WOI Guidance IBM Procurement WOI URL https://portal-external.mybluemix.net/externalHome.wss
- WOI(Web Order Invoice)는 IBM의 구매주문서(PO)를 수령하고, 대금을 청구하기 위한 목적의시스템입니다. - 계약/견적 내용과 상이하게 세금계산서를 접수할 경우, 계약 위반이고 해당 세금계산서를 취소(반제)하셔야 하므로 주의하여 주시기 바랍니다. - 특히 금액/수량이 잘못되어 반제처리해야 하는 경우가 자주 발생하므로 주의해 주시기 바랍니다. 반제하고 다시 접수하면 그만큼 대금을 지급받는 날짜가 늦어지게 됩니다. - WOI의 상세한 사용법은 아래 첨부파일을 참조하여 주시기 바랍니다. WOI 시스템은 국세청으로 신고하는 '전자세금계산서' 와는 별개로 운영됩니다. - 매출 신고시 국세청으로 세금계산서 발행을 하시고, 별도로 WOI를 통해 대금청구를 해주시기 바랍니다. - 국세청 매출 전자세금계산서와 WOI 세금계산서 두 가지는 각각 접수해야 하며, 같은 날짜에 진행하는 것을 원칙으로 합니다. 반제서도 이와 동일합니다.
WOI 접속 구매주문서 확인 세금계산서 작성 반제서 작성 최초세금계산서 번호 검색 비밀번호 분실/GCC ID(WOI ID) 변경 연락처
1. WOI 접속
IBMid 및 Password 입력후 Sign in 클릭
메인화면에서 My Potal: Application Access클릭
Enrollable 아래의 Web Order and Invoice 클릭
[Change]를 클릭하여 사이트 언어 변경
Korea, Republic of South – Korea를 선택하고 Go 클릭
처음 로그인하는 ID는 우선 공급자프로프일을 작성해야 합니다. (처음에 한번만 작성하시면 됩니다.)
#공급자 번호가 1개이상일 경우 모두 작성해야 함 #예를 선택하시고 아래에는 알람 받을 메일주소 입력 #비즈니스 유형 설정은 사업자 등록증에서 업태에 해당 #비즈니스 항목 설정은 사업자 등록증에서 종목에 해당 #1.국세청사이트 직접입력 및 제출 (NTS USER) (홈텍스사이트에 전자세금계산서를 발행하는 유형) 2.자체시스템보유사용자/ASP서비스사용자 (ERP/ASP USER) (스마트빌or베스트빌같은 ASP또는 ERP시스템에서 전자세금계산서를 발행하는 유형) 3.해당사항없음 (단순청구서,전자세금계산서를 발행하지 않는 유형)
2. 구매주문서 확인
구매주문서를 클릭하면 조회하지 않은 구매주문서가 자동으로 뜹니다.
자동으로 뜨지 않을시 검색대상을 구매주문서 번호로 하고 원하시는 번호 입력후 Go 클릭. 번호검색된후 선택하고 열기 클릭
구매주문서의 수신확인하기 클릭 (아래 두개중 임의로 클릭)
구매주문서 내역을 모두 확인하시고 모두승인 클릭후 승인수해 아래 버튼이 모두 선택된후 계속 클릭 (무조건 모두승인을 하셔야 함!수량/단가가 일차발행수요와 다르더라고 모두 승인하시고 계산서 발행시 다시 수량/단가를 조절하면 됩니다.
제출 클릭후 다음페이지에서 동의함 클릭 (구매주문서확인 절차 완료)
3. 세금계산서 작성
구매주문서확인완료후의 화면에서 구매주문서에서 세금계산서 작성을 클릭 혹은 아래와 같이 구매주문서번호를 검색한후 구매주문서에서 세금계산서 작성을 클릭
필수항목들 모두 선택후계속 클릭 #날짜는 접속한 날로 setting되어 있으며, 날짜 조정이 가능함. 국세청전자세금계산서의 작성일자와 동일하게 선택필요. 동일하지 않아도 문제는 안됨 #단순 상품이나 제품 납품일 경우 :아니오 선택 그 외에는 서비스 포함으로 표시 요망. #10페이지 참고 #해당 유형 선택후 Go 클릭하면 적용세율이 나옵니다.
#문자/숫자로 임의로 작성. 단!WOI에서 중복사용하면 안됨! #국세청으로 청구할시 입력 안해도 됨 자체시스템으로 청구할시 24자리 전자승인번호 입력 #제출하시는 계산서의 서비스기간 (세금계산서에 서비스 포함?을 예로 했을때만 나오는 항목)
청구하려는 아이템을 선택후 세금계산서 항목 번호 입력하고 계속 클릭 Unitless PO의 경우 세금계산서 수량이 1, 단가가 전체금액으로 셋팅되어 있기 때문에 단가에서 청구금액으로 수정한다. #선택한 아이템을 001,002… 순번으로 입력 #청구하려는 아이템을 선택 #원하시는 수량만큼 변경 가능 (어떤 구매주문서는 수량 아닌 단가변경 가능)
모든 내역을 확인후 별표표시된 필수항목을 모두 입력후 계속 클릭 #이와 같은 형식으로 입력
비고를 입력하고 제출 클릭후 다음 페이지에서 확인 및 인쇄 클릭. (세금계산서 발행 완료) #대표자성함 입력
이미 발행하신 계산서/반제서를 아래와 같이 조회해보실수 있습니다. (세금계산서 및 반제서 – 검색대상 :구매주문서 번호 선택 – 구매주문서 번호 입력)
WOI에서 세금계산서를 제출하신후 계산서의 상태는 제출됨 저장됨으로 되었다가 1~2일후 상태가 아래와 같이 도착함 저장됨 혹은 반송됨(Reject)저장됨 으로 변합니다. #IBM 시스템에 접수되었다는것을 의미 #없는걸로 하시고 새로 제출해주시면 됩니다.
