Procurement Policy Summary

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1 Procurement Policy Summary
CONFIDENTIAL Procurement Policy Summary 2009년 9월

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HMM 구매 정책은 구매 R&R 및 업체 선정을 포함하여 SOD 및 구매 관련 시스템 영역까지, 총 5개 영역, 14개 세부 영역에 대해 구매 정책을 수립하였음 Policy 영역 세부 영역 1 구매 주체 및 역할 정의 (Procurement Ownership & R&R) 구매 실행 주체 / 구매 실행 주체의 변경 / CPO 조직의 역할 2 구매의 과정 (Procurement Process) 협력사 검증 / 입찰 및 협상 / 협력사 선정 / 계약 관리 / PO (구매 주문) 관리 3 협력사 관리 (Supplier Management) 잠재 협력사 발굴 / 협력사 평가 / 협력사 차별화 관리 / 특별 대상 관리 4 위기 관리 (Risk Management) 책임의 분리 (SOD: Separation of Duties) 5 정보 관리 (Information Management) 구매 IT 시스템

3 Procurement Policy Summary
내용 요약 Policy 적용에 대한 공통 사항 주요 의사결정 및 승인은 기본적으로 구매 실행팀의 사업부문장, 또는 사업본부장의 승인으로 가늠함 단, 사장님 결재 사항에 대해서는 반드시 CPO의 협조 사인을 득하여야 함 1 구매 주체 및 역할 정의 (Procurement Ownership & R&R) 1.1 구매 실행 주체 : 구매 대상인 실물 및 서비스의 특성에 따라 정해짐 1.2 구매 실행 주체의 변경 : CPO 주관 하, 관련 팀간 합의 및 업무 재 조정에 의해 변경 1.3 CPO 조직의 역할 비용 최적화 및 구매 업무 가시성 확보를 위한 Contract Service Provider / Helper / Watcher 역할 수행 그 효과성을 고려하여 역할이 조정되거나 탄력적으로 운영될 수 있음 (예: Helper와 Watcher 역할에 대한 탄력적 운영 등) 2 구매의 과정 (Procurement Process) 2.1 협력사 검증 HMM의 협력사가 되기 위해서는 사업영역 / 재무건전성 / HMM 사업에 대한 손실 여부 등, 일정 자격 요건을 통과하여야 함 위의 자격 요건을 충족하고 정해진 검증 (Qualification) 과정을 통과하여 관련 팀의 승인을 득하여야 함

4 Procurement Policy Summary
내용 요약 2 구매의 과정 (Procurement Process) 2.2 입찰 및 협상 복수 입찰을 원칙으로 하나, 복수 입찰이 적용될 수 없는 경우 처리를 위해 아래의 예외 조항을 정의함 시장 내 공급 가능한 협력사 후보가 유일하게 존재하는 경우 (Sole or Only Source) HMM과 전략적 사업 파트너 형태의 관계가 성립할 경우(Business Partner, Alliance Partner) 협력사 후보가 사업 기회를 발굴하여 HMM에 사업 의뢰를 한 경우(Supplier identifies opportunity including marketing alliances) 화주를 포함한 HMM의 주요 고객이 지정한 협력사 후보의 경우(Customer Nominated Supplier) 협력사 후보가 사업에 필요한 특별한 자격증이나 지적재산권을 소유한 경우(Obtaining special licenses or intellectual property rights) 실물/서비스별, 정해진 금액 기준 이하의 계약일 경우 (Appendix 별도 정리 예정) 복수 입찰 예외 조항 적용을 위해서는 관련 팀의 승인을 득하고 CPO에 통보하여야 함 2.3 협력사 선정 협력사 선정 권한은 구매 실행팀에 있으며, 협력사에 대한 실태평가 / 실적평가 / 가격평가로 선정 2.2장 입찰 및 협상 조항에 규정된 절차대로 협력사를 선정하여야 하며 그 결과를 CPO에 통보

5 Procurement Policy Summary
내용 요약 2 구매의 과정 (Procurement Process) 2.4 계약 관리 기본 계약 기간은 1년으로 하되, 시장 상황에 따라 HMM에 유리할 시 기간을 조정할 수 있음 계약 기간 만료 시, 복수 입찰에 의한 협력사 재 선정이 원칙임 만일 복수 입찰 없이 동일 협력사와 계약 기간을 연장하기 위해서는, 연장 계약하고자 하는 요율과 계약 조건이 가장 최적의 것임을 규명하고, 이에 대해 사업부문장 또는 사업본부장의 승인을 득한 후 CPO 조직에 통보함 복수 입찰 없이 동일 협력사와 계약을 맺거나 계약 기간을 연장하는 것은 최대 3년을 넘길 수 없음 2.5 PO (구매 주문) 관리 : PO 발행 전, Policy에서 규정한 모든 절차가 준수되어야 함 3 협력사 관리 (Supplier Management) 3.1 잠재 협력사 발굴 협력사간 가격 경쟁 유도를 위한 잠재 협력사 발굴이 구매 실행팀에 의해 수시로 수행되어야 함 잠재 협력사는 정해진 검증 절차(Qualification)를 통해 HMM 협력사로서의 자격을 획득함 3.2 협력사 평가 구매 실행팀은 최소 년 1회 실적 평가를 수행하고, 실태 평가는 신규 협력사 진입 시와 계약 갱신 시점에 수행함 CPO는 필요 시, 협력사 평가에 대한 기본 가이드 라인을 제공 구매 실행팀은 평가 결과에 대해, 필요 시 협력사에 통보 후 개선 사항에 대한 지속적 관리 수행

6 Procurement Policy Summary
내용 요약 3 협력사 관리 (Supplier Management) 3.3 협력사 차별화 관리 구매 실행팀은 주관하는 계약에 대해, 협력사 평가 결과와 전략적 중요도에 따라 협력사를 차별화 관리함으로써, 협력사 특성에 맞는 전략적 관리 방안을 수립해야 함 CPO는 각 현업팀에서 운영하는 협력사 차별화 그룹 운영 현황 및 실태를 정기적으로 파악하고 검토하여 이에 대한 가이드를 각 팀에 제시하여야 함 3.4 특별 대상 관리 HMM 협력사로서의 결격사유 발생 및 정치적.국제적 환경에 의해 더 이상 거래가 불가능할 시, 구매 실행팀에서는 비승인 협력사 또는 거래금지 협력사로 구분하여 특별 대상으로 관리하여야 함 4 위기 관리 (Risk Management) 4.1 책임의 분리 (SOD: Separation of Duties) Risk 및 불합리성에 대한 상호 검증을 위해, 특정 개인 또는 특정 팀이 지불과 관련된 일련의 활동을 모두 관장하거나 이에 대해 책임을 져서는 안됨 SOD 체계는 정기적으로 검토되고, 필요 시 갱신되어야 하며, 이 과정이 문서화되어 관리 되어야 함 5 정보 관리 (Information Management) 5.1 구매 IT 시스템 일련의 모든 구매 과정은 즉시적 가시성 확보를 위해 시스템을 통한 전자적 정보 관리가 이루어져야 함 구매 계약 및 거래 내역에 대한 접근성(Accessibility)은 사용자의 책임 및 자격에 맞게 통제되어야 함 구매 IT 시스템에 대한 총괄 관리는 CPO 조직에서 담당