연구 개발형 프로젝트의 관리 Microsoft Project를 활용한 Using Microsoft Project for Successful Project Management 일 시: 2004년 7월 3일 장 소: 고려대학교 생명공학관 진 행: 피엠오피스 남웅찬 대표 문 의: nam@pmoffice.co.kr

요구 조건은 목적 지향으로서 이를 위한 제품 규격, 부품 규격, 기술 규격 등을 작성해야 함 연구개발형 프로젝트 vs 시공형 프로젝트 프로젝트의 특징 IT 프로젝트 시공형 프로젝트 프로젝트의 변화 빠르고 무계획적 느리고 점진적 요구 사항 모호하고 구체적이지 않음 분명하고 문서화됨 프로젝트 주도 분야 별 기능 인력 전문가 실행 위기 통제 식스 시그마 (Six Sigma) 예산 및 일정 과거 실적 부재 (프로젝트의 강한 독특성) 과거 실적에 근거 (재현성이 큼) 기술 자료 요구 조건은 목적 지향으로서 이를 위한 제품 규격, 부품 규격, 기술 규격 등을 작성해야 함 요구 조건에 맞는 규격이 있음 (예: 시방서) 방법론 MSF, CMM, PMMM 등 PMBOK, CM 일반 등

사업부 인력과 R&D 인력의 차이점 사업부 인력 R&D 인력 행동 특성 주요 동기 부여 요인 프로젝트를 보는 시각 위험 감수성 (위험이 있더라도 가능성이 있으면 시작) 과거의 경험, 직감에 근거하여 의사 결정 위험 회피형 (모든 가능성을 검토한 후에 확신이 서면 시작) 객관적 데이터를 근거로 의사 결정 주요 동기 부여 요인 금전적 요인 높은 지위와 영향력 전문 분야나 동료들로부터의 인정 등 비금전적 보장 소속감, 개인의 지식과 기술 개발 프로젝트를 보는 시각 프로젝트별 사업화 가치 극대화를 중점 검토 프로젝트 간 기술 연관 관계를 중점 검토 자료: “The Valuation of Technology: Business and Financial Issues in R&D” by Boer F. Peter. John Wiley & Sons, Inc 1999

연구 조직과 개발 조직의 관리상 차이점 Research 조직 Development 조직 조직 문화 조직 운영 방식 인력 관리 자율과 유연성의 극대화를 통한 창조 실패 감수와 열린 문화 직접적인 커뮤니케이션 명확한 우선 순위 설정 단기적인 문제 정의와 해결 공식적인 커뮤니케이션 조직 운영 방식 소소의 핵심 전문가로 구성 외부 관련 분야와 긴밀한 연계와 정보 공유 계층의 최소화 기간보다 긴박감을 중심 장기적인 몰입 강조 관련 분야의 다양한 전문가들로 구성 구성원간 팀워크와 기능간 협력 사업과 기술을 통합하는 공식 조직 구축 개발 기간을 중시 계층별 역할과 프로젝트 중요 시점(milestone)의 구체적 설정 인력 관리 정량 뿐만 아니라 정성적인 성과를 보상 가장 창의적인 구성원이 반드시 리더가 될 필요는 없음 내외부 인정, 유형의 보상, 스탭을 통한 과감한 Research 활동 지원 등 상호 구성원간 원활한 팀 활동을 보상 리더는 마케팅, 생산 등 관련 기능을 관리할 수 있는 넓은 시야를 가진 인력이 담당 기업가 정신과 장단기 관점을 균형 있게 보유하고 있는 사람을 인정 자료: “R&D Strategy and Operation” by V. Chiesa 2001

