7가지 보고의 원칙 2012. 1. 30.

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1 7가지 보고의 원칙

2 목 차 Ⅰ. 개요 ⅠI. 7가지 보고의 원칙 III. 보고의 원칙

3 I. 개요 목 적 저 자 의사소통 가운데 7가지 보고의 원칙을 통해 커뮤니케이션 역량을 향상키 위함 남충희
-. 미국 스탠퍼드 대학 교수 역임 -. 경영현장에서 경영전략과 경영 혁신 업무 수행 -. 부산 정무 부시장 -. 부산시장 경제고문 -. 부산 해운대 센텀시티 대표이사 -. 한국과학기술원 기술경영전문대학원 겸직교수 (현)

4 I. 개요 명품어 보고원칙 기억에 남는 글 두괄식 표현의 원칙 상사의 시간자원은 제한되어 있다. 적극성의 원칙
부하가 만드는 결과의 품질은 상사의 지시 명확성에 정비례한다. 인간관계는 커뮤니케이션의 빈도와 농도에 따라 결정된다. 부하의 임무는 똑똑한 상사를 만드는 것이다. 보고는 상사의 욕구에 대한 부하직원의 배려심의 표현이다. 상사가 접근을 편하게 만들어 주고 부하는 적극성을 가지고 있다면 의사소통은 문제가 없다. 스트레스는 성장의 기회다

5 I. 개요 성공적 커뮤니케이션 보고의 원칙 고 객 지 향 적 보고 구조적 사고 두괄식표현 미래지향적 건의 적극성과 조심성
적극성과 조심성 보다 멀리 넓게 다양한 관점 핵심어를 문두 중요한 것부터 보고 핵심 파악 전략수립 반성과 성장 전문가 지시해석 적극성 지시를 발전시킴 균형감 유지 고 객 지 향 적 보고

6 II. 7가지 보고의 원칙 고객지향의 원칙 대상: 보고받는 사람이 누구인가? 니즈: 무엇을 알고 싶어하는가? 범주:
어디까지 알고 있는가? 요점: 남겨야 할 핵심은? 고객지향의 원칙

7 II. 7가지 보고의 원칙 고객지향의 원칙 구조적 사고의 원칙 안목: 앞으로 멀리 관점: 좌우로 넓게 본질: 사물을 근본적으로
현상: 사안의 경중으로 고객지향의 원칙 구조적 사고의 원칙

8 II. 7가지 보고의 원칙 고객지향의 원칙 구조적 사고의 원칙 두괄식표현의 원칙 표현: 복잡한 것을 단순화 사안:
핵심 파악을 상단에 위치 이유: 인내심 부족 보고흐름: 핵심요약중요사실세부내용 고객지향의 원칙 구조적 사고의 원칙 두괄식표현의 원칙

9 II. 7가지 보고의 원칙 고객지향의 원칙 구조적 사고의 원칙 두괄식표현의 원칙 미래지향성의 원칙 자세: 기획적으로 계획:
전략적으로 생각: 미래로 향상: 벤치마킹 고객지향의 원칙 구조적 사고의 원칙 두괄식표현의 원칙 미래지향성의 원칙

10 II. 7가지 보고의 원칙 고객지향의 원칙 구조적 사고의 원칙 두괄식표현의 원칙 미래지향성의 원칙 건의형의 원칙 힘든 이유:
인식의 벽, 문화의 벽 극복안: 자율성 회복 선결조건: 전문가로 성장 의식: 소명을 받았다는 생각 고객지향의 원칙 구조적 사고의 원칙 두괄식표현의 원칙 미래지향성의 원칙 건의형의 원칙

11 II. 7가지 보고의 원칙 고객지향의 원칙 구조적 사고의 원칙 두괄식표현의 원칙 미래지향성의 원칙 건의형의 원칙 적극성의 원칙
적극성 잃은 보고: 질문시 답변, 중간보고 생략 상사 착각: 배려심, 다정다감, 인내심, 개방성 활성화: 상사는 접근성을 제공하고 부하는 적극성 활용 자세: 스트레스 받더라도 보고 고객지향의 원칙 구조적 사고의 원칙 두괄식표현의 원칙 미래지향성의 원칙 건의형의 원칙 적극성의 원칙

12 II. 7가지 보고의 원칙 고객지향의 원칙 구조적 사고의 원칙 두괄식표현의 원칙 미래지향성의 원칙 건의형의 원칙 적극성의 원칙
의사표현 방법 제 생각은 다른데요 이런 측면도 있지 않습니까? 꼭 그렇지는 않습니다 이럴 수 있지 않을까요? A가 우선입니다 A가 우선인데 어떨까요? 선택은 상사의 몫으로 남겨둔다. 고객지향의 원칙 구조적 사고의 원칙 두괄식표현의 원칙 미래지향성의 원칙 건의형의 원칙 적극성의 원칙 조심성의 원칙

