업무지식 축적 및 공유를 지원하는 지식관리시스템 [신용보증기금 지식광장 소개] 2000. 9

목 차 1. 지식경영 추진배경 및 목표 2. 구축 추진 개요 3. 구축 시스템 개요 4. 지식관리 조직 및 제도 5. 기대효과 및 향후 발전 방향 6. Lesson 7. Demo  

1. 지식경영 추진배경 및 목표 기업 현황 지식관리 현황 지식경영 비전 지식경영 추진목표 지식경영 추진 단계

기업 현황 조직구성 주요업무 업무특성 업무지식 본점 23개부서, 4개 지역본부, 75개 지점 본점 23개부서, 4개 지역본부, 75개 지점 주요업무 신용보증, 신용조사, 신용정보종합관리 및 신용정보제공서비스, 관리 지원 업무특성 업무규정 및 처리지침에 따른 표준적이며, 엄격하고 공정한 업무처리 요구 업무지식 고객 기업의 회계자료, 생산공정 및 제품, 원재료 조달처, 판매처, 사업전망, 경영자 능력 등을 파악할 수 있는 종합적인 신용판별 지식 기금법, 보증규정, 본부시달 문서 등에서 규정하고 있는 업무 의사결정 지침 및 처리절차 지식 직원이 현장 실무를 통해 얻은 개인적 노하우 등 암묵적 지식

지식관리 현황 지식 재사용 지식 활용성 지식공유 지식관리 지식 재창출 많은 시간과 비용을 들여 획득한 지식이나 경험이 한 번 사용되고 버려짐 사내 보유 지식이 양적으로는 매년 팽창하고 있으나 활용은 저조함 축적된 지식이 조직의 지식으로 이어지지 못하고 개인에게 종속됨 축적된 지식을 찾기 힘들어 적시 적소에 활용하지 못함 단편적 지식들을 의미 있게 종합하여 새 지식의 창출에 활용하기 어려움

기금 지식경영의 목적 경쟁력 제고 정보 공유 개인지의 조직지화 기금의 경영전략과 핵심역량을 지원하는 신규 지식, 보유하고 있는 정보나 지식을 필요한 사람이 적기에 활용할 수 있게 되어 업무 성과는 물론 조직 전체의 경쟁력을 제고 경쟁력 제고 정보를 공유하여 동일한 내용을 처음부터 재검토 하거나 타 부서에서 중복 검토하는 등 비효율적인 업무로 인한 시간과 비용손실 제거 정보 공유 개인차원에서 사장되거나 상호 연결되지 못하고 단편적인 상태로 머물고 있는 개인의 전문적 지식을 조직화, 시스템화 시켜 보다 효율적으로 활용 개인지의 조직지화

기금 지식경영 비전 신용평가, 신용창출 역량의 강화 핵심 역량 강화 지식 경영 활동 기존 핵심 역량 가치있는 개인경험 및 노하우의 형식지화 개인지식의 공유 지식창출 활성화 조직내의 업무 참고지식의 편리한 활용 조직과 개인의 경험으로 축적된 신용조사/신용분석 능력 신용관련 업무를 통해 축적된 기업 신용정보 업무 수행을 위해 훈련된 전문 인적자원 신용조사/분석을 위한 개인의 지적능력 강화 지식의 공유를 통한 새로운 지식의 창출, 업무 고도화 신용평가, 신용창출 역량의 강화 핵심 역량 강화 지식 경영 활동 기존 핵심 역량

기금 지식경영의 구성요소 사람 업무지식 조회 및 지식공유를 통한 업무관련 지식, 업무처리사례 학습 업무지식 조회 및 지식공유를 통한 업무관련 지식, 업무처리사례 학습 업무개선을 위한 소그룹별 학습활동 지원 문화 지식공유 및 지식창조를 중시하는 분위기 조성 자율과 창의성 발휘를 촉진하는 역동적인 문화 조성 제도/ 조직 지식의 창출, 공유, 활용에 대한 평가지침과 보상방안 마련 분야별 지식전문가 선발, 부점별 지식경영 리더 선정 지식관련 제도/관리지침 수립 및 실행을 위한 조직구성 지식관리시스템 유지/보수, 사용자 교육을 위한 조직구성 정보 시스템 사용자의 편의를 중시한 기능 및 화면 구성 지식포탈로서 조직 내외 정보와 지식에 대한 통합접근

