강원도교육청 달라지는 학교 기록물 관리 ( 지식정보과 )

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1 강원도교육청 달라지는 학교 기록물 관리 2016. 10. 14. ( 지식정보과 )
2016. 하반기 기록관리•업무관리 및 정보공개 교육 달라지는 학교 기록물 관리 강원도교육청 ( 지식정보과 )

2 학교기록물관리 매뉴얼 개요

3 추진 개요 추진 배경 및 대상 추진 배경 2014. 12. 제정된 국가기록원 ‘학교기록물관리 지침’ 표준의 실무 적용
기록연구사 배치 확대에 따른 학교 기록물관리 업무 체계화 학교 기록관리 개선을 위한 기록연구사 업무협의회 협의 과제로 선정 대상 기관 및 적용 시기 대상 기관: 각급 학교(유, 초, 중, 고, 특수학교) 적용 시기: 개요 작업 경과 등

4 구성 및 목차 구성 및 목차 기록물의 정의, 기록관리의 필요성, 기록물 관리체계
기록물의 이해 기록물의 정의, 기록관리의 필요성, 기록물 관리체계 절차별 기록물 관리 생산 및 등록, 분류 및 편철, 생산현황 통보, 이관, 평가·폐기, 보존 유형별 기록물 관리 시청각기록물, 간행물, 행정박물, 시험기록물, 생활기록부, 회의록, 회계기록물 부록 자주 묻는 질문 서식 작성 방법 구성 및 목차 기록관리시스템 접속 방법 각급 학교 공통 단위과제·단위과제카드 목록 소관 기록관 안내

5 주요 내용 주요 내용 및 특징 국가기록원 표준 제정에 따른 지침 등의 반영
절차별 기록관리 체계 및 근거에 대하여 구체적으로 명시 학교에서 생산되는 기록물의 다양한 유형의 기록물에 대한 관리지 침 제시 주요 사항 업무관리시스템 기능을 최대한 활용하고 서식 등을 통합함으로써 업무 편의성 제고

6 절차별 기록물관리

7 생산 및 등록 생산 대상 기록물의 범위 업무수행과정에서 생산 또는 접수한 모든 기록물
업무수행 과정에서 생산·접수한 기록물을 단위과제별로 부여된 단위과제카드에 따라 업무관리시스템에 등록정보를 입력하고 공식적 관리 대상으로 자격을 부여하는 기록물 관리의 기초행위 업무수행과정에서 생산 또는 접수한 모든 기록물 학교장 등 주요 직위자의 업무 관련 메모, 일정표, 방문객 명단·대화록 등 카드/도면 행정박물 시청각기록물 사진/필름류 동영상 음원(오디오) 도면 카드 관인 상장 기념물 전자기록물 문서류 대장류 간행물/도서류 문서/대장/도서 생산 및 등록

8 생산 및 등록 유형별 기록물의 등록 시점 및 등록 방법 기록물의 종류 세부 유형 시기 방법 문서류(전자) 문서류(비전자)
- 업무관리시스템에서 생산되는 문서 대면결재를 받은 문서 비전자문서로 생산되는 각종 회의록 팩스로 접수된 문서 문서류(비전자) 결재 완료 후 연중 수시 전자기록물 등록 비전자기록물 등록 대장류(비전자) 보안점검표, 제증명처리대장 등 대장류 지출증빙서 등 각종 회계 증빙서류 예산·회계기록물 생산이 종료된 시점 학적기록물 졸업대장 등 학적기록물 행정박물 관인류, 상장류, 상패류, 상징류 등 활용이 종료된 후 행정박물관리대장에 등록 시청각기록물 학교 축제, 각종 행사 관련 사진 및 동영상 행사가 종료된 직후 생산 및 등록(유형별 등록시점, 등록방법 표)

