자료관시스템 구축사업 추진방안 설명회 2005. 6. 29 행정자치부 국가기록원 자료관시스템 담당자 : 김영덕 dreambig@mogaha.go.kr 2005. 6. 29 행정자치부 국가기록원

목 차 Ⅰ. 자료관시스템 개요 Ⅱ. 자료관시스템 추진 경과 Ⅲ. 2005년도 기관별 사업 수행을 위한 고려사항

목 차 Ⅰ. 자료관시스템 개요 Ⅱ. 자료관시스템 추진 경과 Ⅲ. 2005년도 기관별 사업 수행을 위한 고려사항 1. 추진 배경 목 차 Ⅰ. 자료관시스템 개요 1. 추진 배경 2. 기록물 관리체계 구성 및 업무 흐름도 3. 기대효과 Ⅱ. 자료관시스템 추진 경과 Ⅲ. 2005년도 기관별 사업 수행을 위한 고려사항

‘문서처리 전과정 전자화’의 완성을 위한 핵심 연계 기반 구축 Ⅰ. 자료관시스템 개요 1. 추진 배경 추진 목표 관련 법령의 시행 전자정부의 고도화 기록물 관련 법령의 제/개정 2004년부터 자료관 구축 의무화 ‘문서처리 전과정의 전자화’ 추진 종이없는 행정구현을 위한 국가 기반 구축 21세기 디지털 사고(史庫)의 구축 사업 추진 배경 자료관 시스템 구축 국가 기록물의 활용도 극대화 기록물 관리의 체계적 절차 필요 처리과와 자료관, 기록 관리시스템의 연계 각종 기록물의 공개/ 열람 요청 증가 인터넷 민원서비스의 고도화를 위한 기관간 정보의 연계 국가 기록물의 효율적인 통합관리 체계 확립 기록물 관리 업무 효율화 추진 대국민 정보서비스 요구수준 증대 ‘문서처리 전과정 전자화’의 완성을 위한 핵심 연계 기반 구축

2. 기록물 관리체계 구성 및 업무 흐름도 처 리 과 자 료 관 전 문 관 리 기 국 가 기 록 원 취 합 배 포 Ⅰ. 자료관시스템 개요 2. 기록물 관리체계 구성 및 업무 흐름도 처 리 과 취 합 자 료 관 전 문 관 리 기 보고 생산현황접수/취합 생산현황보고 인수인계 일정 통보 이관대상통보 이관 9년경과 인수 인계 기록물 인수인계접수 보존기간 2년 범위내 기록물 이관 서가 배치 매체수록 (스캐닝, M/F 촬영 광디스크) 국 가 기 록 원 신청 신청 분류기준표 변경 신청 접수/취합 분류기준표 변경 신청 분류기준표 반영/배포 분류기준표 배포 배 포 업 무 담 당 처리과 자료관 전문관리기관 정보시스템 전자문서시스템 자료관시스템 기록보존시스템 제 도 사무 관리 규정 기록물 관리법 문서생명주기 생산 유통 보관 활용 폐기/이관 보존

3. 기대효과 기록물 관리 업무 효율화 대민/기관 서비스 수준 제고 책임 행정의 기반 마련 Ⅰ. 자료관시스템 개요 기록물의 생산단계부터 보존ㆍ활용까지 기록물 관리의 자동화 국가 중요 기록물 관리체계의 획기적 개선 및 활용성 향상 기관 업무 담당자가 자료관시스템에 접속하여 필요한 문서를 신속하게 검색하고 이를 활용함으로써 업무효율 향상 대민/기관 서비스 수준 제고 국민의 행정정보 공개 요청이나 열람 신청시, 정확하고 신속한 정보 제공을 위한 체제 마련 관련 기관에 대한 최적의 자료 및 정보 제공을 위한 시스템 구축 기반 확보 책임 행정의 기반 마련 체계적인 기록물 관리로 행정의 투명성 및 국가기간업무의 신뢰성 확보 국정운영 및 공공 행정의 성공과 실패에 대한 올바른 평가 기반 확립

