장소 사용 신청 사용자 매뉴얼 (교직원, 교원 대상)

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1 장소 사용 신청 사용자 매뉴얼 (교직원, 교원 대상)
장소 사용 신청 사용자 매뉴얼 (교직원, 교원 대상)

2 목차 1. 신청 -. 일반 강의실 2. 진행 현황 -. 진행 현황 조회 -. 장소사용 허가증 -. 참조 레포트

3 신청 (일반 강의실 예약) 메뉴 : 포탈 접속  시설 관리  장소 사용 신청  장소 사용 신청(교직원) ② ①
1) 신청자 정보 -. 인사 정보(HR)에 등록 되어있는 기본 정보를 가져옴 -. 연락처 및 은 수정 가능(인사 정보상의 자료와 다를 경우 반드시 수정 해야 함) 2) 대관 시설 구분 -. 예약 하고자 하는 시설의 왼쪽 버튼을 눌러 세부 시설 조회 3) 신청자 선택 -. 신청자 선택에 교수 및 학과 조교 또는 직원만 선택해야 함

4 신청 (일반 강의실 예약) 초기 화면 ② ① 1) 세부 시설 선택
-. 대관 시설 구분의 일반 강의실을 더블 클릭 하면 왼쪽의 신청 화면이 나옴 -. 교직원 및 교원의 경우 한번의 예약으로 4개의 강의실 선택 가능함 -. 강의실은 (학기 중, 방학 중) 수업 시간표 기준으로 예약 가능함 2) 입력사항 -. 반드시 강의실 검색 후 아래의 필수 입력 사항을 입력해야만 신청이 가능함 -. 강의실 검색 (다음 장 설명) -. 필수 입력 사항 : 행사명, 사용 목적, 사용 내용 ② ①

5 신청 (일반 강의실 예약) 강의실 검색 화면 (입력 사항) 1) 사용 일자
 예약 가능일자 기간내의 일자가 아닌 경우 예약가능기간은 최소 3일후 2주간입니다!! 1) 사용 일자 -. 강의실 신청은 신청일로부터 최소 3일 이후부터 ~ 최대 2주간까지만 조회 및 신청 가능함 -. 당일 ~ 당일부터 2일 이내 신청 건 관리과(방학 중) 또는 수업계(학기 중) 로 문의 후 처리 해야함 (관리과 : 0193(내선), 수업계 : 0026(내선)) -. 사용일자는 수기로 입력 또는 달력화면에서 클릭으로 선택할 수 있음 2) 건물 -. 일반 강의실을 보유하고 있는 전체 건물을 보여주고 이중 하나를 선택 -. 입력란을 클릭하면 선택 가능한 건물 리스트가 나타남 3) 강의실 -. 2)에서 선택된 건물에 있는 강의실 중 하나를 선택 -. 강의실이 선택되면 해당 강의실의 시설 보유현황 및 수용 인원이 오른쪽 ‘시설현황’에 나타남, 강의실 선택시마다 변경됨 -. 입력란을 클릭하면 선택 가능한 강의실 리스트가 나타남 1) 사용일자 선택 2) 건물 선택 3) 강의실 선택

