현장과의 커뮤니케이션 활성화 방안 2009. 11. 09. 서울본부

소통의 필요성 현장과의 커뮤니케이션 활성화 방안 서울본부 “큰 조직이 큰 일을 하기 위해서는 조직구성원들의 마음이 하나로 모아져야 하며, 경영진과 현장의 생각이 일치되어야 합니다. 그렇게 되기 위해서는 무엇보다도 의사소통이 원활히 이루어지는 것이 가장 중요합니다.” 2009. 8. 24. CEO 메시지 “나는 재직 중 일과의 40%를 회사의 핵심가치와 믿음에 대해 직원들과 의사소통하는데 할애했다. 그만큼 커뮤니케이션은 중요하다. 그중에서 가장 중요한 것은 직원들이 자유롭게 자기의 생각을 말할 수 있는 환경을 만들어 주고, 그들의 얘기에 귀기울이는 것이다. 짐 버크, 존슨&존슨 前 회장 “열 번 이야기 하기 전까지는 한 번도 이야기 한 것이 아니다.” “사내 비밀은 경영의 적, 전 직원과 소통하라.” 잭 웰치, GE 前 회장 1

현장과의 커뮤니케이션 활성화 방안 서울본부 커뮤니케이션 현상진단 개선방향 철도조직의 특성상, 본사(지역본부)와 현장의 구분이 뚜렷하고 조화가 쉽지 않음 ※ 과거 철도청시절 일반직과 기능직으로 구분 운영 3조2교대 및 교번근무로 인해 전직원이 함께 모이는 것이 불가능 조직내부 의사소통법은 공문발송, 회의, 조회 등 전통적인 방식에 크게 의존 본사 및 지역본부의 주요 경영정보 등이 현장 최일선까지 전파되기 어려움 각 소속의 현안들과 직원들의 의견, 생각이 본사 및 지역본부에 제대로 전달되지 않음 현장직원들은 본사(본부)와의 유대보다 자소속내 공동체의식을 더욱 중요시하는 경향 개선방향 1. 회의를 지시ㆍ전달보다 의견수렴의 장으로 2. 온라인을 활용한 커뮤니케이션 매개체 확대 3. 현장을 직접 보고, 직원을 직접 만나자 4. 정보공유 등 의사소통을 위한 체계 정립 5. 원할한 소통을 위한 중간관리자 역할 강화 모든 정보를 함께 공유하고, 현안에 대해 함께 고민하면서, 대안도 함께 모색하는 시스템 정립필요 2

1 경영회의체를 활용한 커뮤니케이션 활성화 현장과의 커뮤니케이션 활성화 방안 서울본부 전략적 이슈는 전 직원이 공유하고, 공식적으로 의견을 수렴 회의 참석대상을 최일선 현장까지 확대, 경영정보 전면 공유 기존 팀장급 이상 참석하던 각종 회의에 현업소속장 및 팀원, JB등 참석 기존 회의참석 대상 참석대상 확대 경영간부회의(주 1회) : 본부장, 팀장, 파트장, 주요 소속장 확대경영간부회의(월 1회) : 본부장, 팀장, 파트장, 전 소속장, JB 경영간부회의(주 1회) : 본부장, 팀장 확대경영간부 회의 (월 1회) : 본부장, 팀장, 소속장(2급이상) ※ 11월부터 현장직원의 참여신청 접수받아 ,『회의 방청제』추진 회의시 현장직원의 건의사항을 수렴, 즉시 피드백 매월 확대경영간부회의시 역ㆍ사업소의 건의사항 접수 공식석상에서 건의사항에 대해 토론하고, 주관팀장이 직접 해당소속에 답변 - 10월까지 역ㆍ사업소의 크고 작은 건의사항 총15건 개선조치 3

2 온라인을 통한 현장커뮤니케이션 확대 현장과의 커뮤니케이션 활성화 방안 서울본부 「본부장의 Love-Letter」 발행 E-mail, UCC, 전자설문 등 적극 활용, 커뮤니케이션 사각지대 해소 「본부장의 Love-Letter」 발행 매주 본부장의 당부사항을 편지형식으로 작성하여 전 직원에 발송 본부의 주간 경영현황과 영업실적, 전사 주요 이슈에 대한 설명 포함 업무내외적 정보, 자료를 상시 공유ㆍ전파(E-mail) 업무관련 정보 뿐만 아니라 시사, 경제 등 업무외적 자료까지「좋은 정보」를 엄선하여 전직원에게 직접 이메일로 공유(비정기적 전송) 직원동참형 UCC,「서울 너나들이」제작ㆍ배포 매월 주요업무, 행사내용, CEO 메시지 등을 동영상으로 제작, 배포 분야별 현장직원을 선정, 동영상 촬영참여로 공감대 형성 제고 업무포털 설문기능을 활용, 직원의견 지속청취 인사노무만족도 등 업무분야별 온라인 설문을 통해 의견수렴 ☞「설문경영」추진 4

3 현장과 더 가까이, 발로 뛰는 현장경영 실천 현장과의 커뮤니케이션 활성화 방안 서울본부 본부장, 팀장뿐만 아니라 팀원까지 현장과 부딪히며 소통 「3,000인의 손과 마음을 잡기 위한」본부장 현장투어 본부장 부임(9.21)이후 지구별 현장방문 지속 전개(35소속) 현장을 직접 보고, 직원들과 대화를 통해 현장의견 수렴 ☞ 현장의 건의사항은「본부장 지시사항」으로 문서화하여, 담당부서 지정ㆍ처리(12건) 팀장 및 팀원의 업무체험, 현장간담회 정례화 일회성, 이벤트성 현장경영 탈피, 각 팀장별 고유한 현장경영계획 수립, 연중추진 인사노무팀장「Dr. J의 현장진료」: 인사관련 건의, 문의사항을 직접 방문청취, 설명(매월) 차량팀장「五心의 감동경영」: 차량검수 현장체험(매월), 직원과 대화시간 마련 ※ 오심(五心) : 熱心, 眞心, 觀心, 善心, 愛心 시설팀장「문라이트 현장경영」: 직원과 함께 선로순회(주1회), 사업소 CoP회의 참석(매월) 본부 팀원까지 확대, 현장의견 지속 발굴 - 역 고객안내, 승무 및 검수체험 등 본부팀원 156명 중 104명(67%) 분야별 현장체험 참여 5