지식경영 추진 단계 지식경영 선포식 지식경영 원년 선언 10대 지식경영 실천지침 발표 사람/문화 제도와 조직 시스템 지식경영 마인드 확산 지식경영게시판 설치 지식경영 관련 연수 소그룹별 학습활동 지식창출, 공유 활성화 핵심역량 정의 지식분류체계 작성 업무 매뉴얼 작성 사용 편의성, 검색 용이성 검색 기능 강화 평가 기능 부여 인터넷 기반 지식경영 정착 분야별 지식 전문가 선정 지식 마일리지 제도 지식경영 기여도 개인별, 부점별 평가 및 인사에 반영 부점별 지식경영 리더 선임 기금 지식인 제도 정착

2. 구축 추진 개요 구축 내용 구축 방향 구축 주안점 구축 조직 구축 일정계획 구축 과정

구축 내용 기존 C/S 구조 그룹웨어를 Web기반 그룹웨어로 UpGrade - 핸디오피스 3.5 => 핸디그룹웨어 EF - 기존 Data Migration 지식관리시스템 개발 지식지도 개발, 지식등록/검색/조회 등 지식관리 기능 개발 업무 제안 시스템 개발 그룹웨어, 전자문서관리시스템, 지식관리시스템의 상호 연동 게시판, 결재문서의 KMS, EDMS 연계 Legacy(회계 정보)와 전자 결재 연동

기금 지식광장 구축 범용 소프트웨어를 이용한 지식관리시스템구축 지식관리시스템과 연동된 전자게시판 구축 사내업무 제안 시스템 구축 기금 지식광장 구축 문헌정보 관리시스템 구축 웹 기반의 전자결재 시스템 구축 다양한 서식양식을 지원하는 서식관리 문서의 효율적 등록과 검색을 위한 문서관리시스템구축 문서관리시스템과 지식관리시스템과의 연동 구현

구축 방향 기금 정보시스템의 업무지향 통합 사용자 업무지원 관점에서 기금의 주요 정보시스템을 통합하여 향후 모든 업무를 하나의 시스템에서 처리할 수 있는 업무 Potal의 기반 구축 사용자 편의, 실용 지향의 설계 및 개발 사용자 편의 및 활용가치와 장기적인 시스템의 성능에 역점을 둔 UI 설계 쉽고 정확한 검색을 위한 지식 특성별 지식관리도구 화면 지원 향후 지속적인 시스템 발전의 기반 구축 지식 분야의 추가, 지식관련 시스텝 연동 등 지속적인 기능보완 및 확장을 원활히 추진할 수 있는 전사지식관리 기반 체제 구축 업무 프로세스 혁신의 견인차 역할 업무절차 개선을 유도하는 전자결재, 제안 기능, 전자문서관리시스템 다양한 의사소통 경로를 제공하는 대화방 기능 등의 제공

구축 주안점 편이성 지식 획득성 보안성 자료 수용성 확장성 지식 등록 및 접근이 용이하도록 Knowledge MAP 기능을 제공 기존시스템 및 외부정보 연동시 사용자 인터페이스(UI)를 통일 지식 획득성 본문 및 첨부파일에 대한 Full Text 검색에 의한 접근 업무와 관련된 웹 사이트의 정보를 제공 및 검색 보안성 지식분류에 따라 사용자(그룹)의 등록, 수정, 삭제의 접근 권한을 정의 자료 수용성 내외부에서 보유하고 있는 DB 및 다양한 형태로 존재하는 지식을 제공 확장성 미래의 변화를 수용할 수 있는 개방형 시스템 구현 표준을 설정하여 일관성있고 유지보수가 용이한 시스템 개발

