KMS R3 Master Manual (3.2.3) 2006. 05..

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1 KMS R3 Master Manual (3.2.3)

2 목 차 지식마스터 접근 방법 지식 마스터 메뉴 구성 신청된 지식 반려된 지식 등록된 지식 삭제된 지식 나의 검증 내역
보존년한 관리 베스트 지식 설정 베스트 지식 리스트 부록

3 1. 지식마스터 접근 방법 1) 지식마스터 접근 방법 및 화면 설명
지식 마스터는 지식을 평가하고 검증하여 양질의 지식이 등록되고 관리될 수 있도록 하는 역할을 담당합니다. 상단의 Master를 클릭하면 마스터 메인 화면으로 이동하게 됩니다.

4 2. 지식마스터 1) 마스터 지식관리 화면 Master권한을 가진 사용자가 자기 분야의 신청된 지식을 검증/평가 하게 됩니다.

5 3. 지식마스터 메뉴 구성 2) 메뉴 구성 및 기능 K*Master 지식관리 주요기능
①신청된지식 사용자가 등록신청 하였으나 아직 등록승인 여부가 확정되지 않아 대기중인 지식들의 리스트와 세부내용을 조회할 수 있습니다. ②반려된지식 지식마스터에 의하여 이미 지식내용에 대한 검증 및 평가가 완료되었고 그 결과 ‘등록반려지식’으로 확정된 지식들의 리스트와 세부내용을 조회할 수 있습니다. ③등록된지식 지식마스터에 의하여 이미 지식내용에 대한 검증 및 평가가 완료되었고 그 결과 ‘등록승인지식’으로 확정된 지식들의 리스트와 세부내용을 조회할 수 있고, 필요 시 삭제할 수 있습니다. ④나의검증내역 지식마스터가 검증한 내역을 조회 및 확인할 수 있습니다. ⑤보존년한관리 보존년한이 넘은 지식들에 대한 관리 기능으로, 삭제 및 재 등록할 수 있습니다. ⑥베스트 지식설정 지식들 중에서 베스트지식을 선정할 수 있습니다. ⑦베스트 지식리스트 베스트 지식목록에서 선정되어 있던 베스트 지식을 해제할 수 있습니다.

6 4. 신청된 지식 1) 신청된 지식 목록 조회 신청된 지식을 선택하면 마스터가 관리하고 있는 영역에 신규로 등록 신청된 지식 목록이 보입니다. 신청중 : 마스터 중 한명도 조회를 하지 않은 경우 검토중 : 마스터 중 한명이라도 조회를 한 경우 평가중 : 마스터 중 한명이라도 승인한 경우로 평가하지 않은 마스터에게만 보여집니다. 1 3 ① 신청된 지식선택 ② 검색기능 (제목/작성자 /번호 구분) ③ 신청 지식 목록 조회하며, 제목을 선택하면 신청 지식 내용 조회 화면으로 이동합니다. ④ 지식의 상태에 따른 현재 처리 진행 상황을 알 수 있습니다. 4 2

7 4. 신청된 지식 2) 신청된 지식 내용 조회 신청된 지식의 내용을 검토 기능으로, 지식맵이나 키워드, 요약 및 첨부 문서 등이 올바르게 기입되었는지 확인하여, 바로 승인 및 수정 후 승인, 반려의 기능을 수행합니다. ① 신청한 지식의 내용을 조 회합니다. ② 전달 : 신청된 지식의 분야가 자신이 아니라고 판단되면 다른 분야의 마스터에게 지식을 전달 할 수 있습니다. 전달한 지식에 대해서는 더 이상 검증할 수 없게 됩니다. ③ 바로승인 : 신청한 내용에 문제가 없는 경우 바로 승인합니다. ④ 수정 후 승인 : 신청한 내용의 수정이 필요한 경우 수정 후 승인한다. 수정 후 승인 버튼을 누르면 내용 수정 화면으로 이동하므로, 수정 후 승인 처리합니다. 1 2 3 4

8 4. 신청된 지식 ⑤ 반려 : 이미 등록된 지식이거나, 내용에 문제가 있는 경우 작성자에게 반려하여 재 등록하거나 삭제하도록 합니다. ⑥신청된 지식이 버전업인 경우 이전 버전의 지식이 표시됩니다.. ⑦버전지식을 클릭하면 지난버전의 지식을 조회 할 수 있습니다. 7 5 6

9 4. 신청된 지식 3) 지식승인 및 평가 지식 승인 및 평가 기능으로 마스터 중 한명이라도 승인을 하면, 지식은행에 등록된다. 다른 마스터는 이 후 평가중인 지식에 대해 지식 등급 평가만 수행 가능합니다. ① 지식평가는 6등급 체계로 되어 있으며, 평가 등급을 선택합니다. 등급은 다음의 기준에 따릅니다. 수(☆☆☆☆☆) :매우 우수 우(☆☆☆☆) : 우수 미(☆☆☆) : 양호 양(☆☆) : 보통 가(☆) : 약간부족 무(☆) : 등록되는 지식 특성상 평가 점수를 부여하지 않는 경우 선택합니다. ② 평가 의견을 적습니다. ③ 평가 및 지식 승인을 수행합니다. 1 2 3

