BPMS의 이해 (Business Process Management System)

Ⅰ Ⅱ Ⅲ Ⅳ V 비즈니스 프로세스(Business Process) 워크플로우(Workflow Management System) BPMS(Business Process Management System) 워크플로우 & BPMS 적용사례 Ⅰ Ⅱ Ⅲ Ⅳ V

“The Business Process” 프로세스란? 하나 이상의 입력을 사용해서 그것들을 고객에게 가치가 있는 출력으로 변화시키는 일련의 과정이나 행위 START 경계선 경계선 입력 출력 공급자 내부 또는 외부고객 입력 출력 상위 프로세스 맵을 작성하는 목적은 프로젝트 기술서 내용을 달성하기 위해 개선할 필요가 있는 프로세스에 팀을 집중시키기 위한 것이다. 상위 프로세스 맵을 작성하기 위해서는 두 가지 중요한 가이드라인이 있다: 프로세스가 어떻게 진행되야만 하는지 (“Should Be”) 가 아니라 현재 어떻게 진행되고 있는지(현재)를 반영하여 작성하여야 한다, 대략 4-7개의 중요 단계를 포함하도록 프로세스 맵을 “상위”로 유지 만일 상세 프로세스 맵이 필요하다면 먼저 상세 프로세스 맵의 유효성이 검증되어야 한다. 이러한 모델은 생산과 서비스 조직 모두에게 적용 가능하다. 이들 모두는 공급자로부터 입력을 공급 받고, 프로세스를 거쳐 가치를 창출하며, 고객의 요구나 관련 CTQ를 충족시키거나, 더 나은 만족을 줄 수 있는 출력을 제공한다. 고객의 요구와 프로세스 출력 을 똑같도록 하는 것이 중요하다. (프로세스의 출력은 고객의 잠재된 혹은 표현된 요구를 만족시킬 수 있거나 그 이상을 만족시킬 수 있는 제품이나 서비스를 창출한다.) 위의 정의는 프로세스의 각 단계가 대고객 부가가치를 생성함을 기술한다. 최적의 프로세스에서는 그것이 실제로는, 프로세스의 많은 단계들이 우리의 사업이나 고객들에게 아무런 부가가치도 생성하지 않는다. 여기서는, 모든 것들을 정확하게 묘사하기 위해서, 있는 그대로의 행위들을 도식화 하는 것이 중요하다. 나의 요구를 만족시키기 위해서 공급자는 무엇을 제공하는가? 프로세스의 가장 적절한 끝점은 어디인가? (프로세스를 통해 고객에게 제공되는 제품이나 서비스는 무엇인가?) “The Business Process”

프로세스 관리 보이지 않는 프로세스를 보이게 최대한 자동화 가능한 것을 자동화 통합된 시스템 환경을 제공 프로세스 처리 이력을 통한 측정을 지원 변화된 프로세스를 쉽게 적용 변화에 적은 비용으로 유연하게 적응

BP(Business Process)란? 비즈니스 프로세스: 비즈니스의 목표 달성을 위하여 다양한 비즈니스 규칙에 의해 정의된 상호연관이 있는 비즈니스 기능의 집합 비즈니스 기능: 조직의 목표 달성에 기여하는 모든 과업 및 활동 비즈니스 규칙: 어떤 기능을 수행할 것인가? 언제 할 것인가? 어떤 순서로 할 것인가? 누가 무엇을 이용하여 할 것인가? 등등 비즈니스 프로세스는 어디에나 존재하며 조직의 서비스 제공능력, 관리 능력, 가치 창출 능력에 큰 영향을 미침.

업무 프로세스에서 무엇이 문제인가? 보통 이러한 문제들이………우리는? 프로세스가 정의되지 않거나 문서화 되지 않았다. 프로세스들이 일관되게 정립되지 않았다. 프로세스와 관계없이 각자의 방식대로 일한다. 프로세스가 비효율적이다. (90% 지연시간 - 10% 업무시간) 너무 많은 서류 일의 진척도를 추적하는 것이 어려움 개선의 위한 부분을 정의하기 위한 프로세스 척도의 부족

언제 끝나지?