프로젝트 추진조직 프로젝트 추진위원회 업무협의 전달팀 프로젝트 관리자 신용보증기금 핸디소프트 신용보증기금 TFT 총괄 PM 기술지원팀 2인 KM 컨설팅팀 KMS 통합구축팀 그룹웨어 및 회계연동팀 EDMS/Fax 연동 및 개발표준팀 데이터 이행 시스템 설치 교육팀 정보기술 담당 1인 분야별 업무 담당 7인 2인 3인 2인 3인 2인

구축 일정계획 추 진 내 용 2월 3월 4월 5월 6월 7월 8월 9월 10월 지식관리시스템 개발업체 선정 업무분석 및 설계(지식지도 작성) 시스템 및 지식베이스 구축 시험운영 및 문제점 보완 시스템 운영 개시(9.1) 초기 운영 문제점 점검 및 보완 정상 가동(10.1)

4 월 5 월 6 월 구축과정 4월 5월 6월 KM 전략수립 KM 요구지식 분석 변화관리 전략 수립 KM 컨설팅 보고 중 간 컨텐츠 개발 전략 수립 4 월 5 월 6 월 구 축 단 계 실 행 획 수 립 지식관리 프로세스 정의 기본모델 Vs. 요구사항 갭 분석 KMS 설계서 작성 KMS 프로토타이핑 데이터 이행요건 분석 데이터 이행 및 연동설계서 작성 그룹웨어 기능 및 회계연동 요건 분석 개발환경 설치점검 EDMS/Fax 연동요건 분석 개발표준 정의 시스템 설치 교육 개발도구 관련 교육 신버전 G/W, EDMS 설치

6 월 7 월 8 월 구축 과정 6월 7월 8월 KMS 연동 시스템 수정 보완 및 사용자 인수 테스트 시 스 템 안 정 화 및 료 보 고 KMS(지식관리 및 지식평가) 보완 개발 사용자 테스트 시나리오 작성 6 월 그룹웨어 기능 보완 개발 7 월 KMS 연동 시스템 통합 테스트 KMS 연동 시스템 수정 보완 8 월 회계연동 개발 EDMS 연동 개발 기능 테스트 및 보완 요구사항 정의 FAX 서버 연동 개발 데이터 이행 및 컨텐츠 개발 지원 사용자 교육 지원 테스트 환경 구축 사용자 환경 구축 운영환경 구축

3. 구축 시스템 개요 시스템 개요 시스템 특징 시스템 주요 기능 지식지도

시스템 구성도 K Search M KM K-Map tool Engine tool S L E G A S E Y D M S G W Inter Net / Intra K M S Search Engine KM tool K-Map tool WEB 로봇 Inter Net 접속 홈페이지 지식등록 지식지도관리 지식검색 지식 분류 수집/색인 경영지도 지식조회 L E G A S Y 연수 검색엔진/전자문서관리 연동 E D M S 통합 문서 관리 전문 검색 문서 버전 관리 EDMS 시스템 관리자 CRETOP 인사관리 GW/KMS 연동 신전산 (MIS) 전자 결재 전자 우편 전자 게시판 개인 정보 설문 조사 인맥 정보 일정 관리 업무 제안 G W FAX 서버 G/W 기본기능 G/W 확장 기능

기술 구성도 사용자 환경 MS Internet Explorer Netscape Enterprise Server 인터페이스 환경 社外 社內 사용자 환경 웹브라우저 웹브라우저 MS Internet Explorer 방화벽 인터페이스 환경 인터넷/인트라넷 WEB 서비스 Netscape Enterprise Server Handy*Groupware E/F(R5) Triton EDMS for WEB Verity Search `97 Knowledge Organizer Internet Spider Filter DB gateway 공유기반 KMS Tools Groupware 지식관리 기능 Modull 지식관리 Infra 전자문서관리 지식지도 관리 Tool 검색엔진 EDMS 통신 Infra 네트워크 서비스 TCP/IP DBMS Oracle 8.x JAVA Internet Service 지식 Source 지식관리 전자문서 결재문서 WWW