10 4. 반려된 지식 1) 반려된 지식 조회 마스터는 신청된 지식중에서 잘못된 지식에 관하여 반려 할 수 있습니다. 마스터가 반려한 지식은 반려된 지식 목록에 나타나며 반려된 지식에 관하여 조회 할 수 있습니다. 1 ① 반려된 지식 목록 조회 ② 제목을 선택하면 내용 조회 화면으로 이동 합니다. ③ 내용 조회 2 3

11 5. 등록된 지식 1) 등록된 지식조회 마스터가 자기 해당분야의 지식을 승인하여 등록된 지식을 조회 할 수 있습니다. ① 등록된 지식목록 조회 ② 제목을 선택하면 내용 조회 화면으로 이동 합니다. ③ “삭제” 기능을 이용하여 등록된 지식을 삭제할 수 있다. 1 2 3

12 6. 삭제된 지식 1) 삭제된 지식조회 마스터가 등록된 지식중에서 잘못된 지식이라고 판단 하여 삭제를 하게되면 해당지식은 삭제가 되고 삭제된 지식목록에 나타내게 되어 조회를 할 수 있고 복원 여부를 결정할 수 있습니다. ① 삭제된 지식목록 조회 ② 제목을 선택하면 내용 조회 화면으로 이동 ③ “복원” 기능을 이용하여 지식을 등록 상태로 변경할 수 있으며, 그러면, 일반 사용자들이 지식은행에서 해당 지식을 조회 할 수 있습니다. 2 1 3

13 7. 나의 검증내역 1) 나의 검증 내역 조회 1 2 마스터가 승인 및 반려 등 검증한 내역을 조회 할 수 있습니다.
① 내가 검증한 지식목록 조회 ② 제목을 선택하면 내용 조회 화면으로 이동 1 2

14 8. 보존 년한 관리 1) 보존 년한 지식조회 1 2 보존 년한이 1개월 남은 지식 목록 조회 및 기한 연장
① 지식 등록시 설정한 보존연한에 따른 기간 만료일이 한달 이하가 남은 지식의 목록이 표시됩니다. ② 지식에 대해 보존연한기한을 연장하여 관리할 수 있으며. 목록을 선택하고 연장 기간(1년/3년/5년/10년/영구)을 선택하여 적용합니다. 1 2

15 9. 베스트 지식 설정 1) 베스트 지식 선정 1 2 4 3 5 등록된 지식 중 마스터가 베스트 지식을 선정 할 수 있습니다.
① 마스터평가, 사용자평가, 사용자 조회수 등으로 등록된 지식을 검색 ② 등록된 지식목록 조회 ③ 제목을 선택하면 내용 조회 화면으로 이동 ④ 등록된 지식 중 베스트지식으로 선정할 항목을 선택 ⑤ 베스트 지식으로 선정되면 베스트 지식 리스트로 선정된 지식이 이동(베스트 지식으로 선정된 지식은 best란 표시와 함께 메달표시가 붙게 됩니다.) 1 2 4 3 5

16 10. 베스트 지식 리스트 1) 베스트 지식 목록 조회 1 3 2 베스트 지식의 목록 조회 및 해제를 할 수 있습니다.
① 등록된 지식목록 조회 ② 제목을 선택하면 내용 조회 화면으로 이동 ③ 베스트 지식으로 선정되어 있던 지식을 해제(베스트 지식을 해제하면 다시 등록된 지식으로 옮겨지며 다시 베스트지식으로 지정이 가능합니다.) 1 3 2

17 11. 내분야의 오등록 신고지식(패키지) 1) 내분야의 오등록신고 지식조회하기 2 1 3 등록된 오등록지식을 조회한다.
① 등록된 지식목록 조회 ② 제목을 선택하면 내용 조회 화면으로 이동 ③ 오등록신고지식 목록에 있는 항목들의 상태를 표시 2 1 3

18 11. 내분야의 오등록 신고지식(패키지) 2) 내분야의 오등록지식 처리하기 1 2 3 4
등록된 오등록지식 처리를 한다. [신고반려], [등록취소], [삭제]버튼을 클릭하면 의견을 입력하는 팝업 창이 제공되며 확인버튼을 클릭하면, 지식등록자와 신고자에게 메일이 발송된다. ① 신고반려 – 신고반려버튼을 클릭하면 오등록신고가 반려되고, 지식은 현 상태를 그대로 유지한다. ② 등록취소 – 신고된 지식이 등록취소 된다. ③ 삭 제 – 신고된 지식이 삭제된다. ④ 신고반려,삭제버튼 클릭시에도 동일한 팝업창 제공 1 2 3 4

