Microsoft® Office Outlook® 2007 교육

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1 Microsoft® Office Outlook® 2007 교육
[회사 이름] 제공: Microsoft® Office Outlook® 2007 교육 [교육 담당자를 위한 참고 사항: 이 서식 파일의 사용자 지정에 대한 자세한 내용은 맨 마지막 슬라이드를 참조하십시오. 또한 일부 슬라이드의 슬라이드 노트 창에 있는 추가 설명을 참조하십시오. Macromedia Flash 애니메이션: 이 서식 파일에는 Flash 애니메이션이 포함되어 있습니다. PowerPoint 2000 버전 이상에서 재생됩니다. 단, 이 서식 파일을 PowerPoint 2007에 저장하려면, 이전의 PowerPoint 파일 형식인 PowerPoint 프레젠테이션(*.ppt) 또는 PowerPoint 서식 파일(*.pot)로 저장하십시오. 파일 형식은 다른 이름으로 저장 대화 상자의 파일 형식 옆에서 확인할 수 있습니다. 경고: PowerPoint 프레젠테이션(*.pptx) 또는 PowerPoint 서식 파일(*.potx) 등의 PowerPoint 2007 파일 형식으로 저장할 경우 저장된 파일에 애니메이션이 보존되지 않습니다. 또한, 이 프레젠테이션에는 Flash 애니메이션이 포함되어 있으므로 서식 파일을 저장하면 개인 정보에 관한 경고 메시지가 나타날 수 있습니다. Flash 파일 자체의 속성에 정보를 추가하지 않으면 이 경고는 프레젠테이션에 적용되지 않습니다. 메시지에서 확인을 클릭하십시오.] 사서함 관리 I: 사서함 크기 확인 및 줄이기

2 코스 목차 개요: 사서함 크기를 효과적으로 관리하기 1과: 사서함의 크기가 갈수록 늘어나는 경우
이 과에는 권장하는 작업 목록과 일련의 테스트 문제가 포함되어 있습니다. 사서함 관리 I: 사서함 크기 확인 및 줄이기

3 개요: 사서함 크기를 효과적으로 관리하기 사서함 크기를 줄여야 한다는 메시지를 매주 또는 매일 받고 있거나 사서함이 너무 복잡한 나머지 원하는 메일을 찾는 데 오랜 시간이 걸리시나요? 전자 메일 메시지는 빠른 속도로 쌓이는 반면 사서함 공간은 제한되어 있다면, 사서함 용량을 줄일 수 있는 대책이 필요합니다. 시리즈의 첫 번째인 이 코스에서는 메시지를 제거하여 사서함의 전체 크기를 줄이는 방법에 대해 설명합니다. 사서함 관리 I: 사서함 크기 확인 및 줄이기

4 코스 목표 사서함과 그 안의 폴더 크기를 확인합니다.
전자 메일 메시지의 크기와 관련 있는 요인을 파악하고 메시지의 크기를 확인합니다. 간단한 설정 과정과 Outlook에 제공된 도구를 사용하여 전자 메일이 사서함에 쌓이지 않도록 방지합니다. 사서함 관리 I: 사서함 크기 확인 및 줄이기

5 1과 사서함의 크기가 갈수록 늘어나는 경우

6 사서함의 크기가 갈수록 늘어나는 경우 사서함 용량이 초과되면 문제가 발생할 수 있습니다. 일부 전자 메일 서비스 공급자나 시스템 관리자는 사용자의 사서함이 특정 크기에 이르면 전자 메일을 보내고 받는 작업을 더 이상 허용하지 않습니다. 이 그림과 같은 메시지를 모두가 받는 것은 아닙니다. 하지만 이런 경고 메시지를 받았거나 제한된 크기를 거의 다 쓴 경우에는 사서함 크기를 줄여야 합니다. 경고를 받지 않았더라도 공간을 줄이면 중요한 내용을 보다 효율적으로 파악할 수 있습니다. 그렇다면 어떻게 할까요? 사서함에 메시지가 너무 많으면 필요한 메시지를 찾는 데 오랜 시간이 걸릴 수 있습니다. 사서함의 크기를 줄이면 보다 효율적으로 작업할 수 있습니다. 사서함 관리 I: 사서함 크기 확인 및 줄이기

