Ⅰ 기록물이란 Ⅱ 기록 관리 흐름 “꿈과 희망을 주는 대전교육” Ⅲ 기록물분류기준표 운영 Ⅳ 기록관리 절차 Ⅴ 실무처리 요령.

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2 Ⅰ 기록물이란 Ⅱ 기록 관리 흐름 “꿈과 희망을 주는 대전교육” Ⅲ 기록물분류기준표 운영 Ⅳ 기록관리 절차 Ⅴ 실무처리 요령

3 1 1 Contents Ⅰ Ⅳ Ⅱ Ⅲ 기록물이란 기록관리절차 1 기록물 정의 5 1 생산 14 2 기록물 종류 5 2 등록
15 Ⅱ 기록관리 흐름 Click to add Title 2 3 편철 17 1 기록관리 업무 프로세스 6 4 정리 20 2 기록관리 절차도 8 5 생산현황보고 25 Ⅲ 기록물 분류기준표 운영 Click to add Title 6 1 이관 28 1 정의 9 7 폐기 30 2 기록물분류기준표 변경 10 8 이용 32 3 기록물분류기준표 구조 9 11 기록 정보공개 33

4 Contents Ⅴ 실무처리요령 Click to add Title 2 구기록물 목록 업로드 5 간행물 관리 1
위원회 • 회의록 관리 비전자기록물 정리방법 3 회계증빙서 • 장부 등록 방법 4 6 편철용품 사용 35 38 42 43 45 46 10 7 8 9 기록물철 보존기간 책정 기준 생산현황 보고 전자적 처리 요령 보존서고 관리 기록물 비공개 기준 11 기록물 인계 • 인수 50 54 58 62 64

5 업무수행과 관련 생산, 보유한 형상기록물 중 유물가치 있는 것 (유형 : 관인, 기념품, 휘호·현판, 사무집기류 등)
Ⅰ. 기록물 이란 1. 기록물 정의 법률적 정의 • “기록물”이라 함은 공공기관이 업무와 관련하여 생산 또는 접수한 문서 · 도서 · 도면 · 대장 · 카드 · 시청각기록물 · 전자문서 등 모든 형태의 기록정보자료를 말함 • 교육감(처리과장)을 비롯하여 교육청 조직도의 각 구성원이 업무와 관련하여 생산·접수하는 모든 것이 기록물 임 종류 종이기록물 문서 도면 카드 대장 = + + + 시청각기록물 사진 • 필름 오디오 비디오 디스크,CD = + + + 업무수행과 관련 생산, 보유한 형상기록물 중 유물가치 있는 것 (유형 : 관인, 기념품, 휘호·현판, 사무집기류 등) 행정박물류 = ※기록물 = 공문서 이다. 아직까지 이렇게 생각하고 있지는 않겠지요.

6 Ⅱ. 기록 관리 흐름 1. 기록관리 업무 프로세스 생산부서(2년 이내) 자료관(7년) 생산 등록 정리 이관 폐기/재분류 보존/활용 (국가기록원) ※핵심사항 : 등록되지 않은 기록물은 관리되지 않아요.(특히 비전자기록물 등록) 기록물 철 별 보존기간은 기록물 나이와 같아요. 이관은 원본 기준이에요 정리시 불필요한 사본, 이물질 제거합시다.

7 1. 기록관리 업무 프로세스 Ⅱ. 기록 관리 흐름 기록생산자/책임자 준수사항 • (비)전자 기록물 생산·접수 동시 등록
Ⅱ. 기록 관리 흐름 1. 기록관리 업무 프로세스 기록생산자/책임자 준수사항 • (비)전자 기록물 생산·접수 동시 등록 ※ 조사·연구·검토서, 회의록, 시청각기록물, 비밀기록물,간행물, 행정박물 등록하셨나요? • 매년 3월 31일까지 기록물 정리/ 5월 말까지 자료관으로 생산현황통보 ※ 전년도 생산기록물 뿐만 아니라 과거 기록물 중 보고가 되지 않은 기록물 포함됩니다. • 생산기록물 2년 이내 자료관 이관 ※ 처리과에서 계속 사용하고자 하는 기록물은 연기신청서 작성해야 하는 것 알고 있죠? • 업무 변경시 전자/비전자 기록물 인계인수 확인 생 산 자 • 기안, 결재 • 등록, 분류, 편철, 정리 • 생산현황 작성, 제출 책 임 자 • 기록자료 자료관 이관 • 기록물철 작성기준 수립 • 기록물분류기준표 운영

8 2. 기록관리 절차도 Ⅱ. 기록 관리 흐름 ※핵심사항 : • 기록물은 증빙, 정보, 역사자료의 근거로 활용됩니다.
Ⅱ. 기록 관리 흐름 2. 기록관리 절차도 기록관리 절차도 분류 결재 등록 편철/확정 생산현황 보고 국가기록원 이관 보존•활용 자료관 처리과 보관 기안 ※핵심사항 : • 기록물은 증빙, 정보, 역사자료의 근거로 활용됩니다. • 의사결정과정이 기록으로 남을 수 있도록 해야 합니다. • 보관기록물을 처리과에서는 단 1건도 자체 폐기하지 못합니다.

9 1. 정의 Ⅲ. 기록물분류기준표 운영 법률적 정의 담당자 준수사항
Ⅲ. 기록물분류기준표 운영 1. 정의 법률적 정의 • 기록물분류기준표란 “처리과별로 단위업무를 표준화하고 단위업무별로 보존기간, 보존장소, 보존방법, 이관시기 등을 지정·고시한 기본지침서” • 기록은 기록물분류기준표에 의하여 체계적으로 관리됨. ※ 처리과 ↔ 자료관 ↔ 전문관리기관 간의 기록물 관리 담당자 준수사항 • 신설업무에 대한 단위업무가 없을 때, 임시단위업무를 사용하고 즉시 자료관 에 단위업무 신설 신청 • 단위업무↔기록물철 ↔기록물건이 연계될 수 있도록 기록물철 생성 ※단위업무는 전문관리기관에서 고시 - 단위업무 중심 기록물철 분류기준은 자체 수립 ※기록물철 생성시 보존기간 책정은 기록물관리법 시행령 제15조 참조 - 단위업무에 책정된 보존기간은 종합적인 보존기간이며, 기록물철은 단위업무 보존기간 내에서 여러 개의 보존기간이 다른 기록물철이 생성 • 비전자 기록물철을 만들때도 전자문서시스템의 기록물철 제목과 동일하게 함.

