고객관리 솔루션 사용설명서 고객을 알아보며, 통화하는 솔루션 콜마스터!!

1-1. CID 장치설정방법 CID 장치는 환경설정-> 기본설정으로 가거나 혹은 퀵버튼의 을 누르면 됩니다.

1-2. CID 장치설정방법 CID 장치를 컴퓨터의 USB포트와 연결한 상태에서 “자동찾기” 버튼을 누르면, 아래 그림과 같이 장치 자동 찾기 창이 뜨면서, Com1 ~ Com9까지 순차적으로 검색합니다. 장치를 찾을 경우 아래의 그림과 같이 장치를 찾았다는 메시지지가 뜹니다. 찾았다는 메시지가 뜨면, “설 정” 버튼을 누릅니다. 만약 찾기 실패할 경우 장치 드라이버를 다시 설정해야 하며 드라이버 설치 방법은 장치 설명서를 참조하세요. 지역번호와 활성화 창 사용 유무를 선택합니다. [적용]을 누르시고, 알림창 설정을 하십시오.

1-3. CID 장치설정방법 활성시간(초)를 설정합니다. 활성시간은 미니박스, 중간박스, 전체박스가 디스플레이 후 몇초 동안 유지 후 자동으로 사라지는 지 결정합니다. 사용자가 직접 닫을 수도 있지만, 활성시간을 정하면 사용자가 닫을 필요 없이 프로그램이 자동으로 닫아줍니다. 활성시간까지 정한 후 “적 용”을 누릅니다.

1-4. CID 장치설정방법 설정 완료하면, 좌측 그림의 하단과 같이 “장비 연결완료”라고 나옵니다. “장비 연결완료” 문구가 떠야 전화가 왔을 때 프로그램에 전화번호를 넘겨 받을 수 있습니다.

2-1. 수신화면 콜마스터 프로그램 처음 실행하면, 좌측그림과 같은 화면이 띄워지며, 프로그램 전용 장비가 연결되어 있으면 그림의 좌측 하단과 같이 “장비연결완료”라는 문구가 뜹니다. 장비는 수신전용장비, 수신/발신장비, 수신/발신/녹취 장비로 구성이 되며, 장비에 따라 가격이다릅니다. 퀵버튼의 메뉴 종류는 좌측->우측으로 고객관리, 문자전송, 수신/발신내역검색, 일정관리 기본설정, 프로그램종료로 구성됩니다. 퀵버튼 수신전화번호 목록

2-2. 전화가 왔을 때 상황 전화가 오면 아래와 같이 “전화가 왔습니다” 창이 뜨면 서 전화번호 목록상자에 전화번호,채널,시간이 기록 됩니다. 아래의 알림창은 미니창 이외에 [중간창,전체창,상담창 자체를 띄울 수 있습니다.] 전화번호 목록상자에 전화번호가 기록이 되면, 신규 고객일 경우에는 고객등록을 해야 하며, 고객등록이 완료되어야 상담관리도 할 수 있습니다. 2) 1)

필요한 내용을 전부 입력 후 “확인”을 누릅니다. 2-3. 고객등록화면 필요한 내용을 전부 입력 후 “확인”을 누릅니다. 고객정보를 변경 후 바뀐 화면

2-4. 고객관리에서 등록된 고객 확인 고객관련->고객관리에서 해당고객을 검색하면, 아래와 같이 검색이 되며, 해당 정보를 선택하면, 아래에 상세정보가 나옵니다. 여기에서 상담기록, 통화내역확인 , 자동전화발신도 가능합니다.

3-1. 발신방법 1 발신기능은 발신이 지원되는 장비가 있어야 가능하며, 전화번호 수신 목록에서 발신하고자 하는 회원목록을 선택하면, “발신” 버튼이 활성화 됩니다. 발신 버튼을 클릭하면, 아래와 같이 연결완료!! 수화기 들어주세요. 라는 문구가 뜨면, 수화기 들고 통화 하시면 됩니다. 아래 창은 자동으로 사라집니다. 2) 1)

상담창을 띄운 상태에서 마찬가지로 발신할 수 있으며, 상담창은 고객등록이 된 3-2. 발신방법 2 상담창을 띄운 상태에서 마찬가지로 발신할 수 있으며, 상담창은 고객등록이 된 상태에서만 가능합니다.

