과학기술부 기초과학연구사업 연구비관리시스템 사용안내 2001. 8. 한국과학재단

목 차 I. 연구비청구 및 카드발급단계 1. 연구비관리 시스템 접속 2. 기초과학연구사업 접속 3. 과제고유번호 입력 4. 연구비 청구 및 카드 발급신청 5. 카드발급신청서 6. 신청내역 및 처리현황 7. 사용자 등록 II. 연구비 집행단계 1. 카드사용시 2. 계좌이체시 III. 연구비 집행내역 확인단계 1. 연구비 예실대비표 2. 비목별 집행현황 3. 카드사용 내역 4. 계좌이체내역 5. 연구비 집행현황 6. 사용내역서(승인/ 청구내역) Ⅳ. 협약변경단계 1.협약 변경 2.협약 해지 Ⅴ. 카드관리단계 1. 카드분실 2. 카드훼손 Ⅵ. 연구관리자용 메뉴 1. 연구관리자용 등록 2. 사용내역 처리 3. 사용내역 조회 4. 중앙구매카드 Ⅶ. 기 타 1. 건의사항 2. Q & A 3. 일일한도 조정 신청 4. 가맹점 개설 요청

Ⅰ. 연구비청구 및 카드발급 단계 1. 연구비관리 시스템 접속 2. 기초과학연구사업 접속(예시) www.rndcard.re.kr로 접속하면 연구비관리시스템 초기화면이 나옴. 기초과학연구사업 접속 Click 2. 기초과학연구사업 접속(예시) 기초과학연구사업을 수행하는 연구자는 본 화면을 통하여 연구비카드제 시행에 따른 관련정보를 실시간으로 조회할 수 있음

3. 과제고유번호 입력 4. 연구비 청구 및 카드 발급신청 KOSEF에서 협약체결시 부여한 과제별 과제고유번호 입력 ① “과제정보입력”클릭 - 과제고유번호,기관명,연구책임자명등 과제의 기본 정보를 입력 ※ 카드 발급상태가 신청중,반려 일때만 입력/수정 가능 이때 연구비청구 및 카드발급신청 버튼을 누르면 연구비청구와 동시에 입력/수정이 불가능 함.

③연구분야/적용문야 검색버튼을 클릭하면 해당 연구분야/적용분야가 DISPLAY 되고,해당 내역을 선택하면 해당정보가 자동 입력 (입력예) ① 기관별 입력화면을 선택하면 좌측 화면이 표시됨 ② 검색 버튼을 CLICK 하면, 기입력 된 기관들이 DISPLAY 되고 , 해당기관을 선택하면 해당기관 기본정보가 자동 입력됨. ③연구분야/적용문야 검색버튼을 클릭하면 해당 연구분야/적용분야가 DISPLAY 되고,해당 내역을 선택하면 해당정보가 자동 입력 ④ 소요명세서 입력 시 비고란에는 비목별 현물부담분 입력 ⑤ 기관 필요한 카드발급 매수 입력 - 연구비 카드 및 법인카드 - 연구책임자 및 참여 연구원 ⑥ 계산 클릭후 카드발급 신청

5. 카드발급신청서 [법인회원규약 동의여부] [카드발급신청서] 기본사항 입력을 완료하고 연구비 카드 신청를 클릭하면 법인카드 발급을 위한 규약화면이 DISPLAY 되며 동의여부를 클릭함. [카드발급신청서] 연구비청구서와 동일한 방식으로 Display 되는 연구비카드 발급신청서를 연구기관별로 출력하여 법인명판과 법인인감을 날인한 후 KOSEF에 제출함. ( 민간기업의 경우 인감증명서 제출 )

6. 신청내역 및 처리현황 1.연구기관이 신청내역을 확인하는 화면 으로 카드 발급상태를 DISPLAY 됨. 1.연구기관이 신청내역을 확인하는 화면 으로 카드 발급상태를 DISPLAY 됨. * 카드발급상태 설명 1. 신청전 : 카드 발급에 필요한 데이터를 입력하지 않은 상태. 2. 신청중 : 카드 발급에 필요한 데이터입력한 후 카드 발급신청을 한 상태. 3. 반 려 : 카드 발급에 필요한 데이터가 부족하거나, 잘못되었을 경우 연구비카드 신청 데이터를 수정할 수 있는 상태. 4. 심사완료/한국과학재단 심사중 : 연구관리자가 심사를 완료한 상태. 5. 2차반려 : 카드 발급에 필요한 데이터가 부족하거나, 잘못되었을 경우 6. 심사완료 : 한국과학재단 관리자가 심사를 완료한 상태 7. 발 급 : 연구비 카드가 사용자에게 발급 된 상태 8. 수 령 : 연구비 카드가 사용자에게 수령 된 상태