10 2. 기록물분류기준표 변경 Ⅲ. 기록물분류기준표 운영 기록물분류기준표 변경요인 변경절차 • 변경신청서 작성하여 자료관 제출
Ⅲ. 기록물분류기준표 운영 2. 기록물분류기준표 변경 기록물분류기준표 변경요인 • 처리과 기관코드 변경 시, 단위업무 소관부서 변경 시, 단위업무 신설 시, 단위업무 일부 항목 변경 시, 단위업무 폐지 사유 발생시. 변경절차 • 변경신청서 작성하여 자료관 제출 ※ 단, 신설일 경우 처리과에서는 임시단위업무를 생성 사용 후 즉시 자료관에 신청 • 처리과 신청파일 접수 → 취합 및 검토 → 전문관리기관에 신청 • 자료관 파일 접수 → 심사 → 반영/통보 • 전문관리기관에서 통보사항 접수 → 기록물분류기준표에 반영 →처리과 통보 • 업무적용 처리과 자료관 전문관리기관

11 2 1 3. 기록물분류기준표 구조 Ⅲ. 기록물분류기준표 운영 ※ 하나의 단위업무 밑에 보존기간이 다른
Ⅲ. 기록물분류기준표 운영 3. 기록물분류기준표 구조 기록물분류기준표 구조 단위업무 기록물철 처리과 • 총무과 • 기록관리(영구) •기록생산현황보고 (5년) • 기록물폐기 (영구) 2 기록건 1 ※ 하나의 단위업무 밑에 보존기간이 다른 여러 개의 기록물 철 생성

12 3. 기록물분류기준표 구조 Ⅲ. 기록물분류기준표 운영 기록물분류기준표 구성항목 처리과 기관코드 기능분류번호 보존분류기준
Ⅲ. 기록물분류기준표 운영 3. 기록물분류기준표 구조 기록물분류기준표 구성항목 처리과 기관코드 기능분류번호 보존분류기준 검색어지정기준 대 기 능 중 소 단위 업무 보존 기간 방법 장소 비치 기록물 이관시기 특수 목록 위치 제1 제2 제3 총무과 총무행정 인사행정 인사 관리 징계 영구 원본 전문 관리기관 아님 없음

13 1. 생산 Ⅳ. 기록관리 절차 관련법령 생산유형 • 종이기록물
Ⅳ. 기록관리 절차 1. 생산 관련법령 • 공공기관의 장은 역사자료의 보존과 책임 있는 업무수행을 위하여 업무의 입안 단계부터 종결 단계까지 그 과정 및 결과가 모두 기록물로 남을 수 있도록 하여야 함. (기록물관리법 제11조) 생산유형 • 종이기록물 - 문서: 문서의 기안은 전자문서로 함을 원칙으로 한다. 다만 업무의 성격, 기타 특별한 사정이 있는 경우에는 종이문서로 기안 가능(사무관리규정 제14조) - 대장: 사실확인 및 증빙자료 근거가 되는 일정한 양식의 장부 또는 원부 (회계장부, 인사대장, 복무대장, 학생대장 등) - 카드: 일정한 서식에 사람, 시설, 재산 또는 물품등에 관한 사항을 기록하여 낱장을 관리하는 기록물(인사기록카드, 생활기록부등) - 도면: 건축, 토목, 기계 또는 토지 등의 구조나 설계 등을 그린 도본류 • 시청각기록물: 사진, 필름류와 음성과 같은 오디오류, 동영상과 같은 비디오류 기록물 • 전자기록물: 정보처리능력을 가진 장치에 의하여 전자적인 형태로 작성, 송·수신 또는 저장된 문서 • 행정박물류: 관인, 공직자선물, 훈장, 현판, 도안, 기념품 등 행정업무와 관련하여 생산된 형상기록물 • 간행물: 공공기관의 특정 목적 또는 업무수행을 위해 발간하는 자료로서, 여러부를 책자 형식 간행

14 Ⅳ. 기록관리 절차 2. 등록 관련법령 등록시기 등록대상 • 기록물을 생산 또는 접수한 때에는 처리과별로 기록물 등록대장에 기록물을 등록하여 생산등록번호 또는 접수등록번호를 부여하여야 함. (기록물관리법 시행령 제10조) • 생산·접수된 모든 형태의 기록물(문서, 시청각기록물, 주요기록물 등)로 기록물 등록대장에 등록. ※ 비전자 기록물(대면결재, 시청각기록물, 주요기록물)로 생산될 때도 전자문서시스템의 기록물등록대장 에 등록하여 전자적으로 관리될 수 있도록 하여야 함. ※ 혹시 위원회 기록물 별도 등록대장을 사용하고 있지는 않겠지요, (기록물등록대장에 통합 등록 시행) • 일반문서 : 결재 또는 보고 종료 시, 주요기록물인 경우 반려 및 재작성 전 원본문서 • 시청각기록물 : 사진·필름 류 - 보존가치있는 기록물 선별 후 녹음·동영상물 – 편집완료 후

15 + = 2. 등록 Ⅳ. 기록관리 절차 기록물 생산유형에 따른 등록방법 • 본문(종이) + 첨부(책자, 도면, 시청각기록물 등)
Ⅳ. 기록관리 절차 2. 등록 기록물 생산유형에 따른 등록방법 + 비전자 전자 = • 본문(종이) + 첨부(책자, 도면, 시청각기록물 등) • 대면결재 기록물 등 • 본문(전자결재) • 첨부물(비전자기록물) • 전자결재된 기록물을 찾아 첨부물은 분리등록 함. • 본문은 직접등록 • 첨부물은 분리등록

16 Ⅳ. 기록관리 절차 2. 등록 기록물등록대장에 등록방법 전자문서 시스템 로그인 문서함 단위업무 기록물철 비전자기록물 등록

17 3. 편철 Ⅳ. 기록관리 절차 편철특징 • 비천공 편철 : 진행문서화일 사용 • 편철 순서의 합리화 : 발생순서에 따른 편철
Ⅳ. 기록관리 절차 3. 편철 편철특징 • 비천공 편철 : 진행문서화일 사용 • 편철 순서의 합리화 : 발생순서에 따른 편철 • 편철 기준의 세분화 : 사안별로 기록물철 작성 기준을 수립하여 기록물을 체계적으로 편철·관리 • 보존용품 사용 : 보존용 표지와 클립을 이용 하여 편철하고, 보존상자에 넣어 관리 사안별 편철 기준 • 발생-경과-완결로 연결되는 하나의 단위사안별로 편철 • 하나의 주제, 과제, 행사, 회의 등 사안관련 기록물로 편철 • 분리가 곤란한 테이프, 디스크, 영화 필름 등은 매체단위별로 편철 ※대전광역시교육청 기록관리개선 연구용역 “기록물분류기준표 재설계 ” 참조

