Chapter 12. 프로젝트 조달관리 (Project Procurement Management)

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1 Chapter 12. 프로젝트 조달관리 (Project Procurement Management)

2 학습도입 [머니투데이 :28] 현대ㆍ기아차가 글로벌 톱 수준의 자동차 품질력을 확보할 수 있었던 배경에는 현대모비스와 남양공업 등 협력업체들의 끊임없는 연구개발(R&D) 노력이 숨어 있다. 우선 지난해 현대차가 자동차 생산 1000만대를 돌파하기 까지 자동차의 핵심 부품인 운전석 모듈과 섀시모듈을 적기에 공급하고 A/S부품 공급을 책임지는 현대모비스의 공이 적지 않았다. 현대ㆍ기아차의 협력사 품질평가에서 최우수(★★★★★) 평가를 받은 남양공업은 품질경영 강화를 위해 사내에 '품질경영시스템'을 마련했다. 이 시스템은 품질시스템, 성과관리시스템, 경영혁신시스템, 정보화시스템, 환경안전시스템 등 총 5개로 구성돼 있다. 자동차의 중추신경계라 할 수 있는 '와이어링 하네스' 전문업체인 세원ECS는 제품 불량률을 싱글 수준인 7PPM으로 낮추는데 성공, 현대차의 품질경영에 일조하고 있다. 세원ECS는 현장 작업자 각각에 대한 작업불량률을 측정해 모든 데이터를 관리하고 월별로 개인별 불량률을 체크해 월례조회 때마다 이를 개선할 수 있는 품질경영활동을 상시화 하고 있다. 이승호기자 상기의 기사를 보면 현대 자동차의 협력업체 R&D외주 부분의 성공적 관리를 통해 품질 확보 및 매출증가의 원동력이 된 것을 알 수 있다.

3 운전석모듈은 척추가 인체를 지탱해 주는 것처럼, 운전석 모듈을 구성하는
운전석 모듈 (오른쪽상단 ) : 운전석모듈은 척추가 인체를 지탱해 주는 것처럼, 운전석 모듈을 구성하는 100여 가지의 부품을 지지해 주는 구조물을 카울크로스멤버(일명 T-bar) 라고 한다. 이 구조물은 차체 양 측면을 가로지르는 스틸파이프와 차체바닥과 연결되는 센터서포트, 기타 주변부품을 고정시켜 주는 소형 브라케트 류로 구성되며, 전체중량은 약 10kg을 넘고 30여 개의 부품을 용접시켜 만든 스틸 구조물이다. 섀시는(오른쪽중간) 주행하는데 필요한 최소한의 기계장치의 모음으로 롤링섀시모듈의 경우, 차체를 지지하는 프레임과 자동차의 심장인 엔진, 그리고 엔진의 열을 식히는 냉각장치와 연료탱크, 구동장치(전륜, 4륜)와 변속기 등으로 이루어진다. 그림에 나온 것이 모두 섀시라고 보시면 되겠습니다 아래의 그림은 자동차 부속품들 입니다.                               

4 학습내용 0. 조달 개요 (Procurement Overview)
1. 구매 및 획득 계획(Plan Purchases and Acquisitions) 2. 계약 체결 계획(Plan Contracting) 3. 공급자 응답 요청(Request Seller Responses) 4. 판매자 선정(Select Sellers) 5. 계약 관리(Contract Administration) 6. 계약 종료(Contract Closure) 12 - 3

5 학습목표 1. 구매(Procurement), 프로젝트 구매관리(Project Procurement Management)의 정의
(Definition)을 이해하고 유사한 정의와의 차이 설명 2. Project Procurement Management의 주요 Processes인 구매 및 획득 계획(Plan Purchases and Acquisitions), 계약 체결 계획 (Plan Contracting), 공급자 응답 요청(Request Seller Responses), 판매자 선정(Select Sellers), 계약관리(Contract Administration), 계약종료(Contract Closure)의 정의와 특성 및 프로젝트 관리 프로세스(Project Management Process)와 연계성을 도식화할 수 있다 3. 구매 관리(Procurement Management)을 위한 다양한 도구 및 기법(Tools & Techniques)을 정확하게 이해하고, 프로젝트 현장에서 적용할 수 있다 12 - 4

6 0. 조달 개요(Procurement Overview)
구매 용어의 정의(Definitions of Procurement Terms) 정의 의 미 사 례 구매 일반재료나 부품처럼 시판되고 있는 것을 매입하는 Process 기성복을 구입 하는 Process 외주 특수한 작업이나 규격에 따라 만들게 하는 Process 맞춤 양복에 해당 되는 Process 조달 자금이나 물자 따위를 제공하는 Process 계약( Contract ) 의 정의 요구되는 Goods 또는 Services를 공급 받고 그 대가를 지불하기 위한 쌍방간의 법적 협약 -. Mutually binding agreement(공급자와 구매자가 상호 결합된 협약) -. Legal relationship subject to remedy in the court(법정에서 구제 받을 수 있는 법적인 관계) -. Project risks can be Avoid and or mitigated (위험의 회피/완화) -. Agreement ,subcontract, purchase order, commitment(계약의 적용에 따라 다른 표현) 12 - 5

7 0. 조달 개요(Procurement Overview)
구매관리(Procurement Management) : 구매관리란 작업수행을 위해 외부로부터 필요한 제품 서비스 결과(산출물)를 구매,획득하는 프로세스 ( the processes to purchase or acquire the products, services, or results needed from outside the project team to perform the work) Project 조직은 계약에 따라 제품,서비스,결과(산출)물에 대한 공급자인 동시에 구매자가 되기도 함 ( The organization can be either the buyer or seller of the product, service, or results under a contract.) 12 - 6

8 0. 조달 개요(Procurement Overview)
Basic Approach to Procurement Management Procurement Organization Buyer(구매자): client, customer, prime contractor, contractor, acquiring organization, governmental agency, service requestor, or purchaser Seller(공급자) : contractor,subcontractor, vendor, service provider, supplier Contract의 조건 The seller will typically manage the work as a project if the acquisition is not just for materiel, goods, or common products. 공급자는 획득 시 자재,상품,일반적인 제품 이 아닌 경우에는 전형적인 경우 그 업무를 프로젝트로서 관리할 것입니다 Buyer becomes the customer, and is thus a key project stakeholder for the Seller 구매자는 고객이 되며 또한 중요한 프로젝트 이해 당사자 Seller’s project management team is concerned with all the processes of project management, not just with those of this Knowledge Area 공급자의 프로젝트 관리 팀은 구매관련 지식영역 뿐만 아니라 프로젝트관리의 모든 프로세스와 관련 Terms and conditions of the contract become key inputs to many of the seller’s management processes. - 계약 용어와 조건은 많은 공급자의 관리 프로세스의 주요 투입물, - 계약은 major deliverables, key milestones, cost objectives 에 영향을 주기도 하고, 인력 투입 시 구매자의 승인을 받아야 하는 조항은 프로젝트 팀의 선택을 제한 12 - 7