3-3. 발신방법 3 고객관리에서 회원검색 후 검색된 회원을 선택하면, 상세정보에 회원 정보가 기록이 되면서 발신할 수 있는 상태가 됩니다.

3-4. 발신방법 4 메인 프로그램에서 다이얼(F4)부분을 누르면, 왼쪽그림과 같이 다이얼 할 수 있는 창으로 바뀝니다. 전화번호를 직접 입력 후 “전화걸기”를 누르면 됩니다. (마우스로 번호를 입력하거나 키보드를 이용하여 번호 를 입력한 후 ENTER를 치면 전화걸기를 실행합니다.)

4-1. 통화내용 녹음방법 녹음기능도 마찬가지로 녹음이 지원되는 장비에서만 가능하며, 전화가 왔을 때 좌측과 그림과 같이 전화번호 수신 목록에 뜬 상태에서 수화기를 들어 통화를 시도하면, 녹음부분 버튼이 활성화 되어 녹음이 가능한 상태로 변경됩니다. 다음 페이지 참조 1) 녹취할 목록을 선택한다.

4-2. 녹취방법 녹취 버튼이 활성화 되면, 녹취 가능한 상태이며, 녹취 버튼을 누르면, 좌측 그림과 같이 전화번호와 녹취 시간이 나옵니다. 녹취를 도중에 중단하려면, 녹취 버튼을 한번 더 누르면 됩니다.

4-3. 녹취방법 통화가 끝나면, 자동으로 변환작업을 거쳐 저장이 됩니다. 그러면서 좌측그림과 같이 해당 목록의 녹취항목에 “○”으로 표시 됩니다. 해당 녹취 내용을 다시듣기 하려면 “○”부분을 클릭 하면 플레이어가 실행됩니다. 다음 그림 참조

4-4. 녹취방법 녹취는 수신 뿐만 아니라 발신 상황에서도 녹취가 가능합니다. 발신 상태에서 녹취하는 방법은 전화를 걸게 되면, 프로그램에서 자동으로 녹취 상태임을 감지하며, 녹취버튼을 사용할 수 있는 상태로 변경합니다. 그 때 사용자는 수신과 마찬가지로 녹취버튼을 눌러 녹취를 진행하시면 됩니다.

5-1. 상담관리 상담관리는 수신 혹은 발신 기록 중 고객관리에 등록된 자료를 바탕으로 상담내용을 기록 할 수 있으며, 상담기록방법은 좌측 그림과 같이 목록을 선택 후 “상담등록” 버튼을 누릅니다. 2) 1)

5-2. 상담관리 위의 그림과 같이 상담창이 띄워지며, 좌측에는 회원정보 및 통화 횟수 우측에는 상담 기록할 수 있는 상자들이 준비되어 있습니다. 상담날짜, 유형,결과, 상담기록을 입력 후 “등 록”을 누르면, 아래 상담리스트에 표시됩니다.(프로그램 초기화면의 상담관련 등록에서 상담자, 상담유형 및 상담결과를 미리 등록시켜야 표시됩니다.)

5-3. 상담관리 상담 창을 닫게 되면, 전화번호 수신목록의 상담항목에 “○” 표시됩니다.

5-4. 상담관리 입력된 상담내용을 다시 확인 하시려면, 전화번호 수신 목록의 상담항목에 “○”을 클릭 하면 좌측 그림과 같이 상담내용을 바로 확인할 수 있습니다.

5-5. 기간별상담검색 2) 검색조건을 전부 설정하신 후 “검 색” 버튼을 누릅니다. 기간별상담검색은 상담내역을 기간별, 유형별, 고객별로 검색 할 수 있으며, 검색된 내용에 대해 상담창을 띄워 전체적인 상담 흐름도 볼 수 있습니다. 1) 메뉴의 상담관련->기간별상담검색으로 갑니다. 2) 검색조건을 전부 설정하신 후 “검 색” 버튼을 누릅니다. 그림과 같이 해당되는 자료를 검색하여 뿌려줍니다.

5-6. 기간별상담검색 검색된 자료의 전체적인 상담내용을 보려면, 조회할 상담 자료를 선택 후 “상세보기” 버튼을 누릅니다. (다음 그림 참조)

5-7. 기간별상담검색 위의 그림과 같이 고객 정보 및 상담 내역을 바로 확인할 수 있습니다.

