From the Beginning to the End...

Presentation on theme: "From the Beginning to the End..."— Presentation transcript:

1 From the Beginning to the End...
문서 작성 / 관리 실무 From the Beginning to the End... 경 영 지 원 팀

2 목 차 1. 문서의 작성 2. 문서의 관리 3. 기타 참고자료 4. 별첨

3 1. 문서의 작성 문서작성의 필요성 용어의 정의 조직내의 중요한 경영활동 정책 결정의 수단 각종 경영활동의 기록 및 보존
체계화된 업무진행 및 책임소재의 명확화 회람 및 대외 전달 수단 용어의 정의 문서 : 회사 업무활용에 관련된 기안,공문,보고서 등의 일반서류 (영수증,전표,회계장부,규정,지침,전산자료,각종 통계자료 등 포함) 결정 : 해당사안에 대해 조직체의 의사결정을 할 수 있는 자가 그 의사를 결정하는 것. ☞ 전결  위임전결 규정상 최종 결정권자의 결정 ☞ 대결  결재권자의 부재 시 그 직무를 대행하는 차 상급자가 대신 결재하는 것. ☞ 후결  전결권자의 부재 시 하위직급의 직무대행자가 결재하여 우선 업무를 실행, 전결권자 복귀 이후 반드시 결재 득하는 것

4 1. 문서의 작성 문서작성의 원칙 문서의 종류 읽기 쉽고 격식에 맞는 표현 사용 간결한 표현, 핵심 위주의 문장 구성
6하 원칙에 의거 정확히 표현 문서의 제목이 보고의 핵심을 표현하도록 구성 중복되는 표현의 지양 오자나 탈자가 발생하지 않도록 유의 장황한 문장은 피하고 도표등의 시각자료 활용 문서의 종류 내용의 중요성과 가치의 정도에 따라 구분 ☞ 대내문서 : 사내에서 작성, 시행, 유통되는 것 ☞ 대외문서 : 사외로부터 접수되거나 사외로 발송하는 문서 ☞ 기안문서 : 결재를 득하여 실행하기 위한 품의문서(기안서,보고서) ☞ 시행문서 : 지시,통지,명령 등 일정사항을 시행토록 전달하는 문서(공문, 협조전, 전언통신문 등) ☞ 사규문서 : 사규로써 효력을 가지는 사항을 정하는 문서, 장기보관 됨. (정관,규정,규칙,세칙,지침,매뉴얼 등) ☞ 안내문서 : 일정한 사항을 알리기 위한 문서,시효가 지나면 무의미한 문서 (공지사항,정보지,뉴스,광고,안내문) ☞ 일반문서 : 앞의 문서종류 이외의 문서를 통칭 함.

5 1. 문서의 작성 문서작성의 요령 일단 자료부터 확보 - 컴퓨터 자판부터 두드리지 말라 - 시간만 가고 머리만 아파
  - 시간만 가고 머리만 아파   - 자료먼저 준비   - 다른 사람의 의견도 청취   - 과거에 경험했던 직원의 의견은 고견   - 인터넷에서도 자료 확보용이 한 장으로 압축하라(KEY 워드 : 핵심)   - 여러 가지 자료가 나오면 이를 압축   - A4 한 장 정도로 압축   - 간단, 명료하게 해야 상사가 쉽게 이해   - 상사가 지루하게 느끼면 감점 ※ 1. 보는 자 입장에서 내용과 분량을 조정     2. 길면 첨부물을 써서 필요시 제시(설명) 제목이 성패 좌우   - 상사는 제목만 봐도 80%는 인식   - 제목과 내용이 일치하지 않는다면 큰 문제 ※ 1. 설득력도 저하     2. 상사로부터 불인정(무시)     3. 해당 프로젝트는 취소 또는 연기되는 결과 품위 있게 작성   - 보기 좋은 떡이 먹기도 좋다는 격언   - 보고서가 성패에 영향 미칠 수 도

