효율적인 회의를 위하여 “회의 & 대화” 에 대한 우리의 이야기.

Presentation on theme: "효율적인 회의를 위하여 “회의 & 대화” 에 대한 우리의 이야기."— Presentation transcript:

1 효율적인 회의를 위하여 “회의 & 대화” 에 대한 우리의 이야기

2 우리가 앞으로 할 이야기 ▶ Why Communication ? ▶ 회의를 잘하려면? - 회의의 정의/목적 - 효율적 회의운영
- 회의를 통한 의사결정

3 커뮤니케이션의 중요성

4 Computer, Communication, Contents의 3C의 시대
전달하고자 하는 바를 논리적이고 명확하게 표현하며 견해나 정보를 교환함에 있어서 상호 이해를 도모할 수 있는 커뮤니케이션 능력 필요 타인의 의견을 경청하고, 개방적인 대화 분위기를 조성하며, 설득력 있게 자신의 의사를 표명하여 합의 또는 공감대를 형성할 수 있어야 함

5 커뮤니케이션의 중요성 커뮤니케이션은 “Self Marketing” 이다. VS 파블로 피카소 빈센트 반 고호

6 커뮤니케이션의 중요성 2. 기업에서 일어나는 문제의 60%이상은 커뮤니케이션이 그 원인이었다. by 뉴욕 타임즈
2. 기업에서 일어나는 문제의 60%이상은 커뮤니케이션이 그 원인이었다. by 뉴욕 타임즈 잘못된 커뮤니케이션에 인한 적자 발생  100명 기준의 회사에서 1년에 약 \70,000,000

7 셋째도 커뮤니케이션 이었다! 커뮤니케이션의 중요성 둘째도 커뮤니케이션 By IBM 대표이사 3. 내가 성공할 수 있었던 비결은
첫째도 커뮤니케이션 둘째도 커뮤니케이션 셋째도 커뮤니케이션 이었다! By IBM 대표이사

8 커뮤니케이션의 유형 E-mail , 문서작성 공지사항 / 게시 대화 / 회의 / 인터뷰 / 면담 광의의 커뮤니케이션
협의의 커뮤니케이션

9 커뮤니케이션의 구성요소 의사 전달자 부호화 메시지 해독화 수신자 7S 4Share 3W에 기초한 Golden Rule, 1/N
1.Credibility (신뢰성) 2.Context (맥락) 3.Content (내용) 4.Clearity (명확성) 5.Continuity (계속성) 6.Consistency (일관성) 7.Channel (채널) 8.Capability (수용능력) 1.경청 2.바꾸어말하기 3.open mind 4.제스쳐 5.피드백 활용 3W에 기초한 Action Item 4Share 1.Goal (목적) 2.Role (역할) 3.Process (과정) 4.Outcome (결과) Golden Rule, 1/N

10 회의의 정의와 목적

11 회의 (會議, Meeting)란? A Scheduled gathering of group members for a Structured discussion by a designated Chairperson. (일정계획(Scheduled)을 가지고, 짜임새 있게 (Structured), 사회자 (Chairperson)의 주도하에, 여럿이 모여 의논하고, 의사결정 및 합의를 도출해 가는 활동)

12 회의의 유형 公的 회의 社的 회의 토론 그룹 외에 청중이 존재하며, 청중의 이익을 위한 회의 패널 디스커션 포럼 심포지엄
버즈 세션 社的 회의 청중이 없는 회의로서, 조직 속의 보통 대부분의 회의에 해당 스태프 회의 훈련/계발 회의 프로덕션 회의 대회의 위원회, 테스크 그룹 회의 인터뷰

13 회의의 목적 정보전달 공유, 결정된 내용, 정책, 사실, 데이터의 전달 동의획득, 결정에 대한 동의획득
목표, 전략수립, 미래의 과제에 대한 장기계획 수립 문제분석, 의사결정, 실행계획 수립, 일상적인 과제에 대한 단기계획 수립 일상업무 운영, 수립된 장단기 계획의 실행 과정상의 보고, 현황 청취, 견해조정, 즉각 조치사항 결정 점검, 평가, 장단기 계획대비 진척도 점검, 평가, 개인과 조직의 업적에 초점 교육,지식, 기술 향상 및 행동, 태도 변화 축 하, 함께 즐김, 상호 좋은 시간

14 회의의 성공 Point

15 회의의 성공 Point 1. 시간을 줄인다. 2. 횟수를 줄인다. 3. 회의 운영규칙을 만들고 따른다..

