제11장 호텔의 컨벤션과 연회 제 2부 호텔 영업부문의 경영관리 1절 컨벤션과 연회업무의 의의 2절 컨벤션과 연회의 종류                                  호텔의 컨벤션과 연회 1절 컨벤션과 연회업무의 의의 2절 컨벤션과 연회의 종류 3절 연회예약 업무 4절 연회장의 서비스상품 5절 연회서비스와 사후관리 1/24

국제교역, 교육, 정치, 문화, 예술, 경제, 외교, 과학, 사회적 측면에서 다국적간의 교류가 해마다 증대 제 11 장 호텔의 컨벤션과 연회 제 1 절 컨벤션과 연회업무의 의의 1. 호텔의 컨벤션과 연회의 개념 국제교역, 교육, 정치, 문화, 예술, 경제, 외교, 과학, 사회적 측면에서 다국적간의 교류가 해마다 증대 교류는 컨벤션이라는 회합을 통해 얼굴을 마주보고, 입장을 밝히고, 토론하고, 상호이해 하는 한마당 컨벤션은 연회, 워크샵, 현지문화와 관광 프로그램 등이 접목됨 가끔 전시와 함께 이뤄지며, 참가자는 새로운 장비와 부품들을 전문가 의 입장에서 살펴 봄 주체자의 얼굴을 마주보며 대화할 수 있는 기회를 가지고, 아이디어를 상호 교환하여 생산적이고, 효율적인 업무를 이행하게 됨 2/24

제 11 장 호텔의 컨벤션과 연회 컨벤션은 호텔의 영업활동에 중요한 대상. 초대형 호텔들은 컨벤션 시설을 갖추고, 성공적으로 진행할 수 있는 인적, 물적자원을 확보하고 있음 국제화, 세계화의 시대에 컨벤션은 호텔 매출의 수익원으로 자리 메김 호텔에서 연회의 의미는 잔치, 각종 회의, 전시회, 세미나, 패션쇼, 디너쇼 등 다목적의 의미도 포함하고 있으며, 수 천명의 인원을 수용할 수 있고, 각종 행사 시 공간을 대여하거나 식음 료를 판매하는 식음료영업부문의 대규모 영업장임 객실매출이나 커피숍 등의 타 업장에 영향을 미치고 홍보 및 판촉효과도 좋아 호텔 전반에 공헌도가 높음 따라서 연회고객 유치를 위해 별도의 연회판촉부서를 두어 전문적 활동 3/24

제 11 장 호텔의 컨벤션과 연회 2. 컨벤션 유치의 효과 객실을 비롯하여 식음료/부대시설/세탁/ 쇼핑/각종 입장료 수입 등에 기여 대형 행사의 유치는 높은 객실점유율과 체류기간을 늘릴 수 있고, 이로 인해 고정경비인 인건비 절약이 가능 비수기의 대형행사 유치는 완만한 영업상황을 상승세로 치켜 올림 행사관련 비즈니스는 단골고객 창출에 큰 도움을 주며, 이러한 행사가 자주 반복되면 호텔의 영업이 크게 활성화 됨 컨벤션 참가자는 일반적으로 동반자는 부대시설 영업과 쇼핑 판매 증대 전시회가 수반되는 컨벤션은 규모가 크고, 외부인의 호텔이용을 유도 4/24

<그림11-1> 컨벤션/연회부서의 조직도 제 11 장 호텔의 컨벤션과 연회 3.컨벤션의 조직과 역할 1) 컨벤션과 연회부서의 조직 <그림11-1> 컨벤션/연회부서의 조직도 5/24

2) 컨벤션과 연회부서의 역할 제 11 장 호텔의 컨벤션과 연회 (1) 컨벤션 판촉지배인: 전시컨벤션, 기업회의, 협회회의, 결혼식 및 가족모임 (2) 컨벤션 예약지배인: 예약접수와 원활한 연회장 행사의 행정지원 (3) 연회부서장: 연회업무를 총괄 (4) 연회서비스 지배인: 현장 Lay-out과 행사진행 (5) 연회장 캡틴: 현장서비스의 실무책임자 (6) 연회장 웨이터와 웨이트리스 : 행사장 정리정돈, 연회서비스, 각종 기물과 장비관리 6/24