연동 구성도 팩스 시스템 지식관리 시스템 (KMS) 검색엔진 Legacy 시스템 그룹웨어 EDMS 결재 회계 게시판 특정 게시판 데이터 기결 데이터 신용조사 메일

시스템 주요 특징 지식관리 지식검색 지식항목(유형)별 지식관리 기능부여 다양한 방식의 지식검색지원으로 편리성, 정확성 높임 지식 유형별로 상이한 지식관리 기능모듈(18 종)을 적용하여 해당 지식에 적합한 지식관리로 지식 등록 및 조회 작업의 원활, 정확도 향상 다양한 방식의 지식검색지원으로 편리성, 정확성 높임 지식검색 - 일상적으로 사용하는 용어를 이용한 간편한 키워드 검색 - 업무분야별 지식지도를 이용한 즉각적인 해당 분야 지식 탐색 - 지식특성별로 상이한 지식관리기능을 이용한 세부 검색 - 확장검색기능(KMS/EDMS 통합 검색, 기간, 등록자, 주제어 등)

시스템 주요 특징 지식지도 업무제안 지식분야 확장이 가능한 유연한 지식분류 편리하고 효율적인 업무제안 프로세스 구현 - 기금의 7개 핵심 업무 분야별로 지식지도 구성 - 향후 관리대상 지식 영역 확장 시 분류체계를 추가하고, 지식관리 기능을 추가하는 것만으로 원활하게 지식영역 확장 가능 외부 정보원(인터넷 정보: 뉴스 등)에 대한 편리한 접근체계 제공으로 본 시스템에 부하를 주지 않고 제공 지식범위를 확장 편리하고 효율적인 업무제안 프로세스 구현 업무제안 제안관련 정보제공, 진행상황, 평가 등을 두 화면 내에서 모두 처리함으로써 편의성 및 효율성 향상

시스템 주요 특징 그룹웨어 시스템 연동 그룹웨어 기능의 강화로 업무처리 효율화 업무 Potal 기반 구축 - 인맥정보, 일정관리, 명함관리 등 개인적인 정보관리 기능 - 웹설문, 토론마당 등 사내 의사소통 및 의견 수렴 채널의 확장 - 전자결재 업무 Potal 기반 구축 시스템 연동 KMS, Groupware, EDMS, Legasy system의 연동을 통한 향후 기금의 모든 업무에 대한 Potal이 될 수 있는 통합시스템 기반

시스템 기능 사용자 기능 등록 : 파일첨부, 참조 사이트, 검색 데이터 생성, 폐기연한 설정 1 사용자 기능 등록 : 파일첨부, 참조 사이트, 검색 데이터 생성, 폐기연한 설정 목록 : 평가, 평가내역보기, 인증, 인증 취소, 컨텐츠 복사 및 이동, EDMS 이관, 메일 연동, 단순 검색, 선별조회, 정렬, 미인증 내역 보기, 미평가 내역 보기, 첨부 자동로딩 보기 : 수정, 삭제, 인증, 인증 취소, 인증 comment, 평가, 이동/복제, 첨부문서 로딩, 참조사이트 보기, 첨부 자동 로딩 수정 : 등록사항 자동 로딩, 뒤로, 파일첨부, 참조 사이트, 검색 데이터 생성, 폐기 연한 설정

시스템 기능 관리자 기능 부서별 평가내역 : 전체부서 다운로드, 상세보기, 목록, 빨리가기 지식항목 폴더별 평가내역 : 전체 폴더 다운로드, 상세보기, 빨리가기 지식컨텐츠별 평가내역 : 조회, 조회화면으로, KC상세보기, 사용자 상세보기, 목록, 다운로드 지식지도 관리 : 추가, 이동, 삭제, 구분값 등록 마일리지 : 조회, 개인상세평가보기, 조회, 목록 KC1) 변경 : 등록, History, 기타설명 1) KC : Knowledge Champion