7 사서함이 커지면 어떻게 해야 할까요? 그림과 같이 사서함은 폴더로 이루어져 있습니다.
그림과 같이 사서함은 폴더로 이루어져 있습니다. 사서함의 크기는 폴더 내에 있는 항목의 크기와 수량에 따라 달라집니다. 메시지를 주고받거나, 약속을 만들거나, 연락처를 추가하거나, 작업을 만들수록 이러한 폴더가 채워지므로 사서함의 크기도 함께 커지기 시작합니다. 사서함 관리 I: 사서함 크기 확인 및 줄이기

8 사서함이 커지면 어떻게 해야 할까요? 메일을 서버에 저장하는 경우에는 일반적으로 시스템 관리자가 사서함의 크기를 제한합니다.
메일을 서버에 저장하는 경우에는 일반적으로 시스템 관리자가 사서함의 크기를 제한합니다. 제한 용량은 매우 다양하여 1MB에서 2GB 이상까지 임의로 설정할 수 있습니다. 자신의 전자 메일에 할당된 제한 용량을 확인하려면 약간의 조사가 필요합니다. 어떤 조사가 필요할까요? 전자 메일 서비스 공급자의 웹 사이트에 이 정보가 게시되어 있을 수도 있고, 시스템 관리자, IT 부서 또는 ISP(인터넷 서비스 공급자)에게 직접 문의할 수도 있습니다. 사서함 관리 I: 사서함 크기 확인 및 줄이기

9 사서함이 커지면 어떻게 해야 할까요? 사서함의 제한 용량에 도달하면 관리자가 기능을 제한하기 시작할 수도 있습니다.
사서함의 제한 용량에 도달하면 관리자가 기능을 제한하기 시작할 수도 있습니다. Outlook에서도 제한 용량을 20GB로 설정하고 있습니다. 이 정도 크기면 많은 전자 메일을 저장할 수 있습니다. 방법은 정리하는 것뿐입니다. 예를 들어, 사서함 크기가 90MB에 도달하면 경고 메시지를 표시하고, 100MB에 도달하면 전자 메일을 보낼 수 없도록 제한하며, 110MB에 도달하면 받는 기능도 제한하는 식으로 설정할 수 있습니다. 다음 슬라이드에서는 사서함의 크기를 확인하는 방법에 대해 설명합니다. 사서함 관리 I: 사서함 크기 확인 및 줄이기

10 사서함 크기 확인 사서함의 크기는 매우 간단하게 확인할 수 있습니다. 탐색 창에서 폴더 보기로 전환하고 창 아래쪽에서 폴더 크기를 클릭하면 됩니다. 폴더 크기 대화 상자에서는 각 폴더를 기준으로 크기를 표시하므로 특정 폴더가 차지하는 공간뿐 아니라 사서함의 전체 크기도 간편하게 확인할 수 있습니다. 사서함 관리 I: 사서함 크기 확인 및 줄이기

11 사서함 크기 확인 여기서는 크기가 KB 단위로 표시됩니다. 시스템 관리자가 제한 용량을 MB 단위로 알려준다면 어떻게 할까요?
다행히도 KB, MB, GB 사이의 관계는 단순합니다. 즉, 1,024KB가 1MB에 해당하고 1,024MB가 1GB에 해당합니다. KB, MB, GB 사이의 관계는 외울 필요가 없으므로 걱정하지 마십시오. 이 코스의 끝에 연결되어 있는 빠른 참조 카드에 변환 정보가 수록되어 있습니다. 사서함 관리 I: 사서함 크기 확인 및 줄이기