6 부서약호/문서종류-년월일-순번으로 표기
1. 문서의 작성 11size 찐하게 / 부서별 위임전결에 따라 상이 기 결재된 기안지를 송부시 “결재필” 표기후 해당 부서에 송부 기안지의 작성(예) 16size 찐하게 해당 문서에 “■” 표기 ■ 기안지 □ 협조전 □ 회의록 □ 보고서 작 성 담 당 팀 장 본부장 부사장 사 장 전결 전결권자 서명 월/일 접 수 문서번호 경지기 작 성 팀 경영지원팀 합 의 보존년도 3년 작성일자 제 목 : 2007년 송년회 및 종무식 실시에 관한 건. →(14size 찐하게 / 간단, 명료하게 / 줄간격 높이“30”) (한 줄 띄움)  2007년 송년회 및 종무식에 대하여 아래와 같이 실시하고자 하오니 검토 후 재가하여 주시기 바랍니다. →(長文으로 인한 줄 전환 시 처음 시작부터 작성) -_아 래_- →(가운데로)  1. 송년회 실시 개요 →(長文으로 인한 줄 전환 시 “1.”밑에서 한 칸 띄우고 작성 / 11size 찐하게) _가.→(“1”밑에서 한 칸 띄우고 작성 / 11size) __1) →(“가”밑에서 한 칸 띄우고 작성 / 11size) ___가) ____(1) 2. 세부 시행계획 첨__부_:_세부 송년회 예산배정 계획 1부.__끝. →(11size 찐하게 / 처음 시작부터 작성) 배포처_:_경영지원팀, 구매팀… →(11size 찐하게 / 처음 시작부터 작성 / 최 하단 배포부서명 표기) 본부장 전결시 11size 찐하게 팀명,년도,월,일-순번 부서약호/문서종류-년월일-순번으로 표기 -> 8SIZE 흐리게 11size 찐하게 / 해당 기안지 시행 / 접수부서에서 해당부서 결재루트에 의거 결재시 해당기안이 위임전결상 타 부서와 관련이 있는 경우 전결권자의 결재 전 협조부서 협조서명 *줄간격 : excel에서 높이“18” *글씨체 : 굴림체 *글씨크기 : 제목(14size)/문서종류 (16size) 찐하게/기타(11size) *모든 문서(기안,협조,보고,회의)는 일반적으로 해당 작성(예)에 의거 작성 *문서의 내용이 한 장을 넘길 경우 “→뒷면 계속”라고 표기(우측하단) “(1/3)”은 3페이지 중 1페이지 → 뒷면 계속(1/3)

7 주식회사 OO 대표이사 →(24size 찐하게 / 날인)
1. 문서의 작성 로고 / 회사명 24size 찐하게 대외공문(국문) 작성(예) 로고 주식회사 ○○ (한 줄 띄움) 우) 인천광역시 남동구 남촌동 / 전화(代) / 팩스 032- 담당 ○○○○○팀 ○○ ○○○ / ○○○ / 문서번호 : 회사명경지 →11size 흐리게 회사명(OO) 부서명(경영지원→경지)-년도,월,일-순번 발신일자 : 2007._04._07 수 신 : 인천광역시장 →해당 기관의 장 참 조 : 기업지원팀(부서) ○○(직책) ○○○(성명) →해당 공문 수신자:업무(실무) 담당자 표기 제 목 : → 대외공문 내용의 핵심을 간단, 명료하게 기재 / 14size 찐하게 / 높이 30 1. 귀 사의 무궁한 발전을 기원합니다. →(長文으로 인한 줄 전환 시 처음 시작부터 작성 / 11size) (한 줄 띄움) 2. →(長文으로 인한 줄 전환 시 처음 시작부터 작성) _가. →(“2”밑에서 한 칸 띄우고 작성 / 11size 흐리게 / 長文으로 인한 줄 전환 시 “가.”밑에서부터 작성 ) _ . 주식회사 OO 대표이사 →(24size 찐하게 / 날인) *10size *듀링 주소/홈페이지 *듀링 대표전화/FAX *해당공문 발신자 정보 (부서,직책,성명,내선번호 주소, 공개여부) 음영(회색) 간격은 엑셀에서 높이 7.50 밑줄 (굵고 찐하게) *기타 본문 작성방법은 기안지 작성과 동일 (글씨체/글씨크기) 발송주체는 사안에 따라 대표이사 이외 해당부서 부서장 / 팀장이 될 수 있음 (인)

