A B 국정과제 실시간관리 시스템 소개 기록관리시스템 구축현황

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0 기록관리시스템 구축현황

1 A B 국정과제 실시간관리 시스템 소개 기록관리시스템 구축현황
구축방안에 대한 발표순서는 목표 시스템에 대하여 개괄적으로 소개를 한 후에, 구축방안을 도출하고 항목별로 검토를 하겠습니다. 설명에 대한 의문이나 구축에 대한 의견은 질의응답 및 의견청취 시간을 활용해 주셨으면 합니다. 오늘 진행할 설명회는 향후 지방자치단체에서 사용하게 될 기능분류시스템을 구축한다면 어떤 형태로 구축할 것인지를 논의하는 자리입니다. 기능분류모델을 어떻게 수립할 것인지 그리고 이를 활용할 것인가는 별도의 설명회에서 진행되고 있읍니다.

2 A. 국정과제 실시간관리 시스템 소개 1. 관련 시스템 연계 개념도 2. 업무관리시스템 개념 3. 과제관리와 문서관리가 핵심
4. 과제관리 기록관리시스템 주요기능은 다음과 같습니다

3 1. 관련 시스템 연계 개념도 대통령 e지원시스템(청와대) 업무관리시스템 정부기능분류시스템 국정관리시스템 정부통합지식관리시스템
지시실적 실시간 관리 범정부 정책과제 관리 디지털예산회계시스템 (기획예산처) 문서관리 과제관리 부처별과제추진 실적 조회/검색 국무총리 법령정보시스템 (법제처) 예 산 정 보 연 계 기록관리시스템 법 령 정 보 연 계 업무관리시스템 (각부처) 지시사항관리 과제카드관리 온라인보고 일정일지관리 정부기능분류시스템 (행정자치부) 목적별 과제분류체계 기능별 국정관리시스템 (국무조정실) 부처지시사항 관리 재가시스템 지시이행 실적 자동연계 부처별 과제관리 카드연계 국무회의 차관회의 관리 정책과제 분류체계 관리 연계 필요 기록물 연계 업무지식 연계 매뉴얼 표준현황 등 지식연계 연계 필요 정부통합지식관리시스템 (행정자치부) 전자통합평가시스템 (국무조정실) 기록관리시스템 (각부처)

4 2. 업무관리시스템의 개념 모든 행정은 정보처리과정이며 전 과정을 시스템화한 것이 업무관리시스템이다 `` 계획수립 문서생산
의사결정 공유활용 보고 과제 수행계획 보고 문서작성 검토 종료 (결재) 문서관리카드 메모보고 의견제시 직접수정 보완 시행 검색 과제에 축적 지시발생 안건상정 회의결과 반영 일정등록 지시사항 공유 회의관리 지식화 과제관리 과제관리 문서관리

5 3. 과제관리와 문서관리가 핵심 과제관리 문서관리 과제를 기반으로 업무를 추진하며 의사결정 과정을 체계적으로 관리한다
업무처리 온라인 보고 일정,일지 기능별 분류 목적별 분류 문서관리카드 메모보고 단위과제 자동축적 지시사항 회의관리 내가 할일 명확화 업무추진 실적 관리 의사결정과정의 체계적 관리

6 4. 과제관리 과제관리의 기본은 내가 하고 있는 일을 명확히 하기 위해 체계적으로 과제를 분류하는 것이다 기능별 분류 목적별 분류 1레벨 (정책분야) 임무/비전 2레벨 (정책영역) 정부가 상시적으로 수행하는 업무 분류 연두보고 등 목표를 달성하기 위한 과제 분류 정책목표 3레벨 (대기능) 4레벨 (중기능) 성과목표 5레벨 (소기능) 관리과제 6레벨 (단위과제) 관리과제카드 단위과제카드

7 각 부처의 업무를 기능중심으로 분류하여 유관기관과의 업무연관성을 명확히 알 수 있게 해준다
4-1. 기능별 분류(BRM) 사례 각 부처의 업무를 기능중심으로 분류하여 유관기관과의 업무연관성을 명확히 알 수 있게 해준다 행정자치부 정보통신부 농 림 부 기능별 분류 (BRM) 조직 정부자원관리 통신 농림해양수산 1레벨[정책분야] 정보자원관리 정보통신 농업,농촌 부*처*청 2레벨[정책영역] 전자정부 정보이용활성화 농업,농촌 정보화 3레벨(대기능) 실*국*본부 서비스정보화 정보이용촉진 정보화 4레벨(중기능) 팀*과 지역간 정보 격차해소지원 정보이용촉진 계획수립 정보화 운영 및 관리 5레벨(소기능) 정부직제 최소단위 정보화 마을 조성 확대 농업인 정보화 교육 6레벨(단위과제) 농어촌 초고속망 확대구축 담당자

