를 위해 변경 .4 조직 프로세스 자산 Organizational Process Assets (Updates) -. 교훈 문서는 이슈의 발생 원인, 시정조치 선택 이유, 성과보고와 관련된 교훈 -. 프로젝트와 수행조직의 실적 자료를 이용하여 문서화 .5 프로젝트 관리계획 (수정)(Project Management Plan (Updates)) The project management plan is updated to reflect the changes made to the communications plan. 8 - 40

42 Closing Project Management Functions & Processes 8 - 41

43 도구 및 기법 (Tools & Techniques)
Closing Project Communication Management Inputs, Tools & Techniques, Outputs Items 투입물 (Inputs) 도구 및 기법 (Tools & Techniques) 산출물 (Outputs) Processes 10.1 의사소통기획 (Human Resource Planning) Inputs .1 Enterprise Environmental Factors .2 Organizational Process Assets .3 Project Scope Statement .4 Project Management Plan Tools & Techniques .1 Communications Requirements Analysis .2 Communications Technology Outputs .1 Communications Management Plan Inputs .1 Communications Management Plan Tools & Techniques .1 Communications Skills .2 Information Gathering and Retrieval Systems .3 Information Distribution Methods .4 Lessons Learned Process Outputs .1 Organizational Process Assets (Updates) .2 Requested Changes 10.2 정보 배포 (Information Distribution) 8 - 42

44 도구 및 기법 (Tools & Techniques)
Closing Project Communication Management Inputs, Tools & Techniques, Outputs Items 투입물 (Inputs) 도구 및 기법 (Tools & Techniques) 산출물 (Outputs) Processes Outputs .1 Performance Reports .2 Forecasts .3 Requested Changes .4 Recommended Corrective Actions .5 Organizational Process Assets (Updates) Inputs .1 Work Performance Information .2 Performance Measurements .3 Forecasted Completion .4 Quality Control Measurements .5 Project Management Plan .6 Approved Change Requests .7 Deliverables Tools & Techniques .1 Information Presentation Tools .2 Performance Information Gathering and Compilation .3 Status Review Meetings .4 Time Reporting Systems .5 Cost Reporting Systems 10.3 성과 보고 (performance Reporting) 10.4 이해당사자 관리 (Manage Stakeholder) Inputs .1 Communications Management Plan .2 Organizational Process Assets Tools & Techniques .1 Communications Methods .2 Issue Logs Outputs .1 Resolved Issues .2 Approved Change Requests .3 Approved Corrective Actions .4 Organizational Process Assets (Updates) .5 Project Management Plan 8 - 43