워크플로우의 탄생 사무 자동화(Office Automation) 반복적인 업무 프로세스의 표준화 및 관리  기업의 무형자산 업무 프로세스의 분석 및 개선(BPR) BPR, 변화관리(Change Management), 지속적 개선(Continuous Improvement) 000팀 담당 팀장 총괄 담당 총괄 담당 결재 권자 000팀

워크플로우의 개념 기업 구성의 3요소 워크플로우에 대한 기본 정의 People, Process, Resource 워크플로우에 대한 기본 정의 - “워크플로우란 기업 내외적으로 정의된 업무들과 그에 관련 된 사람, 정보, 및 기타 자원의 흐름을 통합적으로 관리, 지원해 주는 업무처리 자동화 시스템” 주요 역할 인적자원 관리(People Management) 프로세스 관리(Process Management) 자원 관리(Resource Management) 변화 관리(Change Management) 지속적 개선(Continuous Process Improvement)

Workflow 정의 Work+Flow 사전에 정의된 일정한 규칙과 절차에 따라, 한 사람에서 다른 사람에게 전달되는 과제 및 정보의 흐름을 자동화하는 시스템 (WfMC) 정의된 업무와 관련된 사람, 정보 자원의 흐름을 통합적으로 관리, 지원해주는 업무처리 자동화 시스템 Human Resources Process Logic Information Resources Data Applications Document ?

Workflow 기본 기능 Information Sharing Rules-based Work Routing Work 문서/데이터 등 전사적인 정보를 통합하여 기존의 정보가치 향상 미리 정의 된 조건들에 의해 누가, 어떠한 상황에서, 무슨 일을 처리해야 하는지를 예외상황과 함께 명확하게 제시 각 업무 담당자들의 업무범위 및 처리 상황을 제어/모니터링 할 수 있는 기능을 제공 한 담당자에 대한 업무의 집중을 조정하거나, 담당자의 공석을 유동적으로 채워 나갈 수 있게 지원 업무처리절차와 시간을 단축하여 업무의 효율성 증대 Information Sharing Rules-based Work Routing Work Monitoring Workload Balancing Fast work Processing

Workflow 도입 효과 업무 관점 사용자 관점 관리자 관점 시스템 관점 고객 관점 업무 가시화(Process Designer) Process평가(통계 View제공) 지속적인 업무 프로세스 개선(지속적인 BPR) 업무 모니터링 업무 효율성(Result) 사용자 관점 Rule Based Work Routing 통합 UI 제공(Computer 사용의 단순화) Web 이용으로 지역적 제약에 관계없이 업무 처리 수작업 대체 효과 업무 숙련도 증대 관리자 관점 업무 Management 고객 만족도 증대 공용지식 관리 및 획득 기타 통계 View 시스템 관점 업무 환경 변동 시 신속한 대응 System 통합의 Backbone(EAI) 시스템 개발 및 운영비용 절감 수작업 대체 효과 고객 관점 빠른 Feedback - Start/End 고객에게 업무 처리 예상 납기 통보 가능 작업현황 확인

지속적인 시스템(프로세스) 개선 Legacy System Workflow System 변화하는 업무 환경 요구사항 Legacy IT System Legacy IT System과의 격차로 얻은 경쟁적 우위 완전히 새로운 시스템으로 교체 시간 Legacy System 새로운 기능의 추가는 개발을 의미 사용자 요구사항에 대한 신속한 대처에 한계 타 시스템 연동 시 기존 프로그램 수정 Workflow System 변화하는 업무환경에 민첩한 대응이 가능 사용자의 요구사항을 쉽게 수용할 수 있는 유연성 탄력적인 시스템 구축 가능

미래의 Workflow BPMS의 발전은 BPM제품 vendor만을 위한 것이 아니라 현존하는 기술 (예를 들어, EAI, Workflow, business rules, content mgt. application servers)들까지를 포함한 것이다.

프로세스 – 기업의 경쟁력 BPM 관련 기사 프로세스 중심의 경영 “대기업 중심 BPM 시장 뜬다(현대차그룹 2002년)” http://news.empas.com/show.tsp/20040308n00425/ 프로세스 중심의 경영 기업에 있어 가장 중요한 것은 고객에게 주는 가치. 고객에게 가치를 주는 모든 활동 = 프로세스 고객 가치에 입각한 프로세스 전략을 수립 프로세스 전략에 따른 조직구성과 평가, 보상 체계의 수립

BPMS The BPMS Business IT divide - BPMS가 프로세스들이 공유하는 언어를 생성 - 중개 소프트웨어 없이 전개 가능한 end-to-end 프로세스 모델을 통합함.