12 메시지로 결정되는 사서함 크기 각 폴더 크기에 따라 사서함 크기가 결정된다는 것은 앞에서 배웠습니다.
각 폴더 크기에 따라 사서함 크기가 결정된다는 것은 앞에서 배웠습니다. 따라서 폴더의 크기 역시 그 안의 메시지 크기에 따라 달라집니다. 메시지의 크기는 조직이나 사람에 따라 다양합니다. 대략적으로 메시지의 평균 크기는 약 30KB입니다. 또한 사서함 크기와 마찬가지로, 시스템 관리자가 서버 수준에서 메시지 제한 용량을 설정하는데, 이 설정은 Outlook에서 사용자가 바꿀 수는 없습니다. 또한 메시지 크기뿐 아니라 일정 약속, 연락처 정보, 각 사서함 폴더의 메모 크기도 폴더의 전체 크기에 더해집니다. 이제 크기와 사서함 용량 구성 요소에 대해 조금 알게 되었으니 사서함 크기를 신속하게 정리하는 몇 가지 방법에 대해 설명하겠습니다. 사서함 관리 I: 사서함 크기 확인 및 줄이기

13 대용량 메시지 찾기 사서함이나 특정 폴더의 크기를 줄일 수 있는 한 가지 방법은 메시지를 읽고 회신한 다음 크기에 따라 메시지를 보관하거나 삭제하는 것입니다. 애니메이션: 마우스 오른쪽 단추를 클릭하고 재생을 클릭합니다. 애니메이션에서는 표 보기를 사용하여 크기를 확인하고 크기별로 메시지를 정렬하는 방법을 볼 수 있습니다. 대용량 메시지를 찾았다면, 크기를 고려했을 때 이 메시지가 보관할 가치가 있는지 여부를 결정할 수 있습니다. 삭제하는 것 외에 어떤 옵션이 있는지 궁금하신가요? 이 코스의 뒷 부분에서 추가로 설명해 드리겠습니다. [교육 담당자를 위한 참고 사항: 슬라이드 쇼를 보는 동안 애니메이션을 재생하려면 애니메이션을 마우스 오른쪽 단추로 클릭하고 재생을 클릭하십시오. 파일을 한 번 재생한 후에는 파일을 마우스 오른쪽 단추로 클릭하고 되감기를 클릭한 다음 재생을 클릭해야 할 수도 있습니다. 텍스트를 입력하거나 다음 슬라이드로 이동하기 위해 슬라이드를 클릭했지만 아무 작업도 수행되지 않는다면 애니메이션 외의 위치를 클릭하십시오. 경우에 따라 두 번 클릭해야 할 수도 있습니다. 애니메이션을 보는 데 문제가 있는 경우 이 프레젠테이션의 마지막 슬라이드에 있는 Macromedia Flash 애니메이션 재생에 대한 노트를 참조하십시오. 그래도 문제가 지속되면 이 슬라이드 다음에 나오는 슬라이드가 정적 아트가 있는 중복 슬라이드입니다. 프레젠테이션을 표시하기 전에 현재 슬라이드 또는 다음 슬라이드 중 하나를 삭제하십시오.] 이러한 방법을 사용하기 위해 Outlook에서 각 메시지 크기를 모니터링할 수 있습니다. 예를 들어, 큰 순서대로 나타나도록 메시지를 정렬할 수 있습니다. 이러한 메시지의 정확한 크기는 표 보기에서 확인할 수 있습니다. 사서함 관리 I: 사서함 크기 확인 및 줄이기