제 11 장 호텔의 컨벤션과 연회 <그림11-2> 고객 파일 7/24

제 11 장 호텔의 컨벤션과 연회 제2절 컨벤션과 연회의 종류 ☞ 컨벤션의 종류: 정부회의, 기업회의, 협회회의 등 ☞ 국제회의 ① 국제기구에 가입한 단체: 회의로 당해 회의에 5개국 이상, 300인 이상, 그 중에 외국인 100명 이상, 3일 이상 개최 ② 국제기구에 가입하지 않은 단체 : 외국인 150인 이상, 2일 이상 진행 정부회의: 외교통상부가 주관부서가 되어 정부를 대표하는 각급 인사를 국제기구, 정부간의 회의에 참여하게 하고, 이들이 모여 관련 사항을 논의하는 회의 기업회의: 관련기업들이 상호이익과 공동의 발전을 모색하고, 관련 정보 를 교환하기 위해 한 자리에 모여 협의 하고 토론하는 회의 협회회의: 주로 비영리단체가 상호 공동관심사를 논의하기 위해 정기적, 비정기적으로 회합 8/24

◈ 호텔에서 치루어지는 각종 연회: 컨벤션과 관련된 각종 연회 국내 단체의 월례회, 정기총회, 회장단 이취임식, 송년모임, 제 11 장 호텔의 컨벤션과 연회 ◈ 호텔에서 치루어지는 각종 연회: 컨벤션과 관련된 각종 연회 국내 단체의 월례회, 정기총회, 회장단 이취임식, 송년모임, 신년하례식 등 각종 단체의 회의와 연회 각 학술단체에서 주관하는 컨퍼런스, 세미나, 워크샾 등의 학술회의 각종 기업이나 협회에서 주관하는 임원회, 지역장회의, 대리점장회의, 협력업체회의, 상품설명회, 협회모임 각종 교육 등과 각종 지방자치단체의 모임 등이 있음 ☞ Convention planner 9/24

1) 컨벤션(Convention) 2) 컨퍼런스(Conference) 제 11 장 호텔의 컨벤션과 연회 1. 회의의 종류 1) 컨벤션(Convention) 2) 컨퍼런스(Conference) 3) 콩그레스(Congress) 4) 회의(Meeting) 5) 심포지움(Symposium) 6) 포럼(forum) 7) 패널토의(Panel discussion) 8) 세미나(Seminar) 9) 강연(Lecture) 10) 워크샵(workshop) 11) 원격회의(teleconference) 10/24

제 11 장 호텔의 컨벤션과 연회 <그림11-3> 컨벤션 룸 배열 11/24

2. 연회의 종류 제 11 장 호텔의 컨벤션과 연회 1) 컨벤션 연회: 오찬, 만찬, 리셉션, 칵테일 파티 등 2) 기업연회와 사회단체연회: 창업 축하연, 창립기념일, 신년하례, 전략회의 3) 가족연회: 약혼식, 회갑잔치, 칠순잔치, 돌잔치, 생일잔치, 결혼기념일 등 연회목적에 맞는 데코레이션과 연주가 따름 4) 이벤트 연회: 전시회, 패션쇼, 콘서트, 디너쇼, 각종 콘테스트 등으로 주제 에 맞는 음식, 데코레이션, 복장을 요구 5) 칵테일 파티: 청량음료, 와인, 칵테일 + Canape 6) 출장연회: 주최측이 원하는 장소에서 연회 및 식음료 서비스 12/24

제 11 장 호텔의 컨벤션과 연회 제3절 연회예약 업무 컨벤션과 연회예약의 접수는 컨벤션 기획사와 기업들에 의해 예약이 이루어지며, 그 외의 연회는 고객이 직접 내방하거나 전화, 팩스, 인터넷 등으로 접수하게 되며, 이는 연회판촉지배인의 활동에 의해 성과가 나타남 ● 예약서에 기록되는 주된 내용 ① 컨벤션기획사와 기업체를 위한 견적서 작성 ② 연회일시 ③ 연회장소 ④ 제공될 식음료 협의 ⑤ 안내판 내용 협의 ⑥ 선수금의 수령 ⑦ 연회행사지시서(Function Order)의 작성과 배부 ⑧ 예약의 취소와 변경 ☞ P326 표11-1 참조 13/24

1. 식음료 서비스 제 11 장 호텔의 컨벤션과 연회 제4절 연회장의 서비스 상품 1. 식음료 서비스 연회장에서는 호텔 내의 식음료 영업장에서 취급하는 모든 메뉴를 서비스할 수 있으나 조리부서 시스템 및 서비스 인력, 매출과 이익을 고려하여 고객에게 제안 1) 식사서비스 상품 (1) 조찬메뉴 (2) 정찬과 만찬메뉴 (3) 뷔페메뉴(착석뷔페와 입석뷔페) (4) 칵테일 리셉션의 식사 메뉴 (5) 티파티 메뉴 (6) 커피 휴식 메뉴 (7) 출장연회메뉴 14/24

