전자정부구현을 위한 문서관리제도 개선방안 - 정부수립 후 최초의 문서관리체계 대혁신 - 전자정부구현을 위한 문서관리제도 개선방안 - 정부수립 후 최초의 문서관리체계 대혁신 - 2002. 1. 21. 행 정 자 치 부

순 서 Ⅰ. 문서관리제도 연혁 Ⅱ. 추진배경 Ⅲ. 추진경위 Ⅳ. 주요개선과제 및 세부추진과제 Ⅴ. 기대효과 Ⅵ. 향후 추진일정

Ⅰ. 문서관리제도 연혁 사무관리규정 기록물관리법 ( 1999. 제정 ) 전자정부법 ( 2001. 제정) 법률 2, 대통령령 1 Ⅰ. 문서관리제도 연혁 사무관리규정 정부처무규정 ( 1949 ) 공문서규정 ( 1950 ) 정부공문서규정 ( 1961 ) 사무관리규정 ( 1991. - 현재 ) 기록물관리법 ( 1999. 제정 ) 전자정부법 ( 2001. 제정) 법률 2, 대통령령 1

문서관련법령의 주요내용 1. 사무관리규정 2. 기록물관리법 3. 전자정부법 - 공문서관리 (기안, 결재, 접수, 발송 등 작성 요령 ) - 정책실명제, 관인관리, 보고사무, 협조사무, 서식관리 등 1. 사무관리규정 - 기록물 정리, 분류, 등록, 편철, 보존, 이관 - 기록물 공개, 열람 및 기록물관리의 표준화 등 2. 기록물관리법 - 전자문서의 작성 및 송수신원칙, 전자관인 인증 - 행정정보공동이용, 정보화시스템 표준화 등 3. 전자정부법

Ⅱ. 추 진 배 경 기안부터 폐기까지 문서흐름 전체의 전면 재설계 필요 전자정부의 기반확립과 고도 지식정부 구현을 위하여는 종합적 「전자문서시스템」 구축 절실 현행 문서처리절차, 문서형식 등이 복잡하여 효율적인 「전자문서시스템」 구축 추진에 핵심 장애요인으로 작용 기안부터 폐기까지 문서흐름 전체의 전면 재설계 필요

Ⅲ. 추 진 경 위 정부기록물관리개선 Task-Force Team 구성 (2001.3) - 문서업무감축반, 전자유통표준화반, 자료관표준모델반, 법령정비반 행정관리국, 행정정보화계획관, 전산소, 기록보존소 공동작업 - 4개의 공동작업반별로 추진과제를 선정하여 세부시행계획 추진 전자정부 구현 문서관리개선 시행계획 수립(2001.5) 문서처리절차 재설계 (BPR) 실태조사 (2001.6 ∼ 8) - 문서기안부터 폐기까지 전 과정을 중앙부터 읍면동까지 추적조사 대상 : 5종 문서, 28 개 기관(중앙 5개 + 지방 23개) 주요 개선과제 도출

Ⅳ. 주요 개선과제 및 세부추진과제 1. 문서관리 전과정을 전자화에 맞도록 재설계 2. 기록물관리체계를 사용자 편의 위주로 개선 3. 국민 편의를 고려하여 문서처리절차 등 개선 1. 문서관리 전과정을 전자화에 맞도록 재설계 4. 새롭고 강력한「전자문서시스템」구축

1. 문서처리 전과정을 전자화에 맞도록 재설계 1-1 활용도가 낮은 절차 및 항목 폐지 현황 및 문제점 1-1 활용도가 낮은 절차 및 항목 폐지 현황 및 문제점 문서처리절차의 복잡, 일부 처리과정의 전자화 미흡 문서의 전자관리 및 유통에 장애 형식적인 기재항목 등이 많아 문서관리의 전자화에 장애 기안 · 검토 · 결재 · 심사 · 등록 · 관인날인자 서명 · 발송 · 접수 · 처리과명 기재 · 담당자 서명 · 선람서명 · 공람서명 · 보관 · 보존 · 이관 · 폐기 (16 단계)

1. 문서처리 전과정을 전자화에 맞도록 재설계 개선방안 관인날인자 서명 등 복잡한 절차 6종은 완전 폐지 문서심사항목 등 형식적인 항목 7종도 완전 폐지 선람/공람 서명 등 2종은 ‘서명하지 않는’ 열람으로 대체 문서처리 전과정이 새롭게 전자화 됨으로써 문서의 효율적인 전자관리 및 전자유통 원활화 문서선람/공람 서명 처리과명 표시 문서담당자 서명 관인날인자 서명 문서취급 표시 보고/협조심사 표시 문서심사 효율 극대화