14 대용량 메시지 찾기 사서함이나 특정 폴더의 크기를 줄일 수 있는 한 가지 방법은 메시지를 읽고 회신한 다음 크기에 따라 메시지를 보관하거나 삭제하는 것입니다. 이러한 방법을 사용하기 위해 Outlook에서 각 메시지 크기를 모니터링할 수 있습니다. 예를 들어, 큰 순서대로 나타나도록 메시지를 정렬할 수 있습니다. 이러한 메시지의 정확한 크기는 표 보기에서 확인할 수 있습니다. 그림에서는 표 보기를 사용하여 메시지 크기를 확인하고 그에 따라 메시지를 정렬하는 방법을 볼 수 있습니다. 대용량 메시지를 찾았다면, 크기를 고려했을 때 이 메시지가 보관할 가치가 있는지 여부를 결정할 수 있습니다. 삭제하는 것 외에 어떤 옵션이 있는지 궁금하신가요? 이 코스의 뒷 부분에서 추가로 설명해 드리겠습니다. [교육 담당자를 위한 참고 사항: 이 슬라이드는 애니메이션 대신 정적 그림이 포함되어 있다는 것을 제외하고는 이전 슬라이드와 동일합니다. 애니메이션을 보는 데 문제가 있는 경우 이 슬라이드를 사용하십시오. 프레젠테이션을 표시하기 전에 현재 슬라이드 또는 이전 슬라이드 중 하나를 삭제하십시오.] 사서함 관리 I: 사서함 크기 확인 및 줄이기

15 첨부 파일을 전자 메일 외부에 저장 메일을 크기별로 살피다 보면, 큰 메시지에는 대부분 파일이 첨부되어 있다는 사실을 알게 됩니다. 전자 메일을 읽을 때 Microsoft Office 단추 메뉴의 첨부 파일 저장 명령을 사용하여 첨부 파일을 하드 디스크의 원하는 위치에 저장하십시오. Microsoft Office 단추에 액세스하려면 메시지를 반드시 열어야 합니다. 사서함 관리 I: 사서함 크기 확인 및 줄이기

16 첨부 파일을 전자 메일 외부에 저장 이렇게 첨부 파일을 저장해 놓고 더 이상 필요없게된 메시지는 삭제할 수 있습니다.
이렇게 첨부 파일을 저장해 놓고 더 이상 필요없게된 메시지는 삭제할 수 있습니다. 하드 디스크에 첨부 파일을 저장할 때는 나중에 기억할 수 있는 위치로 정해야 합니다. 예를 들어, 첨부 파일이 사진이면 그림 또는 내 그림 폴더에 저장할 수 있습니다. 그리고 첨부 파일을 저장할 때는 내용과 문맥을 기억하기 쉬운 이름으로 지정하십시오. 사서함 관리 I: 사서함 크기 확인 및 줄이기

17 오래되었거나 더 이상 필요없는 메시지를 사용자 컴퓨터의 저장소로 이동
사용자는 컴퓨터에서 전자 메일을 보기 때문에 전자 메일이 이미 컴퓨터에 저장되어 있는 것처럼 보일 수 있습니다. 그러나 사실 전자 메일은 사용자 컴퓨터의 폴더에 옮겨놓기 전까지는 전자 메일 서버에 있는 경우가 많습니다. 사서함 관리 I: 사서함 크기 확인 및 줄이기

18 오래되었거나 더 이상 필요없는 메시지를 사용자 컴퓨터의 저장소로 이동
예를 들어보겠습니다. Windows Live™ Hotmail®과 같은 인터넷 전자 메일 서비스를 사용하거나 많은 대기업에서 하듯 Microsoft Exchange Server를 실행하는 서버를 사용하는 경우, 전자 메일은 서버에 저장될 수 있습니다. 이러한 경우, 사서함 크기를 줄이는 한 가지 옵션은 메시지를 사용자 컴퓨터의 저장소 폴더로 이동하는 것입니다. 예를 들어, 자동 보관 기능을 사용하여 메시지를 보관하는 방법이 있습니다. 사서함 관리 I: 사서함 크기 확인 및 줄이기

19 지운 편지함 폴더 비우기 전자 메일을 비우는 또 다른 방법은 삭제한 다음 지운 편지함 폴더를 비우는 것입니다.
전자 메일을 비우는 또 다른 방법은 삭제한 다음 지운 편지함 폴더를 비우는 것입니다. 전자 메일 메시지를 삭제하면 이 메시지는 항상 지운 편지함 폴더로 이동합니다. 이 폴더는 일반적으로 사용자 컴퓨터가 아닌 서버에 있고 크기가 급속도로 늘어나기 때문에 계속 비워야 합니다. 메시지를 삭제할 때는 아예 없애 버리기로 마음을 먹은 경우가 대부분이므로 크기를 줄이기 위해 지운 편지함의 항목을 영구적으로 제거하는 것이 좋습니다. 사서함 관리 I: 사서함 크기 확인 및 줄이기

