업무역량강화를 위한 문서작성법 대통령보고서(청와대 비서실의 보고서 작성법) 정리.

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1 업무역량강화를 위한 문서작성법 대통령보고서(청와대 비서실의 보고서 작성법) 정리

2 업무상 가장 어려운 점은? 문서작성이 어렵고, 오래 걸려요.. 논리적 전개(14.6%) 예문 부재(23.5%)
설득력 있는 문장 작성(20.3%) 시각적 표현(16.1%) 비즈니스 지식포털 비즈몬( 직장인 872명 대상으로 설문조사 실시 전체 응답자의 72.1%가 “업무상 문서작성에 어려움을 느끼고 있다”고 답변 직급별로 실무를 맡는 대리급(77%), 기획/홍보직(78.4%), 생산/기술직(78.3%) 입사 후 문서작성 능력 배양을 위한 교육은 전체 20.2% 불과

3 Part 1. 보고서 작성 입문 코스 우선 기본을 다진다. ‘대통령 보고서’는 보고 목적과 핵심 내용, 간결성, 완결성 등을
겸비한 '칭찬받는 보고서 작성법'의 노하우를 한 권에 모은 책 좋은 보고서의 요건과 표준적인 작성 절차, 쉽게 저지르는 오류 등을 실제 사례와 함께 상세하게 설명한다. '대통령을 움직이는 한 장의 보고서~~~~ 그 비결을 당신의 상사에게 활용하라！'

4 THINKING (1) 업무활동에 있어 보고서, 기안서 등 문서는 왜 작성해야 하는가?
(2) 작성해야 한다면 어떻게 작성해야 하는가? (3) 어떻게 보고해야 하는가? (4) 보고 후 관리는 어떻게 해야 하는가?

5 문서는 왜 작성해야 하는가? 1 2 3 4 정확한 사실과 정보전달 (설득:커뮤니케이션) 상대방의 적극적인 협력 유도 (신뢰)
사무처리의 기록보존 (중요한 증거자료) 4 재무리스크 예방 (행정감사, 추가비용 발생방지)

6 보고서 작성의 현실과 실제 직장에서 어떤 문제를 일을 한다? 해결한다.
보고서를 작성하는 것은 단순히 문장을 잘 쓰는 것을 의미하지 않는다. 보고서 작성능력 = 업무능력과 직결된다. 한 사람이 갖고 있는 업무지식과 동원 가능한 정보, 통찰력 있는 분석, 상하동료 간 의사소통, 추진력 등의 결정체가 바로 ‘보고서’이다.

7 문서작성, 시스템 사고가 필요하다? 형식적인 목적과 내용적인 목적을 파악한다. 전체를 한 눈에 이해할 수 있게 한다.
우선 자기가 쓰고자 하는 것이 문서가 무엇인지 명백히 하고 선택하라 예) 메모 – 정보전달, 보고서 – 보고하는 것, 기획서 – 기획을 관철시키는 것 그 다음 각 문서의 고유의 구체적이면서 개별적인 목적을 파악하라 예) 메모 – 어떤 정보를 전달 할 것인지 명백하게 하는 것 보고서 – 자기가 무엇을 보고하고 싶은 가를 명백히 하는 것 기획서 – 자기가 관철하고자 하는 결과를 명백히 하는 것 Point 1 전체를 한 눈에 이해할 수 있게 한다. 문서의 전체의 형식, 흐름, 이미지를 한눈에 파악할 수 있어야 한다. 전부를 읽어보지 않으면 전체를 파악할 수 없는 문서는 설득력이 부족하다 항목, 몇 개의 단락으로 이루어지는 글, 도표 등이 논리성을 갖추고 있어야 한다. Point 2 부분의 실수가 전체로 이어진다. 오자, 탈자, 숫자나 고유명사의 잘못된 표기는 전체에 나쁜 영향을 준다. Point 3 문서가 업무성과에 연결되게 한다. 아이디어는 좋은데 문서작성이 서툴러서 성과에 연결시키는 것이 어려운 경우가 많다. 형식과 내용이 조화를 이루어 한번에 성과로 연결되게 합니다. Point 4

8 CHECK! 우선순위를 결정하는 목차, 제목에 ‘긴급성’ ‘중요성’을 반영하였는가?
보고서 작성의 4가지 문제점 1 기본적인 틀이 갖춰져 있지 않다. 보고서 양식조차 제대로 갖추지 않은 것 제목이나 목차에 보고서 내용이 제대로 드러나지 않는 것 누가, 언제, 어떤 목적으로 썼는지가 없는 것 오탈자나 맞춤법, 시제 등이 틀린 것 기승전결의 논리체계를 갖추지 않았거나 논리전개가 뒤바뀐 것 CHECK! 우선순위를 결정하는 목차, 제목에 ‘긴급성’ ‘중요성’을 반영하였는가?