8 4-2. 과제관리카드 단위과제 개념 모든 업무추진 실적(일지,메모…)은 단위과제카드에 자동으로 축적된다
기능별 분류 단위과제 개념 직제상 규정을 기초로 개인업무실적을 관리하는 단위 - 오프라인의 문서 파일철 개념 - 계획수립-집행-평가 등 일련의 과정을 통합관리 - 필요시 생성, 변경, 종료가 가능 - 연계정보(법령, 조직, 규제 등)를 관리 단위과제 과제관리카드 모든 업무추진 실적(일지,메모…)은 단위과제카드에 자동으로 축적된다 축적된 업무실적은 개인성과 및 정부업무평가의 기초 자료가 된다 기록관리 및 업무인수인계에 유용하게 활용할 수 있다

9 4-3. 문서관리카드, 메모보고 온라인 보고를 통해 의사결정 과정을 체계적으로 관리한다
과제와 연계 과제명 과제명 보고경로 행정의 책임성 투명성 의견 문서정보 문서의 활용성 문서의 생성부터 종료까지 전과정(Life cycle)을 관리 다수인에게 공지, 신속한 의견수렴

10 4-4. 기타 업무관리 일정관리 회의관리 지시사항 과제를 기반으로 시스템상에서 일정관리
일정과 업무처리 결과 등을 업무관련자와 자동공유 개개인의 업무수행과정을 등록된 일정에 따라 체계적으로 관리 회의관리 공식 및 비공식 회의 안건 및 결과를 체계적으로 관리 모든 회의체를 문서관리카드 경로에 포함하여 의사결정과정의 투명성, 책임성 확보 지시사항 각종 지시사항을 과제와 연계하여 처리하고 실시간으로 실적관리 장차관 및 중간관리자의 지시를 온라인으로 통합관리

11 B. 기록관리시스템 구축현황 추진배경 시스템 구축개요 시스템 구축내용 고도화 및 확산계획 추진일정
기록관리시스템 주요기능은 다음과 같습니다

12 비전실현 추진배경 I. 추진 배경 업무관리 측면 기록관리 측면 대민서비스 측면 기록관리시스템 표준모델 구축
공적행위의 철저한 기록화 업무기반의 전자기록관리 기록정보활용의 극대화 업무관리 측면 기록관리 측면 대민서비스 측면 온-나라시스템 중심의 업무환경 정착 정책 결정과정의 기록유지 전자기록 중심, 지식정보 활용 위주로 패러다임 변화 기록관리법 전면 개정 공급자 위주에서 수요자 중심으로 행정환경 변화 국민의 정보공개 요구 증대 추진배경

13 II. 시스템 구축개요 (혁신 주안점) 기록화 혁신 - 과제/문서관리카드, 메모 등 의사결정과정까지 기록화 대상
종래 - 최종 결재/시행/접수문서만 등록 혁신 - 과제/문서관리카드, 메모 등 의사결정과정까지 기록화 기록화 대상 종래 - 분류체계, 보존기간 기준 등 미비 혁신 - 업무/기록분류 통합, 보존기간 공개기준 등 관리강화 분류체계 종래 - 종이문서 위주, 다단계 프로세스의 비효율성 노정 혁신 - 기록관리 전 과정의 온라인화, 전자/비전자 통합관리 프로세스 및 시스템 종래 - 개인 PC, 캐비닛 등에 기록정보 사장화 혁신 - 기관내 및 범정부 통합검색, 주기적 공개재분류 등 활용강화 검색 및 활용

14 II. 시스템 구축개요 (기록관리 전 과정 개념도)
기관내 서비스 대국민 서비스 업무담당자 중간검토자 기관장 국민 학계 연구소 언론사 시민단체 통합정보공개시스템 공개행정정보 제공 BRM시스템 기능·목적·조직별 분류 기 록 관 리 체 계 온-나라시스템 과제/문서관리카드 등 기록관리시스템 중앙기록관리시스템 헌법기관 기록관리시스템 전자문서시스템 결재/시행/접수문서 범 정부 업무/기록분류관리 업무/기록분류 관리 영구 전자/비전자 관리 전자/비전자 관리 지방기록 관리시스템 비전자 매체수록·영구보존

