사업목적 추진경과 사업범위 업무관리시스템 주요 기능 기대효과 시도교육청 업무관리시스템 소개 발표순서는

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0 업무관리시스템 구축 사업 추진 현황 보고 2010. 11. 안녕하십니까? 총무과 ****입니다.
지금부터 업무관리시스템 구축 사업 추진 현황에 대하여 보고드리겠습니다. 보고에 앞서, 업무관리시스템에 대한 간단한 소개를 드리겠습니다. 업무관리시스템은 현재 본청 및 전체 소속기관에서 사용하고 있는 전자문서시스템의 전자결재 기능 이외에 ‘과제관리’, ‘메모관리’, ‘지시사항’ 등 보다 다양한 형태의 의사결정 과정을 전자적으로 처리할 수 있도록 하는 시스템으로, 2011년 1월 개통을 할 예정입니다.

1 1 2 3 4 5 사업목적 추진경과 사업범위 업무관리시스템 주요 기능 기대효과 시도교육청 업무관리시스템 소개 발표순서는
사업목적 / 추진경과 / 사업범위 / 업무관리시스템 소개 / 기대효과 순으로 보고 드리겠습니다. 3

2 교육기관 업무의 효율성, 책임성 및 투명성 극대화
1. 사업목적 시·도교육청(학교) 업무관리시스템 구축 교육기관 업무의 효율성, 책임성 및 투명성 극대화 일하는 방식 개선 교원업무경감 업무처리 전과정을 효율적 · 전자적 처리 업무관리체계 일정관리 업무추진 업무지원 먼저 사업목적입니다. 2006년도에 사무관리규정 등 관련법이 개정되고, 업무환경의 변화에 따라 업무처리 효율성을 제고하고자 하는 요구가 높아지고 있으며, 기존의 전자문서시스템 인프라의 노후화에 따라, 각 시도교육청 및 소속기관들의 업무를 기능중심으로 체계적이고 통일되게 분류하여 업무처리 전 과정을 효율적·전자적으로 처리하게 함으로서 일하는 방식을 개선하고, 교직원의 업무를 경감시킴으로서 교육기관 업무의 효율성, 책임성 및 투명성을 극대화할 수 있는데 그 목적이 있습니다. 교육기관의 업무를 기능중심으로 분류 법제도적 요구 업무처리 효율성 요구 인프라 노후화 개선 요구 1/17

3 2. 추진경과 시·도교육청 업무관리시스템 구축 계획 수립(교과부 장관 결재) ’09. 5. 28.
시·도교육청 업무관리시스템 구축 BPR/ISP 수립 시행 ’09. 7~10월 사업자 선정 및 계약 (LG CNS 외 7개 업체) ’ 시·도교육청 업무관리시스템 분석 및 설계 ’10. 3~6월 인프라(서버 및 장비) 설치 2. 다음은 추진경과를 말씀드리겠습니다. 교과부에서 2009년 5월 28일 「시도교육청 업무관리시스템 구축 계획을 수립하면서 본 사업이 본격적으로 첫발을 내딛었으며, 사업의 효율성 제고를 위해 전국의 16개 시도교육청이 교육과학기술부와 함께 공동으로 사업을 추진하게 되었습니다. 2009년 7월부터 10월까지 시도교육청의 업무 환경을 고려하여 업무처리 프로세스를 재설계하고 최적의 시스템 구축 방안을 외부 전문기관에 위탁하여 마련하였습니다. 그 이후 몇 차례의 시도교육청 관계자 회의를 거쳐 본 사업의 범위와 세부규격이 결정되었고, 올해 2월 25일 LG씨엔에스 및 7개 소프트웨어 분리발주 사업자와 각각 계약이 체결되어, 8월까지 서버 및 장비가 설치 완료 되었고 프로그램이 개발 완료 중에 있습니다. 현재 2011년 1월 개통을 위해, 교육지원청별 전담강사를 통한 전달교육을 실시하고 있으며, 사용자 문의사항 및 불편 해소를 위해 5명으로 구성된 콜센터를 운영하고 있습니다. ’10. 7~8월 전담강사 교육 및 콜센터 운영, 시범운영 ’10. 11~12월 2/17

