[사회복지실무세미나] 사회복지OA실무 유원대학교 사회복지학과 장 우 심

01. 사회복지OA의 정의 02. 사회복지문서사무 03. 공문서 작성법 04. 기획안 작성법 05. 사업평가서 작성법 Contents 01. 사회복지OA의 정의 02. 사회복지문서사무 03. 공문서 작성법 04. 기획안 작성법 05. 사업평가서 작성법

01. 사회복지OA OA란? 사무자동화(Office Automation)의 줄임말로 사무실에 사무 기기, 컴퓨터, 통신 장치 등을 도입하여 사무실에서의 인간의 활동을 지원하는 일을 일컫는 말이다. 사회복지OA 란? 사무실에서 컴퓨터, 통신 장치 등을 도입하여 사회복지와 관련된 활동들을 지원하는 일이다. 사무의 효율화, 환경의 개선, 사회복지와 관련된 시설에서의 의사 결정의 신속화 및 고도화 등을 도모하는 것을 목적으로 한다. 장부·전표·문서의 작성·비치·검색, 정보의 전달 등의 사무 처리에서, 경영 간부에 의한 의사 결정 활동에 이르기까지 폭넓은 범위가 대상이 된다.

02. 사회복지문서사무 문서사무에 종래의 개념은 주로 문서사무의 본질을 서류에 관한 작업으로 생각하여 왔으나, 현대사회가 고도로 산업화 되고, 정보화함에 따라 사무량이 증가되고 문서사무의 질이 복잡, 다양해짐으로써 문서실무의 본질은 행정활동을 촉진하고 정보를 처리하는 기능적 측면으로 파악하게 되었다. 작업적 측면 사무는 사무실에서 이루어지는 문서의 생산, 유통 보존을 위주로 하는 서류에 관한 작업을 말한다. 기능적 측면 사무는 행정목적달성을 위하여 정보를 수집, 가공, 저장하여 활용하는 정보처리기능을 말한다.

02. 사회복지문서사무 1. 문서사무의 기능 및 종류 가. 문서사무의 기능 1) 행정활동의 보조 및 촉진 문서사무는 조직체 목적달성을 위한 업무활동과정에서 그 수단으로 존재하며 문서사무작업은 업무의 수행과정과 내용 그리고 그 결과를 명확하게 하고 그 결과로 남게 된 각종 자료 는 다음 활동의 지침이 되거나 의사결정에 필요한 정보를 제공 하는 역할을 한다.

02. 사회복지문서사무 2) 관련분야의 연계성 유지 문서사무는 조직체가 행하는 여러 개의 활동을 각 부분 또는 기관 간에 서로 연결시켜 주면서 상호 간에 활동을 협조 보완 하게 하고, 때로는 견제 조정하는 역할을 한다. 이러한 문서사무의 결합기능은 각 부분의 활동을 원활하게 하며 서로 자기의 위치와 활동 방향을 깨닫게 하여 사회유기체 의 일원으로서 필요한 활동이 전개되도록 유도 촉진하고 관련 분야 간에 연계성을 유지하도록 한다.

02. 사회복지문서사무 3) 정보처리기능 정보처리란 정보를 수집, 생산, 정리, 선택, 가공, 분석 및 평가 를 하거나 보관하는 활동 등을 말한다.

02. 사회복지문서사무 4) 업무수행기능 문서사무작업은 모든 업무수행에 있어 필수적인 수단이며 문서 4) 업무수행기능 문서사무작업은 모든 업무수행에 있어 필수적인 수단이며 문서 사무작업의 종류는 다음과 같이 요약한다. 쓰기 : 필기도구를 사용하여 손으로 직접 쓰는 일 뿐만 아니라 타자, 워드프로세서의 조작, 인쇄 등의 작업을 포함하여 생산하는 작업 읽기 : 읽는 작업은 문서 도는 자료의 내용을 읽고 이해하며, 대조 또는 검토하는 작업 의사소통 : 면담, 대화, 전화통화, 회의청취에 의한 이해, 문서에 의한 지시, 보고, 의사전달 등을 말한다. 조사, 확인 : 조사, 검사, 검열, 점검, 감사, 감시 및 교정 등 어떤 상황 또는 사태를 조사 또는 확인하는 작업 계산 : 수치의 계산, 통계작업, 회계, 정리작업 등 분류, 정리 : 문서의 편철, 보관, 보존, 이관 및 폐기, 각종 참고자료의 분류, 정리 및 제본 등 기타 서류나 물품의 운반작업 등