9 CHECK! 바쁜 일정을 소화해야 하는 의사결정자 상황을 충분히 이해하고 썼는가
보고서 작성의 4가지 문제점 2 내용이 장황하고 초점이 없다. 표현이 모호하여 명확한 내용을 알 수 없는 것 자기 주장 없이 다양한 견해 소개에 그치는 것 연구 논문처럼 너무 깊이 다루다 보니 불필요하게 내용이 길어진 것 논점과 무관한 것을 상세히 설명하거나, 유사한 내용을 말을 바꿔가며 다시 설명하는 것 CHECK! 바쁜 일정을 소화해야 하는 의사결정자 상황을 충분히 이해하고 썼는가

10 CHECK! 제3자가 읽어도 합리적으로 이해될 수 있도록 작성되었는가?
보고서 작성의 4가지 문제점 3 읽을수록 오히려 궁금한 점이 생긴다. 지나치게 압축적으로 설명한 것 보고 취지나 보고 배경, 추진 경위나 정책 이력을 제대로 안 쓴 것 출처가 불분명한 자료를 인용하거나 주장을 뒷받침할 근거가 부족한 것 종합적이고 균형되게 썼는지 의문이 드는 것 전문용어, 약어 등을 설명 없이 쓰는 것 CHECK! 제3자가 읽어도 합리적으로 이해될 수 있도록 작성되었는가?

11 CHECK! 보고 받는 입장에서 어떤 조치를 취해야 하는지 알 수 있는가?
보고서 작성의 4가지 문제점 4 근본적인 문제의식이 안 보인다. 기존 관행을 답습하여 구태의연한 방식으로 문제에 접근하는 것 현황과 문제점, 원인 등 보고 이슈에 대한 분석이 부족한 것 대안의 나열에 그쳐 실천 가능성이 없고 향후 계획이 불확실한 것 보고서 수요자가 읽고 무엇을 해야 할지 명확하지 않은 것 CHECK! 보고 받는 입장에서 어떤 조치를 취해야 하는지 알 수 있는가?

12 문제점 극복을 위한 제언 “보고서를 쓸 때 의사결정자의 입장에서 생각해 보고 작성하라”

13 보고서 작성 ∙ 처리 표준절차 보고의 목표설정 ∙ 보고서 구상 자료수집 및 분석 보고서 작성 보고 및 사후조치

14 CHECK! 보고할 핵심이슈는 잘 도출하였는가, 불필요한 보고내용은 없는가
보고서 작성 ∙ 처리 표준절차 1 보고의 목표를 정하고 보고서를 구상한다. 어떤 주제로, 누구에게, 언제 보고할 것인가 정한다. 이 보고를 통해 달성하려는 목표가 무엇인지 분명히 한다. 어떤 내용으로 보고서를 쓸 것인지 전체 목차를 정한다. CHECK! 보고할 핵심이슈는 잘 도출하였는가, 불필요한 보고내용은 없는가

15 CHECK! 완전히 이해하고 신뢰할 수 있는 자료만 보고서에 사용한다.
보고서 작성 ∙ 처리 표준절차 2 자료를 수집하고 분석한다. 필요한 자료를 어디서 구할 것인가 - 가장 좋은 정보 : 선배가 쓴 유사 보고서, ‘고수’ 활용 - 유용한 인터넷 사이트 활용 자료를 이해하고 분석해서 보고서에 적절히 인용한다. CHECK! 완전히 이해하고 신뢰할 수 있는 자료만 보고서에 사용한다.

16 보고서 작성 ∙ 처리 표준절차 3 보고서를 작성한다. 개략 구성 : 유형에 맞게 구체적 목차, 자료 채택, 논리적 연관성
초안 작성 : 완벽하려고 애쓰지 말라. 지난친 비판은 금물 수정과 보완 : 반드시 필요한 작업, 아낌없이 비판해 줄 사람 필요 최종교정 : 오탈자, 숫자 오류 등 사소한 실수로 평가절하 된다. CHECK! “ 해당 분야 전문가 수준으로 깊이 이해하고, 비전문가도 이해할 수 있도록 써야 한다.”

17 보고서 작성 ∙ 처리 표준절차 4 보고하고 후속조치를 취한다. 보고 과정 : 간단한 메모를 통해 자신의 의견 표시하는 센스
후속조치 : 종결처리, 특별조치, 예정사항 기입, 진행현황 점검 CHECK! 유능한 결재권자라면 “1% 지시, 99% 감독”의 중요성을 알고 있다.  지시사항 관리체계가 필요하다.

18 THINKING 훌륭한 보고서를 작성하기 위해서는... “어떻게 써야 수요자의 입장에서 만족스러울 것인가”
하는 것을 염두에 두어야 한다. (보고하는 사람과 보고 받는 사람 간에 뜻이 잘 통하는 것 이 중요하다)

19 칭찬 받는 보고서 작성법 보고 목적에 적합한가 보고내용이 정확한가 보고서를 간결하게 정리했는가 보고서를 이해하기 쉽게 썼는가
완결성을 갖췄는가 적절한 시점에 보고했는가

20 칭찬 받는 보고서 작성법 1 보고 목적에 적합한가? 보고서에서 다루려고 하는 이슈와 주제가 수요자에게 충분히 가치 있는 내용인지를 우선 검토해야 한다. 수요자가 보고서를 읽고 나서 “왜 이런 보고를 한 것일까?” “이 보고서의 목적은 무엇인가”라는 의문이 들게 해서는 안 된다. 보고서를 구체적으로 써 내려가기 전에 보고 목적과 주제에 대해 사전에 충분히 고민하고 토의를 거치는 것이 바람직하다.