부가되는 요금을 설치 시간으로 계산하는 방법과 소모된 음료의 량으로 계산하는 방법이 있음 제 11 장 호텔의 컨벤션과 연회 2) 음료서비스 상품 연회석상에서의 음료는 테이블 위에 원하는 품목과 수량을 진열하는 ‘Table Service Bar’와 고객이 직접 품목을 주문하는 ‘Bar Service’가 있음 전자는 주로 정찬과 Seating Buffet에서, 후자는 Standing Buffet와 Cocktail Reception에서 이루어짐 각종 연회에 설치되어 서비스되는 바에는 호텔브랜드와 국내산브랜드의 음료로 구성되는 ‘Standard Bar’와 수입음료로 구성되는 ‘Deluxe Bar’로 구분함 부가되는 요금을 설치 시간으로 계산하는 방법과 소모된 음료의 량으로 계산하는 방법이 있음 15/24

제 11 장 호텔의 컨벤션과 연회 2. 각종 회의실과 기자재 의 대여 1) 연회장 대여: 공간 대여로 각종 연회장, 전시실, 이벤트 등을 개최 2) 기자재 대여: 일반기자재, 시청각 시스템, 조명 시스템 일반 기자재: 안내판, 조립식 무대, 무대위 붉은 카페트, 포디엄, 렉턴, 플립차드, 소형화이트보드, 흑판, 댄스플로어, 번호봉, 피아노, 각국의 국기 (2) 시청각 시스템: 각종 마이크(Microphone), 18㎜ Motion Picture, Overhead Projector, Reel to Reel Recording System, Video Beam Projector, Video Camera & VHS Recorder, Slide Projector, Laser Pointer & Electric Pointer, Portable Screen & Automatic Screen, Multi-vision, Simultaneous Translation System, Walki-Talki, Turntable & Cassette Deck (3) 조명 시스템: Pin Spot Light, Long Pin Spot Light, Border Light, Horizontal Light, Mirror Ball, 무대를 중심으로 번쩍거리는 Strobe Light, Fog Machine 등 3. 기타: 꽃꽂이, 사진, 케잌, 아이스카빙 등 16/24

제 11 장 호텔의 컨벤션과 연회 제5절 연회서비스와 사후관리 1. 연회장의 테이블 배열 ☞ 연회는 컨벤션을 축하하는 공식적인 행사 → 메너와 에티켓에 의해 진행 되며, 행사의 종류와 인원에 따라 철저히 준비 원형테이블(Round Table Shape) 2) 타원형 배열(Oval Shape) 3) T형 배열(T-shape) 4) E형 배열(E-Shape) 5) I형 배열(I-Shape) 6) U형 배열(U-Shape) 7) 사각형 배열(Square-Shape, Hollow-Shape) 8) 극장식 배열(Theater-Style) 9) 교실형 배열(Class-Style) ☞ Head Table 에는 drapes를 붙여 고객이 다리가 보이지 않게 함 17/24

2.연회고객의 좌석 배치 제 11 장 호텔의 컨벤션과 연회 ☞ 컨벤션에 따른 연회는 음식, 분위기, 의전, 무대행사가 매우 중요함. 따라서 명패비치, 격식에 맞는 안내, 식전행사, 즐거운 식사 준비로 호텔품격 ↑ 연회는 주빈이 있는 경우와 주빈이 없는 경우 주빈이 부부 참석하는 경우, 주빈이 혼자 참석하는 경우를 구분하여 좌석을 배치 주빈의 자리는 테이블의 중앙이 되며, 출입문의 반대편에서 출입문을 향해 배열. 부부가 참석할 때는 부인은 남편의 왼쪽에 앉는 것이 예의이며, 주빈이 없는 연회의 I형 테이블에는 부부가 각각 마주보면서 반대편 테이블에 앉게 됨 또한 공동주최의 만찬에는 각각의 부부가 마주 앉고 부인은 남편의 왼쪽에 앉으며, 초청고객은 그 옆으로 앉게 됨 모든 식음료 서비스는 주빈을 중심으로 먼저 서비스하게 됨. 18/24