4 16개 시도교육청 및 직속기관, 학교 등 2만여 개 대상
3. 사업범위 기능분류체계 표준, 운영방안 작성 기능분류체계 표준단위과제 도출 기능분류 시스템 구축 업무관리시스템과 연계 문서관리, 과제관리를 포함한 3개분야 7개영역 구축 학교단위의 전자결재 구축 유지보수관리시스템 구축 운영 및 개발 관련 서버 시스템 SW 보안 및 네트워크 장비 SW분리발주 통합 지방교육 기능분류체계 정의 기능분류시스템 개발 업무관리시스템 개발 업무관리시스템 인프라 구축 대상기관 16개 시도교육청 및 직속기관, 학교 등 2만여 개 대상 사용자 3. 다음은 사업범위에 대해 말씀드리겠습니다. 대상기관은 전국의 16개 시도교육청 및 직속기관, 학교 등 2만 여개이며, 우리 교육청의 경우도 본청 및 소속기관 전체의 모든 교직원을 대상으로 합니다. 사업의 주요 내용은, 우리가 하는 모든 업무를 기능중심의 단위업무로 체계화하여 정의하고, 그 정의된 지방교육기능분류체계를 시스템적으로 관리하기 위한 지방교육기능분류시스템을 개발하며, 업무관리시스템 서버 등 인프라 구축 업무관리시스템 프로그램 개발을 내용으로 하고 있습니다. 시·도교육청부터 학교까지 다양한 사용자 3/17

5 <발표시간을 감안하여 진행여부 결정>
시도교육청 업무관리시스템 소개 4.1 교육청 업무관리시스템 개요 4.2 주요 개선 포인트 4.3 주요기능 4.4 초기화면 4 교육청 업무관리시스템 소개 4. 교육청 업무관리시스템 소개 붙임2. 시도교육청 업무관리시스템 소개입니다. 교육청 업무관리시스템 개념, 주요갯선 포인트, 주요기능, 초기화면 등의 순으로 말씀드리겠습니다. <발표시간을 감안하여 진행여부 결정>

6 4.1 교육청 업무관리시스템 개요 업무지원 업무추진 교육청 업무관리시스템 목 표 일정관리 지방교육기능분류체계 문서관리 메모보고
4. 교육청 업무관리시스템 소개 교육청 업무관리시스템 목 표 개인일정 부서일정 일정관리 지방교육기능분류체계 문서관리 메모보고 과제관리 지원기능 추진계획 및 실적관리 행정정보 시스템연계 공유설비 예약 공문게시 내부메일 지시요청 업무지원 업무추진 교육청의 모든 업무를 기능중심으로 분류 개별적이고 산발적으로 추진되던 업무를 과제카드별로 체계적으로 관리 에듀파인, 나이스 등의 행정정보시스템 연계를 통한 One-stop 서비스 개인일정관리를 통해 부서 월간일정 및 추진실적의 상호 공유 공유설비예약 및 내부메일 등 지원기능 제공 보시는 화면은 교육청 업무관리시스템 개념도입니다. 시도교육청 업무관리시스템은 일정관리를 통해 개인/부서간 월간 일정 및 추진실적을 상호 공유하게 될 것이며, 개별적이고 산발적으로 추진되던 교육기관의 모든 업무를 기능중심으로 분류하여 단위과제 중심의 과제카드 별로 모든 문서와 관련정보 등을 체계적으로 관리하게 됨으로써, 과제카드를 통해 한눈에 관련 문서, 자료, 법규정, 업무처리 실적 등을 볼 수 있습니다. 업무지원을 위하여 행정정보시스템 연계, 공유설비 예약, 공문게시, 내부메일 등의 기능을 제공하게 되는데, 행정정보시스템 연계 기능을 통해 지금은 결재자들이 나이스, 에듀파인, 전자문서시스템을 매일 따로따로 들어가 결재를 해야하는 불편함이 있으나, 앞으로는 업무관리시스템에만 들어가면 모든 결재를 할 수 있게됩니다. 공문게시 기능은, 단순 알림 문서에 대해 현재와 같이 문서를 기안하여 발송을 하면, 수신기관에서는 문서가 아닌 게시판에 게시됩니다. 문서를 수신될 경우 ‘접수’, ‘담당자 지정’, ‘기록물철 등록’, ‘공람’ 등의 번거움이 있었으나, 게시판에서 필요한 교직원들만 열람하면 되므로 학교로 가는 문서유통량이 줄어들고 학교 교직원 업무 경감 효과가 기대됩니다. 4/17