8 1. 문서의 작성 로고 OOO CO.,LTD. OOOOO CO.,LTD. 대외공문(영문) 작성(예)
듀링 로고 / 회사명 24size 찐하게 *10size 흐리게 *듀링 주소/홈페이지 *듀링 대표전화/FAX *해당공문 발신자 정보 (부서,직책,성명,내선번호 주소,공개여부) 대외공문(영문) 작성(예) 로고 OOO CO.,LTD. (한 줄 띄움) Namdong Estate , Namchon-Dong, Namdong-Gu Incheon, Korea / TEL) / FAX) 82.32 FROM ○○○○○Team ○○ ○○○ / ○○○ / RECORD NO : DRB →DR(OO)B(경영지원팀 약호)-년월일-순번 DATE : Apr TO : →해당 기관의 장 CC : ○○○○(부서) ○○(직책) ○○○(성명) →해당 공문 수신자:업무(실무) 담당자 표기 SUBJECT : → fax공문 내용의 핵심을 간단, 명료하게 기재 / 14size 찐하게 / 높이 30 1. Thank you for your concern. →(長文으로 인한 줄 전환 시 처음 시작부터 작성) _ (한 줄 띄움) 2. →(長文으로 인한 줄 전환 시 처음 시작부터 작성) _1) →(“2”밑에서 한 칸 띄우고 작성 / 11size 흐리게 / 長文으로 인한 줄 전환 시 “1)”밑에서부터 작성 ) _ OOOOO CO.,LTD. 서 명 OO,OOO-OOOO / President 음영(회색) 간격은 엑셀에서 높이 7.50 밑줄 (굵고 찐하게) 대표이사 서명도장 날인/이미지파일 첨부

9 1. 문서의 작성 로고 주식회사 OO FAX(국문) 작성(예) [FAX]
듀링 로고 / 회사명 24size 찐하게 *10size 흐리게 *듀링 주소/홈페이지 *듀링 대표전화/FAX *해당공문 발신자 정보 (부서,직책,성명,내선번호 주소) FAX(국문) 작성(예) 로고 주식회사 OO (한 줄 띄움) [FAX] 우) 인천광역시 남동구 / 전화 / 전송 032- 담당 ○○○○○팀 ○○ ○○○ / ○○○ / / PAGE : 문서번호 : OO경지 →11size 흐리게 회사명(OO) 부서명(경영지원→경지) 년도,월,일-순번 발신일자 : 수 신 : 인천광역시장 →해당 기관의 장 참 조 : 기업지원팀(부서) ○○(직책) ○○○(성명) →해당 공문 수신자:업무(실무) 담당자 표기 제 목 : → fax공문 내용의 핵심을 간단, 명료하게 기재 / 14size 찐하게 1. 귀 사의 무궁한 발전을 기원합니다. →(長文으로 인한 줄 전환 시 처음 시작부터 작성) (한 줄 띄움) 2. →(長文으로 인한 줄 전환 시 처음 시작부터 작성) _가. →(“2”밑에서 한 칸 띄우고 작성 / 11size 흐리게 / 長文으로 인한 줄 전환 시 “가.”밑에서부터 작성 ) _ . 14size 찐하게 음영(회색) 간격은 엑셀에서 10픽셀 해당 FAX문서의 장수(수량) 표기 밑줄 (굵고 찐하게) *기타 본문 작성방법은 대외공문 작성과 동일

10 1. 문서의 작성 OOOOO CO.,LTD. FAX(영문) 작성(예) [FAX]
듀링 로고 / 회사명 24size 찐하게 *10size 흐리게 *듀링 주소/홈페이지 *듀링 대표전화/FAX *해당공문 발신자 정보 (부서,직책,성명,내선번호 주소) FAX(영문) 작성(예) OOOOO CO.,LTD. (한 줄 띄움) [FAX] Namdong Estate , Namchon-Dong, Namdong-Gu Incheon, Korea / TEL / FAX 82.32 FROM ○○○○○Team ○○ ○○○ / ○○○ / / PAGE : RECORD NO : DRB →DR(OO)B(경영지원팀 약호)-년월일-순번 DATE : Apr TO : →해당 기관의 장 CC : ○○○○(부서) ○○(직책) ○○○(성명) →해당 공문의 업무(실무) 담당자 표기 SUBJECT : → fax공문 내용의 핵심을 간단, 명료하게 기재 / 14size 찐하게 1. Thank you for your concern. 2. →(長文으로 인한 줄 전환 시 처음 시작부터 작성) _1) →(“2”밑에서 한 칸 띄우고 작성 / 11size 흐리게 / 長文으로 인한 줄 전환 시 “1)”밑에서부터 작성 ) _ . 14size 찐하게 해당 FAX문서의 장수(수량) 표기 음영(회색) 간격은 엑셀에서 높이 7.50 밑줄 (굵고 찐하게) *기타 본문 작성방법은 대외공문 작성과 동일