6-1. 일정등록 1년전, 이전달, 다음달, 1년후를 사용자가 마음대로 이동할 수 있습니다. 일정을 등록하려면, 해당날짜를 마우스로 클릭하시면 됩니다. 다음그림 참조

일정종류, 중요도, 시간, 내용을 입력 후 저장을 누릅니다. 6-2. 일정등록 일정종류, 중요도, 시간, 내용을 입력 후 저장을 누릅니다.

일정등록 창을 닫으시면, 위의 그림과 같이 내용을 달력 상에 표시됨을 알 수 있습니다. 6-3. 일정등록 일정등록 창을 닫으시면, 위의 그림과 같이 내용을 달력 상에 표시됨을 알 수 있습니다.

6-4. 기간별일정검색 검색 조건을 전부 설정 후 “검 색”을 누릅니다. 기간별일정검색은 등록된 일정을 기간별, 종류, 중요도의 조건에 맞게 조회할 수 있습니다. 1) 메뉴의 일정관련-> 기간별일정검색으로 갑니다. 검색 조건을 전부 설정 후 “검 색”을 누릅니다.

7-1. 문자전송 문자 전송은 고객관련->문자전송에 있으며, 문자전송을 누르면 고객검색 창이 띄워집니다. 다음 그림 참조

검색 조건에 맞게 입력 후 “검색” 버튼을 누르면 위의 그림과 같이 검색 조건에 7-2. 문자전송 검색 조건에 맞게 입력 후 “검색” 버튼을 누르면 위의 그림과 같이 검색 조건에 해당되는 고객이 검색됩니다.

전송하고자 하는 고객을 좌측 선택 박스를 체크를 하신 후 “문자전송” 버튼을 누릅니다. 7-3. 문자전송 1) 2) 전송하고자 하는 고객을 좌측 선택 박스를 체크를 하신 후 “문자전송” 버튼을 누릅니다.

7-4. 문자전송 문자 전송창이 뜨면서 우측 받는 사람 리스트에 선택한 휴대폰번호가 자동으로 입력 됩니다. 그 상태에서 문자 내용과 보내는 사람 전화번호를 입력 후 “전 송” 버튼을 누르면

8-1. CID 장치없이 테스트 방법 Shift + Z 콜마스터는 CID 장치가 없어도, 전화온 것처럼 테스트 할 수 있습니다. 테스트 방법은 한/영 키를 영문으로 맞춘 상태에서 메인화면 선택 후 Shift + Z를 누르면, 좌측 화면과 같이 CID 시뮬레이션 창이 뜹니다. 그 창에 전화번호를 입력 후 “확 인” 누르면, 마치 전화 온 것처럼 동작합니다. 다음 그림 참고 Shift + Z

8-2. CID 장치없이 테스트 방법 마치 전화 온 것처럼 전화 왔다고 알리는 미니박스와 수신목록 창에 전화번호가 찍힙니다.

9-1. 고객자료 가져오기 1) 가져오기 창이 뜨면, “파일선택” 버튼을 누릅니다. 고객파일을 선택 후 “열 기”를 누릅니다. 고객자료 가져오기 기능은 기존에 엑셀로 된 고객자료나 혹은 텍스트 파일로 가지고 계신 고객자료를 수동으로 등록 할 필요 없이 프로그램에서 자동으로 등록해줍니다. 파일은 (콤마로 구분된 TXT, 탭으로 구분된 TXT, CSV화일을 지원합니다.) 1) 가져오기 창이 뜨면, “파일선택” 버튼을 누릅니다. 고객파일을 선택 후 “열 기”를 누릅니다.

9-2. 고객자료 가져오기 위의 그림과 같이 파일에 담겨있는 고객정보를 프로그램이 읽어 옵니다.

9-3. 고객자료 가져오기 위의 그림과 같이 초록색 부분을 클릭하면, 각 필드의 정보를 선택할 수 있도록 리스트 상자가 펼쳐집니다. 그 상태에서 각각의 정보에 맞는 필드를 선택합니다.

