(Subsidiary Materials Management Manual)

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부자재 관리 매뉴얼 (Subsidiary Materials Management Manual) 2015년 08월 혁신전략실

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표 준 명 부자재 관리 매뉴얼 (Subsidiary Materials Management Manual) 프 로 세 스 경영지원 / 부자재 관리 적 용 범 위 Global / Site 전사 본사 당진 공장 화성 청주 해외 사업장 기타 Global ● 표 준 번 호 주 관 부 서 혁신전략실/안전환경팀 최 초 제 정 일 최 종 개 정 일 개정 번호 제/개정일자 제/개정 사유 제/개정 내용 요약 작성부서 및 작성자 00 신규 운영 체계 수립 제품의 생산활동에 필요한 소모성 부자재등의 구매부터 입고, 자재관리등 필요한 사항을 매뉴얼화하여 명확한 업무처리를 위함. 혁신전략실 최연철

3 전반적인 생산활동에 필요한 설비등의 수선부터 소모자재의 구매까지 타당성을 검토하고 재고관리 및 비교견적등을 통한 원가절감
1. 프로세스 쳬계도 L1 L2 ︙ 2. 목 적 전반적인 생산활동에 필요한 설비등의 수선부터 소모자재의 구매까지 타당성을 검토하고 재고관리 및 비교견적등을 통한 원가절감 3. 책임과 권한 부서명 역할과 책임 관련부서 필요한 소모자재를 정확하게 파악한다. 적정재고가 유지되도록 정확한 수량을 파악하여 청구한다. 혁신전략실 구매의뢰결의품목의 정확한 수량 및 단가를 확인한다. 구매의뢰결의품목의 용도를 확인하여 구매타당성을 검토하고 개선품의 존재 또는 구매의뢰결의품목보다 효과가 좋은 품목이 있는지 확인한다. 1. 연구개발 2. 마케팅 3. 영업 4. 구매 5. 생산 6. 품질 7. 물류 8. 경영지원 연구개발계획 시장조사 판매계획 구매계획 생산계획 품질기획 물류계획 경영기획 연구개발수행 마케팅전략 고객관리 구매관리 생산관리 품질실현 입고및보관 경영혁신 연구개발사업화 수주관리 협력업체관리 생산기술 품질개선 출하및운송 인적자원운영 총무관리 연구개발지원 매출관리 설비관리 판매사후관리 에너지관리 세무회계 자금관리 안전환경 IT시스템 운영 부자재 관리

4 4. 용어의 정의 부자재관리시스템 당사 전산(MIS)의 구매자재(부자재, 원자재관리 시스템)의 일부분으로써 자산 및 소모품 구매, 설비 및 건축물의 수선등을 담당하는 전산시스템이다. 부자재팀의 업무범위 생산활동에 사용되는 소모성자재와 설비등의 투자, 공사등 회계전표상 원가와 관련된 계정과목(4계정)으로 소모품비, 수선비등의 구매이다. 청구등록 청구부서에서 필요자재의 구매요청을 하기 위한 곳으로 자재품명과 규격, 수량, 입고요구일등을 작성한다. 구매의뢰결의서 청구등록에서 입력한 내용을 관련부서에서 확인하고 결재하기 위한 서식문서이다. 청구접수등록 청구부서에서 구매의뢰결의서를 수령하고 이상이 없을때 청구내역의 수정을 방지하기 위해서 청구번호별 확인체크한다. 청구확인/취소등록 청구부서에서 청구한 내역을 수정(수량,자재등)하거나 건설중인자산으로 등록하기 위해 청구구분을 선택(일반,공사)하고 청구내역을 취소 한다. 발주등록 자재등을 구매하기 위해 업체를 선택한뒤 시스템상에 입력한다. 발주서 발주등록 한 내용을 토대로 업체명, 품명,규격,수량등이 표시되어 있다. 입고확인/검수 발주품목 납품 시 발주한 내역과 동일한지 확인하는 과정이다. 입고등록 납품받은 내역을 전산에 입력 일입고마감 일별 입고등록을 통해 등록된 내역이 입력이 완료되면 입고마감을 통해 자동전표를 생성한다. 입고마감은 세금계산서,거래명세서,신용카드로 구분된다. 월마감 일입고마감을 통한 공급가액 전표처리 후 세금계산서 수령 후 부가세전표를 생성한다.

