기록물 관리 일시 : 2015. 02. 24(화) 14:00 장소 : 교육시설지원단 대강당 광주광역시교육청 교육자치과.

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1 기록물 관리 일시 : (화) 14:00 장소 : 교육시설지원단 대강당 광주광역시교육청 교육자치과

2 순 서 01. 기록관리의 변화 02. 기록물 정리 기록물 등록 03. 04. 기록물 생산현황 보고 05. 기록물 이관 06.
순 서 기록관리의 변화 01. 기록물 정리 02. 기록물 등록 03. 기록물 생산현황 보고 04. 기록물 이관 05. 비공개 기록물 공개재분류 06. 기록물 평가 ㆍ폐기 07. 기록물 종류별 관리 08. 개인정보가 포함된 기록물 관리 09.

3 1. 기록관리의 변화 1. 기록관리 패러다임의 변화 2. 기록관리 업무흐름도 ㆍ종이기록 중심 ㆍ기록물 보존 위주 ㆍ비공개 관행
ㆍ결과만 관리 ㆍ전자기록 중심 ㆍ기록물 활용 위주 ㆍ적극적 공개 열람 ㆍ과정까지 기록화 전자정부 지식정부 정부 3.0 총 무 과 전자기록생산시스템 업무관리시스템 (2011년 이후) 에듀파인 나이스 행정정보시스템 (각종 홈페이지) 생산(분류)ㆍ등록(편철)ㆍ정리 표준기록관리시스템 이관ㆍ보존ㆍ재분류ㆍ공개ㆍ폐기 기록물인수 인계인수 등록인수 품질관리 기록물보존 포맷변환 기록물정리 서고관리 등 기록물이관 생산현황보고 이관관리 기관간인계인수 기록물평가 공개재분류 폐기심사 열람범위재분류 검색/활용 기록물검색 열람신청처리 통계현황 전자 이관

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5 기록관리 프로세스 처리과 기록관 영구 기록믈관리 기관 분 류 ①생산/등록 ④이관 분 류 생산현황 보고 검수 보존 이관 폐기
⑤폐기/공개재분류 의견회신 ②정 리(2월말) 분 류 (기록관리 기준표) 적용 ①생산/등록 ③생산현황 보고 이관목록 작성 ④이관 이관 3개월전 평가/공개재분류 의견조회 심사/심의 (5월말) 이관대상 선별 분 류 (기록관리 기준표) 생산현황 보고 검수 보존 이관목록 작성 이관 폐기 통보 10월말 8월말 평가/공개재분류 의견조회 심사/ 심의 생산현황 취합 수집계획 통보 (30년 이상) 평가 분 류 (기록관리 기준표) 보존 폐기

6 2. 기록물 정리 1. 정의 ○ 업무가 종결되어 단위과제카드에 편철ㆍ분류된 전자기록물과 비전자기록물에
대해서 등록된 사항과 기록물 실물의 일치여부 등을 확인하는 행위 2. 방법 ○ 전자기록물 : 해당 기록물이 편철되어야 할 단위과제카드에 편철되어 있는지 확인 후 잘못 편철한 경우 업무관리시스템의 문서등록대장에서 해당 문서를 선택하고 [추가기능]탭에서 [과제변경]을 선택해 재편철 ○ 비전자기록물 - 업무가 종결되면 해당 기록물이 편철되어야 할 단위과제카드에 편철되어 있는 지 확인 후 미등록 기록물 등록 (비전자기록물 목록 참조) - 업무관리시스템의 과제관리 [나의과제]탭에서 비전자기록물이 등록된 기록물 철을 선택하고 해당 기록물철의 색인목록과 표지를 출력하여 비전자기록물과 함께 편철 ※ 편철순서 : 발생순서 (1월 문서가 위로 오고 12월 문서가 아래에 위치)

7 2. 기록물 정리 3. 정리시기 ○ 전자기록물 - 2014년 생산ㆍ접수된 전자기록물 : 2월 28일(토)까지 정리
- 2015년 생산ㆍ접수된 전자기록물 : 12월 31일(목)까지 정리 ○ 비전자기록물 - 2014년 생산ㆍ접수된 비전자기록물 : 2월 28일(토)까지 정리 - 2015년 생산ㆍ접수된 비전자기록물 : 12월 31일(목)까지 정리 4. 유의사항 ○ 업무관리시스템에 등록되지 않은 기록물이 있는지 여부를 확인하여 누락기록물 등록 ○ 접근권한, 공개여부 등을 확인하여 해당 항목의 변경이 필요한 경우 등록 정보 수정