18 3. 편철 Ⅳ. 기록관리 절차 편철 방법 • 기록물철 당 100매 이내로 편철, 양이 과다한 경우 기안문을 중심으로 분철
Ⅳ. 기록관리 절차 3. 편철 편철 방법 일반문서류 • 기록물철 당 100매 이내로 편철, 양이 과다한 경우 기안문을 중심으로 분철 • 문서의 면표시는 처음 연필로 우측하단에 일련번호 표시, 최종 정리 후 잉크로 표시(표지 및 색인목록을 제외한 본문 부터 표시) • 접혀있는 경우에는 펼친 상태에서 우측하단 면표시 • 처리과에서 비치활용기간이 종료될 때까지 편철하지 않고 카드 보관함에 넣어 관리 • 보존봉투에 넣을 때는 각 봉투의 맨위에 색인목록을 놓고 순서에 따라 배열 • 카드류 보존봉투를 이용하여 30건(매) 이내로 편철 카드류 도면류 • 도면류 보존봉투에 편 상태로 넣어 관리 • 색인목록을 작성 후 목록 순서에 따라 도면 배열 • 도면봉투(보존용기)를 이용하여 30매 이내로 편철

19 3. 편철 Ⅳ. 기록관리 절차 편철 방법 • 보존봉투(사진첩)에 넣어 편철한 후 관리 사진/필름류
Ⅳ. 기록관리 절차 3. 편철 편철 방법 전자기록물 사진/필름류 테이프/ 디스크 • 보존봉투(사진첩)에 넣어 편철한 후 관리 • 색인목록을 작성한 후 목록순서에 따라 기록물 배열 • 표지부착 : 생산년도, 보존기간, 제목 등을 쉽게 검색할 수 있도록 부착 • 매체별로 편철 • 표지부착 : 제목, 생산일자, 주요내용, 처리과 등을 작성하여 부착관리 후 이관 • 단위업무별로 사안별 편철기준에 따라 기록물철을 등록하고 생산 · 접수된 기록건을 해당 기록물철에 등록 편철

20 4. 정리 Ⅳ. 기록관리 절차 정의 정리주체 정리시기 정리대상 정리사항
Ⅳ. 기록관리 절차 4. 정리 정의 • 해당 사안의 업무가 종결되어 직접적인 활용이 끝난 기록물 대상으로, 보관 및 이관 전 등록된 사항과 기록물의 일치 여부를 종합적으로 확인하고, 물리적 정리를 완료 짓는 기록관리 업무 정리주체 정리시기 정리대상 정리사항 • 처리과별로 처리과장의 책임하에 기록물관리책임자의 지휘와 확인으로 정리 수행 • 매년 3월31일까지 • 전년도 생산 완결된 기록물 • 등록사항의 최종 점검• 보완 및 완료 • 표지•색인목록•이물질제거•면표시•보존용 파일 교체•보존상자 편성 등 • 기록물등록대장과 실제기록물 일치여부 • 보존기간 적정여부, 공개구분 정확성 여부

21 4. 정리 Ⅳ. 기록관리 절차 • 적정한 기록물의 생산이 이루어 졌는지 검토하고, 조직 및 기능의 변동에 대한 반영 여부 및
Ⅳ. 기록관리 절차 4. 정리 등록사항 확인 및 완료 • 결재는 완료 되었으나 기록물 대장에 미 등록 기록물, 시청각 기록물 등의 선별 등록 및 등록사항 미비점을 보완하여 등록 완료 • 등록번호 및 분류번호 미 표기 기록물은 등록관리프로그램상의 등록번호 및 분류번호를 확인하여 표기 • 기록물의 등록이 완료됨으로써 해당업무 및 사안의 수행으로 생성된 기록물의 전체 확인 가능 • 적정한 기록물의 생산이 이루어 졌는지 검토하고, 조직 및 기능의 변동에 대한 반영 여부 및 등록내용의 정확성 재 확인 • 전자문서 정리 : 전자문서시스템상에서 사안별 편철이 올바른지 확인 후 “편철 확정 “수행 단위업무, 기록물철명, 보존기간, 사안별 편철 등 확인

22 4. 정리 Ⅳ. 기록관리 절차 진행용 파일을 보존용 표지로 교체
Ⅳ. 기록관리 절차 4. 정리 진행용 파일을 보존용 표지로 교체 • 진행용 파일에서 기록물철을 꺼내 철심 등 이물질을 제거하고, 단순 참고용 자료 및 복제본 등 관리대상이 아닌 기록물은 제거 • 표지는 전자문서시스템 기록물 철에서 전산 출력하여 사용 • 색인목록 작성은 전자문서시스템에서 완료된 기록물 철에서 전산 출력하여 사용 • 기록물철 표지, 색인목록, 업무진행 순서별 기록물 등의 순서로 최종확인하고 보존용 파일을 편철용 집게로 고정 시킨 후, 보존상자에 편성

23 Ⅳ. 기록관리 절차 4. 정리 면표시 • 최초 정리시 연필로 면표시 작성 • 정리가 끝나고 최종적으로 잉크로 확정 표시 • 개별 기록물의 면표시는 중앙의 하단에, 전체 기록물철 단위의 면표시는 우측 하단에 기재 • 표지와 색인목록을 제외하고 첫번째 기록물의 첫 면부터 일련번호 부여 • 뒷면에 첨부물이 되어있는 경우 면 표시

24 Ⅳ. 기록관리 절차 4. 정리 보존상자 편성 및 보관 • 정리 완료된 기록물을 단위업무별, 보존기간별, 사안별로 보존상자에 담고, 보존상자 표지를 작성하여 처리과에 임시로 보관 • 개인 사물함이 아닌 처리과 공통 케비넷에 보관 • 보존기간 2년 이내에 자료관으로 이관하되, 업무활용이 빈번한 경우 9년 이내의 범위에서 연기 가능 • 이관시에는 생산년도별, 보존기간별로 기록물 보존상자를 재 편성하여 표지 수정 후 이관 ※ 기록물철을 생산하여 종료년도를 연장 할 경우 최종 종료 완료된 연도로 함

25 5. 생산현황보고 Ⅳ. 기록관리 절차 생산현황 통보절차 처리과 자료관 전문관리기관 (국가기록원) 기록물정리 3월 31일 까지
Ⅳ. 기록관리 절차 5. 생산현황보고 생산현황 통보절차 처리과 자료관 전문관리기관 (국가기록원) 기록물정리 3월 31일 까지 5월 말 까지 6월 말 까지

26 5. 생산현황보고 Ⅳ. 기록관리 절차 생산현황 통보대상 • 전자문서, 비전자문서《문서(대장포함), 도면, 카드》
Ⅳ. 기록관리 절차 5. 생산현황보고 생산현황 통보대상 • 전자문서, 비전자문서《문서(대장포함), 도면, 카드》  • 대통령관련 기록물 생산•접수현황(기록관리법시행령 제28조관련)  • 조사•연구 •검토보고서 생산현황(기록관리법시행령 제7조관련)  • 회의록 생산현황(기록관리법시행령 제8조관련)  • 시청각기록물 생산현황(기록관리법시행령 제9조관련)  • 비밀기록물 생산현황(기록관리법시행령 제29조관련)  • 간행물 생산현황(기록관리법시행령 제33조관련)  • 보존매체 수록현황(기록관리법시행규칙 제39조관련)  • 행정박물 보유목록 