20 지운 편지함 폴더 비우기 지운 편지함 폴더를 비울 시기와 방법을 지정할 수 있는데요. Outlook을 끝낼 때마다 자동으로 비우거나 원하는 시간에 직접 비우도록 선택할 수 있습니다. 자동으로 비우기: 주 Outlook 창의 도구 메뉴에서 옵션을 클릭하고 기타 탭에서 끝낼 때 지운 편지함 폴더 비우기 확인란을 선택합니다. 이렇게 하면 사서함을 간단하게 정리할 수 있습니다. 수동으로 비우기: 원하는 시간에 직접 비우려면 언제든 폴더를 간단히 마우스 오른쪽 단추로 클릭하면 됩니다. 그림에는 Outlook에서 이렇게 설정할 수 있는 위치가 나와 있습니다. 사서함 관리 I: 사서함 크기 확인 및 줄이기

21 정크 메일을 막는 방법 사서함 용량이 커지는 것을 방지할 수 있는 한 가지 방법은 원인을 제거하는 것입니다.
사서함 용량이 커지는 것을 방지할 수 있는 한 가지 방법은 원인을 제거하는 것입니다. 다음은 도움이 되는 몇 가지 권고 사항입니다. 정크 메일 필터를 사용하여 정크 메일을 정크 메일 폴더로 보내십시오. 정크 메일 메시지나 행운의 편지에 응답하지 마십시오. 사서함 관리 I: 사서함 크기 확인 및 줄이기

22 정크 메일을 막는 방법 사서함 용량이 커지는 것을 방지할 수 있는 한 가지 방법은 원인을 제거하는 것입니다.
사서함 용량이 커지는 것을 방지할 수 있는 한 가지 방법은 원인을 제거하는 것입니다. 다음은 도움이 되는 몇 가지 권고 사항입니다. 이러한 링크를 클릭하면 자신의 전자 메일 주소가 실제로 존재한다는 사실을 확인시켜 주기 때문에 오히려 더 많은 정크 메일을 받을 수 있습니다. 정크 메일을 비롯한 이러한 원치 않는 메시지(스팸 메일)는 점점 온라인상의 공해가 되고 있습니다. Outlook에는 귀찮은 메일을 차단할 수 있는 특별한 기능이 많습니다. 이 코스의 끝 부분에 연결되어 있는 빠른 참조 카드에서 정크 메일을 처리하는 데 도움이 되는 링크를 확인할 수 있습니다. 이런 유형의 전자 메일에서 "메일링 리스트에서 귀하의 주소를 삭제하려면 여기를 클릭하세요"와 같은 내용의 링크는 클릭하지 마십시오. 사서함 관리 I: 사서함 크기 확인 및 줄이기

23 RSS 피드 정리하기 "Really Simple Syndication"의 약자인 RSS는 뉴스와 정보를 Outlook으로 바로 받을 수 있는 편리한 방법입니다. RSS를 통해 받는 메시지는 일반적으로 사서함의 RSS 피드 폴더로 전달되는데요. 많은 트래픽을 수신하는 피드의 구독자라면 피드로 인해 사서함의 용량이 급속도로 커질 수 있습니다. Outlook의 자동 보관 기능을 사용하면 이전 피드 항목을 자동으로 삭제할 수 있습니다. 이 코스의 끝에 연결되어 있는 빠른 참조 카드에 자세한 내용에 대한 요약이 수록되어 있습니다. 사서함 관리 I: 사서함 크기 확인 및 줄이기

24 사서함 정리 명령으로 한 곳에서 사서함 정리하기
이 코스에서는 사서함과 그 안의 메시지 크기를 확인하기 위한 몇 가지 전략과 함께, 메시지를 이동하거나 제거하여 사서함의 전체 크기를 줄이는 몇 가지 방법에 대해 설명했습니다. 이러한 모든 단계를 한 곳에서 처리할 수 있는 방법이 있습니다. 바로 사서함 정리라는 명령입니다. 이 명령은 주 Outlook 창의 도구 메뉴에서 사용할 수 있습니다. 사서함 관리 I: 사서함 크기 확인 및 줄이기