9 ( 구매자 ) PM Knowledge Area 영역 (공급자)
0. 조달 개요(Procurement Overview) 구매관리의 가정(Procurement Assumption) This chapter assumes that the buyer of items for the project is within the project team and that the seller is external to the project team. 프로젝트의 구매자는 프로젝트 팀 내에 있으며 공급자는 프로젝트팀의 외부에 있는 것으로 가정하고 있음. Project 팀 외부 Project 팀 내부 Project 팀 외부 Project Team Procurement Integration Scope Time Cost Quality Human resource Communication Risk 공급자 고객 ( 구매자 ) PM Knowledge Area 영역 (공급자) 12 - 8

10 0. 조달 개요(Procurement Overview)
12. 프로젝트 구매관리 (Project Procurement Management) 12.1 구매획득 계획수립 Plan Purchases and Acquisitions 12.2 계약 체결 계획 Plan Contracting 12.3 공급자 응답 요청 Request Seller Responses 12.6계약 종료 Contract Closure 12.4 판매자 선정 Select Sellers 12.5계약관리 Contract Administration Inputs Tools and Techniques Outputs 12 - 9

11 0. 조달 개요(Procurement Overview)

12 12.1 구매획득계획수립 (Plan Procurement and
1. Plan purchases & Acquisitions 투입물 (Inputs) .1 Enterprise Environmental Factors .2 Organizational Process Assets .3 Project Scope Statement .4 Work Breakdown Structure .5 WBS Dictionary .6 Project Management Plan 12.1 구매획득계획수립 (Plan Procurement and Acquisition) 도구 및 기법 (Tools & Techniques) .1 Make-or-Buy Analysis .2 Expert Judgment. 3 Contract Types 산출물 (Outputs) .1 Procurement Management Plan .2 Contract Statement of Work .3 Make-or-Buy Decisions .4 Requested Changes

13 1. Plan purchases & Acquisitions
정의(Definition) : 외부조직으로부터 제품,서비스 등의 구매획득을 최적화 할 수 있는 구매 획득 계획을 수립하는 프로세스이며, 프로젝트 수행 중 프로젝트 팀에 의해 수행되는 프로세스 (identifies which project needs can best be met by purchasing or acquiring products, services, or results outside the project organization, and which project needs can be accomplished by the project team during project execution.) One of the key processes The Plan Purchases and Acquisitions process also includes consideration of potential sellers, particularly if the buyer wishes to exercise some degree of influence or control over contracting decisions 구매자는 계약결정시 영향과 통제를 위해 잠재적인 공급자에 대한 고려사항을 포함 The project schedule can significantly influence the Plan Purchases and Acquisitions process. 프로젝트 일정은 구매획득 계획을 수립하는 프로세스에 중요한 영향 줌 구매관리계획( the procurement management plan)은 프로젝트일정(project schedule)과 일정 개발(Schedule Development) (Section 6.5), 활동자원추정 Activity Resource Estimating (Section 6.3) 그리고 make-or-buy decisions과 통합 reviewing the risks involved in each make-or-buy decision; it also includes reviewing the type of contract planned to be used with respect to mitigating risks and transferring risks to the seller. 자체제작 또는 외주여부(make or buy)의사결정시 위험에 대한 검토를 하며 위험을 완화시키거나 전가 시키기 위해 적용되는 프로세스

14 1. Plan purchases & Acquisitions
구매 획득 계획 수립:투입물(Plan Purchases & Acquisitions:Inputs) .1 기업 환경 요인(Enterprise Environmental Factors) Enterprise environmental factors (Section ) that are considered include the conditions of the marketplace and what products, services, and results are available in the marketplace, from whom and under what terms and conditions. 시장상황과 제품,서비스 결과들이 시장에서 누구로부터 어떤 조건 하에서 가용한지 고려 .2 조직 프로세스 자산(Organizational Process Assets) 조직의 공식적 비공식적 구매관련방침, 절차, 기준선, 그리고 기존에 사용된 계약형태의 선정과 구매관리 계획의 개발을 고려하는 구매 관리시스템을 제공합니다. - 프로젝트에 적용할 구매방침은 일반적으로 두 가지 형태의 방침으로 채택(Section ). 구매방침(Procurement Policy)은 - limiting the use of simple purchase orders(간단한 구매 오더 사용 제한) - 공급자의 규모에 대한 요구사항. 구매자의 make-or-buy의사결정에 대한 능력, 계약의 장기적인 형식의 사용을 위한 모든 구매에 대한 정책을 포함하게 Organizations in some application areas 조직은 또한 미리 선정하거나 사전에 검증 된 공급자들의 체계화된 다중 공급자 시스템을 통해서 직거래하는 공급자 수를 감소 시키고 확장된 공급 망을 구축

15 1. Plan purchases & Acquisitions
.3 프로젝트 범위 기술서(Project Scope Statement) (described in Section ) 공급자와 구매자간의 제약 사항 - One of the most common constraints for many projects is availability of funds. 많은 프로젝트중 가장 일반적인 제약 사항은 자금의 가용성 - Other constraints can involve required delivery dates, available skilled resources, and organizational policies ( 다른 제약사항 들은 납기, 기술력 있는 자원, 조직의 정책들이 포함 ) 계약서와 법적인 요구사항 들은 건강 안전 성과환경 보험 지적 자산권 동등한 고용기회 면허 허용 등을 포함. Scope Statement 프로젝트 정의(사업 필요성, 향후 평가 기준 등) 프로젝트 제품(프로젝트에서 생산되는 제품이나 서비스의 개괄적인 설명) 프로젝트 추진단계별 산출물 목록 프로젝트 목표(일정, 비용, 품질 등) .4 작업분류체계(Work Breakdown Structure) - WBS는 프로젝트의 인도물과 프로젝트의 모든 Component간의 관계를 제공

16 1. Plan purchases & Acquisitions
.5 작업분류체계사전(WBS Dictionary) - WBS생성(Create WBS)의 산출물 - 상세한 과업 기술서를 제공, 각 인도물의 생산을 위해 요구되는 WBS내의 작업에 대한 기술서 제공 . 6 프로젝트 관리 계획(Project Management Plan) (described in Section 4.3) 위험등록 (Risk register) (Section ). Contains risk-related information such as the identified risks, risk owners, and risk responses. 위험관련 계약을 위한 협약( Risk-related contractual agreements) (Section ). Includes agreements for insurance, services, and other items as appropriate, that are prepared to specify each party’s responsibility for specific risks, should they occur. 활동자원요구항목(Activity resource requirements) (Section ). 프로젝트 일정(Project schedule )(Section ). 활동 원가 산정(Activity cost estimates) (Section ). 원가기준선(Cost baseline) (Section ).

