정확하게 전달, 그 결과로서 판단과 의사결정까지 초래하는 Communication Skill

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1 정확하게 전달, 그 결과로서 판단과 의사결정까지 초래하는 Communication Skill
II. 프리젠테이션 1. 프리젠테이션의 이해 프리젠테이션 정의 프리젠테이션이란 한정된 시간 내에 정보를 정확하게 전달, 그 결과로서 판단과 의사결정까지 초래하는 Communication Skill 프리젠테이션의 이용 - 현대사회에서의 의사소통 중요성 부각 심화 - 사회에서 자신의 생각이나 의견을 전달하고 정보를 공유하기 위한 방법으로 이용함 프리젠테이션의 정의 - 한정된 시간 내에 정보를 정확하게 전달하여 그 결과로써 판단과 의사결정까지 초래 하게 하는 커뮤니케이션 방법 프리젠테이션의 사용 예 - 각종 세미나나 전시회 혹은 회사의 사업보고 등에서 널리 쓰이고 있으며 그 한 예로, 신제품 발표나 사업보고, 학술 세미나 등에서 차트, 슬라이드, OHP 등을 활용하는 것이 프리젠테이션의 예라고 할 수 있음 IT 전문 컨설턴트 과정

2 II. 프리젠테이션 1. 프리젠테이션의 이해 프리젠테이션 포인트 프로젝트 결과가 구체화되고 실행되는 것은 프리젠테이션의 여부에 달려 있음. 프리젠테이션은 프로젝트 내용의 전반에 관한 이해를 여러 사람이 함께 공유해야 하는 중요한 의식(Ceremony)임. 프로젝트 결과의 기본적인 요소는 보고서, 사전교섭, 의사결정회의 발표, 실적 등임. 프리젠테이션의 중요성 보고서 사전교섭 : 행동의 프리젠테이션 회의 : 표현의 프리젠테이션 실적 Focusing 프리젠테이션은 개인이 속한 조직에서의 위치에 비례하여 그 중요도가 크다고 말할 수 있다. 이는 직장에서의 개인의 능력이 업무수행능력과 더불어 자신의 계획 및 성과에 대한 표현능력과 회의에서의 발언 등으로 측정되기 시작했기 때문이다. 자신의 발언과 표현이 요구되는 상황에서 프리젠테이션을 하는 사람은 머리 속에 좋은 아이디어가 많아도 제대로 표현하지 못하면 참석자들을 이해 시킬 수 없고 질문에 제대로 답변까지 못한다면 그 업무를 추진할 수 없게 되기 때문에 평소의 업무 능력이 뛰어난 사람도 그 능력을 제대로 평가 받지 못하게 된다. 구체적으로 살펴본다면 조직 속에서 개인의 프리젠테이션 능력이 요구되는 기회는 각종 보고, 계약 등을 위한 사전교섭, 회의 및 실적관련 보고에서이다. 슬라이드의 도표가 의미하는 바는 프리젠테이션이 요구되는 각 기회별, 즉 보고서, 사전교섭, 회의, 실적별로 구분하여 보았을 때 소속된 조직 내 발표자의 위치에 따라 그 중요도가 얼마나 되는가를 나타내고 있는 것이다. 실적의 경우를 보면 회사의 매출 등 계량화된 수치들에 대한 보고가 주로 이루어지는 것으로 회사 내의 위치가 높지 않았을 경우에는 Focusing해야 하는 정도가 적으며 위치가 높아질 수록 다른 프리젠테이션에 비해 그 중요도나 Focusing의 정도가 커지는 것을 볼 수 있다. 연령, 계급, 회사 내 위치 IT 전문 컨설턴트 과정

3 프리젠테이션을 수행하기 전 반드시 확인해 두어야 할 사항으로는 프리젠테이션의 대상, 환경, 목표, 요소 및 양식 등이 있음
II. 프리젠테이션 1. 프리젠테이션의 이해 프리젠테이션 준비시 확인사항 프리젠테이션을 수행하기 전 반드시 확인해 두어야 할 사항으로는 프리젠테이션의 대상, 환경, 목표, 요소 및 양식 등이 있음 프리젠테이션을 위한 사전 점검 목적 및 목표 경영자 설득, 전원 참가 유도 대상 인원수, 장소규모 실무자 중심, 프로젝트 팀 전원, 실내/실외 사전 확인 사항 대상 경영자(자사, 거래처), 부장, 공무원, 외부초청 인사 프로젝트 진행 단계 사전 교섭, 현상조사, 새로운 제안, 의사결정준비, 의식 프리젠테이션을 준비하기 위해서는 선행작업으로 반드시 확인해야 할 사항들이 존재한다. 왜냐하면, 프리젠테이션이 수행되어야 하는 필요성과 목적에 따라 준비해야 할 자료나 시각화의 정교화, 발표수준, 분량, 제공/첨부 자료, 필요한 지원 도구 등이 결정되기 때문이다. 먼저 프리젠테이션의 목적 및 목표를 정확히 이해해야 한다. 예를 들어 투자유치를 위해 경영자를 설득하기 위한 것이라던가 어떤 목표를 위해 회사 또는 조직원 전체의 지지를 얻어 참가를 유도하는 것이라면 당연히 이들을 달성하기 위한 준비과정은 틀려지게 될 것이다. 경영자를 설득하기 위한 자료는 간단하고 Key Point를 중심으로 구성이 될 것이며 발표자의 태도나 복장 또한 정중함이 요구될 것이다. 프리젠테이션의 대상인원이나 장소의 규모 그리고 참석하는 대상이 누구인가도 역시 사전에 파악해야 할 사항이다. 대상 인원수와 장소규모에 따라 준비해야 하는 자료 또는 참고자료의 규모가 틀려질 수 있으며, 발표도구의 선택 및 이의 효과적 사용을 위한 Visualization 기법이 선택되어지기 때문이다. 또한 대상에 따라 발표시간과 구성 등이 변할 수 있다. 프로젝트의 진행 단계를 확인할 때에는 프리젠테이션 시점이 사업권 획득을 위한 사전교섭 단계인지, 프로젝트 결과에 대한 동의 및 지지를 얻기 위한 의사결정 준비 단계인지 또는 최종 보고 등의 의식을 위한 단계인지를 분명히 파악해야 한다. 사전 교섭 단계에서는. 요소, 영역 표현법, 태도, 복장, 도구, 기획서, 자료 IT 전문 컨설턴트 과정

4 프리젠테이션 사전 점검 사항에 대한 체크 리스트를 예로써 제시하면 다음과 같음
II. 프리젠테이션 1. 프리젠테이션의 이해 프리젠테이션의 준비에 관한 체크 리스트 프리젠테이션 사전 점검 사항에 대한 체크 리스트를 예로써 제시하면 다음과 같음 프리젠테이션 체크 리스트 행 사 회의의 목적은 무엇인가? 공식 행사인가, 비공식 행사인가? 당신의 프리젠테이션이 주요 프로그램인가? 정기적인 모임인가, 특별 행사인가? 분위기는 어떠한가? 아주 진지한가, 가벼운가? 형 식 당일 의제는 무엇인가? 시작시간은 언제인가?(식사 전/후 등) 다른 발표자도 있는가? 다른 발표자들 중 당신의 견해에 반대하는 사람이 있는가? 발표을 위한 행사의 형식은 어떤 것인가? (총회, 분과회의, 패널토의 등) 배정된 시간은 얼마인가? 다른 발표자들의 발표시간은 언제인가? 발표 전후의 프로그램은 어떤 것들이 있는가? 장 소 발표 장소는 어디인가?(실내,실외 등) 발표장의 배치는 어떻게 되어 있는가? 발표장의 형태는 어떤가?(연회장,회의실,강당 등) 어떤 장비를 이용할 수 있는가? 청 중 청중의 규모는 어느 정도인가? 청중은 당신의 발표를 듣기 위해 참석하는가, 다른 이유 때문인가? 발표 후 청중은 곧 해산하는가? 청중은 다른 발표자들에게 어떤 반응을 보여 왔는가? 청중의 참석은 의무적인가? 청중은 당신의 주제에 대해 얼마나 알고 있는가? 당신의 발표 중 청중들은 들락날락 하는가? 청중은 어떤 발표자들의 발표를 들었는가? 청중은 당신에게 무엇을 기대하는가? 프리젠테이션이 어떤 유형의 것이든 반드시 있어야 하는 기본적이고 필수적인 정보가 있다. 우선 Contact Point를 알아야 할 것이고, Contact Point를 알고 나면 필요한 나머지 정보를 이들을 통해 제공 받을 수 있을 것이다. 프리젠테이션 전에 반드시 체크해야 할 내용을 슬라이드에서 보는 바와 같이 정리할 수 있다. IT 전문 컨설턴트 과정

5 II. 프리젠테이션 1. 프리젠테이션의 이해 프리젠테이션의 구성요소 프리젠테이션을 구성하는 요소는 크게 Human ware, H/W, S/W 및 Accessory등으로 구분할 수 있으며 성공적 프리젠테이션을 위하여 각각의 요소별로 활용성 및 Skill등이 극대화될 수 있도록 준비해야 함 구성 요소 이야기 목적, 목표, 대상, 페이즈, 내용 Human Ware 태도 시선, 행동, 제스쳐 복장 TV 앵커, 아나운서 정도면 무난 H/W OHP, Video, Slide, 모형, 화이트보드, 포인트, 프로젝터... 구성요소 S/W 배포 기획서, 참고자료, 보이는 자료, 보이지 않는 자료 프리젠테이션을 구성하는 요소들로는 크게 Human Ware, 하드웨어, 소프트웨어 및 액세서리로 구분할 수 있다. 먼저 Human Ware는 이야기, 태도, 복장으로 구분할 수 있고 모두 내용을 전달하는 발표자와 관련된 요소들로 생각하면 된다. Human Ware에 관련된 사항들은 본 과정 후반부에 상세히 설명되므로 여기서는 간단히 어떤 요소들이 있는가를 확인하는 정도로 넘어가도록 한다. 하드웨어는 발표자료나 내용을 청중에게 전달하기 위한 물리적 매체로 정의할 수가 있는데, Video, OHP, 프로젝터 등과 같이 스크린에 영사함으로써 내용을 전달하는 자동화 매체와 모형, 화이트보드와 같이 그 때마다의 단계에 따라 발표자가 내용을 정리하여 전달하여 주는 비자동화 매체로 구분될 수 있다. 사용되는 하드웨어의 종류에 따라 Human Ware의 요소들은 변해야 하며 이들의 조화를 위한 충분한 준비가 필요하다. 소프트웨어는 청중들의 내용숙지와 이해도를 증진시키기 위해 배포되는 유형의 자료들을 말한다. 발표자료의 출력물이나, 기획서, 참고 또는 첨부자료, 사진 등이 이에 속한다. 마지막으로 액세서리는 발표회에 참석한 청중들을 위한 기념품을 주로 일컫는데, 이는 청중들에게 감사의 표현으로 제공되기도 하나 발표자 또는 발표자가 속한 기업의 이미지를 지속적으로 남기거나 청중들의 참여율을 높이기 위한 목적으로 사용되기도 한다. Accessory 기념품 등... IT 전문 컨설턴트 과정

6 장 점 단 점 화이트 보드 패널 포스터 배포자료 문서 OHP 슬라이드 영화 비디오
II. 프리젠테이션 1. 프리젠테이션의 이해 비주얼 미디어 비주얼 미디어의 종류와 특성 장 점 단 점 화이트 보드 간편 청중이 간단히 참여할 수 있음 청중의 페이스에 맞추기 쉬움 가감의 용이성 지나치게 사용하는 경향이 있음 기록에 시간이 걸림 삭제 후 재현 곤란 Layout이 어려움 패널 포스터 작성의 용이성 설명순서를 쉽게 조정 가능 운반 간편 용량의 무제한 크기의 제한 내구성 문제 배포자료 문서 청중을 통제하기 어려움 표현의 제약 OHP 직접 제작이 용이함 표현, 제작의 다양성 조작의 단순성 대면조작 가능 선별제시 가능 반복투영 가능 기기 이동의 용이 밝은 실내에서 투영 가능 사각(死角)이 나오기 쉬움 소음 발생 발열(發熱)이 심함 램프 고장 슬라이드 실물에 가까운 것을 투명할 수 있음 원격조작이 가능함 영구적 작성에 시간이 많이 소요 어두운 곳에서만 사용가능 수정이 어려움 영화 움직이는 대상을 설명하는데 적합함 극적인 효과 가능 다채로운 표현 가능 가지고 들어올 수 없는 대상 표현 가능 실물에 가까움 제작이 곤란함 제작에 시간이 많이 소요 어두운 곳에서만 볼 수 있음 투사에 소요시간이 오래 걸림 비디오 영화의 이점을 얻을 수 있음 스스로 제작이 비교적 용이함 그 자리에서 재생이 가능함 밝은 실내에서 사용가능 슬로우 모션 등의 조작 용이 화면 크기에 제한이 있음 영화에 비해 낮은 해상도 지금 보고 있는 슬라이드는 이상에서 말한 비주얼 미디어의 종류와 특성에 대해 정리한 것이다. 각 기기의 특성에 대한 전반적인 이해를 통해 특성에 맞는 사용을 함으로써 프리젠테이션의 효과를 극대화 할 수 있기를 바란다. <화이트보드 사용법> 화이트보드, 쵸크보드(黑板 또는 칠판), 플립챠트(모조지를 여러장 겹쳐 놓은 것) 등은 어디에서고 간단히 사용할 수 있는 비주얼 기기이다. 여러분들이 이러한 보드유형의 기기를 사용하여 문제해결 단계를 발표한다고 가정했을 때, 최초에 화이트보드에 ‘문제의 정의’라고 쓸 수 있다. 여러분들은 문제해결은 문제의 정의로부터 시작해야 한다고 진술하는 것이다. 다음에 화이트보드에 ‘문제의 원인’이라 쓸 수 있다. 그 다음 그 원인을 어떻게 밝혀낼 것인가에 대한 방법을 이야기 할 수 있다. 이런 식으로 내용의 형편에 맞게 자유자재로 써 넣을 수도 있으며 삭제하거나 추가할 수도 있다. 또한 화이트보드를 사용함으로써 얻을 수 있는 이점은 “그런데, OOO씨, 문제의 원인을 규명한 후 무엇을 해야 할까?”라고 말하면서 마커 펜을 건네주며 기입해 보게 함으로써 발표자만이 아니라 청중의 참여를 요청할 수도 있다는 것을 들 수 있다. 물론, 화이트보드의 사용이 어디에서고 간단히 사용할 수 있으며 청중의 쉬운 참여를 유도할 수 있다는 장점을 가지고 있지만 대단히 많은 주의가 필요하다는 단점도 가지고 있다. 예를 들어 발표자가 “그러면 지금부터 작년 1년 동안의 주가동향을 차트로 보여 드리겠습니다”라고 말하며, 화이트보드에 1년 동안의 주가차트를 그리기 시작한다고 가정해 보자. 아마도 대부분의 청중들은 가방 속에서 다른 일거리를 꺼내어 다른 곳에 시선을 돌리게 될 것이다. 복잡한 표나 매트릭스를 그리자면 시간이 매우 많이 걸리게 되고 발표자가 천재가 아닌 이상 즉석에서 균형 있는 비주얼을 창조해 내거나 Layout을 하는 것은 불가능할 것이다. IT 전문 컨설턴트 과정

7 II. 프리젠테이션 1. 프리젠테이션의 이해 프리젠테이션 사전 분석 프리젠테이션을 수행하기 전 목표, 대상, 시간 및 매체에 대한 점검 및 확인을 통하여 프리젠테이션의 목적을 성공적으로 수행할 수 있음 프리젠테이션을 위한 사전 점검 요소 프리젠테이션 목표의 구체화 청중에 대한 사전분석 소요시간 확인 프리젠테이션을 성공적으로 수행하기 위해서는 먼저 프리젠테이션의 상황을 정확히 정의할 필요가 있다. 사전준비는 청강하는 청중의 행동을 발표자가 원하는 방향으로 유도하고 프리젠테이션으로부터 원하는 결과를 얻기 위하여 필수적인 행동이라고 말할 수 있다. 궁극적으로 프리젠테이션을 수행하는 목표 자체가 발표자의 의도를 명확하게 청중에게 전달 시키기 위함이므로 이를 위해 무언가를 열심히 조사하고 인터뷰 하고 분석하는 등 온갖 노력을 쏟아 부어 발표자료를 만들기 전에 먼저 앞으로 프리젠테이션 장소에서 펼쳐질 상황들에 대해 백지 위에 적어봄으로써 점검해 보는 것은 매우 중요한 일이라 할 수 있다. 일반적으로 프리젠테이션의 사전 점검단계에서 고민되는 사항들은 다음과 같다. - 이 프리젠테이션의 목표는 무엇인가? - 내가 설득하려는 대상은 누구인가? - 소요시간은 얼마나 되는가? - 어떤 매체를 사용하는 것이 가장 효과적인가? 위의 각 사항들에 대해서는 뒤에서 상세히 살펴보도록 한다. 사전 확인 사항 효과적 전달을 위한 매체 선택 IT 전문 컨설턴트 과정

8 내용 결정 자료 작성 발표 준비 프리젠테이션 준비 과정
II. 프리젠테이션 1. 프리젠테이션의 이해 프리젠테이션 준비 과정 프리젠테이션 준비는 내용을 결정하고 자료를 작성하여 발표를 준비하는 것으로 이루어짐 프리젠테이션 준비 프로세스 내용 결정 자료 작성 발표 준비 명확한 목적 설정 수강생에 대한 정보수집 프리젠테이션 스토리 작성 시간 설정 시간 배분 기초자료 수집 자료 Sorting 문서화 대상선정 프리젠테이션 스토리를 참조한 자료구성 메시지 결정 요소선정 메시지의 효과적 표현을 위한 Visualization 회의장에 대한 사전 조사 발표를 위한 스토리 구성 리허설 실시 앞서서 프리젠테이션을 준비하기 위한 사전 점검 사항들과 프리젠테이션을 구성하는 요소들에 대해 간략하게 살펴 보았다. 실제로 프리젠테이션을 수행하기 위해서는 이들에 대한 이해를 바탕으로 청중들에게 제공해야 할 내용을 결정하고 내용에 대한 자료작성이 필요하며 이를 효과적으로 실제 발표에서 전달할 수 있도록 리허설 하는 과정이 필요하다. 따라서 프리젠테이션을 준비하는 프로세스는 슬라이드에서 보는 바와 같이 크게 발표내용의 결정, 자료의 작성, 발표 준비의 세가지 과정으로 크게 나눌 수 있다. 내용결정에서는 프리젠테이션 목적에 대한 정확한 파악과 설정이 이루어진 후 발표대상에 대한 사전 파악을 실시해야 한다. 이를 통해 프리젠테이션의 스토리 작성에서 내용의 수준과 상세정도 등을 알맞게 설정할 수 있게 된다. 스토리 작성을 마친 후에는 발표시간에 따른 시간설정과 배분이 이루어지게 된다. 내용이 결정된 후 자료작성 단계에서는 전달 내용에 알맞는 Contents를 담기 위한 기초자료의 수집과 이들 자료들에 대한 성격, 유형, 내용에 따른 분류가 이루어지고, 다시 이들 자료와 프리젠테이션 스토리를 참조로 한 자료구성 단계에 들어가게 된다. 자료구성을 위해 IT 전문 컨설턴트 과정