9 기록물의 제대로 된 생산·접수가 기록관리에서는 가장 중요
분류 및 편철 분류, 편철, 정리 분류 편철 - 전자기록물: 기록물을 올바른 단위과제카드에 편철하여 관리 기록물을 분류체계에 편입시키는 과정 기록관리기준표의 해당 단위과제와 단위과제카드에 선택 비전자기록물도 해당 단위과제와 단위과제카드 기준으로 기록물을 편철, 관리하여야 함 - 비전자기록물: 같은 해에 생산된 같은 업무에 대해서 묶음(기록물철)으로 관리 정리 해당 사안의 업무가 종료되어 직접적인 활용이 끝난 기록물을 대상으로 이관에 앞서 등록사항과 기록물 실물의 일치 여부를 종합적으로 확인하고 물리적 정리를 완료짓는 행위 분류 및 편철 기록물의 제대로 된 생산·접수가 기록관리에서는 가장 중요

10 생산 및 등록 문서류(전자/비전자) 기록물 등록 방법 [전자문서(기안 시)] [비전자문서(생산/접수 시)]
생산 및 등록(유형별 등록시점, 등록방법 표) [전자문서(기안 시)] [비전자문서(생산/접수 시)]

11 생산 및 등록 비전자기록물의 등록번호 표시 분류 및 편철

12 분류 및 편철 비전자기록물의 분류 및 편철 분류 및 편철

13 분류 및 편철 단위과제와 단위과제카드 단위과제 단위과제 카드
팀 또는 과 수준에서 법령·직제 등의 근거에 의해 수행해야 하는 기능을 영역별·절차별로 세분화한 업무영역 단위과제 단위과제를 바탕으로 과제담당자들의 업무수행 결과를 기록관리하는 전자적 파일철 단위과제 카드 분류 및 편철 ‘기록물평가폐기’ 과제카드는 ‘기록물관리일반업무’ 단위과제의 보존기간(영구)을 그대로 이어받음

14 분류 및 편철 단위과제카드 생성 일반원칙 단위과제의 보존기간을 그대로 승계하므로 단위과제와의 업무 유
사성이 있어야 하고, 단위과제보다 포괄적으로 생성할 수 없음 단위과제 유사한 기능의 단위과제카드가 없는지? 중복 여부 확인 생성 시 업무가 분명히 드러나도록 과제카드명을 부여하여야 함 업무의 분명성 띄어쓰기 지양 과제카드명은 붙여서 씀 분류 및 편철 모호한 표현 금지 ‘~일반, ~관련, 잡철’ 등 모호한 표현 금지 법규에서 사용된 용어를 우선적으로 사용하고, 줄임말 금지 줄임말 금지

15 분류 및 편철 단위과제카드 사용 사례 교직원인사성과관리 교육공무원인사성과관리 교직원인사성과관리 스포츠강사인사성과관리
지방공무원인사성과관리 교무행정사인사성과관리 계약제교직원인사성과관리 과학(실험)실무사인사성과관리 조리사인사성과관리 생활교양교과교육활동 사회교과교육활동 생활교양교과교육활동 생활교양교과교육계획수립추진 분류 및 편철 기술교과교육활동 생활교양교과행사(대회) 가정교과교육활동 생활교양교과실기실운영 해양교과교육활동

16 기록물의 검색 및 활용을 염두에 두고 생성되어야 함
분류 및 편철 단위과제카드 사용 사례 분류 및 편철 과제카드는 업무담당자 개인의 편의성보다는 기록물의 검색 및 활용을 염두에 두고 생성되어야 함

17 생산현황 통보 절차 기록물의 정리 결과를 시기별로 종합하여 기록물관리 기관으로 알리는 행위로, 기록물의 수집·이관 및 기록물관리 중장기 계획 수립의 기초자료로 활용됨 생산현황 통보/ 기록물 유형…