7 4.2 주요 개선 포인트(1) 일정관리 메모관리 신속한 업무처리가 가능함 개인일정이 통합적이고 체계적으로 관리됨
4. 교육청 업무관리시스템 소개 일정관리 메모관리 일정관리 메모보고 문서관리 지시요청 지원기능 일지 메일 문서 메모 결재대기 공유/공람 일정 개인일정 부서일정 기관장일정 주^월간업무계획 월간일정 일정목록 업무실적 > 일정관리 > 개인일정 > 월간일정 과제관리 행정정보시스템 홍길동 업무계획작성 업무계획취합 업무계획목록 방과후 학교 운... 스승의 날 행사 개인업무 업무관리 워크샵 이율곡 안창호 조만식 홍길동 일정관리 문서관리 메모보고 과제관리 지시요청 지원기능 행정정보시스템 일지 메일 문서 메모 결재대기 공유/공람 일정 > 메모보고 > 메모작성 메모보고 메모작성 방과후 학교운영계획을 위한 협의결과보고 처리할 메모 방과후 학교 운영 보고받은 메모 보고한 메모 임시저장 메모 메모서식관리 인계인수메모 삭제한 메모 2010년도 방과후 학교 운영계획 수립을 위해 지역교육청 방과후 학교 운영 담당자와 협의를 실시하였으며 이에 대한 결과를 보고 드립니다. 메모정보에 대해 직원간 공유 부서내에서 공유할 수 있음 개인, 과제별 일정을 관리함 메모보고 (사업현황, 회의결과 등) 2. 업무관리시스템을 사용함으로서 얻게 되는 주요 업무 처리 개선 포인트에 대해 말씀드리겠습니다. - ‘일정관리’ 는 개인별 주요 업무 일정을 입력하여 관리 할 수 있고, 개인간 일정을 상호 공유하게 되므로 부서내의 전체 일정을 통합적이고 체계적으로 파악할 수 있어 업무처리에 많은 도움이 될 것으로 보입니다. 또한, 다른 기관 사용자들과도 일정공유가 가능하여 특정 업무 T/F팀의 경우 팀원간 수시로 세부 일정을 공유 할 수도 있습니다. - ‘메모관리’ 는 지금까지 해오던 ‘사업현황’, ‘회의결과’, ‘출장복명’ , ‘사업추진 현황’ 등 수시로 하는 보고를 메모보고 형태로 간략 보고하도록 하고 관련 직원들간 보고사항에 대한 공유가 원활하게 이루어지게 되며, 각종 메모보고 자료들이 체계적으로 관리됩니다. 개인일정이 통합적이고 체계적으로 관리됨 직원간 상호 일정공유가 원활함 과제별로 일정을 쉽게 파악 및 관리할 수 있음 신속한 업무처리가 가능함 사업현황, 회의결과 등을 메모보고 형태로 간략보고 메모보고에 대하여 직원간 업무공유가 간편해짐 5/17

