협력사 Autoway 사용자 메뉴얼 2012. 9. Vaatz 기획팀

. . ※ 개 요 ○ 부품협력사 요구사항 주요 내용 운영 채널 현상/문제점 요구 사항 커뮤니케이션 오토웨이 M채널 ※ 개 요 ○ 부품협력사 요구사항 주요 내용 운영 채널 현상/문제점 요구 사항 커뮤니케이션 공문 전달 기타 업무 연락 일반 문의사항 오토웨이 (대외문/우편함) M채널 (메신저) 대표자 계정만 제공 → 정보보안 미흡 우편함 용량 부족 → 임의삭제로 업무누락 사용자 확대 메일용량 확대 . 주요 업무정보 생산계획 / 발주정보 품질정보 (클레임 등) 개발정보 (도면,EO등) 기본정보 (5스타 등) 입찰정보 (RFQ/견적) 파트너 거래회사별 로그인 → 사용자 불편, 정보분산 부품협력사間 Off-Line 정보전달 → 비효율, 정보관리 ↓ 현대차그룹사 정보채널 통합 ( 접점 및 Data ) 부품협력사간 정보전달 전산화 .

○ 추진 개요 – 현행 vs, 개선 x x x x OEM↔협력사(1.2.3차)↔협력사(1.2.3차) 間 양방향 커뮤니케이션 목 적 OEM↔협력사(1.2.3차)↔협력사(1.2.3차) 間 양방향 커뮤니케이션 채널 구축으로 원활한 업무 협업환경을 조성코자 함 현 행 개 선 현대차그룹 1차 업체 2.3차 업체 구분 현대차그룹, 1.2.3차 업체 현대차그룹, 1.2.3차 업체 협력사 오토웨이 기능개선 사내 전달 사내 전달 공식 업무 작 성 접 수 x x ①대외문서 (오토웨이) ②우편함 ①사내전달 기능 ②재전달기능 문서작성 O 접수 x 접수 x ①대외문서 (오토웨이) 협업 채널 ①실시간 질의/응답 ②개인간 화상통화 ③화상회의 ④자료 수/발신 해외 법인 엠채널 적용 (담당자간 협업) [ 단방향 전달체계 ] On-Line (오토웨이) Off-Line (Fax,Mail,Paper) 全 영역 양방향 커뮤니케이션 채널 구축 (기존 오토웨이 대외문 유지)

? ? ? Autoway ○ 현상 및 문제점 HKMC 부품협력사 대외문 대외문 우편함 우편함 1 대표ID 대표ID 대표ID 1 정보보안 불가 ① 오토웨이 문서내용 에 대한 보안 취약 : 부품협력사 대표자 ID를 공용하고 있음 ② 정보공유 미흡 → 담당자 업무지연, 누락 : 제한된 메일용량으로 임의 삭제사례 발생 A B ? 전달/공람 미흡 2 C ? ? D E

! ! ! Autoway ○ 개선 방향 ※ ’11. 7월~ 적용 中 HKMC 부품협력사 대외문 대외문 우편함 우편함 1 ○ 개선 방향 ※ ’11. 7월~ 적용 中 HKMC 부품협력사 대외문 Autoway 대외문 우편함 우편함 대표ID 개별 ID 1 개별 ID ① 개별 ID 접속으로 문서정보 보안 강화 : ‘대표자 – 팀장 – 팀원’ 결재Process 도입 ② 문서 공람/전달 기능으로 담당자 업무누락 방지 ③ 개인별 M채널 ID부여로 실시간 협업체계 지원 : 실시간 대화, 1:1영상통화, 쪽지발송 등 ④ 부품협력사 ↔ 부품협력사 間 정보전달 가능 A B 2 ! 전달/공람 C 3 ! ! D E

목 차 1. Log-in 및 ID 관리하기 2. 화면별 기능 설명 3. 우편함 사용하기 4. 대외문 수신/발신하기 5. 메신저(M-Channel) 설치하기 ※ 별첨. 메신저 사용자 메뉴얼