적시 제품 개발 출시 (Time to Market) R&D 경영의 선순환 R&D 경영 능력 강화 신기술 개발 및 확보 적시 제품 개발 출시 (Time to Market) 선행 연구 · 기술 개발 역량 강화 높은 사업 성과 여유 자원 확보

project management life cycle pain curve Poor Planning Good Planning Time

초기 단계 취약으로 인한 악순환 전반적인 운영 모습 관련 부문 공동 참여 R&D 생산기술 생산 설치 및 A/S 프로젝트 기획 기획의 중요성에 대한 인식 미흡 R&D 부문 인력 중심으로 수행하고 관련 부문과의 긴밀한 협의는 미흡 기획 기능의 취약으로 인한 Loss 부분 P/T (기능 시작) P/T 기간 동안에 이전 프로젝트의 사후 관리(유지, 보수 등)에 치중하는 경우가 많음 E/S (설계 시작) 연구소에서 개발한 E/S품의 기능 및 부품 성능이 미흡한 수준 회의 빈도의 급증, 설계 및 Spec의 잦은 변경 E/S 품의 양산성 및 시장성 미흡으로 인한 Loss 부분 P/P (초도 시작) 선행 작업의 지연, 완성도 미흡으로 인한 Loss 부분 M/P (양산) 기술 문서의 이관 불충분, 촉박한 납기로 설비, 부품, 라인 특성을 고려한 충분한 양산 안정화 활동 미흡 설치 및 A/S P/T, E/S, P/P, M/P 상의 문제 해결 미흡으로 인한 Loss 부분 설치 및 A/S 단계에서 초기 클레임률이 매우 높아 R&D 인력이 설치 및 A/S 인원과 함께 해결 담당 기능이 취약하거나 수행하지 않은 업무 실제 수행하고 있는 업무

프로젝트 관리 원칙의 방향 전환 중요성 여유 시간 정보 관리 프로젝트 운영 초기 단계의 중요성에 대한 명확하게 인식 사전 주도 중심 초기 단계의 중요성에 대한 인식 미흡 사후 대응 중심 여유 시간 조직 차원의 여유 시간 확보 의사 소통의 개방 기획할 수 있는 여유 시간 부족 개인 및 조직 차원의 시간 관리 부족 정보 관리 불확실성 최소화를 위한 충분한 정보 수집 다음 단계에서 조정 비용 및 재작업 시간을 최소화 정보 탐색 미흡 다음 단계에서 많은 문제와 자원 낭비 발생 프로젝트 운영 긴급하고 눈에 보이는 것을 먼저 수행 문제 발생 후 해결 시도 기능간 연계가 필요한 사안을 미리 예측하여 문제가 발생하기 전에 예방책을 강구 프로젝트 관리 요소의 충실한 수행

프로젝트 관리 영역 지식 구조 Project Risk 통합 관리 의사 소통 관리 범위 관리 일정 관리 인적 자원 관리 모든 관리 분야가 사후 대처(Reactive) 방식을 지양하고, 사전 대처(Proactive) 방식을 지향합니다. Know all and Apply ! Understand & Be understood ! 통합 관리 What to do? 의사 소통 관리 범위 관리 사업수행기간 중 환경 변수 인지 체계적인 보고와 정보의 공유 사업 범위 및 변경 요인 People & Motivation When? Project Risk 일정 관리 인적 자원 관리 일정 준수 및 제약 조건 전문인력 확보 생산성 제한요인 원가 준수 및 제약 조건 각종 계약자 선정 및 관리 제한요인 품질 준수 요건 및 제약 조건 Partners ! How much? 원가 관리 조달 관리 Good Enough? 품질 관리