18 생산현황 통보 제출 서식 연번 세부 유형 시기 비고 [서식 1, 2] [서식 3, 4] [서식 5, 6]
- 전자, 비전자(문서, 대장, 도면, 카드) 조사, 연구 검토서 [서식 3, 4] - 생산기록물: 전년도 생산량 - 보유기록물: 전년도까지의 보유량 생산량: 전년도 생산량 보유량: 전년도까지의 보유량 생산목록: 전년도 생산 시청각기록물 개요 보유기록물관리대장상 전년도 문서 보유기록물관리대장상 전체 수량 업무관리시스템 확인 [서식 5, 6] 각종 회의록 사진/필름류, 녹음동영상류 [서식 7, 8, 9] 생산현황: 전년도 회의록 작성 횟수 생산목록: 전년도 생산 회의록 개요 [서식 10, 11] 비밀(대외비)기록물 원본 및 재분류 현황 - 생산현황: 전년도 생산 대외비 관련 수량 비밀관리기록부 확인 [서식 14, 15] 졸업앨범, 학교○○년사, 교지, 학교규정집 등 생산목록: 전년도 생산 간행물 개요 간행물등록대장 [서식 12, 13] 상징류, 기념류, 상장·상패류, 그 밖의 유형 등 보유현황: 전년도까지의 보유량 보유목록: 보유 중인 행정박물 개요 행정박물 관리대장 생산현황 통보/ 기록물 유형…

19 생산현황뿐 아니라 기록물평가(폐기) 자료로 활용되므로 실물 확인 중요
생산현황 통보 보유기록물관리대장 끝연도≠보존기간만료연도 실물과 동일한 제목으로 작성 생산 당시 보존기간(원칙) 현재 단위과제 기준(허용) 실제 확인할 수 있는 수량대로 숫자로만 작성 문서 대장 카드 박스 서가 등 위치 확인 가능하도록 세부적으로 작성 등록대상: 비전자문서 및 대장, 카드류, 수행평가/시험지/OMR카드, 설문지 등 ※ 도면 및 간행물은 제외 엑셀로 작성하여 기록물대장관리>기록물대장관리(영구)에 편철 생산현황 통보/ 기록물 유형… 생산현황뿐 아니라 기록물평가(폐기) 자료로 활용되므로 실물 확인 중요 (폐기 시 목록 불일치하면 사유서 작성)

20 이관 이관 처리과 기록관 영구기록관 문서고 업무 담당자 캐비닛 전자기록물 기록관리시스템 (BMS) (RMS)
생산자가 생산 또는 활용이 종료된 기록물을 기록물관리시설로 옮겨 보관·관리하는 절차 업무관리시스템 (BMS) 기록관리시스템 (RMS) 영구기록물관리 시스템(CAMS) 처리과 기록관 영구기록관 업무 담당자 캐비닛 문서고 2년 이내 10년 경과 (30년 이상) 매년 관리주체(법) 비전자기록물 전자기록물 본청 각 실과, 직속기관, 고등학교, 특수학교 강원도교육청 지식정보과 국가기록원 기록물 유형 이관 시기 비고 비치기록물 - 활용 종료 후 다음연도 중에 이관 일반문서로 재분류 시 비밀기록물(대외비 포함) 시청각기록물 보존기간 기산일로부터 2년 범위 내에 이관 간행된 날로부터 15일 이내 간행물 행정박물 이관 대상을 협의하여 지정 소관 기록관으로 이관 이관

21 이관 이관 절차(문서류) Y N 기록물 정리 방법 및 이관 방법 안내 이관목록 취합 이관 및 기록물 검수 기록물 이관 계획
수립 문서고 배치 보유기록물 조사 (보유기록물관리대장) 이관시기 연장신청서 취합 보유기록물관리대장 기재(내부결재) 이관 이관 대상인지? N 기록물 생산현황 통보 시 제출(5. 31.)