5 Input Process flow Output
5.1 업무 흐름도 청구등록 관련부서 1.1 청구자재 파악 구매의뢰 결의서 부자재팀 1.2 청구확인/취소 구매의뢰결의서 구매의뢰 결의서 결재완료 반려 승인 발주등록 부자재팀 1.3 구매의뢰결의서 결재완료 발주서 입고확인 부자재팀 1.4 발주서 거래명세서/세금계산서 입고등록 / 일마감 부자재팀 1.5 거래명세서/세금계산서 부자재 전표 및 명세서 월 부가세마감 부자재팀 1.6 부자재 전표 및 명세서 월 부가세 LIST 전표

6 6 5.2 세부 업무 내역 구분 팀장 본부장 비고 소모부자재 400만원 이하 2,000만원 이하 총괄본부장
1.1 청구등록 1. 청구등록 관련부서에서 필요한 자재를 사전에 파악 후 부자재시스템에 품명과 규격등을 확인하고 입력한다. -. 필요자재의 정확한 품명과 규격을 확인 -. 자재구매의 필요성 재확인, 적정수량 파악 -. 필요자재 사전에 파악하여 입고 요구일을 충분히 둔다.(부자재팀의 복수견적 수취등의 시간 필요) -. 용도/비고란에는 자재의 사용 용도를 알기 쉽게 적는다. -. 청구등록이 완료되면 구매의뢰결의서를 출력하여 전결규정에 의해 청구부서에 결재한 뒤 부자재팀에 인계한다. -. 부자재 전결규정은 아래와 같다. 1.2 청구확인/취소 1. 청구확인/취소 부자재팀은 구매의뢰결의서를 인수하면 각 품명과 규격에 맞는 단가, 납기일, 수량을 확인하고 구매여부를 결정한다. -. 품명과 규격을 확인하여 복수견적, 납기일을 확인하고 납기에 문제가 없다면 최저가 업체를 선정한다. -. 품명과 규격이 없거나 불필요한 자재의 청구는 관련부서와 협의하여 청구등록을 취소등록/삭제하거나 변경한다. -. 구매의뢰결의서 검토 완료 후 부자재팀 결재를 진행한다. 구분 팀장 본부장 비고 소모부자재 400만원 이하 2,000만원 이하 총괄본부장 (3,000만원이하) 설비등의 투자/공사 2,000만원 이하 팀장회의 후 결과에 따라 주간회의 대표이사 결정 4,000만원 이하 팀장회 의후 주간회의 승인되면 부자재팀 기안 후 대표이사 결재 *본 전결규정은 안산공장에만 해당된다. *지사의 경우 1,000만원 이상의 공사 및 투자는 부자재 팀과 협의하여 부자재팀에서 발주 진행한다. 6

7 7 5.2 세부 업무 내역 1.3 발주등록 1.4 입고확인 1.5 입고등록/ 일마감 1. 발주등록
구매의뢰결의서의 검토와 부자재팀 결재가 완료되면 선정업체로 발주서를 팩스발송한다. -. 부자재시스템의 발주등록에서 선정업체를 입력한다. -. ‘발주대상조회’를 클릭, 구매의뢰결의서에 적힌 청구번호를 입력하고 발주 대상을 체크하고 ‘확인’버튼 누른다. -. 체크한 품명과 규격이 나오면 한번 더 수량과 단가를 확인한다. -. 납기일은 관련부서에서 입력한 입고요구일이 연동되며 납기일이 지연되면 예상납기일을 새로 입력한다. -. ‘저장’버튼을 누르면 발주일자별로 순번이 생성되며 발주서를 인쇄할 수 있다. -. 발주서에는 업체정보(명칭, 전화번호)와 발주등록한 품명과 규격, 수량과 납기일, 발주서 번호가 적혀있다. 1.4 입고확인 1. 입고확인 발주한 자재가 입고되면 부자재팀에서는 직접 입고검수하고 이상이 없을 경우 거래명세서/세금계산서에 서명한다. -. 입고확인은 필히 부자재팀이 한다. -. 입고확인 시 발주내역과 동일한 품명과 규격, 수량이 입고 되었는지 확인한다. -. 입고단가가 견적단가와 다르지 않는지 확인한다. -. 검수가 완료되면 거래명세서/세금계산서에 서명한다. 1.5 입고등록/ 일마감 1. 입고등록 자재 입고 후 부자재시스템에 입고내역을 입력한다. -. 부자재시스템의 입고등록에서 입고일을 설정하고 ‘등록’버튼을 클릭한다. -. 납품 거래처를 입력하고 ‘입고대상조회’ 버튼 클릭, ‘조회’버튼 클릭한다. -. 미 입고된 목록 중 입고된 품목을 체크하고 ‘확인’버튼 클릭한다. -. 입고수량과 단가, 금액, 결제 요청일을 확인하고 계산서 구분을 선택한다. -. 계산서 구분은 거래명세서와 세금계산서 등이 있으며 입고증빙에 따라 선택한다. (거래명세서 선택은 공급가액만 세금계산서 선택은 공급가액과 부가세액이 일마감전표에 처리된다.) 7

