0 지역인력양성사업 연구비관리 고도화를 위한 ( R esearch & D evelopment C ard M anagement S ystem]

연구비카드 개요 연구비카드 기본방향 연구비카드 발급 및 사용방법 연구비전산종합관리시스템 연구비 집행 정산고도화 방안

2 연구비 집행 관리 업무의 투명성 제고 현금, 계좌이체 집행 → 신용카드 집행으로의 전환 승인제한 기능을 통한 “ 클린카드 ” 기능 도입 연구비 집행 내역의 전산시스템 관리 연구비카드 집행내역 처리 자동완성 기능 구현 집행내역 간단한 입력/수정, 편리한 실적 모니터링 연구비 진도관리 및 정산업무 효율화 사후 정산관리 → 수시 정산관리기능 구현 정산서류 자동완성을 통한 정산 1Stop처리 및 간소화 사업운영주체 연구책임자 한국연구재단 기관관리자 연구비카드 개요 Ⅰ. 연구비카드 개요 ※ 관련 규정 - 국가연구개발사업 공동관리규정 대통령령으로 제정( ‘ 01.12월), 연구비카드 사용의무화 - 기획재정부 년차별 “ 예산 및 기금운영계획집행지침 ” 연구비카드 사용 의무화 국가연구개발사업, 연구관리업무 분야 과제 수행에서 사업운영 주체별 다양한 정산관리 의견을 검토하여, 연구비카드제를 진행합니다.

3 연구비 예산 관리연구비 집행내역 정산연구비카드 발급/집행 연구비 집행내역 관리 당해 사업수행기간 종료 후 집행실적 정리 보고 - 연구비전산종합관리시스템 등록된 집행내역확인 - 정산서류 자동완성기능 활용 상위과제가 하위과제에 대한 정산 후 한국연구재단 으로 취합 보고함 연구수행기간(통상 1년) 집행내역을 관리 운영 - 연구비전산종합관리시스템에 집행내역 입력 - 연구비카드, 계좌이체, 현금, 현물 등 방법별 입력 - 비/세목 예산별로 자금관리 운영 위탁과제(하위과제)도 자금이체 후 카드 발급을 통해 연구비 집행내역 관리 연구수행기관(구매부서), 연구책임자, 연구참여자 카드 발급이 가능 (중앙구매, 과제통합, 일반연구비) 단, 모든 연구비 예산을 카드로만 집행하는 건 아님 - 인건비, 간접비 집행은 계좌이체 가능 - 연구비 정산관리 지침에 의거 카드사용 ※ 단, 현금사용은 제한 함 (건당 5만원 초과 불가) 연구비는 예전처럼 사업 수행기관에 입금됨 - 지급 받은 연구비는 다른 용도의 자금과 분리운영 - 집행한 연구비 회계관리 사항을 증빙 할 수 있도록 별도의 계정을 설정하여 관리 당해년도 발생이자, 전년도 이월금 발생시 당해년도 연구비 반영 사용 (단, NRF가 인정한 과제한정) 한국연구재단, 연구수행기관(사업단), 책임자 모두가 편리한 연구비관리 체계를 지향합니다 연구비카드 기본방향 Ⅱ. 연구비카드 기본방향

4 신한카드 한국연구재단 연구수행기관(사업단) 사업공고 제안서 제출 ① 과제심사/선정 ③ 신청서접수 카드발급/전달 카드신청서출력 사용자등록 ⑧ 협약서/제출 입력내역확인/전송 과제기본사항입력 연구비카드관리시스템 연구비카드사용 사용내역관리 사용내역입력 ( 시스템매칭 ) ⑨ ⑫ ⑥ 연구비전산관리시스템 연구비카드 발급 흐름도 ② ④ ⑤ ⑦ ⑩ ⑪ Ⅲ. 연구비카드 발급 및 사용방법 연구비카드관리시스템영역 (연구비전산종합관리시스템)