21 칭찬 받는 보고서 작성법 2 보고 내용이 정확한가? 작성자와 이해당사자의 선입견을 배제하고 객관적/중립적 입장에서 모든 관련 사항을 확인하고 또 확인해야 한다. 특정 부서의 의견만 반영하지 말고 관련된 이해당사자들의 의견을 균형 있게 담아내야 한다. 불분명한 내용을 정확한 것으로 포장하거나 거짓되게 작성한 보고서는 수요자의 판단을 흐르게 만들고 결국 작성자도 이에 상응하는 책임을 져야 하므로 유의한다.

22 칭찬 받는 보고서 작성법 3 보고서를 간결하게 정리했는가?
보고하려는 내용과 취지가 간단/명료하게 드러난 보고서가 훌륭한 보고서이다. 내용과 구성이 너무 산만하지 않도록 신경 써야 한다. 너무 많은 내용, 불필요한 미사여구, 수식어 사용은 피해야 한다. 그렇다고 단어를 너무 압축해서 사용하면 본래 뜻이 왜곡될 수 있다. ‘서술형 개조식’을 권장한다. ‘~~하였음’ 형태로 문장을 끝맺음 하는 것이 좋다.

23 칭찬 받는 보고서 작성법 4 보고서를 이해하기 쉽게 썼는가?
전문용어나 어려운 한자, 불필요한 외래어 사용 지양 논리적으로 비약하지 않고 단계적/체계적으로 전개 필요한 예시나 사례를 제시하고, 그래프나 그림으로 도식화 내용을 상세하게 포괄하는 소제목 부여 가장 훌륭한 보고서는 추가 설명을 따로 하지 않아도 이해할 수 있도록 작성된 것이다. 작성자가 보고내용을 충분히 이해하고 ‘소화’하고 있어야 한다.

24 칭찬 받는 보고서 작성법 5 완결성을 갖췄는가? 보고서 자체만으로 더 이상 추가적인 보고 없이 의사결정을 할 수 있을 정도로 완성도가 높은 보고서이다. 보고 받는 사람 입장에서 의문사항을 체크해 보고, 이에 대한 해답을 제시하고 있는지 점검하도록 한다.

25 칭찬 받는 보고서 작성법 6 적절한 시점에 보고했는가?
아무리 가치 있는 정보와 좋은 내용이라도 때를 놓치면 훌륭한 보고서라고 할 수 없다. 수요자가 가장 필요로 하는 시점에 보고가 이루어져야 한다.

26 보고서 작성을 위한 TIP 긴 보고서는 따로 요약하라 본문은 짧게 하고 참고사항은 첨부로 돌려라 하이퍼링크를 활용하라
그래프, 흐름도(Flow Chart), 사진, 표 등 시각자료 를 적절히 활용하라

27 점검하고 또 점검하라(A) 보고서 서두에 어떤 이유, 어떤 맥락에서 이 보고서를 작성했는지 밝혀라 이슈를 정확히 추출하라.
1차 초안이 있는 내용을 도려내는 것을 두려워하지 마라 처음에 생각했던 결론을 바꾸는 것을 두려워하지 마라 보고서의 최종검토 단계에서는 필자의 입장에서 의사결정권자의 입장으로 전환하라

28 점검하고 또 점검하라(B) 당신의 독자는 바쁘고, 성질이 급하고, 당신의 결론에 회의적이며, 꼼꼼한 사람이다.
어떤 주장을 할 경우 반드시 구체적 이유, 관련 이론, 통계, 판례 등을 들어 당신의 주장이 옳다는 것을 입증하라 한 문장에 두 개의 메시지를 담지 마라 한 문장이 절대 3줄을 넘지 않도록 하라 고등학생이 알아볼 수 있도록 써라

29 점검하고 또 점검하라(C) 보기 좋은 떡이 먹기에도 좋다. 문서에 날짜와 페이지를 반드시 표기하라
다양한 관점을 반영하여 분석적, 종합적으로 작성하라 의미 있는 대안을 모두 제시하고 각 대안의 장/단점, 기대효과, 문제점을 철저히 분석/토론하라. 당신이 건의하는 결론을 분명하게 명시하라.

30 Part 2. 보고서 작성 전문코스 목적에 맞게 골라 쓴다 !! 자신이 작성하려는 보고서가 어떤 유형인지 알고,
각 보고서별 작성시 유의사항을 참고한다면 보고서 작성이 꼭 어려운 것만은 아니라는 사실을 깨닫게 된다.

31 보고서의 유형구분 구분 종류 내용 작성주체 (목적) 공문서 사문서 유통대상 (수신) 대내문서 대외문서 처리단계 접수문서
공문서 : 공적인 목적을 위하여 공무소 또는 공무원이 직무상 권한내에서 작성 또는 접수한 문서 사문서 : 개인이 사적인 목적을 위하여 작성한 문서, 일반 기업체에서 작성 유통대상 (수신) 대내문서 대외문서 품의서 : 소관업무의 수행과 관리를 위하여 계획된 중요한 사항에 관하여 상사에게 상신하여 결재를 얻는 문서(비용결재를 요청할 때) 보고서 : 상사의 지시와 요구 또는 자의에 의하여 특정문제에 관련된 사항을 상사에게 보고하는 문서 지시서, 협조전, 업무연구서, 업무회보(공지사항), 명령서, 인사발령문서 등 대외문서 : 의례문서(인사장, 안내장 등), 거래문서(청구서, 검수증, 영수증 등) 처리단계 접수문서 배포문서 기안문서 접수문서 : 접수된 문서로서 문서주관부서(경영지원팀 또는 부서의 문서취급자)에게 접수절차를 거쳐 접수한 문서 기안문서 : 결재문서라고도 하며, 사전에 결재권자의 결재를 얻기 위하여 기안서식에 따라 사무처리 초안을 기재한 문서 비밀문서 공개문서 일반문서 특별문서 비밀문서 : 극비, 비밀, 대외비 등의 비밀을 요구하는 문서 공개문서 : 비밀의 성격이 없는 문서 일반문서 : 통보, 지시, 명령규정, 신청 등 일반사무의 처리에 사용되는 문서 특별문서 : 특별한 용건과 양식으로 작성되는 문서