22 이관 폐지 학교 기록물 이관 - 전자기록물: 해당 교육(지원)청의 업무관리시스템 담당자와 협의하여 이관
- 비전자기록물: 기록물 인수인계서에 비전자기록물 목록을 첨부하여 이관/검수 승계 기관이 있는 경우에는 승계 기관으로 인계하는 것이 원칙이나, 인계·인수 및 관리상 어려움이 있는 경우 소관 기록관과 협의를 거쳐 이관 가능

23 이관 공인의 이관 폐기가 완료된 공인을 소관 기록관에 공인폐기 공고문(관보 공고문)과 함께 이관
① 공인이관목록 및 공고문을 공문으로 제출 ② 공인은 충전재로 포장하여 인영을 찍어 이관 ③ 공인대장은 학교에서 자체 보관 ① 학교장인 등 사용중인 공인은 행정박물이 아님 ② 기관명칭 변경이나 공인 재제작으로 새로 공인을 제작하는 경우 폐기된 공인은 행정박물의 요건을 가짐 ③ 폐기된 공인은 기록관으로 이관하므로, 학교의 행정박물로 등록되지 않음 이관

24 평가(폐기) 절차 보존기간이 경과한 기록물의 가치를 평가하여 보존 가치가 있는 기록물의 보존기간을 상향하거나, 보존 가치가 없는 기록물에 대하여 소관 기록관에서 정한 절차에 따라 물리적으로 완전히 제거하는 행위 기록물 평가(폐기) 대상 추출 (보유기록물관리대장) 기록연구사 심사 기록물 폐기 집행 기록물평가심의회 심의 기록물 평가(폐기) 계획 알림/의견조회 기록물 폐기 계획 수립 및 알림 처리과 의견 작성 평가/폐기 기록물 폐기 결과 및 평가심의서 반영 (보유기록물관리대장 내부결재)

25 보존 문서고 관리 학교 문서고는 학교 교직원이 업무와 관련하여 생산․접수한 비전자기록물, 졸업앨범 및 학교의 간행물 등 중요기록물을 보관․활용하기 위한 공간으로, 기록물이 안전하게 보존되도록 문서고를 관리해야 한다. 보존

26 보존 문서고 관리 보존

27 무분별한 기록물의 반출 및 열람은 지양하여야 함
보존 문서고 관리 기록물을 문서고 내에서 확인하는 경우 열람, 기록물을 문서고 밖으로 가지고 나갈 경우 반출 여러 권으로 된 기록물 중 일부 기록물철 또는 기록물철의 일부 건(쪽)을 반출하거나 열람할 경우, 확인 가능하도록 기재 기록물의 복사 또는 전송 등이 이루어진 경우 O 표시 기록물관리 업무담당자 [입회/열람, 반출 확인] 자체점검에 따른 보안담당관 결재 기록물 열람이나 반출 없이 출입만 이루어진 경우에는 공란 처리 보존 기록물은 반출 및 열람은 기록화되어야 하고, 무분별한 기록물의 반출 및 열람은 지양하여야 함

28 보존 문서고 관리 보존

29 재난 발생 시에는 기록물을 보호하고 구조하는 활동보다
보존 재난관리 - 대홍수, 화재 등 중요기록물을 보관장소에서 안전하게 보관하기 어려운 경우에만 반출 - 문서고에 보존하지 않는 기록물은 ‘안전지출 및 파기계획’에 따라 반출 보존 재난 발생 시에는 기록물을 보호하고 구조하는 활동보다 인명의 안전과 보호가 우선

30 보존 재난관리 보존

31 보존 재난관리 보존

32 유형별 기록물관리

33 학교의 시청각기록물은 학교와 지역사회를 기록하는 중요한 자산
시청각기록물의 중요성 시청각기록물은 학교에서 업무 수행과 관련하여 생산한 사진·필름·테이프·비디오·음반·디스크 등 영상 또는 음성 형태의 기록물로, 대규모 공사나 학교의 중요 행사 등은 시청각기록물로 생산해야 함 국가기록원 이달의 기록 시청각기록물 그리운 기억, “졸업식” ‘추억의 가을운동회’ 설렘의 기억, “입학” 학교의 시청각기록물은 학교와 지역사회를 기록하는 중요한 자산