27 5. 생산현황보고 Ⅳ. 기록관리 절차 처리과 생산현황 보고절차 처리과 • 업무담당자의 기록물철 편철•정리 작업 완료 후,
Ⅳ. 기록관리 절차 5. 생산현황보고 처리과 생산현황 보고절차 처리과 기록물담당자 확인 • 기록물관리담당자는 해당 처리과의 생산현황 통계 및 전산파일을 전자문서 시스템을 활용하여 자료관에 통보(On-line, Off-line 가능)  기록물관리담당자 생산현황 통보 • 업무담당자의 기록물철 편철•정리 작업 완료 후, • 처리과 기록물담당자는 신전자문서시스템의 ‘기록물정리’기능을 이용하여 미 편철, 임시단위업무 여부 등 정리상태를 확인하고 이상이 없는 경우 완료  • 전자문서시스템과 자료관시스템간 이관데이터 규격에 규정된 기록물등록대장, 기록물철등록부, 기록물배부대장, 기록물등록대장변경이력, 특수목록정보, 첨부파일 정보가 수록된 전산파일 ※ 처리과별 생산현황통계 집계 기능이 구현된 신전자문서시스템 경우, 관련통계를 자료관에 송부 통보내용

28 6. 이관 Ⅳ. 기록관리 절차 관련규정 • 처리과는 보존기간이 기산일로 부터 2년의 범위 내 자료관으로 기록물 이관
Ⅳ. 기록관리 절차 6. 이관 관련규정 • 처리과는 보존기간이 기산일로 부터 2년의 범위 내 자료관으로 기록물 이관 (기록물관리법시행령 제20조) 기록물관리 책임자 고려 사항 • 이관대상 기록물은 생산현황 통보된 모든 기록물임. • 처리과에서 2년 범위 내 보관 가능함(생산년도 제외) • 수시로 참고할 필요가 있는 경우 기록물 이관시기를 최대 9년까지 연기 신청할 수 있음. (기록물관리법시행규칙 별지18호 서식) ※ 보존기간 기산일은 생산년도를 제외한 익년도 부터 시작되는 것 알고 계시죠? 예시) 2006년도에 생산된 기록물로써 보존기간이 5년인 경우 -기산일은 부터 기산합니다. -처리과 →자료관 이관은 : 2008년도 이내이며 -자료관에서는 2011년까지 보존 후 2012년 폐기 대상 기록물 입니다.

29 6. 이관 Ⅳ. 기록관리 절차 • 이관할 기록물 목록 • 전산 출력한 • 보존상자 사용하여 처리과에서 자료관 이관절차
Ⅳ. 기록관리 절차 6. 이관 처리과에서 자료관 이관절차 이관기록물 점검 이관준비 이관실시 • 보유기록물 파악 및 활용여부 확인 • 이관할 기록물 목록 작성 • 전산 출력한 보존용 표지 및 색인목록 작성 • 보존상자 사용하여 이관준비 • 비치기록물을 제외하고 자료관 일정에 따라 이관 실시

30 7. 폐기 Ⅳ. 기록관리 절차 정의 • 보존의 필요가 완전히 소멸되어, 기록물의 실체와 함께 기록물을 통해 기억되어
Ⅳ. 기록관리 절차 7. 폐기 정의 • 보존의 필요가 완전히 소멸되어, 기록물의 실체와 함께 기록물을 통해 기억되어 온 정보를 완전히 제거하는 행위 유의사항 기록물 폐기 대상 • 처리과에서는 단 한건의 기록물도 자체 폐기할 수 없음 • 자료관에서 처리과에 폐기의견 조회시 신중한 검토 필요 • 폐기참여자 실명제 처리로 책임성 강조 • 보존기간 20년 이하 한시 기록물(보존기간 종료 기록물만 폐기) -보존기간이 상향 조정된 기록물은 재책정 보존기간까지 연장관리

31 7. 폐기 Ⅳ. 기록관리 절차 기록물 폐기절차 자료관 기록물관리 전문요원 기록물폐기심의회 처리과 보존기간 완료된 기록물 파악
Ⅳ. 기록관리 절차 7. 폐기 기록물 폐기절차 자료관 기록물관리 전문요원 기록물폐기심의회 처리과 보존기간 완료된 기록물 파악 보존기간 종료된 기록물의 처리과 검토 폐기 심사서 폐기여부 결정 폐기 및 보관 결정 보존종료 폐기검토 폐기심사 폐기심의 폐기 또는 재분류

32 Ⅳ. 기록관리 절차 8. 이용 의의 • 기록물을 적법절차에 의해 생산, 보존, 관리되는 궁극적인 목적 중 하나는 기록물 활용 및 공유를 통하여 효율적인 교육행정 지원에 있음 열람 및 대출 절차 처리과 자료관 서고방문 대출 및 관리 • 기록물 보존여부 확인(생략가능) • 대출담당자의 기록자료 보존여부 확인 후 열람 및 대출 가능 여부 통보 • 열람신청서 또는 대출신청서 작성 • 기록자료 열람 및 대출 ※ 준영구 이상 기록물은 서고 외 대출금지

33 9. 기록 정보공개 Ⅳ. 기록관리 절차 필요성 • 국민의 알권리 보장 • 교육정책에 대한 국민의 참여확대
Ⅳ. 기록관리 절차 9. 기록 정보공개 필요성 • 국민의 알권리 보장 • 교육정책에 대한 국민의 참여확대 • 행정의 투명성과 신뢰성 확보를 통해 책임행정 • 학교정책은 자녀를 둔 학부모에게 반드시 알려야 하는 필요의무 사항으로 자리 매김 하고 있음 고려사항 • 비공개 대상정보를 제외하고 원칙적으로 모든 기록물은 공개가 원칙 • 기록물생산자는 기록 생산부터 공개여부 적절히 분류되었는지 여부 비공개 정보가 들어있는지 확인하여 1차적으로 공개여부 표시 • 비공개기록물의 비공개 사유 종료 시 공개로 재분류 추진

34 9. 기록 정보공개 Ⅳ. 기록관리 절차 • 교육청/각급기관에서 국민들에게 큰 영향을 미칠 것으로 예상되는 기록생산 사전/
Ⅳ. 기록관리 절차 9. 기록 정보공개 기록생산 사전/ 사후 공개 • 교육청/각급기관에서 국민들에게 큰 영향을 미칠 것으로 예상되는 목록을 사전에 작성 공개한 후, 기록 생산 후 여러 경로를 통해 기록을 공개하는 것 행정공표 • 기관에서 생산 완료된 모든 기록물 목록을 공개 정보목록