5 연구비카드 사용방법 (1) 연구비카드 한도 / 문의사항 연구비카드 사용방법 연구비카드 특징 연구비카드는 개인명의가 기재된 법인카드로 발급 연구비카드로는 현금인출 및 현금서비스 사용 불가 연구비카드는 국내 외에서도 사용이 가능합니다. 연구비카드로 인터넷을 통한 온라인 구매 가능 연구비카드는 당월 사용한 사용대금을 익월 결제 - 신용공여기간 (평균 32일) 17일 : 전월 3일 ~ 당월 2일 26일 : 전월 12일 ~ 당월 11일 연구비카드는 특정가맹점에서는 사용승인 제한됨 - (예: 유흥향락업소, 스포츠 레져 등) 연구비카드는 당해년도 사업수행기간만 사용가능 - 당해년도 사업수행기간 종료시 카드도 종료 연구비카드 일반 당해년도 협약금액(현금)을 기준으로 관리됩니다. - 연구비카드 사용, 계좌이체 사용, 현금사용 등이 발생하게 되면 최초 예산에서 사용한 금액만큼 소진되어 연구비카드 사용한도가 관리 연구비카드한도는 총한도, 월한도, 일한도 관리 - 만약 일시적인 고가장비 및 물품 구입시 일시적인 한도상향요청으로 사용 가능 ※ 단, 민간중소기업은 신용카드사 한도평가에 따름 연구비카드 문의 연구비/연구비카드 상담 콜센터 상담콜센터 : (신한카드) 팩 스 : (신한카드) 서울특별시 중구 충무로 1가 21번지 포스트타워 신한카드 기관영업팀 연구비/연구비카드 담당자앞 연구비카드 한도운영 Ⅲ. 연구비카드 발급 및 사용방법

6 - 카드사용 및 계좌이체연구비카드 사용 원칙 사업수행기관의 내부 규정에 따른 계좌이체 연구 장비 및 재료비 외국에서 직수입하는 기자재 구입비 (국내 수입대행사 경유는 제외) 1개월 이상 사용 할 수 있는 기기장비 부수기자재 시설구입 입차 관련 경비 및 부대경비 기기 제작 및 가공비 내부 컴퓨터 전산 사용료 전산처리비 시험 분석료 사업수행기관 내부적으로 정한 실소요 경비 시제품 시작품 파이롯플랜트 제작경비 내구년수 1년 이하 시약 재료비 구입 전산소모품비 외부 컴퓨터 전산 사용료 연구비카드 사용방법 (5) Ⅲ. 연구비카드 발급 및 사용방법 계정별 세부 연구비카드사용 예시 (1) 직접비 (세목) 여비 기자재 및 시설비 재료 및 전산처리 관리 시작품 제작 연구 활동비

7 연구비카드 사용방법 (6) 카드사용 및 계좌이체연구비카드 사용 원칙 Ⅲ. 연구비카드 발급 및 사용방법 계정별 세부 연구비카드사용 예시 (2) 직접비 (세목) 수용비 및 수수료 제세공과금, 해당사업 연계된 공공요금 공고료, 수수료, 제잡비 인쇄비, 복사비, 인화비 슬라이드 제작, 사무용품. 문구류 기술정보활동비 학회/세미나 참석비, 국내외 교육훈련비 정보 DB 사용료, 구독료, 원고료, 번역료 회의수당, 전문가 활용 연구활동비 기타 카드사용이 불가한 일부 경비 회의비, 세미나 개최 도서문헌구입, 자료 구입 세부과제 관리로 카드사용이 가능한 모든 경비 연구 활동비

8 연구비카드 (혹은 계좌이체)사용 비목, 사용목적 등 직접 입력 (자체 MIS별도처리) 과제별로 정리 보관 연구비집행내역 처리방법 Ⅲ. 연구비카드 발급 및 사용방법 시스템 호환을 하지 않는 연구기관 연구비카드 (혹은 계좌이체) 사용 사용내역을 기관내 MIS에 입력 연구기관 MIS에서 처리된 사항을 연구비전산종합관리시스템에 호환 과제별로 정리 보관 시스템 호환을 하는 연구기관 시스템 호환 연구비전산종합 관리시스템 연구비 사용 연구기관 MIS 정산증빙서류 보관 정산증빙서류보관연구비 사용 연구비전산종합 관리시스템 연구비전산종합관리시스템 연동(2)