19 부 록 지식마스터의 필요성 지식경영 활성화 및 효율성 제고 1) 지식 마스터 정의 및 필요성
K-Master는 “Knowledge Master”의 약자로, “지식 마스터”라고도 함 K-Master는 지식분야별/주제별 지식 관리자로서, 조직의 KMS가 올바른 기능을 수행할 수 있도록 등록 신청된 지식이 조직지식으로서 적절한 지 여부를 검증 및 평가하여, KMS에 축적되는 지식의 품질을 일정하게 유지하는 역할을 수행 사용자들이 KMS 사용 미숙으로 인해 지식분류체계를 올바르게 선택하지 못할 수 있음 지식분류가 잘못될 경우 나중에 지식 사용자들이 본인이 필요로 하는 지식 내용을 쉽게 찾을 수 없게 됨 불필요한 지식들이 KMS에 축적될 우려가 있기 때문에, 지식 등록 시 지식 내용을 정화시킬 필요가 있음 다양한 업무 영역에 대한 방대한 양의 전사 지식을 제대로 알고, 효율적으로 관리하기 위함. 지식의 체계적 분류 및 등록,축적,활용 지식경영 활성화 및 효율성 제고 질 높은 지식 관리 가능 지식등록 권장 및 KM 활성화 피드백을 통한 수시 사용자 교육 가능 * KMS (Knowledge Management System) : 지식경영시스템 * K-Center : 지식경영 전담조직

20 부 록 2) 지식 마스터 역할과 책임 지식 검증/평가/승인 작업시의 기본 원칙 ◈ 기본 입력내용 검증
K*Master는 담당 지식영역별로 KMS에 질 높은 유용한 지식들이 많이 축적될 수 있도록 함 등록 요청된 지식에 대해 검증, 평가작업을 수행하여 중복되거나 공유할 만한 가치가 없는 지식은 반려 등록 요청된 지식은 정해진 시간 내에 성실하게 검증 및 평가 작업을 수행하여 승인여부를 요청자에게 통보. 즉, 최소 2회 이상/일 K*Master 관리화면에 접속하여 등록 요청된 지식에 대해 검증,평가,승인/반려 처리 출장이나 휴가 등 본인 개인의 사정으로 지식승인작업이 불가할 경우, K*Center에 사전 통보하여 조치를 받음 기존의 지식들을 통합하여 질 높은 지식을 재창조 우수한 지식은 적극 추천하여 사용자들의 활발한 재활용을 유도 해당 지식영역의 지식등록활동을 권장하고, 지식공유 및 활용의 활성화를 유도 지식 검증/평가/승인 작업시의 기본 원칙 ◈ 기본 입력내용 검증 1.지식제목의 적합성 및 함축성 검토 2.지식출처의 명확성 및 사실성 검토 3.지식요약 내용의 적합성 검토 4.지식내용에 따른 지식속성분류의 적합성 검토 5.지식분류체계상의 다차원 분류 적합성 검토 6.지식접근 권한범위(보안) 설정의 적합성 검토 7.지식의 존재형식분류 및 키워드 적합성 검토 ◈ 지식의 내용 및 품질에 대한 검증 1.지식의 공유에 따른 경제적/비경제적 파급효과 검토 2.지식의 재활용 가능성에 대한 검토 3.지식의 내용 전개 및 구성에 대한 검토 4.지식의 충실도 및 완성도에 대한 검토 5.기 등록지식과의 유사성 및 중복성에 대한 검토 6.기 등록 유사지식 대비 진보성 및 획기성에 대한 검토 7.버전업 지식에 대한 확인과 History 관리 및 보완성 검토

21 부 록 3) 지식 마스터 지식 평가 기준 작성/획득이 매우 어렵다 기여도가 높다 ★★★★★ ★★★★ ★★★ 기여도가 낮다 ★★
작성/획득이 다소 어렵다 ★ 작성/획득이 쉽다 작성/획득 노력도 기여도 창의성 본인 부서 외부 지식관리시스템 메뉴의 Collaboration – 게시지식을 선택합니다. 맵을 선택하면 해당 맵에 속한 게시물이 왼쪽에 목록으로 표시됩니다. 조회수를 클릭하면 조회자 목록을 볼 수 있습니다. 조회수는 모든 조회한 횟수가 표시되고, 조회자 목록은 조회자별로 합산해서 조회자 인원수가 먼저 표시됩니다. [상세조회자목록] 버튼을 클릭하면 모든 조회횟수에 대한 상세목록을 조회할 수 있습니다. 평가등급 등급기준 ★★★★★ 매우 우수 ★★★★ 우수 ★★★ 양호 ★★ 보통 ★ 약간부족 지식으로 등록 승인하지만 보상 불필요 반려 매우 부족