32 제 목 제목만 보고도 전체 내용이나 취지, 보고 성격을 알 수 있도록 내용을 최대한 포괄해야 한다. <제목 예시>
제 목 제목만 보고도 전체 내용이나 취지, 보고 성격을 알 수 있도록 내용을 최대한 포괄해야 한다. <제목 예시> 정책보고서 : 장병 인터넷 교육장 운용 개선방안 1차 검토 정보보고서 : 최근 유럼 주요국 이민 수용요건 강화 추진동향 회의보고서 : 제3차 부동산정책회의 결과보고(부동산정책 평가를 중심으로) 행사보고서 : 정부업무관리시스템 장∙차관 학습 행사계획 및 말씀참고자료

33 보고받는 사람이 전체 보고서의 취지나 핵심내용을
개 요 보고받는 사람이 전체 보고서의 취지나 핵심내용을 간단히 파악할 수 있도록 해야 한다. 보고서 작성의 목적, 경위 또는 배경 등을 간략하게 정리해 두면 좋다. 개황이나 간단한 문제 제기 등을 통해 수요자의 관심을 유발하는 것도 좋은 방법 사안이 복잡하고 결론을 단순하게 요약하기 힘든 경우를 제외하고는 중요 결론을 포함시킨다. 예시) 000님 지시(00.1.1)에 의거 정부 종합점검팀이 국내외 전문가 자문 및 연구용역을 통해 000 사업에 대해 3개월간 검토한 결과를 사업조정 방향과 함께 보고드림

34 본 문 주제와 관련한 실태, 현황, 문제점, 대책 검토 등의 내용을 사안별로 짜임새 있게 정리한 부분
본 문 주제와 관련한 실태, 현황, 문제점, 대책 검토 등의 내용을 사안별로 짜임새 있게 정리한 부분 가급적 육하원칙에 따라 작성한다. 개요에서 보고 경위를 작성할 때는 ‘누가, 언제, 무엇을, 어떻게’ 부문만 작성하는 것이 일반적이고, 본문에서는 ‘무엇을 왜, 어떻게’를 기술한다. 개조식의 경우 한 문장이 가급적 2줄 이내, 최대 3줄이 초과하지 않도록 하고 ‘~~했음’, ‘~~할 예정임’ 등 시제를 분명히 한다.

35 내용에 대한 결론을 요약하고 건의사항 등을 제시하는 부분
결 론 내용에 대한 결론을 요약하고 건의사항 등을 제시하는 부분 결론은 실천이 가능하고 구체성 있는 제안을 하여 수요자가 실제 활용 할 수 있도록 해야 한다. 행정적으로 향후 조치해야 할 내용을 담기도 한다. 예시) 결론 및 조치사항 : 범정부적 의견과 각계 전문가의 의견을 종합한 결과, 000확보 방안으로 ‘국내개발 방안’이 적절한 것으로 판단됨. 단, 이 사업의 타당성 확보를 위해서는 경제성/기술성 개설과 더불어 “사업규모 조정”이 중요하므로, 이를 고려한 사업계획 수립이 필요. 예시) 향후 계획 : 사업단은 사업계획을 수립, 심의회에 회부하고 결과를 보고.끝.

36 업무역량강화를 위한 문서실무 대통령보고서(청와대 비서실의 보고서 작성법) 정리

37 00 사업 기본 계획 보고  보고 개요 보고 목적은 명확한가 그간의 진행경과가 잘 정리되어 있는가  정책수단과 대안
o 보고 목적 및 필요성 o 진행 경과  현황과 문제점 o 실태 o 원인분석 o 지금까지의 대응사례  정책수단과 대안 o 정책의 대상 및 소요자원 보고 목적은 명확한가 그간의 진행경과가 잘 정리되어 있는가 문제의 현황과 실태는 어떠한가 문제의 원인은 무엇인가 지금까지 기업은 어떻게 대응해 왔는가 국내/외 유사사례 등 참고자료는 제시되었는가 명확한 정책대상(고객/자원)이 결정되었는가 문제를 해결하기 위한 정책대안이 제시되었나 정책을 통해 기대되는 효과가 제시 되었는가

38 정책점검과 평가계획 등 정책품질관리방법이 제시되었는가
o 정책대안 o 예상효과  추진계획 o 정책집행계획 o 정책홍보관리계획 o 정책품질관리계획  건의 및 제안 o 인적/물적자원 활용계획은 포함되었는가 향후 추진전략과 추진일정표가 제시되었는가 정책홍보계획과 방법이 제시되었는가 정책점검과 평가계획 등 정책품질관리방법이 제시되었는가 수요자에게 건의 또는 제안하고 싶은 사항이 요약되었는가