17 1. Plan purchases & Acquisitions
구매획득계획 수립: 도구 및 기법 (Plan purchases & Acquisitions : Tools and Techniques) .1 자체제작 또는 외주여부 분석(Make-or-buy analysis) 프로젝트 기획 프로세스에서 확정 주요 고려사항 원가(Cost) : Cost budget에 대한 제약 자체 공급능력(Productive use of in house capacity) 관리 업무량(Level of control requirement) 공급자의 공급능력(Supplier availability) 요구되는 투자비 수준 미래에 대한 Long-range strategy of the project Organization

18 1. Plan purchases & Acquisitions
.2 전문가 판단(Expert judgment ) - 전문가의 구매판단은 공급자의 제안서를 평가함으로 평가 항목수정 또는 개발 될 수 있음 - 전문가의 법적인 판단은 표준 구매 용어와 조항에 대한 법률가의 서비스를 포함함. .3 계약방식 (Contract types) The type of contract used and the specific contract terms and conditions set the degree of risk being assumed by both the buyer and seller. 기존의 계약형태 계약용어와 조건위험정도에 따라 구매자와 공급자에 의해 인정된 계약 확정가계약(Fixed Price or Lump Sum Contract) - fixed total price for a well-defined product. - include incentives for meeting or exceeding selected project objectives, such as schedule targets. - The simplest form of a fixed-price contract is a purchase order for a specified item to be delivered by a specified date for a specified price.

19 1. Plan purchases & Acquisitions
원가정산계약 방식(Cost Reimbursable Contract) - 공급자의 실제 원가에 공급자의 이윤을 포함한 비용을 지불하는 방식 - Cost-Plus-Fee (CPF) or Cost-Plus-Percentage of Cost (CPPC). 실제 수행된 원가에 동의 된 원가 비율로 계산된 금액을 합하여 계산하여 지불하는 계산 방식으로 미 국방성 등에서는 이런 계약을 할 수 없음 - Cost-Plus-Fixed-Fee (CPFF). 공급자는 계약작업을 수행 시 허용원가와 이 산정된 프로젝트 원가의 비율로 고정된 금액을 받게 됨. 프로젝트 범위가 변하지 않는 한 확정가 계약이됨. - Cost-Plus-Incentive-Fee (CPIF). 공급자는 계약작업을 수행 시의 허용된 원가와 계약서의 성과목표수준 달성으로 인센티브인 보너스금액을 받게 됨. 최종원가가 기대원가보다 적게 투입된 경우 사전에 협상한 방식에 기초하여 금액 절감으로 구매자와 공급자는 이득을 보게 됨.

20 1. Plan purchases & Acquisitions
시간과 자재계약(Time & Material Contract) = Unit Price Contract + Material Cost - T&M contracts are a hybrid type of contractual arrangement that contains aspects of both cost-reimbursable and fixed-price type arrangements. -. 확정가 계약과 원가정산계약 방식을 혼합한 형태

21 공급자 Seller(Contractor)
1. Plan purchases & Acquisitions Contract Type 과 Risk Allocation 관계도 Scope of work Uncertainty Degree of risk Suggested risk allocation Contract types Very little Partial Complete High Low Moderate 공급자 Seller(Contractor) Medium Owner(Buyer) 발주자 CPPF 100% CPIF CPFF FPPI FFP

22 1. Plan procurement & Acquisition
구매획득계획 수립: 산출물(Plan Purchases & Acquisitions : Outputs) .1 구매 관리 계획서(Procurement management plan) 구매 프로세스들이 구매서류작성부터 계약종료까지 어떻게 관리 할 것 인지에 대한 계획 - 계약방식, 독립된 평가항목준비,필요 시 표준화된 구매 서류, 다수공급자에 대한 관리, - 일정 Setting으로 납기관리, 구매또는 제조의사결정과 Activity Resource estimating과 Schedule development processes와 연계 - 계획된 구매 획득에 영향을 줄 수 있는 제약사항 및 가정에 대한 정의, - 공급자가 계약된 WBS에 대한 개발과 유지보수에 대한 지침서 제공, - 가능하면 과거 경험 있는 공급자에 대한 사전 확인 및 선정기준 정의 - Procurement metrics는 계약관리와 과 공급자 평가를 할 수 있게 함. .2 과업기술서 계약(Contract Statement of work: SOW) 상세 조달항목 분류(공급자의 공급능력 확인가능 수준) 공급자 공급항목 세분 지침 부수적인 업무수행 지침, 작성양식 등

23 1. Plan procurement & Acquisition
.3 제조 구매 의사결정 (Make-or-Buy Decisions) - 구매할 것인지 제조(개발)할 것인지 문서화된 의사결정 - 위험의 정의에 따라 보험정책 또는 Performance채권으로 위험을 고려한 의사결정 The documented decisions of what project products, services, or results will be either be acquired or will be developed by the project team. This may include decisions to buy insurance policies or performance bonds contracts to address some of the identified risks. .4 변경요청서 (Requested Changes) -. 구매 획득 계획수립 프로세스에 따라 프로젝트 관리 계획과 다른 계획, 요소들에 대한 변경 요청 -. 통합변경관리 프로세스를 통해 검토하거나 수정절차로 처리됩니다 Requested changes (Section 4.4) to the project management plan and its subsidiary plans and other components may result from the Plan Purchases and Acquisition process. Requested changes are processed for review and disposition through the Integrated Change Control process (Section 4.6).

