한마루 그룹공통시스템 사용법 5차시. 아웃룩 및 스마트폰 업무활용

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1 한마루 그룹공통시스템 사용법 5차시. 아웃룩 및 스마트폰 업무활용

2 5차시 학습목차 및 학습목표 학습목차 학습목표 아웃룩 메일 설정 및 관리 (백업/복원) 방법 아웃룩 개인일정 및 작업관리
아웃룩 메일 설정 및 관리 (백업/복원) 방법 아웃룩 개인일정 및 작업관리 스마트폰 e-메일 및 일정 관리 (안드로이드 버전 , IOS 버전) 스마트폰 임직원 연락처 조회 방법 아웃룩 프로필 설정 방법을 이해하고 유용한 팁들을 업무에 활용할 수 있다. 아웃룩 백업 및 복원 방법을 이해할 수 있다. 개인 일정 및 작업 관리 방법을 이해하고 팀원들과의 공유를 통해 협업한다. 스마트폰으로 메일 및 일정 관리 방법을 이해할 수 있다.

3 아웃룩 및 스마트폰 업무 활용 Outlook 세팅 방법 지금부터 아웃룩 설정 방법에 대해서 설명 드리겠습니다.
아웃룩 계정 설정은 제어판의 ‘메일’ 메뉴를 클릭합니다. 메일설정창에서 프로필 버튼 클릭 , 메일 팝업창에서 추가 버튼을 클릭합니다.

4 아웃룩 및 스마트폰 업무 활용 Outlook 세팅 방법 사용자 이름 입력 Halla.com 메일주소 입력 한마루비밀번호 입력
홍길동 ●●●●●● Halla.com 메일주소 입력 사용자 이름 입력 한마루비밀번호 입력 계정 추가 창에서 사용자 이름 , 전자메일 주소 그리고 한마루 패스워드를 입력 하고 다음 버튼을 클릭합니다.

5 아웃룩 및 스마트폰 업무 활용 Outlook 프로필 설정 3 halla\계정(ID) 입력 한마루 비밀번호 입력
kildong.hong halla\계정(ID) 입력 한마루 비밀번호 입력 메일 서버 설정이 완료되면 Windows 보안 인증창이 뜹니다. 입력란에는 halla\ID 와 한마루 비밀번호를 입력한 후 “내 자격 증명 기억”을 체크하신후 확인 버튼을 클릭하면 프로필 등록이 완료됩니다.

6 아웃룩 및 스마트폰 업무 활용 아웃룩 규칙 설정하기
프로필 등록 완료 후 아웃룩을 실행하면 서버로 부터 자신의 메일을 모두 다운로드 받기 시작합니다. 아웃룩으로 메일 조회 및 수신/발신 작업이 정상으로 동작한다면 이제 이메일을 쉽게 분류하고 검색할 수 있는 규칙 설정 방법을 설명 드리겠습니다. 먼저, 아웃룩의 홈 탭에서 규칙의 규칙 및 알림관리 메뉴를 클릭 합니다.

7 아웃룩 및 스마트폰 업무 활용 아웃룩 규칙 설정하기 팝업 화면이 뜨면 ‘새 규칙’을 클릭하여 규칙 마법사를 실행 합니다.
예시로 ‘특정인에게서 받은 메일을 특정 폴더로 항상 수신되도록 하는 규칙’을 만들어 보겠습니다. “특정인이 보낸 메시지를 폴더로 이동” 링크를 선택 한 후 다음버튼을 클릭합니다.

8 아웃룩 및 스마트폰 업무 활용 아웃룩 규칙 설정하기
조건 선택에서 ‘보낸사람이 사용자 또는 공용 그룹인 경우’를 선택한 후, 규칙 설명 편집에서 사용자 또는 공용 그룹을 클릭하여서 규칙을 설정할 이메일 주소를 선택하고 확인을 클릭 합니다.

9 아웃룩 및 스마트폰 업무 활용 아웃룩 규칙 설정하기 다음은 수신할 폴더를 설정 합니다.
먼저 동작 선택에서 지정 폴더로 이동을 체크하고 그 다음 규칙 설명 편집에서 ＇지정＇ 을 클릭해서 폴더를 선택 합니다. 폴더 설정이 완료되면 마침을 클릭 합니다.

10 아웃룩 및 스마트폰 업무 활용 아웃룩 규칙 설정하기 규칙 리스트에서 ‘그룹정보기획’라는 규칙이 생성된 것이 확인된다면
확인을 눌러서 최종 완료 합니다.