8 8 5.2 세부 업무 내역 1.5 입고등록/ 일마감 1.6 월 부가세 마감 2. 일마감
입고등록이 완료되면 부자재시스템에서 일 입고마감을 실행, 일자별 부자재전표 및 명세서를 출력, 결재 받는다. -. 부자재시스템- 마감관리- 입 입고마감에서 마감일 선택하여 ‘조회’버튼 클릭한다. -. ‘세금계산서’, ’거래명세서’, 신용카드’별로 금액과 부가세를 확인하고 ‘처리’버튼을 클릭한다. -. 일마감 처리가 완료되면 ‘부자재 전표 및 명세서’를 출력하여 결재받고 결재가 완료되면 재무팀 담당자에게 인계한다. 1.6 월 부가세 마감 1. 월 부가세 마감 1개월 동안의 일마감이 모두 완료되면 월부가세 마감을 통해 월마감을 진행, 결재 후 재무팀에 인계한다. -. 부자재시스템- 마감관리- 월 입고명세서마감에서 해당월을 선택하여 ‘조회’버튼 클릭한다. -. 조회후 해당월에 거래명세서로 입고된 업체와 사업자등록번호, 공급가액과 부가세액을 확인하여 등록대상을 ‘체크’하여 ‘등록’버튼을 클릭한다. -. 월말 세금계산서란에 업체에서 발급받은 세금계산서를 기준으로 ‘부가세액’, ‘발행일자’, ‘발행구분’을 세금계산서와 동일하게 맞추고 ‘저장’버튼을 클릭한다. -. 부자재시스템- 마감관리- 월 마감 부가세 LIST전표를 선택, 해당월 선택 후 ‘조회’하고 출력한다. -. ‘월 마감 부가세 LIST전표’ 출력 후 발급된 세금계산서와 LIST의상의 내용과 다름이 없을을 다시 한번 확인하고 결재를 받는다. 결재가 완료되면 재무팀 담당자에게 인계한다. 8

9 (생산용소모품+연구개발소모품)/판매량
6. 주요 성과 지표(KPI) No. KPI 단위 측정 주기 운영정의 산 출 식 1 수선비 원단위 원/Kg 월 수선비 원단위 관리 (생산용소모품+연구개발소모품)/판매량 2 소모품비 원단위 소모품비 원단위 관리 (건물,구축물+ 설비관련+ 기타수선비)/판매량 3 포장비 원단위 포장비 원단위 관리 [내수포장비+수출포장비(판관)]/판매량

10 7. 기록 및 양식 기록명 보존 기간 보존장소 관리책임 양식 종류 양식 참조 구매의뢰결의서 영구 부서 문서함 혁신전략실 부자재관리시스템 양식(전산자료) [양식 1] 발주서 [양식 2] 부자재 전표 및 명세서 혁신전략실/재무팀 [양식 3] 월 마감 부가세 LIST 전표 부자재관리시스템 양식(전산자료) [양식 4]

11 [양식 1] 구매의뢰 결의서

12 [양식 2] 발주서

13 [양식 3] 부자재 전표 및 명세서

14 [양식 4] 월 마감 부가세 LIST 전표