39 공문서 작성 요령 ① 주소 및 연락처 기재 : 우편번호, 해당기관의 주소, 담당자 직통전화번호, 팩스번호를 기재한다.
② 문서번호 : 해당기관/부서명, 당해년도의 약어표시, 문서분류 기준표에 의한 번호, 문서통제 등록 일련번호 순으로 구성된다. 예) 인사 05 / ↑ ↑ ↑ ↑ 부서(기관), 2005년도, 문서분류, 통제일련번호 ③ 시행일자 : 그 문서를 시행하는 날짜를 기재한다. 예) 2005년 10월 13일 경우 → 일로 표시 ④ 경유 : 수신처 앞에 경유할 기관이 있는 경우, 그 기관명을 기재한다. 경우가 있을 경우에는 먼저 경유기관으로 발송한다. ⑤ 수신: 수신기관이 한 기관일 경우에는 그대로 수신기관명을 기재한다. 수신기관이 둘 이상일 경우에는 “수신처 참조”라고 쓴뒤, 결문 발신명의 아래 “수신처: 수신처 기호 또는 기관명”을 기입한다. ⑥ 참조 : 문서를 직접 처리하는 최하위 보조기관, 즉 주무부서장을 기재한다. ⑦ 제목 : 제목만 보아도 그 문서의 내용을 대략 알수 있도록 내용을 요약하여 구체적으로 표현하여야 하며, 1행의 길이를 넘지 않도록 한다.

40 첨부물이 있는 경우 ‘첨부’를 표기하고 명칭과 수량을 쓰되, 2가지 이상인 때에는 항목을 구분하여 표시한다.
공문서 작성 요령 문서 내용을 2이상의 항목으로 구분하여 작성하고자 할 때 1. 첫째 항목 – 제목의 첫 글자와 같은 위치에서 시작, 부호와 내용은 1칸 띄우고 가. 둘째 항목 – 앞 항목의 위치로부터 2타(영문2타, 숫자2타, 한글1자)씩 1) 셋째 항목 – 글자 크는 동일하게 가) 넷째 항목 - 가능한 넷째 항목까지 작성하지 않도록 하는 것이 좋다. 반드시 필요한 경우 “-” 또는 “√”기호로 표기하는 것이 덜 복잡해 보인다. 첨부물이 있는 경우 ‘첨부’를 표기하고 명칭과 수량을 쓰되, 2가지 이상인 때에는 항목을 구분하여 표시한다. 문서의 본문/첨부내용이 끝나면 한 자 띄우고, “끝.”자를 표시한다. * 수신부서가 2개 이상인 경우 문서말미에 따로 설정

41 기안문 작성 요령 ① 문서번호 : 번호체계는 부서(기관)표시, 당해연도의 약어표시, 문서통제등록 일련번호 순으로 구성(예 경영 03 – ) ② 시행상특별취급 : 비밀 취급을 요하는 문서의 경우에는 “대외비”를 표시하여야 하며, 신속히 전달되거나 처리되어야 하는 문서의 경우에는 “지급”을 표시 ③ 기안부서 : 문서 기안 담당자가 속한 부서명을 기재한다 ④ 기안자 : 문서를 기안한 담당자를 기재하고 서명한다. ⑤ 시행일자 : 문서를 시행한 날짜를 기재한다. 예) ⑥ 보존기간 : 영구·10년· 5년·3년·보존기간을 기재한다. 보존 기간은 문서관리 규정 제38조에 따라야 하며 부서장 및 담당자는 법령에 보존 기간이 정하여져 있는 기안내용 및 문서는 법령이 우선한다. ⑦ 경유 : 수신처에 앞서 경유할 기관이 있는 경우, 그 기관명을 기재한다. 경유가 있을 경우에는 먼저 경유기관으로 발송한다. ⑧ 수신 : 수신기관이 한 기관인 경우는 그대로 수신기관명을 기재하고, 수신기관이 둘 이상일 경우에는 수신란에 "수신처 참조"라고 쓴 뒤, 결문 발신명의 아래에 "수신처: 수신처 기호 또는 기관명"을 기입한다. 내부기안의 경우 수신란에 "내부결재"라고 기재 ⑨ 참조 : 문서를 직접 처리할 보조기관/주무부서장(과장급)을 기재한다. ⑩ 결재 : 모든 문서의 결재는 서명으로 한다.[완결/전결/후결/후열/대결] ⑪ 예산통제 : 반드시 예산담당부서의 결재를 받아야 한다. ⑫ 협조 : 기안문의 내용이 타부서와 협조가 필요한 경우에는 협조란에 관련 부서장의 협조 결재를 받는다. ⑬ 제목 : 어떠한 기안/품의 내용인지 한 눈에 알 수 있도록 작성한다.