11 그룹공통 시스템 (한마루) 구축 목적 아웃룩 서명 설정하기 메일을 발송할 때 메일 말미에 회사 서명을 넣을 수 있습니다.
메일서명을 등록하는 방법을 설명 드리겠습니다. 먼저 아웃룩의 파일 탭에서 옵션을 클릭 합니다.

12 아웃룩 및 스마트폰 업무 활용 아웃룩 서명 설정하기 좌측 메뉴 중 메일을 선택 한 후 서명버튼을 클릭 합니다.

13 그룹공통 시스템 (한마루) 구축 목적 아웃룩 서명 설정하기
[서명 및 편지지] – [새로 만들기]를 실행하여 원하는 서명의 이름을 설정 합니다. 서명 이름이 생성 되면 하단의 서명 편집에서 원하는 문구 , 이미지를 삽입한 후 확인 버튼을 클릭 합니다. 설정이 완료 되면 새 메일을 작성 할 때 마다 설정한 서명이 메일 하단에 자동으로 표시 됩니다.

14 아웃룩 및 스마트폰 업무 활용 Outlook 일정 등록 및 공유 1 ② ①
아웃룩 일정 사용 중 다른 사람의 일정을 공유하는 방법을 설명드리겠습니다. 먼저. ① 아웃룩 일정 선택합니다. ② 상단 메뉴 중 일정 사용 권한 설정 클릭합니다. ①

15 아웃룩 및 스마트폰 업무 활용 ① Outlook 일정 공유 1 일정을 공유 할 사용자를 선택합니다. ① ②
다음은 공유 할 일정의 사용자를 설정하겠습니다. ① 사용자 추가를 클릭합니다. ② 공유할 사용자의 이름을 검색하여 추가 한 후 확인버튼을 클릭합니다. ② ①

16 아웃룩 및 스마트폰 업무 활용 Outlook 일정 공유 1 공유 할 사용자에게 권한을 부여합니다. ① 공유 사용자를 클릭
② 권한 수준을 검토자로 변경한 후 확인 버튼 클릭 해당 이름 클릭 후 추가 버튼 클릭 ① ② 추가 된 공유 사용자의 이름을 클릭 한 후 권한 수준을 ‘검토자＇로 설정 한 후 확인 버튼을 클릭합니다.

17 아웃룩 및 스마트폰 업무 활용 Outlook 일정공유 방법 일정 공유 받은 사용자 아웃룩에서 공유된 일정을 등록합니다. ① ②
사용자에게 권한 설정을 완료했다면 이제 공유된 일정을 등록 합니다. 먼저 ＇일정열기’ – ‘공유 일정 열기＇를 클릭합니다. 일정 공유 할 사용자를 검색하여 선택 한후 확인 버튼을 클릭 합니다. ②

18 아웃룩 및 스마트폰 업무 활용 Outlook 일정공유 방법 일정에 추가된 사용자와 일정이 나타납니다.
좌측에 공유일정 폴더에 추가된 공유일정 사용자가 표현되고 메인화면에 자신의 일정 외의 공유일정이 함께 표현 됩니다.

19 아웃룩 및 스마트폰 업무 활용 ② ① Outlook 작업 사용 방법 작업은 할 일을 정리 하여 관리하는 기능입니다.
① 작업 클릭 - 작업을 클릭하면 작업 메인 화면으로 이동합니다. ② 새 작업 클릭 - 새로운 작업을 등록합니다. ② 아웃룩의 작업 기능을 사용해 보겠습니다. 작업은 할일을 정리하여 관리하는 기능입니다. 작업을 등록 하는 방법을 설명 드리겠습니다. 먼저, 아웃룩의 작업을 선택 합니다. 상단의 새 작업을 클릭 합니다. ①

20 아웃룩 및 스마트폰 업무 활용 ① Outlook 작업사용 방법 ① 작업 내용
- 작업의 제목, 상태, 일정, 우선순위, 내용 데이터를 입력 ② 저장 후 닫기 - 새로운 작업을 등록 완료 됩니다. ① 새 작업을 클릭하면 화면과 같이 작성창이 뜹니다. 제목과 일정 등을 선택하고 작업 내용을 입력합니다. 그 후 저장후 닫기를 클릭 하여 등록을 완료합니다.

21 아웃룩 및 스마트폰 업무 활용 Outlook 작업 방법 등록 된 작업이 내 작업에 표시됩니다. 등록 된 작업 내용을 확인
더블클릭 하면 상세 내용을 확인 할 수 있습니다. 등록 된 작업은 내 작업 폴더에 화면과 같이 표시 됩니다. 제목을 더블 클릭하면 상세 내용이 나타납니다.