16 1. 시간을 줄인다. 55분이 가장 적당 (피커 드러커) 제일 높은 집중수준 높다 일반적인 집중수준의 곡선 참석자의 집중수준
정신적 피로에 따른 집중력 저하 신체적 피로에 따른 집중력 저하 낮다 시작 종료 시간

17 1. 시간을 줄인다. 준비된 회의는? 회의의 목적 사전에 “회의계획서”를 쓰고 진행합니다. ▶ 회의계획서 내용
회의 진행 차례 (누가, 무슨 자료를 가지고 , 얼마나 등) 회의의 장소, 일정, 참가자

18 Sample 회의 계획서 (사례) 회의명 CJ Potal화 사업관련 Risk 분석 참석자
김삼룡, 김덕배, 박덕팔, 이대근, 조용필, 김서기, 이미자 (나훈아, 설운도는 지방공연으로 참석 불가) 일시 2002년 12월 25일 16:00 ~18:00 장소 서초사옥 6층 회의실 준비물 담당 파트별 관련 자료 분석 프린트물 (참가자 인원 수 만큼) 회의 목적 CJ Potal 사업관련 기획 및 추진시 발생가능한 리스크를 사전회의를 통해 도출하여, 보다 체계적인 접근을 가능토록함 회의 안건 담당 진행방법 소요시간 1. 회의 계획발표 김삼룡 발표 5분 2. 회의 목적 설명 및 공유 3. Risk 도출 전 체 서기 (김서기) 브레인스토밍 20분 4. 가장 중요한 Risk 분류 및 결정 투표(거수) 10분 8. 회의 요약 종료 발표 및 질의 응답 Sample

19 1. 시간을 줄인다. 칼 같이 시작해서 칼 같이 끝낸다.. Start End

20 2. 횟수를 줄인다. 회의는 만능이 아니다. 개인간 Contact 현 철 업무 조용필 업무 이미자 업무 회의 필요점

21 3. 회의 운영규칙을 만들고 따른다. Sample 칼 시작, 칼 종료 : 정시시작 / 정시마침은 기본이다.
모두 참여 : 모든 참석자는 모두 자신의 의견을 발언할 수 있다 준비 철처 : 회의시에는 자신의 역할에 할당된 준비를 철저히 남의 입장고려 : 자신의 입장만 고수하지 않는다. 소수의견 존중 : 때로는 소수의견이 도움이 된다는 사실을 기억한다. 리더에게 협력 : 리더에게 협력하는 것이 참석자의 역할이며, 갈등상황에서는 리더에게 우선권이 있다.

22 3. 회의 운영규칙을 만들고 따른다. 간부끼리 옆에 앉지 않는다. 부서별로 섞어 앉는다.
▶ 이러한 규칙도 필요합니다. 간부끼리 옆에 앉지 않는다. 부서별로 섞어 앉는다. 분위기에 휩쓸린 쓸데없는 발언은 하지 않는다. 하지 말아야 할 말

23 무시 ignore 듣는 척 pretend 선택적 selective 집중적 attentive 공감적 empathic
공감적 경청이란? 무시 ignore 듣는 척 pretend 선택적 selective 집중적 attentive 공감적 empathic 시늉만 말, 의도, 감정 이해 가슴, 마음으로 듣고 대답 듣는 노력 없음 흥미 있는 부분만 관심, 집중, 자신의 경험과 비교 나는 혹시 팀원과의 대화 도중에 귀를 막고 있지는 않습니까? 또는 내 입맛에 맞는 이야기만 골라서 듣는 뒤를 갖고 있지는 않습니까?