WOI시스템에 작성된 세금계산서는 국세청으로 자동 전송이 되지 않기 때문에, 전자세금계산서를 별도로 국세청/자체시스템으로 전송하시기 바랍니다. *전자세금계산서 발행 시:전자승인메일 (proc@kr.ibm.com)*
WOI에서 세금계산서를 잘못발행하셨을 때 이것을 취소하는 마이너스 계산서 4. 반제서 작성 WOI에서 세금계산서를 잘못발행하셨을 때 이것을 취소하는 마이너스 계산서
아래와 같이 반제서를 발행 할 구매주문서 검색
세금계산서 유형을 반제서로 하고 나머지는 모두 취소하시려는 세금계산서와 동일하게 선택 #날짜는 접속한 날 로 기본 설정되어 있으며, 수정 가능
공급자 세금계산서 번호와 승인번호:전자세금계산서 전자문서항목를 제외한 모든 항목을 취소하려는 세금계산서와 동일하게 입력. 승인가능 구매주문서 항목에서 반제서를 발행할 금액에 맞게,세금계산서 수량을 수정 한 후 계속 클릭 #무조건 사용하지 않았던 번호를 입력해야 함!
필수항목(*표시된 항목)을 입력 및 확인후 계속 클릭 (최초세금계산서 날짜 및 번호는 WOI에서 기존에 발행한 세금계산서 정보를 의미함) *`최초세금계산서번호’ 검색방법 (ctrl+클릭:33page) # 사업자등록번호는 왼쪽의 형식대로 입력 #반제하려는 세금계산서의 “공급자세금계산서 날짜” #반제하려는 세금계산서의 “공급자세금계산서번호” (정확하게 입력하지 않으면 익일에 반송될수있음) #반제사유를 간략해서 짧게 입력(한글또는 영문으로 입력. 10글자 내로 입력요망
비고에 대표자명 입력후 제출 클릭후 다음 페이지에서 확인 및 인쇄 클릭
5. 최초세금계산서번호 검색 방법
세금계산서 및 반제서 메뉴 클릭 -> 검색대상에 구매주문서 번호 선택 -> 검색어에 구매주문서 번호 입력 -> GO 클릭
아래와 같이 공급자 세금계산서 번호를 확인 할 수 있습니다. 금액 확인을 원한다면 선택하고, 인쇄용 보기를 클릭한다.
인쇄용 보기는 아래와 같이 공급자 세금계산서 날짜 및 금액 확인이 가능합니다. 세금계산서 항목 총계는 공급가액을 의미합니다.
6.비밀번호 분실/ GCC ID변경
비밀번호 분실시 아래 로그인화면에서 Forgot password? 를 클릭
IBMid를 입력하시고 Continue 클릭
아래와 같은 화면이 나오면 ID메일로 비밀번호재설정 메일이 보내진겁니다. 스팸수신함으로 들어갈수 있으니 꼭 확인해보셔야 합니다.
아래 항목들을 작성하신후 IBM구매부 바이어분한테 보내셔서 GCC ID변경 요청 1. Company Name (업체상호) 2. Supplier No. (업체번호) 3. New GCC Name (새로운 GCC성명) 4. Email Address (새로운 GCC 메일주소) 5. Phone No. (새로운 GCC 전화번호) 6. Fax No. (새로운 GCC 팩스 번호) 7. Old GCC ID (이전 사용자 ID) 8. New GCC ID (새로운 사용자 ID) 9. Reason to change the GCC (GCC 변경 사유)
7. 연락처
연락처는 구매주문서의 항목세부내용에서 찾아보실 수 있습니다. 구매주문서 관련 문의 연락처는 구매주문서의 항목세부내용에서 찾아보실 수 있습니다. 구매주문서에 관한 내역,업체정보 변경은 구매부 담당자에게 연락해 주시기 바랍니다. 전자세금계산서 관련 문의 윤미영 Tel:02-3781-7075 / E-mail:proc@kr.ibm.com WOI SYSTEM 관련 문의 WOI Help Center (Asia Pacific Application Center) Toll Free: 007988-620-223 Online Request Tool: https://ibmpop.zendesk.com/hc/en 좌측 아래쪽 Submit Online Request를 통하여 온라인 요청을 올려주실수 있습니다. *전화연결보다는 상세정보와 관련 화면을 온라인으로 요청을 올려주시기 바랍니다*