성공적인 시간관리 전략 Wisdom21 강사 양승경 (yang@wisdom21.co.kr) Management Consulting www.wisdom21.co.kr

시간의 가치 서울에서 부산까지의 교통비용 비행기 고속철도 새마을 고속버스 비행기 요금이 제일 비싼 이유는?

시간활용의 효과성 자기진단 1.하루의 일을 시작하기 전 준비와 계획에 우선적으로 시간을 할애한다. 0 거의 하지않는다 1 가끔 2 종종 한다 3 거의 항상 한다 2. 위임 가능한 일은 무엇이나 위임한다. 3. 일의 과제, 목표, 기한을 서면으로 확정한다. 4. 모든 문서는 한 번만 정성스럽게 작성한다. 5. 일의 우선 순위를 정하여 가장 중요한 것부터 실행한다. 6. 불필요한 전화, 예정되지 않는 방문자와의 면담, 갑자기 소집되는 회의를 멀리한다. 7. 자신의 하루 일과를 조정하여 일한다. 8. 긴급한 일과 돌발적인 일이 생겨도 당황하지 않도록 시간계획 중에 여유를 가지고 있다. 9. 본질적인 문제에 집중이 가능하도록 자신의 활동을 조정하는 데 마음을 쓰고 있다. 10.가장 중요한 일이 있는 경우에는 누군가가 시간을 내 달라고 해도 “아니오”라고 대답한다.

시간활용의 효과성 자기진단 0 ~15 점 : 게세라세라형(시간파괴형 인간) 자신의 시간계획이 없으므로 다른 사람들에게 휘둘리고 있다. 우선 리스트를 만들어 시간을 인식하는 습관이 필요하다. 16~20 점 : 전시적 시간관리형(시간소비형 인간) 자신의 시간을 관리하려고는 하나 인식대비 행동이 부족하다. 21~25 점 : 효율적 시간관리형(시간활용형 인간) 시간관리를 잘하고 있다. 25~30 점 : 성공적 시간관리형(시간창조형 인간) 시간을 잘 활용하고자 하는 사람에게 당신은 이상적인 선생이다.당신의 시간관리 경험을 타인에게 전수하라.

시간의 관점 AION(아이온) 모든 사람이 공통적으로 느끼는 동시적이며 수평적인 개념의 시간 2. CHRONICUS(크로니쿠스) 수직적 개념의 시간으로 과거에서 현재 그리고 미래로 이어지는 역사적 시간 3. KAIROS(카이로스) 상황적 시간,혼돈의 시간을 뜻하는 철학적 시간으로 신의시간,주관적 시간을 의미

인간의 시간소비구조 70세 기준으로 한 사람의 일생 줄 서는데 5년 6개월 신호등 대기 우편함 여는데 8개월 물건 찾는데 1년 전화 바꿔 주는데 2년 가사 4년 먹는데 6년 하루 8시간을 자면 수면은 23년 먹고 자고 줄 서는데 등에 43년 쓰고 나면 자기가 사용가능한 시간이 하루에 9시간 정도

시간관리 전략의 정의 시간의 효율적인 사용 목표달성이 가능하도록 도와 주는 것 자신의 인생조정 목표지향적이며 체계적,계획화 된 과업의 추구 자신행동의 통제 업무의 우선순위 분류 시간의 지배 생산성의 향상

시간관리와 시간전략의 차이 구 분 시 간 관 리 시 간 전 략 사회적 통념 촌음을 아껴써라 시차는 금이다 시간의 중심 구 분 시 간 관 리 시 간 전 략 사회적 통념 촌음을 아껴써라 시차는 금이다 시간의 중심 기업에 중심 고객에 중심 시간의 범위 내 부 외 부 기대효과 효율성 효과성 목 표 비용절감 근로시간확대 생산성 증대 경쟁우위 고객만족 부가가치창출 방 법 (예) 시간낭비 제거 납기단축 노동강도향상 시간창조 Network 하이테크 활용

시간중시 기업의 특징 구 분 전통적 기업 시간중시기업 업무의 관점 기능향상 부서별 작업 비용절감 작업중심 내부지향 구 분 전통적 기업 시간중시기업 업무의 관점 기능향상 부서별 작업 비용절감 작업중심 내부지향 전체시스템과 흐름을 중시 업무의 계속적 흐름 시간절감 연결중심 고객지향 정보관리 전문가 중심 중앙통제형 피드백 느림 내부정보처리 중심(MIS) 팀원간 정보공유 분산형 피드백 빠름 내외부 연결중심(SIS) 성과측정 비용이 척도 재무결과 중시 개인별 부서별 기업이 평가 시간이 척도 과정 및 결과 중시 팀별(SBU,CU) 고객이평가 조직구조 피라미드 구조 권한의 집중 경직성(계층형) 통합화 중시 네트워크형 권한의 분산 유연성(팀제) 현장 위주의 분산화

