전시기획실무론 2012.3.

Presentation on theme: "전시기획실무론 2012.3."— Presentation transcript:

1 전시기획실무론 2012.3

2 목 차 제 1장 기본단계 제 2장 준비단계 제 3장 유치단계 제 1절 기본계획 제 2절 업체유치
제 1장  기본단계 제 1절  기본계획    1) 산업분야 설정 및 트랜드 파악    /    2) 시장조사    3) 행사성격 확정                 /    4) Timming   5) 장소선택                         /    6) 운영기관 확정 제 2장  준비단계 제 1절  사업계획 수립 1) 세부 추진계획 수립               /    2) 홍보계획    3) 인쇄물 및 출판물 계획            /    4) HOUSING 5) 등록계획                        /    6) 인력운영계획 7) 부대행사                        /    8) 운영계획 9) 소요예산 산정                   /    10) 행사장 확보   11) DB구축                         /    12) 인력운영   13) 응급상황 대처  제 2절 자료제작 1) 전시회 자료 제작 제 3장  유치단계 제 1절  홍보 1) 행사 고지 홍보 제 2절  업체유치 1) 참가업체 및 참관객 유치         /    2) 홍보 및 세일즈 활동이 중요 3) 사업설명회                       /    4) 참가업체 마감    5) 참관객 유치 목 차

3 목 차 제 4장 개최준비 제 3절 현장문제 제 1절 계약 1) 법적문제 / 2) Contracor 선정 및 계약
목 차 제 4장  개최준비 제 1절  계약     1) 법적문제                           /     2) Contracor 선정 및 계약 제 2절  전시장 구성      1) Lay-out 확정                  /  2) 주최자용 시설 설치      3) 전시품 반입                    /  4) 전시장 관련 서류  제 3절  현장문제   1) 참관과 등록계획 수립          /  2) 참관객 홍보 및 개막식 준비      3) 전시장 조성  제 5장  전시회 개최 및 사후정산   제 1절  전시회 개최 1) 개막식                         /  2) 전시장 Open     3) 전시개최중 Time Table   제 2절  철거      1) 전시장 철거 제 3절  정산      1) 전시장 정산                    /  2) 업체정산       3) 수리정산                       /  4) 결과보고       5) 차기 전시회 안내

4 제1장. 기본단계 제1절. 기본계획 시기: 개최 3년 전 ~ 2년 전 1. 산업분야 설정 및 Trend 파악
미래성 현실성 국내/외 현존유무 장기지속전망 노하우를 가진 분야 시장성 목표시장 선정 포지셔닝 마케팅 및 운영목표 설정 실행계획 작성

5 제1장. 기본단계 제1절. 기본계획 2. 시장조사 전시회의 성공 여부를 예측하고 현실성 있게 접근을 할 수 있는
기초 조사로 전시회 기획에 있어서 가장 기본적이며 필수적 단계 아이템 선정 시장조사 행사성격 확정 1) 국내 시장조사 정부관련기관/협회/조합/ 언론매체/제조업체/유통업체 유사전시회 및 선두업체 탐문 : 차별성 및 시장성, 규모, 품목, 장기 지속성 수출입통계자료/업계동향/내수상황 전문지/관련잡지 분석 및 설문조사 2) 해외 시장조사 해외전시회 규모분석 유사전시회 및 선두업체 탐문 협조가능성 전문지 및 관련잡지 분석

6 제1장. 기본단계 제1절. 기본계획 3. 행사성격 확정 Trade show Domestic Show
International Show Public Show

7 제1장. 기본단계 제1절. 기본계획 4. Timming 해당산업의 적정 영업시기 파악 : 본격적인 영업이 이루어지기 이전 개최
2) 적정 개최일수 결정 : 전시회 컨셉에 따른 날짜 결정. 전문 전시회의 경우 통상 4 ~ 5일 해외 유명전시회 개최시기 파악 : 해외업체 유치 및 운영/브랜드 identity

8 제1장. 기본단계 제1절. 기본계획 5. 장소선택 1) 전시개최 지역의 선택에 있어서의 중요 요소 전시회 목적 지리적 요소
인구통계학적 요소 미래 전시회 개최에 있어서의 성공 분석 경쟁전시회의 개최지 분석 접근성 부대시설 및 공공시설 지역 CVB 정보 및 서비스 부가 서비스 유무