시스템 기능 지식항목별 관리기능 지식항목 지식지도상의 최하위항목을 일컫는 말로, 지식항목별로 관리가 이루어진다. 지식의 생성 및 등록 인증 평가 폐기 이관 접근제어 기타기능 정의 개략화면 정의 특기사항

화면은 크게 사용자용과 관리자용으로 구분되며 지식유형별로 상이한 기능을 가진 기본형 및 구조형 들이 있다. 화면 유형 1 화면은 크게 사용자용과 관리자용으로 구분되며 지식유형별로 상이한 기능을 가진 기본형 및 구조형 들이 있다. 사용자용 화면 기본형 기본+구조형 A, B, C 품목조사 질의회신 URL 용어해설 주제어 조회 평가 관리자용 화면 마일리지 조회 인증 평가 지식관리자 관리 지식지도 관리 평가단 구성 주제어 등록

예시) 사용자용 화면 관리자용 화면 2

지식지도 경영일반 신용보증 관리 신용정보 어음보험 주택보증 지원업무 부점 지식창고 1. 경영일반 2. 신용보증 3. 관 리 1.1 업무현황 1.2 통계자료 1.3 업무계획 1.4 회의자료 1.5 평가제도 1.6 기획·검토자료 1.7 지식경영 1.8 홍보자료 1.9 업무매뉴얼 1.10 국정감사자료 1.11 유관기관 관련정보 1.12 법령정보검색 2. 신용보증  2.1 보증상담  2.2 신용조사  2.3 보증심사 2.4 보증종류  2.5 보증실행 및 사후관리 2.6 위탁보증 2.7 재보증 2.8 SOC보증 2.9 업무질의회신 경영일반 신용보증 관리 신용정보 어음보험 3. 관 리 3.1 실무가이드 3.2 면책사례 3.3 판결사례 3.4 회수활동사례 3.5 용어해설 3.6 업무질의회신 4. 신용정보 4.1 홍보/마케팅 4.2 정보수집/관리 4.3 일반신용조사 4.4 신용정보서비스 4.5 채권추심 4.6 해외업무 4.7 신용정보산업 4.8 업무질의회신 주택보증 지원업무 부점 지식창고

지식지도 경영일반 신용보증 관리 신용정보 어음보험 주택보증 지원업무 부점 지식창고 5. 어음보험 6. 주택보증 7. 지원업무 5. 어음보험 5.1 보험상담 및 청약접수 5.2 신용조사 및 인수심사 5.3 보험계약체결 5.4 보험사고 및 보상업무 5.5 대위권업무 5.6 업무질의회신 6. 주택보증  6.1 보증상담 및 신용조사  6.2 보증심사   6.3 보증실행 및 사후관리 6.4 위탁보증 6.5 관리업무 6.6 업무질의 회신  6.7 주택산업정보 경영일반 신용보증 관리 신용정보 어음보험 7. 지원업무  7.1 조사연구자료 7.2 고객서비스 7.3 감사업무 7.4 정보기술  7.5 경영지도 8. 부점지식창고 주택보증 지원업무 부점 지식창고

4. 지식경영 조직 및 제도 지식경영 조직 지식경영 제도

지식경영 조직 이사장 (CEO) 지식경영 담당 임원 (CKO) 지식경영 총괄 관리자 지식경영 도입전략 총괄 추진 지식경영 규정 등 제정 지식전문가 선정, 지식경영 리더 선정 지식마일리지 등 평가 업무 지식 경영부 지식 전문가 (분야별로 선정) 지식관리시스템 관리자 (전산실) 기금 핵심지식 등록 공유대상지식 선정, 분류 외부 지식획득 및 평가 참여 지식시스템 기술평가 및 구축 UI 설계 각 시스템 간 연동, 유지 보수 부점별 지식경영리더 (부서별) 소관분야 지식창출, 등록, 활용 촉진 소관부서 지식활동 관리