35 1. 간행물 관리 Ⅴ. 실무처리 요령 목적 관련근거 • 기록물관리법 제16조(간행물의 보존)
Ⅴ. 실무처리 요령 1. 간행물 관리 목적 • 발행 간행물을 체계적으로 수집 관리함으로써 대전교육 역사자료의 보존과 국민들에게 대전교육 홍보 및 지식 정보 자료로 적극 활용하기 위함       관련근거 • 기록물관리법 제16조(간행물의 보존) • 동법시행령 제33조(간행물의 보존 관리) • 동법시행규칙 제40조(간행물 발간 등록) 발간 등록대상 • 대전광역시교육청, 직속기관 및 학교에서 발행되는 인쇄자료, 시청각자료를 포함   • 공문서와 달리 여러 부를 발행하는 자료     - 10쪽 미만의 홍보자료 포함, CD, DVD, 용역연구보고서 등  ※ 간행물 발간 원고는 결재 후 기록물로 등록 

36 1. 간행물 관리 Ⅴ. 실무처리 요령 ※ 공공기관의 재무관 및 지출관은 간행물 발간 관련 경비 집행 시 발간등록번호 부여 확인
Ⅴ. 실무처리 요령 1. 간행물 관리 간행물 발간 • 등록 • 발행 전에 간행물 발간등록 신청   • 간행물 발간등록번호 표기하여 발행  • 처리과는 간행물 발간등록대장 비치   - 교육청 실 • 과, 교육위원회 ⇒ 자료관에 발간등록 신청  - 직속기관 및 각급 학교 ⇒ 처리과 기록물관리 책임자 소속 부서에 발간등록 신청  - 교육관련 자료 외 연구 정책 자료는 국가기록원 홈페이지( 간행물발간등록번호 신청 및 부여   ※ 공공기관의 재무관 및 지출관은 간행물 발간 관련 경비 집행 시 발간등록번호 부여 확인 

37 1. 간행물 관리 Ⅴ. 실무처리 요령 간행물 송부 • 간행물이 발행되면 납본기관 및 본청, 지역교육청 자료관 송부
Ⅴ. 실무처리 요령 1. 간행물 관리 간행물 송부 • 간행물이 발행되면 납본기관 및 본청, 지역교육청 자료관 송부  • 발행 간행물은 영구적으로 보존관리하고 기관의 자료실 등에 비치하여 정보 공유  -간행물 발간 후 15일 이내 납본 기관 송부  -교육청 실 • 과 발행 간행물은 저작물 이용 허락 동의서 첨부 제출  간행물 발간 등록 대장 양식 0000년도 간행물 발간 등록 대장 번호 제목 생산부서 담당자명 형태(쪽수) 발간주기 발행일자 확인 비고

38 2. 위원회 • 회의록 관리 Ⅴ. 실무처리 요령 현황 • 법령에 근거한 위원회의 정책심의·결정, 회의록 등 중요기록물 생산
Ⅴ. 실무처리 요령 2. 위원회 • 회의록 관리 현황 처리요령 생산/유통 • 법령에 근거한 위원회의 정책심의·결정, 회의록 등 중요기록물 생산 • 위원회 기록물은 비전자로 생산되고 있으며, 별도의 기록물대장에 2원적 관리 운영되고 있어 생산현황 보고 누락 및 관리 통제가 이루어지지 않고 있음. ※ 전자문서시스템에 통합적 등록 관리 ·• 생산·접수문서 등 비전자로 생산 및 유통 분류 · 편철 · 등록 • 위원회의 담당(운영)부서를 같은 처리과로 보고 처리과 기록물등록대장에 통합관리 • 위원회에서 생산·접수된 기록물은 해당 단위업무와 기록물철 선택 하여 편철 등록 • 위원회에서 생산되는 회의록도 빠짐없이 등록

39 1 2 3 2. 위원회 • 회의록 관리 Ⅴ. 실무처리 요령 ※ 주의사항
Ⅴ. 실무처리 요령 2. 위원회 • 회의록 관리 인사위원회 기록물 등록 (예시) 인사위원회 기록물 생산 / 접수 전자문서시스템에서 단위업무 “인사관리”선택 “인사위원회” 기록물철 등록 1 2 3 ※ 주의사항 · 인사위원회장 명의로 생산 접수되는 기록물만 “인사위원회 ” 기록물철에 등록 · 비전자 기록물 등록 시 결재권자는 “위원장 선택 ”, 수발신자 구분하여 입력

40 2. 위원회 • 회의록 관리 Ⅴ. 실무처리 요령 회의록 관리 생산/등록
Ⅴ. 실무처리 요령 2. 위원회 • 회의록 관리 회의록 관리 생산/등록 • 기관별로 운영되는 각종 위원회, 협의회, 심의회 회의록 생산 • 등록 • 회의명, 회의 개최기관, 일시 및 장소, 참석자 및 배석자 명단 • 회의 진행순서, 상정안건, 발언요지, 결정사항 및 표결 내용 회의록 기재사항

41 2. 위원회 • 회의록 관리 Ⅴ. 실무처리 요령 회의록 관리 회의명 일시 년 월 일( 요일) : ~ : 장소 의안
Ⅴ. 실무처리 요령 2. 위원회 • 회의록 관리 회의록 관리 등록번호 등록일자 결재일자 공개구분 협조자 회의명 일시 년 월 일( 요일) : ~ : 장소 의안 토의내용 요 지 협의사항 이견사항 참석현황 참석대상자 0명 참 석 자 서 명 소속 직위 성명(서명) 참석자 불참자 불참내역 작성자 소속 : 직급: 성명 : (서명)

42 1 2 3 4 3. 비전자기록물 정리방법 Ⅴ. 실무처리 요령 정리요령
Ⅴ. 실무처리 요령 3. 비전자기록물 정리방법 정리요령 • 전자문서시스템의 전자 · 비전자 기록물이 혼재할 경우 정리방법 1 4 3 2 • 전자문서시스템에서 전자결재 문서는 전자파일을 원본으로 관리하며 출력하지 않음 • 비전자문서로 생산될 때 전자문서시스템에 「비전자문서 등록」 메뉴를 이용하여 등록 • 전자 / 비전자 기록물철명은 동일하게 부여 • 정리순서는 보존용 표지, 표지, 색인목록, 비전자기록물 순 편철 - 표지 : 전자문서시스템에서 출력 - 색인목록 : 전자문서시스템에서 출력하여 비고란에 비전자 기록물 페이지 일련번호 표시 - 100매 이내로 편철, 이상인 경우 분철하여 제목에 권호수 표시 • 완결 전 진행문서 화일에, 완결 후 보존용 표지를 씌워 클립으로 고정 후 보존상자에 관리