8 과제카드변경

9 권도균

10 총 무 과

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12 3. 기록물 등록 정의 ○ 처리과에서 업무와 관련하여 생산 또는 접수하는 문서ㆍ대장ㆍ카드ㆍ도면ㆍ시
청각물ㆍ전자문서 등 모든 형태의 기록정보 자료와 행정박물을 업무관리시스템 에 등록하는 행위 2. 방법 ○ 전자기록물 : 업무관리시스템에서 전자적으로 이루어지며 결재 후 자동 등록 ○ 비전자기록물 : 처리과에서 생산ㆍ접수한 대면결재 문서, 시청각기록물, 보안 점검표 등 수기대장 등은 업무관리시스템의 비전자문서로 등록 ※ 비전자기록물 종류 : 초과근무명령대장 등 작성 관리 대장 일체 ○ 첨부물등록 : 붙임 파일 첨부시 암호화 또는 압축파일 금지 용량이 많을 경우 [첨부물분리등록] 탭에서‘문서제목 첨부3-1, 문서제목 첨부3-2, 문서제목 첨부3-3’처럼 일련번호를 부여하여 분리 등록

13 3. 기록물 등록 3. 등록번호표시 ○ 등록번호 또는 문서번호란이 없는 비전자기록물은 당해 기록물의 좌측 상단 여
백에 표기 (접수문서는 우측상단 여백에 표기) ○ 사진 또는 필름류의 시청각기록물은 사진뒷면이나 당해 사진ㆍ필름 등을 넣은 봉투 또는 당해 사진ㆍ필름 등을 부착한 종이의 좌측 상단 여백에 표기 ○ CD, 비디오테이프 등 디지털 매체는 당해 기록물의 보호케이스나 보존용기에 표기

14 3. 기록물 등록 4. 유의사항 ○ 기록물 생산ㆍ접수 및 등록시 ‘공공기관의 정보공개에 관한 법률 제9조
비공개대상정보 기준’에 따라 공개여부 선택 5. 비전자문서 등록 순서 ○ 업무관리시스템 문서관리 → 문서함 → 문서등록대장 → 비전자문서등록 → 등록구분, 제목, 공개여부 등 입력 ※ 등록 기록물이 일반문서가 아닌 경우 비전자문서등록창 아래 [관리정보]탭의 등록구분에서 해당 기록물 종류를 선택하여 등록 ※ 등록 기록물이 문서, 도면, 사진 등 스캔이 가능한 기록물은 스캔하여 첨부 ※ 접수된 일반문서와 도면, 시청각기록물은 관련 공문에 첨부물로 생산ㆍ접수일 에 업무관리시스템에 등록 ※ 비전자 기록물로 접수되어 등록한 기록물도 ‘기록물 보존기한’동안 보관 (폐기 금지)

15 기록물 편철 개 념 하나의 단위과제에 속한 문서를 진행 순서대로 관리함으로써 열람 및 관리의 효율성 도모 전자·비전자문서를 일치하여 관리함으로써 관리 활용의 효율성 제고 편철방법 전자문서는 생산·접수 시 단위업무 지정으로 편철 비전자 기록물 및 첨부파일은 접수번호란(표준문서 서식) 또는 우측상단에 등록정보 기재 후 진행형 파일로 관리 비전자기록물 편철 비전자기록물은 표지, 색인(종료 후 출력), 문서(최초 문서에서 최종문서 순서로) 편철 기록물 정리 시 실시