CPI (Continuous Process Improvement) + BPM = High ROI 조직과 어플리케이션 레벨에서 비즈니스 프로세스를 생성, 관리, 최적화를 지원하는 서비스와 툴 Begin Task End 문서 데이터 어플리케이션 참여자 비즈니스 프로세스 IT 시스템 Model Manage Optimize 고객 업무 담당자 관리자 협력사 Automate CPI (Continuous Process Improvement) + BPM = High ROI

BPM : The best way to guarantee competitiveness ! Business Process Management (BPM)등장 배경 외부 환경 변화 고객 중심 경쟁 심화 -> Faster & Better & Cheaper 시장 변화 가속 기업간 협업 Business Needs 경쟁력 확보 변화하는 환경에 빠르게 적응, 유연성/신속성/투명성에 대한 개선 내부 자원의 최적화 전략 경영 실현 분산 및 협업 환경 지원 Technology Leading 프로세스 경영 기법 발전 BPR/PI -> BPM IT 기술 발전 환경 변화에 대한 유연성/민첩성/투명성 제고 사람/시스템/기업 환경등의 자원 활동을 가시화/통제 BPM : The best way to guarantee competitiveness !

(function to process oriented) BPM은 ‘프로세스 개선의 기반’을 제공 핵심, 상호 기능적(Cross-functional) 프로세스 및 기업 내 전체 프로세스를 대상으로 - 실적 데이터를 근거로 - 전 직원이 참여하여 - 구조적, 체계적, 분석적 접근 방식을 통해 점진적 프로세스 개선을 도모 BPM이란? 프로세스 중심의 사고 (function to process oriented) 프로세스 관리를 통한 생산성 향상 프로세스 점진적 개선에 의한 경쟁력 확보 효율적인 시스템 최적화 전략 경영 실현

BPM 기대 효과 Function-oriented Process-oriented 고객 중심, 목표 지향적, 전체적인 관점 부서 안에서는 효과적인 업무가 이루어지나 전사적인 관점에서는 효율이 떨어짐 프로세스가 내외부의 비즈니스 파트너들과 효과적으로 협업하여 최대의 성과를 낼 수 있도록 전사적인 관점에서 프로세스 관리 고객 중심, 목표 지향적, 전체적인 관점 영업 설계 생산 납품 A/S 기업의 경쟁력 향상은 단일 프로세스 Optimize 차원이 아닌 전사적인 관점에서 프로세스를 Optimize 해야 하며 이러기 위해 전사 차원의 프로세스 성과 관리가 필요. 비즈니스 프로세스 관리는 기업 전략을 Process/action level까지 실현 시키며 비즈니스 성과 관리를 예측.통제

BPM 기대 효과 생산성이 가장 높은 미국의 경우에도 제조업의 노동 생산성 향상에 비해 서비스업의 노동 생산성 향상은 절반 수준이며, 이에 따라 BPM이 대기업을 중심으로 빠르게 받아 들여지고 있습니다. 제조업 노동 생산성(2000년. 한국 생산성본부) 미국 노동 생산성 증가율(2000년. 미국 노동 통계국) 서비스업 노동 생산성(2000년. 한국 생산성본부) *(부가가치)노동 생산성이란 노동투입(MH)에 대한 산출(불변부가가치)의 상대적 비율 국내의 제조업 노동 생산성은 선진국과 비슷하나 서비스업 노동 생산성은 선진국의 절반 수준으로, 같은 결과를 얻기 위해 두 배의 비용이 들어갑니다. 생산성이 떨어지는 이유 중의 하나가 프로세스 관리의 부재

BPM 기대 효과 일반적으로 ERP, PI등을 통한 개혁 시스템 도입 초기에는 업무 효율 저하가 예상 최적화기 성장기 (전 사원 참여) 기존 시스템의 효율 상한선 改革 시스템 도입 도입기 투여 자원 누계 투여 자원 누계 점진적 改善 S 곡선 改革에 따르는 점진적 개선의 필요성 일반적으로 ERP, PI등을 통한 개혁 시스템 도입 초기에는 업무 효율 저하가 예상 이러한 급격한 변화에 따른 업무 효율 저하를 막고 적은 투여 자원으로 빠르게 효율을 얻게 하는 방법이 CPI (Continuous Process Improvement ; 점진적 프로세스 개선) 활동이며, 이는 BPM을 통해 실현