프로젝트 실행 과정 통제 (Controlling) 착수 (Initiating) 계획 (Planning) Executing Controlling Initiating Closing 통제 (Controlling) 계획 대비 실제의 성과 측정 상황 보고 시점 별 일정 상태 분석 진행 중 장애 및 문제점의 대안 마련 프로젝트 범위 변경 자원 및 산출물의 제약 조건 해결 시간 내 완수를 위한 이용 자원의 확인 일정 재조정 (현실성 있는 일정 운영) 변경된 프로젝트 계획과 세부사항에 대한 문서화 및 이해당사자로부터의 승인 일정 구성 관리 계약 이행 사항 확인/검증 착수 (Initiating) 프로젝트 타당성 조사 프로젝트 목표 설정 프로젝트 헌장의 발행과 프로젝트의 승인 계획 (Planning) SOW 작성 WBS 작성 의존 관계를 이용한 업무 순서도와 실행 일정 작성 투입 자원의 배정 업무 승인 착수 1. Determine Project Goals. 2. Determine Deliverables. 3. Determine Process Outputs. 4. Document Project Constraints. 5. Document Project Assumptions. 6. Define Strategy. 7. Identify Performance Criteria. 8. Determine Resource Requirements. 9. Define Budget. 10. Produce Formal Documentation. Planning The objectives for this domain are as follows: 1. Refine Project. 2. Create WBS. 3. Develop Resource Management Plan. 4. Refine Time and Cost Estimates. 5. Establish Project Controls. 6. Develop Project Plan. 7. Obtain Plan Approval. 3. Execution 1. Commit Resources. 2. Implement Resources. 3. Manage Progress. 4. Communicate Progress. 5. Implement Quality Assurance Procedures. 4. Control 1. Measure Performance. 2. Refine Control Limits. 3. Take Corrective Action. 4. Evaluate Effectiveness of Corrective Action. 5. Ensure Plan Compliance. 6. Reassess Control Plans. 7. Respond to Risk Event Triggers. 8. Monitor Project Activity. 5. Closing 1. Obtain Acceptance of Deliverables. 2. Document Lessons Learned. 3. Facilitate Closure. 4. Preserve Product Records and Tools. 5. Release Resources. 실행 (Executing) 프로젝트 이해 당사자와 협의 예산, 인력, 장비 등 자원의 구체화 진행 상황 업데이트 주기적인 업무 보고 종료 (Closing) 프로젝트 산출물 분석 계약 종료 프로젝트 보고서 작성

Microsoft Solution Framework 1984년 MSF Version 1.0 등장 기술 기반의 솔루션을 개발 또는 구축할 때 참조할 수 있는 전반적인 프로젝트 관리 지침 (제조 및 건설 제외) Microsoft사의 프로젝트 진행 방식 PMBOK에 근거함 관리 영역: 인적 자원, 프로세스, 기술 주요 방법론 분야: 팀 모델, 프로세스 모델, 위험 관리 IT 프로젝트 관리를 위한 Template 제공 무료

(Planning/Tracking/Change Control) MSF 프로젝트 관리 영역 판단 기준 설명 계획/추적/변화 통제 (Planning/Tracking/Change Control) 프로젝트 계획을 통합하고 동시 관리하는 방법 범위 관리 (Scope Management) 프로젝트의 범위를 정의하고 분해하는 방법. 프로젝트 구성 요소 간의 상호 영향의 조정 실행 일정 관리 (Schedule Mgmt) 팀 기준의 일정 수립 기법 제시, 업무 선후 관계의 정의, 자원 배정, 통계 기법 적용, 초기 일정 유지 방법 원가 관리 (Cost Mgmt) 자원 투입 단가의 산정, 원가 투입 및 분석, 원가 위험 분석, 가치 분석 주도적 자원 관리 (Staff Resource Mgmt) 자원 계획, 팀 구성, 갈등 해결, 자원 역량 개발 계획 의사 소통 관리 (Communication Mgmt) 의사 소통 계획 수립, 프로젝트 상태 보고 위험 관리 (Risk Mgmt) 위험 관리 절차의 촉진과 주도, 위험 관리 문서 작성 조달 관리 (Procurement Mgmt H/W와 S/W 및 서비스 외주 업체의 선정, 외주 기업의 관리 방법, 계약의 협상과 관리, 계약의 체결과 납품 승인 문서 관리 품질 관리 (Quality Mgmt) 품질 계획, 품질 관리 기준의 설정 방법, 품질 기준의 문서화, 품질 측정 절차

MSF 프로세스 모델 phase-based, milestone-driven, and iterative model waterfall model에 milestone 결합 spiral model에 iterative process 결합

benefits of predictability feedback and creativity 두 모델의 통합 benefits of predictability feedback and creativity

MSF의 버전 별 출시 계획 모델

프로젝트 일정 계획의 수립 진행 상황 관리 단계를 고려하여 체계적이고 유연한 일정을 작성해야 합니다.