9 제1장. 기본단계 제1절. 기본계획 목적 및 용도, 규모에 맞는 전시 시설물의 선택 5. 장소선택 2) 전시장 종류 전문전시장
컨벤션 센터 호텔 컨벤션 센터 체육관 야외특설공간 기타 행사시설 목적 및 용도, 규모에 맞는 전시 시설물의 선택

10 제1장. 기본단계 전시장 결정 전시장사용신청 규모확정 제1절. 기본계획 지역 선정 이후 5. 장소선택
2) 전시장 선택 Process 지역 선정 이후 전시장 결정 산업적 성격 입지조건 가격접근성 시설물/부대시설 규모확정 Lay-Out 전시장사용신청 규모신청 부대시설신청 기술지원신청

11 제1장. 기본단계 제1절. 기본계획 6. 운영기관 확정 주최 주관 후원 협찬 운영위원회 행사운영의 실질적 권한소유 예산지원
대외적 영향력 행사의 실질적 진행 주최자의 활동에 대한 구체적 기획 및 운영 행사의 진행을 지원 행사 성격과 동종산업계의 기관이 선정됨 인지도/공신력필요 행사의 직접지원인 예산지원 단체 각종장비 지원 마케팅 및 홍보지원 대표권을 갖는 상징적 기구 주최기관에 대한 자문 관련기관/단체/주요업체로 구성

12 제2장. 준비단계 제1절. 사업계획 수립 시기: 개최 2년 전 ~ 1년 전 1. 세부추진계획 수립 개요:
행사명/기간/장소/운영주체/행사구성/부대행사 홍보계획: 홍보 및 마케팅/세일즈 전략매체선정/규격/회수 인쇄 및 출판계획: 인쇄매체선정/제작부수 확정 Housing 조립부스/장치물/홍보물/기타시설/인테리어 부대행사 추진방향/규모/운영주체 등록계획: 등록프로그램 개발/DB구축/사전, 현장등록계획 7) 인력운영계획: 분야별 인원산정/투입시기 결정 의전 및 개막식 계획: 행사컨셉/초청인사선정/동선확정 9) 현장운영: 참가업체 지원/부대시설운영/부대 행사관리/언론홍보 10) 소요예산산정

13 제2장. 준비단계 제1절. 사업계획 수립 2. 홍보계획 전시회 홍보계획 수립절차 해당시장의 분석 및 평가 목표시장선정
커뮤니케이션 전략수립 촉진매체 전략수립 매체별 실행계획 작성 홍보효과의 측정 및 평가

14 제2장. 준비단계 제1절. 사업계획 수립 2. 홍보계획 전시회 홍보계획 수립절차 해당시장의 분석 및 평가 목표시장선정
커뮤니케이션 전략수립 촉진매체 전략수립 매체별 실행계획 작성 홍보효과의 측정 및 평가 해당시장의 분석 및 평가 산업내 전시회의 위상/비중 경쟁전시회 분석 관련산업의 환경변화 분석 해당시장 내에서의 포지셔닝

15 제2장. 준비단계 제1절. 사업계획 수립 2. 홍보계획 전시회 홍보계획 수립절차 해당시장의 분석 및 평가 목표시장선정
커뮤니케이션 전략수립 촉진매체 전략수립 매체별 실행계획 작성 홍보효과의 측정 및 평가 목표시장 설정 관련협회/조합을 통한 정보습득 해당기관 총람 조사 관련산업의 환경변화 분석 관련 국내외 전시회 디렉토리를 통한 전시회 내용변화 숙지 컨셉에 맞는 시장의 선정 전시참가업체/참관자 리스트 확보

16 제2장. 준비단계 제1절. 사업계획 수립 2. 홍보계획 전시회 홍보계획 수립절차 해당시장의 분석 및 평가 목표시장선정
커뮤니케이션 전략수립 촉진매체 전략수립 매체별 실행계획 작성 홍보효과의 측정 및 평가 커뮤니케이션 전략수립 메시지 구조 메시지 소구유형 전시회 홍보를 위한 메시지 형태

