2. Parts of The Letter( 서한의 구성 요소 ) Basic Parts Supplementary Parts

Basic Parts

Supplementary Parts

Basic Parts 1.Letterhead : 서한의 수신인에게 발신인의 이름과 주소를 알려 회신을 하는데 도움을 주기 위한 것 ( 서한 용지 윗부분에 미리 인쇄하여 사용 ) ⓛ Firm Name ( 회사명 ) ② Address ( 소재지 ) ③ Cable Address ( 전신 약호 ) ④ Telex Number ( 가입 전신 번호 ) ⑤ Fax Number ( 팩스 번호 ) ⑥ Line of Business ( 영업 종목 ) ⑦ Telephone Number ( 전화 번호 )

① HANSONG CO., LTD. ⑥ EXPORTERS &IMPORTERS ② HANSONG MAIN BLDG. ③ CABLE ADD. : STARS. SEOUL 250 Taepyongno 2-ga, Chung-gu ④ TELEX NO. : STARS K23657 Seoul , Korea K28565 C.P.O.BOX1144 ⑦ TELEPHONE : Letterhead 예

Basic Parts 2. Date( 발신 일자 ) : ⊙ 위치 : letterhead 아래 부분 ⊙ 기재 방법 : - October 2, 1997( 미국식 ) - 2nd October, 1997( 영국식 )

Basic Parts 3. Inside Address( 수신인의 이름과 주소 ) ⊙ 위치 : Date 난보다 1-2 행 아래 왼쪽에서 2.5 ㎝ 지점, single space ⊙ 기재 시 주의 사항 : 상대방의 letterhead 와 signature 에서 사용한 것을 그대로 사용함 ⊙ 존칭 : 개인, 단체, 인명으로 된 상호를 구분하여 아래와 같이 기재함 ( 인명을 사용하지 않는 상사는 존칭 없음 )

Inside Address 수신인존칭보기 남자남자단수 Mr. (Mister) Esq. (Esquire) Dr. (Doctor) Mr. William H. Smith William H. Smith, Esq. Dr. George Holt 복수 Messrs.(Messieures) Messrs. Smith and Brown 여여자여여자 기혼 여자 단수단수 Mrs. (Mistress) Mrs. Willam Ballentine 복수복수 Mmes. (Mesdames) Mmes. White and Johnson 미혼 여자 단수단수 Miss Miss Virginia Mackin 복수복수 Misses Misses Jane and Mary Smith 〃〃

Basic Parts 4. Salutation ⊙ 위치 : Inside Address 1-2 행 아래 왼쪽 marginal line 에서 시작 ⊙ 표시 방법 : Inside Address 에 표시되어 있는 수신인의 단 · 복수에 따름 수신인남 자 남자여자 회사 또는 단체 Gentlemen : Dear Sirs, Dear Mesdames, Ladies : 개인공식적 Dear Sir, Dear Madam, 친밀감 (My) dear Mr. -, Dear Mr. Atta (My) dear Miss -, (My) dear Mrs. -,

Basic Parts 5. Body of Letter ⊙ 작성 원칙 : concise, clear, correct, complete, courteous ⊙ 작성 방법 ·Salutation 으로부터 2 행 정도 띄우고 시작 · 행간은 single space, 절과 절 사이는 double space ·comma(,) 뒤에는 1 자, period(.) 뒤에는 2 자를 띄움 ⊙ 서한 용지가 2 매 이상인 경우 ·Letterhead 는 인쇄하지 않는 것을 사용 · 수신인 성명 ( 회사명 ), page number, date 를 type 하여 사용 · 본문의 마지막 paragraph( 앞장 ) 의 2-3 행 정도는 다음 페이 지로 넘김.

Basic Parts 6. Complimentary Close ⊙ 위치 : Body of letter 다음 1-2 행 아래, 중앙선 근처 ⊙ 작성 원칙 : 단어의 첫 글자만 대문자로 쓰고, 구두점은 comma(,) 표시함

Basic Parts 7.Signature ⊙ 역할 : 서한에 대한 책임 소재를 밝힘. 회답 시 주소를 명확하게 해 줌 ⊙ 작성 원칙 : 위치 : Complementary close 다음 1-2 행 아래 서명 구성. 회사명 ( 전부 대문자로 ). 친필서명 ( 자필로 3-4 행 정도의 크기로 ),. 입력된 서명 ( 서명자의 성명을 서명만으로 정확하게 알기 어려울 때 ). 직책명 ( 입력된 서명의 1 행 밑에 )

⊙ 서명 시 주의 사항 개인 자격으로 편지를 쓸 때 : complimentary close 아래 서명과 성명, 직 명을 입력 후 다음 행에 회사명 입력 Yours very truly, Carton C. Russell Carton C. Russell Sales Manager New Foundation Trading Co., Ltd. 서명자가 그 회사로부터 위임장에 의하여 부여된 권한으로 서명할 때 : Per Pro. ( 또는 P.P) 를 회사명 앞에 붙임. Yours faithfully, Per Pro. THE KOREA TRADING CO., LTD. Chong Su-dong Yours faithfully, 대리권 없는 자가 서명 시 : 회사명 앞에 for, 또는 서명 앞에 by 나 per 붙임 for THE KOREA TRADING CO., LTD. Chong Su-dong by Chong Su-dong