13 III. 보고의 원칙-고객지향의 원칙 점검사항 중요성 정확하게 Hitting the Points 예상질문은? 핵심주장은?
예상되는 질문은 무엇인가? 이에 대한 답변은? 남길 요점은? 핵심주장에 뒷받침 할 데이터 또는 사례는 무엇인가? 나의 목적은? 보고 후 고객에게 남겨야 할 요점은 무엇인가? 나의 고객은? 고객이 내릴 잠정 결론은? 관철시킬 나의 의지는 무엇인가? 고객의 특성은? 잠재적 욕구는? 지시의 의도는? 아는 범위는? 중요성 정확하게 Hitting the Points

14 III. 보고의 원칙-고객지향의 원칙 보고 예제 고객 상황 보고 상황 일요일 오후, 전날 등산 때 다친 다리를 쇼파에 걸쳐 놓
은 상태에서 TV속의 연평도 폭격 맞은 집을 바라볼 때 아내가 외출하며 전화오면 응대해 달라고 부탁한 상태 보고 상황 천장에 물이 새어 아내가 고객센터로 전화하여 수리요 구, 수리하였으나 천장벽지는 추후 공사할 예정임.

15 III. 보고의 원칙-고객지향의 원칙 보고 비교 Good Wrong 부탁하신 대로 다 처리했습니다.
(무슨 일인지 모르나 고객안심) 사모님께서 천장에 물이 샌다고 고객센터에 전화했습니다. (그랬군) 문제는 윗 집 배관누수 때문입니다. 드문 경우지만 사장님 댁에 피해를 입었습니다. 죄송합니다. (고객만족) 천장은 벽이 마른 후 다시 해드리겠습니다. 천장이 샜지요? (웬 말?) 배관하던 업체가 부도나 다른 업체를 대느라고 좀 늦었습니다. (설명 장황) 윗집에 배관이 터져 누전의 위험성도 있지만 다른 하청업체로 교체해 고치느라고 늦었습니다. (인내 한계) 부탁하신 대로 고쳤습니다. 벽지의 경우는 다시 해드리겠습니다. 두괄식 표현. (보고 받는 자 편안함) 해결처리한 내용고객만족 내용 포함됨 미괄식으로 인내심을 요구함. 문제의 장황한 설명으로 계속 신경이 곤두섬 고객만족 내용없음

16 III. 보고의 원칙-구조적 사고의 원칙 점검사항 장 점 상대에게 신뢰감을 증대 예상질문은? 폭넓게 생각 구조 습관화
예상되는 질문은 무엇인가? 이에 대한 답변은? 첫째, 둘째, 셋째 등으로 대답한다. 구조 습관화 좋은 소식과 나쁜 소식 등을 분류 중요성과 긴급성을 분류 사안 구조화 보고서를 작성하는 이유 세가지는? 쇼핑을 가야 하는 3가지 이유는? 항상 습관화함. 도식적 논리 중요사안 3가지는? 달성목표 3가지는? 항상 첫째, 둘째 셋째 식으로 말한다. 개조식 or 서술식 어느 것이든 도식 으로 논리구조 작성 장 점 상대에게 신뢰감을 증대

17 III. 보고의 원칙-구조적 사고의 원칙 보고 예제 문제 상황 보고 상황 고객만족점수가 향상되어 그룹원과 함께 회식하였으나
회식을 너무 과하게 하여 결재한도를 넘어서서 그룹장이 김과장더러 팀장에게 결재 득하라는 오더. 보고 상황 구조적 사고로 보고

18 III. 보고의 원칙-구조적 사고의 원칙 보고 방법 팀장측면 보고자 측면 구조적으로 관심을 유발 좋은 소식부터 해봐 (팀장).
3. 됐다. 나쁜 소식은? (팀장) 4. 이건 한잔 정도가 아닌데 (팀장). 5. 그런데 왜 자네들 끼리 마셨나? 팀장님 좋은 소식과 나쁜 소식이 있습니다. 네, 올해 고객만족점수가 발표되었는데 점수가 5점 향상되었습니다. 팀장님의 노력덕도 있지만, 그룹원의 3가지 성공 덕분입니다.첫째,…둘째,,, 그래서 축하주를 어제 한잔했는데 저희그룹 승인한도가 넘었습니다. 팀장님, 5점이나 올렸습니다. 그럼, 오늘 팀장님을 모시고 갈까요?