목 차 Ⅱ. 자료관시스템 등 추진 현황 Ⅰ. 자료관시스템 개요 Ⅲ. 2005년도 기관별 사업 추진을 위한 고려사항 목 차 Ⅰ. 자료관시스템 개요 Ⅱ. 자료관시스템 등 추진 현황 1. 자료관시스템 추진 경위 2. 유관사업(업무관리시스템) 추진 내용 Ⅲ. 2005년도 기관별 사업 추진을 위한 고려사항

1. 자료관시스템 추진 경위 (1/3) 기록물관리법 제정 및 관련제도 정비 문서처리절차 간소화를 위한 태스크포스팀 구성 Ⅱ. 자료관시스템 등 추진 현황 1. 자료관시스템 추진 경위 (1/3) 기록물관리법 제정 및 관련제도 정비 1997년 국가기록물관리법 제정 준비작업반 구성 1998년 2월 국민의 정부는 100대 국정과제 중 하나인 『정책실명제와 행정정보 공개 확대로 열린정부 구현』을 위한 실천과제로 정부기록물의 체계적 관리를 위한 기록물관리법제정 및 기록물의 전산화를 선정 1999년 공공기관의기록물관리에관한법률 및 시행령, 시행규칙을 제정․공포  2003년 2월 기록물관리법 시행령 개정 문서처리절차 간소화를 위한 태스크포스팀 구성 2001년 행정자치부 주관으로 ` 각급기관을 순회하면서 문서처리 업무현황을 파악하고 여론을 수렴 문서업무 감축 및 간소화, 기록물 등록․분류․편철 제도의 개선, 전자문서 생산 및 전자문서 유통 확대, 문서의 생산단계부터 기록물의 보존 고려 등을 중점적으로 추진하여 이를 사무관리규정에 반영 전자문서유통 확대를 위한 연구용역사업  2001년 전자문서유통 확대를 위한 연구용역사업의 주요 내용으로는 전자문서시스템 표준, 자료관시스템 표준, 정부기록보존시스템 설계, 전자문서유통용 표준 API 모듈 개발, 자료이관용 표준 API 모듈 개발 등의 문서의 생산부터 활용,보존까지 문서처리 전과정의 전자적 연계 방안 마련과 전자문서시스템의 각종 행정정보시스템과의 연계방안 마련, 행정기관간 전자문서유통 지원 및 개선 방안 마련 2002년 11월에 확정 고시된 전자문서시스템 표준 규격에는 개정된 사무관리규정과 기록물관리법 시행령을 반영하여 전자문서의 생산․유통뿐 아니라 생산현황보고, 자료관시스템으로 기록물 이관, 분류기준표 적용, 문서의 분류․편철 등 기록물관리 기능을 포함하여 자료관시스템, 기록보존소시스템으로의 표준화된 자료연계기반을 확립

1. 자료관시스템 추진 경위 (2/3) 자료관시스템 시범구축사업 행정기관의 자료관시스템 규격 고시 자료관시스템 확산방안 결정 Ⅱ. 자료관시스템 등 추진 현황 1. 자료관시스템 추진 경위 (2/3) 자료관시스템 시범구축사업 2001년 자료관시스템 시범구축 사업 계획 수립 2002년 시범기관 선정 후 자료관시스템 S/W 시범개발을 완료하여 해당기관에 설치/운영 (경기 안산, 대전 중구, 전남 여수 3개 기관을 시범기관으로 선정, 운영) 행정기관의 자료관시스템 규격 고시 2003년 7월 행정정보화추진분과위원회에서 규격을 심의 2003년 8월 4일 규격 확정 2003년 8월 9일 “행정기관의 자료관시스템 규격”을 관보에 고시 자료관시스템 확산방안 결정 유관기관 협의, 유사사업 추진 사례 분석, 공공기관 설문조사, 토론회, 공청회 등을 실시 2003년 7월 5일 S/W 품질 향상이 가능한 인증제도로 확산방안을 결정 인증시험 추진 경과  2003년 7월 소프트웨어 전문인증시험기관인 한국정보통신기술협회(TTA)에 의뢰하여 인증시험 추진 2003년 8월에 실시한 1차 인증시험에는 16개의 제품이 인증시험을 신청하여 국가기록원에서 개발한 표준 S/W를 포함한 9개 제품이 인증시험을 통과 2003년 10월에 제2차 인증시험을 실시하여 8개 제품이 추가 인증을 받아 총 17개 제품이 인증시험을 통과

