전자계약 시스템 사용자 매뉴얼 구매팀

1. 전자 계약 시스템 1. 전자 계약서란? 2. 전자 계약서 효과는? 3. 전자 서명의 법적 보호? 기업간 상거래에는 항상 상호 계약이 완료되어야 기업간의 상거래가 발생하는데, 종전에는 계약서를 작성하여 쌍방간에 계약서에 필요한 서류를 구비하고 필요에 따라서는 수입인지를 첨부하여 계약서에 날인 후 각각 계약서를 보관합니다. 이러한 계약 행위의 모든 업무를 인터넷을 통하여 계약서를 작성하고 날인(전자서명)하여 종전의 계약 업무와 동일한 법적인 보호를 받게 하는 것이 전자 계약서 입니다. 2. 전자 계약서 효과는? 계약서에 날인 전에 계약서의 내용,첨부 서류,기타 필요한 내용을 인터넷으로 쌍방간에 조회를 하여 쌍방간에 합의를 하고,계약서에 이의가 없으면 쌍방간 인터넷에서 날인(전자서명)을 하므로 업체에 방문하는데 소요되는 경비,시간을 최대한 절감을 할 수 있으며, 종전에 계약서에 첨부하는 수입인지세 감면의 세제 혜택이 있습니다. 3. 전자 서명의 법적 보호? 전자 상거래의 활성화와 시장보호를 위한 공인 인증 기반의 ♦ 1999년 2월 전자 서명 법안 발효 – 법적인 보장 ♦ 인지세 감면 혜택 발효 – 인지세법 ♦ 전자 거래 기본법 개정이 되어 공인 인증서 기반에서 체결한 전자 서명은 계약서에 날인한 인감 도장과 동일하게 처리

2. 전자 입찰 계약 시스템 Flow 상세 절차 설명 DB HiTek 협력사 DB HiTek 계약의뢰 협력업체 계약업무 처리 입찰의뢰 견적의뢰서접수 개찰 견적작성 유찰 업체선정 상세 절차 설명 결과조회 계약서작성 DB HiTek 계약의뢰 : ㈜DB하이텍의 계약담당자(구매담당자)가 계약서 작성을 하여 계약을 의뢰함 E-Mail에 해당 업체로 발송되고, 해당업체는 Login하여 계약서 체결 매뉴에서 확인 가능 내부결재 협력업체 계약업무 처리 [전자서명] : 해당 협력업체는 계약서확인, 첨부파일을 확인하고, 전자서명을 함. E-Mail로 담당자에게 메일로 발송이 되어 계약서 작성 매뉴에서 해당 건 상태를 확인 계약의뢰 전자서명 전자서명 계약요청 DB HiTek 전자서명 : 해당 협력업체의 정보를 확인하고 전자 서명 처리하여 계약 체결이 완료됨. E-Mail로 업체 계약 담당자에게 계약완료 확인 메일 발송 전자서명 계약서 조회 : ㈜DB하이텍과의 계약 완료 건 조회 완료된 계약서는 DBHiTek 전산 시스템에 보관됨. 협력업체에서도 보관이 필요시 Download하여 보관

3. 전자입찰 계약시스템 이용방법 CONTENTS 1. 체결대상 계약서 조회 2. 계약서 상세조회 및 정보등록 3. 협력업체 계약 서명 4. 협력업체 서명계약서 조회 5. 계약서 상세 조회 6. 체결 완료된 계약서 조회 7. 체결 완료된 계약서 상세조회 8. 계약 변경 대상 계약 조회 9. 계약 변경 동의서 조회 10. 계약변경 동의서 서명

3.1 체결대상 계약서 조회 2. 항목설명 분류 : 계약유형 분류 품목구분 : 계약 품목 유형 구분 Tracking No : 계약서의 Tracking No 계약서 번호 : 계약서 문건 번호 계약서명 : 계약서의 계약 명칭 등록일 : 계약 작성일자 상태 : 계약 진행상태 3. 버튼 설명 Search : 계약목록을 조회한다. 계약서번호 : 해당 계약서의 상세 내용을 조회한다. 1. 화면설명 ㈜ 동부하이텍과 체결 진행중인 계약서를 조회하는 화면 메뉴 : 계약관리  계약서 체결