17 제2장. 준비단계 제1절. 사업계획 수립 2. 홍보계획 전시회 홍보계획 수립절차 직접마케팅 텔레마케팅 촉진매체 전략수립
해당시장의 분석 및 평가 목표시장선정 커뮤니케이션 전략수립 촉진매체 전략수립 매체별 실행계획 작성 홍보효과의 측정 및 평가 2. 홍보계획 전시회 홍보계획 수립절차 촉진매체 전략수립 개별성 대중성 비용 시간 즉시성 신뢰성 세분화 측정 직접마케팅 O 텔레마케팅 Direct Mail Fax Campaign 광고 Internet marketing Public Relation

18 제2장. 준비단계 제1절. 사업계획 수립 2. 홍보계획 전시회 홍보계획 수립절차 해당시장의 분석 및 평가 목표시장선정
커뮤니케이션 전략수립 촉진매체 전략수립 매체별 실행계획 작성 홍보효과의 측정 및 평가 매체별 실행계획 작성 매체별 특성파악 Time Table 구성 회수/인쇄수/가격 등 구체적 실행계획

19 제2장. 준비단계 제1절. 사업계획 수립 2. 홍보계획 전시회 홍보계획 수립절차 해당시장의 분석 및 평가 목표시장선정
커뮤니케이션 전략수립 촉진매체 전략수립 매체별 실행계획 작성 홍보효과의 측정 및 평가 홍보효과의 측정 및 평가 주기적 점검을 통한 수정/보완 효과에 대한 측정 참가자 사전등록율 기간별 부스판매 현황 인터넷 접속건수 텔레마케팅 및 조사를 통한 인지도/이미지 파악

20 제2장. 준비단계 제1절. 사업계획 수립 전시회 진행에 따른 차등적 제작 인쇄매체선정 제작부수 확정
3. 인쇄물 및 출판물 계획 안내공문 브로슈어 및 카다로그 협조문, 후원공문 플라이어 포스터 기타 판촉물 현판류 플래카드 베너 캘린더/다이어리 입간판물 전시회 진행에 따른 차등적 제작 인쇄매체선정 제작부수 확정

21 제2장. 준비단계 제1절. 사업계획 수립 4. HOUSING 기본조립부스 각종 장치물 홍보물 인테리어 기타시설 5. 등록계획
등록프로그램 개발 DB 구축 사전등록 현장등록 6. 인력운영계획 해당분야별 소요인원 산정 투입시기 결정 분야별 전문 인력 수급

22 제2장. 준비단계 제1절. 사업계획 수립 7. 부대행사 기획원칙: 본 행사 주제/목적과의 조화 및 연관성 추진: 추진방향 설정
규모설정 운영주체 결정 종류: 학술프로그램 교육프로그램 가족동반 프로그램 일반 이벤트: 주최사 이벤트/참가업체 이벤트

23 제2장. 준비단계 제1절. 사업계획 수립 8. 현장운영계획 참가업체 지원 부대시설 운영 부대행사 관리 대 언론 홍보
9. 소요예산 산정 예상수입 및 지출 예산코드에 의한 편성 시장조사 및 단가조사 본행사 부대행사 기타경비

24 제2장. 준비단계 제1절. 사업계획 수립 9. 소요예산 산정 1) 원가계산 직접경비 임대료 인건비 간접경비 인쇄비 홍보비
1) 원가계산 직접경비 임대료 인건비 인쇄비 홍보비 통신비 행사비 인력채용비 간접경비 활동비 접대비 회의비 협찬금 수수료 원가=1개부스가격 = 총예상 지출금액(직접비+간접비) 100부스(기준부스)

25 제2장. 준비단계 제1절. 사업계획 수립 9. 소요예산 산정 2) 부스가격 결정요인 전시회 성격 유사 전시회와의 가격비교
회사의 수익방침 시장동향 할인률 적용시의 부스 배정정도

26 제2장. 준비단계 제1절. 사업계획 수립 10. 행사장 확보 행사의 성격/규모/목적 등을 고려, 행사장 확보
전문전시장/컨벤션 센터 대형 컨벤션 Trade Show Domestic Show 대형 이벤트 2) 호텔 컨벤션 센터 특수목적의 소형 Trade Show 소형 이벤트 3) 각종 Conference 소규모 Conference 세미나 기타 소규모 Meeting