43 1 2 3 4. 회계증빙서 • 장부 등록 방법 Ⅴ. 실무처리 요령 증빙서 편철•등록 단위업무
Ⅴ. 실무처리 요령 4. 회계증빙서 • 장부 등록 방법 증빙서 편철•등록 1 3 2 • 처리과 공통업무 → “처리과예산회계” 선택 • “회계증빙서” 선택(기록물철이 없는 경우 철 등록) • 0000년 0월 학교회계증빙서(2-1) : 2권이 생산된 경우 • 0000년 0월 학교회계증빙서(2-2) • 0000년 0월 세외증빙서(2-1) • 0000년 0월 세외증빙서(2-2) ※ 주의사항 : 증빙서 편철 등록 시 각 권 페이지수는 반드시 100매로 부여 해야 함 (기록물 생산 권수가 전자문서시스템과 동일 해야 함) 단위업무 기록건 등록 기록물철명

44 1 2 3 4. 회계증빙서 • 장부 등록 방법 Ⅴ. 실무처리 요령 회계장부 편철•등록 단위업무
Ⅴ. 실무처리 요령 4. 회계증빙서 • 장부 등록 방법 회계장부 편철•등록 1 3 2 • 처리과 공통업무 → “처리과예산회계” 선택 • “회계장부” 선택(기록물철이 없는 경우 철 등록) • 0000년 0월 학교회계현금출납부(2-1) : 2권이 생산된 경우 • 0000년 0월 학교회계현금출납부(2-2) • 0000년 0월 발전기금현금출납부 단위업무 기록건 등록 기록물철명 ※ 주의사항 - 2005년도 회계장부가 2006년도 2월에 회계 마감 시 2006년 전자문서시스템에 등록

45 5. 구기록물 목록 업로드 양식 Ⅴ. 실무처리 요령 목적 • 모든 기록물 전자적 관리 체계 마련
Ⅴ. 실무처리 요령 5. 구기록물 목록 업로드 양식 목적 • 모든 기록물 전자적 관리 체계 마련 • 기록 검색 · 활용 편리 도모로 효율적 행정지원 체계 마련 • 기록관련 각종 통계자료 및 기록업무의 효율성 제고 철 목록 양식 ID 처 리 과 코 드 구 기 록 물 생 산 관 명 보 존 간 방 법 장 소 유 형 종 료 연 도 기록물철제목 권 호 수 업 무 담 당 자 구기록물 철분류 번호 비 치 일 사 특 목 개 1 2 40 3 9 졸업대장 ( ) 행 정 실 81214 30 5 7 생활기록부 (3학년1반 35명, 58회) 생 산 년 도 특 수 3

46 6. 편철 용품 사용 Ⅴ. 실무처리 요령 편철 용품 사용 철 표지 • 2006년부터 의무적 사용
Ⅴ. 실무처리 요령 6. 편철 용품 사용 편철 용품 사용 철 표지 색인목록 기록물 보존표지 보존상자 구성 • 2006년부터 의무적 사용 - 진행문서 파일, 보존용 표지 및 보존상자 사용 정리 ※ 정리완결 문서 : 기록물철 표지 놓고 그 아래 발생 순서대로 배열 - 클립으로 고정 후 보존상자에 넣어 관리

47 6. 편철용품 사용 Ⅴ. 실무처리 요령 보존용 표지 종류 정부물품목록번호 A4 753005401010 B4
Ⅴ. 실무처리 요령 6. 편철용품 사용 보존용 표지 종류 정부물품목록번호 A4 B4 보존상자 종류 색상 정부물품목록번호                    A4(1종) 노랑 하늘 B4(2종)

48 Ⅴ. 실무처리 요령 6. 편철용품 사용 편철용품 사용방법 진행용 문서파일 기록물 정리 보존용 표지 보존상자

49 1 3 4 2 6. 편철용품 사용 Ⅴ. 실무처리 요령 표지/색인목록 • 전자문서시스템에서 전산 출력하여 기록정리 문서함 기록물
Ⅴ. 실무처리 요령 6. 편철용품 사용 표지/색인목록 • 전자문서시스템에서 전산 출력하여 기록정리 문서함 철명 기록물 2 표지/색인목록 1 3 4

50 7. 기록물철 보존기간 책정 기준 Ⅴ. 실무처리 요령 (기록관련법률시행령 제15조 제1항 관련) 20년 이상 보존기간
Ⅴ. 실무처리 요령 7. 기록물철 보존기간 책정 기준 20년 이상 (기록관련법률시행령 제15조 제1항 관련) 보존기간 대상 기록물 영 구 1. 제7조제1항 각호의 1에 해당하는 사항에 관한 중요 기록물 2. 제8조제1항 각호의 1에 해당하는 회의록 3. 제9조제1항 각호의 1에 해당하는 시청각기록물 4. 국회 또는 국무회의의 심의를 거치는 사항에 관한 기록물 5. 공공기관의 연도별 업무계획과 이에 대한 추진과정·결과 및 심사분석관련 기록물 6. 정책자료집·백서 기타 공공기관의 연혁과 변천사를 규명하는데 유용한 중요 기록물 7. 다수 국민의 관심사항이 되는 주요 사건 또는 사고관련 기록물 8. 대통령, 국무총리, 외국의 원수 및 수상관련 기록물 9. 토지등과 같이 장기간 존속되는 물건 또는 재산의 관리·확인·증빙에 필요한 중요 기록물 10. 국가정보원장, 합동참모의장, 육군·해군·공군 참모총장, 지방자치단체장 및 제3조 각호의 1에 해당하는 공공기관의 장이 정하는 사항에 관한 기록물 11. 기타 역사자료로서의 가치가 높다고 인정되는 기록물 준영구 1. 비치기록물로서 20년이상 장기보존이 필요하나 일정기간이 경과하면 관리대상 자체가 사망· 폐지 기타 사유로 소멸되기 때문에 영구보존의 필요성이 없는 기록물 2. 기타 역사자료로서의 가치는 낮으나 20년이상 장기보존이 필요하다고 인정 되는 기록물 20년 1. 중앙행정기관의 장 또는 이에 준하는 기관장의 결재를 받아 시행하는 영구보존대상외의 주요 사업에 관한 기록물로 역사자료로서의 가치는 낮은 기록물 2. 관계법령에 의하여 10년이상 20년미만의 기간동안 민·형사상 또는 행정상의 책임 또는 시효가 지속되거나 증빙자료로서의 가치가 계속되는 사항에 관한 기록물 3. 국가정보원장, 합동참모의장, 육군·해군·공군 참모총장, 지방자치단체장 및 제3조 각호의 1에 해당하는 공공기관의 장이 정하는 사항에 관한 기록물 4. 기타 10년 이상 20년 미만의 기간동안 보존할 필요가 있다고 인정되는 기록물