9 연구비정산서류 간소화(On-Line완성) 온라인 연구비카드발급시스템 연구비 원거리구매결제시스템 온라인 민원접수시스템(Cyber-Desk) 연구비카드관련 각종 민원 온라인으로 365일 24시간 접수/처리하여 사용자 행정 처리 민원 빠른 처리 원거리에 있는 주거래 업체를 직접 방문하지 않고 온라인 시스템을 통해 결제업무를 지원하는 시스템 - 연구비카드 사용율 제고 On-line 정산체계 구현을 통한 연구책임자의 정산관련 의무사항 및 서류 제출관리 최소화 - 정산서류 작성업무 Zero 化 - 증빙보관 의무해소 - 전자세금계산서 연계 카드발급 기간을 최소화 하기 위해 발급체계를 기존 Off- Line 접수처리에서 On-Line 접수 처리 방식으로 개선 운영중 (법인공인인증서 인증방식) 판매업체 연구책임자 신한카드 P-System 검색/승인요청 물품납품 대금 납부 System승인 Data 등록 On-Line접수 민원등록 신청접수 결과공지 민원처리 사이버 데스크 온라인 접수관리 카드신청서 증빙서류 기타서류 우편신청 접수현황 정산서류 온라인 간소화 기타 사용자편의 기능 제공 Ⅲ. 연구비카드 발급 및 사용방법

10 연구비카드 도입시 기대 효과 Ⅲ. 연구비카드 발급 및 사용방법 연구기관연동 1-Stop 정산서비스정산관리 업무 편의성제고시스템 관리를 통한 투명성 확보 연구비 카드사용자 편의성제고 연구비관리시스템 중심으로 NRF/ 연구기관/ 연구수행자 등 전문역할에 맞는 권한 업무를 수행하여 완벽한 정산업무 효율성을 창조하며, - 각 주체별 업무의 최적화를 목적으로 운영되어 이에 따른 성과주의확산에 기여함. - 향후 대내외 감사시 다양한 감사자료 추출가능 연구과제별 성격에 부합하는 다양한 기능성 카드사용을 통한 사용자 편의성 제고 - 원거리가맹점 결제시스템의 지속적 UP-GRADE - 기존 거래업체의 연구비카드결제 영역권내 흡수 - 연구비카드 사용의무화에 따른 정산처리 기능 강화 - 연구기관의 내부예산관리 기능 편의성 제고 체계적 DB화를 통한 연구비집행 현황 제공 - 對국민 투명성 인지기반 확보 - 각 해당사업 담당자별 업무관리 편의성 확보 - NRF의 통합적 관리 연계성을 고려한 시스템운영 - 연구비사용불가 가맹점 사전차단 연구수행기관 MIS시스템과의 연동확대를 통한 1-STOP 정산서비스 환경조성 - 연구관리 및 연구비집행정보 동시에 연동/호환 - 연구비수행기관 MIS 시스템 연동 기구축 (주요 출연연, 대학연구기관) - `11년 도입된 “ 전자세금계산서 ” 연계 예정(고도화) 전산시스템을 통한 연구비 집행 및 정산업무의 선진적 관리 체계 구현이 가능합니다.

11 연구비전산종합관리시스템 (1)초기화면 신규 시스템 사용자는 사용자 아이디 / 패스워드 등록을 기존 시스템 사용자 아이디 재 사용 등을 통하여 접속 기존에 사용하시던 아이디 권한은 그대로 유효합니다. 신규 가입시 개인정보동의 화면에 정보 제공동의를 해주셔야 합니다 (핸드폰, 혹은 공인인증서인증) 사용자 등록 초기 접속 화면 시스템 초기접속 방법은 일반적인 Web 페이지 접속과 동일합니다. (교육과학기술부) 연구비전산종합관리시스템 안내 (예시) Ⅳ. 연구비전산종합관리시스템