1. 문서처리 전과정을 전자화에 맞도록 재설계 1-2 기안문과 시행문을 하나로 통합 현황 및 문제점 1-2 기안문과 시행문을 하나로 통합 현황 및 문제점 현행 기안문 · 시행문 2종 서식 사용 ( 아래 참조) 선과 박스, 항목 과다로 전자유통에 장애 (기안문 37, 시행문 39)

1. 문서처리 전과정을 전자화에 맞도록 재설계 52년 만에 통 합 전자정부 기반마련 개선방안 기안문과 시행문을 하나로 통합 선과 박스를 없애고, 본문을 편지형식으로 설계 ※ 기재항목 대폭 축소 ( 39개 → 19개) 52년 만에 통 합 전자정부 기반마련

1. 문서처리 전과정을 전자화에 맞도록 재설계 ( 통합 공문서 견본 ) ( 기관 ) ( 민원인 )

1. 문서처리 전과정을 전자화에 맞도록 재설계 1-3 결재단계의 대폭 축소 현황 및 문제점 개선방안 1-3 결재단계의 대폭 축소 현황 및 문제점 현재는 기관장 결재시 6 ∼ 7 단계 민간기업의 경우 통상 3 단계 이내 의사결정 지연 및 책임행정 저해 개선방안 3∼4 단계 이내로 결재단계 축소 결재권 위임 유도, 책임행정구현 촉진 ( 개정안 예시 ) 행정기관의 장은 결재단계가 3단계가 넘지 않도록 적극 노력하여야 한다.

2. 기록물관리체계를 사용자 편의 위주로 개선 2-1 문서대장 기재항목 대폭 간소화 현황 및 문제점 기재항목 과다 ( 7 개 전산입력창, 65 개 항목 ) 문서관리의 비효율과 전자화 장애 요인 2-1 문서대장 기재항목 대폭 간소화

2. 기록물관리체계를 사용자 편의 위주로 개선 개선방안 전산 입력창은 2개로, 기재항목은 16개로 대폭 축소 전산 입력창은 2개로, 기재항목은 16개로 대폭 축소 문서관리의 효율화 및 전자화 촉진

2-2 문서등록번호, 문서생산부서 코드 개선 현행 및 문제점 생산부서 코드 + 등록일련번호로 숫자로만 구성 개선방안 2. 기록물관리체계를 사용자 편의 위주로 개선 현행 및 문제점 생산부서 코드 + 등록일련번호로 숫자로만 구성 ( 행정능률과의 경우 ) 예시 : 6050907 - 23 생산부서 식별 곤란으로 문서분류 애로 2-2 문서등록번호, 문서생산부서 코드 개선 ※ ‘문서등록번호’ 란 ? 문서를 어느 부서에서 몇 번째로 만들었는지 알아볼 수 있도록 구성한 문서의 고유번호 개선방안 생산부서 약칭 + 등록일련번호로 개선 ( 행정능률과의 경우) 예시 : 행정능률-23 생산부서 식별 용이로 문서분류 신속

2-3 문서편철 시기 조정 등 개선 문서생산 당해년도에 문서생산 다음해에 전산고시 + 관보고시 전산고시 2. 기록물관리체계를 사용자 편의 위주로 개선 2-3 문서편철 시기 조정 등 개선 문서 편철 시기 조정 문서생산 당해년도에 - 분류편의 및 분실예방 문서생산 다음해에 - 분류곤란 및 분실우려 기록물분류기준표 고시방법 확대 전산고시 + 관보고시 - 정보접근 용이 전산고시 - 정보접근 제한 문제 발생 문서생산부서 코드 관리체계 확립 처리과 신설 ·통폐합시 코드 부여/폐지 등 관리주체 불명확 코드관리주체 명확화 (행정기관 ⇒ 전산소 ⇒ 기록보존소)

2. 기록물관리체계를 사용자 편의 위주로 개선 2-4 기록물관리·운영을 표준화하기 위한 모형개발 현황 및 문제점 개선방안 2-4 기록물관리·운영을 표준화하기 위한 모형개발 현황 및 문제점 기록물관리 표준 미비 ( 조직, 기능, 업무처리절차 ) 효율적인 보존관리 및 전자처리 장애 개선방안 기록물관리기관 표준 모형과 기록물전자관리시스템 개발 보급 기록물 등 각종 행정정보의 보존 검색 활용도 획기적 제고

3. 국민편의를 고려한 문서처리절차 개선 3-1 정책결정참여자의 문서상 실명 공개 확대 현황 및 문제점 개선방안 3-1 정책결정참여자의 문서상 실명 공개 확대 현황 및 문제점 문서에 결재자 1명의 서명만 표시되므로 실질적인 정책결정과정 정보 제공 미흡 개선방안 기안자, 검토자, 결재자 모두 문서에 실명 표시 행정의 책임성과 투명성 확보