왜 시간관리 전략인가? QWL 의식의 변화 근무 강도 구인난 근로 기준법 시간관리 전략 사기 앙양 주 5일 근무제 기업 이미지 향상 국제화 생산성 향상

시간의 낭비요인 외 적 요 인 내 적 요 인 1.문제의 불완전한 정보 1.한번에 많은 일을 하려는 것 2.문제의식을 갖지 못한 종업원 2.비현실적인 시간계획 3.비효율적인 전결체제 3.지연 4.전화 4.사용가능한 도구부족 5.관행에 의한 일상업무 5.남의 말을 안 듣는 것 6.점심 6.자기가 모든 것을 하려는 것 7.방해 7.거절을 못하는 것 8.회의 8.남에게 일을 시키기 싫어함 9.우선순위 결여 9.권리없는 책임의 위양 10.모험적 경영 10.누구에게나 간섭하는 것 11.부하에 대한 개인적 배려 11.벼락식 의사결정 12.외부활동 12.명령계통의 무시 13.의사소통 부족 13.남에게 대한 비난 14.실수 14.개인적 외적 활동

시간단축의 장·단점 장 점 단 점 1. 양질의 노동력 1. 인원의 증가 2. 효율적 업무수행 2. 생산,판매량의 감소 3. 사기앙양 3. 가동율 저하 4. 종업원 정착율 향상 4. 고용의 유연성 부족 5. 업무강도의 충실 5. 업무의 부실화 6. 기업이미지 제고 6. 근무절대 시간의 부족

시간관리 전략의10대 장점 1. 시간의 낭비 배제 2. 일의 진행 방식 개선 3. 가장 좋은 결과의 입수 4. 당황 또는 스트레스의 감소 5. 일에 대한 만족도 향상 6. 고차원의 동기발생 7. 고도의 일에 도전할 자질 8. 업무와 업적에의 중압감 감소 9. 일에 있어 실수의 감소 10. 공,사간의 가장 좋은 결과의 획득

시간관리 전략의 업무 사이클상 위치 초(超)시간의 세계 속(屬)시간의 세계 사고의 차원에서 행동의 차원으로 경 영 이 념 경 영 이 념 경 영 비 전 경 영 방 침 경 영 목 표 과 제 방 침 시 간 배 분 업 무 계 획 혁 신 행 동 목 표 관 리 사고의 차원에서 행동의 차원으로

업무의 시간별 로스 실제투입시간 부가가치 업무시간 비부가가치 시간 일상적으로 하는 습관 업무를 실제 수행하는 시간 사람 불만, 의욕부족, 관행에 의한 업무손실(지각, 잡담,개인용무등) LOSS 효율적인 업무처리 시간 방법 최선의 업무절차가 있으나 지식,이해부족,이기주의,관행 등으로 무시하거나 거부하는 것 LOSS LOSS 경영성과 창출 시간 목적 전사적 고객만족이라는 가치제공의 목적과 개념이 결여되어 나오는 손실 (과잉지원,중도폐기,견제 업무 등)

업무 유형별 시간전략의 방향 1. 기본업무 : 간소화 Output Input 2. 관리업무 : 중점화 Output 3. 기획업무 : 과제설정과 해결 Input

업무 생산성의 개념 1. 업무의 간소화 Output = 업무의 효율화 Input 2. 관리의 강화 성과의 향상 Output 현상의 관리수준 현재 인원 = Input 여 력

업무수행 시간의 두 유형 1. S형(Standard Time) 2. T형(Target Time) 업무수행 시간의 두 유형 1. S형(Standard Time) ○ 업무의 발생빈도와 처리건수가 증가함에 따라 소요시간도 증감하는 업무 ○ 업무 처리에 기준이 되는 표준적인 시간의 설정이 가능 예) 전표처리 업무.입력업무 2. T형(Target Time) ○ 업무별로 투입시간을 사전 결정하여 소요시간의 예측이 가능 ○ 투입시간과 마감시간을 사전에 결정한 후 착수하여야 할 업무 예) 회의 ,협의,검토 등

성공적인 시간관리 전략 7 스킬 항목 열거력 ○ 구체적 상세한 일의 단위 공수 견적력 3. 순서 구성력 ○ 반드시 해야 할 일을 열거 공수 견적력 ○ 어느 정도의 시간이 소요될 것인가? ○ 시간배분의 우선순위 부여 ○ 표준시간은 일의 단위당 시간과 건수를 견적 ○ 목표시간은 처리기한을 고려 견적 3. 순서 구성력 ○ 최적의 순서 ○ 해야 할 항목의 성격을 유형별로 나누어서 대응을 고려 ○ 리듬을 고려 ○ 납기를 의식하여 착수의 시기를 선택

성공적인 시간관리 전략 7 스킬 4. SPOT 대응력 ○ 일정에 여유를 둘 것 5. SPOT 감소력 6. 선행 계획력 ○ 지나친 여유는 삼갈 것 ○ SPOT 업무를 모두 자신이 처리한다는 생각을 말것 5. SPOT 감소력 ○ 발생 가능한 SPOT 업무를 사전에 예방 6. 선행 계획력 ○ 미래의 일까지 예방 7. 일정 준수력 ○ 수립된 계획은 반드시 지킨다.