51 7. 기록물철 보존기간 책정 기준 Ⅴ. 실무처리 요령 보존 대상 기록물 기간 20년 미만 10년 5년 3년 1년
Ⅴ. 실무처리 요령 7. 기록물철 보존기간 책정 기준 20년 미만 보존 기간 대상 기록물 10년 1. 20년이상 보존대상기록물외의 공공기관의 주요업무에 관한 기록물로서 역사자료로서의 가치는  낮으나 5년이상의 기간동안 업무에 참고할 필요가 있는 기록물 2. 관계법령에 의하여 5년이상 10년미만의 기간동안 민·형사상 또는 행정상의 책임 또는 시효가 지속되거나 증빙자료로서의 가치가 지속되는 사항에 관한 기록물 3. 기타 5년이상 10년미만의 기간동안 보존할 필요가 있다고 인정되는 기록물 5년 1. 처리과 수준의 주요업무에 관한 기록물로서 3년이상 5년미만의 기간동안 업무에 참고할 필요 가 있는 기록물 2. 10년이상 보존대상에 해당하는 주요 사업관련 기록물외의 일반사항에 관한 예산·회계관련 기록물관계법령에 의하여 3년이상 5년미만의 기간동안 민·형사상 또는 행정상의 책임 또는 시효가  지속되거나 증빙자료로서의 가치가 지속되는 사항에 관한 기록물 4. 기타 3년이상 5년미만의 기간동안 보존할 필요가 있다고 인정되는 기록물 3년 1. 주요업무외의 일상업무에 관한 기록물로서 1년 이상 3년 미만의 기간동안 업무에 참고할 가치가  있는 기록물 2. 기타 1년 이상 3년 미만의 기간동안 보존할 필요가 있다고 인정되는 기록물 1년 1. 주요업무외의 일상업무에 관한 기록물로서 증빙자료·참고자료 또는 역사자료로서의 가치가 거의 없는 기록물 2. 기타 1년이상 보존할 필요가 없다고 인정되는 기록물

52 7. 기록물철 보존기간 책정 기준 Ⅴ. 실무처리 요령 역사자료적 가치 고려
Ⅴ. 실무처리 요령 7. 기록물철 보존기간 책정 기준 역사자료적 가치 고려 • 여론 및 언론 등으로부터 주목 받은 사업이나 행사, 집단민원 등 사회적으로 영향을 미친 정책, 사업, 사건, 사고 등에 관한 기록물 • 교육청의 특수한 여건을 반영하는 특이한 제도 및 사실에 관한 기록물 • 교육청에서 최초로 도입 또는 실시한 제도나 사실에 관한 기록물 • 기관장의 중요 활동이나 업적에 관한 기록물 • 특이성 • 희소성을 지녀 문화유산으로 보존가치 큰 기록물 행정자료적 가치 고려 • 공공기관의 기구 • 기능 및 수행업무 • 사업 등의 정보가 포함되어, 행정업무상의 참조나 국정감시 활동 등에 당해 기록물이 활용될 가치가 있는 기록물

53 Ⅴ. 실무처리 요령 7. 기록물철 보존기간 책정 기준 증빙자료적 가치 고려 • 공공기관 구성원 등의 신분 • 재산 • 업적 등에 관한 개인 정보가 포함되어 있어, 그의 보호와 확인 등을 위한 증명에 당해 기록물이 활용될 가치가 있는 기록물    - 신분 • 재산 • 업적 등을 파악 또는 입증하기 위하여 생산된 기록물로, 구체적 개인 정보가 포함되어 있어 이를 확인하고 보호하는데 필요한 기록물     - 특정사업 또는 업무와 관련하여 개인의 견해나 활동, 업적 등을 밝히는데 필요한 기록물    - 사건이나 사고, 행사 등이 특정 개인과 직접 관계되어 있어, 그 사실관계를 해명하고 확인하는데 필요한 기록물 ※ 기록물철 보존기간을 책정할 때는 단위업무에 따른 행정업무 참고기간, 증빙 자료 유효기간, 관계법령 의무기간, 사료가치 보존기간 등을 종합적으로 참고 하여 책정 함. ※ 대전광역시교육청은 용역 결과로 “기록물분류기준표 재설계”에서 철단위 보존기간 책정하여 제시함.

54 1 3 4 2 5 8. 생산현황 보고 전자적 처리 요령 Ⅴ. 실무처리 요령 전자결재기관 문서함 이관 생산현황보고 기록물 선택
Ⅴ. 실무처리 요령 8. 생산현황 보고 전자적 처리 요령 전자결재기관 • 문서함 ⇒ 이관 ⇒ 생산현황 보고 ⇒ 생산현황보고 실행 • 생산현황보고 기능을 실행하면, 해당 파일을 온라인으로 자료관에 전송 • 전송목록보기 버튼을 이용하면 생산현황보고 후 전송된 목록을 확인 가능 • 생산현황보고의 대상은 전년도 기록물로 한정 문서함 생산현황보고 이관 2 기록물 선택 1 3 5 실행 4

55 Ⅴ. 실무처리 요령 8. 생산현황 보고 전자적 처리 요령 전자결재기관 생산현황보고 후 전송된 목록을 확인 할 수 있음

56 1 2 3 4 5 8. 생산현황 보고 전자적 처리 요령 Ⅴ. 실무처리 요령 비전자결재기관 문서함 생산현황보고 기록물정리 부서
Ⅴ. 실무처리 요령 8. 생산현황 보고 전자적 처리 요령 비전자결재기관 • 문서함 ⇒ 생산현황보고 ⇒ 기록물정리 => 선택 ⇒ 정리완료 버튼 선택   (정리완료할 기록물철이 종료년도가 2005년도인 것을 확인 후 버튼 선택) • 정리완료 하면 기록물철이 편철 확정되며 ‘구분‘란에 「완료」로 표시 됨 문서함 기록물정리 부서 생산현황보고 기록물 선택 1 3 2 5 정리완료 4

57 1 2 3 4 5 8. 생산현황 보고 전자적 처리 요령 Ⅴ. 실무처리 요령 비전자결재기관
Ⅴ. 실무처리 요령 8. 생산현황 보고 전자적 처리 요령 비전자결재기관 • 기록물 정리작업이 완료되어야만 생산현황보고 기능버튼이 활성화 • 문서함 ⇒ 생산현황보고 ⇒ 생산현황보고 ⇒ 생산현황보고실행 ⇒ 내려받기 (작업상태가 접수완료인 경우에 다운로드 받는다) 문서함 생산현황보고 1 3 2 5 4 실행 내려받기

58 9.보존서고 관리 Ⅴ. 실무처리 요령 목 적 안전성 • 기록정보의 안전한 보존 • 기록물의 효율적 관리 • 기록물 집중관리
Ⅴ. 실무처리 요령 9.보존서고 관리 목 적 안전성 효율성 경제성 • 기록정보의 안전한 보존 • 기록물의 효율적 관리 • 기록물 집중관리 • 지식공유 및 활용성 제고