9 프리젠테이션 Skills Self-Evaluation
II. 프리젠테이션 2. 사전평가 프리젠테이션 Skills Self-Evaluation 유능한 발표자가 되기 위하여 현재 자신의 프리젠테이션 능력을 평가해 봄으로써 개선 사항들에 대한 체크와 이에 대한 보완책 강구가 필수적임 Skills Self-Evaluation 체크 리스트 1 나는 항상 프리젠테이션을 준비하기 전에 목표를 명확히 한다. 2 나는 항상 프리젠테이션을 준비하기 전에 청중에 대해 철저히 분석한다 3 나는 항상 프리젠테이션을 구성하기 위해 주 의제들을 먼저 설정하고 2~3개의 핵심 의제로 그룹화 한다. 4 나는 프리젠테이션주제가 정해지면 그에 대한 철저한 연구조사를 함으로서 청중의 질문에 충분히 대비한다. 5 나는 프리젠테이션 서두에 청중의 관심을 나에게 집중시키고 효과적으로 동기 유발을 시킨다. 6 나는 프리젠테이션 결론에서 본론의 내용을 다시 정리하고 효과적인 최종 마무리문으로 마무리 한다. 7 내가 준비하는 시각자료는 간단명료해서 쉽게 이해되고 청중들에게 깊은 인상을 주어 오래 기억되도록 한다. 8 나는 시각 자료에 의존하는 프리젠테이션이 아니라 프리젠테이션의 효과를 극대화하기 위해 시각자료를 사용한다. 9 나는 프리젠테이션을 논리적으로 전개하여 청중을 설득시킨다. 10 나는 프리젠테이션을 수행할 때 나의 열정을 청중들에게 전달하기 위해 최선을 다한다. 11 나는 내 프리젠테이션을 통해 청중들이 얻을 수 있는 이익을 명확히 전달한다. 12 나는 열정적으로 청중들과 Communication한다. 13 프리젠테이션 도중에 나의 시선은 시각자료에 있지 않고 항상 청중을 향한다. 14 메모지를 사용할 경우 항상 핵심단어만 적어 놓아,청중을 향해 원고를 읽는 오류를 범하지 않는다. 15 리허설은 항상 실제 상황처럼 서서 하며 시각자료까지 활용한다. 16 나는 항상 예상 질문에 대한 답을 준비하며 질문 응대에 대한 연습을 한다. 17 나는 항상 프리젠테이션전에 먼저 강의장에 도착하여 자리를 배치하고, 시각 기자재를 사전에 점검한다. 18 나는 항상 청중들과 적절한 Eye-Contact을 한다. 19 나는 자연스럽게 제스쳐를 하고 청중 앞에 서더라도 당황하지 않고 자연스러운 움직임으로 발표를 진행한다. 20 나는 적절하고 명쾌한 목소리로 프리젠테이션을 진행한다. 유능한 발표자가 되기 위해서 현재 자신의 프리젠테이션 능력을 평가해 보는 것은 매우 필요한 일이다. 자신의 프리젠테이션 능력에 대한 평가는 주기적으로 실시되어야 하며 이를 통해 지속적으로 개선 사항들을 인식하고 보완책을 강구하며 능력개발에 필요한 스킬들을 집중적으로 향상시켜야 한다. 다음의 평가 항목들은 개인의 프리젠테이션 능력을 평가하기 위한 체크 사항들로, 현재 본 강의를 수강하시는 여러분들께서 향상시키고 보완해야 할 프리젠테이션 능력을 결정하는데 많은 도움을 줄 것이다. 또한, 검토해야 할 사항들이 무엇인가를 파악해 봄으로써 우수한 프리젠테이션의 요건들이 무엇인가를 전체적으로 이해하는 데 도움을 줄 것이다. 구체적인 프리젠테이션 기법 교육에 앞서 각 항목을 읽고 자신의 현 수준을 파악해 보고 특히 부족하다고 생각하는 부분에 개선의 노력을 기울여 볼 필요가 있다. IT 전문 컨설턴트 과정

10 청중 지향적(Audience Oriented)
II. 프리젠테이션 3. 목표 기술문 목표 기술문의 작성 목표를 문장화하는 것이 발표자 스스로를 속이지 않도록 해 주며 그것은 발표자 자신과의 계약서임 당신의 프리젠테이션 목표는 무엇인가? 당신의 목표는 !! 구체적(Specific)인가? 달성 가능(Attainable)한가? 청중 지향적(Audience Oriented) 인가? 요청? 설명? 설득? 제안? 목표 기술문이란 말 그대로 프리젠테이션의 목표를 문장으로 나타내는 것을 말한다. 목표 기술문을 작성하는 이유는 프리젠테이션의 준비에 앞서 그 필요성과 목표를 정확히 함으로써 목적에 벗어난 내용의 전달 등 준비과정에서의 오류를 피하여 청중들에게 성공적인 의미전달을 수행할 수 있게 하기 위함이다. 문장화된 목표 기술문은 프리젠테이션의 준비 단계에 앞서 발표자가 얼마나 프리젠테이션의 목적에 대해 알고 있는가를 곰곰이 생각할 수 있는 기회를 제공하여 구체화 시키고, 목표달성의 가능성에 대한 진단을 통해 성공하기 위한 전략 도출의 기회를 마련하여 주며, 준비과정 내내 기술문의 목표와 준비 진행 상황과의 비교/체크를 통해 정확한 준비가 될 수 있도록 하여 준다. 슬라이드의 ‘청중지향적’이란 의미는 프리젠테이션의 내용이 발표자 중심의 내용으로 구성되어 자신이 말하고 싶은 내용이 되지 않고 항상 청중들의 동의와 감동을 이끌어내기 위해 청중들의 입장에서 구성이 되어야 함을 뜻한다. IT 전문 컨설턴트 과정

11 프리젠테이션을 통해 청중의 행동과 생각을 현실적으로 어떻게 유도하고자 하는지를 한 문장으로 쓰는 것
II. 프리젠테이션 3. 목표 기술문 목표 기술문의 정의방법 및 기대효과 목표 기술문은 청중의 행동과 생각을 현실적으로 어떻게 유도하고자 하는지를 한 문장으로 나타내는 것으로 이를 통해 프리젠테이션의 목표를 구체화 시킴을 말함 목표를 잘 정의하는 방법은 ? 기대 효과 프리젠테이션 필요성의 진단 및 재검토 청중들의 참여목표에 대한 정당성 부여 프리젠테이션을 통해 청중의 행동과 생각을 현실적으로 어떻게 유도하고자 하는지를 한 문장으로 쓰는 것 정확한 목표제시를 통한 청중관심 유도 필요 자료 및 정보 도출 목표의 명확화 목표를 잘 정의하기 위해서는 발표자가 이 프리젠테이션을 통해 청중의 행동과 생각을 현실적으로 어떻게 유도하고자 하는 것인지를 한 문장으로 쓰는 것이다. 이를 위해서는 몇 가지 주의해야 할 점들이 있다. 먼저, 목표 기술문은 한 문장으로 제한하여 여러 문장으로 구성될 경우 발생할 수 있는 목표의 불분명성을 피해야 한다는 것이다. 다음으로는 목표를 반드시 현실적으로 세워야 한다는 것이다. 상당히 비현실적인 목표를 청중들에게 제시하고 한 번의 프리젠테이션으로 결정권자들을 설득하기를 바란다는 것은 말이 되지 않기 때문이다. 마지막으로 목표가 반드시 행동으로 이어져야 한다는 것이다. 만약 프리젠테이션이 끝났을 때 어느 청중이 “무슨 말인지는 알겠는데, 그래서 어떻게 하자는 겁니까?”라고 한다면 문제가 있는 것이다. 따라서 프리젠테이션의 발표자는 필요한 정보를 제시함으로써 청중으로부터 어떤 행동을 이끌어 내거나 다음 단계로 넘어가기 위한 승인을 얻어야 한다. 목표 기술문을 통해 발표자의 목표를 구체화함으로써 얻을 수 있는 기대효과는 다음과 같다. 첫번 째는 먼저 예정하고 있는 프리젠테이션이 정말로 필요한가를 진단하고 확신이 생겼을 때 준비를 할 수 있다는 것이다. 불필요한 프리젠테이션을 하는 것보다 더 중요한 일에 그 시간을 사용할 수도 있고 더욱이 불필요하다고 느껴지는 프리젠테이션이 끝날 때까지 내용 선택의 가이드 라인 목표의 현실성 프리젠테이션 목적 달성의 평가지표 목표와 행동과의 연속성 IT 전문 컨설턴트 과정

12 목표 기술문의 구성 요소 II. 프리젠테이션 3. 목표 기술문
내용시간 배정 : 할당된 시간내에 목표를 설정해야 하며 청중의 편안함에도 신경을 써야 한다 주요 전달 내용 : 당신은 이 프리젠테이션에서 무엇을 하고자 하는가? 원하는 결과 : 청중으로부터 어떤 반응을 원하는가? 청중이 당신 프리젠테이션을 듣고 어떻게 하였으면 좋겠다고 생각하는가? 예) 15분 동안에, 고객사 구매팀장 및 팀원 10명을 대상으로 고객사 프린터기의 문제점과, 이에 대한 해결방안으로 새로운 프린터기를 구입함으로써 얻을 수 있는 이점을 설명하여 차기 예산에 프린터기 20대 구매비를 반영하도록 설득하겠다 목표 기술문의 구성 요소는 목표기술을 위해 반드시 포함되어야 할 요소들을 포함해야 하며, 이 외의 요소들에 대해서는 프리젠테이션의 성격에 맞게 수정 또는 첨부한 후, 한 문장으로 프리젠테이션의 목표를 구체화하여 기술할 수 있도록 해야 한다. 먼저 내용시간 배정은 할당된 시간 내에 맞는 시간목표를 설정해야 하며, 이 때 뒤에서 설명될 청중의 성격과 직급, 연령 등과 프리젠테이션의 성격, 장소 등의 사전 분석결과에 맞도록 설정함으로써 청중의 편안함과 전체 일정 등에 맞도록 신경을 써야 한다. 주요 전달 내용은 이 프리젠테이션에서 무엇을 하고자 하는가를 되도록 구체적으로 기술함으로써 내용전개를 위한 시나리오 작성이나 실제 내용작성시 주제가 벗어나지 않도록 해야 한다. 슬라이드에서 보여주는 예에서는 비교적 목표기술문의 구성이 잘 되어 있으며 목표를 정확히 표현하고 있음을 알 수 있다. ‘15분 동안에’라는 문구가 내용시간 배정을 나타내고 있고, 대상으로서 ‘고객사 구매팀장 및 팀원 10명’을 구체화 시켰으며, 주요 전달내용으로 ‘고객사 프린터기의 문제점과 이에 대한 해결방안 제시로 새로운 프린터기 구입의 이점을 설명하겠다’라고 명확히 말하고 있다. 또한, ‘차기 예산에 프린터기 20대 구매비를 반영하도록 설득’한다는 원하는 결과를 구체적으로 명시함으로써 목표 기술문에서 표현하고자 하는 바를 명확히 하고 있다. IT 전문 컨설턴트 과정

13 목표 기술문의 포맷 목표 기술문 (초안) II. 프리젠테이션 3. 목표 기술문 목표 기술문 : 동안에, 청중 : (시간배정)
목표 기술문 : 동안에, (시간배정) 해서, (주요 전달 내용) 청중이 하도록 하겠다. (원하는 결과) 이 슬라이드는 목표기술문의 포맷을 나타낸 것이다. 앞서 설명한 목표기술문의 구성요소 세가지(시간, 내용, 결과)를 한 문장에 포함시켜 프리젠테이션의 목표를 기술하도록 작성한 포맷이다. 여러분들도 프리젠테이션 기회가 주어진다면 준비 과정에서 빈칸의 내용을 채워 보면서, 과연 본인이 프리젠테이션 하고자 하는 내용이 무엇인지를 확실히 정해둘 필요가 있다. IT 전문 컨설턴트 과정

14 프리젠테이션의 주인공은 발표자가 아니라 청중!!
II. 프리젠테이션 4. 프리젠테이션 준비 청중분석 프리젠테이션의 주인공은 발표자가 아니라 청중!! 청중분석의 필요성 1) 전달 내용에 영향 2) 전달 방법에 영향 청중의 다음 사항들을 파악하라!! 1) 청중의 규모 2) 청중의 성별 3) 청중의 연령 4) 청중의 사회적, 경제적 지위 5) 청중의 국적 6) 청중의 지식수준 7) 청중의 호의정도 8) Key Man 프리젠테이션의 실패 이유 중의 한가지는 ‘누구’를 상대로 발표하는지 분석하지 않는데 있다. 프리젠테이션의 주인공은 발표자가 아닌 청중인 것이다. 누구를 대상으로 하는지도 모르면서 발표를 시작하는 것은 상대 얼굴을 보지도 않고 청혼하는 것이나 마찬가지이다. 청중을 분석한다는 것은 그들이 누구인지, 몇 명이 참석하는 지를 확인하는 것뿐만 아니라, 우리가 전하려고 하는 내용을 그들이 어떻게 듣고, 이해하며 수용할 것인지를 미리 계산하고 예측한다는 의미를 가지고 있다. 따라서, 청중을 분석하기 위해서는 다음과 같은 몇 가지 사항을 미리 파악해야 한다. 첫째, 우리의 프리젠테이션 목표를 이해하고, 목표를 달성 시켜줄 수 있는 결정권을 가진 사람은 누구인가를 미리 파악하는 것이다. 즉, 결정권자들로부터 우리의 목표를 승인 받기 위해서는 그들에게 무엇을 들려주고, 무엇을 보여줘야 하는지에 초점을 맞춰야 한다는 점을 강조하는 것이다. 둘째, 청중의 이해 수준을 예측하는 것이다. 우리가 준비하는 자료 수준에 따라 다수가 아는 이야기일 수도 있고, 다수가 모르는 이야기일 수도 있다. 만약 청중이 이해하지 못할 내용이 많으면 프리젠테이션 시작 이전에 기초 자료를 제공할 필요도 있고, 프리젠테이션 중간에 낯선 용어에 대한 설명도 필요하다. 셋째, 청중의 관심도 이다. 과연 발표자의 마음 만큼 청중이 신경을 쓰고 있을까? 만약 그렇지 않다면 가능한 빨리 청중의 관심을 촉발시켜서 그들의 마음을 사로잡을 수 있게 해야 한다. IT 전문 컨설턴트 과정

15 청중의 수에 따른 청중의 특징 및 프리젠테이션의 필요 준비사항은 다음과 같음
II. 프리젠테이션 4. 프리젠테이션 준비 청중분석 청중 규모와 프리젠테이션 청중의 수에 따른 청중의 특징 및 프리젠테이션의 필요 준비사항은 다음과 같음 청중 규모와 프리젠테이션 소 수 다 수 종 류 사내회의, 임원회의, 부문미팅, 비공식 회의 등 학회, 전람회, 강연회, 국제회의, 공식회의 등 숫 자 10 ~ 20 인 정도 100 인 이상 청중의 성격 단일 청중 상호간에 안면이 있음 청중 사이에 긴장감 존재 혼합 청중들끼리 서로 모름 청중 사이에 긴장감 없음 프리젠테이션의 주의점 테마가 구체적임 컨셉을 압축하기 쉬움 비주얼을 많이 사용할 수 있음 연출에 큰 공을 들이지 않음 자료는 필요시마다 배호함 테마가 일반적임 컨셉을 압축하기 어려움 비주얼에 제한이 있음 공들이 연출이 필요함 자료는 전후에 일괄배포함 ‘모이는 사람의 수에 따라 청중의 성격이 다르다’는 이론을 결코 무시해서는 안된다. 청중의 수가 프리젠테이션에 큰 영향을 미치게 되기 때문에 반드시 사전에 청중의 수를 조사해 두어야 한다. 임원회의, 사내회의, 부문미팅, 동호인 클럽의 회합 등은 비교적 소수에 속한다. 이런 모임들에서 청중은 많아야 10여명 남짓이기 마련이다. 마찬가지로 영업관계로 고객을 만날 때에도 상대편은 소수가 된다. 청중이 적을 경우에는 상호간 안면이 있는 것이 특징인데, 이는 발표자에게 있어서는 매우 다행스러운 일이 된다. 왜냐하면 청중 사이에 긴장감이 형성되기 쉽기 때문이다. 발표자의 발표를 자장가 삼아 수면을 취하기라도 했다가는 나중에 특이한 별명을 얻을 수도 있다. 특별한 경우를 제외하고는 청중들은 비슷한 유형의 사람들이다. 비슷한 세대에 생각이나 취미, 관심사도 거의 같고 니즈도 큰 차이가 없다. 청중의 수가 적다면 프리젠테이션 테마를 구체화하고 내용을 압축하기가 용이하게 된다. 소위 따분한 프리젠테이션은 테마가 일반적이고 피상적으로 흐르는 경우가 많이 있다. 만병통치약처럼 어떤 병에나 효과가 있다지만 실은 아무 병에도 듣지 않는 것과 같다. 테마는 깊게 파 들어가면 들어갈 수록 청중의 흥미와 관심을 유발할 수가 있는 것이다. 청중 입장에서 보면 여러분들의 이야기가 자신과 얼마나 관련이 있는가 하는 점이 중요한 것이기 IT 전문 컨설턴트 과정