계획 단계 보기 예정 일정: 의존 관계를 이용한 합리적인 예정 일정 수립. 시작 날짜, 완료 날짜 실행 작업의 마감일 입력: 중요한 작업들에 대한 목표 일정 책임자 지정: 업무 보고의 보고 및 책임 자원 정의

단계 별 산출물 관리

MSF에 의한 진행 상황 관리

합리적인 일정 관리의 확인 사항 프로젝트 목표 달성을 위한 작업 분해 체계(WBS) 작성 프로젝트의 검토 또는 단계별 승인을 위한 임원의 의사 반영 (중요 시점 입력) ‘일(day)’ 기준의 기간 값 산정과 ‘시간(hour)’ 기준의 작업 시간 값 산정 작업의 기간 값 존중 (기간 고정, 작업량 고정) 최종 산출물과 중간 산출물의 정의와 목표 날짜 지정 (마감일 입력) 실무 팀원의 의견을 존중한 일정 계획 (의존 관계 입력과 간격 설정) 체계적인 자원 투입 계획 (책임 자원과 일반 자원의 구분) 자원 별 작업 시간의 조정 (스타일시트 입력 또는 자원 배정 평준화 실행) 초기 계획과 실제 업데이트된 정보의 차이 값을 줄여 나갑니다. (초기 계획 저장) 프로젝트 관리 서식을 팀원들에게 배포합니다. (보기 별 관리 기준 적용) 관리 기준을 정하고, “시각적인” 표시기로 나타냅니다. (그래픽 표시기) 리스크에 대한 대응 계획을 실행하고, 문제점을 프로젝트 팀원들과 공유합니다.

MSF Team Model Communication Program Management Product Management Delivering the solution within project constraints Program Management Satisfied customers Building to specification Product Management Development Communication User Experience Test Enhanced user effectiveness Approval for release only after all quality issues are identified and addressed Release Management Smooth deployment and ongoing operations

기능 영역 별 팀 구성 품질 관리를 위한 프로젝트의 성공 기준 제시 품질 관리 목표를 기준으로 팀 모델 구현 MSF Model 프로젝트 관리 일반적인 프로젝트 관리 Program management Program management Product Management Product Management Development Development User Experience Test User Experience Release Mngmnt Release Management Test 품질 관리를 위한 프로젝트의 성공 기준 제시 품질 관리 목표를 기준으로 팀 모델 구현 개발에 치우친 기존의 관행을 개선

계획 대비 실적 평가, 완료 사항 기록, 기능 사양 관리 교육, 업데이트된 교육 적용, 사용성 테스트, 그래픽 디자인 팀별 우선 순위 업무 프로젝트의 특징 IT 프로젝트 제품 관리 요구 사항 만족 여부 확인 프로그램 관리 계획 대비 실적 평가, 완료 사항 기록, 기능 사양 관리 개발 코드 개발, 기반 시설 개발, 형상 관리 문서화 사용자 경험 교육, 업데이트된 교육 적용, 사용성 테스트, 그래픽 디자인 테스트 기능적인 테스트, 문제점 확인, 테스트 문서화, 테스트 반복 관리 릴리스 관리 배포 시 확인 사항 목록, 배포 계획 수립, 고객사 준비 사항 확인

MSF 팀 역할과 PMBOK 지식 영역 ★ 1차적인 강조, ◎ 2차적인 강조 프로젝트 관리 영역 Program Management Product Management Development Testing User Education Release Mgmt 통합 관리 ★ ◎ 범위 관리 일정 관리 원가 관리 품질 관리 인적 자원 관리 의사 소통 관리 위험 관리 조달 관리 ★ 1차적인 강조, ◎ 2차적인 강조 Weak Matrix Organization (“weak” refers to the level of decision-making clout of PM)

Demonstration

주기적인 프로젝트 관리 현재 프로젝트의 상태는 어떠합니까? 차이가 있다면 원인은 무엇입니까? 이에 대한 어떠한 후속 조치가 있어야 합니까? 요약 전 기간의 실적 치 다음 기간의 예정 치 수행 작업에 관한 위험 분석 대응 조치 각 자원 또는 자원 그룹별 완료 상황 예외 상황: 상황 보고 날짜까지 완료하지 못한 작업, 예산이 초과한 작업 일정 및 비용 차이

의존 관계에 의한 유연한 분석의 예 업데이트된 일정이 자동 분석되어 상태 표시기와 사용자 정의 표시기에 나타납니다. 상황 보고 날짜 또는 초기 계획을 기준으로 차이가 나는 작업을 한 눈에 확인할 수 있습니다.