16 종이기록물 편철 방법 전자문서 종이문서 문서 생산ㆍ접수 시 귀속될 기록물철을 선택하므로 별도의 편철 행위 불필요
등록된 종이문서는 전자 기록물철별로 종이철을 구성하여 관리 종이문서 종이화일에 천공하여 편철하는 방식은 지양하고, 진행문서파일 사용 전자문서시스템에서 출력한 기록물철 표지를 놓고 발생 순서대로 편철 완결 후 보존용 표지를 씌워 클립, 집게로 고정한 후 보존상자에 넣어 보관 전자문서의 경우 문서 생산, 접수 시 귀속될 기록물철을 선택하므로 별도의 편철절차가 필요 없습니다. 종이문서의 경우에는 기록물 편철에 있어 몇 가지 기준이 있는데요 우선 생산, 접수된 종이문서의 좌측 상단에 표와 같은 생산, 접수배경정보를 기입해야 합니다. + 표설명 이렇게 생산, 접수배경정보를 기입한 후에는 가급적 전자문서시스템의 전자기록물철별로 종이기록물철을 구성하여 관리하는 것이 좋습니다. 문서의 양이 많지 않을 경우에 하나의 종이문서철에 서로 다른 단위업무 또는 기록물철에서 생산된 문서를 함께 보관할 수도 있지만 이러한 경우에는 향후 기록물정리 기간 동안 각 기록물철별로 기록물건을 분리하여 정리해야합니다. 그리고 종이기록물에 천공하여 편철하는 방식은 지양해야 합니다. 천공으로 인해 종이문서에 원천적으로 훼손이 되어 경우에 따라 문서의 내용이 잘려 나가는 경우도 있습니다. 따라서 되도록이면 업무진행용파일 또는 일반황하일에 클립 등으로 고정하여 편철하셔야 합니다.

17 면표시 문서의 면표시 방법 문건별 면표시는 중앙 하단, 철단위 면표시는 우측 하단 양면기재된 문서는 양면에 모두 표시
문건별 면표시는 중앙 하단, 철단위 면표시는 우측 하단 양면기재된 문서는 양면에 모두 표시 기록물철 면표시는 편철순서대로 맨 윗장부터 아래로 일련번호로 부여하되, 표지와 색인목록 제외하고 본문부터 시작 건단위면표시 철단위표시 면표시

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19 표지 및 색인 출력 총 무 과

20 표지 및 색인 출력

21 카드류 편철방법 - 활용 중에는 카드함에 - 활용이 끝난 카드는 보존봉투에 넣어 편철 - 봉투에 넣을 때 봉투의 맨위에 색인목록 위치 - 보존봉투당 편철량은 건(매)이내 - 카드봉투는 보존상자에 넣어 관리

22 4. 기록물 생산현황 보고 1. 정의 ○ 처리과(본청 각과, 학교, 직속기관)에서 2014년도에 생산한 기록물의 현황을
기록관(기록관리팀)으로 보고하는 절차 2. 방법 ○ 2014년도에 생산한 기록물을 2월말까지 편철ㆍ정리한 후 기록물 생산현황보고 서식으로 제출 (추후 공문발송) ○ 생산현황 제출 전에 누락된 기록물이 있는지 여부를 확인한 후 보고 3. 제출시기 ○ 5월 31일(일)까지 4. 유의사항 ○ 생산의무기록물(조사ㆍ연구ㆍ검토서, 회의록, 시청각기록물)이 누락되지 않도록 주의 (학교운영위원회 회의록 등)

23 5. 기록물 이관 1. 정의 ○ 처리과(학교, 직속기관)에서 2012년 이전에 생산ㆍ접수된 비전자기록물 중
○ 처리과(학교, 직속기관)에서 2012년 이전에 생산ㆍ접수된 비전자기록물 중 업무활용이 끝난 기록물을 기록관으로 옮겨 통합하여 관리하는 절차 ○ 단, 학교 및 직속기관에서는 이관연장신청 후 각자 문서고에서 보관 2. 방법 3. 유의사항 ○ 처리과에서 비치 활용하면서 업무에 지속적으로 활용할 필요가 있는 기록물은 이관연장신청 ○ 이관할 때에는 당해 기록물의 공개여부를 확인하여 이관 2012년도 비전자기록물 목록 추출 (5월) 이관대상목록 추출 (처리과) 이관연장신청 (학교 및 직속기관) (7월) 기록물 이관 또는 연장신청 (본청 각과) (7월) 이관 및 연장신청 (처리과) 목록 일치 여부 및 편철 상태 (10월) 비공개기록물 공개재분류 여부 확인 (10월) 이관기록물 검수 정리 및 서가 배열 보존기록대장 등록 및 보존상자 보관 (11월)