24 12.2 계약 체결 계획 (Plan Contracting)
투입물 (Inputs) .1 Procurement Management Plan .2 Contract Statement of Work .3 Make-or-Buy Decisions. .4 Project Management Plan (Risk register, Risk-related contractual agreement, resource requirements,project schedule,activity cost estimate, cost baseline ) 12.2 계약 체결 계획 (Plan Contracting) 도구 및 기법 (Tools & Techniques) .1 Standard forms .2 Expert Judgment 산출물 (Outputs) .1 Procurement Documents .2 Evaluation criteria .3 Contract Statement of Work(Updates)

25 2. Plan Contracting 계약 체결 계획: 정의 (Plan Contracting: Definition ) 계약 프로세스는 공급자 제안요청과 판매자 선정을 지원하기위해 필요한 서류를 준비하는 프로세스 The Plan Contracting process prepares the documents needed to support the Request Seller Responses process and Select Sellers process. 계약 체결 계획 : 투입물 (Plan Contracting: Input ) .1 구매관리계획 (Procurement Management Plan) Described in Section .2 과업기술서 계약 (Contract Statement of Work) Described in Section 12.1. .3 자체제작 또는 외주여부 분석 (Make-or-Buy Decisions ) (Section 12.1) documented in the issued list of items to be purchased or acquired and those items to be produced by the project team. .4 프로젝트 관리계획 (Project Management Plan)은 다음을 포함. -. 위험등록 (Risk register) (Section ). -. 위험관련 계약을 위한 협약( Risk-related contractual agreements) (Section ). -. 활동자원요구항목(Activity resource requirements) (Section ). -. 프로젝트 일정(Project schedule )(Section )은 구매서류의 작성으로 프로젝트 일정인 납기일과 밀접하게 정련화 -. 활동 원가 산정(Activity cost estimates) (Section ). -. 원가 기준선(Cost baseline) (Section )

26 2. Plan Contracting 계약 체결 계획 : 도구 및 기법 (Plan Contracting: Tools and Techniques ) .1 표준화된 문서 (Standard Forms) 표준계약서(standard contracts), 구매상품의 표준기술서(standard descriptions of procurement items), 비공개계약(non-disclosure agreements), 제안평가항목목록(proposal evaluation criteria checklists), or 필요한 입찰서류의 모든 부분의 표준화된 버전관리(standardized versions of all parts of the needed bid documents) 구매자와 공급자간의 지적재산권 거래에 대한문제는 상호간의 지적인 자산 정보에 대해 공개이전에 비공개 계약 협정이 되 있는지 확인 .2 전문가적 판단 (Expert Judgment) Described in Section

27 12.2.3 계약 체결 계획 : 산출물 (Plan Contracting: Outputs )
.1 구매문서(Procurement Documents) : - 구매문서(Procurement Documents)는 전망 있는 공급자로부터 제안서를 찾기 위해 이용 - 입찰서,의향서,질의서 같은 용어는 판매자 선정의사결정을 가격에 기초 하는경우 조로사용 - 제안서는 기술적인 능력 또는 기술적인 접근과 같은 다른 고려 사항 들이 탁월 할 경우 사용 구매서류 특 징 IFB (Invitation For Bid) 입찰요청서 Clear & Accurate Description High Dollar Value Lowest Bidder Selection (Quality Level Low) Fraud, Collusion, Dishonest Conduct Negotiation do not Need RFP (Request For Proposal): 제안요청서 High Dollar Value Lack Description Buyer는 Negotiation 의존(가격, 품질, 일정 등의 최적화) RFQ (Request For Quotation) 견적요청서 RFP와 유사 소량의 Unilateral (편무계약) Purchasing시 활용

28 2. Plan Contracting .2 평가기준(Evaluation criteria)
- Evaluation criteria are developed and used to rate or score proposals. 프로젝트 요구사항의 반영여부 가격평가: 공급금액 또는 수명주기 원가(Overall or Life Cycle Cost) 기술성 능력(Technical Capability) 프로젝트관리 수준(Management Approach) 재무구조(Financial Approach) 생산능력과 이해(Production Capacity and interest) 사업규모와 형태(Business size and type) 공급자에 대한 평판(References) 지적소유권(Intellectual property rights) 독점권주장(Proprietary rights) .3 과업기술서 계약 갱신(Contract Statement of work (updates)) Modifications to one or more contract statements of work (Section ) can be identified during procurement documentation development.

29 3. Request Seller Responses
투입물 (Inputs) .1 Organizational Process Assets .2 Procurement Management Plan .3 Procurement Document 도구 및 기법 (Tools & Techniques) 12.3 구매제안요청 (Request Seller Responses) .1 Bidder Conferences .2 Advertising .3 Develop Qualified Sellers List 산출물 (Outputs) .1 Qualified Sellers List .2 Procurement Document Package .3 Proposals

30 3. Request Seller Responses
공급자제안 요청:정의 (Request Seller Responses: Description) 정의(Definition) : 공급자 제안 요청 프로세스는 공급자로부터 입찰 서와 제안서를 통해 프로젝트 요구사항을 얼마나 충족 시킬 수 있는지 제안을 받는 프로세스 (The Request Seller Responses process obtains responses, such as bids and proposals, from prospective sellers on how project requirements can be met.) 공급자제안 요청: 투입물 (Request Seller Responses: Inputs) .1 조직 프로세스 자산 (Organizational Process Assets ) 입찰, 제안 작업에 대한 질의에 대한 응답을 해 줄 수 있는, 전망 있고 사전에 검증된 (자격 있는) 공급자들의 정보인, 입찰자 목록과 파일을 자산화하고 관리 ( Some organizations, as part of their organizational process assets, maintain lists or files with information on prospective and previously qualified sellers, sometimes called bidders, who can be asked to bid, propose, or quote on work.) .2 구매관리계획 (Procurement Management Plan) Described in Section .3 구매문서 (Procurement Documents) Described in Section

31 3. Request Seller Responses
Tools & Techniques) .1 입찰자 회의(Bidders conferences, Vendor Conferences, Contractor Conferences, pre-bid Conferences) 입찰서(제안서) 준비 전에 공급업체 모임 발주자의 요구사항, 기술규격, 계약조건 등 확인 질의 응답자료는 구매서류에 추가 가능 .2 광고(Advertising) 공개 경쟁 조달 시 신문 등에 공시 .3 검증된 공급자 목록(Develop Qualified Sellers List) (1) 정보목록과 같이, 조직의 자산화 된 미리 준비된 정보로부터 개발 (2) 일반적인 정보는 인터넷, 도서관, 디렉토리 관련된 지역 연합회 거래 카탈로그 비슷한 자원으로부터 정보를 획득. (3) 구매서류는 공급자가 되기 위한 거래선 등을 포함하여 가능성 있는 공급자들에게 보냄