25 사서함 정리 명령으로 한 곳에서 사서함 정리하기
이 코스에서는 사서함과 그 안의 메시지 크기를 확인하기 위한 몇 가지 전략과 함께, 메시지를 이동하거나 제거하여 사서함의 전체 크기를 줄이는 몇 가지 방법에 대해 설명했습니다. 사서함 정리를 클릭해 보면 전자 메일 메시지를 찾고 처리하는 방법이 더욱 쉽게 다가올 것입니다. 사서함 관리 I: 사서함 크기 확인 및 줄이기

26 연습을 위한 제안 사서함 정리 대화 상자를 엽니다. 폴더 목록에서 사서함 크기를 확인합니다. 크기별로 파일을 정렬합니다.
전자 메일 배달 정보를 얻기 위해 전자 메일 계정 유형을 확인합니다. [교육 담당자를 위한 참고 사항: Outlook 2007이 컴퓨터에 설치되어 있다면, 슬라이드의 링크를 클릭하여 온라인 연습으로 이동할 수 있습니다. 연습 세션에서는 지침에 따라 Outlook에서 학습한 내용을 연습해 볼 수 있습니다. 중요: Outlook 2007이 없으면 연습 지침이 나타나지 않습니다.] 온라인 연습(Outlook 2007 필요) 사서함 관리 I: 사서함 크기 확인 및 줄이기

27 테스트 문제 1 사서함 용량을 크게 만드는 요인은 무엇입니까? (답변은 하나만 선택) 폴더 내에 있는 메시지의 크기 및 수량
사서함 용량을 크게 만드는 요인은 무엇입니까? (답변은 하나만 선택) 폴더 내에 있는 메시지의 크기 및 수량 탐색 창 첨부 파일이 있는 메시지만 사서함 관리 I: 사서함 크기 확인 및 줄이기

28 테스트 문제 1: 정답 폴더 내에 있는 메시지의 크기 및 수량 사서함 관리 I: 사서함 크기 확인 및 줄이기

29 테스트 문제 2 사서함 크기를 줄이기 위해 메시지를 삭제할 때 빠뜨리지 않고 해야 하는 작업은 무엇입니까? (답변은 하나만 선택) 컴퓨터를 다시 시작합니다. Outlook을 닫습니다. 3. 지운 편지함 폴더를 비웁니다. 사서함 관리 I: 사서함 크기 확인 및 줄이기

30 테스트 문제 2: 정답 지운 편지함 폴더를 비웁니다. 이 코스에서 배운 대로 이 작업은 수동이나 자동으로 수행할 수 있습니다.
이 코스에서 배운 대로 이 작업은 수동이나 자동으로 수행할 수 있습니다. 사서함 관리 I: 사서함 크기 확인 및 줄이기

31 테스트 문제 3 사서함 정리에서 사서함 크기를 확인할 수 있습니다. (답변은 하나만 선택) 맞습니다. 틀립니다.
사서함 정리에서 사서함 크기를 확인할 수 있습니다. (답변은 하나만 선택) 맞습니다. 틀립니다. 사서함 관리 I: 사서함 크기 확인 및 줄이기

32 테스트 문제 3: 정답 맞습니다. 그리고 특정 크기보다 큰 모든 메시지와 특정 기간이 경과된 모든 메시지와 같은 다른 여러 항목도 볼 수 있습니다. 사서함 관리 I: 사서함 크기 확인 및 줄이기

33 빠른 참조 카드 이 코스에서 다룬 작업의 요약은 빠른 참조 카드에서 볼 수 있습니다. 사서함 관리 I:
이 코스에서 다룬 작업의 요약은 빠른 참조 카드에서 볼 수 있습니다. 사서함 관리 I: 사서함 크기 확인 및 줄이기