구매 Policy Monitoring 운영 방안

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1 구매 Policy Monitoring 운영 방안
CONFIDENTIAL 구매 Policy Monitoring 운영 방안 HYUNDAI MERCHANT MARINE Co. Ltd. HYUNDAI MERCHANT MARINE Co. Ltd. Purchasing Team / Strategic Purchasing Part 1

2 1. 구매Policy Monitoring 도입
Supplier Evaluation / Competitive Bidding / Spend Ratio ☞ 구매 활동에 대한 가시성(Visibility) 확보 : 위험의 사전 관리 및 개선 기회 파악을 통한 구매 효과 극대화 ☞ 공급사간 경쟁 체제 도입 : HMM의 Value 극대화 실현 ☞ 전략적인 공급 업체 관리 : 구매 집중력 제고 ☞ 외부와의 계약 관계에서 노출 가능한 위험의 최소화 적용대상 Scoping 구매 Policy 실행 구매 Policy Monitoring 서비스 별 구매실적을 고려한 평가 대상 선정 대상업체 평가 실시 Monitoring Report 발간 대상업체 복수견적 관리 Monitoring 관련 Feedback ☞ 구매Policy는 전체 구매행위에 대한 100% 적용이 원칙이나 서비스 별 특수성을 감안, 전체 구매비중의 80%까지 업체를 평가대상으로 설정 (평가 대상업체 구매금액/ 전체구매금액) 산출

3 2. 구매Policy Monitoring Workflow
: 현업팀 수행 : 현업/구매팀 수행 적용 대상 Scoping 구매 Policy Executing 구매 Policy Monitoring 평가대상 및 기준 설정 (이전 구매실적 참조) 대상업체 평가 Policy Monitoring 대상업체 복수견적 관리 Monitoring Report 발간 대상업체 복수견적 관리 현업팀↔구매팀 Feedback 적용 예외 Case 서비스팀 내 승인 필요

4 2. 구매Policy Monitoring Workflow _ 예외 Case 승인
구매Policy 적용 예외 사항에 대해서는 현업팀 내부 승인을 필요로 하며, 승인을 득한 예외 사항에 대해서는 구매 Policy를 준수한 것으로 인정 운영 담당 (조직) 승인자 (조직) Selection, Contract & Monitoring 예외 Case 승인 해당 운영 조직의 파트장 또는 팀장 (필요 시 차 상위 조직) 안건 별 중요도에 따라 본부장 또는 부문장 결재 가능 Competitive Bidding Selection Approval 기존/신규 공급사 신규 공급사 검증 여부 공급사 자격 상실 예외 Case 복수 입찰 성립 불가 예외 입찰 Case 경쟁 입찰 불가 Supplier Evaluation Evaluation & Monitoring * 예외 조항 상세 내용은 구매 Policy 전문 참조 Evaluation Historical Baseline *예외 조항에 대한 승인 전결 및 Approval Line은 운영팀 의사 결정 사항임

5 3. 구매Policy 3대 지표 운영체계 Supplier
Evaluation Historical Baseline을 기준으로 평가 대상 업체 확정 후 해당 업체에 대한 평가 실시 여부 관리 ☞ 평가 제외 대상으로 사전 결재 득할 시 이행으로 간주 ∑(평가 진행 업체 수) ∑(총 평가 대상 업체 수) Supplier Competitive Bidding 공정하고 합리적인 계약 검증의 최소 원칙인 복수 견적 진행 여부 관리 ☞ Scope 대상 내 발생 및 체결 계약 건수 기준 ☞ 사전 결재 득할 시, 예외 Case도 이행으로 간주 ∑(복수 견적 실시 건수) ∑(총 발생 계약 건수) Qualification Selection Management Spend Ratio 구매 비중 상위 80% 공급사 평가를 통한 계약현황/ /금액/비중에 대한 Visibility 및 투명성 확보 ☞ 정기적인 대상 업체 Baseline 조정 진행 필요 ∑(평가업체와의 거래 금액) ∑(구매누계총액)

6 4. 구매Policy 운영 스케줄 Monitoring Timeline W4 W3 W2 W1 Sat Fri Thu Wed Tue
서비스 별 실적취합/복수견적 현황/ 업체평가 자료 송부 요청 서비스 별 전월 구매실적 취합기간 복수견적 현황 취합 금월 업체평가 대상자료 취합 Monitoring 결과 정리 & Report 작성 지표 결과 운영팀 Feed Back