9-4. 고객자료 가져오기 각각의 정보에 맞게 전부 선택하였으면, “가져오기” 버튼 누른 후 “예”를 누르면, 읽어낸 정보를 고객관리 DB에 집어 넣습니다.

10-1. 고객자료 내보내기 고객자료 내보내기 기능은 콜마스터 고객DB에 저장된 고객자료를 엑셀 혹은 텍스트 파일로 내보내는 기능이며, 메뉴의 고객관련->고객자료 내보내기에 가면, 아래 그림과 같이 고객자료 내보내기 창이 뜹니다. 내보낼 필드를 전부 선택 후 “내보내기” 버튼을 누릅니다.

10-2. 고객자료 내보내기 저장할 경로 및 파일이름, 파일형식을 선택 후 “저 장” 누릅니다. 엑셀파일이나 혹은 텍스트 파일로 고객정보가 저장됩니다.

11-1. 녹음(마이크)볼륨 설정 방법 녹취는 녹취가 지원되는 장비만 가능하며, 우선 녹취장비와 컴퓨터를 케이블로 연결 후 볼륨 조절해야 합니다. 케이블 연결방법은 장비의 Audio와 컴퓨터의 마이크에 제공되는 케이블로 연결하면 됩니다. 위의 작업이 끝난 후 윈도우 XP 시작->설정->제어판으로 갑니다.

11-2. 녹음(마이크)볼륨 설정 방법 제어판에서 “사운드 및 오디오장치”를 선택 후 더블 클릭합니다.

11-3. 녹음(마이크)볼륨 설정 방법 사운드 및 오디오 장치 등록 정보라는 창이 뜨며, 창안에 “오디오”탭을 누르면 좌측그림과 같이 “소리재생”, “소리녹음” “MIDI 음악 재생” 항목이 나옵니다. 거기에서 “소리 녹음”의 ( 볼 륨 ) 을 클릭합니다.

11-4. 녹음(마이크)볼륨 설정 방법 “녹음 컨트롤” 에서 마이크를 “선택” 후 알맞은 크기의 볼륨을 조정 후 창을 닫으면, “녹음 컨트롤” 에서 마이크를 “선택” 후 알맞은 크기의 볼륨을 조정 후 창을 닫으면, 설정 완료 됩니다. 볼륨을 너무 키우면, 잡음이 생길 수 있으므로, 주의하시기 바랍니다.

12-1. 문자충전방법 문자충전방법은 콜마스터 프로그램 메뉴의 환경설정->SMS 설정으로 이동합니다.

12-2. 문자충전방법 문자서비스 설정 창이 뜨면 먼저 “회원가입” 버튼을 눌러서 회원가입을 먼저 해야 합니다. 그 다음 가입된 아이디와 암호를 아이디 입력박스와 암호입력박스에 입력 후 “가입확인” 버튼을 누릅니다. 위의 화면은 회원 가입하는 절차를 그림으로 나타냈습니다.

12-3. 문자충전방법 아이디, 비밀번호, 비밀번호확인, 이름 주민등록번호, 우편번호, 주소 연락처(휴대폰), 이메일란을 모두 입력 후 “회원등록”버튼을 누르면, 회원가입이 완료됩니다.

12-4. 문자충전방법 가입된 아이디, 암호를 위의 그림과 같이 입력 후 “가입확인”버튼을 누릅니다. 그럼 위의 그림과 같이 잔액과 사용가능건수가 표시되며, 처음 가입하는 고객님께서는 잔액 : 0원, 사용가능건수 : 0건으로 표시됩니다. 마지막으로 “설 정” 버튼을 누릅니다.

12-5. 문자충전방법 설정버튼을 누르면, 창이 닫히는데.. 처음 가입한 고객님은 아직 문자충전을 하지 않은 상태이므로, 문자충전을 하기 위해서는 환경설정->SMS설정으로 다시 이동합니다. 그 다음 “가입확인”을 누른 후 “문자충전하기”버튼을 누릅니다.

12-6. 문자충전방법 마지막으로 결제방법, 사용금액을 선택 후 아래 스크롤하게 되면 “확인”버튼이 나옵니다. 확인버튼을 누르면 결제하는 방법이 차례대로 나오므로, 방법대로 따라하시면 충전하실 수 있습니다. 충전하신 후 문자 전송하시면 됩니다.