24 상사가 부하직원의 기를 꺾어 마음 상하게 하는 데에도 여러 가지 스타일이 있다.
그 중에서도 동료직원이 보는 앞에서 특정한 사람을 야단치는 스타일이 있는데, 이런 경우 꾸지람을 듣는 본인의 마음속에는 잘못했다는 생각보다 굴욕감이 앞선다. 야단친 사람을 원망하게 됨은 물론 변명으로 정당화하고 싶은 충동을 갖게 된다. 원망은 상사에 대한 불신으로 연결된다. 주의를 주는 목적은 어디까지나 주의를 줌으로써 상대가 변하도록 하는 것이다. 따라서 타인이 있거나 다른 사람이 보거나 들리는 곳에서 주의를 주면 상대는 달리 어떤 속셈이 있어서 주의를 받았다고 생각한다. 목적과는 정반대의 결과를 낳는 것이다. 상대에게 주의를 줄 때에는 일대일로 다른 사람이 없는 곳에서 하는 것이 원칙이다. 이것은 꼭 지켜야 한다. 출처: 이의용(1998), 좋은 리더가 되는 212가지 노하우, 국민일보, p45

25 회의 (Meeting)에서 팀웍을 촉진하는 법
회의를 하기에 앞서 충분한 준비를 할 것 → 회의 안건에 대해서 미리 Study하고, 회의 중에 어떤 기여를 할 것인가에 대해 생각해 볼 것. 긍정적이 될 것 → 할 수 있다 (can-do)라는 마음가짐으로 회의에 임한다. 특히 장애물에 부딪힐 경우, 좌절하기 보다는 문제를 해결할 대안을 찾는데 주력한다. 회의 중에 충분한 상호작용이 일어나도록 할 것 → 팀원들이 회의를 하면서 자신의 의견과 타인의 의견을 충분히 공유할 수 있도록 한다. 미팅 아젠다를 미리 나누어 주는 것도 회의에서 제시할 의견을 미리 생각하게 해 보는 좋은 방법이다. 명확한 이해를 얻기 위해 질문을 할 것 → 회의 중에 팀원의 의견을 듣게 될 경우, 자신이 이해하고 있는게 정확한 것인가에 대해 질문을 한다. 또한 팀원의 의견을 자신이 다시 설명해 보는 것도 이해를 명확히 하기 위한 좋은 방법이 된다. ◈ 원탁 (Roundtable) 회의를 이용할 것 → 모든 팀원이 동등한 위치에서 의견을 제시할 수 있도록 원탁에서 회의를 진행한다. 출처 : Len W. Slivinski, PH.D. & David C. Forster, PH.D.(1997). “Leadership Competencies for ADMs and Senior Executives”. Public Service Commission of Canada.

26 체질별 회의참여 태도 소음인 소양인 태음인 태양인

27 구분 회의에 임하는 자세 자주 쓰는 말투 소음인 논리적 / 강한 주장 (반면 수용성 또한 강함) 내가 생각하기에… 그거 진짜요? (입바른 소리) 소양인 굵고 짧은 회의지향 / 객관적인 데이터 제시 다음회의에서 결정합시다. 태음인 삼천포 / 딴소리 / 말의 조리 없음 본인의 위치에 따라 다름 저를 못 믿습니까? (말보다는 행동) 태양인 강한 배짱형 일단 합시다!

28 창의적 회의운영 기법

29 Brain Storming (두뇌폭풍?) 역 Brain Storming

30 Brain Storming  알렉스 오스본
(광고 대리점 주) Brainstorming 편한 분위기를 조성한다. 3원칙 절 대!! 비판하지 않는다. 남의 아이디어를 개선 조합한다.

31 역 Brain Storming ? 역발상을 이용하면 재밌고, 기발한 아이디어가 나옵니다.
■ 어떻게 하면 남자친구랑 빨리 헤어질 수 있을까? ■ 남편의 수명을 단축시키는 비법 ■ 어떻게 하면 고객이 열 받을까?

32 의견수렴형 회의운영

33 참석자의 의견수렴이 필요할 때는? 먼저, 의견 수렴의 분류 기준표를 만듭니다. 다같이 공감할 수 있는
구분 기준이 필요합니다.] 예) OO 사항의 문제점 도출 구분 해결가능 해결 불가능 조직적 문 제 개인적 문 제

34 색상별 Post It을 이용하여 개인의 의견을 적고 분류기준표에 맞게 부착합니다. 1장 1의견 분류기준별로 다른 색상 부착 (예 : 해결가능 – 빨간색 / 불가능 – 노란색]

35 진행자는 중복된 내용을 떼어낸 후 각각의 의견을 공유 (참석자의 의견을 반영하며, 포스트 잇의 위치 이동필요]
예) OO 사항의 문제점 도출 구분 해결가능 해결 불가능 조직적 문 제 개인적 이러한 내용을 기준으로 의사결정 포인트 도출 및 공감대 형성