BPM 기대 효과 성과 관리 시스템 목적 : 기업 전략 실현 도구 : BSC1, DSS2, EIS3, SEM4 등 문제점 : - 전략 실현보다는 비즈니스 결과 보고, 사업 수행과 개인별 성과에 대한 피드백을 제공하는 도구 정도로 사용 - 성과 관리 시스템을 통해 전략을 수행하는 행동과 직접 연결시키지 못하고 있음 (90%가 실패) - 전략 실현을 위한 업무 최적화를 수행하지 못하는 경우가 대부분임 1 BPM의 프로세스 성과 관리 - 프로세스 표준화를 통해 업무 절차, 역할 분담, 업무 처리 기준 등이 명확하게 정의 - 표준화된 프로세스는 정의된 그대로 실행 - 기업 전략을 반영한 프로세스 성과 지표를 모니터링/측정/분석 - 전략 실현을 위한 업무 최적화를 위해 끊임없는 개선을 도모 BPMS 성과 관리 기대 효과 - 기존의 성과 관리 시스템을 사용하며, 활용도를 증대 - 성과 관리를 위한 자료 수집을 실시간화/자동화 (ABM, VBM, BSC 포함) - 특정 기능의 최적화가 아닌 전략 실현을 위한 전체 최적화를 지향 - 전략을 위한 행동 계획(action plan)이 자동화되고 이를 모니터링/통제하는 도구 제공 - 프로세스 성과 지표는 기능 성과 지표의 예측 지표로 활용 2 BSC1 : Balanced Scorecard DSS2 : Decision Support System EIS3 : Executive Information System SEM4 : Strategic Enterprise Management

BPM 기능 프로세스 표준화 / 공유 프로세스 실행 프로세스 성과 모니터링/측정/분석 프로세스 개선 프로세스 매핑 프로세스도출/정형화/도식화 Quick-win 상호 관계 분석/정합성 검증 프로세스 성과지표 모델링 KPI 모델링 KPI / 프로세스 Aligning 프로세스 공유 업무 매뉴얼 프로세스 검색 업무 프로세스 자동화 자동화 시스템 구축 프로세스 강제 실행 업무 자동 공지 진행 상황 모니터링 프로세스 성과 모니터링 KPI 성과 지표 모니터링 프로세스성과 지표 모니터링 프로세스 측정/분석 Raw data를 KPI로 변환 KPI를 프로세스 성과 지표로 변환 측정 결과 통계 처리 프로세스 통제 전략 경영 실현 성과 지표 변경 반영 프로세스 도출 개선 프로세스 도출 개선 point 제시 개선안 검증 Cycle time Simulation 프로세스 변화에 따른 Co. KPI 영향 분석 KPI σ 레벨 변화에 따른 Co. KPI 영향 분석 주요기능 BPM Process Modeler Swimlane Diagram 프로세스 Matrix Hierarchical/ Vertical Map 프로세스-KPI Aligner 프로세스 성과 지표 Definer 프로세스 Viewer Workflow Workflow 모델러 Form designer 실행 엔진 시스템 통합 모듈 Client Application Project Manager KPI Monitor (Data Collector, Converter) 프로세스 성과 Monitor Dashboard 성과 지표 Analyzer 프로세스-KPI Analyzer CPM/ PERT 개선 프로세스 도출 Template Cycle time Simulator 제공도구

BPM의 일반적 기대효과 운영 원가의 절감 업무 생산성 향상 정성적 기대효과 정량적 기대효과 프로세스 (업무관점) 기대 효과 정성적 기대효과 정량적 기대효과 프로세스 (업무관점) Rule과 시스템에 의한 체계적 업무 수행 가시화,투명화로 지속적인 업무 프로세스 개선 업무 처리기간 단축 : 20% 작업오류감소 : 50% 사람 (조직관점) 업무 담당자의 업무 능력 상향 평준화 실시간 관리를 통한 운영과 관리 일체화 1인당 업무 처리 생산성 향상 :30% 관리 및 성과측정을 위한 데이터 수집 및 분석 기간 단축 : 20 % 시스템 (시스템관점) 업무 Rule 변동 시 시스템 기반 신속 대응 프로세스 기반 시스템 통합 백본 제공 개발 기간 단축 : 30% 기존 개발 방식 대비 ROI개선 : 15% 운영 원가의 절감 업무 생산성 향상

