연회예약부서 조직 과 직 무 200734110 백 수 연.

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1 연회예약부서 조직 과 직 무 백 수 연

2 목 차 ❶조직도 ❷운영방침 ❸연회팀장의 직무내용 ❹연회예약부서의 직무내용 ₁ 연회예약지배인 ₂ 연회예약 클럭
목 차 ❶조직도 ❷운영방침 ❸연회팀장의 직무내용 ❹연회예약부서의 직무내용 ₁ 연회예약지배인 ₂ 연회예약 클럭 ₃ 그 외 주요 업무내용 ₄ 관계부서 발주 업무 ₅ 서식류 ₆ 연회예약 사원 ❺연회 서비스 부서의 직무내용 ₁ 연회 서비스 지배인 ₂ 연회 캡틴 ₃ 웨이터 ∙ 웨이트리스 ❻연회 예약 담당자의 조건 ❼ 연회 예약의 개념과 중요성

3 조 직 도 연회 팀장 연회예약 지배인 연회서비스 지배인 연회예약 클럭 캡 틴 웨이터∙웨이트리스 차트사 꽃꽂이

4 연회부서의 운영방침 대 고객 서비스를 위한 업무의 평등화 고객의 재창출 및 매출액 증대를 위한 사후관리를 해야 한다.
연회판촉 조직구성원과 협조체계 강화를 통한 업무효율성을 긴밀히 유지 해야 한다. 연회메뉴상품의 고가격화 판매, 접객서비스의 고품질화 연회예약 종업원의 연회 주체자에 대한 서비스품질 향상 경쟁 호텔이나 연회행사업체보다 비교 우위성을 확보할 수 있는 경영방침이 매우 중요하게 작용한다.

5 연회팀장의 직무내용 연회팀장 ① 연회예약 및 연회 서비스와 관련된 모든 업무의 지시 감독 및 조정
② 매출목표 설정 및 달성방안 수립 ③ 매출실적에 대한 결과 분석 ④ 연회판매 품목의 가격결정정책과 메뉴협의 및 결정 ⑤ 중요 행사 시 행사관련 사항을 고객과 협의 결정 ⑥ 타 부서와 연결된 업무의 협조 및 조정 통괄

6 연회예약부서의 주요 업무 내용 연회예약 지배인 주요 업무
① 연회예약과 관련된 모든 업무에 대한 총괄적인 지휘 ∙ 감독 ∙ 관리 업무 ② 행사관련 부서와의 긴밀한 협조유지 및 업무조정 ③ 연회예약의 메뉴 및 가격 결정 ④ 연회예약 접수에 따른 관리 및 결제 ⑤ 연회예약장부의 효율적인 관리 ⑥ 연회담당 종사원의 교육 및 근무 스케줄 관리

7 연회예약부서의 주요 업무 내용 견적서 및 기타 업무 • 연회행사와 객실 필요에 대한 예약과 관련된 개인 및 단체와 교섭한다
• 음식과 함께 하는 연회를 계획하고 행사장 내의 모든 준비사항에 관한 요구에 대해 고객과 함께 연구한다. • 행사에 필요한 모든 장비를 고객에게 공급할 수 있도록 한다. • 행사와 관련된 협의 부서와 업무협조가 잘 되도록 조정 관리 한다. • 통합판매체제의 증진을 위해 연회지배인, 판매지배인과 긴밀하게 협조한 다. • 연회예약업무에 대한 총괄적인 진행에 대한 관리와 책임을 진다. • 모든 감독들에게 주어진 공통된 직무와 할당된 기타의 직무를 수행한다.

8 연회예약부서의 주요 업무 내용 연회예약 클럭 ① 연회예약 문의에 대한 상담 및 결정된 행사에 관련한 내용기록 유지
② 행사관련 부서에 행사내용 전달 및 업무조정 ③ 예약내용과 실제 행사준비 상태의 체크 ④ 행사고객 영접 및 서비스 인계 ⑤ 행사 후 고객에게 감사서신 및 전화 연락 ⑥ 예약에 관련한 모든 자료의 관리와 유지에 대한 업무

9 연회예약부서의 주요 업무 내용 ① 내방객의 연회 접수 및 연회장 안내
② 전화의 응담, 전보, 텔렉스, 인터넷에 의한 연회 접수 ③ 메뉴, 견적서, 도면 작성 ④ 조리 부 에 메뉴 제출의뢰서 발송 ⑤ 행사 전일 행사 전방에 대한 확인 ⑥ 정보 입수 시에 판촉사원 대신 회사를 방문해 연회접수 ⑦ 연회관련 정보 접수 시 판촉사원에게 정보제공 ⑧ 대형 연회 시 Follow up 서비스 ⑨ control chart관리 ⑩ family party 실적집계 및 홍보 ⑪ 전 사원 캠페인 교육 및 실적 집계 ⑫ 판촉사원과 동행 판촉활동 실시 ⑬ 예약취소, 변경 시에 관계부서 통보 ⑭ 고객관리카드 작성 유지 ⑮ 예약금 취급 및 관리 ⑯ Function sheet(event order)작성