42 보고서 작성 요령 협상 결과 보고서 보고자 : 영업1부 대리 박00 00년0월0일
보고자 : 영업1부 대리 박 년0월0일 차기 납품가격에 대해서 00유통과 최종 협의를 하여 아래와 같이 납품가격이 나왔으므로 다음과 같이 보고 드립니다. - 다 음 - 1. 의제 : 00유통과의 납품가격과 납품량에 대해서 2. 일시 : 0월0일(0요일) 14:00~15:00 3. 장소 : 본사회의실 4. 참석자 : 00유통 이00과장, 정00대리 당사 박00대리, 최00대리 5. 결과 가. 00유통은 내년도의 납품가격을 75%선으로 생각하고 있었으나, 이 비율은 전년도보다 5% 인하된 가격이므로 승낙하기 어려워 제반 사정을 고려하여 2%인하가 적정하다고 주장하였다. 나. 상대방은 다시 3%로 주장하였지만 년간 납품량이 전년비 10% 증가 확보할 수 있다면 2%로 결정되어도 좋다는 의견이 있었다. 다. 상기의 타결을 전제로 하여 그밖에 차기 계약내용에 대해서 서 로 확인하였다. 6. 의견 당사로서는 전년도와 동일한 납품가격이 바람직하지만 상대방의 요구에는 심각한 사정이 있는 것 같아 간단하게 타협이 안될 것으로 고려됩니다. 그래서 (2)의 선에서 계약을 체결하는 것이 효율적이라 사료됩니다만 지시를 부탁 드립니다. 이상.

43 문서샘플 3월 업무보고 연석회의 보고서 보고일자 : 00년0월0일 보고자 : 000 1. 진행상황
보고일자 : 00년0월0일 보고자 : 000 1. 진행상황 가. 신제품 000포스터 : 제작완료 나. 판매점용 팜플렛 : 제작완료(납품 20일 예정) 다. 취급설명서 : 원고정정 중(7월 입고) 라. 광고계획 : A광고서, B광고사에 발주 끝(8월 마무리) 마. 하반기의 광고예정 : A광고사와 조정 중(10일 최종결론) 2. 보고사항 가. 포스터 및 판매점용 팜플렛에 대해서는 예정대로 진행 나. 취급설명서는 상품기획과에서 원고 정정에 들어가 약간 지연될 예정임 다. 하반기 광고예정은 텔레비전 드라마 분야로 조정 중 이상. 연석회의 보고서 보고일자 : 00년0월0일 보고자 : 000 4월 정기 사내연석회의에 당 부서를 대표하여 참석하였으므로 당 회의에서 협의결정 한 사항을 아래와 같이 보고 드립니다. 1. 의제 : 잔업시간의 단축에 대해서(주관:총무부) 2. 일시 : 4월 20일(목) 3. 참석자 : 00부서 박00 팀장, 00부장 이00팀장 ...[총4명] 4. 의사 결정사항 : 총무부에서 최근 사내의 잔업시간이 이상하게 길어져 단축할 필요가 있다는 안이 나와 전원이 협의한 결과 다음의 결정을 내렸다. 가. 잔업시간이 길어진 이유를 각 부문에서 검토하고 이달 중에 문서로 제출하여 다음 연석회의에서 단축 가능한 방법을 검토한다. 나. 각 부문에서 잔업시간의 재조사를 한다. 5. 조치사항 결정 (가)에 대해서는 부서 내 전 사원에 대해서 간단한 설문조사를 할 필요가 있다고 고려된다. 결정사항 (나)에 대해서는 각 과로부터 자료제출의 필요가 있다. 6. 기타 총무부에서는 사원의 건강관리를 이유로 잔업의 일정제한을 고려하였지만 영업부에서 반대의견이 있어 유보되었다.

44 문서샘플 제안서 수 신 : 00부서 000팀장님 귀하 제안자 : 00과 주임 000
수 신 : 00부서 000팀장님 귀하 제안자 : 00과 주임 000 제 목 : 사내용 문서의 인쇄체제의 개선안에 대하여 000팀장님으로부터 지시 받은 위 제목의 건에 대해서 조사 검토하여 아래와 같이 제안 드리오니 검토하여 주시기 바랍니다. - 아 래 - 1. 개인용 PC의 구입에 의한 문서작성의 신속화 원칙적으로 필요한 부서마다 워크프로세스 프로그램이 내장된 PC를 설치하여 종래의 타이프 인쇄는 폐지하고 부득이하게 필요한 경우는 외주로 한다. 2. 인쇄외부의 집중과 일원화 현 상황과 같은 부서 개개의 인쇄외주를 중단하고, 문서과가 이것을 인수받아 일괄적으로 외주 및 관리한다. ※ 첨부서류 (1) 상기 개선안의 이유와 개선성과의 예상(인원과 비용) (2) PC선정의 자료와 설치상의 견적 및 구매순서 (3) 인쇄외주 일원화에 의한 단가 견적과 종래 단가와의 비교표. 이상 끝.