16 테 마 테 마 데이터 사례 논 리 구체적 논의 청중분석
II. 프리젠테이션 4. 프리젠테이션 준비 청중분석 청중의 성별과 프리젠테이션 청중의 성별에 따라 프리젠테이션이 차별적으로 준비되어야 함. 남성의 경우 테마를 논리적으로 설명해야 하며 여성의 경우 테마를 알기 쉽고 구체적으로 설명해야 함 남성 청중 여성 청중 테 마 테 마 데이터 사례 논 리 구체적 논의 청중 분석에 대한 포괄적 설명에서 분석 기준의 하나가 인구통계학 정보였다. 이번에는 청중을 인구통계학적으로 조사해 보았을 때 그 특징들에 대해 살펴보도록 한다. 인구통계학적 분석에서는 성별, 연령, 직업, 종교, 문화적 배경 등에 따라서 통계적 특징이 나타난다고 한다. 비즈니스 회의에서 프리젠테이션을 할 경우, 아직까지는 청중의 대부분은 남성이다. 아직까지라고 말하는 까닭은 장래에는 사정이 달라질 것이기 때문이다. 가까운 장래에 참가자의 대부분이 여성이 되는 경우도 생길 것이다. 그것 뿐만 아니라 회의장이 성별을 알기 힘든 외국 사람들로 차는 경우도 있을 것이다. 이러한 이유 때문에 미리 청중의 성별을 조사할 필요가 있다. 프리젠테이션 준비단계에서 청중의 대다수가 남성임을 알게 되면 남성적인 프리젠테이션을 준비해야 한다. 남성적이라고 해서 근육을 과시하거나 의례적인 인사를 하라는 것이 아니다. 남성청중에 대한 프리젠테이션에서는 논리적으로 이야기를 전개하는 데 최선을 다해야 한다. 중요한 점은 반드시 인과관계를 보여주고 근거가 되는 자료를 제시하라는 것이다. 자신의 탁월한 분석력을 유감없이 발휘하고, 통계 수치를 많이 사용해야 함도 잊어서는 안된다. 그래프나 차트를 제시하면, 추상적인 개념을 짜맞추어 이야기할 수도 있다. 가령 다음 분기의 예상매출액에 대한 프리젠테이션을 한다고 가정해 보자. 다음 분기의 매출액이 10배로 늘어날 것이란 예상을 할 수 있더라도 청중 앞에서 결코 요란스럽게 떠들어서는 안된다. 어디까지나 냉정하고 침착하며 이성적으로 과거 실적을 수치로 나타내고 매출 증가요인을 모든 각도에서 논리적으로 분석함으로써 발표자가 제시하는 예상 매출액이 얼마나 검토할 가치가 있는가 하는 견고한 논리를 구성해야 한다. IT 전문 컨설턴트 과정

17 이상 주의적 실제적 모험적 혁신적 보수적 현실적 도전적 자극적 논리적 원칙적
II. 프리젠테이션 4. 프리젠테이션 준비 청중분석 청중의 연령과 프리젠테이션 청중의 연령에 따라 프리젠테이션이 차별적으로 준비되어야 함. 젊은 층의 경우에는 프리젠테이션 스타일은 캐주얼하게, 나이가 많은 층의 경우에는 경의를 표하여 설명함 젊은층의 특징 중년층의 특징 이상 주의적 실제적 모험적 혁신적 보수적 현실적 프리젠테이션을 시작하기 전에 청중의 연령을 분석해 보는 것이 좋다. 만약 나이가 지긋한 청중 앞에서 발표자가 좋아하는 우스개 소리를 하거나 젊은이들 사이에 유행하는 저속한 말을 사용한다면 어떻게 될까? 반면에 젊은이들을 상대로 예의를 깍듯이 지키며 고사성어를 인용한 격조 높은 한문조의 연설을 한다면 어떨까? 두 경우 모두 분위기에 맞지 않는 경우이다. 미리 청중의 연령을 분석해 두면 프리젠테이션의 성공은 물론 발표자의 인기 유지에도 유의할 수 있다. 젊은 층을 상대로 프리젠테이션을 실시할 경우 무거운 내용보다 캐주얼하고 Relax한 화법을 사용하는 것이 좋다. 예를 들어 신입 사원들 앞에서 회사의 인사제도를 설명한다고 하자. ‘안녕하십니까. 오늘 바쁘신 데도 불구하고 참석해 주시어 대단히 감사한다. 오늘 저희 회사의 인사제도에 대해서…’하는 식으로 시작하는 것은 좋지 않는다. 여러분과 청중 사이에 커다란 벽이 생기게 되기 때문이다. 이 보다는 ‘자, 반갑습니다. 모두 잘 오셨습니다. 오늘은 사람에 관계되는 제도에 대해서…’하는 식으로 캐주얼하게 시작하는 편이 좋다. 연령으로 보아서는 발표자가 그들의 아버지 뻘이라 해도 형이나 오빠라는 의식을 가지고 대하는 편이 좋다. 그러면 젊은이들에게 열렬히 환영을 받을 것이다. 젊은이는 중년에 비해 경험이 짧고 이상주의적이며 자유분방한 사고를 하는 편이다. 매사를 별로 심각하게 생각하지 않으며 낙천적이고 항상 새로운 일에 도전하려고 한다. 그러므 도전적 자극적 논리적 원칙적 IT 전문 컨설턴트 과정

18 확실한 의견 제시 전체를 간파한 공평한 시각 필요 청중분석
II. 프리젠테이션 4. 프리젠테이션 준비 청중분석 청중의 사회적경제적 지위와 프리젠테이션 청중의 사회적, 경제적 지위에 대한 사전 파악으로 프리젠테이션 전문성의 깊이 및 시각의 차별화를 두어야 함 사회적경제적 지위가 높은 청중의 특징 프리젠테이션 요구사항 전문가로서의 의견 확실한 의견 제시 전체를 간파한 공평한 시각 필요 공평한 시점 넓은 시야 입장이 다르면 관심도 다르기 마련이다. 청중이 어떤 교육적 배경을 지녔으며, 어떤 직업에 종사하고 있는가 또 어떤 지위에 있는가 등 청중의 사회적, 경제적 지위를 분석하는 일은 매우 중요하다. 청중이 어디에 흥미를 나타내고 어떠한 사안에 문제 의식을 가지고 있는가가 각각 다르기 때문이다. 예를 들면, 공장의 조립라인에서 일하는 사람과 본사 관리부문에서 일하는 사람은 노동조합에 대한 생각이 서로 다르다. 서울 중심가의 화이트 칼라와 지방의 과수원에서 일하는 사람은 동일한 우루과이 라운드 문제를 다루더라도 보는 시각을 달리해서 접근할 필요가 있다. 사회적, 경제적으로 지위가 높은 사람은 발표자에게 확실한 의견이나 전문가로서의 견해를 기대한다. 더구나 편협한 사고에서 나온 의견이 아니라 전체를 간파한 공평한 시각에 입각한 프리젠테이션을 실시할 필요가 있다. 역으로 사회적, 경제적으로 지위가 낮은 사람들에게는 이해하기 쉬운 내용으로, 테마를 쉽게 풀어 평이한 용어로 설명하도록 유의해야 한다. 예를 들면, 자국의 이해관계를 국제회의에서 발표할 경우 청중이 인권문제에 민감한 지식인들이라면 자국의 입장만이 아니라 세계적 시야에서 인류의 미래에 대해서도 언급해야 할 것이다. 그렇지 않다면 단순히 자국의 국익만을 고수하는 Egoist라는 낙인이 찍힐 것이다. IT 전문 컨설턴트 과정

19 프리젠테이션 스킬의 마스터 외국인에 대한 위축 진행방식에 대한 주의 애매한 표현의 회피 커뮤니케이션 스타일의 차이
II. 프리젠테이션 4. 프리젠테이션 준비 청중분석 외국인 청중과 프리젠테이션 청중이 외국인인 경우 가치관과 행동양식의 차이를 철저히 이해하고 자신감 있는 프리젠테이션을 진행해야 함 극복 요구사항 프리젠테이션 요구사항 프리젠테이션 스킬의 마스터 외국인에 대한 위축 진행방식에 대한 주의 애매한 표현의 회피 커뮤니케이션 스타일의 차이 외국인 청중을 대상으로 프리젠테이션을 수행할 경우 외국어를 못한다고 위축될 필요가 절대 없다. 국내에서 사회활동을 하고 있다고 외국인을 대상으로 한 프리젠테이션에 대해 간과한다면 큰 실수를 범하는 것이다. 조만간 해외출장을 가서 뉴욕지점의 현지 스탭에게 프리젠테이션을 할 수도 있고, 다음 번 인사이동으로 북경지사에 부임하게 될지도 모르는 일이다. 용기를 가지고 외국인을 상대로 하는 프리젠테이션을 하도록 해야 한다. 결코 두려워할 필요는 없다. 자신의 영어구사에 자신이 없더라도 걱정할 필요는 없다. 영어구사 능력과 프리젠테이션이 관련 있는 것은 사실이지만 실은 별개로 생각할 수도 있다. 영어회화가 가능하다고 프리젠테이션이 가능한 것은 아니다. 프리젠테이션 스킬을 마스터한다면 영어구사는 예전에 배운 ‘기본영어’ 정도로도 충분하다. 외국인을 상대로 프리젠테이션을 할 경우 그들의 문화적 배경을 잘 알 필요가 있다. 이문화(異文化) 문제에서 가장 골치 아픈 것은 ‘가치관과 행동양식’의 차이이다.이를테면 근로관(勤勞觀) 하나만 보더라도 나라마다 크게 다르다. 일본에서는 ‘노동은 신성한 것’이라는 가르침과 ‘근면은 선(善)’이라는 유교의 영향이 강하다. 그러나 구미에서는 구약성서의 ‘노동은 하느님이 인간에게 부과한 징벌’이라는 사고에 입각해 있다. 이와 같은 가치관의 차이를 전제로 하지 않으면 발표자는 아무리 열변을 토한들 단지 ‘호박에 침주기’처럼 반응 없는 상태가 될지도 모른다. 가치관과 행동양식의 차이에 대한 철저한 이해 이문화(異文化) 문제 IT 전문 컨설턴트 과정

20 전문용어 회피 전문용어의 상세해설 신변의 화제와의 결부 많은 사례예시 테마압축 지식 청중 높 음 낮 음 청중분석
II. 프리젠테이션 4. 프리젠테이션 준비 청중분석 청중의 지식수준과 프리젠테이션 청중의 지식수준에 따라 전문성의 정도와 프리젠테이션을 뒷받침하기 위한 활용 데이터의 종류를 달리해야 함 청중의 지식수준 분석 프리젠테이션 요구사항 일반인 청중의 경우 전문용어 회피 전문용어의 상세해설 신변의 화제와의 결부 많은 사례예시 테마압축 지식 청중 높 음 낮 음 일반인 %(명) 전문가 전문가 청중의 경우 청중분석에 있어 체크 리스트에 빠뜨려서는 안될 항목이 청중의 지식수준이다. 발표하려는 내용에 대해 청중이 어느 정도 알고 있는가에 대해 사전에 조사해 둘 필요가 있다. 발표자의 지식수준이 청중보다 낮다면, 굳이 발표자가 말할 필연성은 없으며 청중에게 바톤을 넘기는 편이 낫다. 그렇지 않고 청중보다 아는게 많아서 이야기를 시작했으면 청중의 수준에까지 눈높이를 낮출 필요가 있다.그렇지 않으면 발표자의 이야기는 청중들에게 어렵게 느껴질 것이다. 반대로 청중의 지식수준이 더 높을 때는 청중의 수준까지 자기를 끌어올려 프리젠테이션을 할 수는 없을 것이다. 청중의 냉냉한 시선을 온몸으로 받든가, 자비로운 시선을 느끼든가 어느 편이든 식은 땀을 흘릴 각오가 되어 있어야 하기 때문이다. 청중은 일반 사람인가 전문인인가 혹은 청중 가운데 전문가는 몇 사람쯤 있으며 일반인은 어느 정도 있는가 그 비율도 조사해 두어야 한다. 또 말하고자 하는 테마에 대해서 청중은 어느 정도 알고 있는가, 아니면 전혀 모르고 있는가 등을 ‘청중의 지식분석’ 매트릭스에 따라 분석해야 한다. 예를 들어 주식시세 동향에 관한 프리젠테이션을 한다고 하자. 발표자는 경제용어나 주식용어를 구사하면서 향후 시장 동향을 거침없이 이야기할 것이다. 닛께이 평균은 어떻고 일본경제의 Fundamental이 어떠하다는 등 그리고 마침내는 뉴욕증시 이야기까지 꺼낼지도 모른다. 그러나 만약 청중이 절약해서 모은 얼마간의 돈을 늘려 보려고 하는 주부들이라면 그런 식의 프리젠테이션은 별 의미를 갖지 못하는 자장가에 불과하다.청중이 전부 전문가이거나 일반인이라면 문제는 없다. 그러나 매트릭스 분석을 해 본 결과, 50%가 전문인, 20%가 일반인, 나머지 30%는 정체를 알 수 없는 사람, 이런 식이라면 어떻게 해야 할까? 청중의 비율에 따라서 ‘시간을 배분한다’, ‘전문용어를 적당히 나누어 구사 10의 Output 90의 Data IT 전문 컨설턴트 과정

21 비호의적인 청중 호의적인 청중 비호의적인 청중분석
II. 프리젠테이션 4. 프리젠테이션 준비 청중분석 청중의 호의정도와 프리젠테이션 청중의 호의도에 따라 편중된 프리젠테이션을 피해야 하며 공정하고 호감을 느낄 수 있는 태도로 청중을 끌어야 함 청중을 대하는 태도 프리젠테이션 요구사항 자기 고집을 고집하지 않는다 호의적인 청중 비호의적인 공평하게 대해야 함 대립하지 않는다 편견을 갖지 않는다 비호의적인 청중 균형잡힌 의견 이성적인 의견 청중은 ‘호의적인 청중’과 ‘비호의적인 청중’ 그리고 ‘중립적인 청중’으로 분류할 수 있다. 호의적 청중은 기대를 안고 모인다. ‘또 뭔가 재미있는 이야기를 해주지 않을까’라거나 ‘저분 이야기는 언제 들어도 유익해’라고 생각하는 경우이다. 이런 청중은 실로 조정하는 인형과도 같이 비유할 수 있다. 실을 끌어당기는 만큼 청중은 감동하고 웃으며 납득하게 되어 있다. 호의적인 청중의 기대를 저버려서는 안된다. 만일 프리젠테이션이 기대에 어긋난다면 기대가 컸던 만큼 청중은 극도의 실망감을 느낄 것이다. 두 번 다시 동일 발표자의 프리젠테이션에 귀를 기울이지 않게 된다. 호의적 청중에 대해서는 주의를 다소 소홀히 하기 쉬운 경향이 있다. 프리젠테이션 준비를 게을리 한다거나, 지나친 농담을 해서는 안될 상대의 험담을 부지불식간에 한다거나, 별 생각 없이 집안에서나 할 야한 재담을 늘어 놓는다거나, 실없는 농담을 하여 실수를 범할 가능성이 높다. 청중을 분석하여 호의적인 청중이 대부분이라면 발표자는 이미 프리젠테이션의 프로라고 할 수 있다. 호의적인 청중에게는 특히 신경을 써서 확실한 준비를 할 필요가 있다. 호의적인 청중은 평범한 내용에 납득하지 않는다. 매번 같은 말을 하는 것도 문제가 된다. 발표자의 말이 국보급 고전만담 정도의 격조 높은 내용이라면 동일한 청중에게 되풀이 이야기를 해도 무방하다. 그러나 언제나 같은 개그를 되풀이하여 무대 뒤로 사라진 코미디언도 많지 않은가? 호의적인 청중에게는 신선하고 살아있는 정보를 맛 보여 주어야 함을 명심해야 한다. 논리적인 이야기 IT 전문 컨설턴트 과정

22 청중을 5가지 각도에서 분석하는 AIKAPP 분석은 다음과 같음
II. 프리젠테이션 4. 프리젠테이션 준비 청중분석 AIKAPP 분석 청중을 5가지 각도에서 분석하는 AIKAPP 분석은 다음과 같음 AIKAPP 분석 1. 청중의 흥미 열광적 흥미있음 중립 흥미없음 싫어함 2. 청중의 지식 전문가 지식있음 어느 정도 조금있음 전혀없음 3. 청중의 태도 매우 호의적 매우 비호의적 호의적 중립 비호의적 4. 청중의 포지션 ‘AIKAPP’란 청중(Audience)의 ‘흥미(Interest)’ ‘지식(Knowledge)’ ‘태도(Attitude)’ ‘포지션(Position)’ ‘정치적 경향(Politics)’의 머리글자를 딴 것이다. ‘AIKAPP 분석’은 청중의 현재상태를 종합적으로 분석하고자 하는 의도이다. 이를테면 ‘청중의 흥미’를 ‘열광적’에서 부터 ‘흥미 있음’ ‘중립적’ ‘흥미 없음’ ‘전혀 흥미 없음’으로 분류해 볼 수 있다. 즉, 발표자의 프리젠테이션 테마에 대해 열광적인가, 흥미를 가지고 있는가, 전혀 흥미가 없는가, 청중이 현재 어떤 위치에 있는가를 표시해 본다. 예컨대 발표자가 컴퓨터 기술자 앞에서 반도체 개발상황에 대해 말한다면 청중의 흥미는 ‘열광적’ 이거나 아니면 적어도 ‘흥미 있음’에 표시할 수 있다. 또 영업담당 임원에게 내구 소비재 구매층에 대한 프리젠테이션을 한다면 청중의 지식은 ‘전문가’나 ‘지식 있음’의 어느 편이 될 것이다. 청중의 태도를 분석하는 경우, 예컨대 자녀교육에 관심이 높은 어머니들 앞에서 비디오 게임의 교육적 효과를 주제로 이야기 한다면 청중의 포지션은 ‘매우 반대’가 된다. 청중의 정치적 경향에 대해서는 어떤 정당을 지지하는가 조사하는 것이 아니라 청중이 테마에 대해서 혁신적인가 아니면 보수적인가 하는 점을 분석하는 것이다. 만일 공무원 앞에서 관료조직의 통폐합에 대해 말하고자 한다면 청중의 정치적 경향은 ‘대단히 보수적’이라는 포지션에 표시될 수 밖에 없을 것이다. AIKAPP 분석방법을 사용하여 현재 청중의 흥미, 지식수준, 태도, 포지션, 정치적 경향에 대해 평가할 수 있다. 그렇게 하면 청중의 이미지가 눈앞에 떠오를 것이다. 적극찬성 찬성 중립 반대 적극반대 5. 청중의 정치적 경향 매우 혁신적 매우 보수적 혁신적 중립 보수적 IT 전문 컨설턴트 과정

