『디지털 기업을 위한 경영정보시스템』 홍일유 著 ⓒ 2005 Ilyoo B. Hong. All Rights Reserved 제11장. 지식업무를 지원하기 위한 정보기술 『디지털 기업을 위한 경영정보시스템』 홍일유 著 ⓒ 2005 Ilyoo B. Hong. All Rights Reserved

Contents 지식업무의 지원을 위한 정보기술 전자문서관리시스템 그룹웨어 지식관리시스템 관리문서처리 Vs. 거래문서 처리 그룹웨어의 개념 및 기대효과 그룹웨어 매트릭스 그룹웨어 성과모형 지식관리시스템 지식기반 경제와 지식경영 지식관리시스템의 개념 및 역할 지식업무를 지원하기 위한 정보기술

지식 업무의 지원을 위한 정보기술 체계 지식업무 지원시스템 전자문서 지식관리 그룹웨어 관리시스템 시스템 정보 생성 / 관리 의사소통 / 문제해결 지식공유 및 활용 워드 프로세싱, 스프레드 쉬트, 그래픽 - 문서 이미징 - 전자 출판 - 전자 우편, 음성 우편, 팩스 - 전자회의실 - 컴퓨터 회의 - 화상 회의, 음성 회의 - 전자 달력 (그룹용) - 워크플로우시스템 - 전자회의 - 전자문서관리 - 인터넷 지식업무를 지원하기 위한 정보기술

전자문서관리시스템 관리문서처리 거래문서처리 워드프로세싱: 문자정보 편집 스프레드시트: 수치정보 가공 그래픽/프리젠테이션: 그래픽 작성 거래문서처리 문서 이미징: 거래문서를 이미지로 관리 전자출판: 글과 그래픽과 사진의 합성 지식업무를 지원하기 위한 정보기술

문서 이미징 시스템 대형스크린 검색컴퓨터 문서상 처리 시스템 레이저 프린터 이미지 스캐너 광드라이브 검색키 화면 출력 문서 스캔 (디지탈화) 프린터 출력 레이저 프린터 이미지 스캐너 색인 및 저장 검색 광드라이브 지식업무를 지원하기 위한 정보기술

그룹웨어 개념 개념적 혼동 범람하는 유사용어 포괄적 정의: 산업계: Notes(?) 학 계: 전자회의시스템 (?) 학 계: 전자회의시스템 (?) 범람하는 유사용어 GroupWare, CSCW*, GDSS**, GSS***, EMS****, Workgroup Computing 등 포괄적 정의: 팀위주로 구성된 조직에서 구성원들이 목표의 원만한 수행을 위해 효과적으로 의사소통 및 정보공유를 할 수 있도록 지원해 주는 네트웍 기반의 정보기술 주) * CSCW : computer supported cooperative work ** GDSS : group decision support systems *** GSS : group support systems **** EMS : electronic meeting systems 지식업무를 지원하기 위한 정보기술

Lotus Notes의 메인 메뉴 지식업무를 지원하기 위한 정보기술

그룹웨어 성과모형 그룹사이즈, 그룹원간 거리, 그룹구성, 그룹응집력 그룹 특성 과제완료를 위해 필요한 팀업무 (의견도출, 대안선택 등), 과제의 난이도 과업 특성 의사결정 과정 성과 조직문화, 시간의 촉박성, 문제의 중대성, 보상구조 조직 상황 의사소통 패턴, 업무수행 방식, 그룹역학 등 효율성, 효과, 만족도 시스템의 사용용이성, 지원모드, 유용성 정보 기술 지식업무를 지원하기 위한 정보기술

그룹웨어 매트릭스 팀을 위한 정보기술지원 동일 시간대 상이 시간대 전자우편 음성우편 전자결재 전자서류함 화상회의 컴퓨터회의 상이 장소 정보센터 팀룸 전자회의실 전자백판 동일 장소 지식업무를 지원하기 위한 정보기술

동일 장소/동일 시간대 그룹웨어 전자회의실 전자백판 구두토의보다는 “전자방식에 의한 토의” 병렬처리에 의한 브레인스토밍 - 다수 아이디어의 도출 익명성 보장 – 논의대상 이슈와 사회적 영향력의 분리 회의시간의 단축, 회의성과의 증대, 참여자의 만족도 증가 정책개발, 문제발견, 의사결정 등에 유용 전자백판 ‘백판’을 통해 아이디어 (문자, 그래픽 등) 공유 설계 등에 유용 지식업무를 지원하기 위한 정보기술

(자료: Ventana’s GroupSystems V) 전자회의시스템 예시 IBM의 전자회의실 아이디어의 효과적인 교환을 가능하게 하는 전자회의 소프트웨어 (자료: Ventana’s GroupSystems V) 지식업무를 지원하기 위한 정보기술