10 연회예약부서의 주요 업무 내용 관계부서 발주 업무 ① 연회일람표 작성
② menu, name card, 좌석배치도 제작 및 업장으로의 인도 ③ function sheet의 관계부서 배부 ④ 외식 업무의 발주 (flower, photo, banner placard, musician, maenu 등) ⑤ sign-board, seating arrangement 제작 및 설치 ⑥ 고객관리카드 작성 및 보관 ⑦ 감사편지 발송 및 접수 ⑧ function sheet의 보관 ⑨ 각종 연회 sales kit 보관 ⑩ 행사에 필요한 각종 인쇄물의 고안 및 발주 ⑪ ice carving logo 의뢰 및 담당자에게 송달 ⑫ 셔틀버스 의뢰

11 연회예약부서의 주요 업무 내용 예약업무에 필요한 각종 서식류 ① control chart (연회예약현황 장부)
② quotation (견적서) ③ agreement (연회예약 접수 명세서) ④ event order (연회행사 통보서) ⑤ daily event order (금일 연회행사 통보서) ⑥ weekly event order (주간행사 통보서) ⑦ monthly event order (월간 핸사 통보서) ⑧ VIP report (금일 VIP방문 통보서) ⑨ price menu (가격메뉴표) ⑩ price information (가격안내표) ⑪ floor layout (각층 연회장 도면) ⑫ function room layout (연회장 도면) ⑬ family program(각종 모임안내 용지) ⑭ revised memo (정정 통보)

12 연회예약부서의 주요 업무 내용 연회예약 사무원의 직무 ① 각종 서식 및 메뉴 비품 관리 ② 구매 요구서 발송
③ 우편물 접수 및 발송 ④ 인쇄물 의뢰 및 수령 ⑤ 각종 타이핑 및 메뉴 프린팅 ⑥ function sheet의 배포 ⑦ 예약금 관리 ⑧ 기타

13 연회서비스부서의 주요직무내용 연회 서비스 지배인 ① 연회회의 및 연회행사 예약에 관한 개인 또는 단체고객을 면담한다.
② 연회장 내의 모든 행사 내용, 회의, , 기타행사를 고객과 직접 계획한다. ③ 시청각 기자재를 준비하고 관리한다. ④ 컨벤션, 회의, 연회에 관한 서류를 기록 ∙ 유지한다. ⑤ 견적서를 작성한다. ⑥ 행사장 배치도를 기록하고 관리한다. ⑦ 연회장에 대한 각종 안내문을 준비하고 점검 ∙ 확인한다. ⑧ 행사 명령서를 작성한다. ⑨ 예약접수 내용 관리 및 연회예약 대장을 기록 ∙ 유지한다. ⑩ 통합판매처 증진을 위해 연회과장, 연회예약 지배인, 판촉부서 등과 긴밀히 협력한다. ⑪ 기타 공통된 업무와 직무를 수행한다.

14 연회서비스부서의 주요직무내용 연회 캡틴 ① 지배인 부재시 업무 대행 ② 웨이터나 웨이트리스 및 지배인과의 교량역할 담당
③ 행사상황 파악과 행사준비 수행 ④ 세팅 및 청소, 개인 위생상태 점검 ⑤ 행사 전 담당구역 서비스 준비사항과 종사원 점검 ⑥ 음료 및 기물재고 조사 ⑦ 기타 업장에서 발생하는 모든 사항 지배인에게 보고

15 연회서비스부서의 주요직무내용 웨이터 ∙ 웨이트리스 ① 행사준비 및 행사 후 재정비 수행 ② 행사장 청결상태 유지
③ 당일 행사와 관련된 사항 세부적으로 숙지 ④ 행사장 관련 부분의 청결상태 유지 ⑤ 제반 기물 및 비품의 정상상태 유지 ⑥ 린넨 수령 및 반납 정리 ⑦ 각종 소모품 및 비품의 수령 및 정리 ⑧ 기타 업무와 관련한 사항 상급자에게 보고

16 연회예약 담당자의 조건 연회 유치 = 고객확보전략
연회예약 담당자는 연회상품 지식은 물론 호텔상품(A.C.S)에 대해서도 풍부한 지식을 습득해야 한다. ∙ Best Accommodation (좋은 시설 –연회장) ∙ Best Cuisine (맛있는 요리) ∙ Best Service (좋은 서비스-인적 서비스) 아울러 고객에게 인정받을 수 있는 인간성을 확보하는 것이 무엇보다 중요하다.

17 연회 예약의 개념과 중요성 개념 호텔 내의 연회 예약 부서는 주로 워킹 고객이나 전화 문의 고객의 행사를 예약하고 판촉부에서의
연회 예약의 개념과 중요성 개념            호텔 내의 연회 예약 부서는 주로 워킹 고객이나            전화 문의 고객의 행사를 예약하고 판촉부에서의            행사를 코디네이션하며 행사에 대한 진행을 맡는다.            또 그 결과를 분석하여 고객 창출과 고객 관리를            위해서 새로운 판촉물 까지도 기획하는 등 그 호텔만의            노하우를 개발하기도 한다.         중요성            예약 시부터의 효율적이고 체계적이며 전문적인            예약 절차 및 행사 진행은 고객으로부터 요청되는            다양한 요구를 만족시키고 고객 창출과 고객            재창출화에 크나큰 영향을 미치므로 전문적이고            고도의 숙련된 기술을 가진 예약의 운영이 중요하다고            볼 수 있다.