7. 사용자 등록 연구기관은 연구비를 집행하기 전에 반드시 사용자 등록을 해야 함. {입력 내용} 협약체결시 부여한 과제고유번호 수령한 연구비카드의 마지막 8자리 연구책임자 주민등록번호 사용하기 편리한 ID/PW

Ⅱ. 연구비 집행단계(사용내역처리) 1. 카드사용시 ※ 기관 MIS를 운영하는 기관은 DATA INTERFACE를 통한 SYSTEM MATCHING으로 카드사용 내역 및 계좌이체 내역을 별도 입력하는 절차 없이 MIS처리내역을 연구비관리 시스템으로 반영할 수 있음 1. 카드사용시 ① 카드사용 후 사용목적과 해당비목을 입력 ② 사용목적을 구체적으로 입력 [ 입력 예] 여비: 출장지, 출장목적,기간 등을 구체적으로 입력 →인천(폴리텍), 벤처기업 실태조사 평가 기술정보활동비: 사용목적을 구체적으로 입력 →연구시험결과 발표회의, 참가명수... ….. ③ 부가세 등록은 민간기업의 경우 VAT 입력 통한 카드 사용 분개 처리 됨 [ 입력 예] - 세액 난에 VAT 입력 후 전송을 클릭 - VAT는 연구비 미포함 처리 ※부가세 등록은 민간기업에 限함. 사용목적 입력 비목입력 VAT 처리 실시간 DISPLAY ※ 영리기업 / 단체와 같이 부가세를 반영해야 하는 기관의 경우 카드결제 금액 중 부가세액 및 공급가액을 구분하여 입력하여야 하며 예실대비에는 부가세액을 제외한 공급가액만 연구비 집행액으로 반영 → 연구비관리시스템에 부가세액을 반영하여 카드결제승인을 받을 수 있는 메뉴를 추가 ※ 카드 거래 승인 ※ 본 카드거래 승인 시스템은 연구비카드에 한하여 적용되며 부가세를 적용받지 않는 비영리기관도 활용 가능함 - 부가세액을 0원으로 입력 공급업체 가맹점 번호 입력 연구비카드번호 입력 카드유효기간 입력 결제 총금액 입력 부가세액 입력 승인 확인

2. 계좌이체시 ※ 인터넷 뱅킹 ①계좌이체후 계좌이체 목적과 해당비목을 입력. ②사용목적을 구체적으로 입력. [ 입력예] 외부인건비 : 활용기간, 이체목적, 인원수 등 입력 →2000.3.2 - 4.1(20일), 시험결과 자료입력 사용목적 입력 비목입력 ※ 인터넷 뱅킹 ※ MIS가 없는 기관의 경우, 업무편의를 위하여 연구비 관리시스템내에서 인터넷 뱅킹으로 계좌이체를 실행하도록 함 - 인터넷 뱅킹 실행시 계좌이체 내역을 별도로 입력할 필요없음 인터넷 뱅킹 프로그램 초기화면 - 인터넷 뱅킹 프로그램이 설치되어 있지 않은 경우 안내서에 따라 설치 인터넷 뱅킹 프로그램 설치초기화면 인터넷 뱅킹 프로그램 설치진행(1)

인터넷 뱅킹 프로그램 설치 완료 출금 계좌 조회 입금 계좌 등록 입금 계좌 조회 사용내역에 대한 해당비목선택 사용목적 내용입력

Ⅲ. 연구비 집행내역 확인단계 1. 연구비 예실대비표 2. 비목별 집행현황 해당과제의 연구비 예산 대비 집행실적을 조회 해당비목의 세부내역 조회가능 2. 비목별 집행현황 해당과제의 연구비 집행내역중 특정 비목의 집행현황 조회

3. 카드사용내역 해당과제에 대한 카드사용내역 조회 4. 계좌이체내역 해당과제에 대한 계좌이체 내역 조회

5. 연구비 집행현황 6. 사용명세서(승인/청구내역) 해당과제에 대한 카드사용 및 계좌이체내역을 동시에 조회 해당과제에 대한 카드승인 및청구 내역 확인