8 4.2 주요 개선 포인트(2) 4. 교육청 업무관리시스템 소개 과제관리 지시사항 :15 회의 [메모]홍길동/방과후 학교운영계획을 .. :54 일반 [문서]김철수/저소득층 대상 학생 조사. 부서전체 :22 홍보 [메모]홍길동/사교육비 경감 아이디어.. 계획관리 접수관리 예산정보 업무편람 실적관리 표제부 홍길동 일정관리 문서관리 메모보고 과제관리 지시요청 지원기능 행정정보시스템 결재대기 > 지시요청 > 지시사항 > 지시사항 추진현황 공유/공람 지시요청 메모 지시사항 메일 처리할 지시사항 나의 지시사항 부서 지시사항 기관장 지시사항 지시그룹관리 지시사항 추진현황 일정 처리상태 문서 진행중 메모 홍보관리 훈시사항 의회요청 진행중 진행중 일지 진행중 메일 진행중 :15 회의 사교육비 경감을 위한 세미나 교육과학기술부 김철수 계획관리 예산정보 업무편람 접수관리 표제부 실적관리 홍보요청관리 홍보접수관리 홍보통계자료 지시시항을 이행 및 관리함 지시시항의 처리현황이 쉽게 파악되고 관리됨 과제카드를 통하여 추진현황 파악 용이 - ‘과제관리’ 는 메모보고, 문서관리, 일정관리 등의 처리내용들이 과제카드 단위로 체계적으로 관리되어, 과제관리카드 하나만 보면 관련 ‘문서’, ‘일정’, ‘메모’, ‘예산현황’ 등을 통합적으로 파악되며 관리됩니다. - ‘지시사항’ 은 기관장 지시사항에 대하여 지금은 문서 및 편지 등을 통해 처리하던 것을 최적화되고 시스템화된 처리 방식에 따라 해당 부서 및 담당자에게 지시사항 처리를 요청하고, 이행한 결과에 대하여 보다 체계적으로 관리하게 됩니다. 메모보고, 문서관리, 일정관리 등의 처리 결과 등이 과제카드에서 체계적으로 통합관리됨 지시사항에 대하여 과제카드와 연계되어 요청현황, 이행결과를 편리하게 파악 및 관리할 수 있음 관리자가 시스템을 통하여 지시사항 이행현황을 직접확인 가능함으로 관리기능 강화 6/17

9 4.2 주요 개선 포인트(3) 문서관리 기록물이관 기능분류체계를 기반으로 문서를 과제단위로 관리 및 보존함
4. 교육청 업무관리시스템 소개 문서관리 기록물이관 과제관리 지원기능 일지 메일 문서 메모 결재대기 공유/공람 일정 메모보고 일정관리 > 문서관리 > 기안 문서관리 기안 공용서식 최근서식 부서서식 템플릿서식 연계기안 임시저장함 결재 공유·공람 발송대기 접수 개인문서함 미완료문서 관리자문서 대장 지시요청 에듀파인 나이스 통합결재 (일반업무, 에듀파인, 나이스)로 결재 일원화 일반업무 결재 행∙재정 업무결재 일반행정 및 교무학사 업무결재 행정정보시스템 홍길동 기능분류체계에 따라 보존됨 A1단위과제카드 A2단위과제카드 B1단위과제카드 B2단위과제카드 초중등분야 A단위과제 B단위과제 C1단위과제카드 C단위과제 평생분야 - ‘문서관리’ 는 현재는 각종 시스템별로 결재가 이루어져, 결재자가 매번 각각의 시스템에 접속하여 하는 번거로움이 있었으나, 앞으로는 업무관리시스템 한곳에서 결재가 가능하도록 하여 업무 처리가 편리해지고, 단순 알림 문서에 대한 게시판 이용으로 문서유통량이 감축되어 학교 교직원 업무 경감 효과에 기여하게 될 것입니다. - ‘기록물 이관’ 은 문서를 기능분류체계 기반의 과제단위로 관리 및 보존되고, 2012년도에 국가기록원에서 보급하는 기록관리시스템을 도입되면, 기록물 이관이 보다 효율적으로 이루어질 것입니다. 또한 문서의 위변조를 시스템적으로 방지하는 대책도 강구하여 적용하였습니다. 개별시스템에서 수행되는 결재(승인)절차 일원화 및 One-Stop서비스를 통한 업무경감에 기여 기능분류체계를 기반으로 문서를 과제단위로 관리 및 보존함 업무별 문서를 간단하고 정확하게 찾을 수 있음 문서 변조 가능성이 없음 7/17

10 4.3 주요기능 일정관리 업무추진 업무지원 3개 분야 7개 영역 4. 교육청 업무관리시스템 소개 문서관리 메모보고 지원기능
개인일정 부서일정 기관장일정 주∙월간업무계획 기안 결재 공유공람 발송대기 접수 개인문서함 미완료문서 관리자문서 대장 메모작성 처리할 메모 보고받은 메모 보고한 메모 임시저장 메모 메모서식관리 인계인수 메모 최근 게시물 공지사항 공문게시 훈시사항조회 자주 보는 게시물 주∙월간업무계획조회 공유설비예약 행정정보시스템 내부메일 과제관리 지시요청 운영관리 나의 과제 부서과제 과제카드관리 과제추진현황 과제통계현황 기능분류체계 기록물이관 지시사항 훈시사항 의회요청 홍보관리 조직관리 사용자관리 조직연계 메뉴관리 권한관리 코드관리 업무관리시스템의 주요 메뉴는 다음과 같습니다. 크게 일정관리, 업무추진, 업무지원의 3개 분야와 일정관리, 문서관리, 메모보고 등 7개의 세부영역으로 구성되어 있습니다. 각 세부 메뉴들은 기본적으로 과제관리카드를 중심으로 연결되어 관리되므로 부서내의 과제관리카드만 보면 업무의 전체 계획 및 실적 등을 한눈에 파악할 수 있습니다. 또한, 부서에서 직원들의 역할에 따라 권한을 부여함으로써 권한에 최적화된 메뉴만이 보이도록 구현하였습니다. ※ 주요기능은 2010년 6월까지 설계안이며 일부 변경될 수 있음 8/17