34 시청각기록물 시청각기록물의 유형 및 등록 시점
기록물 유형 설명 등록 시점 사진·필름류 - 정지된 이미지 음성 및 소리를 기록하거나 움직이는 영상 형태 녹음·동영상류 - 보존대상으로 적합한 것을 선별한 직후 업무관리시스템에 등록 - 편집 과정을 거쳐 완성된 기록을 매체에 저장한 직후 업무관리시스템에 등록 사진필름, 사진CD, 인화된 사진, 슬라이드 녹음테이프 카세트, 녹음테이프 릴, 녹음테이프 카드리지, DVD, 음반SP, 음반LP, 음반CD, 음반LD, 음반DAT, 영화필름, 비디오CD, 비디오테이프 편집장비가 없는 경우 편집되지 않은 상태로 등록 가능 현장체험 전 교육 현장체험 과정 체험 종료 후 기념촬영 시청각기록물 시청각기록물 선별 시에는 하나의 행사를 기준으로 시행 전, 시행 과정, 시행 후의 주요 내용을 파악할 수 있도록 선택하여 일정 순으로 배열

35 시청각기록물 시청각기록물의 등록 방법 [문서관리 > 문서함> 문서등록대장> 비전자문서등록] 시청각기록물

36 간행물 등록 절차 간행물은 학교의 설립취지 및 사명, 업무수행 내용 등을 전파하기 위해 발간하는 자료로, 교지, 문집, 교육자료, 업무편람, 학교신문, 리플릿, 수첩 등이 책자, CD 전자파일 등의 형태로 생산된다. 원고 작성 간행물 제작 1~3부 제출 N 간행물 등록번호 신청 여부 간행물 비치(문서고) Y 간행물 간행물 등록번호 신청 간행물 등록번호 승인

37 간행물 등록 방법 [업무지원> 공고관리> 공고등록대장(간행물등록대장)] 간행물 번호 승인되는지 확인?? ㅇㅇ고등학교
ㅇㅇ고등학교-1234 간행물 번호 승인되는지 확인??

38 학교에서 생산하고 활용되는 모든 박물류가 관리 대상은 아니며, 학교에서 자체적으로 선별된 것만 행정박물로 지정하여 관리한다.
종류 및 범위 행정박물은 학교에서 업무수행과 관련하여 생산·활용한 형상기록물로서 행정적·역사적·문화적·예술적 가치를 지니는 기록물이 해당된다. 행정박물 학교에서 생산하고 활용되는 모든 박물류가 관리 대상은 아니며, 학교에서 자체적으로 선별된 것만 행정박물로 지정하여 관리한다.

39 행정박물 관리 및 등록 방법 등록번호 부여 후, 행정박물에 손상을 주지 않는 라벨을 사용하여 번호 기입
엑셀로 작성하여 단위과제>단위과제카드에 저장 행정박물 등록시점 - 활용 종료 후: 공인(관인류), 현판, 교기 등 기관 상징류 - 생산 직후: 견본류, 상징류, 기념류, 상·훈장류

40 시험기록물 시험기록물 평가 원안 업무관리시스템 등록 지필평가 답안지, OMR카드 등 업무관리시스템 등록X
보유기록물관리대장에 박스 단위로 기입하여 관리 시험기록물 이원목적분류표, 성적일람표 출력 보관X 학업성적관리위원회 운영문서, 평가계획서 일반문서와 동일하게 관리