23 II. 프리젠테이션 4. 프리젠테이션 준비 청중분석 Key Man 분석 조직 내 역학관계를 분석하고 ‘YES’라고 말할 수 있는 핵심인물에 맞게 발표방식을 준비함으로써 성공적인 프리젠테이션을 보장할 수 있음 핵심인물 분석 조직의 권력구조 성별 연령 성격 지위 출신지 가족구성 등 출신학교 수입 납세액 취미 신조 핵심인물 분석 프리젠테이션이 끝나고 지금까지 열심히 들어준 사람이 계약서에 사인을 할 것인가는 지금까지의 청중 분석을 통해 효과적인 프리젠테이션을 수행했다 하더라도 또 다른 문제가 된다. 발표자는 청중 가운데 예스라고 말할 수 있는 인물이 누구인지 알고 있어야 한다. 그리고 그 핵심인물을 설득할 수 없다면 프리젠테이션에 성공할 수 없는 것이다. 가령, 새로운 열처리 기술을 제안하고자 프리젠테이션을 계획하고 있다고 하자. 고객측은 사장을 비롯하여 전무, 담당 임원, 담당 기술과장 등이 참석하게 된다. 자, 청중 가운데 누가 핵심 인물일까? 이 경우 사장이 핵심 인물이라 생각되지만 보이지 않는 실력자는 전무일지도 모른다. 또한, 사장파와 전무파의 대립이 있을 지도 모른다. 직함만으로 핵심인물을 판단하는 것은 초보자 수준이다. 조직 내 역학구조가 어떻게 되어 있는가에 대한 정보를 평소에 꾸준히 모으도록 해야 한다. 그렇게 하지 않으면 프리젠테이션 목표의 달성은 곤란해진다. 이 경우 발표자는 단지 ‘수다 떠는 사람’에 불과하게 된다. 청중 가운데서 핵심인물이 누구인지 알고 있어야 하는 것이다. 핵심인물이 누구인지 알았다면 다음에는 무엇을 분석해야 할까? 성별, 연령, 지위, 출신학교, 수입, 납세액, 취미, 신조, 가족구성 등도 철저히 조사해야 한다. 회사 직원록, 인명록, 신문 인사란, 잡지 등 공식 정보를 수집해 보고 그 다음에는 평판, 소문 등 비공식 정보도 무시할 수 없는 Source로 활용해야 한다. 수집한 핵심인물 정보를 분석하고 프리젠테이션 테마와 연결 지어 보아야 한다. 예를 들어, 핵심 인물인 인사부장의 취미가 분재(盆栽)라면 이 점을 놓쳐서는 안된다. 프리젠테이션에서는 ‘분재의 전정(剪定)방법’을 인용하여 인재육성을 설득해 볼 필요가 있다. 이런 제안에는 틀림없이 ‘OK’ 사인이 나올 것이다. IT 전문 컨설턴트 과정

24 시간 관련 고려 사항 시간 고려 “ 연설을 들어본 적이 있는 사람은 누구나 알듯이 간결함은 가치가 있다. 20 분이 이상적
II. 프리젠테이션 4. 프리젠테이션 준비 시간 고려 “ 연설을 들어본 적이 있는 사람은 누구나 알듯이 간결함은 가치가 있다. 20 분이 이상적 이다. 1시간은 청중이 편안하게 경청할 수 있는 한계다.” - George Plimton (미국의 대중 연설가) - 시간 관련 고려 사항 나에게 주어진 시간은 얼마인가? 그 시간에는 질의 응답 시간이 포함되어 있는가? 시간 관리를 힘들게 하는 요소는? 시간 관리를 하는 요령은? 나의 발표 순서는? 그리고 시간(When)은? 프리젠테이션에 참석하는 사람들은 최소한 ‘이 프리젠테이션은 언제 끝나려나’ 하는 하나의 질문을 프리젠테이션 이전에 품고 들어온다. 만약에 발표자에게 시간을 결정할 수 있는 권한이 있다면 짧으면 짧을 수록 좋다는 사실을 명심해야 한다. 한시간 내에 전달할 수 없는 내용은 두시간이 주어진다고 해도 큰 차이는 없을 것이다. 대부분의 청중들은 프리젠테이션이 예정보다 빨리 끝난다 하더라도 어느 누구도 불평하지 않는다. 청중들이 불평하는 경우는 예정보다 더 길어졌을 경우이다. 청중과 약속된 시간 안에 프리젠테이션을 성공적으로 맞추는 것은 결국 발표자의 책임이므로, 프리젠테이션에 앞서 다음과 같은 사항을 고려함으로써 청중과의 약속을 지킬 수 있도록 한다. 첫째, 현실적인 목표를 세운다. 둘째, 예비자료를 제공하라. 셋째, 세부 정보를 정리한 보충 자료를 준비해서 청중의 질문에 대비하라. 넷째, 우선 순위를 시각적으로 표시한다. 다섯째, 추가적인 질문에 대한 답변은 청중의 동의를 구하고 진행해라. 하지만, 내용을 구성하는 문제보다 더 중요한 것은 정시에 시작하고 정시에 끝내는 것이다. 이것은 발표자의 성실성의 문제이고, 이는 청중과의 합의를 준수하고 책임을 다하겠다는 의지와 능력을 입증하는 것이다. 정시에 시작하고 정시에 끝내라!! IT 전문 컨설턴트 과정

25 1. … 4. … 2. … 3. … 3. … 1. … 4. … 2. … 프리젠테이션의 설계 10분간의 전문가가 되지 말라!!
II. 프리젠테이션 4. 프리젠테이션 준비 프리젠테이션의 설계 10분간의 전문가가 되지 말라!! 프리젠테이션 설계 말하고자 하는 순서 듣고자 하는 순서 1. … 4. … 2. … 3. … 3. … 1. … 청중과 시간에 대한 분석이 성공적인 프리젠테이션을 위한 외적 요인이라면, 실제 프리젠테이션 내용과 관련된 주제 연구 조사는 성공적인 프리젠테이션의 내적이며, 가장 기본적인 요인이라 할 수 있다. 프리젠테이션의 가장 일반적인 목적이 바로 정보 제공으로, 발표자가 가지고 있는 지식을 청중에게 나누어 주는 것이다. 그리고, 발표자가 하고자 하는 것은, 그 정보를 바탕으로 하여 청중으로 하여금 공감과 설득을 이끌어 내서 목표를 달성하는 것이다. 그러기 위해서는 발표 하고자 하는 주제에 대한 충분한 연구와 조사가 필요하다. 프리젠테이션 과정에서 정보를 충분히 제공하지 않으면, 청중은 발표자의 신뢰도와 자신감에 의심을 품게 된다. 그렇게 되면 청중은 발표자가 원하는 대로 움직이지 않게 된다. 발표자가 충분한 정보를 가지고 있다고 생각할 때에만 청중은 긍정적인 반응을 보인다. 프로젝트 준비과정에서의 주제연구조사는 전체 프리젠테이션에 대한 설계도를 작성하는 과정이라고 이해하면 된다. 즉, 프리젠테이션에서 요구하는 각 단계별로 주제를 철저히 고민하고 준비하기 위한 예비단계라고 말할 수 있다. 만일 발표자가 생각나는 대로 이야기 한다고 가정해 보자. 청중은 어떤 반응을 보일까? ‘이 이야기가 언제까지 계속되는 걸까’ ‘내가 알고 싶은 내용은 언제쯤 나올까’ ‘무슨 말을 하려는 걸까’ 등등 청중은 점점 초조해지게 된다.제품에 대한 기술적인 설명을 하고 있다고 생각하는데 갑자기 업계의 동향에 대한 설명이 나오고, 나아가 관세장벽과 같은 문제까지 제기 된다면 청중의 혼란은 극에 달할 것이다. 지리멸렬하고 맥락이 없는 이야기라도 청중은 처음 얼마간은 기대감에 차서 ‘무슨 말을 하려고 하나’ 생각하며 긴장하게 마련이다. 4. … 2. … IT 전문 컨설턴트 과정

26 도입부 본론 결론 준 비 청중에게 좋은 점 발표자에게 좋은 점 목표 기술문 : Guide line
II. 프리젠테이션 4. 프리젠테이션 준비 프리젠테이션 Outline의 작성 프리젠테이션 Outline의 구성을 통하여 효과적인 발표와 논리 정연한 전달을 위한 사전정리를 할 수 있음 Outline의 장점 청중에게 좋은 점 발표자에게 좋은 점 청중이 이해하기 쉽다 구성에 대한 이미지가 솟는다 이야기의 뼈대를 놓치지 않는다 이야기의 중점을 파악한다 이야기의 전체상을 알 수 있다 컨셉을 정리하기 쉽다 안심하고 말할 수 있다 잊어버리지 않는다 즉홍적인 대사를 삽입할 수 있다 시간 조정이 용이하다 Outline의 3부 구성 목표 기술문 : Guide line 도입부 본론 결론 프리젠테이션에는 3가지 방법이 있다. 하나는 생각나는 대로 이야기하는 방법, 또 하나는 말하려는 모든 것을 글로 써서 원고를 작성하는 방법, 나머지 하나는 Outline을 구성하고 Outline에 따라 말하는 방법이 있다. 첫번째 방법은 논외로 하고, 두 번째 방법은 매우 특수한 케이스이며, 세 번째 방법이 권유할 만한 방법이다. 준비단계에서 Outline을 구성하면 프리젠테이션은 전문가 뺨치게 될 것이다. Outline에는 매우 많은 장점이 있다. Outline 구성법을 학습하기 전에 먼저 그 장점을 이해할 필요가 있다. Outline의 장점을 요약하면 5가지로 정리할 수 있다. 제 1의 장점은 자기가 말하려는 바가 명확해진다는 점이다. 제 2의 장점은 청중이 이해하기 쉽다는 점이다. 제 3의 장점은 Outline이 발표안내(Speaking Guide)의 역할을 담당해 준다는 점이다. 제 4의 장점은 잊지 않는다는 점이다. 마지막 장점은 시간 조정이 가능하다는 점이다. 주의환기 동기부여 주요 포인트 소개 질의/응답 시간 안내 포인트1 포인트2 포인트3 주의환기 주요 포인트 요약 질의/응답 최종 마무리문 준 비 분위기 조성 논리적 배치 인상적 마무리 IT 전문 컨설턴트 과정

27 청중의 주의를 사로잡고 긍정적인 흥미를 유발시키는 부분
II. 프리젠테이션 5. 프리젠테이션 구성 도입부 주의환기 (Hey You) 청중의 주의를 사로잡고 긍정적인 흥미를 유발시키는 부분 일반적 실수 권장 방법 질의 / 응답 수사학적 질문 개인적인 경험 충격적인 말 이야기나 묘사 통계 제시 적절한 인용 청중의 관심 사항 프리젠테이션에 있어서 도입부는 프리젠테이션의 시작을 알림과 동시에 마치 15초짜리 광고와도 같이 짧은 시간 안에 발표자가 전달하고자 하는 프리젠테이션의 내용과 목적을 청중에게 확실하게 소개하는 아주 중요한 부분이다. 따라서, 주위 환기를 통하여 청중으로 하여금 그 자리에 계속해서 앉아 있으려는 욕구를 자극해야 하고, 다음에 계속될 내용을 예상하게 만들어야 한다. ‘재미있을 것 같다’라든가 ‘도움이 될 것 같다’는 생각을 하게 만들면 도입부는 성공인 것이다. 주위 환기에 실패하면 청중의 관심을 분산시키고, 집중력을 흐트려 애써 준비한 프리젠테이션을 망칠 수 있다. 그렇다면, 이렇게 중요한 프리젠테이션의 시작을 어떤 식으로 해야 할까? 먼저, 청중이 이미 알고 있는 내용에 대해 간단히 말해 주고, 다른 주제로 넘어가기 전에 이를 요약하여 다시 들려줌으로써 청중의 관심이 다른 데로 흩어지지 않게 하여 청중 스스로 더 많은 것을 듣고 싶게 만드는 것이다. 그리고, 말을 할 때 ‘나’보다는 ‘여러분’을 강조하여 청중이 일체감을 느낄 수 있도록 하고, 발표 내용에 청중을 끌어들여야 한다. 청중이 자신의 눈을 통해 그 상황을 상상할 수 있도록 설명하는 것이다. 이처럼 프리젠테이션을 시작하면서 청중을 끌어들일 수 있는 방법은, 상투적인 인사말을 피해서 청중으로 하여금 진 주의환기의 실패는 전체 프리젠테이션을 망친다 IT 전문 컨설턴트 과정

28 청중의 반응 동기부여의 기준 청중과의 공감대 형성
II. 프리젠테이션 5. 프리젠테이션 구성 도입부 동기부여 (Motivator) 어떠한 형태의 프리젠테이션에서나 동기부여는 하지만 중요한 것은 그 위치 청중의 반응 동기부여의 기준 “ 왜 이 주제가 나에게 중요하지?” “ 이 프리젠테이션을 들으면 나에게 어떤 이익이 있지?” 청중들이 그곳에 있는 이유 당신 프리젠테이션의 이로운 점 당신의 목표 기술문의 원하는 결과 부분 ….을 말하라 (동기부여문 예 ) 제가 오늘 설명할 이 시스템은 이후 3년에 걸쳐 귀사가 1억원의 비용을 절감할 수 있도록 해줄 것이다 제가 오늘 소개할 검색엔진을 사용한다면, 발표자가 필요한 정보를 찾는데 걸리는 시간을 반으로 줄여드릴 것이다. 제가 제시하는 방법을 사용한다면 여러분들은 불의의 사고로 부터 발표자의 소중한 생명과 가정의 행복을 지킬 수 있을 것이다 청중과의 공감대 형성 프리젠테이션의 도입부에서 빼먹어서는 안될 사항은 바로 동기부여이다. 동기부여를 통하여 참석한 청중으로 하여금 자신들이 왜 그 자리에 왔는지에 대한 타당성과 어떠한 이익을 얻을 수 있는지를 명확하게 밝혀주어야 한다. 청중들은 발표자의 프리젠테이션을 들으러 왔지만 마음속으로는 저마다 중요한 문제를 생각하고 있다는 사실을 기억해야 한다. 따라서, 발표자는 프리젠테이션의 결론을 강하게 표명하여 청중의 주의력을 프리젠테이션의 내용쪽으로 끌어당길 수 있어야 한다. 그리하여, 청중들이 발표자의 프리젠테이션에 들이는 시간과 주의력을 아깝지 않게 느끼도록 만들어야 한다. 사람에게 동기를 부여하는 방법은 크게 5가지가 있다. 1) 목표를 부여한다 2) 경쟁 시킨다 3) 기록에 도전하게 한다 4) 평가하고 피드백 한다 5) 보상과 징벌 IT 전문 컨설턴트 과정

29 (Small Tip) 도입부 본론에 앞서 전달하고자 하는 주요 내용에 대한 간단한 소개를 해줌으로서 청중을 준비시키고
II. 프리젠테이션 5. 프리젠테이션 구성 도입부 주요 포인트 소개 본론에 앞서 전달하고자 하는 주요 내용에 대한 간단한 소개를 해줌으로서 청중을 준비시키고 프리젠테이션의 주도권을 가질 수 있다 주요 포인트들을 열거하라 : 청중에게 당신이 무엇을 말할 것인가를 말하라 주요 포인트 수를 제한하라 : 주요 포인트는 ( )개가 적당하다 목표를 달성하는데 필요한 주요 포인트들로 Grouping하라 간결하게 하라 : 주의! 아직은 설명할 때가 아니다 (Small Tip) 만약 청중이 당신이 누구인지 모른다면, 이 때 당신 자신을 소개해보라. 상당한 효과를 볼 수 있다. 왜일까? 도입부에서는 본론에서 다룰 주요 포인트를 미리 언급함으로써 청중으로 하여금 프리젠테이션을 통해 발표자가 어떠한 점을 강조할 것인지를 미리 예상할 수 있게 만들며, 발표자 자신도 앞으로 소개할 내용을 다시 한번 검토할 수 있는 기회가 되므로, 발표자는 청중을 준비시키고, 자신이 프리젠테이션의 주도권을 가질 수 있다. 이 때, 발표자는 너무 많은 포인트를 강조해서 오히려 청중을 혼란 시키지 말고, 적절한 수로 주요 포인트를 묶어서 간결하게 청중에게 설명하는 것이 중요하다. 너무 자세히 설명하면, 나중에 본론부의 내용과 겹치게 되고, 따라서 본론부에서 청중의 집중력이 떨어질 수 있다. 도입부분에서 본론의 주요 포인트를 다루는 것은 궁극적으로 청중에게 전달할 내용을 몇 가지로 분류해서 소개하는 정도로 생각하면 된다. IT 전문 컨설턴트 과정

30 언제 질문을 받을 것이 좋을까를 결정하고 청중에게 알려주라
II. 프리젠테이션 5. 프리젠테이션 구성 도입부 질의. 응답시간 안내 언제 질문을 받을 것이 좋을까를 결정하고 청중에게 알려주라 질의응답시간을 미리 안내하면 어떤 유리한 점이 있을까? 질의응답시간을 결정할 때 다음을 고려해보라 프리젠테이션 도중에 프리젠테이션 마지막에 장 점 발표자에게 프리젠테이션 하도록 주어진 시간은 적어도 발표자가 자유롭게 사용할 수 있다. 하지만, 청중에게 질문의 권리가 넘어간 순간부터는 모든 권한이 청중의 수중으로 넘어가게 된다. 그렇다고 해서 질문 시간 자체를 일방적으로 프리젠테이션이 끝난 후로 결정하거나 통제하는 것은 청중으로 하여금 질문의 권리를 뺏음과 동시에, 발표자의 자질을 의심할 소지를 제공할 수 있으니 조심해야 한다. 그러므로, 사전에 발표자는 청중과의 논의를 통해 미리 질의 응답 시간을 정해놓고, 가급적 그 시간에 질문 해 줄 것을 요청하는 것이 바람직 하다. 그렇다 하더라도 이야기 도중에 질문을 받더라도 컨트롤 할 수 있는 것이면 질문을 받아 답변 하도록 한다. 그런데, 답변하는 가운데 이야기의 흐름이 알 수 없게 되어 엉뚱한 방향으로 나아갈 수 있으니 이 경우 조금이라도 자신이 없으면 미리 예정된 질의 응답 시간을 이용하도록 요청한다. 단 점 IT 전문 컨설턴트 과정