11 4.4 초기화면 4. 교육청 업무관리시스템 소개 3개분야 일정관리 업무추진 업무지원 7개영역
문서관리 메모보고 과제관리 지시요청 지원기능 운영관리1) 각종게시기능 공유설비예약 행정정보시스템 내부메일 일정관리 메모보고 과제관리 문서관리 지시요청 지원기능 행정정보시스템 운영관리 다음은 업무관리시스템의 초기화면입니다. 상단 주요메뉴를 보시면, 앞에서 설명한 3개 분야 7개 세부영역을 배치하였습니다. 주1) 운영관리는 시스템운영담당자를 위한 메뉴로 일반사용자에게는 표시되지 않음

12 6. 기대효과 교육행정 경쟁력강화 교원 업무경감 경제적 효과 전자결재 도입으로 결재 간소화
공문게시 기능 활성화로 공문서 유통량 감축 에듀파인, 나이스 등 행정정보시스템과 One-stop 결재서비스를 통하여 교원 업무처리 간소화 VPN을 활용한 재택업무지원1)(안)으로 Anytime, Anywhere 근무환경 제공 교육행정 업무의 표준화로 교육의 질 개선 기반 마련 및 교육기관의 경쟁력 제고 업무처리 및 의사결정과정의 체계적 관리로 교육정책의 투명성과 책임성 제고 교육청의 기능, 업무 프로세스, 추진사업 등에 대한 체계적 파악으로 합리적 정책결정 지원 웹 접근성 가이드 준용으로 다양한 사용자의 접근성 제공 교원 업무경감 교육행정 경쟁력강화 열람 및 결재 할 문서 확인을 위한 불필요한 로그인 시간 단축으로 기회비용 절감 각종 일정 및 메모를 원활하게 공유하고 단순문서 게시기능으로 업무처리 시간에 대한 기회비용 절감 경제적 효과 업무관리시스템을 도입함에 따른 기대효과는 다음과 같습니다. 교육행정 경쟁력 강화입니다. ㅇ 교육행정업무의 표준화로 교육행정의 질 개선 기반을 마련하게 됩니다. ㅇ 전자문서관리 체계를 통한 교육행정 경쟁력이 강화될 것입니다. ㅇ 공공기록물 관리에 관한 법령 등을 준수한 업무지원체계를 마련될 것입니다. ㅇ 웝 접근성 가이드 준용으로 다양한 사용자의 접근성이 제공될 것입니다. 마지막으로 교원의 업무경감 입니다. ㅇ 전자결재 도입으로 결재가 간소화 됩니다. ㅇ 공문게시의 활성화로 공문서 유통량이 감축될 것입니다. ㅇ 결재처리의 One-Stop서비스로 교원 업무처리 간소화가 기대됩니다. ㅇ VPN을 활용한 재택업무 지원(안)으로 Anytime, Anywhere 근무환경이 제공될 것입니다. 경제적 효과가 기대됩니다. ㅇ 열람 및 결재할 문서가 도착되어 있는지 로그인 하지 않아도 알 수 있어 불필요한 로그인시간을 없애주고, ㅇ 각종 일정 및 메모를 원활하게 공유하고 단순 문서에 대해서는 게시판을 통해 전파됨에 따라 업무처리 시간에 대한 기회비용을 절감하는 효과가 있습니다. 17/17 참고) 시간당 인건비(5,600원)는 실제 행정실, 교원 등을 감안해야 하나 일반직 9급을 기준으로 최소비용으로 산정함