41 NEIS 내에 전자기록물 장기보존 기능이 구현될 때까지는 해당 기록물을 출력하여 업무관리시스템 등록·관리함을 권장
생활기록부 생활기록부 학교생활기록부 (생활기록부1) 출력하여 업무관리시스템에 등록 (준영구) 학교생활세부사항기록부 (생활기록부II) 출력하여 업무관리시스템에 등록 (5년) 출력하여 증빙서류와 함께 업무관리시스템에 등록(준영구) 생활기록부정정대장 학년별 생활기록부(검토용) 생활기록부 출력 보관X NEIS 내에 전자기록물 장기보존 기능이 구현될 때까지는 해당 기록물을 출력하여 업무관리시스템 등록·관리함을 권장

42 회의록 회의록 일반문서와 동일하게 관리 문서제목에 회의록임을 확인할 수 있도록 문서 제목을 명기
전자/비전자기록물의 업무관리시스템 등록 해당 업무의 단위과제 보존기간을 그대로 적용 문서제목에 회의록임을 확인할 수 있도록 문서 제목을 명기 ○○학교운영위원회 제○차 회의결과 보고 및 회의록 ○○학교인사위원회 회의결과(회의록) 회의록

43 회계기록물 회계기록물 대장류와 동일하게 관리 단, 생산연도=회계연도 적용
문서고 보관 시 보존상자 등에 편성하지 않고 그대로 보관 계약 관련 문서(계약사무관리(10년))와 일반 지출문서(학교회계관리, 세입세출외 현금관리, 학교발전기금회계관리, 학교법인회계관리, 학교기업회계관리 등(5년))은 별도 편철 회계기록물

44 자주 묻는 질문

45 자주 묻는 질문 자주 묻는 질문 기록물 열람은 어떻게 하나요? 비전자기록물
기록물관리 업무담당자(학교)에 요청 후 문서고 출입 및 기록물 열람․반출관리대장에 열람 내역 작성 전자기록물(신전자문서시스템(2004~2010)에서 생산된 전자문서) 기록관리시스템 접속 후 사용자등록 → 해당 기록물 검색 → 소관 기록관 담당자에게 승인 요청 도교육청홈페이지> 통합업무자료실에 ‘기록관리시스템 접속방법 및 열람신청 안내 매뉴얼’ 확인

46 자주 묻는 질문 자주 묻는 질문 비전자기록물의 전자화(스캔) 후 원본을 버려도 되나요?
비전자기록물을 스캔하는 것은 업무 편의상 이루어지는 것으로, 스캔본은 원본으로 인정되지 않음. 따라서 원본은 폐기할 수 없으며, 다른 기록물과 함께 보존

47 자주 묻는 질문 자주 묻는 질문 업무관리시스템에 압축 파일이나 암호가 설정되어 있는 파일을 첨부해도 되나요?
① 압축 파일은 업무관리시스템에 등록되는 파일의 수와 실제 파일의 수가 다르기 때문에 전자문서의 진본성을 입증하기 어려움 ② 붙임 파일에 비밀번호를 설정할 경우 해당 비밀번호를 지속적으로 관리할 수 없어, 이 경우 붙임 파일에 대한 내용 확인이 불가하여 문서로서의 효력이 상실됨 ③ 무엇보다도, 압축 파일과 암호가 설정된 파일은 장래에 열람 자체가 불가능해질 수 있음

48 자주 묻는 질문 자주 묻는 질문 생산현황 제출 시 사용 중인 박물류를 기재하여야 하나요?
공인이나 교기, 현판 등은 기관 내에서 더 이상 활용이 되지 않아 전시 등의 박물로서 가치가 있는 경우에 행정박물로 등록됨. 따라서 생산현황 제출 시 작성하는 행정박물은 학교에서 사용이 종료된 경우에만 작성 ※ 공인은 폐기 후 소관 기록관으로 이관 시험기록물을 업무관리시스템에 등록하거나 편철해야 하나요? 평가 원안을 제외하고 업무관리시스템에 등록하지 않음. 시험지(답안지), OMR카드는 연도별로 구분하여 박스에 관리하고 보유기록물관리대장에 박스 단위로 작성

49 감사합니다