3. 국민편의를 고려한 문서처리절차 개선 ( 국장 결재시 - 현행 ) 행 정 자 치 부 장 관 전결 행정관리국장 김영호

주사 허남식 행정능률과장 신문주 행정관리국장 김영호 3. 국민편의를 고려한 문서처리절차 개선 ( 국장 결재시 - 개선 ) 행정자치부장관 주사 허남식 행정능률과장 신문주 행정관리국장 김영호

3. 국민편의를 고려한 문서처리절차 개선 3-2 행정기관의 홈페이지, 전자메일 주소 표시 3-2 행정기관의 홈페이지, 전자메일 주소 표시 행정정보에 접근방법 다양화 미흡 행정정보 접근이 용이하도록 전자 주소 표시 www.mogaha.go.kr, hernam59@mogaha.go.kr 3-3 행정기관의 상세한 주소 표시 방문객이 주소만 알고 오므로 사무실 찾는 데 애로 주소정보에 층수와 방번호를 표시하여 편의 제공 서울특별시 종로구 세종로 77-6(11층 1115호실)

3. 국민편의를 고려한 문서처리절차 개선 3-4 민원회신문서의 수신자란 주소기재 의무화 현황 및 문제점 개선방안 민원회신문 수신자란에 민원인의 주소 미기재 쟁송증거서류 제출시 본인확인 곤란 등 민원야기 ( 서울시 홍길동인지 전라도 홍길동인지 본인확인 곤란 ) 개선방안 민원회신문의 수신자란에 우편번호, 주소 기재 의무화 민원야기 사전 방지 수신 홍길동 귀하 수신 홍길동 귀하 ( 우 110-10 서울시 종로구 옥인동 18 ) 3-4 민원회신문서의 수신자란 주소기재 의무화

4. 새롭고 강력한 「전자문서시스템」 구축 「전자문서시스템」이란 ? 전자결재시스템 - 전자기안, 검토, 결재 등 활용 전자문서유통시스템 - 기관간 또는 기관내 유통 전자문서관리시스템 - 보관/관리/검색 등 활용 전자결재시스템 - 전자기안, 검토, 결재 등 활용 기록물전자관리시스템 - 기록물 보존/검색 활용 「전자문서시스템」이란 ?

4. 새롭고 강력한 「전자문서시스템」구축 4-1 종합적인 전자문서시스템 구축 현황 및 문제점 개선방안 나라 21, 핸디오피스, 하이 익스프레스, 스마트 플로우 등 전자결재시스템, 전자문서유통시스템만 운영 전자문서관리시스템, 기록물전자관리시스템은 미개발 개선방안 새롭게 개편된 문서관리제도에 적합한 「전자문서시스템」 구축 종합적인 전자문서관리 실현 4-1 종합적인 전자문서시스템 구축

4. 새롭고 강력한 「전자문서시스템」 구축 4-2 전자문서시스템과 행정정보시스템 연계 현황 및 문제점 개선방안 각종 전자문서시스템과 인터넷정보공개시스템, 지식관리시스템, 민원처리온라인시스템 등 행정정보시스템간에 자동적으로 정보를 공유하여 활용할 수 있는 전자적 연계가 미흡 개선방안 문서처리절차의 폐지 또는 간소화를 통하여 새롭고 강력한 「전자문서시스템」을 구축함으로써 각종 행정정보시스템과 정보유통이 원활하도록 추진 4-2 전자문서시스템과 행정정보시스템 연계

Ⅴ. 기대효과 전자정부 구현과 국가경쟁력 강화 1. 절차의 대폭 간소화로 행정업무처리의 초스피드화 전자정부 구현과 국가경쟁력 강화 1. 절차의 대폭 간소화로 행정업무처리의 초스피드화 2. 새로운 전자문서시스템 구축으로 전자유통 원활 3. 정보화 장애요인 제거로 정보산업의 발전 유도 4. 행정업무 신속처리로 대국민 행정서비스 향상

Ⅵ. 향후 추진일정 문서관리 혁신방안 의견조사 : 2002. 1 문서관리 혁신방안 확정 : 2002. 2 Ⅵ. 향후 추진일정 문서관리 혁신방안 의견조사 : 2002. 1 중앙행정기관, 시도(시도교육청), 학계 등 관련전문가 문서관리 혁신방안 확정 : 2002. 2 관련법령 개정 : 2002. 3 ~ 6 사무관리규정, 기록물관리법 등 개정법령 권역별 순회교육 : 2002. 7 표준전자문서시스템 인증시험 : 2002. 10 시범운영 및 시스템 운영 준비 : 2003. 법령시행 및 시스템 전면도입 운영 : 2004.