3.2 계약서 상세조회 및 정보등록 1. 화면설명 계약 진행중인 계약서의 상세보기 메뉴 : 계약관리  계약서체결  계약번호 클릭 2. 화면기능 계약서 보기 계약서반려 계약서 인쇄 3. 버튼설명 LIST : 계약대상 목록 서명 : 계약서 협력업체 서명 거부 : 계약내용 반려 화면 표시 인쇄 : 계약 내용 인쇄 계약서/약관 : 갑지와 을지의 내용을 본다

3.3 협력업체 계약 서명 2. 화면기능 협력업체에서 계약서 내용 확인 후 해당 계약서에 전자서명을 한다. 3. 버튼설명 인증서 암호 입력 확인 : 인증기관에서 법인인증서를 검사하여 이상이 없으면 본사시스템에 전자 서명된 파일이 저장됨 1. 화면설명 체결 대상 계약서에 서명하기 메뉴 : 계약관리  계약서체결  계약번호 클릭  서명버튼 클릭

3.4 협력업체 서명계약서 조회 2. 화면기능 협력사에서 서명한 계약서를 조회한다. 계약서의 진행상태에 따라 미 열람, 열람, 업체서명 상태를 확인할 수 있다. 3. 버튼설명 분류 : 계약유형 분류 품목구분 : 계약 품목 유형 구분 Tracking No : 계약서의 Tracking No 계약서 번호 : 계약서 문건 번호 계약서명 : 계약서의 계약 명칭 등록일 : 계약 작성일자 상태 : 계약 진행상태 1. 화면설명 협력사 서명이 완료된 계약 조회 메뉴 : 계약관리  계약서체결

3.5 계약서 상세 조회 1. 화면설명 협력사 서명이 완료된 계약의 상세조회 메뉴 : 계약관리  계약서체결  계약번호 클릭 서명인증서 Hash 값 2. 버튼 설명 LIST : 진행중인 계약목록 인쇄 : 계약서 내용 인쇄 창 display

3.6 체결 완료된 계약서 조회 2. 화면기능 양자서명이 완료된 계약서를 조회한다. 협력사가 서명한 계약서에 대해 ㈜DB하이텍에서 서명을 완료하면 메일로 통보가 되고 계약서현황 메뉴에 해당 계약이 등록된다. 3. 항목설명 발생일 : 계약기간 시작일 계약완료일 : 계약기간 종료일 4. 버튼설명 계약서 번호 : 체결된 계약서의 상세 내용을 조회한다. 1. 화면설명 ㈜DB하이텍과 협력사 양자서명이 완료되어 체결된 계약서 조회 메뉴 : 계약관리  계약서 현황

3.7 체결 완료된 계약서 상세조회 1. 화면설명 완료된 계약서 조회화면 양자서명이 완료되면 양사의 인증서 Hash값이 계약서에 표시된다. 2. 화면기능 체결된 계약서 조회 계약서 검증, 계약서 파일을 사용자 PC로 내려받기 계약서 내용 인쇄 3. 버튼설명 계약서검증 : 계약서의 양사 인증서 데이타와 계약서 서명Hash 값을 인증기관을 통해 검증한다. 계약서 내려받기 : 서명값이 표함 된 계약서원본과 인쇄용 계약서를 사용자 PC에 저장한다. 인쇄 : 계약서 내용을 인쇄하는 창을 display한다.

3.8 계약변경 2. 화면기능 변경계약을 체결할 계약서의 변경동의서를 Display한 후 해당 내용에 서명한다. 3. 버튼설명 서명 : Click하면 변경동의서가 Display. 1. 화면설명 DB HiTek과 계약변경에 대한 협의가 완료된 계약의 변경동의서를 서명한다. 메뉴 : 계약관리  계약서변경

3.9 계약변경 2. 화면기능 변경동의서의 내용을 확인 한 후 동의서에 서명을 한다. 3. 버튼설명 서명 : 인증서 서명 1. 화면설명 변경동의서 조회 메뉴 : 계약관리  계약서변경  변경동의서 서명클릭

3.10 계약변경 2. 화면기능 변경동의서를 법인인증서로 서명한다. 변경동의서에 서명이 완료되면 ㈜DB하이텍에서 기존 계약서의 내용 을 근거로 새로운 계약을 작성하여 업 체로 송부되고 신규 계약작성과 동일 한 방법으로 계약을 체결한다. 3. 버튼설명 확인 : 인증서 암호를 입력하고 서명을 한다. 1. 화면설명 변경동의서 서명 메뉴 : 계약관리  계약서변경  변경동의서 내용 조회  서명클릭