24 기록물의 단계별 이관 처리과 기록관 영구기록물관리기관 현용단계 (Current] (Semi-Current)
준현용단계 (Semi-Current) 비현용단계 (Non-Current) 처리과 기록관 영구기록물관리기관 (업무관리시스템) 기록물관리책임자 [기록관리시스템] 기록관리 전문요원 [영구기록관리시스템] 영구기록물 관리자 30년 이상 기록물 8년 후 이관 생산 후 2년 이내 이관

25 기록물 이관 방법 1. 종이기록물 등 비전자기록물 (처리과 → 기록관] 2. 전자기록물 (처리과 → 기록관]
처리과에서 생산 후 2년 이내 보관 기록물철단위로 이관 업무참고로 필요한 경우 10년내에서 이관연장 가능 2. 전자기록물 (처리과 → 기록관] 업무관리시스템 : 1년단위로 이관 행정정보시스템 : Data set으로 관리 데이터 전송으로 전자적 이관

26 6. 비공개기록물 공개 재분류 1. 정의 ○ 비공개기록물은 매5년마다 공개여부를 재분류하며 생산연도 종료 후 30년이
경과하면 공개함을 원칙으로 함 ○ 기록물 이관시 공개여부를 재분류하여 이관하고 비공개기록물은 비공개 사유를 함께 제출 년 재분류 대상 ○ 비공개기록물 중 2010년도에 이관된 기록물 3. 방법 재분류 대상 추출 (기록관) 처리과별, 유형별로 재분류 대상 추출 (9월) 재분류 대상 기록물을 생산한 처리과 의견 청취 (10월) 처리과 의견 조회 정보공개 심의회 심의 재분류 대상기록물 심의 (10월) 재분류 대상기록물 심의 (11월) 심의결과 공개 교육청 기록관 홈페이지등 (11월) 교육청 기록관 홈페이지 (12월)

27 7. 기록물 평가ㆍ폐기 1. 정의 ○ 보존기간이 경과한 기록물에 대해 기록물평가심의회의 심의를 거쳐 평가하고
폐기하는 것으로 처리과 (직속기관 및 학교)에서는 폐기할 수 없음 2. 방법 계획 및 기준 작성(기록관) 처리과 의견 조회 기록물 평가 및 폐기 계획, 기준 작성 (3월) 기록물관리전문요원심사 처리과 의견 조회 결과 취합 후 심사 기록물평가심의서 작성 (6월) 기록물평가심의회 심의 기록물평가심의서 심의 (7월) 처리과 기록물 의견 조회 (4월) 심의결과 공개 및 통보 기록관 홈페이지 및 처리과 (9월) 기록물 반출 및 폐기 폐기대상 기록물 수합 및 파쇄 (9월)

28 7. 기록물 평가ㆍ폐기 3. 처리과 의견조회 ○ 처리과(학교 및 직속기관) 담당자는 ‘업무관리시스템>과제관리>부서과제, 학교과제’의 단위업무 보존기간,‘공공기록물 관리에 관한 법률 시행령 별표1 기록물의 보존기간별 책정기준’을 참조하여 보존기간 확인 ○ 기록물평가심의서에 처리의견 및 사유를 작성하여 제출 ○ 처리의견에는 ‘재책정, 보류, 폐기’로 구분하여 작성

29 8. 기록물 종류별 관리 가. 조사ㆍ연구ㆍ검토서 ○ 작성대상
가. 조사ㆍ연구ㆍ검토서 ○ 작성대상 - 법령ㆍ조례의 제정 또는 개정, 이에 상당하는 주요 정책의 결정 또는 변경 - 행정절차법에 의하여 행정예고를 하여야 하는 사항 - 국가재정법시행령 제13조 제1항 및 제14조에 해당하는 대규모 사업 공사 총 사업비가 500억 이상이고 국가 재정지원 규모가 300억 이상인 사업과 총 사업비가 200억 이상인 건축사업 - 그 밖에 기록물관리기관의 장이 필요하다고 인정하는 사항 ○ 구성요소 : 조사ㆍ연구ㆍ검토 배경, 제안자 등 관련자의 소속ㆍ직급ㆍ성명, 기관장ㆍ관계기관의 지시ㆍ지침 또는 의견, 관련 현황과 검토내용, 각종 대안과 조치의견, 예상효과 혹은 결과 분석 ○ 등록 및 관리 - 조사ㆍ연구ㆍ검토서의 제목은 해당 업무 혹은 관련 업무와 연관지어 부여하고 조사ㆍ연구ㆍ검토서임이 명확히 드러날 수 있도록 명기 ex) ‘자유학기제 도입’타당성 검토서 - 기타 등록 및 관리방식은 일반 기록물과 동일