6 신청 (일반 강의실 예약) 강의실 검색 화면 (조회) ① ② ③ ※ 에러 메세지 발행 예 에러 메시지 발행 및 장소 신청 불가
1) 예약 및 수업 현황 조회 -. 일자, 건물, 강의실을 선택 후 ‘조회’버튼을 누르면 수업 및 예약정보가 나타남 -. 수업 및 예약이 되어있는 경우 선택이 불가능하며 ‘예약가능’이라고 되어있는 교시만 더블 클릭 후 예약 가능함 -. 교내 사정으로 인하여 관리자에 의해 신청 기간 제한이 걸려 있는 경우 조회 시 에러 메시지 발행 및 장소 신청 불가 2) 시간 선택 -. 최대 4개 이상의 여러 일자 및 강의실 선택 후 ‘선택’버튼을 누르면 오른쪽의 에러 메시지 발행 -. 한 강의실에 여러 교시는 신청 가능함 -. 예약 시간을 선택(더블 클릭)하면 ‘예약 가능’  ‘신청’으로 바뀜 -. 예약 시간을 다시 선택(더블 클릭)하면 ‘신청’  ‘예약 가능’ 으로 바뀜 -. 선택이 완료되면 ‘선택’ 버튼을 눌러 초기 신청 화면으로 이동 후 계속 진행(뒷면참조) 3) 취소 -. ‘취소’버튼을 누르면 신청했던 교시가 다시 예약가능으로 변경됨 더블클릭 ※ 에러 메세지 발행 예 1개 또는 4개이상의 일자 또는 강의실을 선택했을 경우 최대 1개 강의실만 선택 가능합니다!! 신청을 하지 않고 ‘선택’버튼을 누를경우 신청된 강의실이 없습니다!! 공휴일을 선택한 경우 공휴일은 선택할수 없습니다!! 신청제한 조건 입력후 조회 버튼을 눌렀을 경우 예약신청 제한 기간입니다!!!!

7 신청 (일반 강의실 예약) 강의실 예약 화면(신청) ① ② ※ 에러 메세지 유형 1) 예약 리스트
-. 앞에서 선택한 강의실 예약 현황(강의실, 예약시간)을 보여줌 2) 예약 취소 -. 앞장에서 선택한 강의실 내역을 취소하는 기능 3) 예외 메세지 -. 앞장에서 강의실 검색에서 입력해야 될 필수입력사항(강의실선택, 행사명, 사용 목적, 사용 내용) 중 한 개라도 미입력 후 ‘신청’버튼을 누르면 아래와 같은 에러 메세지 발행 및 다음 단계로 진행 되지 않음 -. 당일 건 및 신청일로부터 3일 이내 장소 사용 신청시에도 에러 메시지 발행 ① ※ 에러 메세지 유형 신청자구분은 필수입력 항목입니다 행사명은 필수입력 항목입니다 ② 사용목적은 필수입력 항목입니다 사용내용은 필수입력 항목입니다 당일건 접수불가, 사용일로부터 최소 3일전에 사전예약 바랍니다 수업으로 인한 부득이한 경우에는 수업계( )를 통하여 신청 바랍니다. ☞ 위와 같은 에러 메시지가 나올 경우 ‘Enter’ 또는 버튼을 누르고 강의실 재 검색 및 재 예약 후 다시 ‘신청’버튼을 누르면 됨 ☞ 위 사항을 모두 입력하면 다음 장의 강의실 접수 화면으로 이동됨