32 3. Request Seller Responses
공급자제안 요청: 산출물 (Request Seller Responses: Outputs) .1 검증된 공급자 목록 (Qualified Sellers List) 제안서나 질의서 제출을 요청 받게 되는 공급자들의 목록. ( The qualified sellers list are those sellers who are asked to submit a proposal or quotation.) .2 구매문서패키지 (Procurement Document Package) 각 공급자에게 보내지는 구매자의 공식화된 문서이고, 공급자가 구매서류에 요청된 제품 서비스, 결과 물에 대한 입찰준비를 하는데 기초가 되는 문서 ( The procurement document package is a buyer-prepared formal request sent to each seller and is the basis upon which a seller prepares a bid for the requested products, services, or results that are defined and described in the procurement documentation.) .3 제안서 (Proposals) 제안서는 구매서류에 기술된 제품서비스 결과 물을 제공하기위해 공급자의 능력을 공급자가 직접 작성한 서류 ( Proposals are seller-prepared documents that describe the seller’s ability and willingness to provide the requested products, services, or results described in the procurement documentation.)

33 4. Select Sellers 12.4.1 투입물 (Inputs) 12.4.2 도구 및 기법
.1 Organizational Process Assets .2 Procurement Management Plan .3 Evaluation Criteria .4 Procurement Document Package .5 Proposals .6 Qualified Sellers List .7 Project Management Plan • Risk register • Risk-related contractual agreements 도구 및 기법 (Tools & Techniques) .1 Weighting System .2 Independent Estimates .3 Screening System .4 Contract Negotiati .5 Seller Rating Systems .6 Expert Judgment .7 Proposal Evaluation Techniques 12.4 판매자 선정 (select Sellers) 산출물 (Outputs) .1 Selected Sellers .2 Contract .3 Contract Management Plan .4 Resource Availability .5 Procurement Management Plan (Updates) .6 Requested Changes

34 하나 또는 그 이상의 공급자를 선정 하기위해, 제안서를 접수하여 평가항목을 적용하여
4. Select Sellers 판매자 선정 :정의( Select Sellers : Description) 하나 또는 그 이상의 공급자를 선정 하기위해, 제안서를 접수하여 평가항목을 적용하여 공급자의 자격과 승인을 부여하는 프로세스 receives bids or proposals and applies evaluation criteria, as applicable, to select one or more sellers who are both qualified and acceptable as a seller. 판매자 선정 시 가격 또는 원가가 일차적인 결정 사항(the lowest proposed price may not be the lowest cost if the seller proves unable to deliver the products, services, or results in a timely manner) 제안서는 기술력과 경제성을 분리하여 평가 납기와 품질 요구사항에 대한 위험을 완화시키기 위한 다수공급자가 선정고려 to mitigate risks that can be associated with issues such as delivery schedules and quality requirements. 객관적인 판단을 위해 가중치 시스템 적용 계약협상을 위한 공급업체의 서열화

35 4. Select Sellers 12.4.1 판매자 선정 :투입물( Select Sellers : Inputs)
.1 조직 프로세스 자산 Organizational Process Assets 제안서 평가에 영향을 주는 공식적인 프로젝트 구매정책 involved in project procurement typically have formal policies that affect the evaluation of proposals. .2 구매관리계획 (Procurement Management Plan) Described in Section .3 평가 항목(Evaluation Criteria) - 공급자의 이전에 생산한 제품 서비스 또는 공급자의 능력과 제품에 대한 품질 등 (the supplier’s previously produced products, services, or results for the purpose of providing a way to evaluate the supplier’s capabilities and quality of products.) .4 구매문서패키지(Procurement Document Package) Described in Section

36 4. Select Sellers .5 제안서 (Proposals)
평가체계에 의해 성공적인 판매자 선정을 하게 될 기본적인 정보를, 공급자가 작성한 구매서류 ( procurement document package (Section ) form the basic set of information that will be used by an evaluation body to select one or more successful bidders (sellers).) .6 검증된 공급자 목록(Qualified Sellers List ) Described in Section .7 프로젝트 관리계획 (Project Management Plan) 프로젝트관리를 위한 총괄적인 계획과 부차적인 계획 및 요소들을 포함하고 판매자 선정 프로세스동안 고려 되야 할 계획들을 포함 (overall plan for managing the project and includes subsidiary plans and other components. To the extent that other component documents are available, they are considered during the Select Sellers process. Other documents that are often considered include: ) • Risk register (Section ). • Risk-related contractual agreements (Section ).

37 4. Select Sellers 판매자 선정 :도구 및 기법( Select Sellers : Tools & Techniques) .1 가중치 부여 체계(Weighting system) - A weighting system is a method for quantifying qualitative data to minimize the effect of personal prejudice on seller selection. 평가기준의 정량화로 주관적 의견 배제 , 평가항목에 가중치 및 비율 부여 .2 독자적인 가격산정(Independent estimates) This independent estimate is sometimes referred to as a “should-cost” estimate. 입찰 또는 제안 가격 대비를 위한 원가 산정, 가격차이가 너무 클 때는 원칙적으로 배제 Should-Cost Estimate. An estimate of the cost of a product or service used to provide an assessment of the reasonableness of a prospective seller’s proposed cost. .3 선별체계(Screening system) A screening system involves establishing minimum requirements of performance for one or more of the evaluation criteria, and can employ a weighting system and independent estimates. 요구사항에 대한 최저 한계 설정(PM을 위한 PMP 요구)

38 4. Select Sellers .4 계약 협상(Contract negotiation) Contract negotiation clarifies the structure and requirements of the contract so that mutual agreement can be reached prior to signing the contract. Deviation Clarification(Scope, Spec. 등) 발주자 요구조건 및 계약조항 협의 책임 및 권한 공급항목 별 가격 대금 지급 등 .5 공급자 순위시스템 (Seller Rating Systems) 공급자의 과거 성과 품질 등급 납기 성과 그리고 계약 준수성 등 정보를 통해 공급자 등급시스템을 개발 the seller’s past performance, quality ratings, delivery performance, and contractual compliance. during the Contract Administration process for previous sellers is one source of relevant information. addition to the proposal evaluations screening system to select sellers.