12 연구비전산종합관리시스템 (2)접속초기화면 초기 접속 화면 연구과제 관리 : 협약사업과제에 대한 모든 사항을 일목요연하게 정리관리 할 수 있도록 구성 연구비카드 관리 : 승인, 청구, 사용자등록 등 카드사용/관리에 필요한 기능만 별도 메뉴로 구성 카드사용자 등록 : 최초 카드 수령 등록한 뒤에 사용가능 정산증빙서류 : 정산관련 부가 증빙서류 작성시 활용(필요시) 메뉴를 직접 선택하지 않고 최근에 수행중인 과제를 선택 할 수 있으며, 해당과제에 대한 기본적인 부(副)메뉴를 선택할 수 있는 기능 제공 Ⅳ. 연구비전산종합관리시스템 연구비전산종합관리시스템 안내 (예시)

13 연구비전산종합관리시스템 (3)연구과제관리 (1) 협약정보관리 과제에 대한 사용자 선택 가능한 메뉴를 집적화 - 협약과제정보 : 과제에 대한 세부 정보를 등록/조회 할 수 있습니다. - 연구비카드신청 : 연구비카드 발급시 선택하는 메뉴입니다. - 연구비집행 : 사업비집행내역을 입력할 때 선택하는 메뉴입니다. - 예실대비표 : 사업비집행내역에 대한 예산대비 실적을 관리하는 메뉴입니다. - 연구비정산 : 당해년도사업기간 종료 후 정산자동 완성 시 사용 하는 메뉴입니다. Ⅳ. 연구비전산종합관리시스템 연구비전산종합관리시스템 안내 (예시)

14 연구비전산종합관리시스템 (4)연구과제관리 (2) 당해년도예산 협약과제관리 중 당해년도 예산에 관한 입력/조회 가능한 화면 - 지역인력양성사업비세목체계 의거한 비/세목 체계 - 사업별 예산관리운영 지침 따라 비/세목별 당해년도 발생이자 내역 등록 가능 - 최초 과제 정보를 사용자 직접 입력할 경우 1) 협약과제 정보, 2) 당해년도 예산, 3) 참여사업원 정보를 입력해야 심사신청 및 사업비 카드 발급 가능 합니다. Ⅳ. 연구비전산종합관리시스템 연구비전산종합관리시스템 안내 (예시)

15 연구비전산종합관리시스템 (5)연구과제관리 (3) 참여연구원 관리 협약과제관리 중 사업참여원에 관한 입력/조회 화면입니다. - 과제참여 및 카드발급대상자와 해당과제에 대한 접속권한을 관리하는 화면 입니다. 크게 사업책임자, 사업참여원, 행정요원 권한을 부여합니다. - 연구비카드는 사업책임자, 사업 참여원만 발급이 가능하고 행정 요원은 해당 과제접속 권한만 갖습니다. (정산업무만 가능) - 사업수행 중 사업참여원의 진출 입이 발생할 경우 해당 세부 내용을 기록할 수 있도록 화면을 구성해 놓았습니다. Ⅳ. 연구비전산종합관리시스템 연구비전산종합관리시스템 안내 (예시)

16 연구비전산종합관리시스템 (6)연구과제관리 (4) 이자발생관리 협약과제관리 중 발생한 이자를 입력 하는 화면입니다. - 당해년도 사업수행기간 중 발생한 이자를 비/세목별 예산 반영하여 사용 - 다양한 금융상품 특성을 고려 발생 이자 입력을 월별로 입력 가능 - 발생한 이자는 달별로 입력 후 최종 확정하는 시점에 예산에 반영됩니다. (예실대비표에서 확인가능) Ⅳ. 연구비전산종합관리시스템 연구비전산종합관리시스템 안내 (예시)

17 연구비전산종합관리시스템 (7)연구과제관리 (5) 전년도 이월금 관리 협약과제관리 중 전년도이월액을 조회/등록/반영 가능 - 전년도과제에서 사업비 집행 후 남은 잔액에 대해서 당해년도 사업비 예산에 반영하는 화면 - 이월액 관리는 다년도협약과제 에서만 인정하는 내용입니다. - 이월액 관리에 대한 세부사항은 사업별 정산담당자와 협의요망 Ⅳ. 연구비전산종합관리시스템 연구비전산종합관리시스템 안내 (예시)