15 II. 시스템 구축개요 (기능 구성도) 업무부서에서 생산한 기록물의 인수-보존-평가-활용-이관 등을 전자적으로 관리
기능분류시스템 기록관리시스템 분류체계관리 기준관리 기록관리기준표 기준정보 단위업무코드생성 온-나라시스템 기록물보존 포맷관리 기록정리 서고관리 등 기록물이관 생산현황보고 이관관리 기관간인계인수 문서관리카드 메모보고 일정관리 과제관리카드 (표제부) 보존기간 자동생성 기록물인수 연계인수 정리 종결 이관 등록인수 품질관리 기록물평가 공개재분류 폐기심사 열람범위재분류 검색/활용 기록물검색 열람처리 통계현황 접근관리 접근권한관리 기록물접근이력 사용자접근이력 접근관리 전자문서시스템 접근권한관리 기록물접근이력 기록철/건 생산현황보고 이관 사용자접근이력 비전자기록 시스템운영관리 기록 철 / 건 생산현황보고 이관 사용자관리 스토리지 관리 환경설정 기록관현황

16 III. 시스템 구축내용 1. 시스템 화면구성 2. 기록물 인수/보존/이관 3. 기록물 평가 4. 검색 및 활용
5. 분류체계 및 보존기간 관리 기록관리시스템 주요기능은 다음과 같습니다

17 1. 화면구성 (온-나라시스템 단일 로그인) 온-나라시스템에서 단일 로그인(SSO)으로 기록관리시스템에 쉽게 접근
1. 화면구성 (온-나라시스템 단일 로그인) 온-나라시스템에서 단일 로그인(SSO)으로 기록관리시스템에 쉽게 접근 단일로그인(SSO)

18 1. 화면구성 (업무담당자용 화면) 업무담당자가 수행하는 기록관리 기능 중심으로 메뉴 구성 업무담당자 전용메뉴로 구성
5,107 25,500 860 140 230 89 검색기능의 전면배치 공개재분류, 폐기심사 등의 업무를 부서별로 자동 알림

19 1. 화면구성 (기록관담당자용 화면) 기록관담당자가 수행하는 전체 기록관리 기능으로 메뉴 구성 기록관담당자 전용메뉴로 구성
기록관에서 수행할 업무현황의 자동 알림

20 2. 기록물 인수/보존/이관 기록물인수 보존관리 이관 기록물을 인수하고, 일정기간 보존관리 후 국가기록원으로 이관
연계인수 : 온-나라, 전자문서시스템에서 기록물 자동 인수 전자기록은 장기보존포맷으로 변환하여 진본성 유지 연도별 기록물 생산현황보고 등록인수 : 舊 기록물 등을 기록관리시스템에 직접 등록하여 인수 비전자는 서가배치, 디지털화 등 전자적 관리 장기보존대상은 10년 도래 시 국가기록원으로 이관

21 2.1 기록물 인수 기록물인수 구축 내용 온-나라시스템은 연도별로, 전자문서시스템은 2년 내에 시스템간 자동인수 기록관리시스템
전자기록의 시스템적 인수처리를 통한 업무의 효율화 구기록물, 기관장실 기록 등의 직접 등록으로 철저한 기록관리 접수와 동시에 메타항목 및 바이러스 자동체크 등 품질관리 부서별/기록물철별 검수 및 인수처리로 업무의 유연성 확보 기록물인수 기록관리시스템 과제관리카드 문서관리카드 온-나 라 시 스 템 연도별 일괄이관 품질 관리 메모 보고 연계 인수 지시 사항 회 의 록 2년내 일괄이관 전자문서 시 스 템 기록물철 전자문서 시 스 템 결재/시행/접수문서 등록 인수 분류 정리 비전자기록물 업무부서, 기록관에서 목록 등 입력 후 인수 비전자 등 구기록물

22 인수일정에 따라 부서별로 자동으로 접수된 현황을 확인합니다.
(연계인수 화면-접수처리) 인수일정에 따라 부서별로 자동으로 접수된 현황을 확인합니다. 부서별로 정상,오류 등 접수 및 인수상태 확인