27 제2장. 준비단계 제1절. 사업계획 수립 11. DB 구축 잠재 참가업체 리스트 관련협회 및 조합 관련업계 업체 총람
관련 국내외 전시회 Show Directory 기타 전문지 및 전문 잡지의 업체 소개 및 광고 2) 참가업체 리스트 전시회 참가업체-Potential Exhibitor List 에서 별도관리 참가업체 설명회 혹은 전시자 매뉴얼 DM 을 완료한 시점에서 확정 내용구성 업체명/대표자/담당자/전화/출품품목/ 전화/전기/네트웤/급배수/압축공기/광고 공금가액/세액/입금/잔금/이수금 내용구성 업체명/대표자/매출액/전화/팩스/ 이메일/주소담당부서/담당자/주요 제품군/행사참가실적/지원회사 관계

28 제2장. 준비단계 제1절. 사업계획 수립 11. DB 구축 3) 장치업체/공급업체 리스트 인테리어 4) 데이터베이스 구축
전기 및 조명 네트워크 영상 및 음향장비 사무용 장비 대여업체 비품 대여업체 압축공기/급배수 운송업체 4) 데이터베이스 구축 통합 DB구축 및 관리 5) 관련자료 확보 해외전시장 자료: 인터넷/홍보자료 해외전시회 일정, 전시 주최자 : 인터넷/홍보자료

29 제2장. 준비단계 제1절. 사업계획 수립 인력운영 13. 응급상황 대처 분야별 인력 소요 파악 PR/Marketing 분야
Sales 분야 Housing 분야 Operation 분야 경비분야 기타 업무지원 분야 13. 응급상황 대처 법적조치 보험관계 상황별 리스트 작성 및 대처방안 강구

30 제2장. 준비단계 제2절. 자료제작 전시회 자료제작 전시참가업체 프로모션 용 참가 안내서 (국문 및 영문)
전시회를 소개하는 최초의 자료: 전시회 개요, 행사구성, 참가대상, 기본 전시장 구성 지원 프로그램, 참가신청서 등으로 구성 참가안내 리플렛 (국문 및 영문) 전시회를 알리는 단순한 자료로 참가 안내서를 요약하여 제작 포스터 전시참가업체 매뉴얼 (국문 및 영문) - 참가업체들의 모든 준비사항: 시간표, 통관사항, 부스설치 관련사항, 전시장 및 전시회 규정, 각종 신청서로 구성

31 제2장. 준비단계 제2절. 자료제작 전시회 자료제작 2) 참관객 프로모션 용
2) 참관객 프로모션 용 참관안내서 (국문 및 영문): 전시회 개요 및 모든 일정, 참가업체 리스트 등 모든 정보 Pre View (국문 및 영문): 전시회 관련소식, 신제품 소개, 전시업체 동정, 기타 소식 쇼 데일리: 개최기간 중 참관지원을 위한 모든 소식 게제 Show Directory: 참가업체 및 출품물 소개, 광고, 부대행사 Press Kit: 언론사 배포용으로 전시회 및 참가업체 관련 자료 구성, 부대행사 내용 기타 PR 자료: 기타 전시회 특성에 맞는 자료 각종서식: 참가신청서, 초청 및 등록카드 등

32 제2장. 준비단계 제2절. 자료제작 자료명 제작시기 배포시기 참가안내 리플렛 전년도 전시회 개막전 참가안내서 I, II 포스터
D-10M D-8M Exhibitor Manual D-5M D-3M 참관안내서 I, II, III Pre View D-3D D-1D ShowDaily D-1D/D-4 Show Directory D-5D D Press Kit D-1M 참가신청서 전년도 전시회 개막후 등록카드 기타 홍보자료 수시제작 수시배포

33 제3장. 유치단계 제1절. 홍보 시기: 개최 1년 전 ~ 3개월 전 행사고지 홍보 영상 및 지상매체 홍보/지상매체 광고
후원 및 협찬업체 매체활용 관련 업계의 전문지 및 잡지 활용 홍보내용, 크기 회수 등 확정 매체 외 기타 홍보물 및 베너 등을 통한 홍보