36 의견 수렴형 회의의 장점 ■ 의사결정 포인트에 대한 참석자의 공감대 형성 ■ 자유로운 참석 유도 (무기명 의견) ■ 추가적인 회의연결 가능

37 문제해결形 회의운영 기법

38 문제 해결형 회의 진행방법 1. 당면 문제 과제화 2. 선택기준 도출 3. 대안 설정 4. 대안 평가 5. 최종안 결정

39 1. 당면 문제의 과제화 “~을 위한 최적의 ~을 선정한다” 로 기술 목적을 명확히, 단순히

40 2. 선택기준 도출 과제해결에 필요한 대안을 평가하는 기준수립 ① ② ③ ④ 검토 요소 목표수준 필요성 Want 의 가중치
과제를 해결하는 데 필요한 검토 요소별로 희망하는 수준을 정립하며 명확히(SMART) 기술한다. 목표수준을 절대목표(Must) 희망 목표(Want)로 구분하여 표시한다. 희망목표 간의 중요도를 숫자로 표시한다. 10: 가장 중요 1: 가장 중요도 낮음 ① ② ③ ④

41 2. 선택기준 도출 - 작성예 Sample 예) 과제 : 최적의 주택을 구입한다. 요인 목표항목 필요성 Want 의 가중치
경제성 1. 가격 1억5천만원 이내 2. 투자가치가 높다 Must Want 10 교통 3. 회사까지 편도 50분이내 거리위치 4. 대중교통이 편리하다 8 편의성 5. 근린시설이 편리하다. 6. 주차가 용이하다. 6 5 자녀교육 7. 수준 높은 고등학교가 있다. 8. 학교가 가깝다. 7 3 구조 9. 남향 10. 방 3개이상 11. 공기가 맑다 9 Sample

42 3. 대안의 설정 대안의 좋고 나쁨, 장단점은 나중에 따지고 최대한 다양한 방법이 나와야 한다. Brain Storming

43 4. 대안의 평가 대안 중에서 최적안을 선정하기 위한 평가 (선택기준 대비 평가) "Go-Stop" 형태

44 4. 대안의 평가 - 작성예 예) 과제 : 최적의 주택을 구입한다. Sample

45 5. 최종안 도출 대안 검토작업 이후 최적 대안을 도출 또는 1위와 2위 선정 후 재 심사 전체가 동의토록 그 자리에서 확정필요

46 가장 효과적인 첨단 의사소통 장치 출처: PricewaterhouseCoopers Change Integration Team(1999), 변화관리의 베스트 프랙티스, 21세기 북스, p. 139) 남의 이야기를 들을 때 나의 귀는 얼마나 열려 있습니까?

47 창조적 회의의 원칙 2. 비난을 통제하라 3.다른 사람들을 설득하라 4. 실행 아이디어를 창안하라
1. 아이디어를 실행할 준비가 되었는지 판단하라 2. 비난을 통제하라 창조적 회의의 원칙 3.다른 사람들을 설득하라 4. 실행 아이디어를 창안하라 5. 완벽한 해결 방안을 구현하라 6. 유연성을 가지고 인내하라 출처 : 리차드 포브스(1995) , 창조적 문제 해결법 85가지, 크레티아.

48 인생은 생방송 - 송대관 인생은 생방송 홀로 드라마 되돌릴 수 없는 이야기 태어난 그날부터 즉석 연기로 세상을 줄타기하네 (넘어질 듯 넘어질 듯 줄타기하네) (쓰러질 듯 쓰러질 듯 줄타기하네) 미움이 넘칠 땐 사랑을 붙잡고 눈물이 넘칠 땐 기쁨을 붙잡고 비바람 부딪치며 살아온 세월 하루가 백년이네 인생은 재방송 안돼 녹화도 안돼 오늘도 나홀로 주인공 인생은 생방송 모노 드라마 되돌릴 수 없는 이야기 태어난 그날부터 숙제를 안고 세상을 줄타기하네 (넘어질 둣 넘어질 둣 줄타기하네) (쓰러질 둣 쓰러질 둣 줄타기하네) 미움이 넘칠 땐 사랑을 붙잡고 눈물이 넘칠땐 기쁨을 붙잡고 정으로 부딪치며 살아온 세월 하루가 백년이네 인생은 재방송 안돼 녹화도 안돼 오늘도 나홀로 주인공

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