31 모르는 질문일 경우 “모르겠습니다” 라고 해도 괜찮다는 것을 기억하라
II. 프리젠테이션 5. 프리젠테이션 구성 도입부 질의. 응답시간 안내 질문의 유형 질문에 답변하는 5단계 절차 명확하게 설명해 달라는 질문 기술적인 질문 주변적인 질문 단계를 뛰어넘는 질문 곤궁에 빠뜨리려는 질문 테스트하는 질문 1. 한걸음 앞으로 나아간다 2. 질문한 사람을 가리키거나, 이름을 알면 호명을 한다 3. 질문을 하고 있는 사람을 향해 100% 시선 접촉을 한다 4. 잠시 말을 멈춘 다음, 전체 청중을 향해 질문을 다시 한번 말한다 5. 전체 청중을 보고 답변을 한다 많은 발표자가 불안과 긴장에 사로잡히는 주요한 이유 가운데 하나가 바로 질문에 대한 두려움이고, 그보다 더 심한 것이 대답하지 못할 경우에 대한 두려움이다. 하지만, 중요한 것은 대답하지 못한다고 해서 신뢰에 손상이 가는 것은 아니라는 것이다. 오히려 발표자가 답변을 해서는 안 되는 질문도 있을 수 있으므로, 발표자의 권한을 넘는 일이나 전문 분야 외의 질문은 무책임하게 답변하면 안된다. 청중이 던지는 질문은 여러 가지 유형이 있다. 하지만, 한가지 알아두어야 할 것은 이렇게 질문하는 청중은 발표자의 적이 아니라는 사실이다. 청중들은 난해하고 어려운 질문을 퍼붓기 위해 발표자를 그 자리에 세운 것이 아니라, 그들은 프리젠테이션의 내용을 이해하는데 필요한 정보를 얻으려는 것이다. 그들은 발표자가 설명하는 내용의 논리적 근거를 이해하고, 발표자의 제안에 동의하기 위해 모인 사람들이라는 것을 알아야 한다. 이러한 질문에 답변하는 절차는 슬라이드에서 나타나고 있는 다섯 가지 절차가 있지만, 가장 좋은 방법은 편한 마음으로 질문에 대응하는 것이다. 그리고, 처음부터 끝까지, 청중은 적이 아니라는 사실을 기억해야 한다. 질문에 답하기 전에 먼저 생각하라 모르는 질문일 경우 “모르겠습니다” 라고 해도 괜찮다는 것을 기억하라 IT 전문 컨설턴트 과정

32 도입부 II. 프리젠테이션 5. 프리젠테이션 구성 도입부 포맷 주의환기 동기부여 주요 포인트 소개 1. 2. 3. (자기소개)
주요 포인트 소개 1. 2. 3. 이 슬라이드는 지금까지 설명한 프리젠테이션의 도입부분에 포함되는 요소를 정리하기 위한 포맷이다. 각 요소들의 의미를 하나씩 생각해 보고, 향후 프리젠테이션을 수행할 때 이러한 형식에 맞춰서 도입부분을 작성해 보기 바란다. (자기소개) 질의.응답 시간 안내 IT 전문 컨설턴트 과정

33 본론 주요 포인트를 설명하고 증명하고 요약하라 1. 설 명 주요 포인트를 논리적인 순서로 배치하라 II. 프리젠테이션
5. 프리젠테이션 구성 본론 주요 포인트 설명 주요 포인트를 설명하고 증명하고 요약하라 1. 설 명 주요 포인트를 논리적인 순서로 배치하라 비교 / 대조 연대순 문제 / 해결방안 원인 / 결과 필요한 정보만 포함시켜라 도입부에서 열거했던 포인트를 벗어나지 마라 간결한 대화체 문장을 사용하라 약하고 자신 없는 말투는 삼가하라 “ ~ 인것 같다 “ “ ~ 이었으면 좋겠다 “ 뭔소리를 하는지… 말하고자 하는 바가 뭐야??? 프리젠테이션에 있어서 본론부는 발표자가 청중에게 전달할 내용의 핵심을 이루는 부분이다. 도입부분에서 청중의 감정에 호소했다면 본론부에서는 청중의 이성에 호소하여 납득시켜야 한다. 청중이 납득하기 위해서는 발표자의 이야기가 ‘논리적’이라야 하고, 따라서, 객관적인 사실이나 증명들을 들어 발표자가 주장하고자 하는 내용을 분명하고 정확하게 설명하여 청중의 공감을 이끌어내야 한다. 이를 위해 도입부분에서 밝혔던 주요 포인트들을 논리적인 순서로 배치하여 전달하고자 하는 내용을 일관성 있게 제시해야 한다. 또한 이러한 주요 포인트들을 설명할 때에는 추상적인 논조는 피하고 가급적 구체적인 숫자, 통계자료, 전문가의 판단 등의 데이터를 청중에게 제시하여, 발표자의 의견이나 가설에 신뢰감을 더하는 게 중요하다. 그렇다고 해서 너무 장황하게 설명하거나, 너무 많은 자료를 제시하게 되면 무슨 이야기를 하고자 하는지 초점이 분명치 않게 되고 지루한 프리젠테이션이 될 수 있다. 앞서도 이야기했지만, 프리젠테이션은 정시에 시작해서 정시에 끝내는 것이 좋다. 제한된 시간 내에 최대의 효과를 거두기 위해 이야기의 범위를 좁히고 중요한 포인트를 찾아서 추구해야 한다. 또 한가지, 발표자는 청중 앞에서 당당함을 항상 보여야 한다. 슬라이드에 나온 예와 같은 말투를 사용했을 경우에 청중은 발표자의 전문성을 의심하게 되고, 신뢰감을 보이지 않으며, 오히려 무시할 수도 있다. 프리젠테이션의 주인공은 청중이지만, 주인공을 이끄는 역할은 발표자의 몫이다. 처음부터 끝까지 자신감 있는 말투를 잃지 말아야 한다. IT 전문 컨설턴트 과정

34 설명한 바를 증명함으로써 프리젠테이션의 설득력을 높여라
II. 프리젠테이션 5. 프리젠테이션 구성 본론 증명의 방법 설명한 바를 증명함으로써 프리젠테이션의 설득력을 높여라 2. 증명의 방법 개인적인 사건 “ 이 시스템을 활용했을 때 귀사의 회의 시간은 반 이상 줄어들 것이다. 저는 저희 팀에 실제 이 시스템을 적용해 본 결과 ,주3회에 걸쳐 매번 1시간이 소요되던 회의 시간을 주 2회 각 20분으로 반이상 회의 시간을 줄일 수 있었습니다” 전문가의 판정 “ 정보화 사회에 대해 많은 연구와 공헌을 해오신 OO 연구소 홍길동 박사는 정보화에 과감한 재투자를 하지 않는 기업은 다가오는 2000년에는 그 생존을 보장받을 수 없다 라고 강력하게 주장하고 있다.” 통계 자료 제시 유추 형상화 앞 슬라이드에서도 잠깐 언급했듯이, 청중에게 발표자가 전달하고자 하는 내용에 대한 확신을 주고, 설득력을 높이기 위해서는 프리젠테이션 내용의 타당성을 입증할 수 있는 자료들이 필요하다. 아무런 증거자료 없이 막연히 내용의 설명에만 그친다면 이것은 어디까지나 발표자 자신의 단순한 ‘의견’이나 ‘가설’에 지나지 않는다. 프리젠테이션의 최종 목적은 프리젠테이션의 결과로써 판단과 의사결정까지 초래하게 하는 것이다. 때문에, 보다 확실하고, 검증된 자료의 제시를 통해 청중에게 의견을 전달해야 한다. 이를 위해서는 발표자 자신의 경험치로 나타난 결과나, 사회적으로 저명 있는 전문가의 판단, 수치적인 자료, 통계적으로 나타난 수치 등을 근거 자료로 제공해주는 것이 좋다. 또한, 자신이 설명한 바를 보충하기 위해 일반적 원리로부터 특수한 원리나 사실을 추론하여 결론을 내는 연역법을 이용하거나, 하나 하나의 구체적 사실을 통합하고 그로부터 일반적인 원리나 법칙을 도출하는 귀납법을 이용하여 발표자의 주장을 뒷받침 하는 방법도 있다. 하지만, 연역법을 이용할 경우에는 ‘논리의 비약’이나 ‘전제의 해석에 무리’가 있거나, ‘결론에 억지’가 있지 않도록 주의하시고, 귀납법의 경우, 구체적인 사실의 수가 충분치 않다면 단순한 자기 주장이나 억측에 불과할 수 있으므로 주의해야 한다. IT 전문 컨설턴트 과정

35 II. 프리젠테이션 5. 프리젠테이션 구성 본론 전환문의 계획 전환문을 계획해 두는 것이 중요하다. 그렇지 않으면 당신은 “음…”, “어…”, “다음은…”, “에…” 같은 시간 채우기용 단어들을 사용하게 된다 3. 전환문의 계획 포인트를 반복하라 수사 의문문을 사용하라 접속 혹은 그런 신호가 되는 단어, 구를 사용하라 그러나, 결과적으로, 그래서, 따라서 등과 같은 단어들은 하나의 아이디어 혹은 생각이 종료되고 다른 것이 시작된다는 신호로서 사용된다 정보를 요약하라 (Small Tip) 전환문은 프리젠테이션의 여러 부분을 하나로 연결하며, 피와 살을 입혀서 프리젠테이션을 하나의 유기체로 만든다 프리젠테이션을 수행함에 있어서, 단순히 말하고자 하는 포인트만 하나 하나 나열해 나가는 것은 십중팔구 세련되지 못한 프리젠테이션이 된다. 아무리 본론부의 내용이 훌륭하더라도, 각 포인트별로 잘 연계 시키지 않으면 청중에게 말하려는 바가 분명치 않게 된다. 발표자는 자신의 논리를 청중에게 전달함에 있어, 청중이 혼란스럽지 않게 하기 위해 적절한 전환문을 사용해야 한다. 전환문의 역할은 발표자가 하고자 하는 말을 강조하고, 청중에게 집중을 하게하는 역할을 하므로, 발표자는 자신이 말하고자 하는 포인트를 반복할 필요가 있다. 또한, 단순히 논설조로 일관하는 것보다는 수사 의문문을 사용하여 논리 전개의 지루함을 없애주는 방법도 있다. 중간 중간에 의문문을 삽입하는 방법도 있지만, 말과 말 사이에 접속어를 삽입하여, 논조의 변화나 요약을 나타낼 수도 있다. 슬라이드에 나와있는 접속어 외에도, ‘이를테면’, ‘요컨대’, ‘다음에 말씀드릴 점은’, ‘여기서 요약하자면’ 등등의 표현이 있다. 마지막으로 한가지 명심해야 할 것은, 전환문도 결국에는 하나의 목표를 위한 프리젠테이션 수단이므로 발표자들은 이러한 전환문에도 자신이 알리고자 하는 정보를 요약해서 알려야 한다는 것이다. 적절한 전환문을 사용해서 프리젠테이션이 하나의 유기체로 탄생할 수 있도록 표현해야 한다. IT 전문 컨설턴트 과정

36 다음 포맷을 이용하여 하나의 포인트를 전개시켜 보시오
II. 프리젠테이션 5. 프리젠테이션 구성 본론 본론 포맷 다음 포맷을 이용하여 하나의 포인트를 전개시켜 보시오 포인트 설명 포인트 증명 여기까지 프리젠테이션의 본론부에서 필요한 사항들을 정리해보았다. 다시 한번 요약하자면, 본론부는 발표자가 전달하고자 하는 내용을 담고 있는 부분이고, 이를 좀 더 효과적으로 청중에게 전달할 수 있도록 포인트를 강조하여 논리적인 전개를 펴고, 그 논리를 증명할 수 있는 실례나, 실증을 들어 청중의 신뢰를 획득하며, 일관된 논조를 유지하고 좀 더 생동감 있는 프리젠테이션을 위해 적절히 전환문을 사용하자는 것이다. 도입부분에서도 그랬듯이, 슬라이드에 나온 포맷에 맞춰서 발표자의 프리젠테이션 내용을 생각해서 요약해 보고, 청중의 입장에 서서 과연 이 부분에 이러한 예를 들거나 의문문을 삽입했을 때 어떠한 효과가 있을 것인가를 생각해서, 성공적인 프리젠테이션을 준비해야 한다. 포인트를 요약하고 다음 포인트로 전환 IT 전문 컨설턴트 과정

37 결론 부분에서 단신은 마지막 인상을 주게 된다. 따라서 이 부분을 반드시 긍정적으로 끝맺어야 함
II. 프리젠테이션 5. 프리젠테이션 구성 결론 끝맺음 결론 부분에서 단신은 마지막 인상을 주게 된다. 따라서 이 부분을 반드시 긍정적으로 끝맺어야 함 1. 주의점검 청중의 주의를 다시 한번 점검하라 동기부여문이나 주의 환기문을 그대로 사용할 수 있다 이 시점에서 주의점검을 하는 이유는 무엇일까? 2. 주요 포인트 요약 마무리에 도움을 준다 청중으로 부터 질문을 유도해 내는데 도움을 준다 예) “ 이 세 단계는 1) ) ) 이었습니다” “ 오늘 우리는 을 검토해 보았다.” 3. 질의.응답 시간 청중으로 부터 질문을 요청하라 질문에 답변하는 다섯 단계를 활용하라 도입부분과 마찬가지로 결론부도 청중의 관심이 최고조에 달하는 부분이다. 청중들이 ‘지금까지의 내용을 요약하자면…’ 이라는 말을 듣는 순간 얼굴이 환하게 되는 것을 보면 알 수 있다. 하지만 결론부를 이야기한다고 해서 프리젠테이션이 끝나는 것은 아니다. 그러면 결론부에서는 어떠한 포인트에 초점을 맞춰야 하는지 살펴보기로 한다. 도입부분이 발표자의 프리젠테이션 내용을 알리고, 청중의 관심을 끌기 위한 부분이었다면, 결론부는 프리젠테이션 내용을 다시 한번 강조하고, 청중들에게 강한 인상을 심어줘야 하는 부분이다. 때문에, 도입부분에서 사용했던 방법과 같이 주위의 환기를 통해 결론부에 들어감을 알리고, 청중에게 마지막 집중을 하게끔 인식시켜야 한다. 청중의 주위가 환기되면, 프리젠테이션에서 강조했던 사항들을 다시 한번 청중에게 상기시켜줄 필요가 있다. 이는 발표자가 주요 메시지로 사용한 점을 상기시킴과 동시에 청중에게 프리젠테이션 내용을 정리할 수 있게 해주고 질문을 유도하는데 도움을 준다. 프리젠테이션이 끝난 뒤 질의응답 시간이 마련되어 있을 때는 ‘여러분 가운데 질문이나 의견이 있으면 받겠습니다.’ 는 식으로 질문이나 의견을 받는다. 질문에 답하는 요령은 도입부분에서 설명했던 질문에 답변하는 5단계 절차를 참고하면 된다. 질의 응답이 끝나고, 이제 발표자는 청중에게 할 수 있는 마지막 말을 고심해야 한다. 청중은 이제 마지막 말을 기다리고 있고, 발표자는 최종 마무리를 지어야 한다. 최종 마무리 말로써 청중이 취해야 할 행동을 정확하게 설명해주는 것이 중요하다. 청중에게 어떤 행동을 요청함으로써 프리젠테이션에서 전달하려고 했던 내용을 명확하게 해줄 수 있기 때문이다. 4. 최종 마무리문 최종 마무리문을 통해서 당신의 청중이 행동을 하게끔 하라 강하고 인상 깊게 하라. 청중이 들을 수 있는 마지막 기회이다 완전한 문장으로 철저히 준비하라 !! IT 전문 컨설턴트 과정

38 결론 (Small Tip) II. 프리젠테이션 5. 프리젠테이션 구성 결론 부분 주의사항 새로운 정보를 언급하지 말라
부정적인 어조로 끝내지 말라 “결론은” “요약하면” “이상으로” 과 같은 상투적인 문구로 끝내지 말라 자신감 없고 무력한 표현으로 마지막 인상을 주지 말라 마지막 문장 (최종 마무리문)을 읽지 말라 끝내기 전에 자료를 챙기지 말라 (Small Tip) 명심하라! 결론은 청중들에게 강한 인상을 심어줄 수 있는 마지막 찬스임을…. 슬라이드의 내용은 결론부에서 주의해야 할 사항들에 대해 설명하고 있다. 첫번째, 새로운 정보에 대한 언급을 피하는 것이다. 지금까지 발표자는 자신이 이야기하고자 하는 내용을 도입부분에서 소개하고 본론부에서 설명하여 청중에게 공감을 형성시키려 애써왔다. 어렵게 공감대로 끌어온 청중을 불쑥 튀어나온 정보 하나 때문에 혼란에 빠지게 할 필요는 없다. 프리젠테이션 내용에 전혀 도움이 되지 않는다면 절대 새로운 정보는 언급하면 안된다. 두 번째로, 프리젠테이션의 최종 목적의 하나는 프리젠테이션이 끝나고 청중이 어떠한 행동을 해주기를 바라는 것이다. 당연히 청중은 발표자의 말 한마디 말 한마디에 귀를 기울이고 있고, 더구나 결론부라면 더더욱 그러할 것이다. 그런 의미에서 결론부에 부정적인 어조를 사용하는 것은 발표자로서 매우 무책임한 일이 될 것이다. 발표자는 자신의 프리젠테이션으로 인해 청중으로 하여금 앞으로의 행동에 동기부여를 하는 사람이라는 사실을 명심해야 한다. 세 번째, 결론부에서는 청중에게 강한 인상을 심어 주어야 하는 단계이다. 도입부분이 청중의 관심을 끌어야 하는 부분이라면, 결론부는 청중의 마음에 확신을 심어주는 부분이다. 그러므로 상투적인 표현보다는 단어 하나에, 문장 하나에 청중이 감동할 수 있는 표현을 사용하도록 노력해야 한다. IT 전문 컨설턴트 과정