59 9.보존서고 관리 Ⅴ. 실무처리 요령 기록물 배치 처리과별 • 처리과별로 구분 관리
Ⅴ. 실무처리 요령 9.보존서고 관리 기록물 배치 처리과별 • 처리과별로 구분 관리 형태별 • 문서류 · 도면류 · 카드류 · 시청각물 · 간행물 및 도서류 등 ※ 시청각류 및 행정박물류는 보관함 이용 유한보존대상 (준)영구 구분 • 유한보존대상 기록물과 준영구 이상 기록물 구분 ※ 유한보존기록물 중 분류기준표에 따라 이관대상 기록물과 준영구 이상 기록물 중 자체보존 대상 구분 보존기간별 • 1년, 3년, 5년, 10년, 20년, 준영구, 영구 생산년도별 • 기록물 생산년도에 따라 기록물 배열

60 9.보존서고 관리 Ⅴ. 실무처리 요령 기록물 관리 방법 대장비치 • 서고출입 통제부 , 기록물반출 · 반입대장 비치
Ⅴ. 실무처리 요령 9.보존서고 관리 기록물 관리 방법 대장비치 기록물표지 부착 보존상자편성 • 서고출입 통제부 , 기록물반출 · 반입대장 비치 • 단위업무별로 넣어 관리 ※ 하나의 보존상자에 여러 개 단위업무 넣어 편성 가능 • 보존상자에 관리번호 및 보존위치 부여

61 9.보존서고 관리 Ⅴ. 실무처리 요령 ※ 기록물철 반출 ·반입서는 공공기관의기록물관리에관한법률시행규칙 별지 제14호 서식 참조
Ⅴ. 실무처리 요령 9.보존서고 관리 서고출입자통제부 예시 년 월 일 출입시간 : 퇴실시간 용 무 출 입 자 확인자 비고 열람문서철제목 소속 직급 성명 : ※ 기록물철 반출 ·반입서는 공공기관의기록물관리에관한법률시행규칙 별지 제14호 서식 참조

62 10. 기록물 비공개 기준 Ⅴ. 실무처리 요령 기록물 비공개 기준 구분 번호 대 상 기 록 물 분 류 근 거 1
Ⅴ. 실무처리 요령 10. 기록물 비공개 기준 기록물 비공개 기준 구분 번호 대  상   기  록  물 분  류  근  거 1 다른 법률 또는 법률이 위임한 명령(국회규칙•대법원규칙•헌법재판소 규칙•중앙선거관리위원회규칙•대통령령 및 조례에 한한다)에 의하여 비밀 또는 비공개 사항으로 규정된 정보 공공기관의정보공개에관한법률제9조 제1항 제1호 2 국가안전보장•국방•통일•외교관계 등에 관한 사항으로서 공개될 경우 국가의 중대한 이익을 현저히 해할 우려가 있다고 인정되는 정보 위 법률 제9조 제1항 제2호 3 공개될 경우 국민의 생명•신체 및 재산의 보호에 현저한 지장을 초래할 우려가 있다고 인정되는 정보 위 법률 제9조 제1항 제3호 4 진행중인 재판에 관련된 정보와 범죄의 예방, 수사, 공소의 제기 및 유지, 형의 집행, 교정, 보안처분에 관한 사항으로서 공개될 경우 그 직무수행을 현저히 곤란하게 하거나 형사피고인의 공정한 재판을 받을 권리를 침해한다고 인정할만한 상당한 이유가 있는 정보 위 법률 제9조 제1항 제4호

63 10. 기록물 비공개 기준 Ⅴ. 실무처리 요령 기록물 비공개 기준 구분 번호 대 상 기 록 물 분 류 근 거 5
Ⅴ. 실무처리 요령 10. 기록물 비공개 기준 기록물 비공개 기준 구분 번호 대  상   기  록  물 분  류  근  거 5 감사 • 감독 • 검사 • 시험 • 규제 • 입찰 • 계약 • 기술개발 • 인사관리 • 의사결정과정 또는 내부검토과정에 있는 사항 등으로서 공개될 경우 업무의 공정한 수행이나 연구개발에 현저한 지장을 초래한다고 인정할만한 상당한 이유가 있는 정보 위 법률 제9조 제1항 제5호 6 당해 정보에 포함되어 있는 이름 • 주민등록번호 등 개인에 관한 사항으로서 공개될 경우 개인의 사생활의 비밀 또는 자유를 침해할 우려가 있다고 인정되는 정보 위 법률 제9조 제1항 제6호 7 법인 • 단체 또는 개인의 경영 • 영업상 비밀에 관한 사항으로서 공개될 경우 법인 등 의 정당한 이익을 현저히 해할 우려가 있다고 인정되는 정보 위 법률 제9조 제1항 제7호 8 공개될 경우 부동산 투기 • 매점매석 등으로 특정인에게 이익 또는 불이익을 줄 우려가 있다고 인정되는 정보 위 법률 제9조 제1항 제8호

64 11. 기록물 인계 • 인수 Ⅴ. 실무처리 요령 • 처리과 업무 변경 시
Ⅴ. 실무처리 요령 11. 기록물 인계 • 인수 인계 · 인수 시점 • 처리과 업무 변경 시 • 인사발령 또는 사무분장 변경으로 업무담당자 변경 시 인수/인계양식 기록물철 분류번호 제 목 수 량 기록물 형태 비고 건수 쪽수 인계자 : 소속 직급 성명 (인) 인수자 : 소속 직급 성명 (인) 입회자 : 소속 직급 성명 (인) 기록물철단위 등록번호 제 목 기록물형태 기록물철 분류번호 공개 구분 공개제한쪽표시 비고 인계자 : 소속 직급 성명 (인) 인수자 : 소속 직급 성명 (인) 입회자 : 소속 직급 성명 (인) 기록물건단위

65 11. 기록물 인계 • 인수 Ⅴ. 실무처리 요령 전자문서시스템 인수 • 인계 시스템 로그인 기록물철 선택 인계•인수 철 선택
Ⅴ. 실무처리 요령 11. 기록물 인계 • 인수 전자문서시스템 인수 • 인계 시스템 로그인 기록물철 선택 인계•인수 철 선택 실시 주의사항 • 미확정 기록물철을 타 부서로 인계 인수 시(당해년도) → 인수하는 부서에서는 인계 받을 기록물 철 명과 동일한 철을 새로 등록하여 인계·인수 메뉴에서 인수 받아야 함.

66 1 2 3 4 5 6 11. 기록물 인계 • 인수 Ⅴ. 실무처리 요령 ※6번 메뉴는 부서업무 변경 시 사용 전자문서시스템
Ⅴ. 실무처리 요령 11. 기록물 인계 • 인수 전자문서시스템 인수 • 인계 ※6번 메뉴는 부서업무 변경 시 사용 문서함 기록물철 선택 기록물 선택 1 3 2 5 인계 4 인계 • 인수 6

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