18 연구비전산종합관리시스템 (8)연구과제관리 (6) 연구비카드신청 해당과제에 대해 연구비카드 발급/추가발급을 관리하는 화면 - 연구비카드는 과제상태가 “ 과제수행중 ” 일 때만 가능 - 연구비카드는 연구책임자 및 연구참여구원만 발급 가능 - 연구비카드는 당해년도 사업 기간 동안만 사용가능하기에 당해년도 연구기간이 종료되면 신규과제 협약시 신규카드를 발급 받으셔야 합니다. - 발급시 연구비카드결제계좌에 대한 실명확인정보도 반드시 필요합니다. 사용자 편의를 위해 온라인카드 발급신청 접수를 운영하고 있음 Ⅳ. 연구비전산종합관리시스템 연구비전산종합관리시스템 안내 (예시)

19 연구비전산종합관리시스템 (9)연구과제관리 (7) 연구비집행(1)-사용내역조회 연구비집행 은 해당 사업기간 동안 집행한 내역을 입력하는 화면 - 사용내역조회는 집행방법, 금액, 일자 등을 조건으로 검색하며 세부적인 입력내역을 조회가능 - 카드사용내역은 연구비카드 (일반, 과제통합, 중앙구매카드) 집행 내역을 - 계좌이체내역은 연구비카드사용 이외 실제 계좌이체한 내역을 - 기타사용내역은 현금,현물,지로 집행한 내역을 입력합니다. - 인터넷뱅킹은 사용자 필요시 온라인 뱅킹업무에 사용합니다. Ⅳ. 연구비전산종합관리시스템 연구비전산종합관리시스템 안내 (예시)

20 연구비전산종합관리시스템 (10)연구과제관리 (8) 연구비집행(2)-카드사용내역 카드사용내역은 해당 사업기간 동안 집행한 카드사용내역을 입력하는 화면입니다. - 카드사용내역은 대부분의 정보 (사용일자, 가맹점명,사용금액) 등이 자동 완성되어 있습니다. - 사용자는 비/세목 선택과 집행 목적에 대한 내역 입력 합니다. - 집행목적은 차후 정산관련 자료로 활용되기에 정확하고 상세히 입력해주시기 바랍니다. - 카드사용내역에 대한 보다 세부적인 내용확인은 사업비 카드관리 메뉴를 통해 부가적 내용을 확인 하실 수 있습니다. ※ 시스템매칭 연구기관은 기관 자체 회계MIS에서 입력 Ⅳ. 연구비전산종합관리시스템 연구비전산종합관리시스템 안내 (예시)

21 연구비전산종합관리시스템 (11)연구과제관리 (9) 연구비집행(3)-계좌이체내역 계좌이체내역은 해당 사업기간 동안 집행한 계좌이체내역을 입력하는 화면입니다. - 계좌이체내역입력은 사용자가 직접 다음과 같이 입력합니다. 1) 필수입력사항 : 사용일자, 사용처, 집행방법, 비/세목 선택, 이체금액,사용목적 2) 부가입력사항 : 이체은행, 계좌번호, 부가세 등 - 이체금액 입력시 입력 가능 여부를 확인하는 가능 - 또한 비목추가 메뉴로 추가 사용내역입력도 가능 Ⅳ. 연구비전산종합관리시스템 연구비전산종합관리시스템 안내 (예시)

22 연구비전산종합관리시스템 (12)연구과제관리 (10) 연구비집행-기타내역관리 기타사용내역은 해당 연구기간 동안 집행한 현금, 현물 등을 입력하는 화면입니다. - 기타사용내역은은 사용자가 직접 다음과 같이 입력합니다. 1) 필수입력사항: 사용일자, 사용처, 집행방법, 비/세목 선택, 이체금액, 사용목적 2) 부가입력사항 : 부가세 Ⅳ. 연구비전산종합관리시스템 연구비전산종합관리시스템 안내 (예시)

23 연구비전산종합관리시스템 (13)연구과제관리 (11) 예실대비표 예실대비표는 해당 사업기간 동안 사업비 비/세목별 예산대비 집행실적과 그 잔액을 확인 할 수 있는 화면입니다. - 필요에 따라 집행방법별, 기간별, 비/세목별 세부내역을 확인 가능 - 또한 세부비목별역서(문서출력), 엑셀화일 다운로드기능 등을 편리한 예산자금운영 가능 - 예산수정기능을 통해 기관내 연구예산 관리자의 권한으로 협약예산과 별도로 자율적인 내부 예산정보수정이 가능 (단, 정산관리규정 및 지침 범위 내 에서만 가능합니다.) Ⅳ. 연구비전산종합관리시스템 연구비전산종합관리시스템 안내 (예시)