23 바이러스, 메타데이터 등을 자동체크하고 필요 시 육안검수를 수행합니다.
(연계인수 화면-검수) 바이러스, 메타데이터 등을 자동체크하고 필요 시 육안검수를 수행합니다. 자동표시된 오류내용을 확인하고 육안검사 결과를 추가 입력 바이러스, 메타항목 자동체크

24 업무담당자가 캐비닛, 장관실 등 주요 보유기록을 시스템에 직접 등록
(등록인수 화면) 업무담당자가 캐비닛, 장관실 등 주요 보유기록을 시스템에 직접 등록 제목, 생산년도, 부서 등 필수항목 입력 단위과제로 재분류, 보존기간 재책정, 디지털화여부 입력

25 2.2 기록물 보존 구축 내용 전자기록은 온라인으로 처리하고, 비 전자는 원본 인수 후 디지털화 전자 기록
전자파일 포맷변환 기록정리 통합관리 전자 기록 장기보존포맷변환을 통한 전자기록물의 진본성 확보 전자/비전자 기록의 통합관리 활용극대화를 위한 검색어 등록 등 기록물의 정리기능 강화 바코드 시스템 연계 등 효율적 서고관리 오류제목 수정, 색인어 입력 등 메타 데이터 XML 스캐닝 등 디지털화 등록 분류 정리 서가배치 비전자 기록

26 + ※ 전자기록철 구조 및 진본성 관리 전자파일을 표준 철-건-파일로 범용화하여 장기보존 포맷으로 변환 온-나라시스템 등
기록관리시스템 전자기록철 구조 장기보존포맷(XML) 전자파일 단위과제 (기능/목적/조직) 전자기록철 메타데이터 (생산자 제목 등) 메타데이타 전자기록건 전자기록철 철 메타데이터 건/문서 메타데이타 + PDF/A-1 원본파일 건 메타데이터 PDF/A-1 전자기록건 원본파일 PDF/A-1 이미지파일 본문/첨부 문서보존포맷 과제/문서관리카드 등 결재/시행/접수문서 등 본문/첨부 문서 메타데이터 서명 인증 정보

27 장기보존포맷 변환 결과를 직접 확인하고 점검함
(보존포맷 구조 및 이미지 확인 화면) 장기보존포맷 변환 결과를 직접 확인하고 점검함 장기보존포맷으로 변환된 전자기록의 XML 구조 조회 문서보존포맷으로 변환된 결과 조회

28 2.3 기록물 이관 구축 내용 생산목록을 자동 집계하고, 기록물 이관을 전자적으로 처리함 기 록 관 중앙기록물관리기관
기 록 관 중앙기록물관리기관 생산현황보고 이관대상 검색, 통보 보존포맷 파일이관 (사전검사 후 이관) 이관대상 추적관리 기관별 이관일정 수립 전자기록 인수 (Off-Line 포함) 기관간 기록물 인계 기록물 인수 구축 내용 온-나라/전자문서시스템 등의 생산현황 통합관리 및 온라인 보고 이관 시점에 대상기록물의 사전 자동검사를 통한 품질확보 장기보존포맷으로 변환된 전자기록 의 온라인 이관 조직 통폐합 등을 고려한 사용자 편의적인 기관간 인수인계 기능 구현

29 3. 기록물 평가 구축 내용 5년 주기 공개재분류 및 폐기 심사 등을 온라인으로 처리 공개 재분류 처 리 과 기 록 관
처 리 과 기 록 관 의견조회 의견제출 공개여부 의견등록 재분류 대상 검색 - 매 5년 공개재분류 - 공개청구 접수 공개여부 심의, 결정 (공개심의회) 구축 내용 평가대상(매5년 공개재분류, 보존기간 만료 등) 에 대한 자동선별 지정된 업무부서에서 온라인 평가의견 등록 평가단계별 자동관리 및 처리결과 이력 확인가능 폐기심사 기 록 관 보존기간재책정 폐기집행 의견 조회 처 리 과 폐기여부 의견등록 제출 폐기대상 검색, 통보 폐기여부 심의, 결정 (폐기심의회)

30 업무담당자는 비공개 문서에 대하여 공개여부에 대한 의견등록
Ⅱ. 사업추진내용 (공개재분류 의견등록 화면) 업무담당자는 비공개 문서에 대하여 공개여부에 대한 의견등록 박유진 정보공개심의회 상정 대상여부 표시 처리부서 공개재분류 의견 등록