45 문서샘플 제안서 수 신 : 총무부장님 귀하 00년 0월0일 제안자 : 총무부 김00
수 신 : 총무부장님 귀하 년 0월0일 제안자 : 총무부 김00 제 목 : 워크프로세서활용에 의한 서식(형식)의 개선제안 위 안건에 대해 평소 느끼고 있는 표준형식의 불비와 낭비에 대해서 아래와 같이 개선하고자 제안 드립니다. 1. 현 상황 현재 당사에서의 신고서류 및 보고서류의 형식은 정해짐이 없고, 판형에 있어서는 A4판, B5판, A5판, B6판 등 다양하다, 이 때문에 파일링에 대해서 통일이 되지 않아 곤란을 겪고 있다. 또한 작성방법도 수작업, 워크프로세스, 인쇄 등이므로 종류에 따라서는 제작시간이나 제작비용에 상당한 낭비가 발생하고 있다. 이에 일정한 규준을 갖추어 읽기 쉽고, 보존하기 쉽도록 개선할 필요가 있음. 2. 개선안 가. 서식설계의 통일, 사내신고서류, 보고문서의 서식설계는 원칙적으로 문서과에서 행하고 모두 워드프로세스에 입력하여 등록한다. 나. 판형과 용기에 대해서 신고서류는 원칙적으로 B5판과 B6판으로 통일한다. 또한 용지는 총무관계는 크림색, 인사관계는 노란색 등으로 통일하여 구별하기 쉽게 한다. 다. 보고서류는 원칙적으로 A4판 가로쓰기로 하고, 반드시 1장으로 끝내도록 한다. 3. 개선효과 서식설계의 기준을 갖추어 입력, 보존함으로써 사원의 문서작성 시간이 대폭으로 절감된다. 서식의 통일, 색 구분 등 파일링이나 검색이 용이해지고 워드프로세스를 활용함으로써 인쇄비용이 대폭 절감된다. 4. 구체적 실시안 상세한 것은 별지와 같음. 이상.

46 문서샘플 견적 의뢰서 문서번호 : 0000호 00년 0월 0일 수 신 : 00주식회사 영업부 귀중
문서번호 : 0000호 년 0월 0일 수 신 : 00주식회사 영업부 귀중 발 신 : 경기도 00시 00구 00동 ㈜00유통 판매담당 000(전화 ) 귀사의 무궁한 발전을 기원합니다. 앞서 송부해 주신 카탈로그의 상품번호 00을 매입하고자 합니다. 그에 관해서 아래 조건에 따른 가격을 알려주시기 바랍니다. 또한 상당수의 수요가 전망되오니 수량이 정해지면 가격할인이 가능한지 의 여부 및 그 때 기준이 되는 수량은 어느 정도인지 등도 상세히 명시해 주시면 고맙겠습니다. - 아 래 - 1. 견적상품 : 가. 상품번호 나. 수 량 개 2. 거래조건 : 가. 납 기 년 0월 0일 나. 인도장소 당사 00창고 다. 운송방법 및 운임제비용 귀사일임/귀사부담 라. 지불조건 물건도착 후 60일 약속어음 지불. 끝.

47 문서샘플 하자보수의뢰서 문서번호 : 00-000호 00년 0월 0일 수 신 : 00주식회사 영업부 김00 대리 귀중
문서번호 : 호 년 0월 0일 수 신 : 00주식회사 영업부 김00 대리 귀중 발 신 : 경기도 00시 00구 00동 ㈜00유통 구매담당 000(전화 ) 귀사의 무궁한 발전을 기원합니다. 당사에서 0월0일자로 주문하였던 귀사의 제품 0000이 어제 0일 오후 2시에 도착했습니다. 도착즉시 당사의 담당직원이 화물을 확인한 바, 전체 주문량 400개 중 30개가 파손되어 있었습니다. 파손상태를 조사해본 결과 제품의 적재과정이나 차량의 운전방법에 문제 가 있었던 것 같습니다. 조속히 대체품을 송부해 주시기 바랍니다. 그리고 파손품 30개는 즉시 반송해 드리고자 합니다. 귀사의 지시를 부탁 드립니다. 우선, 서면으로 통지 겸 부탁말씀을 드립니다. 감사합니다. * 별첨 : 운전자 진술확인서 1부. 끝.

48 문서샘플 인쇄기의 신규구입에 대해서 위 건에 대해서는 아래와 같은 이유로 신규구입을 희망하여 품의서를 신청합니다.
- 아 래 – 1. 구입품명 : 형 인쇄기 2. 구 입 처 : 주식회사 0000제작소 3. 구입금액 : 금 000원정(구체적 금액은 별지의 견적서 참조) 4. 처리과목 : 비품 5. 구입이유 가. 기존에는 월간 파트타이머 3명에 3주간이 소요되었으나, 신형 인쇄기를 구입하게 되면 위 인원이 필요 없게 되어 경비절감 효과가 크며, 앞으로는 기계관리에 1명의 인원만 필요하게 됩니다. 나. 취급조작도 간편하여 하루 정도면 습득이 가능합니다. 다. 도입 후의 상각비, 유지비에 대해서는 별지의 내용과 같이 도입 장점이 큽니다. ※ 별첨 : 구입기계의 감가상각비, 유지비 계산표 1표. 끝.

49 문서샘플 일일 보고서(또는 업무일지) 00년 0월0일 총무과 주임 장00 일일 보고서는 회사마다 다르지만
반드시 보고 하기 위한 문서가 아니라 본인 업무의 체계적인 관리를 위해 작성해 두면 업무리스크 예방에 도움 시간 내용 소요 비고 9시 과장과 주주총회 건으로 협의 30분 제반 비용의 원안이 만들어졌으므로 과장에게 보고예정 10시 통상업무 2시간 11시 12시 식사 - 00호텔로부터 총회 비용 의 변경신청이 있었음 - 위 변경신청에 대하여 과장에게 보고함 - 주주총회의 인쇄물 견적 서가 도착하였음 - 예정대로 진행 13시 14시 15시 주주총회경비에 관하여 기안서 작성 1시간 16시 00호텔의 김00씨 만남 17시 00유통 과장님 방문 시간외 기안서 보완작업 기타 내일 인쇄물 확인 요함