Ⅳ. 협약변경단계 1. 협약변경 2. 협약해지 협약사항의 변경 사유가 발생되면 KOSEF의 승인을 득한 후 협약변경 내역을 수정 ○ 연구기관 변경시 - 연구비 카드발급 신청과 동일한 방식으로 협약변경 절차에 따라 승인결정이 나면 기존 발급된 연구비 카드는 자동 사용 정지되며 재발급된 연구비카드로 연구비 집행 ○ 기타 변경시 - 협약 변경절차에 따라 승인결정이 나면 협약변경 메뉴에서 해당 변경 사항만 수정 (다른 항목은 수정 불가능) - 기 발급된 연구비 카드는 지속적으로 사용가능. 2. 협약해지 - 협약해지 사유가 발생되면 KOSEF의 승인을 득한 후 연구비 정산절차에 따라 처리 - 해당 연구기관은 협약해지된 해당과제에 대한 카드 사용내역 처리,카드회수 등 카드 관리에 유의해야 됨

Ⅴ. 카드관리단계 1. 카드분실 2. 카드훼손 연구비관리시스템에서 분실사항 신고 및 카드분실신고를 위한 사용자 등록 재발급 신청 2. 카드훼손 연구비괸리시스템에서 훼손 사항 신고 및 재발급 신청 카드훼손에 대한 유선 신고 절차 안내

1. 연구관리자용 등록 2. 카드 신청時 기관 확인 Ⅵ. 연구관리자용 메뉴 연구기관의 중앙 연구관리부서에서 기관별로 수행되는 전체과제를 관리하는 경우, 이에 대한 행정 편의 제공을 위하여 연구관리자 전용메뉴를 운영하며 연구관리자는 과제번호별로 로그인을 할 필요 없이 연구관리자용 메뉴에서 기관전체 현황을 관리할 수 있음 연구기관 코드 부여 (KISTEP) 연구기관 ID/PW등록 (해당연구기관) 연구관리자 메뉴활용 (해당연구기관) 2. 카드 신청時 기관 확인 연구관리자를 클릭 연구비 카드/신청처리을 클릭하고 난 후 ID,Password를 입력한다 ※ID,Password는 KOSEF OR KISTEP한다.

연구기관이 카드 발급 입력 후 신청중일 경우 자체연구기관에서 검토 및 확인 처리함 신청중,반려,심사 완료 등 3가지 형태가 표시됨 ⓐ 심사 완료 클릭時 과학재단으로 전송됨 과제 정보조회 및 카드 발급신청서 확인 과학재단에서 심사 및 확인할 수 있는 프로세스로 이관됨

4. 중앙구매카드 ① 중앙구매카드는 기관의 구매 및 결제를 전담하는 부서(구매팀,총무팀,재경팀 등)에서 연구 카드를 이용하여 대금을 결제할 경우 과제별로 카드를 관리할 필요 없이 기관으로 발급된 별도의 연구카드로 구매업무를 수행할 수 있는 시스템임 ② 기관별로 필요한 중앙구매카드를 신청 및 발급 - 시행 초기에는 LG캐피탈 담당자가 직접 방문하여 실무책임자와의 협의 및 신청서 접수를 통하여 발급 ( 필요부서, 필요한 카드 매수 등을 확정하고 신청서 접수 ) ② 해당부서에서 중앙구매 연구비카드로 집행 및 결제 ③ 연구비 시스템 반영 ① 중앙구매 카드 사용내역이 실시간 DISPLAY ② 사용내역에 대한 과제별 적용 ③ 적용 내역은 해당 과제의 예실대비표에 자동 반영

Ⅶ. 기 타 1. 건의사항 2. Q & A 연구비카드사용과 관련된 사항에 대해 건의 및 질의 가능 연구비카드사용과 관련하여 자주 발생되는 질문 사항에 대한 답변 게시

3. 일일한도 조정 신청 4. 가맹점 개설 요청 일일 카드 사용한도 (1000만원)을 초과 집행하는 거래가 발생될 경우 게시판을 통하여 사전 한도 조정 신청 - 일시, 과제번호, 금액, 업체 명 등을 입력 4. 가맹점 개설 요청 기존 카드 수납을 시행않던 거래업체의 가맹점 개설을 필요로 하는경우 게시판을 통하여 신청 가능함