31 4. 검색 및 활용 구축 내용 공개 기록은 목록 및 원문의 신속한 검색/활용, 비공개 기록은 온라인 열람신청 공개 기록 비공개
조건별 검색 온-나라/전자문서시스템 이관 기록의 통합검색 공개 기록 전 문 검 색 기록물에 대한 다양하고 편리한 통합검색 서비스 제공 조건별/분류체계별 검색서비스 기록원본 및 각종 첨부파일에 대한 전문검색 비 공개기록에 대한 온라인 열람신청 및 즉시 제공 각종 통계 분석 및 제공 분류체계별 검색 생산/이관/공개/이용현황 등 다양한 통계 작성 다양한 조건을 조합한 통계 분석 (예: 보존기간-기록유형, 생산시스템-보존기간 등) 열람 신청 승인 승인 반영 권한별 제공 비공개 기록 통 계 관 리

32 부서별, 단위과제별, 검색어 등 다양한 조건의 검색서비스 제공
(조건별 검색화면) 부서별, 단위과제별, 검색어 등 다양한 조건의 검색서비스 제공 과제/문서카드, 전자문서, 구기록물을 통합검색 가능 다양한 조건별 검색 제공

33 철/건 제목 등을 포함한 원문 내용까지 검색 가능
(전문검색 화면) 철/건 제목 등을 포함한 원문 내용까지 검색 가능 철/건정보 및 전자파일 검색결과 조회

34 온-나라/전자문서시스템 이관 기록을 BRM 분류체계에 따라 통합검색
(분류체계 검색화면) 온-나라/전자문서시스템 이관 기록을 BRM 분류체계에 따라 통합검색 분류체계별로 기록물 검색

35 5. 분류체계 및 보존기간 관리 기준관리 구축 내용 단위과제별 보존기간 작성의 온라인화, 과제관리카드에 보존기간 자동생성
기록관리시스템 온-나라시스템 기준관리 기준정보 DB 단위과제 기준정보 보존기간 비공개 세부기준 열람범위 세부기준 기능분류시스템(BRM) 설정 기능분류체계 단위과제 자동생성 BRM 자동전송 업무담당자 기록관담당자 국가기록원 과제관리카드 책정사유 구축 내용 BRM의 분류체계정보 자동연계 및 기록분류체계로 적용 BRM-기록관리시스템- 중앙기록관리시스템 연계로 보존기간 온라인 관리 보존기간 검토 시 유사 단위과제 보존기간과 비교분석 기능 제공

36 (BRM시스템에 단위과제등록시 보존기간 입력화면)
보존기간 및 책정사유 입력

37 (기록관리시스템에서 보존기간 적정성 검토화면)
기록관담당자는 BRM에서 전송된 분류정보 및 단위과제 보존기간 적정성 검토 중 기능별로 기책정 단위과제 보존기간 조회

38 BRM에서 보존기간이 확정되면, 온-나라시스템의 과제관리카드에 자동 반영
(과제관리카드의 보존기간 자동생성 화면) BRM에서 보존기간이 확정되면, 온-나라시스템의 과제관리카드에 자동 반영 BRM의 단위과제별 보존기간이 자동생성 준영구 보존기간

39 IV. 고도화 및 확산계획 시스템간 연 계 시스템 고도화 및 시범운영 기능 고도화 부처 시범운영 범용모델 확정 부처확산
온나라 : 과제/문서관리카드 등의 연계인수 시스템간 연 계 시스템 고도화 및 시범운영 ( ~ 8) 중앙기록관리 : 생산목록, 기록이관, 보존기간관리 등 통합정보공개 : 공개목록 및 전자파일 전송 등 기능 고도화 주요 프로세스 검증 및 기능보완 부처 시범운영 행정자치부 외 3개 부처 적용, 사전 검증 범용모델 확정 다양한 부처특성을 고려한 모델 정립 부처확산 ( ~ 12) 시스템 확산 중앙부처 본격 확산

40 V. 추진일정 기록관리 시 스 템 시스템 온나라 시스템 연계 및 고도화 4개 부처 시범운영 부 처 확 산 중앙부처 본격가동
구 분 2007년 2008년 이후 온나라 시스템 중앙부처 본격 가동 기록관리시스템 연계 부처별 기록인수 개시 연계 및 고도화 기록관리 시 스 템 4개 부처 시범운영 부 처 확 산 중앙부처 본격가동 국가기록원내 서비스 개시 중앙기록관리 시스템 기록관리시스템 연계 서비스 개시 ( 06. 4월 ~) 통합정보공개 시스템 기록관리시스템 연계

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