50 문서 작성 훈련 코스 1. 보고서 작성하기 <진행내용>
작성하기 : 보고서 작성요령을 참고하여 본인이 평소 작성했던 보고서를 수정하거나 앞으로 작성해야 할 보고서를 작성해 본다. 작성시간 : 15분 작성 후 발표하기 : 보고 목적, 내용, 결론 중심으로 요약 발표한다. 평가의견 나누기

51 문서 작성 훈련 코스 2. 기안서 작성하기 <진행내용> 기안서 작성원칙 설명을 듣는다.(보고서와 비교)
작성하기 : 본인이 평소 작성했던 기안서 또는 앞으로 작성할 기안서를 작성(수정)한다. 작성시간 : 10분 작성 후 발표하기 : 기안 목적, 내용 중심으로 요약 발표한다. 평가의견 나누기

52 문서성립 및 효력발생요건 1 2 3 4 해당 문서에 대한 결재자의 결재 문서통제 담당자로부터 문서번호 부여
문서가 수신처에 도달 4 정보통신망 이용처리 절차 준수

53 문서처리의 원칙  즉일처리의 원칙  책임처리의 원칙  적법성의 원칙
문서는 그 내용이나 성질에 따라 처리기간과 방법이 다르다. 그러나 효율적인 업무수행을 위해 바로 그날 처리하는 것이 좋다. 모든 문서는 처리기간을 명확히 하고, 기간준수를 위해 노력해야 한다.  책임처리의 원칙 : 담당자는 어느 직급의 결재권자에게 까지 결재를 받을 것인가 또는 내용에 따라 타 부서와의 관련성 등을 고려하여 필요한 조치를 해야 한다.  적법성의 원칙 : 법령의 규정에 따라 형식적·절차적 요건을 갖추어야 한다.(신뢰성)

54 문서결재 프로세스(사례-국제중고) 업무 플로우 처리 방법 진행 산출물 1. 비용결재가 필요한 문서작성 사안이 발생한다.
담당부서 2. 유사사례, 문서작성원칙을 참고하여 해당양식에 따라 기안문을 작성한다.(실행에 필요한 증빙자료 첨부) (※ 준비과정에서 행정실과 협의하면 효과적이다) 담당교사 기안문 보고서 증빙자료 3. 내부검토를 통해 문서작성의 적정성을 판단하고 보완한 후 예산담당자(황남경)의 통제를 받는다(비용결재의 적정성) 예산담당자 예산통제 확인 4. 부장교사의 결재를 득한다  부장교사 5. 각 부서 협조요청이 필요한 기안문의 경우 협조대상 부서장의 협조결재를 받는다. 이때 협조사안을 명확히 이해할 수 있도록 한다.  협조부서장 6. 증빙자료 및 협조사항의 적정성 등에 대해 행정실장(이상권)의 협조결재를 받는다. 이때 보완이 필요한 사항은 보완하여 재결재를 받는다.  행정실장 재검토 7. 위 사안이 완료되면 교감선생님의 결재를 받는다.  교감 8. 최종적으로 교장선생님께 보고하고 결재를 받는다.  교장 최종결재 9. 기안 내용 실행 후 집행한 영수증과 결재가 완료된 기안 사본을 세출담당자(김용주)에게 제출하여 비용이 집행될 수 있도록 한다.  세출담당자 영수증 기안사본 기안문서 작성 보 완 N 부서 내부검토 Y N 예산통제(예산담당자) Y 부장교사 결재 각 부서 협조 결재(필요시) 보 완 N 검토 (행정실장) Y 교감 결재 교장 결재(최종) 실행 및 사후관리

55 문서보고 및 결재 시 체크사항 구분 체크사항 비고 담당자 부서팀장 협조부서 행정지원부서 최종결재자
보고할 사항이 양식에 맞추어 결재를 받아야 할 사항인가 검토한다 보고내용이 한 눈에 파악할 수 있는가, 강조할 사항은 무엇인가 (목적 및 취지, 목표, 예상효과, 실행계획, 비용계획 등 원 페이지 요약) 실행보고서, 견적서, 조사자료 등 보고에 필요한 증빙자료는 첨부되었는가 (업체 선정이 필요한 품의서의 경우 업체 비교표 등) 예산통제, 행정지원팀 등 협조가 필요한 부서의 협조결재를 하였는가 담당자 성명, 사인, 날짜 기재, 문서번호는 부여 받았는가 문서보관 원칙에 따라 사후 문서관리 ※ 프로세스에 따라 결재를 득하지 않은 사항은 비용결재가 어려움 부서팀장 양식에 따라 보고할 사항을 적절하게 작성하였는가 문서작성 원칙에 따라 기안문에 빠진 사항은 없는가? (특히 비용청구) 예산통제 및 행정지원팀의 비용결재 관련 협조결재 여부 협조부서 업무분장에 따라 협조할 사항인가 협조할 사항을 명확히 이해하고, 구체적인 협조사안을 협의한다. 행정지원부서 예산담당자는 수립된 예산계획에 따라 적정한 청구인지 검토 후 통제한다. 부서장은 예산 또는 협조필요사안에 대해 면밀히 검토 후 결재한다. 최종결재자 기안문 및 보고서의 핵심 내용을 파악할 수 있는가 지원할 사항이 무엇이며, 추가 지원할 사항은 없는가