8 신청 (일반 강의실 예약) 강의실 예약 화면 (신청) ① 1) 준수 사항 확인
-. 아래의 준수 사항을 모두 읽고 빈칸에 ‘V’표시 후 ‘확인’ 버튼을 누르면 신청 완료 -. 강의실 신청 정상 처리된 경우 신청 번호와 함께 신청 되었음을 알려주는 메시지 발행됨 -. 강의실 신청 내역은 진행 현황(교직원)에서 확인할 수 있으며 SMS 문자로도 발송됨(승인 또는 반송 시) ※ 에러 메시지 발행 준수사항 확인의 ‘V’표시 하지 않고 ‘확인’ 버튼을 누르거나, 화면 나감 버튼(왼쪽)을 누르고 나가버릴 경우 에러 메시지 발행 ① 7. 장소 사용은 본교 학생만이 이용 가능 하며 타 학교 학생은 이용할 수 없고, 사용 적발 시 기본 대관료의 2배를 납부해야 됩니다. (※ 타교생이 연합된 행사도 불가함) 8. 한경직 기념관 대관은 별도로 관리과에서 신청 받습니다. (관리과 문의 : ) 9. 장소 사용 대관료는 본교 학생 사용 시에는 무료이나, 일부 장소 및 대관 목적에 따라서 대관 료를 관리과에서 청구할 수 있습니다. 10.무분별한 장소 신청을 막기 위해 공공성이 있는 교내 행사 및 수업을 제외하고는 소수 인원 교내 개별 소모임 등은 관리처에서 임의로 통제할 수 있습니다. 11.학교 교내 주체가 아닌 교수님의 외부 학회 관련 장소 신청 시 학회 및 해당 단과 대학의 협조 공문을 관리과에 제출 바랍니다. 대관료는 관리과에서 확인 후 청구할 수 있습니다.  12.시설물 사용으로 인한 분실 및 기타 기물 손괴 시 변상 처리하여야 하며 모든 책임은 신청인 에게 있습니다. 13.사용 허가 사항 이외의 음식물, 전열기, 난로, 조명기기 등의 사용을 전면 금지합니다.       ※ 적발 시, 관리과에서 압수할 수 있습니다.  14. 화재 및 기타 안전 사고에 각별히 유의하고 깨끗하게 사용하여 다음 사용자의 이용에 불편이 없도록 하여야 합니다. 15. 방학 중 장소 신청 :      ※ 매 학기 방학이 시작한 첫 주에는 계절 학기 수업 관련하여 장소 사용 신청을 받지 않습니다.      ※ 방학 중 건물 관리상 건물별 사용을 제한 할 수 있으며, 사용 시간은 1교시 (08:00) - 7교시(18:00)로 제한하고 주말 및 공휴일은 장소 신청을 받지 않습니다.  접수안됨!!확인체크를 하세요 ☞ 준수 사항 확인 체크 후 확인 버튼을 누름 ※ 정상 처리 된 경우 ☞ 신청 번호를 확인 후 ‘Enter’ 또는 버튼을 누름

9 신청 (일반 강의실 예약) 강의실 예약 화면 (새로 고침) ① ※ SMS 발송
1) 새로 입력 버튼 -. 강의실 재 예약을 하고자 할 때 사용 -. ‘새로 입력’ 버튼을 누르지 않고 강의장 재 예약 후 강의실 ‘신청’버튼을 누르면 에러 메시지 발행됨 -. ‘새로 입력’ 버튼을 누른 후 신청된 예약 현황 모두 지워진 후에 강의장 재 예약해야 예약 신청 정상적으로 처리됨 ※ ‘새로입력’ 버튼을 누르지 않고 다시 ‘신청’버튼을 누를경우 홍길동 ☞ ‘Enter’ 버튼 또는 버튼을 누르고, 새로 입력 버튼을 누른 후 다시 강의장 신청 해야됨 ※ SMS 발송 장소 사용 신청에 대한 승인 및 반송 시 해당 내역을 SMS로 발송함 승인 : 관리과 최종 승인 시 반송 : 승인 부서 반송 처리 시 (학생처,수업계,관리과 中)

10 진행 현황 (진행 현황 조회) 메뉴 : 포탈 접속  시설 관리  장소 사용 신청  진행 현황 (교직원) ② ①
※ 진행 현황 개요 -. 실행 버튼을 누르면 자신이 신청한 강의장 예약 현황 모두 조회됨 ※ 진행 현황 조회 -. 신청 일자(접수 일자) 또는 (시설) 사용 일자 중 선택 후 해당 일자를 입력하고 실행 버튼을 누르면 해당 일자에 해당하는 예약 건만 조회됨 ※ 진행 현황 사용 -. 진행 현황에 강의장 예약 현황 나오면 왼쪽의 예약 번호를 더블 클릭하면 해당 예약 건의 상세 예약화면으로 이동함(다음 장에서 설명) -. 신청 된 (강의장) 예약 현황 없을 시 밑에 내용 나옴 더블 클릭하면 상세 화면으로 이동함 (다음 장 설명)