34 제3장. 유치단계 제2절. 업체유치 1. 참가업체 및 참관객 유치 마케팅 및 세일즈 기간 설정 참가대상업체의 요청사항 접수
1. 참가업체 및 참관객 유치 마케팅 및 세일즈 기간 설정 참가대상업체의 요청사항 접수 신상품 개발 싸이클 점검 업계의 홍보전략을 전시회와 연계 참관객과 참가업체 연계전략 개발 참가업체간 연계전략 개발 참가업체의 전시회 기간 중 Presentation 지원 8) Press Center 활용, 참가업체 기자회견 지원 9) 해외 유사전시회 참가, 세일즈 대상 전시회 선정 해외홍보자료 제작 인원편성 10) 해외 Agent를 통한 세일즈 11) 마케팅전략을 통한 세일즈

35 제3장. 유치단계 제2절. 업체유치 1. 참가업체 및 참관객 유치 참가 안내서 배포 전시회 일반정보 제공
1. 참가업체 및 참관객 유치 참가 안내서 배포 전시회 일반정보 제공 참가업체 지원프로그램 소개 전시회 구성소개 참관안내서 배포 참관객 Profile, 사전등록 양식제공 협회 및 주요업체 방문 전략적 기업에 대한 출품 독려 협회소속사를 통한 안정적 전시회 운영도모 15) Telemarketing DM과 혼용하여 운영

36 제3장. 유치단계 제2절. 업체유치 2. 홍보 및 세일즈 활동시 중요 요소 상담 회사체계 파악 상담자 신상파악
2. 홍보 및 세일즈 활동시 중요 요소 상담 회사체계 파악 상담자 신상파악 전시회 내용 공지 공지 후 상담자 관심도 파악 상담자의 결정권 위치 파악 결정권자 신상파악 경쟁사 정보전달 개최예전 전시회의 산업동향 숙지 유사전시회 장단점 파악 및 개최방향 상담사의 전시회 참가 필요성 공지

37 제3장. 유치단계 제2절. 업체유치 TM/DM/직접 방문의 혼합 운영 예 대상 리스트 확보
2) DM: 확인 주소로 우편물 발송 (TM 후 바로 발송) 3) TM: 우편물 수신 약 2틀 후 (발송 후 약 일주일 후) 우편물 수신 확인 및 관심도 파악 4) 수신 확인시: 관심도에 따라 직접방문 여부 결정 수신 미 확인시: 팩스 혹은 우편물 재발송 * 위의 작업을 통해 차별화 된 리스트를 재 작성하고 2차 TM 실시

38 제3장. 유치단계 제2절. 업체유치 3. 사업설명회 전시회 참가업체의 호응도 측정 및 의문사항 청취, 조기에 문제점 파악
3. 사업설명회 전시회 참가업체의 호응도 측정 및 의문사항 청취, 조기에 문제점 파악 참석대상 관계기관 및 단체 언론사 및 매스컴 관계자 출품예상업체 준비사항 안내문/인쇄물/보조자료 앙케이트 조사 전시참가업체 메뉴얼

39 제3장. 유치단계 제2절. 업체유치 사업설명회 내용 일반사항 전시회 및 전시장 규정사항 등록 및 신청안내 홍보 및 광고 안내
장치/인테리어 통관/수송 기타 서비스 안내 홍보 및 광고 안내 장치업체/공급업체 리스트

40 제3장. 유치단계 제2절. 업체유치 참가업체 마감 공문발송 전화마감 방문마감
마감에 따른 공문을 발송함으로써 참가고려 중 업체에 대한 참가 확정 여부 확인 현재까지 진행된 결과들에 대한 결과 보고 참가업체 수/참가 품목의 종류/확정 프로그램/마감 후 업무진행 계획 미참가 확정업체에 대한 참관 안내 및 차기년도 전시회 참가에 대한 공지 5. 참관객 유치 참관객 목록 작업 인쇄물 발송 홍보물 부착 대중매체 홍보

41 제4장. 개최준비 제1절. 계약 시기: 개최 3개월 전 ~ 개최일 1. 법적관계 기관 시설물 법적관계 혹은 계약시 고려사항
1. 법적관계 기관 시설물 전시참가업체 전시장 규정 장치업체 임대업체 보세구역 설영 세금 법적관계 혹은 계약시 고려사항 신상 혹은 기물파손 보험처리정도 서면계약 범위 부가서비스 계약취소 분쟁해결 새로운 규정의 필요성

42 제4장. 개최준비 제1절. 계약 2. Contracor 선정 및 계약 조립부스 장치공사 업체 선정 기본조립부스수
수량/상호/부스번호판/제공비품/조명/내부 카페트 Information Booth International Bussiness Center Press Center Service Center 입구현판 유도사인 현수막 육교현판 Information Board