과거(12월 15일) 프로젝트 진행 상황을 평가했을 때 늦었던 작업 시점 별 일정 상태 히스토리 보기의 예 과거(12월 15일) 프로젝트 진행 상황을 평가했을 때 늦었던 작업 현재(2월 15일) 기준으로 적용한 진행선

일정 상태 분석의 예 보고 시점 또는 분석 시점을 기준으로 어떤 업무가 완료됐으며 미완료 상태인지 분석용 보기에서 바로바로 PL 또 PM 별로 확인할 수 있습니다. 상태 평가 종류: 늦음, 예정대로 진행, 완료, 이후 작업

진행 상황 일정표의 예 그래픽 표시기와 값 목록을 사용하여 작업 또는 자원에 대한 강조 사항이나 분류 정보를 표시할 수 있습니다. 복수 그룹화를 지정하여 통계치를 내는데 편리합니다. (시기별 문제 작업 수를 표시하는 함수 지정)

자원 별 진행 상황 분석의 예 자원 시트 보기의 테이블을 사용자 정의하여 진행 상황 관리 단계에서 필요한 정보를 구성합니다. [보기 – 테이블 – 기타 – 새 테이블]

사업 부문 별 일정 분석의 예 지시자별로 담당 사업부 업무의 상황을 확인할 수 있습니다. 완료된 업무만 자동으로 평가용 보기에 나타나도록 지정할 수 있습니다.

Demonstration

프로젝트 3대 제약 조건 범위(scope) 시간(일정)(time) 자원(resource) 프로젝트를 달성하기 위해 필요한 작업들의 범위를 정의합니다. 프로젝트 범위는 프로젝트의 기간이나 예산에 영향을 주기 때문에 체계적이고 분명해야 합니다. 시간(일정)(time) 프로젝트 작업의 시간 개념은 기간(duration), 작업량(effort), 의존 관계(dependency relationship)를 의미합니다. 제한된 시간을 효율적이고 생산적으로 활용하기 위하여 일정 계획 수립 방법론(scheduling engine)을 사용합니다. 요주의 경로 분석, 중요 시점에 대한 마감일, 유연한/엄격한 날짜 제한 등 자원(resource) 작업의 수행을 위해 필요한 인적 자원, 장비, 재료를 의미합니다. 제한된 자원으로 제한된 기간 내에 프로젝트를 완수해야 하므로 자원 배정 데이터(배정 일정, 배정 비용)를 관리합니다. 자원 배정의 필요성: 작업의 책임성 부여, 자원의 시간 및 원가 관리 예: 재료, 설비, 장비, 사람 및 관련 비용 The primary focus of job activities should revolve around the triple constraint. At all times, the employee must have a feel for the three most important factors in managing a project. Cost - What are budget implications of activity Time - What are schedule implications of activity Performance - What are specifications of activity You should continually: ask yourself questions relating to the triple constraint ask your team questions relating to the triple constraint be prepared to answer questions relating to the triple constraint

Trade-off의 이해 Schedule(일정), Resource(자원), Cost(비용)은 프로젝트의 주요 요소이며, 한 요소의 변화는 다른 요소에 영향을 줍니다. 따라서 PM은 프로젝트 수행 기간 중 지속적인 변화와 추이를 분석합니다.

Trade-off의 특성 Schedule-Unchanged Budget/Resource Schedule (When) (How Much) Budget ++ (What) Scope Scope + PROJECT PLAN PROJECT CONTROL

전략적 IT, R&D 프로젝트의 가치 창조 포트폴리오 관리 엔터프라이즈 자원 관리 프로젝트 공동 작업 임원의 의사결정 실시간 반영 포트폴리오 관리 기업 전략 엔터프라이즈 자원 관리 프로그램 포트폴리오별 프로젝트 통합 관리 프로젝트 프로젝트 수행의 반복성과 일관성 유지 프로젝트 공동 작업 프로젝트 관리 방법론, 도구, 교육 프로젝트관리 도구, 방법론, 교육

R&D 경영의 방향  현장 중심의 경영 현장 중심 경영: 요구되는 경영 방침이나 관행이 정착될 수 있도록 경영층이 현장을 직접 확인하고 격려합니다. 프로젝트 진행과 경영 전략을 일관되게 관리합니다. 진행 상황을 파악하여 미흡한 부분에 대해서는 새로운 목표를 제시합니다. 신속한 의사 결정과 문제 해결을 지원합니다. Microsoft Project Server의 포트폴리오 관리 기능을 적극 활용합니다. 분권화되고 자유 분방한 기업 조직은 제품 개발 과정에 중대한 이슈가 제기될 경우에는 경영층이 문제 해결에 적극 참여합니다.