22 아웃룩 및 스마트폰 업무 활용 Outlook 작업사용 방법 작업이 완료되면 완료표시로 작업을 관리 할수 있습니다.
작업이 완료 되면 플래그 값을 변경하여 완료표시 처리를 합니다. 완료표시 처리 되면 실선이 표시 됩니다. 작업이 완료 되면 상단의 ‘완료 표시＇버튼을 클릭하여 완료처리 합니다. 완료 표시 된 작업은 실선이 표시됩니다.

23 아웃룩 및 스마트폰 업무 활용 스마트폰 E-메일 설정 방법 (안드로이드 버전)
이메일앱 클릭-> 설정 메뉴 선택-> “+” 버튼을 클릭하여 계정설정 페이지로 이동 합니다 안드로이드폰 이메일 설정 방법 스마트폰 앱의 메일 앱을 클릭하여 “설정” 메뉴를 클릭 한 후 “+” 버튼을 클릭하여 신규 메일 계정을 등록 합니다. ②

24 아웃룩 및 스마트폰 업무 활용 스마트폰 E-메일 설정 방법 (안드로이드 버전)
직접입력 -> 이메일 설정 -> 이메일 주소 및 비밀번호를 클릭 후 다음 버튼을 누릅니다 1. 이메일 주소 입력 - Ex) 2. 비밀번호 입력 - 포탈로그인 비밀번호 ② “직접 입력” 버튼을 클릭한후 , 메일 주소와 한마루 비밀번호를 입력 한후 다음 버튼을 클릭합니다. ③ ①

25 아웃룩 및 스마트폰 업무 활용 스마트폰 E-메일 설정 방법 (안드로이드 버전)
Microsoft Exchange ActiveSync 클릭-> 서버 설정 에 도메인 , 메일서버 확인후 SSL사용여부 체크 후 ‘다음’버튼을 누릅니다 ① halla\로그인계정 - Ex) Halla\yj.um ② mail.halla.com ③ 이메일 계정 추가 화면에서 “Microsoft Excahnge ActiveSync” 버튼을 클릭한후 도메인에는 halla 역슬레시 한마루 로그인 계정 , 익스체인지 서버 에 mail.halla.com 을 넣은 후 “보안 연결사용“ 옵션을 체크 한 후 “다음” 버튼을 클릭합니다.

26 아웃룩 및 스마트폰 업무 활용 스마트폰 E-메일 설정 방법 (안드로이드 버전)
원격 보안 설정 확인 -> 계정 옵션 값 설정 -> 계정 명청을 입력 한 후 ‘완료‘ 버튼을 클릭 합니다. “원격 보안 설정” 화면이 뜨는 확인을 클릭한 후 “계정 옵션” 을 선 택합니다. 이때 , 메일 수신시 푸쉬 알림, 메일동기화 주기 , 일정 동기화 등 설정을 할 수 있습니다. 계정옵션 설정이 완료되면 계정 이름을 설정하는 화면이 나타나며 , 계정이름은 메일주소가 기본으로 뜨나 원하는 이름을 설정하시면 됩니다.

27 아웃룩 및 스마트폰 업무 활용 스마트폰 E-메일 설정 방법 (아이폰)
설정 -> 메일 클릭 -> 계정 추가 클릭 -> Exchange 선택 ① ③ ② 아이폰 이메일 설정 방법 설정을 클릭 훈 후 , Mail , 연락처 ,갤린더 버튼을 클릭한 후 “계정추가” -> Microsoft Exchange 를 순차적으로 클릭합니다.

28 아웃룩 및 스마트폰 업무 활용 스마트폰 E-메일 설정 방법 (아이폰) -> halla
-> mail.halla.com -> halla -> 이메일 Alias Ex.yj.um -> 포탈 로그인시 암호 메일주소 , 한마루 암호 설정 다음 버튼을 클릭하면 서버와 도메인 설정하는 화면이 나타납니다. 서버에는 mail.halla.com , 도메인 에는 halla 사용자 이름에는 한마루 로그인 ID , 암호에는 한마루 암호를 입력한후 다음 버튼을 클릭합니다. ①

29 아웃룩 및 스마트폰 업무 활용 스마트폰 E-메일 설정 방법 (아이폰)
스마트 폰에 연동 할 메뉴를 선택 후 저장 버튼을 누릅니다. 계정인증이 정상적으로 끝나면 , 화면과 같이 연동하게 될 메뉴가 나타나며 , 필요한 메뉴에 대해 연동 설정을 합니다.