43 제4장. 개최준비 제1절. 계약 2. Contracor 선정 및 계약 독립부스 도면접수 및 확인 규정위반사항 확인
인접부스와의 문제점 확인 전시장 규정위반 확인 전기간선공사 업체 선정 전기사용량 확인 전기연결선 도면 작성 Network 공사업체 선정 Network 디자인 전용선 등급 Port 수 카페트 업체 선정 종류 및 색상 6) 급배수 및 압축공기 설치업체 선정 경비업체 선정 인쇄업체 선정 디자인 업체 선정 장비임대업체 선정 인력관리업체 선정

44 제4장. 개최준비 제2절. 전시장 구성 1. Lay-out 확정 선 배정 방법
방법: 선 전시회 도면 확정, 전시 참가업체의 부스 위치 선정 대상: 중/소규모 전시회 장점: 경쟁에 의한 조기마감. 가격 차별화 단점: 전시회 전체의 조화 및 균형저해 보완: 각 부문 아이템 별 구획 확정 후 시행

45 제4장. 개최준비 제2절. 전시장 구성 1. Lay-out 확정 2) 후 배정 방법
2) 후 배정 방법 방법: 주최자에 의한 임의적 배정, 참가업체의 선택권은 전혀 없음 대상: 대규모 박람회/전시회 장점: 전체 운영의 조화 단점: 참가업체 신청 경쟁에 있어서의 문제/업체들의 위치에 대한 불만 보완: 참가신청 혹은 입금순 등과 같은 원칙에 의한 위치배정으로 업체 불만을 최소화 블럭구분/동선확정 국가/산업/품목별 구분

46 제4장. 개최준비 제2절. 전시장 구성 1. Lay-out 확정 4) 통로거리 설정 부스사용면적 통로넓이 경우 전시회 유형
4) 통로거리 설정 부스사용면적 통로넓이 경우 전시회 유형 40% 미만 4m~6m 관람객이 많다고 예측되는 경우 일반대중을 대상으로 하되 참가 업체수가 적은 경우 기계, 설비 등 기술 관련 전시회 Public Show /Trade Show 40~45% 3m 가장 일반적인 경우 50~60% 2m~3m 구매나 상담을 원칙으로 하는 경우 규모가 한정되고 참가업체가 많은 Trade Show

47 제4장. 개최준비 제2절. 전시장 구성 1. Lay-out 확정 부스배정 시 고려사항 전시품의 중량과 부피
독립부스와 조립부스간의 조화 신청부스의 넓이 국적 및 품목 전년도 전시장 구성 기타

48 제4장. 개최준비 제2절. 전시장 구성 2. 주최자용 시설설치 주최자 사무실 부스 판매 사무실 3. 전시품 반입
2. 주최자용 시설설치 주최자 사무실 부스 판매 사무실 3. 전시품 반입 Time Table 준수 참가업체 구분에 의한 반입일정 조정 3) 규정중량 확인 4) 진입차량 통제

49 제4장. 개최준비 제2절. 전시장 구성 4. 전시장 관련서류 전시스탠드 설치(변경)신청서 기술지원 신청서
4. 전시장 관련서류 전시스탠드 설치(변경)신청서 기술지원 신청서 작업 신고서 전시장 시간 외 사용 신청서 위험물 반입 (반출) 허가 신청서 전시품 반입 (반출) 신청서 장비지원 신청서 광고 안내 시설물 설치 (변경) 신청서 주최자용 무료주차권 발급 신청서 비품사용 신청서

50 제4장. 개최준비 제3절. 현장준비 1. 참관자 등록계획 수립 1) 등록카드 서식 확정 2) 등록 프로그램 개발
1. 참관자 등록계획 수립 1) 등록카드 서식 확정 2) 등록 프로그램 개발 3) 등록 DB구축 4) 등록처 설치계획 5) 명찰 제작 및 케이스 공급 계획 확정 6) 사전등록자 명찰 제작

51 제4장. 개최준비 제3절. 현장준비 2. 참관객 홍보 및 개막식 준비 참관객 및 개막식 초청인사 대상 선정 및 홍보 행사확정
2. 참관객 홍보 및 개막식 준비 참관객 및 개막식 초청인사 대상 선정 및 홍보 행사확정 개막식 인사 접촉 및 확인 개막식 운영 인력 확정 및 교육 홍보매체 및 매스컴 취재 자료 확인 리허설