02. 사회복지문서사무 2. 문서사무관리전략 가. 문서사무작업의 능률화 1) 작업능률 작업능률은 육체적 작업이 주가 되는 능률로, 작업의 능률화 는 될 수 있으면 힘을 덜 들이고 작업 할 수 있도록 하는 것을 말한다. 2) 정신능률 정신능률은 문서작업에 있어서 정신적 요소의 최적화를 말하 는 것으로 정신능률을 올리기 위해 정신적 긴장상태를 최소화 해야 한다. 정신능률을 저해하는 요인은 다음과 같다. ① 작업의 용이화, 작업과정의 간소화, 표준화 ② 동작의 경제화 ③ 사무적 이동거리의 최소화 ④ 사무의 자동화, 기계화 ⑤ 각종 사무집기의 인체공학적 설계 가. 위험성이 수반되는 작업방법 나. 만은 동작이 연속되는 작업과정 다. 적절하지 못한 인사 관리 라. 조직구성원간의 불화, 비협조

02. 사회복지문서사무 3) 균형능률 균형능률은 일정한 목적을 달성하는 데 필요한 수단이 적절 3) 균형능률 균형능률은 일정한 목적을 달성하는 데 필요한 수단이 적절 하게 조화된 상태를 말하며 균형능률을 극대화 하기 위하여 고려되는 사항은 다음과 같다. ① 적제 적소에 배치 ② 능력에 적합한 사무분담 ③ 피로, 과로요인의 제거 및 유휴력의 조정 ④ 공정한 사무관리

02. 사회복지문서사무 나. 문서사무비용의 경제화 문서사무비용의 경제화란 문서사무처리에 경제원칙을 도입하여 최소의 비용으로 최대의 효과를 올리도록 관리하는 것을 말하며, 사무제품을 생산하는 재료비 만이 아니고 문서사무 처리방법 등 제도적 요소와 사무원에 관한 인적 요소, 사무시설과 환경 등 물리적 요소가 있다. ※ 문서사무비용 경제화를 위한 구체적 사항 1. 비용절감: 소모품비, 인건비 및 사무기기와 같은 비품비 등 직접적인 비용의 절감을 기하는 측면 2. 낭비: 정당한 이유없이 불필요하게 소비되는 것을 줄이기 위한 유의사항 ㄱ. 타성에 의하여 비판 없이 선례를 답습하는 태도를 없앤다. ㄴ. 사무를 표준화, 전문화 및 자동화하도록 노력한다. ㄷ. 특히 관리층에 있는 사람들이 진지한 관심과 노력을 기울여야 한다.

03. 공문서 작성법

03. 공문서 작성법

03. 공문서 작성법

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03. 공문서 작성법

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03. 공문서 작성법

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03. 공문서 작성법

03. 공문서 작성법

03. 공문서 작성법

03. 공문서 작성법

03. 공문서 작성법

03. 공문서 작성법

03. 공문서 작성법

04. 기획안 작성법 1. 프로그램 개발을 위한 프로포절 작성 절차 가. 문제의 이해 나. 난상토론(Brainstorm) 및 아이디어 회의 다. 대상자의 문제해결 방법의 파악 라. 기대되는 결과 및 서비스에 대한 기술 마. 문제 해결을 위한 과업 결정 바. 필요한 자원 추정 사. 프로그램의 실현 가능성 사정 아. 기대 결과에 대한 재사정 자. 결과의 측정도구 개발

04. 기획안 작성법 2. 프로포절 작성 방법 가. 수행기관 소개 나. 문제분석(이론적 배경 포함) 다. 대상자 선정 라. 목표 및 세부목표 설정 마. 프로그램 구성 1) 추진일정 수립 2) 예산 편성 3) 평가(투입, 과정, 산출, 성과) 투 입 (자원/구조) ■ 과 정 (프로그램) 산 출 (종결/목표달성) 성 과 (만족도/변화)