11 진행 현황 (진행 현황 조회) ※ 상태 값 설명 ※ 상태 값 설명
취소 시 (장소사용 취소 시) 예약번호 더블 클릭하면 상세 화면으로 이동함(밑에 그림) 승인 (관리과 최종 승인 시) 접수 (각 승인 부서 확인 중) 신청 (각 승인 부서 승인 전) 반송 시 (승인 부서 반송 시) ※ 상태 값 설명 -. 진행 현황(교직원) 화면으로 들어가면 각각의 예약 건들에 대하여 각 승인 부서에서(수업계,관리과,학생과) 실시간으로 결재시마다(승인/반송/취소 시) 상태 값에 실시간으로 결재 상태 반영 됨 취소 버튼 : 여러 가지 사정으로 인해 강의장 예약 취소 시 관리과 최종 승인 전에는 취소할 수 있음 (단, 관리과 최종 승인 후에는 관리과에 연락 후 취소 처리) ※ 진행 현황 설명 -. 각각의 예약 건들에 대하여 각 승인 부서에서 결재시마다 ‘접수/승인 내역’에 각 부서에서의 승인/반송/취소 결재 여부 및 결재자명이 각 승인 부서란 옆에 같이 기재되도록 되어 있음 -. 결재 부서에서 반송 또는 취소 처리 시 반송 사유 또는 취소 사유 기재하여 진행 현황(교직원) 에서 확인해 볼 수 있음 (결재 관련하여 문의 사항 있을 시 해당 부서에 유선으로 문의 요망)

12 장소 사용 허가증 출력 PC 저장 방법

13 ※ 가동 시간은 변경될 수 있으며 장소 사용 신청 전 반드시 참조 해야함!!
참조 레포트 (건물별 냉난방 가동 시간) 메뉴 : 포탈 접속  시설 관리  장소 사용 신청  건물별 냉난방 가동 시간 해당 내용은 관리과에서만 수정 가능함 ① ※ 가동 시간은 변경될 수 있으며 장소 사용 신청 전 반드시 참조 해야함!!

14 참조 레포트 (부서별 강의장 보이는 범위) ※ ERP상 장소 신청 시 보이는 시설물들 ※ ERP상 장소 신청 시 ※ 관리과
-. 각 건물 내 일반 강의실들 -. 세미나실 (벤처관 309호, 형남관 115호,벤처관 311호,베어드홀 501호) -. 학내 공용 공간 (운동장 및 농구장, 노천극장,해방터,민주로,생활문화관 앞, 기념관 앞, 박물관 앞) -. 테니스장 A/B/C/D 코트 -. 한경직 기념관 (대예배실, 숭덕 김덕윤 예배실) ※ ERP상 장소 신청 시 -. 세미나실 신청 시 : 신청자가 ERP 장소 신청 시 보이지 않는 벤처관 309호, 311호, 형남115호, 베어드5층 은 수업계 또는 관리과 통해 유선으로 세미나실 예약 상황 확인 후 오프라인으로 장소 사용 신청서를 제출하여 장소 대여함 (수업계 경유 : 벤처관 309호, 형남 115호, 관리과 전결 : 벤처관 311호, 베어드 5층) -. 학내 공용 공간 신청 시 : 관리과에 유선으로 문의 후 예약 상황 확인 후 오프라인으로 장소 사용 신청서를 제출하여 장소 대여함 -. 테니스장 신청 시 : 학내 공용 공간 신청 절차와 동일 -. 한경직 기념관 신청 시 : -. 외부 기관에서 장소 사용 신청 시 : 후 오프라인으로 (외부용) 장소 사용 신청서를 제출하여 장소 대여함 (교내 사정상 달라질 수 있음) ※ 수업계 -. 각 건물 내 일반 강의실들 -. 세미나실 (벤처관 309호, 형남관 115호) ※ 학생과 -. 각 건물 내 일반 강의실들 -. 세미나실 (형남관 115호) ※ 교직원 및 교원 (관리과,수업계,학생과 제외) -. 각 건물 내 일반 강의실들 -. 세미나실(형남관 115호) ※ 교내 학생 (학부생,대학원생 포함) -. 각 건물 내 일반 강의실들 -. 학내 공용 공간 (노천극장)

15 감사합니다.