1. 자료관시스템 추진경위 (3/3) 연동 API 개발 및 테스트 정부혁신 지방분권위원회 전자정부로드맵 핵심과제 선정 Ⅱ. 자료관시스템 등 추진 현황 1. 자료관시스템 추진경위 (3/3) 연동 API 개발 및 테스트 2002년 11월 전자문서시스템 규격이 확정 2003년 8월 자료관시스템 규격이 확정 고시 2003년 표준 연동 API 규격과 연동 API S/W 개발 2004년 전자문서시스템 12개, 자료관시스템 17개에 대한 연동 시험 실시 정부혁신 지방분권위원회 전자정부로드맵 핵심과제 선정 2003년 8월 자료관시스템 구축사업은 정부혁신지방분권위원회의 전자정부전문위원회의 전자정부로드맵 핵심추진과제인 ‘문서처리 전과정의 전자화’의 세부과제로 선정 중앙행정기관 자료관시스템 구축사업 추진 시범구축사업 : 국가보훈처(지방보훈처 포함) 등 9개 기관, 2003.12 ~ 2004. 5 확산구축사업 : 행정자치부 등 188개 기관, 2004.10 ~ 2005. 1

2. 유관시업(업무관리시스템) 추진 내용 (1/6) Ⅱ. 자료관시스템 등 추진 현황 2. 유관시업(업무관리시스템) 추진 내용 (1/6) 추진 경과 행자부 內 업무관리시스템 보급을 위한 추진단(통합행정혁신추진단 ) 구성 2005. 2. 21 정부혁신위 등 각계 전문가 의견수렴 개발범위, 시스템형태, 기존시스템과 관계 등 검토 2005. 2 ~ 3월 선행사업으로 컨설팅 용역 추진 2005. 3 ~ 4월 행자부 기능 및 업무프로세스 분석 대통령 주재, 시스템 구축방안 토론회 (BH) 2005. 3. 17 행자부 주관으로 시범운영 및 검증 후 부처 확산 추진 지시 (대통령) 사업 발주 및 계약체결 착수보고회 (5. 4) 및 착수 워크샵 (5. 6~7) 실시 2005. 3. 30 ~ 5. 4 정부업무관리시스템 확산방안 및 준비사항 통보 시범기관 확산 (2005. 10~12) 전 중앙행정기관 보급 (2006. 1~) 2005. 5. 21 업무관리시스템 분석/설계 문서관리 및 과제관리 가능 7월 부터 행정자치부 시범 실시 2005. 6월

문서관리카드를 통해 업무(문서)처리 전 과정을 표준화하고 디지털화 Ⅱ. 자료관시스템 등 추진 현황 3. 유관사업(업무관리시스템) 추진 내용 (2/6) 문서관리가 업무의 기본 문서관리카드를 통해 업무(문서)처리 전 과정을 표준화하고 디지털화 검토자 검토자 보고서 작성자 보고 보고 보고 장관 회의 회의 보고서 검토결과 보고서 검토결과 보고서 검토결과 보고서 검토결과 시행 보완 재검토

3. 유관사업(업무관리시스템) 추진 내용 (3/6) Ⅱ. 자료관시스템 등 추진 현황 3. 유관사업(업무관리시스템) 추진 내용 (3/6) 문서관리카드와 기존 기안문 비교 제목 결재 경로 문서 속성 수신자 본문 붙임