시간활용의 습관 구 분 즉시 검토 의지 나쁜 습관은? 좋은 습관은? 기상 출근 회의 협의 서류작성 연락 정보수집 약속 결재 구 분 즉시 검토 의지 기상 출근 회의 협의 서류작성 연락 정보수집 약속 결재 검토 등 회사 퇴근 집 나쁜 습관은? 좋은 습관은?

시간의 창조기술(1) 파렛토의 원칙 시 간 성 과 20%의성과 소비한 시간의 80% 2차적인 많은 과제 80%의 성과 시 간 성 과 소비한 시간의 80% 2차적인 많은 과제 20%의성과 80%의 성과 소비한 시간의 20% 중요한 몇 개의 과제

시간의 창조기술(2) 아이젠 하워 그리드 고 긴급도 저 본인즉시처리 차후처리 중요도 위 임 쓰레기통 저

시간의 창조기술(3) ABC 분석 A B C 일의 가치 (성과) 100% 15% 85% 20% 65% 65% 일의 분량 (비용) A B C 15% 35% 100%

시간의 창조기술(3) ABC 분석에 의한 일의 통제 A급 B급 C급 최고 중요 보 통 중요하지 않음 모든 일의 15% 보 통 중요하지 않음 모든 일의 15% 가치의65% 비중 모든 일의 20% 가치의 20% 모든 일의 65% 가치의 15% 스스로 수행 위임 불가 전략적 계획과 기한 정함 위임,감소,취소

시간의 창조기술(4) 권한위임 위 임 상 사 부 하 업무 권한 책임 + + 집 행

시간절약의 방법 3가지 유형 1. 형태로 보는 시간 형 태 시간절약의 기본자세 가. 독자시간 형 태 시간절약의 기본자세 가. 독자시간 (1) 중점관리 (2) 목표관리 (3) 자기단련 나. 대인시간 (1) 시간설정 (2) 사전준비 (3) 목적의식 다. 대물시간 (1) 정리정돈 (2) 방법개선 (3) Skill향상 라. 이동시간 (1) 대체수단 (2) 빈도삭감 (3) 활용

성공적인 시간전략 2. 계획성으로 보는 시간 안정된 시간을 보내기 위해서는 자신의 행동을 예측해 계획화 된 대책을 수립 형 태 형 태 시간절약의 기본자세 가. 계획시간 계획된 것이 잘 되도록 사전준비를 확실히 예상되는 장애에 대해서는 필히 대책을 수립 나. 대응시간 대응시간의 삭감, 계획시간의 비율을 올리는 것이 절약의 출발점,계획에 의해 행동을 습관화(시간전략 7스킬)

성공적인 시간전략 3. 자율성으로 보는 시간 타인으로부터 반복되는 것을 방지하기 위해서는 자신의 활동에 자율성을 강화시킨 대책 수립 형 태 시간절약의 기본자세 가. 자율시간 목표달성에 우선도가 가장 높은 곳에 중점적 으로 시간을 투입하는 것 보다 자율시간의 유효활용을 도모 나. 타율시간 타인의 명령빈도를 줄이는 것보다 자신이 활용할 수 있는 시간을 많이 개발한다.

시간 생산성의 의의 시간 생산성의 목적 ● 타사와의 비교가 아닌 생산성 향상에 목적 ● 시간 Cost 의식의 침투(목표성과와 목표시간) ● 목표달성의 계획성 향상(과제선정과 해결) 시간 생산성의 목적 ● 시간 생산성의 향상 업적평가가 아님 Cost Down 아님 매출확대 아님

시간전략 생산성의 공식 실적성과 시간생산성 = 기본공식 실적시간 목표성과 실적성과 목표시간 = × × 목표시간 목표성과 계획단계 Output의 유효성 Input의 실행성 실적결과의 평가단계 예) 10H 업무중 30%의 클레임 관련 시간을 20%로 감소

시간생산성을 이용한 경영혁신 - 리엔지니어링 Process Time과 Hands Off Time - 사무 COST 가시화 思務와 死無 - 회의 효율화 會議와 懷疑 - 보고 간소화 報告와 保庫 - 1매 BEST - 초관리 운동 - 업무의 우선순위