BPMS의 산업 적용 예 산업분야 적용 프로세스 금융 /보험 Claim 관리, 정책관리, 예외관리, 예측, 여신/채무, 투자/보상, 신규고객처리, 대출/투자심사, 위험평가관리, BASLE II 제조 ISO 9000, 6 Sigma, 생산관리, 품질관리, 구매관리, 자재관리, 판매관리, 출하관리, Claim 처리, 물류관리, 안전관리 통신 고객관리, 영업관리, 서비스관리, 콜센터, 서비스망 관리, 대리점망 관리 유통 판매관리, 지점관리, 협력사관리, 물류관리, 구매관리, 인력관리, 고객관리, 주문/배송처리, 인사/재무 정부 /공공 민원관리, 자격증관리, 부처간 프로세스 통합, 인력관리, 구매/조달관리, 정책관리, 예산관리, 보건관리, Payroll 공통 인력관리, 재무관리, 출장/여비관리, 타임 sheet, AS관리, 연구관리, 신제품개발, 프로젝트 관리, IT 자원 관리 적용 형태 기존 IT 인프라를 활용한 프로젝트 전사적 프로세스 관리 부서 내 프로세스 관리 Application 개발 프로젝트 BPMS를 기반으로 한 application 개발 Web, mobile access, Forms 지원 기업간 프로세스 관리 B2Bi, B2B collaboration 관리 기업 내 문서관리 전자문서 관리, 전자결재 application 개발

BPM vs 워크플로우 워크플로우 BPM 프로세스 초점 인간과 인간 인간과 시스템 (부수 기능) 시스템과 시스템 인간과 시스템 시스템과 인간 범위 독립 어플리케이션/워크그룹 엔터프라이즈 플랫폼 여러 개의 프로세스 접근 어플리케이션에 임베드 여러 시스템에 연결하기 위한 IT 인프라의 독립 레이어 통합성 제한적 광범위 초점 업무 라우팅 프로세스 라이프사이클 관리와 프로세스 향상 프로세스 모델링 제한적/없음 필요함 리포팅 기본 프로세스 효율을 위한 광범위한 분석 기능 비즈니스 효율을 위해 BI 툴과 정보 교환 기능

독립적으로 진화된 BPM 구성요소 인간중심의 프로세스의 자동화 시스템중심의 프로세스 자동화 프로세스를 모델링하고 최적화 Workflow 인간중심의 프로세스의 자동화 Metrics BPMA EAI Workflow EAI 시스템중심의 프로세스 자동화 BPMA 프로세스를 모델링하고 최적화 Metrics BPMS 프로세스의 성과를 측정하고 감시

Web 시스템 Process & Data 기업내 프로세스 통합 내부시스템 외부 시스템 Legacy Enterprise Portal 협력업체 EDI SCM CRM 공공기관 XML PDM Catalog Partner ebXML ERP eProcurement Flat file Customer Process & Data Web 시스템

Customers Partners Suppliers 기업간 프로세스 통합 A 회사 B 고객사 Customers Partners Suppliers Remote Office/Consumers Mobile Employees Remote Office/Consumers Mobile Employees

CPI (Continuous Process Improvement) + BPM = High ROI source: Gartner Group Research, 2002 CPI (Continuous Process Improvement) + BPM = High ROI

프로세스 정의와 개선 노력(프로세스 표준화) 낭비되는 시간의 최소화(프로세스 최적화) 데이터 중심의 어플리케이션 진화 Early Innovator Mature Embedded Data Management Embedded Data Separate Data Proprietary Data Proprietary Schema Standard Data Schema 프로세스 중심의 어플리케이션 진화 Early Innovator Mature Embedded Process Management Separate Process Management Embedded Processes Proprietary Schema Proprietary Schema Standard Process Schema 노력할 과제 프로세스 정의와 개선 노력(프로세스 표준화) 낭비되는 시간의 최소화(프로세스 최적화)

적용사례 I. 정유업계 2. 유통업계 3. 서비스업계 4. 제조업계 5. 정부 공공 6. 제약업계 7. 건설업계 8. 연구소