39 4. Select Sellers .6 전문가 판단 (Expert Judgment)
제안된 제안서와 계약서에 대해 전문가로 구성된 다수의 팀에 의해 검토가 수행 됨 This can include expertise from functional disciplines, such as contracts, legal, finance, accounting, engineering, design, research, development, sales, and manufacturing. .7 제안평가기술 (Proposal Evaluation Techniques ) - Many different techniques can be used to rate and score proposals, but all will use some expert judgment and some form of evaluation criteria (Section ). - The proposal evaluation then uses inputs from multiple reviewers that are obtained during the Select Sellers process, and any significant differences in scoring are resolved. Weighting system Screening system Seller rating system

40 4. Select Sellers 12.4.2 판매자 선정 :산출물( Select Sellers : Outputs)
.1 선정된 공급자 (Selected Sellers) 제안서 입찰 평가에 기초하여 공급자를 선정하는 프로세스 The sellers selected are those sellers who have been judged to be in a competitive range based upon the outcome of the proposal or bid evaluation, and who have negotiated a draft contract, which will be the actual contract when an award is made. .2 계약(Contract) A contract is awarded to each selected seller. The contract can be in the form of a complex document or a simple purchase order. Specified Product 공급과 대가 지급 목적 Mutually binding agreement 계약서 서명 및 계약 발효 Legal relationship subject to remedy in the court

41 4. Select Sellers .3 계약관리계획 (Contract Management Plan)
- 구매자와 공급자의 합의에 의한 문서, 납기, 성과 요구사항에 대한 계약관리 계획 - 계약 전주기에 걸쳐 계약관리활동을 수행 The plan covers the contract administration activities throughout the life of the contact. .4 자원의 가용성(Resource Availability) 자원의 사용 여부에 대한 정량화 된 문서 The quantity and availability of resources and those dates on which each specific resource can be active or idle are documented. .5 구매관리계획 수정 (Procurement Management Plan (Updates)) The procurement management plan (Section ) is updated to reflect any approved change requests (Section ) that affect procurement management. .6 변경요청서 (Requested Changes) 프로젝트 일정과 구매관리계획이 수정될 수 있으며 통합변화통제시스템을 통해 검토됨. Requested changes to the project management plan and its subsidiary plans and other components, such as the project schedule (Section ) and procurement management plan, may result from the Select Sellers process Requested changes are processed for review and disposition through the Integrated Change Control process (Section 4.6).

42 5. Contract Administration
투입물 (Inputs) .1 Contract .2 Contract Management Plan .3 Selected Sellers .4 Performance Reports .5 Approved Change Requests .6 Work Performance Information 도구 및 기법 (Tools & Techniques) .1 Contract Change Control System .2 Buyer-Conducted Performance Review .3 Inspections and Audits .4 Performance Reporting .5 Payment System .6 Claims Administration .7 Records Management System .8 Information Technology 12.5 계약관리 (Contract Administration) 산출물 (Outputs) .1 Contract Documentation .2 Requested Changes .3 Recommended Corrective Actions .4 Organizational Process Assets (Updates) .5 Project Management Plan (Updates) • Procurement management plan. • Contract management plan.

43 5. Contract Administration
계약관리 : 정의 (Contract Administration : Description) 공급자가 계약요구사항을 충족시키는지 확인하는 프로세스 (It is the process of ensuring that the seller’s performance meet contractual requirements and that the buyer performs according to the terms of the contract.) 프로젝트 계획 실행에 대해 Monitoring 하는 프로세스 통합 관리 : 적절한 시기에 계약자의 작업에 인증을 하기위해 프로젝트 실행을 지시 관리 Direct and Manage Project Execution (Section 4.4) to authorize the contractor’s work at the appropriate time 성과 보고서 : 공급자가 수행한 원가 일정 기술적 성과를 모니터링하고 성과를 기록 Performance Reporting (Section 10.3) to monitor contractor cost, schedule, and technical performance

44 5. Contract Administration
품질 관리 : 공급자의 제품이 적절한지 검증하고 검사하는 품질관리 Perform Quality Control (Section 8.3) to inspect and verify the adequacy of the contractor’s product 변경 관리 : 통합변경관리를 통해 변경사항에 대한 승인 Integrated Change Control (Section 4.6) to assure that changes are properly approved, and that all those with a need to know are aware of such changes 대가 지급(financial management ) : 공급자에게 지불하는 사항에 대한 감사 Contract administration also has a financial management component that involves monitoring of payments to the seller. 위험관리 : 위험을 완화시키기 위해 위험을 모니터링하고 통제 Risk Monitoring and Control (Section 11.6) to ensure that risks are mitigated. 공급자간의 인터페이스 관리 등

45 5. Contract Administration
계약관리 : 투입물 (Contract Administration : Inputs) .1 계약서 (Contract) Described in Section .2 계약관리계획(Contract Management Plan) Described in Section .3 판매자 선정 (Selected Sellers) Described in Section .4 성과보고서 (Performance Reports) 공급자 성과와 관련된 문서를 포함 공급자가 개발한 개발 문서와 다른 인도물들에 대한 정보는 계약서의 문구와 일치되게 제공 • Seller-developed technical documentation and other deliverables information provided in accordance with the terms of the contract • Seller performance reports (Section ). .5 승인된 변경 요청(Approved Change Requests) Modifications to the terms and conditions of the contract, including the contract statement of work, pricing, and description of the products, services, or results to be provided. All changes are formally documented in writing and approved before being implemented. 계약서상이 문구와 조건을 수정하는 것이며 작업기술서 계약, 가격, 제공된 제품 서비스 결과물에 대한 설명 포함.

46 5. Contract Administration
.6 작업수행 정보(Work Performance Information) 프로젝트 실행에 따른 성과보고서 quality standards are being met, what costs have been incurred or committed, seller invoices, etc., is collected as part of project execution. - 공급자 성과보고서는 산출물의 완료 여부 확인 - 공급자는 또한 지불 송장을 제출하여 기성에 대한 완료금액을 요청 - 필요한 첨부 서류는 계약서에 정의됨 Reports indicate which deliverables have been completed and which have not. The seller must also submit invoices (sometimes called bills or requests for payment) on a timely basis to request payment for work performed. Invoicing requirements, including necessary supporting documentation, are defined within the contract.