30 아웃룩 및 스마트폰 업무 활용 스마트 폰에서 메일 확인 및 작성 하기
계정 설정 완료후 이메일 앱을 실행 시켜 메일을 확인 할 수 있으며 , 작성 아이콘을 클릭하여 메일 작성을 할 수 있습니다. 수신자는 설정은 한마루 내부 사용자의 경우 이름을 입력하여 검색이 가능 하며 , 외부사용자가 이미 이메일 주소를 알고 있는 경우 직접 타이핑하여 수신자를 설정 할 수 있습니다. 모든 스마트폰에 기본 설치되어 있는 E-메일 어플에 한마루 계정 설정 후 실시간 메일 수/발신 및 조회가 가능 합니다. 그리고 메일 작성시 키보드를 이용한 메일 작성 외에도 “마이크” 아이콘 클릭 후 음성을 이용한 메일 작성도 가능합니다.

31 아웃룩 및 스마트폰 업무 활용 사용자 연락처 조회 하기
메일 작성시 , 연락처 조회시 그리고 문장 발송시 자신의 연락처에 등록되어 있지 않더라도 실시간으로 한라그룹 전 임직원 소속 정보 및 연락처 정보를 조회할수 있고 목적에 맞게 바로 사용하실수 있습니다. 메일앱에 한마루 계정이 설정이 되어 있으면 , 메일작성 화면 및 전화걸기 화면에서 이름으로 한마루 사용자를 검색하여 메일 발송 및 전화걸기를 할 수 있습니다. 메일 작성 시 및 전화걸기의 연락처에서 임직원 이름을 입력후 잠시 기다리면 입력한 이름의 사용자를 검색하 실 수 있습니다. 메일 작성시 직원 조회 연락처 직원 조회 문자 발송시 직원 조회

32 아웃룩 및 스마트폰 업무 활용 스마트폰에서 일정 등록 하기 스마트폰 메일앱에 한마루 계정을 등록 하면 , 스마트폰의 일정앱에서 한마루에서 등록한 일정을 확인 할 수 있습니다. 또 스마트폰에서 등록된 일정도 한마루 일정에서 확인 할 수 있습니다. 모든 스마트폰에 기본 설치되어 있는 캘린더앱은 한마루 계정 설정을 통해 한마루 일정 (웹 일정 , 아웃룩) 과 자동 동기화되며 일정 등록 및 수정이 가능하고 일정별 색상을 변경 하여 유형별 일정을 쉽게 구분을 할 수 있습니다.

33 아웃룩 및 스마트폰 업무 활용 모바일 메신저 사용하기 메신저 모바일 버전 다운 방법 및 설정 방법을 말씀드리겠습니다.
구글 Play Store 및 아이폰의 App Store 에서 Lync2013 으로 검색하여 메신저 모바일 버전을 설치 합니다. 설치가 완료된 후 Lync 2013을 실행 한 후 , 로그인 주소 에 메일소를 암호에는 한마루 암호를 입력한 후 “고급옵션“ 을 클릭합니다. 고급옵션에서 halla역슬레시 한마루 로그인 아이디를 입력한 후 로그인 버튼을 클릭하면 로그인을 할 수 있습니다. 모바일 메신저에서는 일대일 채팅 , 음성통화 , 화상회의 가 가능 하며 , 다자간 화의를 만들수는 없으나 , 다른 사용자가 초대 할 경우에는 참석 할 수 있습니다. 단, 모바일 메신저 사용시에는 데이터 이용료가 별도 부가 되니 , 음성 및 화상회의는 지양하는 것이 좋습니다. 구글 Store 및 애플 App Store에서 “Lync 2013” 앱을 설치하신 후 한마루 계정으로 로그인 하시면 PC 환경에서의 사내 메신저 기능을 스마트폰에서도 동일하게 사용하실수 있습니다. 일반 채팅에서부터 음성회의 그리고 1:1 또는 다자간 화상 회의가 가능하며 기존 대화 이력도 확인하실수 있습니다.

34 학습정리 아웃룩 프로필 설정 방법 및 유용한 팁들을 학습하였습니다. 아웃룩 백업 및 복원 방법을 학습하였습니다..
개인 일정 및 작업 관리 방법을 이해하고 팀원들과의 공유 방법을 학습하였습니다. 스마트폰으로 메일 및 일정 관리 방법을 학습하였습니다.