1. Log-in 및 비밀번호 관리하기 업무 설명 처리 업무 1. Autoway Log-in Page로 들어가기 및 로그인 하기 업무 설명 1. 업무설명 ① 주소창에 autoway.hmc.co.kr or autoway.kia.co.kr을 입력 후 Enter를 실행합니다. ② ID / PASSWORD를 입력하고, Login 버튼을 클릭한다. - 비밀번호 분실 문의 : 전산도움센터 (02-801-4321) - ID / PASSWORD는 대소문자를 구분하오니 주의하시기 바랍니다. ※ 2011년 10월 15일 부터, 접속 경로 및 e-mail URL 변경 예정 - 접속경로 변경 : autoway.hmc.co.kr → partners.hmc.co.kr / autoway.kia.co.kr→ partners.kia.co.kr - e-mail URL변경 : @hyundai.com → @hyundai-partners.com / @kia.co.kr → @kia-partners.co.kr → 변경 후 6개월간은 사용 자동 전환 처리 예정, 이후에는 수신 불가함. (오토웨이에서 메일 발송시 자동으로 변경 주소로 발송됨.)

1. Log-in 및 비밀번호 관리하기 업무 설명 처리 업무 1. 사용자 정보 수정하기 1. 업무설명 ① 로그인 후에 왼쪽 상단의 ‘개인정보변경’ 메뉴를 클릭 ② 변경된 창에서 변경하고자 하는 개인정보를 입력한 후에 ‘저장’ 버튼을 클릭 - 변경된 개인 연락처를 수정하지 않을 경우 중요 업무 정보를 접수하지 못할 수 있습니다. 변경 시 필히 반영 바랍니다. - 입력된 정보는 M채널 정보와 연동됩니다. Autoway에서 수정하신 정보는 다음날 M채널상에서 확인 가능합니다.

1. Log-in 및 비밀번호 관리하기 업무 설명 처리 업무 1. 비밀번호 변경하기 1. 업무설명 ① 개인정보변경 화면에서, 좌측에 ‘비밀번호변경’ 메뉴를 클릭 ② 표시되는 팝업 창에서 새 비밀번호를 입력하고, ‘비밀번호 저장’ 버튼을 클릭 - 비밀번호를 변경하면 다음 번 로그인부터 변경된 비밀번호로만 로그인이 가능합니다.

2. 화면별 기능 설명 업무 설명 2 3 4 5 6 1 7 9 8 처리 업무 1. 초기 로그인 화면 설명 1. 업무설명 ① Autoway 외에 현대기아 관련 페이지의 바로 가기 메뉴 제공 ② 편지함, 결재함, 게시판, 지식공동체, eOffice의 바로 가기 메뉴 제공 ③ 사용자 검색, 전화번호부, 개인정보변경, 도움말, 로그아웃 메뉴 제공 ④ 전사 공통 공지 사항 게시판 표시 ⑤ 읽지않은 메일 및 미접수 결재문서 표시 ⑥ 현대자동차/기아자동차 뉴스 제공 ⑦ 지식공동체 및 계열사 홈페이지 바로가기 메뉴 제공 ⑧ 메일, 대외문 작성화면으로 바로가기 ⑨ 로그인 사용자의 부서/성명 표시 4 5 6 1 7 9 8 -

3. 우편함 사용하기 업무 설명 1 2 처리 업무 1. 우편함으로 이동하기 1. 업무설명 ① 화면에 표시된 ①,②중에 하나를 클릭 → 상세 메일 박스 표시 2 -

3. 우편함 사용하기 업무 설명 1 2 처리 업무 1. 수신메일 조회하기 / 메일 작성하기 1. 업무설명 ① 초기화면에서 받은편지함에 표기된 메일 제목을 클릭 → 메일 상세 조회 화면 표시 ② 초기화면의 하단에 바로작성 ‘우편’ 버튼을 클릭 → 메일 작성화면 표시 1 2 -