동일 장소/상이 시간대 그룹웨어 정보센터 Team Rooms 조직내의 사용자들에게 자문과 교육과 기술지원을 제공 하드웨어, 소프트웨어, 자문스탭으로 구성 서로 다른 시간대에 정보센터를 찾는 팀원들을 위한 정보교환, 정보공유 기능 제공 Team Rooms 정보센터와 유사함 팀룸을 통한 그룹업무 지원 지식업무를 지원하기 위한 정보기술

상이 장소/동일 시간대 그룹웨어 Instant Messaging 시스템 음성회의시스템 화상회의시스템 인터넷상에서 상대방과 실시간으로 문자방식에 의한 대화를 나눌 수 있는 기술 마이크로소프트사의 MSN Messenger가 대표적인 예에 속함 온라인에 연결된 이용자들끼리 편리하게 대화할 수 있어 기업에서도 이용이 확산됨 음성회의시스템 전화기술을 통한 의견교환 / 토의 의사소통이 음성에만 의존하므로 효과가 제한적 화상회의시스템 “대면효과” 제공 권유나 설득이 필요한 상황에 유용 (의견대립 해소) 회의참석과 관련한 비용 / 시간 절감 지식업무를 지원하기 위한 정보기술

기업 화상 회의실 지식업무를 지원하기 위한 정보기술

상이 장소/상이 시간대 그룹웨어 전자우편/음성우편 전자결재 전자서류함 컴퓨터회의 여러 조직에서 이미 보편화된 그룹웨어 웍플로우 라인을 따라 결재단계 / 절차 축소 전자서류함 “Paperless Office”로 인한 비용효율성 증대 문서의 신속 정확한 검색기능을 통해 고객서비스 향상 컴퓨터회의 시간과 공간의 제약을 초월하는 회의 가능 [DB접근가능] 지식업무를 지원하기 위한 정보기술

전자결재과정의 예시 양식선택 Main Menu 기안문서 Sample 결재문서관리 지식업무를 지원하기 위한 정보기술

전자결재과정의 예시 - 계속 결재선 선택 의견입력 전결규정검색 결재된 문서 지식업무를 지원하기 위한 정보기술

그룹웨어의 기대효과 팀원간의 의사소통, 업무분담, 협력작업 촉진 조직효율성 제고 조직변화의 촉진 시간단축 및 비용절감 업무처리시간, 회의시간, 프로젝트 수행시간, 의사결정시간의 절감 조직변화의 촉진 팀제 중심의 수평적 조직 비지니스 프로세스의 개선도구의 역할 경쟁우위 창출기회 제공 지식업무를 지원하기 위한 정보기술

지식 경영 지식기반 경제의 부상 지식경영의 개념 기업의 성공이 유형자산보다는 무형자산에 의해 더 크게 좌우됨 (예: 물질자산이 적은 Microsoft가 물질자산이 월등히 더 많은 GM보다 회사가치는 훨씬 더 큼) 회사의 성공을 위해 생산근로자보다는 지식근로자가 더 중요한 역할을 담당함 혁신능력, 그리고 제품 및 서비스 개발능력이 기업의 경쟁력에 큰 영향을 미치므로, 지식을 축적하고 활용하는 노력이 더욱 중요해짐 지식경영의 개념 ‘지식경영’이란 끊임없이 비즈니스 지식을 창출하고, 이를 조직 내에 전파하며 또 신속하게 새로운 제품이나 서비스의 개발 혹은 고객서비스의 향상에 적용함으로써 기업 경쟁우위를 창출하는 새로운 경영 트렌드 기업을 ‘학습조직’으로 만들어 지식창출의 토대를 구축하는 데 중점을 둠 기업 구성원들을 각기 지식경영의 주체가 되도록 참여시키는 것이 주요 관건임 지식업무를 지원하기 위한 정보기술

지식관리시스템 지식근로자가 조직의 비즈니스 지식을 창조하고, 정리하며, 공유할 수 있도록 해주는 정보시스템 지식근로자가 조직의 비즈니스 지식을 창조하고, 정리하며, 공유할 수 있도록 해주는 정보시스템 기업이 지니고 있는 지식자원의 가치를 극대화할 수 있도록 해 줌 지식관리시스템의 기술요소 지식창출 / 획득 기술 : 웍플로우, 전자회의, 전자토의포럼 지식공유 / 교환 기술 : 전자문서관리, 그룹웨어, 인트라넷 지식관리시스템 구축의 이슈 CKO (지식담당이사)의 역할 지식중심 조직문화의 조성 (예: 지식창출 및 활용을 유도하는 보상시스템) 지식업무를 지원하기 위한 정보기술