39 결론 II. 프리젠테이션 5. 프리젠테이션 구성 결론 포맷 주의점검 주요포인트 요약 1. 2. 3. 질의.응답 최종 마무리문
주요포인트 요약 1. 2. 3. 질의.응답 결론부에서 다루었던 내용을 포맷에 맞춰서 다시 한번 점검해 보도록 하자. 먼저 결론부에서는 도입부분에서 했던 것처럼 청중의 주의를 환기시켜, 다시 한번 집중 시킬 필요가 있다. 주의점검을 위해 생각한 문장이나 표현들을 미리 생각해 두도록 하자. 주의점검이 되면, 결론부에서 다시 한번 강조해야 할 포인트들을 나열해 본다. 주요 포인트들을 나열함으로써 청중에게 발표자가 강조했던 내용을 환기시키고, 질문을 유도할 수 있게 한다. 청중에게 질의 응답 시간을 줘서, 그들의 질문에 자신감 있게 답하는 시간을 갖도록 한다. 미리 예상 질문 리스트를 만들고, 질문에 대처하는 요령을 익혀서 준비하면 좋다. 마지막으로, 한 문장에 프리젠테이션에서 발표자가 하고자 했던 말을 가장 강하게 전달할 수 있는 마무리 문장을 생각해 두도록 한다. 그것이 마치 광고의 문구와도 같이 짧은 시간에 청중의 마음을 사로잡을 수 있을 정도의 말을 생각하도록 한다. 최종 마무리문 IT 전문 컨설턴트 과정

40 프리젠테이션 포맷 견본 II. 프리젠테이션 5. 프리젠테이션 구성 도입부 청중 : 목표 기술문 : 동안에, 도입부 주의환기
청중 : 목표 기술문 : 동안에, 을 전달해서, 청중이 하도록 하겠다. 도입부 주의환기 동기부여 5장에서 다루었던 프리젠테이션의 구성에 대해 포맷에 맞춰가면서 다시 한번 검토해 보도록 한다. 도입부분의 가장 윗 부분에는 프리젠테이션의 목표 기술문을 표기해서 과연 발표자는 누구를 대상으로, 어떠한 목표를 이루기 위해 프리젠테이션을 준비하는가를 명확히 한다. 도입부분의 처음에는 청중의 주의를 사로잡고 긍정적인 흥미를 유발시키기 위해 주의 환기를 위한 방법을 기술한다. 다음으로, 프리젠테이션에 참석한 청중들에게 어떠한 식으로 동기를 부여할 것인지를 생각하여 기술한다. 중요한 것은 청중들과의 공감대를 형성하는 것이다. 세 번째로는 본론에 앞서 전달하고자 하는 주요 내용에 대한 간단한 소개를 함으로써 청중을 준비시키고 프리젠테이션의 주도권을 가질 수 있도록 주요 포인트를 소개하는 것이다. 주요 포인트는 몇 가지로 간결하게 제한하고, 포인트 소개가 끝나면 발표자 자신을 간단히 소개하는 시간을 갖는다. 도입부분의 마지막은 질의 응답 시간을 안내하는 것으로, 프리젠테이션 도중과 마지막 중 언제 하는 것이 좋은지를 따져보고 청중에게 전달할 방법을 생각해 본다. 주요포인트 소개 1. 2. 3. (자기소개) 질의.응답 시간 안내 IT 전문 컨설턴트 과정

41 프리젠테이션 포맷 견본 포인트 1. II. 프리젠테이션 5. 프리젠테이션 구성 본론 본론 포인트 설명 포인트 증명
포인트 1. 포인트 설명 포인트 증명 본론부에서는 발표자가 전달하고자 하는 포인트를 나열하고, 그 포인트에 대한 증명, 그리고, 요약 및 다음 포인트로의 전환 이 세가지 과정을 각 포인트별로 반복한다. 각 포인트는 논리적인 순서로 배치하고, 논리 전개에 꼭 필요한 정보만을 포함시켜야 하며, 일관성을 유지하기 위해 도입부분에서 밝혔던 포인트를 벗어나지 않게 해야 한다. 문장은 대체적으로 간결한 대화체 문장을 사용하고, 전달하는 발표자는 약하고 자신 없는 말투를 삼가해야 한다. 설명한 바를 증명해서 프리젠테이션의 설득력을 높이기 위한 방법으로는 개인적인 사건을 예로 들거나, 사회적 저명인사나 전문가의 판단, 그리고 각종 통계 자료를 제시하거나 유추 및 형상화를 통해 이룰 수 있다. 마지막으로, 전환문을 사용하여 각 포인트들을 강조함과 동시에 다음 포인트로의 전환이 자연스럽게 이어질 수 있도록 미리 전환문을 생각해 본다. 전환문에는 반드시 포인트를 반복하는 말이 포함되어 있어야 하며 수사 의문문을 사용한다든지, 연결이 되는 접속어를 사용하여 표현할 수 있다. 또한, 정보의 요약을 포함시켜서 현재의 포인트를 다시 한번 상기시켜 준다. 포인트를 요약하고 다음 포인트로 전환 IT 전문 컨설턴트 과정

42 프리젠테이션 포맷 견본 포인트 2. II. 프리젠테이션 5. 프리젠테이션 구성 본론 포인트 설명 포인트 증명
포인트 2. 포인트 설명 포인트 증명 앞 슬라이드에서 말한 것과 같고, 역시 포인트의 설명, 증명, 요약 및 전환의 절차를 기술한다. 포인트를 요약하고 다음 포인트로 전환 IT 전문 컨설턴트 과정

43 프리젠테이션 포맷 견본 포인트 3. II. 프리젠테이션 5. 프리젠테이션 구성 본론 포인트 설명 포인트 증명
포인트 3. 포인트 설명 포인트 증명 역시 앞 슬라이드 내용과 동일하다. 본론부의 세 번째 포인트 기술문이다. 포인트를 요약하고 다음 포인트로 전환 IT 전문 컨설턴트 과정

44 프리젠테이션 포맷 견본 II. 프리젠테이션 5. 프리젠테이션 구성 결론 결론 주의점검 주요포인트 요약 1. 2. 3.
주요포인트 요약 1. 2. 3. 질의.응답 결론부의 포맷이다. 결론 부분에서 발표자는 마지막 인상을 주게 되므로 반드시 긍정적으로 끝을 맺어야 한다. 먼저 청중의 주의를 다시 한번 점검하여 집중할 수 있는 분위기를 조성할 방법을 기술한다. 여기에서는 동기 부여시에 사용했던 문장이나 주의 환기문을 그대로 사용할 수 있다. 두 번째로, 발표자가 전달하고자 하는 내용을 요약 정리해서 주요 포인트를 요약해 본다. 이는 효과적인 마무리 뿐만 아니라 청중에게 질문을 유도해 낼 수 있는 효과가 있다. 세 번째는 질의 응답 시간에 관한 내용이다. 청중에게 질문을 요청하고, 답변할 것을 준비해 본다. 질문에 답변하는 다섯 단계를 활용한다. 마지막으로, 최종 마무리문이다. 마무리문은 짧지만 아주 중요한 역할을 한다. 이 마무리문을 통해 발표자는 청중이 행동을 할 수 있게끔 해야 하고, 강한 인상을 심어줘야 한다. 따라서, 완전한 문장이 될 수 있도록 철저히 준비해야 한다. 최종 마무리문 IT 전문 컨설턴트 과정

45 시각자료의 구성 시각자료 활용의 성공 기법 II. 프리젠테이션 5. 프리젠테이션 구성 시각 자료의 사용 목적
프리젠테이션에서 시각 기자재 (Visual Aid)를 사용하는 이유와 그 목적은? 시각자료 활용의 성공 기법 청중의 입장에서 작성하라 문자 정보는 챠트화, 수치 정보는 그래프화하라 일치된 포맷으로 통일하라 제시되는 Data의 범위를 검사하라 (1도1사의 원칙) Message의 효과적 표현을 위한 비주얼화 색상을 조화롭게 활용하라 적절한 분량을 고려하라 시각을 통한 정보흡수는 매우 탁월하다. 사람이 정보를 흡수하는 기관은 ‘미각, 후각, 촉각, 청각, 시각의 5가지 이다. 각각의 기관이 정보흡수에 맡는 역할은 미각 2%, 후각 3%, 촉각 15%, 청각 20%, 시각 60%’라고 한다. 시각으로 포착하면 그 느낌을 잘 파악할 수 있는데, 이것이 바로 시각 자료의 효용이다. 시각 자료를 활용하지 않는 프리젠테이션은 청중의 청각을 통한 정보 흡수 능력 20%밖에 활용하지 못하는 것이다. 보여주고, 만져보게 하며, 맛을 보게 하고, 냄새도 맡게 하는 등 청중의 다섯 가지 센서를 충분히 활용해야 한다. 시각자료의 또 하나의 효용은 프리젠테이션 후에도 어느 정도 감동이 남는다는 점이다. 역사적으로 길이 남을 프리젠테이션이 아닌 한 청중은 언젠가 발표자의 이야기를 잊게 될 것이다. 어쩌면 청중은 프리젠테이션 장소를 나가는 순간 발표자가 무슨 말을 했는지 잊어버릴 수도 있다. 일반적인 청중들의 기억률에 대한 통계자료를 보면 다음과 같다. 프리젠테이션 종료 3시간 후 청중의 기억률은 청각에만 호소한 경우 70%, 시각에만 호소한 경우에는 72%, 그 상태에서 3일이 경과하면 청각의 경우 10%, 시각의 경우 20%까지 감소한다. 그런데, 청각과 시각의 두 가지 감각에 호소한 프리젠테이션의 경우, 3시간 후 85%이던 기억률이 3일 경과 후에도 65%를 유지한다. 이것도 시각 자료의 장점이다. IT 전문 컨설턴트 과정

46 Personal Appearance 체크 리스트 (For Man)
II. 프리젠테이션 6. 전달 기법 이미지 Personal Appearance 체크 리스트 (For Man) 1. 양복은 잘 다려져 있는가? 2. 양복의 색상이나 디자인이 너무 눈에 띄지 않는가? 3. 양복의 단추는 잘 채워져 있는가? 4. Y-Shirts의 색상이 너무 화려하거나 요란하지 않은가? 5. Y-Shirts는 잘 다려져 있고 단추가 끝까지 채워져 있는가? 6. 넥타이는 양복과 잘 조화를 이루고 있는가? 7. 넥타이가 너무 화려하거나 눈에 띄지 않는가? 8. 넥타이가 너무 길거나 짧게 매지지 않았는가? 9. 여분의 넥타이는 준비하였는가? 10. 바지는 잘 다려져 있는가? 11. 바지의 무릎이 나와 있지 않은가? 12. 구두가 정장에 잘 어울리며 잘 닦여져 있는가? 13. 머리는 잘 손질되어 있는가? 14. 면도는 깨끗하게 되었는가? 15. 휴지나 손수건은 준비하였는가? 16. 나의 복장은 청중을 고려하였는가? 17. 나의 복장은 주제를 고려하였는가? 복장은 사람을 변화시키며 발표자의 복장은 청중이 발표자를 평가하는 데 많은 영향을 준다. 발표자가 ‘적합한’ 옷을 입었다면 훌륭한 발표자라고 짐작할 것이며, 평상복을 입고 나타났다면 가벼운 사람이라고 생각할 것이다. 발표자가 어떻게 보이고 어떤 복장을 하였느냐에 따라 프리젠테이션에 대한 청중의 반응이 달라진다는 점을 명심해야 한다. 청중은 발표자가 느끼지 못하는 사소한 것까지 자세히 보고 있다. 발표자의 복장이나 태도, 사소한 몸짓, 화법, 입술 모양에 이르기까지 머리끝에서 발끝까지 관찰하고 있다. 그러면서 청중은 발표자의 이야기를 신뢰해도 좋은지, 발표자의 견해에 찬성할 것인지 아닌지를 결정한다. 청중의 앞에 서면 가장 먼저 눈에 띄는 것이 발표자의 ‘신발’이다 .청중의 시선은 아래에서 위로 이동한다. ‘발 밑을 본다’는 것은 그 사람을 평가하는 데는 신발을 보면 가장 잘 알 수 있다는 의미이다. 더러운 신발이나 닳아 헤진 구두는 그 사람의 가치를 떨어뜨린다. 따라서, 발표자의 이미지를 좋게 하기 위해서는 반드시 프리젠테이션 전에 구두를 깨끗하게 닦아두도록 해야 한다. 다음에는 양말에 대해 알아보도록 한다. 때때로 흰 면 양말이나 화려한 무늬의 양말을 신 IT 전문 컨설턴트 과정

47 Personal Appearance 체크 리스트 (For Woman)
II. 프리젠테이션 6. 전달 기법 이미지 Personal Appearance 체크 리스트 (For Woman) 1. 프리젠테이션에 적합한 단정한 복장인가? 2. 지나치게 화려하거나 캐쥬얼하지 않는가? 3. 지나치게 몸에 붙는 복장은 아닌가? 4. 노출이 심한 복장은 아닌가? 5. 레이스가 많은 옷이 아닌가? 6. 장식이나 무늬가 지나치게 많은 복장이 아닌가? 7. 화장이 너무 짙지 않은가? 8. 향수 냄새가 과하지 않은가? 9. 머리 손질은 잘 되어 있는가? 10. 머리가 치렁치렁하여 산만하지 않은가? 11. 액세서리가 지나치게 화려하거나 소리를 내지 않는가? 12. 구두가 너무 높거나 또각 또각 소리가 크지 않은가? 13. 여분의 스타킹을 준비하였는가? 14. 휴지나 손수건을 준비하였는가? 15. 나의 복장은 청중을 고려하였는가? 16. 나의 복장은 주제을 고려하였는가? (Small Tip) 청중은 당신의 겉모습이 아니라, 당신의 아이디어를 기억하길 원한다 발표자가 여성이든 남성이든 복장에서 가장 신경 써야 할 부분은 자신의 복장이 과연 청중과 주제를 고려하였느냐 하는 것이다. 슬라이드의 Tip에도 나와 있듯이, 청중은 당신의 겉모습이 아니라, 당신의 아이디어를 기억하길 원한다는 사실이다. 성공적인 프리젠테이션을 위한 발표자의 복장에 관하여 정리하면 다음과 같다. 1) 우선 청중의 스타일을 파악해야 한다. 2) 청중의 복장보다 조금 더 수수하세 보이는 것이 좋다. 3) 언제나 옷차림이 깔끔하게 보이도록 주의를 기울여야 한다. 4) 사람들의 눈에 비쳐지고 싶은대로 옷을 잎는다. 5) 날씬해 보이는 것 또한 중요하다 6) 만약 의상을 하나밖에 갖출 수 없다면 군청색이 가장 무난하다. 7) 셔츠와 블라우스는 언제나 흰색이 가장 좋다. IT 전문 컨설턴트 과정

48 비언어적 요소 커뮤니케이션 자 세 제스추어 움직임 II. 프리젠테이션 6. 전달 기법 바람직한 것 하지 말아야 할 것
커뮤니케이션 연구에 따르면 메시지는 말 이외에도 여러 가지 수단으로 전달되는 것으로 나타나고 있다. 앨버트 메라비안(Albert Mehrabian) 박사는 ‘침묵의 메시지(Silent Messages)’라는 저서에서 커뮤니케이션에 영향을 주는 것은 말이 7%, 목소리가 38%, 그리고, 보디 랭귀지가 55%라고 했다. 즉, 메시지의 93%가 몸 움직임, 태도, 표정, 말의 억양, 음조의 변화 등 비언어적 매체로 전달된다는 것이다. 서구의 연구에서만이 아니라 NHK의 조사에서도 ‘언어보다 태도가 사람의 진짜 기분을 나타낸다’고 생각하는 사람이 74.1%나 된다고 한다. 이것으로 프리젠테이션에서도 비언어적 커뮤니케이션을 무시해서는 안된다는 사실이 분명해졌다. 제안의 내용이 아무리 산뜻해도 자신 없이 나약하게 이야기하면, 청중은 발표자의 제안을 받아들이고 싶지 않을 것이고, 아무리 논리적으로 정리를 하여 줄거리를 만들어도 단조롭게 원고를 읽는 식으로 청중에게 말한다면 청중은 자리를 떠날 것이다. 어떠한 요소들이 바람직하며 바람직하지 않은지 몇가지 예를 들어보도록 하겠다. 먼저, 어깨와 고개의 위치에 따라서 감정과 자세가 바뀌게 된다. 어깨는 발표자의 자신감을 드러내 보인다. 반대로, 어깨로 인해 긴장되고 겁을 먹은 것으로 보이기도 한다. 어깨를 뒤로 젖히면 실제로 더욱 자신감을 느낄 수 있다. 어깨를 뒤로 젖히고 고개를 약간 위로 당기면 청중이 아무리 많더라도 평정을 찾을 수 있다. 반면에 어깨를 늘어뜨리고 고개를 숙이면 불행하고 절망에 빠진 듯한 느낌을 준다. 이렇게 자세는 감정에 영향을 주고, 기분에 따라 자세가 결정되기도 하는 등 이들은 서로 영향을 끼친다. 자신 있고, 기쁘고, 준비가 되었다면 신체 또한 그렇게 보이기 마련이다. 움직임 IT 전문 컨설턴트 과정