3. 우편함 사용하기 업무 설명 1 2 3 처리 업무 1. 메일박스 기능 설명 (주요 기능에 대한 설명) 1. 업무설명 ① 일정 : 일/주/월간 스케줄 관리가 가능합니다. ② 환경설정 : 편지함 용량확인, 삭제 옵션 설정, 그룹주소록관리 ③ 옵션 : 부재중 알림이나 기타 메시지 관련 옵션을 설정할 수 있습니다. 1 2 3 - 기타 메일 관련 기능은 일반적인 메일 서비스 기능과 동일합니다.

4. 대외문 수신/발신하기 업무 설명 1 1 2 처리 업무 1. 초기화면에서 대외문 관련 화면으로 이동하기 1. 업무설명 ① 내가결재할문서건수에서 More 버튼을 클릭하거나, ‘대외문’ 을 클릭하면, 본인의 대외문 접수대기 리스트로 이동합니다. → 왼쪽 상단에 ‘결재함’ 메뉴를 클릭해도 접수대기 리스트로 이동이 가능합니다. ② 하단에 바로작성 ‘대외문’ 버튼을 클릭하면, 대외문 작성화면으로 바로 이동이 가능합니다. 1 2 -

4. 대외문 수신/발신하기 업무 설명 문서제목을 선택하면 해당 문서의 조회창이 열립니다. 1 2 처리 업무 1. 결재함 조회하기 업무 설명 1. 업무설명 ① 개인전자결재함 : - 내가결재할 문서 : 접수대기 중 문서 - 진행함 : 발송 결재 대기 문서 - 완료함 : 접수/발송 완료된 문서 - 공람함 : 공람 접수된 문서 - 기각및반송함 : 결재 중 기각된 문서 - 반송함 : 접수처에서 반송된 문서 - 작성중 문서 : 작성 중에 저장된 문서 들을 조회할 수 있습니다. ② 부서전자결재함 : - 수신대기함 : 부서장 수신대기 중 문서 - 수신진행함 : 부서장이 담당자 지정하고, 담당자가 접수대기중인 문서 - 수신완료함 : 담당 접수가 완료된 문서 - 발신진행함 : 발송 결재진행 중 문서 - 발신완료함 : 발송 결재가 완료된 문서 1 문서제목을 선택하면 해당 문서의 조회창이 열립니다. 2 - 부서전자결재함은 해당 부서에 포함된 전체 인원이 조회 가능합니다. (대외비/비밀/극비 문서 제외)

4. 대외문 수신/발신하기 업무 설명 처리 업무 1. 수신대기함 문서 접수하기 1. 업무설명 ① 버튼 기능 설명 - 닫기 : 문서를 닫습니다. - 인쇄 : 문서를 프린트 합니다. - 결재 : 문서를 접수 결재합니다. - 반송 : 문서를 접수하지 않고, 발송처로 반송합니다. - 협조처접수확인 : 발송된 협조처들의 접수여부를 확인합니다. - 회람 : 문서를 부서게시판에 등록합니다. → 부서원 전체가 조회 가능 - 정보보호 : 문서를 보안문서로 변경 → 공람자 外 조회가 불가토록 처리 ② 첨부문서 확인 - 하단부에 문서를 선택한 후 열기 or 저장버튼을 클릭 ※ 우측에 “첨부있음” 을 클릭하여 동일하게 접수 가능함. -