04. 기획안 작성법 단 계 별 개 요 절 차 선행단계 (준비단계) ○계획을 수립하기 위한 기초준비 단계 - 기획회의 - 현장 확인 및 자료수집 - 개별사업(세부사업)추출 - 타당성(시행가능성)검토 계획단계 ○사업의 목표를 설정하여 성문화하는 단계 ○사업담당 책임자들 간에 추진일정상의 문제 점을 도출하여 조정 ○계획 단계가 끝나면 반드시 사업계획을 보 고하여 승인을 받아야 하며, 사업계획이 승인되지 않았을 경우에는 추진 불가 ○사업집행의 우선순위와 사업의 중요성 분석 이 가능하게 하고, 각 개별 사업이 다른 부분 사업에 미치는 영향, 부분사업이 어떻게 합리적인 계획에 부합되는지를 설명하여 승인 절차를 밝히게 됨. - 목표수립 - 개별 사업 확정 (스케줄 작성 등) - 담당자 선정 - 예산산출 - 사업계획승인 - 유관기관 협조요청 - 행정조치

04. 기획안 작성법 단 계 별 개 요 절 차 추진단계 (운영단계) ○사업계획이 승인되면 계획은 끝나고 작업을 추진하는 단계에 들어감 ○여건변동으로 계획의 조정이 불가피한 경우 에는 신속히 수정 보고하여 추진 일정에 차 질이 없도록 하여야 함. - 조직(인력)구성, 배치 - 시설, 물자, 공간 확보 배치 - 운영 사후처리 단 계 ○ 계획의 관리 - 오늘 무엇을 하여야 할 것인가 - 구체적으로 누가 그 일을 할것인가 - 그 일을 하지 못했을 경우 어떤 결과가 초래되는가 - 세부추진 상태는 어떠한가 - 타 분야의 사업이 지연되어 미치는 영향과 대응책은 ? ○ 사업추진이 종료되면 최종 마무리 단계에 들어감 - 시설, 물자의 철수 - 인력복귀 - 집행 예산의 정산 - 보고서 작성 등

04. 기획안 작성법 3. 프로포절 작성의 실제 가. 표지 작성법(우리기관이 문제 해결의 대안임을 제시) 1) 신청기관은 연락을 주고받을 수 있는 정보, 이메일 등 상세히 기록 2) 기관명, 대표자, 고유번호증(사업자등록증), 대표자주민등록증, 전화, 팩스, 이메일, 홈페이지, 기관 설립일, 주소 등을 작성 3) 운영주체 또는 소속법인은 동일할 경우와 다른 장소에 있는 경우 분리하여 명기(대표자 구분 명기) 4) 신청사업의 주제는 공모자가 지정한 일정한 양식에 따름 5) 신청사업의 개요는 사업명과 사업예산의 총액, 담당자 등을 표기

04. 기획안 작성법 나. 사업개요 작성법 1) 사업명은 독창적이며 창의적인 아이디어를 요구함 2) 사업의 목표(2-3줄 정도) 3) 사업내용 요약문(전체내용을 한눈에 알 수 있도록 표기) 4) 사업추진 지역 및 대상자, 대상인원수를 명기 한다 5) 기대효과 6) 사업예산 총액 중 신청금과 자부담, 배합자금 표기 다. 사업계획서 작성법 1) 기관현황은 설립 목적과 주요 연혁을 구분하여 작성 2) 조직 및 직원 체계는 가능한 도표로 작성 3) 기관의 주요사업은 주요 핵심 사업을 명기하되 프로포절의 사업내용이 기관의 정관에 있는 목적 사업 내용이면 더욱 우수. 4) 기관의 연간 총예산을 전년도 결산 기준으로 정부보조금, 법인 보조금, 기타후원금, 사업수익, 기타수입을 개괄하고 세출에 관 한 사항은 사무비, 재산조성비, 사업비, 예비비 등으로 작성 5) 외부지원금 실적은 가능한 많은 자료를 제시하고 항목별 상세 지원사업명과 지원금액, 지원기관을 명기

04. 기획안 작성법 라. 프로그램 작성법(대상자, 인력, 물자, 재원의 배치) 1) 사업명은 사업명과 부제를 달아 준다(아이디어 창출). 2) 사업의 필요성은 문제점과 대상자의 욕구 분석을 중심으로 개괄식으로 풀어간다(핵심요소로 문제점과 원인을 분석). 3) 문제분석은 이론적 근거로써 학문적 이론을 제시하기도 한다. 4) 사업목표는 상위목표와 하위목표를 구체적으로 풀어서 표로 제시 한다. 5) 서비스 대상자 선정기준 및 인원수는 일반대상, 위기대상, 표적대상, 클라이언트수로 산출 근거를 제시하고 단위 인원수 를 명기 한다. 대상구분 서비스대상자 산출근거 단위수(명) 일반대상 대상자 집단이 소속한 커다란 인구집단 명 위기대상 문제에 노출된 인구 집단 표적대상 문제에 노출되어 해결대상으로 삼은 집단 클라이언트수 신청 프로그램의 직접 서비스 대상 집단