4 정보의 보고ㆍ공유 등 의사소통방법 및 절차 정립 현장과의 커뮤니케이션 활성화 방안 서울본부 「무엇이든, 언제든지, 누구라도」본부장에게 알려주세요 보고ㆍ공유해야할 사안의 기준 제시 기존 역ㆍ사업소의 보고(공유)사항은 안전사고, 노경갈등 등 부정적 현안위주 인근 지자체와 협력, 직원선행 등 소소한 미담사례까지 보고(공유)토록 기준정립 ※ 정보공유의 판단원칙 :「사소한 정보는 없다」 ☞ 판단기준을 고려하되, 판단이 어려운 경우에는 무조건 중요한 사안으로 간주 사안의 성격별 공유시기 및 방법, 최초 공유범위를 구분 부정적ㆍ이례적인 사항일 수록 즉시 보고하고, 주관부서에서는 전 소속과 공유 전통적인 보고방식(Paper)에서 탈피, 이메일과 SMS 등을 활용하여 보고 ※ 지위에 관계없이 누구라도 본부장에게 휴대폰, 메일, SMS 등 활용가능 공지 - 본부 팀원의 경우, 본부장에게 직접 문자와 메일로 보고하도록 지시 (본사주관 회의참석 또는 대외기관과 협의결과 등 : 메일, 당직완료보고 : SMS,) 6

5 중간 관리자의 역할 강화 현장과의 커뮤니케이션 활성화 방안 서울본부 「Servant - Leader 워크숍」개최 최일선 관리자의 책임부여를 통해「소통의 중간단절 방지」 「Servant - Leader 워크숍」개최 3급 역ㆍ사업소장, 담당과장 등 중간관리자 대상 본부장과 정례적 미팅(월1회) 현장리더의 역할, 노경갈등관리와 커뮤니케이션 활성화대책 등 토론 소속별 비전ㆍ목표정의 및 커뮤니케이션 실천과제 선정, 추진 각 역ㆍ사업소별 직원공모, 회의 등을 통해 비전을 설정하고, 함께 공유 - 서울역 비전 :「코레일 대표 Best Station」, 수색차량사업소 :「Rail은 미소 Dream」등 확대경영간부회의시 각 역ㆍ사업소장의 커뮤니케이션 실천과제 순환발표 - 서울고속기관차 :「KTX기장 연구과제 발표회」, 일산전기 :「업무지식 공유 시간」등 「MEGA-System」을 통한 역ㆍ사업소장 평가 역ㆍ사업소장 업무역량 평가제 시행으로 중간관리자의 동기유발 및 소통 촉진 ※ MEGA : Management Evaluation for Group Activation 7

향후 추진계획 현장과의 커뮤니케이션 활성화 방안 서울본부 직원들의 커뮤니케이션 Needs를 반영하여, 공감대형성을 위한 지속적 노력 전개 ※ 커뮤니케이션활성화를 위한 직원 설문조사 : 2009.10.12~21까지, 총 1,730명 참여 ① 의견을 어디에, 어떻게 제시해야 할지 모르겠다. 「KORAIL Agora」운영 본부 홈페이지내 On-line 대화창구 개설 주제별 게시판 설치, 자유로운 의견제시 유도 ② 의견을 제시해도, 아무런 반응이 없다.(묵묵부답이다) 「ECMS 제도」도입 게시판별 담당자 지정, 등록의견을 3일이내 회신하고, 종합하여 주1회 본부장 보고 자주 올라오는 의견에 대해서는 주간 간부 회의시 토론, 본사 관련부서 건의 등 조치 ※ ECMS(직원불만 자율관리 시스템) : Employee Complaints Management System 8

현장과의 커뮤니케이션 활성화 방안 서울본부 「회의 방청제」시행 현장 ↔ 본부간 역지사지 체험 「출장 월례조회 서비스」시행 ③ 본부에서 무슨일을 하는지, 어떻게 돌아가는지 궁금하다. 「회의 방청제」시행 참석 희망직원 신청 → 회의배석(10명내외) 현장 ↔ 본부간 역지사지 체험 1일간 현장직원과 지원부서 팀원간 근무변경(근무지정 발령) ④ 업무포털, 메일 등을 사용하지 않는다.(관심도 없다) 「출장 월례조회 서비스」시행 PC사용이 어려운 근무소속(승무사업소 등) 대상으로 매월 1회 출장, 본부간부 직접 강연 조회 후, 직원들과 대화시간 마련 ⑤ 간부에게 말하는것이 어렵고, 만날수있는 기회조차 없다. 동호회 문화 활성화 본부장 및 각 팀장을 회원으로 한 동호회 개설, 실질적으로 운영 체육대회ㆍ산행 등 정기적 개최, 만남 활성화 9

As-Is To-Be 마음과 마음이 通하는 서울본부 현장과의 커뮤니케이션 활성화 방안 서울본부 ‘침체된 조직문화, 빈번한 노경갈등’ To-Be 「모두가 일하고 싶어하는 1등 조직문화」 마음과 마음이 通하는 서울본부 10