47 5. Contract Administration
계약관리: 도구 및 기법 (Contract Administration : Tools and Techniques) .1 계약변경통제시스템(Contract Change Control System) 문서화,추적시스템,분쟁해결절차 권한 변경을 위한 승인 수준을 포함 It includes the paperwork, tracking systems, dispute resolution procedures, and approval levels necessary for authorizing changes. 계약변경통제시스템은 통합 변경통제시스템과 통합됨 The contract change control system is integrated with the integrated change control system. .2 구매자관점의 성과검사 (Buyer-Conducted Performance Review) 공급자의 능력평가 및 계약준수사항 작업 명세서에 따른 진행사항, 성과의 성공 실패를 구매자관점에서 검사 The objective of a performance review is to identify performance successes or failures, progress with respect to the contract statement of work, and contract non-compliance that allows the buyer to quantify the seller’s demonstrated ability or inability to perform work.

48 5. Contract Administration
.3 검사와 감사 (Inspections and Audits) 프로젝트의 실행동안 공급자의 작업절차나 산출물에 대한 취약점을 정의하여 계약문서에 규정된 공급자에 의한 지원과 구매자에 의한 요구사항을 검사 및 감사 Inspections and audits (Section ), required by the buyer and supported by the seller as specified in the contract documentation, can be conducted during execution of the project to identify any weaknesses in the seller’s work processes or deliverables. - 검사 : 결함이 있다는 전제 하에 산출물 등에 대한 결함을 찾아내는 것 - 감사 : 해당 작업절차를 준거성에 맞게 수행하였는가를 확인 하는 것 .4 성과보고서 (Performance Reporting) 진도관리 기준 및 보고서식 월간 또는 분기 및 계약수행 중간보고 등 .5 지불시스템 (Payment System) 공급자에 대한 지불은 구매자의 회계의 지급시스템에 의해 처리 Payments to the seller are usually handled by the accounts payable system of the buyer. (Section ).

49 5. Contract Administration
.6 크레임 관리 (Claims Administration) - Contested changes (분쟁을 야기시키는 변경)and constructive changes(구조적인 변경)는 공급자와 구매자간의 변화에 대한 동의를 서로 하지 않는 분쟁상태 - Contested changes은 claims, disputes, or appeals로 불리고 있음. - Claims대해서는 계약 사항과 일치시키기 위해 계약 주기동안 문서화, 감시,관리가 됨. - These contract clauses can involve arbitration or litigation, and can be invoked prior to or after contract closure. .7 기록관리 시스템 (Records Management System) - 자동화 툴과 관련된 통제기능으로 project management information system(PMIS)의 구체적인 시스템 으로 계약문서의 색인을 유지하여 합의된 일치와 문서에 대한 검색과 저장을 지원 함. The system is used to maintain an index of contract documents and correspondence, and assist with retrieving and archiving that documentation.

50 5. Contract Administration
.8 정보기술 (Information Technology) 정보기술과 통신 기술은 공급자와 구매자간의 전자데이터를 제공하여 성과보고 및 기록관리시스템 지불 시스템 크레임 관리의 자동적인 부분에 의해 계약관리의 효율성과 효과성이 증대 The use of information and communication technologies can enhance the efficiency and effectiveness of contract administration by automating portions of the records management system, payment system, claims administration, or performance reporting and providing electronic data interchange between the buyer and seller.

51 5. Contract Administration
계약관리: 산출물 (Contract Administration : Outputs) .1 계약문서(Contract Documentation) - 공급자가 개발한 기술 문서, 보증서,전표와 지불 기록된 재무 문서 , 검사와 관련된 결과물 seller-developed technical documentation and other work performance information, such as deliverables, seller performance reports, warranties, financial documents including invoices and payment records, and the results of contract-related inspections. .2 변경요청서 (Requested Changes) - project schedule (Section ) - procurement management plan (Section ) - Integrated Change Control process (Section 4.6). Since any of these constructive changes may be disputed by one party and can lead to a claim against the other party, such changes are uniquely identified and documented by project correspondence.

52 5. Contract Administration
.3 권고된 시정조치 Recommended Corrective Actions 공급자가 계약사항을 준수하기위해 행하는 필요한 사항 anything that needs to be done to bring the seller in compliance with the terms of the contract. .4 조직프로세스자산(수정) (Organizational Process Assets (Updates)) • 일치된 합의 Correspondence - Contract terms and conditions often require written documentation of certain aspects of buyer/seller communications - include the reported results of buyer audits and inspections that indicate weaknesses the seller needs to correct • 지급일정과 요청 Payment schedules and requests. • 공급자의 성과평가 문서 Seller performance evaluation documentation. .5 프로젝트관리 계획 Project Management Plan (Updates) • 구매관리계획 (Procurement management plan.) • 계약관리계획 (Contract management plan)

53 6. Contract Closure 12.6.1 투입물 (Inputs) 12.6 계약 종료
.1 Procurement Management Plan .2 Contract Management Plan .3 Contract Documentation .4 Contract Closure Procedure 12.6 계약 종료 (Contract Closure) 도구 및 기법 (Tools & Techniques) .1 Procurement Audits .2 Records Management System 산출물 (Outputs) .1 Closed Contracts .2 Organizational Process Assets (Updates) • Contract file. • Lessons learned documentation.

54 6. Contract Closure 12.6.0 계약종료 : 정의 (Contract Close : Description)
정의(Definition) : 모든 작업과 산출물에 대한 검증을 포함하기 때문에 프로젝트 종료 프로세스 지원 (supports the Close Project process (Section 4.7), since it involves verification that all work and deliverables were acceptable.) 필요성 계약종료 프로세스의 기록은 행정적인 활동과 앞으로 사용될 정보를 획득 - involves administrative activities, such as updating records to reflect final results and archiving such information for future use. 계약문구와 조건들은 계약종료를 위해 특별한 절차를 규정 - The contract terms and conditions can prescribe specific procedures for contract closure.

55 6. Contract Closure 12.6.1 계약종료 : 투입물 (Contract Close : Inputs)
.1 구매관리계획 (Procurement Management Plan ) Described in Section .2 계약관리계획 (Contract Management Plan ) Described in Section .3 계약 문서 (Contract Documentation) Described in Section 공급자가 개발한 기술 문서, 보증서,전표와 지불 기록된 재무 문서 , 검사와 관련된 결과물 4 계약종료 절차 (Contract Closure Procedure) Described in Section -. 계약종료를 위한 필요한 종결기준과 계약서의 조항과 조건을 처리하기 위한 단계적인 방법론을 제공 -. 프로젝트 계약종료를 위한 프로젝트 관리팀, 고객 및 이해관계자의 역할과 책임도 포함됨.