30 8. 기록물 종류별 관리 나. 회의록 ○ 작성대상 - 개별법 또는 특별법에 따라 구성된 위원회 또는 심의회 등이 운영하는 회의
나. 회의록 ○ 작성대상 - 개별법 또는 특별법에 따라 구성된 위원회 또는 심의회 등이 운영하는 회의 ex) 학교운영위원회 및 교육청 각과별로 운영하는 각종 위원회 회의록 등 - 교육감 및 교육장이 참석하는 회의 ex) 간부회의, 확대간부회의, 기관장회의, 월례회의 등 - 조사ㆍ연구ㆍ검토서 작성대상에 관한 심의 또는 의견조정을 목적으로 관계 기관의 국장급 이상 공무원 3인 이상이 참석하는 회의 - 그 밖에 회의록 작성이 필요하다고 인정되는 주요 회의 ○ 구성요소 : 회의명, 회의 개최 부서(기관), 일시 및 장소, 참석자ㆍ배석자 명단, 회의 진행 순서, 상정 안건, 발언요지, 결정사항 및 표결내용 ○ 등록 및 관리 - 회의록을 해당 단위과제에 등록하는 것을 원칙으로 함. - 단독으로 등록하거나 붙임자료로 첨부할 경우 회의록임이 명확히 드러나는 문서제목을 명기 ex) 000위원회 제0차 회의결과 보고 및 회의록 - 회의 참석 인원의 서명이 들어가는 회의록인 경우 별도 보관(폐기금지)

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32 8. 기록물 종류별 관리 다. 시청각기록물 ○ 작성대상 - 교육감 및 교육장 등 주요 직위자의 업무 관련 활동과 인물사진
- 공공기관(학교)이 수행하는 주요행사 ex) 졸업식, 입학식, 학교축제, 학교장 이ㆍ취임식 등 - 국제기구 또는 외국과의 협약ㆍ협정ㆍ교류 등의 추진과 관련된 주요 활동 - 대규모의 토목ㆍ건축공사 등의 실시로 본래의 모습을 찾기 어렵게 되는 사항 - 철거 또는 개축 등으로 사라지게 되는 건축물이나 각종 형태의 구조물로 사료적 가치가 높아 시청각기록물로 그 모습을 보존할 필요가 있는 사항 - 다수 국민의 관심사항이 되는 주요 사건 또는 사고 ○ 등록 및 관리 - 시청각물을 단독으로 등록하거나 붙임 자료로 첨부할 경우 행사명이 명확히 드러나는 문서제목을 명기 ex) 제0회 졸업식 행사 - 인물 중심의 촬영방식은 지양하고 행사의 주요 상황을 체계적으로 파악할 수 있도록 생산 - 기타 등록 및 관리방식은 일반 기록물과 동일

33 시청각기록물 편철방법(사진, 필름)

34 8. 기록물 종류별 관리 라. 간행물 관리 ○ 정의 - 공공기관이 그 기관의 목적이나 업무수행의 내용을 기관 내부나 일반인에게
전달하기 위해 공문서와 달리 여러 부를 발간하는 자료 - 장학자료, 업무편람, 학교신문 등 책자와 CD 등의 형태로 생산 ○ 등록 및 관리 - 발간관련 결재문서와 원고는 우선 업무관리시스템에 일반문서로 등록한 후 - 본청 각과 : 우리시교육청 기록관홈페이지에 등록, 발간번호를 부여후 발간 - 직속기관 및 학교 : 각자 기관에서 간행물 관리대장에 등록하여 발간번호를 표기한 후 발간

35 8. 기록물 종류별 관리 마. 행정박물 관리 ○ 정의 - 공공기관에서 업무수행과 관련하여 생산ㆍ활용한 형상기록물로서 행정적ㆍ
역사적ㆍ문화적ㆍ예술적 가치를 지니는 기록물 - 유형별 가치(중요 행사 및 사업관련, 주요인물행적관련, 상징성, 예술성, 유일성 또는 희소성, 활용성) 및 보존타당성(보존가능성, 훼손도)을 종합적으로 판단하 여 행정박물 관리대상 선별 ○ 관리대상 총 무 과