04. 기획안 작성법 6) 사업의 기대효과는 대상자의 프로그램 종결 시 개인과 환경의 변화를 제시한다. 7) 사업의 세부사항은 세부사업명, 일정, 목표, 담당자, 사업진행 내용 순으로 가능한 표로 작성한다. 세부사업명 일 정 목 표 담당자 사업진행내용 동료 상담 00 00 정체성 확립(1회) 조영길 프로그램 내용 위기 상담 친밀감 (수시) 홍길동 집단활동 인권 상담 인권강화(2회) 여인숙 인권지수 개발 8) 사업의 진행일정은 단위사업별로 주당 또는 월별로 표기한다. 9) 담당자 인력 구성은 이름, 담당부서 및 직위, 경력, 담당역할, 할당시간, 자격증 등을 상세히 기록한다. 10) 사업기간은 시작 연월일과 종결 연월일로 표기한다. 11) 경험적 근거는 주변 환경의 설명, 스크랩, 유사사업의 소개 등 다양한 의견을 개진 한다

04. 기획안 작성법 마. 사업예산 편성법 1) 총사업액을 명기하고 지원금과 자부담을 구분한다. 2) 직접사업비와 간접사업비를 구분하기도 한다. 3) 신청금액 중 사업비와 인건비 비율을 표기한다.(%로 표기) 4) 예산서는 관, 항, 목을 구분하고 인건비와 사업비로 크게 구분 하되 단위사업별, 산출금액을 상세히 제시한다.(관항목 구분 명기) 5) 산출근거는 단가x건명x회수,월,일수로 표기한다. 항 목 계 산 출 근 거 신 청 금 자 부 담 합 계 1.인건비 2.사업비

4. 프로포절 선정 심사 시 고려되는 사항 가. 조직에의 기여도 나. 프로그램 운영의 비용 효과성 다. 지역사회 다양성 반영 다. 문제의 예방적 효과 마. 기록의 신빙성 바. 프로그램의 참신성과 혁신성 사. 신뢰도 아. 전문성 자. 직원들의 자질 자. 과거의 사업실적 카. 법인의 신뢰도 ■참고 사항■ 사회복지공동모금회의 경우 국가 또는 지방자치단체의 지원을 받는 사업, 타기관으로부터 지원을 받는 사업, 법령상 금지된 행위에 사용하는 비용, 사업프로그램 없이 인건비와 운영비만 요청하는 경우, 자체자금조달 능력이 있는 경우, 특정 이해집단의 목적에 이용될 수 있는 경우, 수익을 목적으로 하는 경우, 인건비 비율이 높거나 자부담이 전혀 없는 경우, 예산의 내역이 불명확한 경우, 사업목표와 수행방법이 불일치하는 경우, 신청예산의 근거부족, 사업내용의 부실, 독창성 없는 유사사업을 신청한 경우 등은 첫 심사에서 제외된다.

05. 사업평가서 작성법 평가란 목표치의 산출량을 계량화하는 것으로 투입량(노력성)에 대한 산출량(서비스의 양)의 성과치(결과치)를 평가하는 것이다. 평가항목 평가요소 평가내용 평가자료 가. 투입량 투입자원의 적절성 ■ 대상자 선정의 적절성 ■ 사업선정의 적절성 대상자명단 실행사업계획서 서비스 구조의 적절 성 ■ 인력의 적절성 ■ 시설 및 물리적 환경의 적절성 직원이력서 현장 확인 나. 프로그램 과정 준수성 ■ 지침의 준수 및 예산 집행의 계획성과 절차 준수 사업계획 및 보고서 노력성 ■ 외부 자원의 동원 및 연계 관련서류 다. 산출량 효율성 ■ 비용효과(총프로그램 운영비/목표달성자 수) ■ 비용편익(총수익(수혜)/총프로그램 운영비) 목표 달성여부 ■ 계획대비 목표달성인원비율 라. 프로그램 의 성과 참여자 만족도 ■ 전반적인 프로그램 만족도(질적수준) 만족도 조사 (참여자 면접) 영향력 및 기여도 ■ 개인적 상황이나 문제해결 기여도 ■ 지역사회와 주민에 대한 기여도 보고서 직원 및 참여자 면담

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