52 제4장. 개최준비 제3절. 현장준비 3. 전시장 조성 (통상 전시회 개최 이틀전 ~ 전일) Booth Marking
3. 전시장 조성 (통상 전시회 개최 이틀전 ~ 전일) Booth Marking 부스 설치를 위한 기본단계로 부스 배치도에 따라 전시장의 분할작업 2) 중량품 반입 기본부스 바닥 카페트 공사 관련서류 및 출입증 발급 5) 기본 및 독립부스 설치 독립부스: 참가업체에서지정장치업체를 선정 및 시공 (선) 조립부스: 주최측에서 설치(후) 부대시설 설치 및 지원: 전기, 전화, 급배수, 압축공기, 인터넷 전용선 등 통로 카페트 공사/청소

53 제5장. 전시회 개최 및 사후정산 제1절. 전시회 개최 시기: 개최일~ 폐막 2달 후 1. 개막식 개막전 청소상태 최종점검
1. 개막식 개막전 청소상태 최종점검 개막막식 비품 및 장비 세팅 개막식 의전 개막식 진행 2. 전시장 OPEN 일반참관객 입장시작 서비스 시설 운영 및 지원프로그램 가동 등록 데스크 비즈니스 센터 프레스 센터 인포메이션 부스 서비스 센터 주최자 사무실 운영

54 제5장. 전시회 개최 및 사후정산 제1절. 전시회 개최 3. 전시회 개최 중 Time Table 시간 진행사항 점검사항 담당자
09: 00 전시장 개장 출입문 봉합/개패, 청소 주최자/경비요원/안전요원 09: 30 전시 참가업체 Open 준비 물품이상유무 확인 전시회 참가업체 담당자 10: 00 참관객 입장 등록진행 모든 Staff 10: 30 전시장 공지사항 공지사항 방송 주최자 16: 00 폐장에 따른 안내방송 안내방송 17: 00 참관객 퇴장 완료 참관객 퇴장 확인 경비요원 17: 30 참가업체 퇴장 완료 모든 인원 퇴장확인 17: 35 출입문 봉합작업 출입문 폐쇄

55 제5장. 전시회 개최 및 사후정산 제2절. 철거 사용 시설물 철거 (전기, 전화, 수도 , 가스 등) 전시장 철거 통로카페트
보세운송물품 경량품 기자재 부스카페트 독립부스 중량물품 청소 점검 전시장 철거 시설물 철거 및 전시품 반출 철거시간 업체별 확정/통보 미수금이 있는 업체 확인시 에 반출에 있어서 적절한 조치필요

56 제5장. 전시회 개최 및 사후정산 제3절. 정산 전시장 정산 임대료 정산 공과금 정산 2. 업체정산 출품업체 정산
협력업체 정산 용역업체 정산 비품 및 기타 정산 3. 수지정산 수입항목 기본 참가비 조립식 부스 설치비 전기료 전화료 급배수/압축공기 광고비 전시장 입장료 부대행사 입장료 기업 협찬비 수수료 기타 2) 지출항목 임대료 인건비 광고비 홍보비 통신비 발송비 인쇄비 설치비 시설물 사용료 접대비 수수료 비공식 지출경비 일체

57 제5장. 전시회 개최 및 사후정산 제3절. 정산 4. 결과보고 참가업체/참관객 전시회 결과 설문
4. 결과보고 참가업체/참관객 전시회 결과 설문 결과보고서 작성 (각종 데이터 정리 및 분석) 참가업체 참관객 관고게재 마케팅 실적 장치내욕 해외바이어 현황 거래실적 상담실적 의전관계 부대행사 실적 3) 전시회 평가회의 참가업체 설문 분석 참관객 설문분석 수입/지출 정산 전시회 자체에 대한 평가

58 제5장. 전시회 개최 및 사후정산 제3절. 정산 5. 차기 전시회 안내 여론조사 예비 안내문 발송 앙케이트 조사 2) 홍보
5. 차기 전시회 안내 여론조사 예비 안내문 발송 앙케이트 조사 2) 홍보 실적홍보 차기계획 홍보