11 1. 문서의 작성 문서 작성(예) 받는 사람 : 메일 내용에 따라 관련업무 실무담당자의 메일주소 기입 참조 : 관련업무 실무담당자의 상위 직급자 (팀장/부서장/이사/부문장)의 메일주소 기입 ※실무담당자의 상위 직급자에게 해당 메일의 내용이 충분한 업무연관성이 있을 것 10 제목 : 메일 내용의 핵심을 간단하고 명료하게 기재(공지/협조/회의구분) 例) “정기조회 실시의 건(공지)” → 첫 글자의 시작 → 첫 줄의 문장이 장문으로 인하여 줄 전환시 처음 시작부터 작성 *이메일 하단 기입방법(발송인 인적사항) 영문 성명 / 부서명 및 직책 OOOOO CO., LTD. 0B 0L Namdong Estate Namchon-Dong, Namdong-Ku, Incheon Korea TEL : ○○○ FAX : OOO.0000 Mobile : ○○○. ○○○○ *글씨체 : 굴림체 *글씨크기 : OUTLOOK(10), E-Ware(2) *본문작성(사내전송) : 기안지의 본문 작성과 동일, 본문작성 완료 후 하단에 보내는 사람의 인적 사항 표기(부서명, 직책, 성명, 사내전화번호 등) *본문작성(사외전송) : 기안지의 본문 작성과 동일, 본문작성 완료 후 하단에 보내는 사람의 인적 사항 표기(회사명, 부서명, 직책, 성명, 사내전화번호, fax번호 등) – 필요시 휴대폰 번호 및 회사주소 기입 사내메일 접수시 : 메일 형식이 기안, 협조, 회의록, 공지, 보고서 등의 대내문서 형식인 경우 문서(수.발신)관리대장에 기록하고 위임전결규정에 의거 결재를 득한 후 관련철에 보관하며, 사안에 따라 메일로 관련부서에 전달 - 업무담당자 상호 업무연락 및 협조 등 사안의 경중에 따라 문서(수.발신)관리대장에 기록 사외메일 접수시 : 사외메일 중 해당 부서 / 업무담당자와 관련이 있는 모든 메일은 문서(수.발신)관리대장에 기록하고 해당부서(팀)의 위임전결규정에 의거 결재를 득한 후 관련철에 보관하며, 사안에 따라 관련부서에 전달 - 사외메일 내용의 사안에 따라 문서(수.발신)관리대장에 기록하지 아니할 수 있다

12 2. 문서의 관리 문서의 접수 / 발송 대외공문 가. 일상 업무 수행 중 발생하는 대외공문서를 접수시 각 부서 접수담당자는
공문서 문서(수.발신)관리대장에 기록하고, 사안에 따라 관련부서에 회람 또는 통보하며 관련부서 접수자의 확인을 받는다. → 대외공문 원본 하단에 배포부서 접수자 확인  나. 각 부서에서 대외공문서 발송 시 문서(수.발신)관리대장에 기록 후 발송한다. 2. 대내공문(기안지, 협조전, 공지, 회의록 등) 가. 사내 각 부서의 공지, 협조, 회의록 등의 대내공문서를 원본/복사본으로 배포 또는 회람한다.  나. 대내공문서를 타부서로 발송시 각 문서(수.발신)관리대장에 기록하고 배포한다.  다. 대내공문서를 타부서에서 접수시 각 문서(수.발신)관리대장에 기록하고 관련철에 보관한다. 3. FAX문서 가. FAX문서 접수시 : FAX문서 접수시 해당 부서에서는 문서(수.발신)관리대장에 기록하고 관련철에 보관한다.  나. FAX문서 발송시 : 국문FAX 발송시 국문FAX에 작성하여 발송하며 영문FAX 발송시 영문FAX에 작성 발송하고 문서(수.발신)관리대장에 기록한다.