36 8. 기록물 종류별 관리 ○ 행정박물 불포함 대상 - 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 간행물 등 기록정보자료
- 형태를 갖지 않는 소프트웨어와 같은 물품류 - 동물, 식물, 음식 등과 같이 영구 보존할 수 없는 대상 - 공공업무와 관련된 기록물로서의 속성을 가지지 않는 순수박물 ○ 등록 및 관리방법 - 행정박물 관리대장에 등록하여 관리 - 견본류, 기념류, 상ㆍ훈장류, 선물류 : 생산 당시 등록 - 관인류, 상징류, 사무집기류 : 활용 종료시 등록 - 행정적ㆍ역사적ㆍ문화적ㆍ예술적 가치의 변동으로 인하여 영구보존의 필요성 이 상실된 것과 심각한 물리적 훼손으로 복원이 불가능한 경우 폐기

37 8. 기록물 종류별 관리 마. 행정박물 관리 총 무 과

38 8. 기록물 종류별 관리 바. 시험기록물 ○ 대상 - 교육행정정보시스템(NEIS)에 입력되는 이원목적분류표, 성적일람표
- 학업성정관리위원회 운영문서, 평가계획서 - 평가원안, 교내 지필평가, 수행평가 답안지 및 제출물 ○ 등록 및 관리 - 학업성정관리위원회 운영문서, 평가계획서는 일반문서 관리방법과 동일, (NEIS)에 입력되는 기록물은 시스템에서 등록, 관리 - 평가원안은 평가담당교사가 취합하여 업무관리시스템의 해당 단위과제에 등록 (ex:0000학년도 0학기 중간고사 평가원안] - 답안지는 시험유형별, 학년별 또는 반별로 구분하여 등록하고, 학교 실정에 맞게 편철, 편철방법은 정리된 하나의 묶음을 1권으로 보며, 보존용 표지 및 집게를 사용 않고 편철 가능 (ex:0000학년도 0학기 0학년 중간고사 답안지] - 보존기간 : 답안지 보존기간 5년 (근거 : 기록관리기준표 교내평가, 5년) - 폐기 : 관할 교육(지원)청 기록관에서 실시하는 기록물 평가 폐기 절차에 따라 보존기간 경과 후 기록물 평가 심의회의 심의를 거쳐 폐기

39 8. 기록물 종류별 관리 바. 시험기록물 - 시험지에 답안을 작성하는 경우 답안지와 동일하게 관리
- 등록이 완료되고 점수에 대한 이의신청기간이 종료되면 평가원안과 답안지는 학교 문서고에서 보관, 관리 ※ 외부 기관에서 시행한 시험지나 답안지 - 개인정보의 누출이 되지 않도록 관리철저 요망 - 폐기 : 해당 시험의 관리 요강에 따라 보존기간 경과 후 폐기하되 관할 기록관에서 실시하는 기록물 평가 폐기시 기록물 평가 심의회의 심의를 거쳐 폐기할 것을 권장함

40 9. 개인정보가 포함된 기록물의 관리 □ 배경 ○ 공공 기관에서 개인정보가 포함된 기록물의 처리시 운영상의 혼선 발생
○ 공공 기관에서 개인정보가 포함된 기록물의 처리시 운영상의 혼선 발생 - 개인정보의 보유기간 만료시 공공기록물 관리법 제 27조에 따른 평가 절차 없이 개인정보 보호법 제 21조에 따라 즉시 파기가 가능한지 여부 ○ 개인정보가 포함된 기록물의 체계적인 관리를 위해 명확한 제시가 필요 ※ 법률에 따라 관리되어야 하는 개인정보가 포함된 기록물은 개인정보 보유기간이 경과한 경우에도 해당 기록물의 보존기간까지 관리하여야 하며 법률이 정한 절차에 따라 폐기 수행 ※ 법률에 관리 대상이 아닌 개인정보는 개인정보 보호법에 따라 보유기간이 경과하면 즉시 파기

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42 질의 응답 수고하셨습니다.