7 5. 구매Policy 운영 현황 및 계획 Supplier Evaluation 주요 활동 현재 운영 상황 및 향후 진행 방향
업체평가 대상을 기준으로, General info - 공급사 자질 및 계약관리 Checklist -공급자 Capability 및 Performance평가- 계약내역 관리가 이루어지고 있음 서비스 별 대상업체 - 1년 1회 평가 실시 원칙, 다년 간 평가 실시 후 축적Data를 기준으로 현업팀의 전략적 협력업체 선정 가능 협력사 평가 결과와 전략적 중요도에 따라 차별화 관리함으로써, 협력사 특성에 맞는 전략적 관리 방안을 수립해야 함 구매 실행팀은 평가 결과에 대해, 필요 시 협력사통보 후 개선 사항 관리 수행 일부 담당자의 업체평가 지연 ☞ 1,2차 Due date 설정 후 추가지연 시 해당 서비스 관련 현업담당자 주의 공문 발송 예정 일부 담당자의 업체 정보 부족 ☞ 향후 협력사 관리를 위해 정확한 업체평가가 요구되므로, 관련 서비스 팀 구성원 간에 CPO 관련 메일을 공유하여 원활한 업무협조가 이루어 지도록 독려 다년 간의 평가진행을 위한 효율적 Data관리 필요 ☞ 구매관리System 개발 시 1개 업체 당 다년간의 Data를 축적할 수 있는 공간 구현 예정, 현업팀에서 관련 Data를 조회 가능하도록 열람기능 실현 계획

8 5. 구매Policy 운영 현황 및 계획 Competitive Bidding 주요 활동 현재 운영 상황 및 향후 진행 방향
대상업체를 기준으로 신규계약 및 갱신 건에 대해, 체결내역 – 계약금액 – 인상,인하금액 – 계약기간 복수견적 여부 – 계약서 첨부 – 품의서 첨부 관리 시장 내 공급 가능한 협력사 후보가 유일한 경우, HMM의 주요 고객이 지정한 협력사 후보, 정해진 금액 기준 이하의 계약일 경우, CPO에 정식 통보하여 복수견적 예외대상으로 인정 받아야 함 Data 취합 부진 ☞ 대상업체에 대한 계약 이력 및 관련 증빙(계약서, 품의서) 필수 첨부 기능 보완 예정 ☞ 익월 업체평가 취합 시 해당 계약서 첨부 요청 서비스 별 다양한 계약형식 존재 ☞ 일반적인 서면 계약 외, 및 MDM 발주 시 구매System 연계를 통한 정보관리 방안 구축 대상업체를 기준으로 계약 현황 역 추적 방식 이용 ☞ 매 달 일정 현업팀을 대상, 대상업체 List를 기준으로 한 최근 성약 계약서 첨부 요청 계획

9 5. 구매Policy 운영 현황 및 계획 Spend Ratio 주요 활동 현재 운영 상황 및 향후 진행 방향
현업팀 – 월 초 실적 마감 후, 발생Data 기준송부 구매팀 - 전 월 발생한 총 구매실적 산출, (Supplier코드, Supplier 이름, U$금액) 대상업체 구매실적 및 총 구매실적 대비 대상업체의 구매실적 비중 산출 매월 서비스 별로 구매 총 금액, 총 업체 수, 업체 당 구매비중, 적용대상 금액 및 업체 수, 적용대상 구매 비중 Data 관리 현업 담당자 변경으로 실적 취합 지연 발생 ☞ 현업 담당자 구매Policy 숙지 교육 ☞ 현업 실적집계 System 접속 권한 부여 (구매팀) 구매 Policy 기준미달 서비스 존재 ☞ 차월 실적분석 후 연속 기준 미달 시 대상업체 재선정 작업 진행 (현업과 의견 공유) 실적 Data 취합 관련 ☞ 구매관리System과 서비스 별 이용 시스템의 상호 연동을 통해 구매팀 내부에서 실적 추출 방안 구축

10 6. 구매관리 System 도입 구매관리 System 도입 취지 전략적 Partner 관리 및 협업 체계 구현
체계적이고 합리적인 공급사 평가관리 및 지속적인 커뮤니케이션을 통해 우수 공급사 기반을 확대하여 내, 외부 고객에 대한 소싱 서비스 수준 제고 ☞ 공급사와의 전략적 관계 설정을 통해 소싱 관련 외부 환경 변화에 대한 대응력 제고 ☞ 공급사 Pool 정예화를 통해 우수 공급사 확대 및 공급사의 대응 수준 향상 유도 ☞ 공급사 및 Sourcing Group의 특성을 고려하여 공급사 관리 프로그램 차별화 ☞ 주기적인 공급사 평가와 평가 결과에 따른 Incentive / Penalty 부여를 통해 공급사 경쟁역량 강화

11 위기관리(Risk Management) 기능
6. 구매관리 System 도입 구매관리 System 요청기능 세부기능 구매 업무 지원 기능 계약문서 관리 기능 구매 거래 내역 조회 기능 협력사 관리 기능 협력사 평가 기능 협력사 분류 체계 관리 기능 협력사 검증 기능 / 협력사 거래 금지(Block) 기능 위기관리(Risk Management) 기능 Risk Alarm 기능 예외 사항 승인 및 처리 기능 구매관리 System 도입 기대효과 공급사와의 협력관계 증진 공급사와의 정보교환 원활화 공급자의 서비스 품질 향상 정예 공급사 기반 확대 및 공급자 수 합리화 공급사 관리를 통한 소싱프로세스 효율성 향상