13 2. 문서의 관리 문서의 접수 / 발송 4. 대내공문(기안지, 협조전, 공지, 회의록, 보고서 등) 문서번호 부여방법
가. 대내공문 문서번호 부여 例] 2007년 11월 28일 경영지원팀에서 작성한 첫 번째 기안지 → 문서번호 : 경지기 →부서명/문서종류-년월일-순번 나. 대내공문 문서번호 부여의 예시 예1) 통신부품생산팀의 2008년 5월 2일 첫 번째 협조전 : 통생협 예2) 영업2부의 2008년 5월 6일 첫 번째 보고서 : 영업2보 예3) 품질경영2부의 2008년 5월 9일 첫 번째 회의록 : 품경2회 부서별 국문 약호 재경팀(재경), 구매팀(구매), 전산팀(전산), 영업1부(영업1), 기술연구소(연구), 금형센타(금형), 프레스생산팀(프레스), 사출생산팀(사출), 권선생산팀(권선), 전장생산팀(전장),통신부품생산팀(통생), 품질경영1부(품경1), 외주품질경영팀(외품), 생산지원팀(생지), 생산관리팀(생관)

14 2. 문서의 관리 문서의 접수 / 발송 5. 대외공문 / FAX 발송시 문서번호 부여방법
例] 2007년 11월 28일 경영지원팀에서 정부기관에 첫 번째 공문발송시 → 문서번호 : OO경지 →사명/부서약호/년월일-순번 나. 영문 대외공문 / FAX 문서번호 부여 → RECORD NO : DRB →사명(DR)/부서약호(Business Supporting Team)/년월일-순번 부서별 국문 약호 재경팀(OO재경), 구매팀(OO구매), 전산팀(OO전산), 영업1부(OO영업1), 기술연구소(OO연구), 금형센타(OO금형), 프레스생산팀(OO프레스), 사출생산팀(OO사출), 권선생산팀(OO권선), 전장생산팀(OO전장),통신부품생산팀(OO통생), 품질경영1부(OO품경1), 외주품질경영팀(OO외품), 생산지원팀(OO생지), 생산관리팀(OO생관) 부서별 영문 약호 재경팀(DRF), 구매팀(DRP), 전산팀(DRE), 영업1부(DRS1), 기술연구소(DRR), 금형센타(DRMP), 프레스생산팀(DRPR), 사출생산팀(ERM), 권선생산팀(DRC), 전장생산팀(DRA),통신부품생산팀(DRCP), 품질경영1부(DRQ1), 외주품질경영팀(DRSQ), 생산지원팀(DRPS), 생산관리팀(DRPM)

15 2. 문서의 관리 문서의 관리 1. 용어의 정의 가. 보 관    진행 또는 완결된 문서의 관리를 위해 각 부서에서 보존에 들어가기 전까지 해당부서의    파일박스나 케비넷 등을 이용하여 관리하는 것이며 보관년한은 문서가 작성된 차기년도부터 보관되는 기간  다. 보 존    보관이 끝난 품질기록을 일정기간까지 문서고에 보존, 관리, 유지하는 것이며 보존년한은    문서가 이관된 후부터 보존되는 기간  라. 이관    문서작성 부서에서 문서를 보존하기 위해 문서고로 인계하는 것 2. 문서의 관리 가. 관 리   1) 문서의 작성부서는 문서가 읽기 쉽고, 식별이 가능하며, 손상 및 손실 등으로부터  보호되도록 캐비넷이나 BOX에 관리한다.   2) 문서는 추적이 용이하도록 문서명, 작성일자, 작성부서 및 작성자를 기록하는 것을 원칙으로 한다.

16 2. 문서의 관리 문서의 관리 나. 파일링(편철) 1) 파일식별표시에 따라 표기한다.
  2) 처리 완결일자 순으로 최근 문서가 위로 오도록 파일링하고 필요시 좌측면에 색인목록을 파일에 부착하여 기록한다.   3) 파일링은 상철 또는 좌철로 한다. 다. 보 관    1) 문서의 원본은 파일링하여 캐비넷이나 FILE BOX에 보관하며 보관기간은 보관연한 기준에 의한다.    2) 문서의 보관시설은 온도, 습도 등 유해한 환경적 조건으로부터 노화나 손상이 되지 않도록 보호해야 한다.  라. 이 관    문서작성 부서는 매년 1월 초 보관기간이 만료된 문서의 홀더를 발췌하여 그대로 보존 캐비닛으로 이관한다. 단 문서의 보관기간 중 매수가 많은 일지, 거래명세표는 보관상황을 참고하여 부서장의 판단 하에 보관기간 전에 보존 장소에 이관할 수 있다.