평가 제도 등록지식의 평가 지식의 전문성과 유용성을 균형 있게 평가 평가점수 = 지식전문가 평가점수(70%) + 사용자 평가점수(30%) 개인평가 및 개인별 지식마일리지의 부여 개인평가 = 개인별 등록건수 + 등록지식에 대한 평가점수의 합계 + 사용자 평가 참여도 지식사용시 사용자의 지식평가를 의무화, 개인평가시 지식평가 참여도를 반영 개인별 마일리지는 개인평가에 의한 평가점수를 누적관리하여 마일리지에 따른 보상 단체평가 단체평가는 부점별 평가와 영업점 팀 평가로 구분 부점별 평가 = 직원 1인당 지식등록건수 + 우수지식등록건수 영업점 팀 평가는 공동학습 및 업무적용 사례를 발굴하여 지식경영 우수팀으로 선정

5. 기대효과 및 향후 발전방향 기대효과 향후 발전방향

기대효과 중장기 효과 단기 효과 - 전사적 지식네트워크를 통한 지식경영의 기반구축 중소기업지원전문기관으로서 지식경영의 선도적 위상 확립 단기 효과 지식공유에 의한 업무수행능력의 전문화 지식경영에 관한 직원의 관심과 노력 제고

향후 시스템 발전 방향 관리지식 영역의 확장 포탈서비스시스템의 구축 - 중소기업 지원을 위한 전문지식 기금의 지속적 발전을 위한 새 지식 영역 포탈서비스시스템의 구축 기간업무와 인터넷기반 서비스부문을 연결 Workflow를 활용한 기금업무 전반적인 통합시스템 구현

6. Lesson

Lesson Learned 변화관리 활동 필요 철저한 사전 준비 업체 선정을 위한 정보수집, 시스템의 개략적인 구조 및 기능 정의, 전사 지식관리 체계 및 지식관련 활동 계획의 수립, 사내 홍보, 경영진 이해를 위한 노력 등 철저한 조사, 비교분석, 계획, 사전 정비 작업이 원활한 구축 진행 보장 사용자그룹(현업) 참여 프로젝트 시작부터 종료시 까지 지식지도 개발, 기능 요건 정의, 화면 설계를 현업 전문가(상근 4인, 비상근 3인)가 주도하여 사용자의 요구사항을 명확히 반영 전산부서 주도가 아닌 사용자 부서 주도로 활용도 높은 시스템 개발가능 변화관리 활동 필요 시스템 구축 추진 이외에 지식경영을 위해 필요한 각종 제도, 조직구성, 사내 홍보, 교육계획수립, 시스템 활용방안 등에 관한 사내의 의견 수렴 및 집중적인 연구 조직구성원 및 경영진의 관심과 참여 증진, 준비된 시스템 open

지식지도 개발 및 컨텐츠 확보 프로젝트 팀 관리 현실적인 접근 프로젝트 초기단계에 전사적인 관리지식체계를 핵심역량 및 핵심업무로부터 도출하여 5개월간 시스템 설계 및 개발과 컨텐츠 확보 작업을 병행 시스템 open시 충실한 컨텐츠 확보 및 정확한 검색 제공으로 사용자 만족도 향상 프로젝트 팀 관리 다수의 시스템과 여러 조직 전문가들로 이루어진 프로젝트의 경우 전체 작업의 범위, 일정, 각 세부 팀의 역할 및 투입, 단위 작업 간의 연계 조정이 중요 상이한 부문간의 작업을 전체적인 관점에서 조율할 수 있는 Key Man 필요 현실적인 접근 지식관리의 실체를 정확히 이해하여 구현 가능한 요구사항을 제시하며, 프로젝트 추진 시 발생하는 난관들에 대해 유연하면서도 현실적인 대안 제시 필요 지나치게 높거나, 피상적인 기대수준을 버리고 현실적으로 가능한 해결 방안 도출

7. DEMO

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