19 III. 보고의 원칙-두괄식 표현의 원칙 점검사항 원 칙 핵심 파악 원칙 준수 엘리베이터 보고 핵심 파악 역피라미드 형
철저히 원칙을 준수 한다. 그 후 예외를 생각 하도록 한다. 핵심 파악 스스로 훈련한다. 엘리베이터 타고 내리는 시간에 보고 완료되도록 훈련한다. 역피라미드 형 두괄식의 백미는 핵심파악이다. 한 문장.문단 긴 보고는 핵심을 상단에 배치 보고 중단되어도 보고의 완결성이 보장되도록 하나의 문장, 문단 에서 중요한 내용 도출 원 칙 핵심 파악

20 III. 보고의 원칙-두괄식 표현의 원칙 보고 예제 문제 상황 보고 상황 팀장님, 보내주신 커뮤니케이션 워크숍에 잘 다녀왔습
니다. 00업체에서 주관한 것인데 무척 도움이 많이 되 었습니다. 주요내용은 보고, 분석, 피드백 등의 실습 위주였습니다. 상세한 내용은 좀 더 분석 후에 추가 보고 드리겠습니다. 보고 상황 두괄식으로 보고 하라.

21 III. 보고의 원칙-두괄식 표현의 원칙 보고 방법 고려할 측면 보고자 측면 두괄식으로 What
어떤 내용. (역 피라미드 형식) 비용측면 향후 계획 팀장님, 보내주신 커뮤니케이션 워크숍에 다녀왔습니다. 2박3일 동안 실습한 주요내용은 보고, 분석, 피드백, 토의, 상담의 원칙이었습니다. 많은 것을 배웠습니다. 교육비가 결코 아깝지 않았습니다. 전파교육을 계획해서 곧 보고 드리겠습니다.

22 III. 보고의 원칙-미래지향성의 원칙 점검사항 핵 심 미래에 대한 생각을 습관화 신뢰감 확보 생각의 원칙 벤치마킹
자신의 성장을 위할 뿐만 아니라 상사에 대한 신뢰감 확보를 위해 중요 벤치마킹 항상 미래를 내다보는 생각으로 물들인다. 자연적으로 보고에 그 “감”이 실리게 생각한다. 미래지향 습관 자신의 것과 상사의 것을 비교 하며 배운다. 보고 마다 점검 미래에 대한 통찰력과 분석력 습관화 기획력과 통제, 조정력을 점검 핵 심 미래에 대한 생각을 습관화

23 III. 보고의 원칙-미래지향성의 원칙 보고 예제 문제 상황 보고 상황 이번 전략회의에 따라가길 원합니다. 첫째는 팀장님의
일정과 편의를 챙기기 위함이고, 둘째는 회의 전략을 생각하기 위함이며 마지막으로 개인적인 일입니다. 개인적인 일이라니? 보고 상황 미래지향적으로 대응

24 III. 보고의 원칙-미래지향성의 원칙 보고 방법 고려할 측면 보고자 측면 미래를 생각 팀장의 생각 파악 벤치마킹
향후 전략 수립 회의에 발생하는 팀의 향후 주요과제 생각과 대응책 마련코자 합니다. 각 안건에 대해 팀장의 생각을 나름대로 파악하기 원합니다. 팀장의 좋은 점을 반영하여 배우려 합니다. 유사한 상황에 대해 전략수립 반영할 예정입니다.

25 III. 보고의 원칙-건의형의 원칙 점검사항 핵 심 어떻게 해야 하나요의 보고는 죄악 조직 문화 창조적 갈등 소명의식
부정적 조직문화 경우 희생자가 될 수 있음을 자각. 불필요한 희생방지 위해 조심한다. 소명의식 창조적 갈등이 장려되지 않는 조직 이라면 타협한다. 건의 질 향상 소신으로 무장된 확고한 생각 문제인식 전문서적을 탐독 하여 전문가됨 창의적 생각 자율성과 창의력 향상 핵 심 어떻게 해야 하나요의 보고는 죄악

26 III. 보고의 원칙-건의형의 원칙 건의 예제 문제 상황 핵 심 보고서에 해결방안이 교묘히 숨겨져 있다. 상사들의
의견이 다 다르니 김과장은 어느 장단에 맞춰야 할지 몰랐다. 공연히 나섰다가 덤터기 쓸 우려가 있다고 생각하여 자신의 안을 내어놓지 않고 현상만 나열되어 있는 상황. 핵 심 보고에는 반드시 건의가 포함되어야 한다.