49 목소리의 크기 말의 속도 발음 억양 잠시 멈춤 목소리 다음과 같은 목소리의 특징들이 프리젠테이션 전달에 영향을 미친다
II. 프리젠테이션 6. 전달 기법 목소리 다음과 같은 목소리의 특징들이 프리젠테이션 전달에 영향을 미친다 목소리의 크기 말의 속도 발음 억양 잠시 멈춤 프리젠테이션에서 가장 중요한 원칙은 청중이 들을 수 있어야 한다는 것이다. 말할 때 다양한 목소리를 내는 것은 대단히 중요하다. 말의 속도, 음성의 고저와 음량을 조절하여 너무 빠르지도, 너무 느리지도 않게 말해야 한다. 똑같은 어조로 중얼거리듯 말하는 것은 절대 금물이다. 굵고도 낮은 목소리는 고음보다 더 자신감 있게 들린다. 프리젠테이션 도중에 말이 자꾸 더듬거려지거나 생각이 막히면, 말하는 속도를 늦추고 잠시 말을 멈추어 숨을 고르고 생각을 모은다. 기억이 나지 않거나 말문이 막혔을 때는 미소를 짓는 여유를 보이는 것도 좋다. 자신감이 있는 사람만이 미소 지을 수 있으므로 청중은 발표자에게 문제가 생겼다는 것을 눈치채지 못할 것이다. 당황하면 누구나 말이 빨라질 수 있으므로 자신감 있는 이미지를 강조하기 위해서는 속도를 줄이는 것이 좋다. 프리젠테이션의 주요 대목에서 청중의 관심을 끌기 위해서는 목소리를 낮추는 것이 좋다. 발표자가 목소리를 낮추면 청중은 이를 중요한 내용이 시작된다는 신호로 받아들이기 때문이다. 중요한 대목에서는 일부러 말을 멈추기도 한다. 두세 번 심호흡을 한 후 청중 몇 사람에게 시선을 주고 다음 내용으로 넘어간다. 일반적으로 목소리에서 주의를 기울여야 할 것 중에 하나는 발음이다. 가장 효과적인 방법은 자기 목소리를 녹음해서 들어보고 끊임없이 연습하는 것이다. IT 전문 컨설턴트 과정

50 프리젠테이션 도중에 당신의 시선은 항상 청중에게 가있어야 한다
II. 프리젠테이션 6. 전달 기법 시선 처리 (Eye Contact) 프리젠테이션 도중에 당신의 시선은 항상 청중에게 가있어야 한다 1:1로 시선 처리하라 One Sentence , One Person의 법칙 ! 첫시선은 어디에???? 골고루 시선을 던져라 천정이나 바닥을 보지 마라 적절한 시선처리의 효과는…… 프리젠테이션이 시작할 때부터 끝날 때까지 시선을 마주치는 것은 일방적인 프리젠테이션과 상호 소통하는 프리젠테이션으로 구분하는 기준이 된다. 발표자가 청중과 시선을 마주치며 말을 할 때 청중은 발표자가 자기에게 개인적으로 말을 하고 있다고 느끼게 된다. 발표자가 청중에게 시선을 주지 않으면 ‘무시되고 있다’라든가 ‘차별 받고 있다’, ‘뭔가 숨기는 것이 있다’는 등의 인상을 주게 되므로 주의가 필요한 것이다. 그렇다면, 시선을 어떻게 처리해야 하는지 살펴보도록 한다. 처음에는 청중을 한번 고루 훑어본 후, 개개인의 눈을 바라보는 연습을 한다. 한 사람에 대해서 한 문장씩 약 2~3초씩 시선을 멈춘다. 이 때 청중은 프리젠테이션에 대해 강연이라기 보다는 일대일 대화라고 느끼게 된다. 가끔씩 발표 장소를 사선으로 훑어보는 것도 중요하다. 특히나 장소가 큰 경우에는 일정 간격으로 분할해서 고루 살펴보는 것이 좋다. 청중에게 고른 시선을 보내고 청중이 사적인 대화라고 느낄 경우 그들은 흥미를 가지고 열심히 듣게 될 것이다. 청중의 집중력이 높아지면 이해도 또한 높아지게 된다. 아무리 고루 살펴본다 하더라도 천정과 바닥은 피해야 한다. 청중 대부분의 시선은 발표자를 향하고 있고, 발표자의 그러한 행동은 청중으로 하여금 프리젠테이션 내용에 대한 불신을 느끼게 하거나 발표자가 자신 없어 보인다고 느끼기 때문이다. IT 전문 컨설턴트 과정

51 청중의 질문의 의도를 파악하고 단계를 밟아 정확히 대답함으로써 한층 신뢰감을 높임
II. 프리젠테이션 6. 전달 기법 질의 응답 청중의 질문의 의도를 파악하고 단계를 밟아 정확히 대답함으로써 한층 신뢰감을 높임 질문의 종류 질문 받았을 때의 처리 순서 분명치 않은 점을 명확히 하고 싶다 질문을 받는다 추가 정보를 얻고 싶다 질문을 반복한다 자기 견해를 피력하고 싶다 질문을 전체가 공유한다 생각을 확인하고 싶다 질문에 답변한다 도입부, 본론부, 결론부로 순조롭게 이야기를 진행하여 프리젠테이션을 끝냈다 하더라도 청중과의 ‘질의응답’에서 올바른 대답을 제시해야만 비로소 프리젠테이션을 성공했다고 할 수 있다. 프리젠테이션 후 질문에 제대로 응답하지 못해 지금까지의 발표에 대한 신뢰성을 무너뜨릴 수 있으므로 방심하지 말아야 한다. 청중은 어떤 질문이라도 개의치 않고 할 수 있다. 나쁜 저의가 있는 질문을 하든, 발표자를 궁지에 빠뜨릴 질문을 하든 질문자의 자유이다. 질문이라는 형태로 견해를 피력해도 좋고 발표자에게 반박을 할 수도 있다. 질문에 대한 발표자의 답변에 다시 반론을 제기할 수도 있다. 청중은 발표자가 쩔쩔매며 꼼짝 못하는 것을 보고 싶을 지도 모르는 것이다. 질의응답에서 발표자는 어떤 질문에 대해서도 의연하게 대처하여 자신의 주장에 대한 정당성을 증명해야 한다. 질의응답에서 표리(表裏)가 있다면 모든 것이 퇴색되어 버린다. 프리젠테이션의 성공은 질의응답이 끝난 후에 판단해야 하는 것이다. 성공적으로 질문에 답하기 위해서 발표자는 예상문답을 만들어 대비할 수도 있다. 그러나, 만약 100개의 질문에 대해 100개의 답변을 준비해도, 실제 질의응답에서 101번째 질문이 나올 수 있으므로 이를 해결할 수 있는 유일한 방법은 기본을 확실히 익히는 것 뿐이다. 질의응답에 대처하는 기본은 다음과 같다. 1) 질문을 분류하여 정형화 시킨다 2) 질문에 대한 정확한 단계를 밟아 처리한다 3) 발표자가 질문자보다 강력해야 한다 단지 두드러져 보이고 싶다 관련 사항을 언급한다 IT 전문 컨설턴트 과정

52 곤란한 질문에 대한 답변 테크닉을 익힘으로써 성가진 질문에 대처하는 능력을 키움
II. 프리젠테이션 6. 전달 기법 질의 응답 곤란한 질문에 답하는 법 곤란한 질문에 대한 답변 테크닉을 익힘으로써 성가진 질문에 대처하는 능력을 키움 곤란한 질문 답변 테크닉 말의 흐름을 컨트롤할 수 있으면 받는다 이야기 도중에 받는 질문 받는 질문을 그대로 질문자에게 돌린다 자기 주장을 진술하기 위한 질문 다른 청중에게 질문을 던진다 발표자를 곤경에 빠뜨리려는 질문 ‘I Don’t Know’ 질문에 답하는 몇 가지 방법을 익히고 질문의 종류나 상황에 맞추어 사용하도록 한다. 프리젠테이션이 한참 진행되고 있는 도중에 청중이 손을 들고 질문할 수도 있다. 이야기 도중에 질문을 받더라도 컨트롤할 수 있는 것이면 질문을 받아 답변할 수 있다. 그런데 답변하는 가운데 이야기의 흐름이 알 수 없게 되어 엉뚱한 방향으로 나아가 버릴 수도 있다. 이야기를 Outline에 확실히 되돌릴 자신이 있으면 질문을 받아도 된다. 만일 조금이라도 자신이 없으면 다음 2가지 방법 가운데 어느 하나를 사용하여 조치하도록 한다. 하나는 프리젠테이션 시작 전에 “프리젠테이션이 끝나면 질의응답 시간이 예정되어 있으니 질문 사항이 있으면 그 시간을 이용해 주십시오”라고 말해 둔다. 혹은 이야기하고 있는 도중에 손을 들고 질문하려 하면 “죄송합니다만, 질문에 대해서는 이야기가 끝난 다음 답변해 드리고자 합니다”라고 말한다. 질문을 방패막이로 하여 자신의 주장을 피력하려고 하는 질문자나 발표자를 곤란하게 만들려는 심술궂은 질문자에 대해서는 받은 질문을 그대로 질문자에게 돌려준다. “질문 취지는 잘 알았습니다. 그런데 이 문제에 대해서 당신은 어떻게 생각하십니까”라고 질문자의 의견을 구해 본다. 거꾸로 질문자는 생기에 차서 자신의 의견을 진술하는 경우가 많다 .끝나면 “귀중한 의견에 감사 드립니다”라고 싫은 기색 없이 언급해 둔다. 만일 발표자가 좀 더 시간을 필요로 하거나 아무래도 답변하기 어려운 질문의 경우 질문을 다른 청중에게 던져보는 테크닉도 있다. “지금 …에 대해서 질문이 있었습니다만, 아무리 해도 대답할 수 없는 질문 후일 회답하겠다는 약속을 한다 IT 전문 컨설턴트 과정

53 단계 1 단계 2 단계 3 주요 사항 체크 항목 리허설 리허설만이 완전한 프리젠테이션을 만든다 II. 프리젠테이션
6. 전달 기법 리허설 리허설만이 완전한 프리젠테이션을 만든다 리허설의 효과 리허설의 방법 자신감을 가질 수 있다 문제점을 파악할 수 있다 예상 질문에 대비할 수 있다 시간 조절을 할 수 있다 단어별로 익히지 말고 포인트별로 익혀라 시각 기자재를 활용하여 리허설 하라 실재 상황을 연출하라 시작과 마무리를 철저히 기획하라 리허설의 순서 단계 1 단계 2 단계 3 주요 사항 도입부에서 결론부까지 전체를 일관하여 이야기 함 문제점을 메모함 전달에 주의하면서 리허설 수행 비주얼 기기를 사용하여 수행 문제점을 정정하고 부족한 설명 보강 흔히 운동 선수들이 하는 말들 중의 하나는 ‘연습은 실천처럼, 실전은 연습처럼’ 하라는 말이다. 그만큼 실전에서의 완벽을 기하기 위해서는 끊임없는 연습 과정을 통해 자신의 문제점을 파악하고, 개선점을 찾아 나가는 것이 중요하다는 말이다. 성공적인 프리젠테이션을 위해서도 리허설이 중요하다. 그렇다고 해서 운동 선수들처럼 많이 할 필요는 없다. 리허설 횟수가 중요한 것이 아니라 리허설을 통해 실제 상황에서 발생할 수 있는 문제점에 대한 대책을 세우고, 자신감을 얻을 수 있다는 것이 중요한 것이다. 리허설을 할 경우에는 발표자보다 낮은 직급의 사람보다는 문제점을 엄격하고 솔직하게 지적할 수 있는 동료 앞에서 하는 것이 좋다. 이들 앞에서 몇 번이고 말이 막히고, 실수를 되풀이 함으로써 실제 상황에 대비하는 것이다. 특히, 시작하는 말과 결론 부분은 철저하게 숙지하고 완벽하게 할 수 있도록 연습해야 한다. 이 부분은 원고를 준비하는 것이 안전하다. 또한 제스추어를 연습해 보기도 하고, 시간을 재보기도 한다. 시각적인 기자재를 사용하여 실제와 같은 상황을 연출해보고, 전체적인 흐름을 파악하여 발표자가 전달하고자 하는 내용이 매끄럽게 전달될 수 있도록 부족한 부분을 보충할 수 있도록 해야 한다. 리허설은 실전처럼, 실전은 여유 있게 해야 한다는 점을 명심해야 한다. 체크 항목 청중이 이해할 수 있는가 ? 말의 흐름이나 구성에 문제는 없는가? 의자에서 일어나는 방법은 좋은가? 걸음걸이와 자세는 바른가? 효과적인 보디 랭귀지를 사용하고 있는가 ? 발음은 명료한가 ? 말에 조리가 있는가? 논리의 비약은 없는가? 데이터나 자료는 충분한가? 사실과 의견의 균형은 잡혀 있는가? 비주얼은 효과적인가? IT 전문 컨설턴트 과정

54 청중 앞에서 편안한 사람은 없다. 자신만의 불안감 조절 방법을 만들어야 한다
II. 프리젠테이션 6. 전달 기법 불안감 조절 청중 앞에서 편안한 사람은 없다. 자신만의 불안감 조절 방법을 만들어야 한다 사전 준비 발표 직전 구조화 (Organize) 가상화 (Visualize) 사전연습 (Practice) 숨쉬기 (Breath) 안정 취하기 (Relaxing) 긴장감 조절 (Tension Release) 발표 도중 지금 발표자의 상관이 여러분들에게 ‘내일까지 어떠 어떠한 주제를 가지고 프리젠테이션 할 준비를 하시오’라고 했을 경우 발표자는 무슨 생각이 떠오를까? 여러 가지가 있겠지만 그 중에 하나는 ‘어떻게 사람들 앞에서 이야기를 하지?’하는 불안감일 것이다. 어느 누구도 많은 청중 앞에서 편안한 마음을 가지는 사람은 없다. 그것은 여러분 혼자만의 문제가 아닌 대부분의 사람이 공통적으로 가지고 있는 문제이므로, 이번 슬라이드에서 어떻게 하면 이러한 불안감을 조절할 것인지를 알아보도록 하자. 프리젠테이션에 앞서 불안감을 해소할 수 있는 방법은 철저한 준비일 것이다. 발표자가 청중에게 전달할 내용은 무엇인지 정확한 목표를 기술해 보고, 이를 보충하기 위해 필요한 자료 수집과 청중에게 보여줄 수 있는 시각적인 자료를 준비하는 것이다. 마지막으로는 앞 슬라이드에서 설명 했던 리허설을 통해 문제점을 파악하고 실수의 재발을 방지하기 위해 연습하는 것이다. 구체적이고, 철저한 계획을 수립하여 프리젠테이션을 준비한다면 많은 청중 앞에서도 자신감을 갖고 이야기할 수 있을 것이다. 아무리 많은 준비를 했다 하더라도 프리젠테이션 직전에는 누구나 긴장하고 불안해 할 것이다. 이럴 경우에는 심호흡을 통해 마음을 가라앉히고, 잠시 먼 곳을 둘러본다든가 상쾌한 바람을 쏘임으로써 기분 전환을 할 필요가 있다. 그리고, 자신의 프리젠테이션 내용에 자신감과 자부심을 가지고, 긍정적인 면만을 떠올리며 심리적인 안정을 취해야 한다. 또한, 가벼운 스트레칭 등을 통하여 육체적인 긴장을 해소하는 것도 좋은 방법이다. 움직임 (Move) 시선처리 (Eye Contact) IT 전문 컨설턴트 과정

55 5. 나에게 주어진 시간에 대해 체크하고 시간 관리에 유의 하였다
II. 프리젠테이션 7. 최종 점검 최종 점검 체크 리스트(일반) 프리젠테이션을 준비하며 나는, 1. 내가 전달하고자 하는 목표를 명확히 하였다 2. 목표 기술문을 작성하였다 3. 청중을 자세히 분석하였다 4. 프리젠테이션 주제에 대해 철저히 연구하였다 5. 나에게 주어진 시간에 대해 체크하고 시간 관리에 유의 하였다 프리젠테이션 전체를 최종적으로 점검해보는 체크 리스트를 설명한다. 먼저 프리젠테이션을 준비하면서 점검해봐야 할 사항이다. 첫째, 어쩌면 당연한 이야기 같겠지만, 발표자는 프리젠테이션에 참석한 사람들에게 끝까지 앉아 있어야 할 타당할 이유를 보여줘야 한다. 그리고 그 이유를 보여주기 위해서 프리젠테이션의 목표는 확실하게 정해야 한다. 목표 없는 프리젠테이션의 준비는 사공이 많은 배를 타고 산으로 가는 것과 같다. 둘째, 목표 기술문은 위에서 정한 프리젠테이션의 목표를 하나의 문장으로 기술한 것이다. 목표 기술문을 작성하는 이유는 프리젠테이션의 준비에 앞서 그 필요성과 목표를 정확히 함으로써 목적에 벗어난 내용의 전달 등 준비과정에서의 오류를 피하여 청중들에게 성공적인 의미전달을 수행할 수 있게 하기 위함이다. 셋째, 프리젠테이션의 주인공은 발표자가 아니라 청중이다. 청중을 분석한다는 것은 프리젠테이션 내용을 그들이 어떻게 이해하고 받아들일 것인지를 미리 예측해본다는 의미를 가지고 있다. IT 전문 컨설턴트 과정

56 6. Main Idea들을 3~4개 정도로 Grouping하였다
II. 프리젠테이션 7. 최종 점검 프리젠테이션 포맷 프리젠테이션 포맷을 작성하면서 나는, 6. Main Idea들을 3~4개 정도로 Grouping하였다 7. 도입부에서 청중의 관심을 불러일으켜 효과적으로 시작할 것이다 8. 도입부 부분은 완전한 문장으로 작성하여 암기하였다 9. 도입부에서 청중들에게 효과적으로 동기 부여를 하였다 10. 간결한 대화체 문장을 사용하여 프리젠테이션 포맷을 전개하였다 11. 각 포인트별로 설명하고 그것을 증명하며 적절한 전환문을 사용하여 다음 포인트로 전환하였다 12. 결론 부분에서는 주요 포인트들을 다시 한번 요약하여 청중들이 주요 포인트들을 기 억하도록 하였다 13. 인상 깊은 최종 마무리문으로 프리젠테이션을 마친다 프리젠테이션 포맷 작성에 관한 체크 리스트 이다. 여섯번째, 발표자가 전달할 내용은 3~4개로 묶어서 정리한다. 될 수 있으면 비슷한 포인트를 묶어서 요약하는 것이 좋다. 일곱번째, 프리젠테이션의 관심을 끌기 위해 청중에게 어떠한 방법을 사용할 것인지를 다시 한번 점검해 본다. 여덟번째, 도입부 부분은 프리젠테이션의 내용을 한마디로 나타낸 것이므로, 목표기술문을 참고하여 한문장에 나타낼 수 있도록 작성하여 암기해야 한다. 아홉번째, 청중들에게 왜 이 프리젠테이션을 들어야 하는지를 명확하게 전달할 수 있어야 한다. 프리젠테이션 후에 청중이 행동으로 옮길 수 있도록 신경써서 작성을 하도록 한다. IT 전문 컨설턴트 과정