PM의 영역 Sociocultural Technical 리더쉽 문제 해결 팀워크 협상 고객의 기대 사항 범위 계획 수립 일정 계획 수립 자원 배정과 통제 예산 수립 및 운영 상황 보고 회의 주재 위험 분석 및 통제 프로젝트 관리 방법론을 기술적으로 잘 알고, 프로젝트 관리 전문 소프트웨어를 잘 사용한다고 해서 프로젝트 관리가 잘 됩니까? 그렇지 않죠. 의사 소통 역량이 프로젝트 성공을 결정합니다. 프로젝트 관리자에게 사회문화적 영역도 중요합니다. 훌륭한 프로젝트 관리자가 되십시오.

Resources MS Project 커뮤니티 www.freechal.com/msproject ㈜피엠오피스 www.pmoffice.co.kr 온라인 교육 과정 www.officetutor.com

오피스튜터 Microsoft Project 교육 안내 MS Project 오프라인 교육 과정 일정: 8월 16일~17일 (매 짝수 달 셋째 주) 수강료: 330,000원 교육 장소: 2호선 강변역 테크노마트 8층 자세한 안내 정보: www.officetutor.com 담당: 오피스튜터 정진희 전화 문의: (국번 없이) 1544-4102, (02)3424-4104 온라인 동영상 교육 과정 개설 교육 과정 MS Project 과정 MS Project Server 과정 프로젝트관리론 일정: 매월 접수 자세한 안내 정보: www.officetutor.com 담당: 오피스튜터 정진희 전화 문의: (국번 없이) 1544-4102, (02)3424-4104

다우교육원 Microsoft Project 교육 안내 과정명: Microsoft Project 정규 교육 과정 (Std/Pro) 일정: 7월 14일~16일 (매 홀수 달 셋째 주) 수강료: 440,000원 교육 장소: 2호선 삼성역 코스모타워 2층 다우교육원 수강생 특전 Microsoft Project 교재 제공 (베스트북) Microsoft Project  평가판 CD 제공 분야 별 프로젝트 예제 파일 최신 업데이트 Project 교육용 교재 파일 자세한 안내 정보: www.e-daou.com 담당: 다우교육원 임혜경 전화 문의: (02)3468-0611 강사 Helpdesk: info@pmoffice.co.kr

㈜피엠오피스 방문 / 위탁 교육 안내 교육 과정 교육 일정: 고객사와 협의 교육 특징 안내 사항 MS Project 과정 (Std/Pro): 기본 과정 - 3일 (24시간), 전문가 과정: 5일 (40시간) MS Project Server 과정: 2일 (16시간) 프로젝트 관리론 과정: 5일 (40시간) 교육 일정: 고객사와 협의 교육 특징 교육용 교재 및 서식 파일 제공 (CD) Microsoft Project 2003 평가판 CD 제공 MS Project 핵심 정리 동영상 파일 제공 (4시간) 안내 사항 피엠오피스 지정 교육 센터에서 실습 교육이 가능합니다. 인원 수에 제한이 없습니다. (수강료 동일) 교육 후에도 커뮤니티를 통해서 학습 정보를 계속 제공합니다. 전화 문의 (02) 574-8087 담당: 피엠오피스 서석현 대리, 조유진

MS Project 교재 소개 도서명: Microsoft Project 프로젝트 관리 실무 출판사: 베스트북 저자: 남웅찬 분량: 912페이지 가격: 35,000원 2004년 3월 초판 인쇄 교재 특징 Microsoft Project의 주요 기능 소개 따라하기 방식의 친절한 설명