4. 대외문 수신/발신하기 업무 설명 2 처리 업무 1. 수신대기함 문서 접수하기 1. 업무설명 ① 문서 접수 방법 (부서장) : 결재 버튼을 클릭하면, 결재 팝업을 표시함. - 전결 : 담당 지정없이 접수 완료 - 담당자지정 : 문서를 접수하여, 업무 처리할 담당자를 지정 (공람 포함) - 공람후 전결 : 담당지정 없이 접수 완료, → 공람자에게 메일 발송 - 상신 : 접수 문서를 대표이사에게 상신 ※ 부서원의 경우에는 전결/공람후 전결 처리만 가능함. ② 담당자지정을 선택하고, 확인을 누르면 ②번 화면을 표시, 담당자를 선택하고, 확인 버튼을 클릭하면 결재 완료 ※ 공람후 전결 선택 시 공람자 선택 부문만 표시됨. 2 - 부서전자결재함은 해당 부서에 포함된 전체 인원이 조회 가능합니다. (대외비/비밀/극비 문서 제외)

4. 대외문 수신/발신하기 업무 설명 처리 업무 1. 수신대기함 문서 접수하기 1. 업무설명 ① 협조처접수확인 버튼 클릭하면, 문서 발송처의 접수상태를 확인 가능 -

4. 대외문 수신/발신하기 업무 설명 처리 업무 1. 발신문서 작성하기 1. 업무설명 ① 버튼 기능 설명 - 닫기 : 문서를 닫습니다. - 인쇄 : 문서를 프린트 합니다. - 결재 : 문서를 상신 결재합니다. - 저장 : 지금까지 작성한 내역을 저장합니다. : 작성중문서에서 확인 - 전결권자 : 발송된 협조처들의 접수여부를 확인합니다. - 협조처 : 문서의 수신부서를 지정합니다. - 보안설정 : 문서의 보안수준을 설정 → 평문/대외비/비밀/극비 ※ 평문 外 문서는 수신 담당만 조회가 가능합니다. - 파일첨부 : 필요한 파일을 첨부합니다. - 문서작성시 문서편집기 기능을 제공합니다. - 전결권자는 부서장 / 대표이사 두 가지로 설정이 가능합니다. - 제목과 본문은 필수로 입력하여야 하며, 대외문의 수신 부서를 1개 이상 지정하셔야 발송이 가능합니다.

4. 대외문 수신/발신하기 업무 설명 처리 업무 1. 발신문서 작성하기 1. 업무설명 ① 회사조직도를 선택 (아래 참조) ② 회사명/부서명을 입력한 후 ‘지금찾기’ 버튼을 클릭 ③ 조회된 리스트중 수신 부서를 체크하고, ‘Select’ 버튼을 클릭하여, 수신부서 목록으로 이동 ※ ‘Sel ALL’ 클릭시 조회된 전체 부서를 수신부서로 지정함. ④ 잘못 지정된 부서가 있으면, 오른쪽 리스트에서 선택 후 삭제 버튼을 클릭 ⑤ 지정이 완료되면, 우측 하단에 ‘확인’ 버튼을 클릭 - 회사조직도 : 자동차그룹 / 현대자동차 / 기아자동차 / 대외조직 / 현대판매대리점 / 기아판매대리점 중 선택 가능 ※ 현대/기아 계열사 및 부품협력업체는 ‘대외조직’에서 선택 가능함. - 부품협력사별로 등록된 부서를 검색할 경우에는 회사명으로 조회 요망.

4. 대외문 수신/발신하기 업무 설명 처리 업무 1. 발신문서 작성하기 1. 업무설명 ① 결재버튼 / 보안설정 버튼 클릭 시 보안설정 화면 표시 ② 결재 - 문서 선택 - 확인 버튼 클릭 시 문서 발송 완료 ※ 보안설정 팝업에서 문서선택 - 확인 버튼 클릭 시는 보안설정만 완료 -

5. 메신저(M-Channel) 설치하기 업무 설명 처리 업무 1. M-Channel 설치 파일 다운로드 하기 1. 업무설명 ① 게시판에 다운로드를 클릭 ② 인터넷 - 메신저(영상회의) 메뉴를 클릭 ③ 메신저 설치파일 게시물을 조회하여, 다운로드 설치 ※ 상세 사용법은 별첨된 메신저 사용법을 참조하시면 됩니다.