17 2. 문서의 관리 문서의 관리 마. 보 존   1) 보존기간은 문서보관 만료일 연도의 다음해 1월 1일부터 가산하여 보존기간이 끝나는 해의 12월 31일까지로 한다.   2) 해당부서장은 보존기간까지 보존하여야 한다. 단,  정하지 않은 문서는 유사 문서에 준하여 작성부서장이 결정한다.   3) 보존기간이 정해진 문서라도 해당부서장의 승인 하에 소정의 보존기간을 연장 또는 단축할 수 있다.   4) 해당 부서장은 문서를 적절한 방법으로 보존하고 손상이나 노화되지 않도록 보호해야 한다. 바. 폐 기   보존기간이 경과된 문서는 해당부서장의 승인을 득하여 폐기 처리한다.  사. 활 용   1) 계약상 협정된 경우 해당 문서는 협정된 기간 동안 고객에 의한 평가를 위하여 활용할 수 있어야 한다.   2) 문서는 품질시스템의 효과적인 운용과 기술, 정보로 활용하기 위하여 부서장의 동의를 얻어 열람할 수 있어야 한다.   3) 고객 및 외주업체에서 접수된 문서도 당사의 문서와 동일하게 관리되고 활용되어야 한다.

18 2. 문서의 관리 보 존 문 서 1. 황화일 2. 문서 보존 상자 3. 링 바인더 문서의 식별 문 서제 목 관리번호 부서명
목　 생산년도 　문서제목 보존기간 분류번호 - 제 목 부서명　 부서명 　회사명 보 존 문 서 관리번호 *관리번호 부여방법 - 부서별 국문약호 + 순번 例) 경지-001 생산년도 문서 구분 (대제목) 문 서 제 목 관리번호 + 문서제목 부서명 보존연한 표기 보존연한 1년, 3년, 5년, 10년, 영구 보존만기 년 월 일 부서명

19 2. 문서의 관리 4. 문서보존상자 통합 BOX 보관 시 문서의 식별 순번 파일 관리번호 화일명 수량 보존 년한 폐기 년도
문서이관내역 폐기확인 비고 팀명 이관일자 폐기일자 확인 1 2 3 4

20 2. 문서의 관리 보관/보존연한 기준 보존연한 문 서 내 용 영 구 10년 5년 3년 1년 비고
문    서    내    용 영 구  1) 회사의 존립상 기본규정이 되는 문서  2) 이사회, 주주총회, 임원회에 관한 중요문서  3) 등기, 소송 및 공업소유권에 관한 문서  4) 중요한 인, 허가서 및 계약서  5) 법률상 영구보존으로 지정된 문서 10년  1) 사업계획, 신규투자계획, 결산서 등 회사의 사업정책이나 실적에 관한 서류  2) 법률상, 10년으로 지정되어 있는 문서 및 인사관련 서류  3) 시험, 검사기록 관련기록 5년  1) 예산에 관한 문서  2) 감사관계문서  3) 국세, 지방세등 조세에 관련되는 문서  4) 법률상 5년으로 지정되어 있는 문서 3년  1) 노동법에 의한 보존문서  2) 주요업무계획 관련문서  3) 법률상 3년으로 지정되어 있는 문서  4) 협조전, 대외공문 등 협조문서  5) 교육훈련일지 1년  1) 통상의 서류 및 장표 단, 본 항의 보존기간에 해당하는 문서라도 그 보존기간이 법률로 정하여진 문서는 예외로 한다.  2) 정본과 부본이 있을 경우 부본은 업무상의 필요에 따라 가급적 단기간을 적용한다. 비고  고객이 보존 년한을 별도로 지정한 문서는 고객요구기간 +1년을 보존한다.