56 6. Contract Closure 계약종료 : 도구 및 기법 (Contract Close : Tools and Techniques) .1 구매 감사 (Procurement Audits) 계약 관리를 통해 구매획득계획 수립부터 구매 프로세스의 검토를 구조화 하는 프로세스 A procurement audit is a structured review of the procurement process from the Plan Purchases and Acquisitions process (Section 12.1) through Contract Administration (Section 12.5). 구매감사의 목적은 프로젝트에서 서로다른 구매 계약들의 관리 제품에 대한 보증 수행조직의 다른 프로젝트들의 성공과 실패를 정의 The objective of a procurement audit is to identify successes and failures that warrant recognition in the preparation or administration of other procurement contracts on the project, or on other projects within the performing organization. .2 기록관리시스템 (Records Management System) Described in Section 12.5.

57 6. Contract Closure 12.6.2 계약종료 : 산출물 (Contract Close : Outputs)
.1 계약종료(Closed Contracts) 구매자는 계약이 완료된 것을 공식적인 문서로 공급자에게 제공함 공식적인 계약종료의 조건은 계약서의 내용에 정의되고 작성될 경우 계약관리계획수립에 반영 Requirements for formal contract closure are usually defined in the terms of the contract, and would be included in the contract management plan, if one was prepared. .2 조직프로세스자산(수정) (Organizational Process Assets (Updates)) • 계약파일 (Contract file ) : 계약 종료가 포함된 완성된 계약문서 작업 후 최종 프로젝트 파일에 포함 A complete set of indexed contract documentation, including the closed contract, is prepared for inclusion with the final project files (Section ). • 인도물 인수(Deliverable acceptance) -. 구매자는 계약이 완료된 것을 공식적인 문서로 공급자에게 제공 -. 공식적인 인도물의 승인조건과 적합하지 않은 인도물에 대한 방안 등 계약서 상에 정의 됨. • 교훈 문서(Lessons learned documentation) Lessons learned analysis and process improvement recommendations are developed for future purchasing and acquisition planning and implementation.

58 Closing Project Management Functions & Processes

59 도구 및 기법 (Tools & Techniques)
Closing Project Procurement Management Inputs, Tools & Techniques, Outputs Items 투입물 (Inputs) 도구 및 기법 (Tools & Techniques) 산출물 (Outputs) Processes Inputs .1 Enterprise Environmental Factors .2 Organizational Process Assets .3 Project Scope Statement .4 Work Breakdown Structure .5 WBS Dictionary .6 Project Management Plan Tools & Techniques .1 Make-or-Buy Analysis .2 Expert Judgment. 3 Contract Types Outputs .1 Procurement Management Plan .2 Contract Statement of Work .3 Make-or-Buy Decisions .4 Requested Changes 12.1 구매획득계획수립 (Plan Purchases and Acquisitions), Inputs ..1 Procurement Management Plan .2 Contract Statement of Work .3 Make-or-Buy Decisions. .4 Project Management Plan (Risk register, Risk-related contractual agreement, resource requirements, project schedule,activity cost estimate, cost baseline ) Tools & Techniques .1 Standard forms .2 Expert Judgment Outputs .1 Procurement Documents .2 Evaluation criteria .3 Contract Statement of Work(Updates) 12.2 계약 체결 계획 (Plan Contracting)

60 도구 및 기법 (Tools & Techniques)
Closing Project Procurement Management Inputs, Tools & Techniques, Outputs Items 투입물 (Inputs) 도구 및 기법 (Tools & Techniques) 산출물 (Outputs) Processes Inputs .1 Organizational Process Assets .2 Procurement Management Plan .3 Procurement Document Tools & Techniques .1 Bidder Conferences .2 Advertising .3 Develop Qualified Sellers List Outputs .1 Qualified Sellers List .2 Procurement Document Package .3 Proposals 12.3 구매제안 요청 (Request Seller Responses) Inputs .1 Organizational Process Assets .2 Procurement Management Plan .3 Evaluation Criteria .4 Procurement Document Package .5 Proposals .6 Qualified Sellers List .7 Project Management Plan • Risk register • Risk-related contractual agreements Tools & Techniques .1 Weighting System .2 Independent Estimates .3 Screening System .4 Contract Negotiati .5 Seller Rating Systems .6 Expert Judgment .7 Proposal Evaluation Techniques Outputs .1 Selected Sellers .2 Contract .3 Contract Management Plan .4 Resource Availability .5 Procurement Management Plan (Updates) .6 Requested Changes 12.4 판매자 선정 (Select Sellers)

61 도구 및 기법 (Tools & Techniques)
Closing Project Procurement Management Inputs, Tools & Techniques, Outputs Items 투입물 (Inputs) 도구 및 기법 (Tools & Techniques) 산출물 (Outputs) Processes Inputs .1 Contract .2 Contract Management Plan .3 Selected Sellers .4 Performance Reports .5 Approved Change Requests .6 Work Performance Information Tools & Techniques .1 Contract Change Control System .2 Buyer-Conducted Performance Review .3 Inspections and Audits .4 Performance Reporting .5 Payment System .6 Claims Administration .7 Records Management System .8 Information Technology Outputs .1 Contract Documentation .2 Requested Changes .3 Recommended Corrective Actions .4 Organizational Process Assets (Updates) .5 Project Management Plan (Updates) • Procurement management plan. • Contract management plan. 12.5 계약관리 (Contract Administration) Summary에서 요약할때 사용하는 장표입니다. (강사별로 별도로 작성해야 합니다) 계약관리, 계약종료 프로세스의 투입물(Inputs), 도구 및 기법(Tools & Techniques), 산출물(Outputs)을 정리해 보면 다음과 같습니다. Inputs .1 Procurement Management Plan .2 Contract Management Plan .3 Contract Documentation .4 Contract Closure Procedure Tools & Techniques .1 Procurement Audits .2 Records Management System Outputs .1 Closed Contracts .2 Organizational Process Assets (Updates) • Contract file. • Lessons learned documentation. 12.6 계약종료 (Contract Closure)