24 연구비전산종합관리시스템 (14)연구과제관리 (12) 연구비 정산 사업비정산은 해당 사업기간 종료 후 정산업무와 관련된 제출서류양식을 자동으로 완성 할 수 있는 기능을 제공하는 화면입니다. - 사업별, 협약년도별, 과제 구성별로 정산서류 양식에 차이가 있습니다. - 협약정보관리 및 사업비집행 메뉴에서 입력된 정보를 바탕으로 출력됩니다. Ⅳ. 연구비전산종합관리시스템 연구비전산종합관리시스템 안내 (예시)

25 연구비전산종합관리시스템 (15)연구비카드관리 (1) 승인내역 조회 연구비카드 사용시 실시간으로 집행내역을 확인가능 함 - 카드사용내역에 대한 세부 확인 가능 - 카드 한도 차감 여부 확인가능 - 단, 승인내역은 실제 청구내역 차이가 있을 수 있음 Ⅴ. 연구비전산종합관리시스템 연구비전산종합관리시스템 안내 (예시)

26 연구비전산종합관리시스템 (16)연구비카드관리 (2) 청구내역 조회 승인내역을 기준으로 가맹점 에서 청구한 금액을 확인하는 기능 - 실제 연구비카드 월별결제는 청구내역을 기준으로 결제됨 - 승인일에서 청구매입일까지는 다소의 시간차이가 있음 (1일~ 7일 이내) - 청구내역은 결제일자와 연계 하여 검색관리 됩니다. 연구비전산종합관리시스템 안내 (예시) Ⅴ. 연구비전산종합관리시스템

27 연구비전산종합관리시스템 (17)연구비카드관리 (3) 청구서 조회 카드사가 송부하는 월별 청구서 분실 및 재발급 필요 시 활용 하는 화면 - 차후 정산증빙자료 활용가능 연구비전산종합관리시스템 안내 (예시) Ⅴ. 연구비전산종합관리시스템

28 연구비전산종합관리시스템 (18)카드사용자등록 사용자등록 최초 연구비카드 발급시 배달 사고 방지를 위해 정지기능이 부여되어 발급됨 - 카드 수령자는 반드시 본인 ID/PW로 시스템 접속 후 수령 확인을 등록 처리함 - 사용자 등록이 안된 카드는 사용이 불가능함 연구비전산종합관리시스템 안내 (예시) Ⅴ. 연구비전산종합관리시스템

29 연구비전산종합관리시스템 (19)정산증빙서류 정산증빙정보조회 정산관련 제출서류에 대한 부가적인 증빙자료를 관리함 - 인건비, 재료/기자재구입, 여비, 활동비, 회의 등에 대한 보다 구체적인 집행 내역을 별도 증빙 없이 On-line에서 관리 할 수 있음 연구비전산종합관리시스템 안내 (예시) Ⅴ. 연구비전산종합관리시스템

30 연구비전산종합관리시스템 (20)사용자편의화면 (1) 연구비카드 집행시 멀리 떨어진 가맹점과 거래시 활용 가능 P-system (원거리구매시스템) Cyber Desk (전자민원접수) 연구비카드 관련 다양한 민원 접수를 전화통화가 아닌 온라인 접수를 통해 처리 요청 가능 - 접수된 내역을 바탕으로 업무 자동으로 처리됨 연구비전산종합관리시스템 안내 (예시) Ⅴ. 연구비전산종합관리시스템

31 연구비전산종합관리시스템 (21)사용자편의화면 (2) 개인 인적 정보에 대한 변경 내역 발생시 시스템에 반영 하는 화면입니다. 사용자 정보 변경 Site Map (사이트맵) 본 시스템에서 제공하는 메뉴 전체내역을 화면에서 한번에 확인 가능 - 필요한 세부 메뉴를 조기에 검색가능합니다. 연구비전산종합관리시스템 안내 (예시) Ⅴ. 연구비전산종합관리시스템

32