21 3. 기타 참고자료 수명(受命)과 보고 관련 사항 수명과 처리방법 보고형태 1. 수명과 보고의 기본 - 업무노트,자료준비
- 즉시 시행의 원칙 - 수시보고가 원칙이다. - 자료확인,상황확인 후 보고한다. - 담당자가 직접 보고한다. 2. 상사 이외의 명령은? - 미리 정해진 업무가 아니면 명령을 받지 않음. 상사에게 명령의 경위와 처리 결과에 대해 보고 함. 3. 혼자 벅찬 명령을 받았을 때 - 의도를 파악하고 협력요청 - 본인의 처리 가능/불가능 우선보고 (객관적 판단이어야 함) 4. 기밀에 속하는 명령은? - 기밀을 지키고, 자료보관 - 추가 지시를 받고,수시보고는 피함 5. 상사의 부재 시 - 신속한 연락과 승인 후 처리 - 자의적 판단의 처리 금지 - 동료의 협조 요청 - 긴급한 상황임을 보고 - 선임자와 논의 후 처리 필요 - 본인이 책임 진다는 자세 필요 6. 명령의 수행이 어렵게 되었을 때 - 사태를 더 악화 시키지 않도록 조치를 취할 것 - 실행곤란 시점에서 즉시 보고 - 추가적 수명 후 업무수행, 보고 7. 상사의 명령이 잘못된 것이라 판단 될 때 우선은 명령을 받고 처리 전, 처리 중, 처리 후의 과정에 따라 보고 - 처리 전 : 명령의 수정 요청 - 저리 중 : 진행과정과 문제점 보고 - 처리 후 : 결과보고,사전검토를 하지 못한 자신의 실수보고

22 3. 기타 참고자료 수명(受命)과 보고 관련 사항 수명과 처리방법 보고형태 8. 명령이 자주 바뀌는 경우
어떤 이유이건 바뀐 명령수행, 비판적 태도 금지 - 수시보고와 건의가 필요한 사항 (업무수행 후 분석과 차후 대처) 9. 명령이 애매할 때 - 질문을 통해 명령의도 확인 - 재차 확인해도 애매하면 선임자와 논의 후 실행, 수시보고, 의도확인 10. 아무런 명령,지시 사항 없을 때 - 선임에게 협조요청 - 상사에게 직접 질문 - 중간보고,결과보고 11. 주의, 충고 받을 때 - 성실히 대답, 변명하지 않음. - 즉시 시정 후 시정의 결과 보고 [보고 요령] - 명령은 업무노트에 기록하고 (날짜, 내용, 업무처리 진척도 등) 업무관리 SHEET에도 기록한다. - 보고 전에 예의를 갖춘다.(의복상태, 결재판, 보고자세 등) - 보고 시에는 결과를 우선적으로 보고하고, 과정을 시간 경과 순으로 보고한다. - 되도록 한 장의 보고서에 내용을 기록하여 보고한다. - 상사가 가장 관심을 두고 명령을 내렸던 사항을 우선적으로 보고한다. - 보고는 짧게 핵심적인 용어를 사용하고, 중복되거나 장황한 설명은 피한다. - 보고 후 추가적 지시사항이 없는지 질문한다.

23 3. 기타 참고자료 1. 정보를 수집할 때 2. IDEA가 떠올랐을 때 3. 지시를 받을 때
메모를 해야 할 때 1. 정보를 수집할 때 2. IDEA가 떠올랐을 때 3. 지시를 받을 때 4. 상사나 관리자에게 구두로 보고할 때 5. 업무를 절충할 때 6. 전화하고 있을 때 7. 회람 등 연락이 왔을 때 8. 회의에 참석하고 있을 때 9. 방문 전 용건을 정리할 때 10. 대화 중에 약속이 결정되었을 때 11. 하루 일과를 시작할 때 12. 해야 할 일의 우선 순위를 결정할 때 13. 시간 사용 계획을 짤 때

24 3. 기타 참고자료 Communication의 기초
우리는 어떤 문제를 당장의 좋은 충고를 통해 해결하고자 하는 경향을 갖고 있다. 그러나 우리는 종종 문제점을 먼저 진단하고, 깊이 있게 이해하기 위한 시간을 갖지 않으려고 한다. 상대방에게 자신의 관점만을 강요해서는 적절한 해결책을 찾아내기 힘들다. 우리는 상대방의 관점을 먼저 이해하려는 노력을 해야 한다. 우리는 보통 커뮤니케이션을 하면서 진정으로 상대방의 입장을 고려하기 보다는 자신의 관점만을 상대방에게 강요하는 경향을 가지고 있다. 성인의 경우 자신의 틀이 이미 확고하게 굳어져 있어 이에서 벗어나 생각하는 것이 힘들기 때문이다. 우리는 나름대로 최선의 해결책이라고 생각하는 것을 제시하지만 그것은 진실로 상대방에게 도움이 되는 것이 아닌 경우가 더 많다. 상대방에게는 오히려 당신이 도움이라고 생각하는 것이 부담으로 작용하여 다음 번에는 대화를 하려는 시도조차 하지 못하게 막아버리는 경우도 있다. 상대방에게 어떤 해결책을 제시하려고 하기보다 우선 상대방의 입장을 이해하기 위해 노력해 봐야 한다. 그리고 나의 입장이 아닌 상대방의 입장에 서서 그에게 도움이 될 수 있는 방법을 모색해야 한다. 이것이 바로 서로에게 상승작용을 일으킬 수 있는 커뮤니케이션의 기초이다.