제 11 장 호텔의 컨벤션과 연회 <그림11-5> 연회장 좌석배치도 19/24

☞ 연회서비스는 많은 참석자에게 같은 서비스를 동시에 진행 해야 하므로 서비스에 필요한 인원을 충분히 확보하고, 리 제 11 장 호텔의 컨벤션과 연회 3. 연회서비스 방법 ☞ 연회서비스는 많은 참석자에게 같은 서비스를 동시에 진행 해야 하므로 서비스에 필요한 인원을 충분히 확보하고, 리 허설을 거쳐 차질이 없도록 하며, 연회의 성격에 따라 준비 와 서비스 방법을 다르게 하기도 함 1) 식음료 제공 시 서비스 방법 칵테일 리셉션 - 칵테일 리셉션은 정식 전에 실시하거나 정식과 겸해서 이행 - 정식 전의 칵테일 리셉션은 대개 본 연회장 앞의 복도나 별 실을 이용하며 음식은 간단한 오드블 정도, 바는 인원의 규 모에 따라 적당한 위치에 2~4곳에 설치 20/24

- 연회지배인은 사전에 서비스 요원들에게 담당구역을 정하고, - 코스의 음식은 전체인원에게 동시에 서브되어야 하므로 캡틴 제 11 장 호텔의 컨벤션과 연회 (2) 정식코스 서비스 - 연회지배인은 사전에 서비스 요원들에게 담당구역을 정하고, - 코스의 음식은 전체인원에게 동시에 서브되어야 하므로 캡틴 이나 지배인이 주빈부터 서브하는 것을 신호로 동시에 맡은 구역을 서브 - 지배인은 코스가 진행되는 상황을 면밀히 관찰하고, 전체의 흐름에 맞춰 캡틴에게 신호를 보내고 웨이터와 웨이트리스는 그 동작에 맞춰 서브를 진행 ☞ 무선 워키토키 활용 21/24

- 가족연회는 결혼피로연, 약혼식, 회갑연, 수연, 돌잔치, 축하 연 등이 주종을 이루게 됨. 제 11 장 호텔의 컨벤션과 연회 (3) 가족연회 - 가족연회는 결혼피로연, 약혼식, 회갑연, 수연, 돌잔치, 축하 연 등이 주종을 이루게 됨. - 가족연은 의식, 식사, 여흥이 따르게 되므로 행사준비, 필요 기자재 등을 철저히 준비. ← 방명록 준비 2) 회의실의 서비스 방법 회의는 사전에 Banner, Sign Board, 명찰, 방명록 등을 준 비하고, 기자재의 작동을 점검해 둠 또한 행사장의 규모에 따라 1~2명의 서비스접점요원을 배치 하여 주최 측의 담당자로부터의 돌발적인 주문사항에 대처 Coffee Break 시간에 맞춰 커피, 주스, 생수, 다과 준비하고, 고객이 회의장 밖으로 나왔을 때 행사장 정리와 생수를 보충 22/24

출장연회는 고객이 원하는 장소나 시간에 따라 행하여지는 행사이므로 요리, 음료, 식기, 테이블 행사에 필요한 식음료 제 11 장 호텔의 컨벤션과 연회 3) 출장연회 서비스 방법 출장연회는 고객이 원하는 장소나 시간에 따라 행하여지는 행사이므로 요리, 음료, 식기, 테이블 행사에 필요한 식음료 와 기물을 고객이 원하는 장소에 제 때 운반하여 서비스 출장연회 담당자는 사전에 현장을 답사하여 테이블의 레이 아웃을 설계하고, 음식과 장비의 이동에 필요한 동선을 체크 호텔의 외부로 나가는 물품은 반출증을 작성하여 부서장의 결재를 득하여 안전관리부서에 제출한 후 호텔을 출발하고, 귀사 후에도 이러한 방법에 의해 제자리에 둠 23/24

행사를 진행한 지배인이나 캡틴이 계산서를 발급하고, 대금 을 고객으로부터 수령하여 프론트데스크 에이전트, 또는 제 11 장 호텔의 컨벤션과 연회 4) 연회 종료 후의 정리 업무 계산서 발급과 후불관리 행사를 진행한 지배인이나 캡틴이 계산서를 발급하고, 대금 을 고객으로부터 수령하여 프론트데스크 에이전트, 또는 식음료부서의 영업장 회계원에게 입금을 시키게 됨 (2) 기물과 테이블의 정리 행시가 끝나면 고객의 환송을 마친 후, 수거용 트올리를 사 용하여 기물과 집기, 남겨진 음식, 일반쓰레기 등을 분리하 여 수거하게 됨 의자는 8개씩 쌓아서 이동에 용이하게 적재함 24/24