27 III. 보고의 원칙-건의형의 원칙 보고 방법 고려할 측면 보고자 의식 본인의 생각 포함 창의적인 생각으로 접근 의식
향후 계획 상사의 견해가 다 다르더라도 반드시 본인의 건의를 포함한다. 새로운 생각을 만들어서 제시하도록 한다. 실패가 부끄러운 게 아니라 도전하지 못하는 비겁함이 더 큰 치욕이라는 생각을 가진다. 자율성과 창의성을 갖추도록 노력한다.

28 III. 보고의 원칙-적극성의 원칙 점검사항 핵 심 보고 자체를 즐긴다. 지속적 도전 보고자체 스트레스해결 상사지시발전
함께 시간을 보내고 같이 살고 싶은 상사는 이 세상에 없다. 스트레스해결 상의하고 질문하며 보고한다. 상사지시발전 질책을 받더라도 계속 찾아가서 배움을 구한다. 스트레스는 성장의 기회다. 상사지시 완벽하지 않은 지시를 발전 시키는 적극성 업무추진단계의 지시를 해석하려는 적극성 핵 심 보고 자체를 즐긴다.

29 III. 보고의 원칙-적극성의 원칙 보고 예제 문제 상황 핵심어 원가를 절감하기 위해 필수기능 위주로 제작하여 공구
를 공급하였으나 지역에서 안전문제 발생 우려로 새롭게 공구를 제작해달라는 요청을 받아 보고하는 과정 중에 아이디어가 보고 때마다 변경되어 업무진행 이 소극적 상태로 되어가고 있음. 핵심어 지시 발전으로 인한 스트레스는 성장의 기회

30 III. 보고의 원칙-적극성의 원칙 보고 방법 고려사항 고려할 측면 보고자 측면
비용과 안전 및 마스터 플랜 작성 변경과 개선으로 안을 제시 샘플제작 안전사항 재검토 아이디어 추가 및 품의 비용측면에서 안전측면으로 선회보고 변경시 장단점 및 개선시 장점 협의 요청사항 모두 수용 최선안 수립 요청안에 대한 비용측면 보고 샘플제작으로 안전측면 재검토 샘플 보고 및 아이디어 수용 현지와 협의 및 품의 고려사항 아이디어 진행은 지시발전의 필연이므로 마스터플랜 작성

31 III. 보고의 원칙-적극성의 원칙 적시성 잃은 보고 종류 1. 상사가 물어보자 그제야 마지못해 답변하는 경우
2. 장기간 추진 프로젝트의 중간 진척상황을 보고하지 않는 경우 3. 선조치를 핑계로 긴급 상황의 보고가 늦은 경우 4. 문제가 곪아터질 때까지 좋지 않은 사안을 끌어안고 있다 보고 경우 5. 상사가 윗사람에게 불려가 보고를 제대로 하지 못한 경우

32 III. 보고의 원칙-조심성의 원칙 점검사항 핵 심 상사의 장점 발굴과 홍보 장점 발굴 무모함 방지 의견개진 리더십 인정
상사가 있건 없건 남들에게 상사를 높여주고 세워주는 발언을 한다. 의견개진 적극성이 변질되어선 안된다. 뒤에서 밀어주고 세워주고 올려주도록 한다. 리더십 인정 적극적인 의견 제시를 자제한다. 견제 대상으로 여기지 않도록 행동한다. 공개석상 상사의 권위와 리더십을 인정 한다. 권한을 훼손하는 발언은 삼간다. 윗사람과 함께하는 자리는 조심한다. 핵 심 상사의 장점 발굴과 홍보

33 III. 보고의 원칙-조심성의 원칙 보고 예제 문제 상황 핵심 브리핑 자료를 사전에 상사에게 보고한 후 경영전략 회의
에서 김부장은 아이디어를 모두 자신이 기안한 것처럼 보고를 하였고 일부는 상사의 의견이었음에도 불구하고 자신의 생각을 발전시킨 것처럼 보고함으로써 상사의 심기를 건드렸다. 핵심 적극성이 무모함으로 비추어져서는 위험하다.

34 III. 보고의 원칙-조심성의 원칙 보고 방법 고려할 측면 보고자 측면 상사 경영철학 인정 상사의 권위 인정 상사를 세워줌
상사의 리더십 인정 저의 상사께서 늘 강조해오던 말입니다. 제 상사가 오늘 말씀하지 않고 그냥 넘어갔습니다만… 이것이 저의 상사의 확고한 의견입니다. 저도 이 의견에 따르고 있습니다.