25 3. 기타 참고자료 [갈등 상황에서 해야 할 일] 갈등의 극복
1. 대면에 뛰어들기 전에 마음을 조절하거나 진정시키고 분노를 삭이기 위한 시간을 가져라. 2. 대면을 시작하기 전에 준비하라. 3. 사람은 누구나 실수를 저지르고 약점도 있음을 인정하고 배우는 마음가짐으로 대면에 임하라. 4. 가능한 한 격려의 말과 긍정적인 표현을 많이 사용하라. 5. 문제 해결과 관련된 진보적 해결책을 기꺼이 제안하고 받아들여라. 상당한 시간이 필요한 해결책도 괜찮다. 대면이 끝나갈 무렵에야 서로의 합의나 법적인 해결을 요구하는 것은 바람직하지 않다. 6. 당신의 입장에서 주도적으로 문제를 해결하거나 혹은 그 문제에 덜 관여해서 해결하려면 어떻게 해야 할지 주위의 조언을 구하라. 7. 상대방이 공격하더라도 맞서거나 보복하지 마라. 당신 자신에게도 고쳐야 할 약점이 있다는 사실을 상대에게 납득시켜라. 8. 대면이 다른 길로 벗어나지 않도록 주의하라. 대수롭지 않은 다른 문제로 빠져버리거나, 당신이 처음에 의도했던 문제 외 다른 문제로 비화될 기회를 주어서는 안된다. 상대방이 다른 문제를 언급하더라도 그 문제도 당연한 문제임에 동의하고, 그 문제는 다른 때 다룰 수 있을지 물어본다. 9. 당신이 사용하는 단어나 어조, 나아가 제스처에도 신경을 써라. 갈등 상황이라 해도 상대방에 대한 존경과 존중의 마음을 유지하라. “유순한 말은 진노를 삭이나, 과격한 말은 화를 일으키느니라.”라는 솔로몬의 잠언을 기억하라. 10. 상대와 둘의 관계에 대한 지속적인 관심과 헌신을 재차 보여주라.

26 3. 기타 참고자료 회의 개선 비결 [회의 진행 전] 1. 신중하게 계획을 세운다 - 누구와, 무엇을, 어디서 회의하는가, 왜 회의를 여는가, 몇 명을 소집하는가 2. 사전에 회의 개최 통지서를 배포해 둔다. 3. 일찍 회의실에 들어가, 준비를 갖춘다. [회의 시작에 임하여] 4. 정각에 시작한다. 5. 참석자에게 자기 소개를 하게 하고, 회의에 무엇을 기대하는지 발표하게 한다. 6. 역할을 분명하게 정해 둔다. 7. 의안을 검토하고 수정하여 정리한다. 8. 시간 제한을 한다. 9. 전번 회의에서 정한 ‘해야 할 것’의 리스트를 체크한다. [회의 중] 10. 한번에, 한 가지 문제만 모두가 같은 방법으로 토의하도록 초점을 좁힌다. [회의 종료 후에 주의할 것] 11. 누가, 무엇을, 언제까지를 명확히 하여 ‘해야 할 것’의 리스트를 작성한다. 12. 회의 메모를 검토한다. 13. 다음 회의의 일시와 장소를 정해, 가 의제를 정해 둔다. 14. 회의가 잘 진행되었는지 어떤지 평가한다. 15. 간결하고 긍정적인 태도로 폐회를 선언한다. 16. 회의실을 정리정돈 한다. [회의 후] 17. 회의 써머리(요약정리)를 작성한다. 18. ‘해야 할 것’의 리스트에 따라 행동하여, 다음 회의 계획에 착수한다.

27 4. 별첨 1. 기안지, 보고서, 협조전, 회의록 서식 2. 대외공문(국문) 서식 3. 대외공문(영문) 서식
4. FAX공문(국문) 서식 5. FAX공문(영문) 서식 6. 문서(수.발신)관리대장