57 16. 핵심 단어를 제목으로 만들어 청중의 이해를 도울 것이다
II. 프리젠테이션 7. 최종 점검 시각자료 활용 시각자료를 활용하며 나는, 14. 간단 명료하게 시각 자료를 작성하였다 15. 적절한 그래프와 챠트를 사용하였다 16. 핵심 단어를 제목으로 만들어 청중의 이해를 도울 것이다 17. 시각 자료를 보고 설명하지 않고 청중과 적절한 시선 접촉을 할 것이다 18. 항상 자신있게 프리젠테이션을 진행하며, 자연스러운 움직임을 통해 청중을 지루하지 않게 할 것이다 프리젠테이션에서 말보다 더 이해가 쉬운 시각적인 자료의 활용에 관한 체크 리스트이다. 열네번째, 발표자 자신만이 알 수 있는 포맷으로 자료를 작성하는 것은 오히려 역효과를 불러 일으킬 수 있고, 청중을 더더욱 곤경에 빠지게 한다. 시각 적인 자료가 말로 하는 내용을 더욱 쉽게 이해 시킬 수 있도록 간단하고 명료한 시각 자료를 작성해야 한다. 열다섯번째, 문자 정보는 차트로, 수치 정보는 그래프화 하는 것이 청중의 이해를 도울 수 있다. 열여섯번째, 시각 자료를 활용하는 이유 중에 하나는 말로써는 강조하고 싶은 점을 표현하기 힘든 것을 시각 자료로 하면 훨씬 쉽다는 것에 있다. 강조하고 싶은 단어나 내용의 핵심이 되는 단어를 제목으로 만들고 그에 대한 부연 설명을 시각화 하는 것은 청중에게 이해를 높일 수 있다. IT 전문 컨설턴트 과정

58 19. 실제 상황처럼 서서 시각기자재를 이용하여 리허설 한다
II. 프리젠테이션 7. 최종 점검 리허설 프리젠테이션을 최종적으로 준비하며 나는, 19. 실제 상황처럼 서서 시각기자재를 이용하여 리허설 한다 20. 프리젠테이션 장소의 자리 배정을 하고 기자재를 점검하며 모든 hand out을 점검한다 이제는 프리젠테이션에 앞서 반드시 한번은 해봐야 하는 리허설을 수행할 때 한번쯤 점검해 봐야 하는 체크 리스트이다. 열아홉번째, 리허설은 실전처럼, 실전은 여유 있게 해야 한다. 리허설은 실제 상황이라는 가정 하에 실시해야 하는 것이므로, 컴퓨터나 OHP와 같은 시각기자재를 동원하고, 서서 해야 한다. 리허설을 통해 발표자가 전달하고자 하는 내용이 제대로 전달될 수 있는지를 점검하고 문제점이 발견되면 수정해서 실전에 대비해야 한다. 스무번째, 리허설을 통해 프리젠테이션 내용이 청중에게 제대로 전달될 수 있는지를 검토해봄과 동시에 물리적인 여건에 대한 점검도 반드시 해봐야 한다. 미리 프리젠테이션 장소를 검토하고, 기자재의 이상 유무를 살펴보며, 청중에게 제공될 자료들도 미리 준비하도록 한다. IT 전문 컨설턴트 과정

59 21. 나의 열성이 청중에게 전달될 수 있도록 활동적이고 적극적으로 프리젠테이션을 진행한다
II. 프리젠테이션 7. 최종 점검 프리젠테이션 수행 실제 프리젠테이션을 수행하며 나는, 21. 나의 열성이 청중에게 전달될 수 있도록 활동적이고 적극적으로 프리젠테이션을 진행한다 22. 나의 프리젠테이션이 자연스럽도록 과장되지 않은 적절한 제스추어를 활용한다 23. 명확하고 힘있는 목소리로 프리젠테이션을 진행한다 24. 질문에 대해 다섯 단계를 지키며 성의 있는 대답을 한다 25. 나의 시선은 항상 청중에게로 향한다 마지막으로 프리젠테이션 수행시에 점검해봐야 할 내용들을 살펴보도록 한다. 스물한번째, 발표자의 열성이 청중에게 전달된다면 청중은 프리젠테이션 내용에 귀를 기울이게 되고, 몰입할 수 있다. 발표자는 자신의 열성이 청중에게 전해질 수 있도록 프리젠테이션을 주도하며, 자신감과 확신을 심어주도록 해야 한다. 스물두 번째, 적절한 제스추어는 말로써만 진행되는 프리젠테이션에 비해 청중의 의사 소통 능력에 도움을 준다. 이러한 비언어적 요소들을 적절히 활용하되 청중이 거부감을 느끼지 않는 범위 내에서 할 수 있도록 다른 사람의 제스추어를 보고 연구해 보거나, 리허설을 통해 예비 청중에게 검증 받도록 해야 한다. 스물세 번째, 프리젠테이션을 하면서 목소리의 톤을 조절하거나 크기를 조절하여 강조하고 싶은 내용을 부각시킬 수 있다. 하지만 무엇보다 발표자의 자신감을 표출하기 위해서는 또박또박한 발음과 명확하고 힘있는 목소리를 유지하도록 한다. IT 전문 컨설턴트 과정

60 문제 - 해결형(Problem - Solution - Benefit) 포맷
II. 프리젠테이션 8. 참고 자료 문제 - 해결형(Problem - Solution - Benefit) 포맷 청중 : 목표 기술문 : 동안에, 을 전달해서, 청중이 하도록 하겠다. 주의 환기 문제 부각 * 동기 부여 먼저 문제 해결형 포맷을 살펴보기로 한다. 문제 해결형 포맷이란 프리젠테이션을 준비함에 있어서, 프리젠테이션 진행을 주어진 문제를 해결해 나가는 방향으로 이끌어 나갈 때 사용하는 포맷이다. 기본적인 틀은 도입부분에서 설명한 기본적인 포맷을 포함하고 있지만, 도입부분에 어떠한 문제가 생겼기 때문에 발표자는 이런 식의 해결 방안을 제시하겠다는 내용을 포함해야 한다. 예를 들자면, ‘우리 회사의 경비 지출이 올해 20% 상승했는데, 나는 이러 이러한 방안을 제시해서 경비를 줄여보겠다’ 하는 식이다. 슬라이드 상에 문제부각 이라고 표시되어 있는 부분이 바로 이 부분이다. 청중의 이해를 돕기 위해 간단한 시각 자료, 위에서 든 회사 경비 문제를 예로 든다면, 지난 몇 년간의 경비의 전년대비 증감률을 도표로 제시하고, 발표자가 제시한 방안을 수용했을 때 경비가 줄어들 것이라는 도표 같은 것을 나타내면 된다. 주요 포인트 소개 1. 2. 3. * 시각자료 필요 IT 전문 컨설턴트 과정

61 문제 - 해결형(Problem - Solution - Benefit) 포맷
II. 프리젠테이션 8. 참고 자료 문제 - 해결형(Problem - Solution - Benefit) 포맷 질의 응답 시간 안내 해결안 제시 * 효과 제시 * 증명 1 * 증명 2 * 본론부에서는 앞에서 언급한 문제를 해결하기 위한 발표자의 해결 방안을 표시해야 한다. 본론부의 기본 포맷에서 주요 포인트를 설명하고, 그 근거를 제시하는 대신, 문제 해결형 포맷에서는 발표자가 제시하는 방안을 나열하고, 그에 대한 효과와, 그 효과를 입증할 수 있는 근거 자료를 제시하는 포맷으로 나타낼 수 있다. 앞 슬라이드에서 제시한 회사 경비 문제를 예로 들자면, 해결안 제시: ‘직원 규모에 맞는 건물로 회사를 이전하고, 퇴근 시간 이후에는 건물 전체를 소등한다.’ 효과 제시: ‘건물 임대료나 유지 비용이 줄어들고, 전기세가 절약되므로 궁극적으로 회사 경비가 절감된다.’ 증명1: 현재 건물 임대료 – 300만원/평/월 * 100평, 현재 전기세 – 100만원/월 방안 수용 후 건물 임대료 – 100만원/평 * 80평(XX동 이전시) 방안 수용 후 예상 전기세 – 70만원/월 증명2: 근로자 한 사람당 평균 생활공간 – 2평/명(노동부 제공) 현재 회사 근로자 수 : 30명 따라서, 30명의 직원이 생활하기에 80평 정도면 충분하다. 이러한 식으로 해결안과 그 증명 자료를 제시하고, 수치적으로 표시된 부분을 시각화 하여 청중에게 제공하는 것이다. 증명 3 * * 시각자료 필요 IT 전문 컨설턴트 과정

62 문제 - 해결형(Problem - Solution - Benefit) 포맷
II. 프리젠테이션 8. 참고 자료 문제 - 해결형(Problem - Solution - Benefit) 포맷 주요 내용 요약 질의 응답 시간 최종 마무리문 결론부의 포맷은 기존 포맷을 유지하고, 발표자가 제시했던 문제점을 요약하고, 질의 응답 시간을 정하여 청중으로부터의 예상되는 질문을 점검한 후, 강한 인상을 심어줄 수 있는 최종 마무리문을 기입할 수 있도록 한다. IT 전문 컨설턴트 과정

63 진행 보고서( Progress Report ) 포맷
II. 프리젠테이션 8. 참고 자료 진행 보고서( Progress Report ) 포맷 청중 : 목표 기술문 : 동안에, 을 전달해서, 청중이 하도록 하겠다. 주의 환기 동기 부여 주요 포인트 소개 1. 이번에는 프리젠테이션의 내용이 진행되는 상황을 청중에게 보고하고, 향후 계획을 수립하는 형식의 진행 보고서 포맷에 대해 알아본다. 대개, 프로젝트의 진행 상황을 보고할 때 사용되는 포맷이 된다. 먼저 도입부분은 기본적인 도입부분의 틀에서 벗어나지 않고, 동일하다. 목표 기술문을 시작으로 해서, 주의환기, 동기부여, 주요 포인트 소개, 질의 응답 시간 안내 등의 포맷을 갖추고 있다. 2. 3. 질의 응답 시간 안내 IT 전문 컨설턴트 과정

64 진행 보고서( Progress Report ) 포맷
II. 프리젠테이션 8. 참고 자료 진행 보고서( Progress Report ) 포맷 1. 도달목표는? 완료된 것은? 앞으로의 계획 주요 내용 요약 문제 해결형에서 프리젠테이션의 주요 문제점을 나열하고 그에 대한 해결책 및 증거를 나열한 것과는 달리, 진행 보고서형은 이 슬라이드와 다음 슬라이드에서와 같이, 본론부에서 어떤 도달 목표와 완료된 것, 그리고 앞으로의 계획을 표시해 준다. 결론부의 내용은 기본적인 포맷에서 벗어나지 않는다. 질의응답 시간 최종 마무리문 IT 전문 컨설턴트 과정

65 진행 보고서( Progress Report ) 포맷
II. 프리젠테이션 8. 참고 자료 진행 보고서( Progress Report ) 포맷 2. 원래계획은? 달성된 것은? 다음 사항은? 주요 내용 요약 본 슬라이드도 진행 보고서형 포맷에서의 본론부와 결론부를 나타낸다. 앞 슬라이드와 유사하며 또 다른 형태의 진행 보고서형으로서, 계획과 달성된 것, 그리고 다음 사항 등을 표시한다. 결론부는 역시 기본 포맷과 같다. 질의응답 시간 최종 마무리문 IT 전문 컨설턴트 과정

66 설명형 접근 (Descriptive Approach ) 포맷
II. 프리젠테이션 8. 참고 자료 설명형 접근 (Descriptive Approach ) 포맷 청중 : 목표 기술문 : 동안에, 을 전달해서, 청중이 하도록 하겠다. 주의 환기 동기 부여 설명형 접근 포맷은 일반적으로 영업 사원이 자사 제품에 대한 홍보를 할 때 주로 사용되는 형식이다. 앞선 두개의 형식에 비해 본론부에 좀 더 중점을 두고, 청중을 설득 시킬 수 있도록 논리적으로 설명을 해야 한다. 먼저 도입부분은 다른 포맷과 다르지 않는다. 만약 발표자가 자사의 제품 판매의 목적으로 프리젠테이션을 하게 된다면 도입부분에서 좀 더 확실한 동기부여를 통해 청중을 사로잡을 수 있어야 한다. 주요 포인트 소개 1. 2. 3. 질의 응답 시간 안내 IT 전문 컨설턴트 과정

67 설명형 접근 (Descriptive Approach ) 포맷
II. 프리젠테이션 8. 참고 자료 설명형 접근 (Descriptive Approach ) 포맷 설명하라 그 기능을 설명 그 효과를 설명 이번 슬라이드와 다음 슬라이드 일부까지는 본론부를 나타낸다. 신제품의 홍보나 자사 제품의 판매를 목적으로 프리젠테이션을 한다면 본론부에서 해당 제품의 기능과 특징, 다른 제품과의 차별성 등을 포맷에 맞춰서 기술하면 된다. 예를 들어, 이번에 새로 출시된 PCS 폰을 포맷에 맞춰서 본론부를 작성해보면 다음과 같다. 설명: 크기: 83.0 ⅹ45.0 ⅹ18.3mm 무게: 73.5g(슬림형) 색상: 흰색, 블루, 오렌지 연속통화: 최대 150분 연속대기: 최대 120시간 기능: 최첨단 CDMA2000 1x 지원 초박형 Color Dual Folder 최고 144kbps의 전송속도 256 Color STN LCD 채용 16가지 음색의 Melody 사용 … 설득력 있게 만들어라 그것을 사용 했을 때 이점은 무엇인가 IT 전문 컨설턴트 과정

68 설명형 접근 (Descriptive Approach ) 포맷
II. 프리젠테이션 8. 참고 자료 설명형 접근 (Descriptive Approach ) 포맷 증명 1 증명 2 증명 3 주요 내용 요약 앞에서 설명한 내용을 증명하는 부분이다. 만약 앞선 예처럼 제품의 홍보라면 실제 제품을 청중 앞에서 시연해보는 것이 좋다. 무형이 아닌 유형의 것이라면 ‘백문이 불여일견’ 이라는 말처럼 청중의 시각을 자극하여 설득하는 것이 훨씬 효과적이다. 또한, 제품을 사용해 본 일반 시민들의 인터뷰 내용을 보여주는 것도 좋을 것이다. 만약 연구 성과와 같이 무형의 것이라면, 모의 시험을 통한 수치를 제공해 준다든가, 전문가의 의견을 첨부해서 청중으로부터 신뢰감을 얻을 수 있도록 한다. 마지막 결론부는 설명하고자 했던 내용을 요약하고, 질문을 받을 준비를 하며, 최종 마무리 문으로 다시 한번 청중의 집중을 꾀할 수 있는 절차를 준비해야 한다. 질의응답 시간 최종 마무리문 IT 전문 컨설턴트 과정

69 사건 중심 접근(Events Approach) 포맷
II. 프리젠테이션 8. 참고 자료 사건 중심 접근(Events Approach) 포맷 청중 : 목표 기술문 : 동안에, 을 전달해서, 청중이 하도록 하겠다. 주의 환기 동기 부여 사건 중심 접근 형이라 함은 프리젠테이션의 진행이 사건 중심으로 전개되어, 청중에게 사건을 알리고, 앞으로의 대책 방향을 제시해 주는 형태를 말한다. 문제 해결 방식이 이미 발생했거나 발생할 지도 모르는 주제를 다루는 반면, 사건 중심형은 이미 발생한 사건을 다루는 것이므로, 마치 기자가 TV에서 그날 발생한 사건을 청중에게 알리는 일과 같이, 청중에게 사건의 사실을 알리고, 그 사건으로 인한 경각심을 불러 일으키며, 프리젠테이션이 끝난 후 청중의 행동을 제시해줘야 한다는 데 초점을 맞출 필요가 있다. 도입부분은 기본 포맷과 같다. 사건의 개요를 설명하고, 앞으로의 대책 방향을 청중에게 제시할 수 있도록 작성해야 한다. 주요포인트 소개 1. 2. 3. 질의 응답 시간 안내 IT 전문 컨설턴트 과정

70 사건 중심 접근(Events Approach) 포맷
II. 프리젠테이션 8. 참고 자료 사건 중심 접근(Events Approach) 포맷 무슨 일이 일어났는가? 왜 일어났는가? 왜 그것이 문제가 되는가? 본론부는 기본 포맷과 약간 다르게 보이겠지만, 실제로는 그렇지 않다. 지금까지 설명했던 문제 해결형, 진행 보고서형, 설명형 역시 마찬가지이다. 기본적인 본론부의 틀은 주제를 설명하고, 그 주제를 증명하며, 다른 주제가 있으면 다시 한번 요약한 후 다음 주제로 넘어가는 형식이다. 슬라이드에서 보는 바와 같이, 사건 개요를 설명하고, 발생 동기를 설명하며, 그 사건이 미치는 파장 및 위험을 알리며, 앞으로의 대책을 말하는 형식으로 틀을 맞춰야 한다. 마치 기자가 기사를 전달하는 것과 유사하다. 얼마 전에 국내에서 발생한 성수대교 붕괴 사건의 예를 들어보도록 하자. - 무슨 일이 일어났는가? 1994년 10월 21일 오전 7시 40분경, 성수대교 10-11번째 교각 사이가 붕괴되어 사망 32명, 부상 17명, 한성운수소속 16번 버스를 포함한 6대의 차량이 파손되었다. - 왜 일어났는가? 유효 단면적의 감소/응력집중을 유발하게 한 용접 시공의 결함과 제작오차 검사 미흡/피 로 균열 진전의 사전 예방, 점검 및 유지관리 미비/피로 균열의 가속화를 촉진하는 중차 량 통행 규제 소흘 등 - 왜 그것이 문제가 되는가? 설득력 있게 만들어라 우리가 할 일은? IT 전문 컨설턴트 과정

71 사건 중심 접근(Events Approach) 포맷
II. 프리젠테이션 8. 참고 자료 사건 중심 접근(Events Approach) 포맷 주요내용 요약 질의응답 시간 최종 마무리문 결론부는 다른 접근 방식의 포맷과 같다. 역시 주요 내용을 다시 한번 요약하고, 질의 응답 시간을 가지며, 최종 마무리 문으로 청중의 마음을 다시 한번 끌어드릴 수 있게 작성해야 한다. IT 전문 컨설턴트 과정

72 II. 프리젠테이션 8. 참고 자료 Q & A IT 전문 컨설턴트 과정