3. 유관사업(업무관리시스템) 추진 내용 (4/6) Ⅱ. 자료관시스템 등 추진 현황 3. 유관사업(업무관리시스템) 추진 내용 (4/6) 문서관리카드 문서를 작성하게 된 경위, 계기, 용도, 내용 등 문서 전반에 대한 요약을 정리하여 명기 회의를 결재경로에 넣을 수 있음 (회의체도 검토자) 실

장차관님의 경우는 문서관리카드별로 평가 실시 Ⅱ. 자료관시스템 등 추진 현황 3. 유관사업(업무관리시스템) 추진 내용 (5/6) 문서관리카드를 통한 문서처리 다음 결재자에게 문서를 보냄 (검토 완료 서명) 기안자에게 문서를 보냄 기존의 반려와 동일 의견을 명시해야 문서처리가 가능 장차관님의 경우는 문서관리카드별로 평가 실시

3. 유관사업(업무관리시스템) 추진 내용 (6/6) Ⅱ. 자료관시스템 등 추진 현황 3. 유관사업(업무관리시스템) 추진 내용 (6/6) 향후 추진 계획 행자부 업무관리시스템 시범서비스 실시 2005. 7. 1 전부처 기능조사 실시 기능연계체계에 따른 기능 및 과제 조사 실시 2005. 6 ~ 8 전부처 보급용 업무관리 시스템 표준 모델 개발 2005. 7 ~ 9 전부처 기능연계모델 서비스 실시 기예처, 과기부, 건교부, 해경청 등 4개 기관 2005. 10 업무관리시스템 시범기관 확대 기예처, 과기부, 건교부, 해경청 등 4개 기관 2005. 10 ~ 12 전 중앙행정기관 업무관리시스템 보급 기능조사의 완성도가 높은 부처부터 우선 보급 2006. 1 ~

목 차 Ⅲ. 2005년도 기관별 사업 추진을 위한 유의사항 Ⅰ. 자료관시스템 개요 Ⅱ. 자료관시스템 등 추진 현황 목 차 Ⅰ. 자료관시스템 개요 Ⅱ. 자료관시스템 등 추진 현황 Ⅲ. 2005년도 기관별 사업 추진을 위한 유의사항 1. 자료관시스템 설치 필요성 2. 사업추진 시 유의사항 3. 별첨자료(시스템 구성도 등)

1. 자료관시스템 설치의 필요성 설치 근거 설치의 필요성 Ⅲ. 2005년도 기관별 사업추진을 위한 유의사항 공공기관의기록물관리에관한법률시행령 제2조 제6호, 제20조의2, 부칙 제2항     ※ 기록물관리법시행령 부칙 제2항의 “기록물의 관리에 관한 경과조치”에 따라 2004년 12월 31일까지는 종전의 규정에 의하여 기록물을 관리할 수 있음. 설치의 필요성 자료관시스템 구축으로 각급기관 문서고 및 전산장비에 방치되어 활용이 어렵고, 멸실․훼손되고 있는 중요 국가 기록물을 안전하게 보존 관리 할 수 있음 자료관시스템이 구축되면 기록물을 안전하고 체계적으로 보존 관리하여 행정투명성을 확보하고, 정보공개 및 열람 등의 대민서비스를 신속하게 처리할 수 있음 ‘04년 기록물 관리법 전면 시행으로 문서의 생산단계부터 분류기준표를 적용․시행함으로, 분류기준표를 관리하는 자료관시스템이 없으면 업무수행이 곤란 전자결재율이 93%를 넘고 있는 현시점에서 새로운 전자문서시스템에서 생성된 등록정보, 전자문서, 분류기준표 등의 기록물 관리 업무가 기존 수작업 체계로는 불가능하며, 전자적으로 처리하여야 함

2. 사업추진 시 유의사항 사업추진 시 유의사항 Ⅲ. 2005년도 기관별 사업 추진을 위한 유의사항 사업기간 유의 : 2005년 내 사업완료 목표로 추진 사업 선 수행 기관의 사례를 확인하여 각 기관의 사전준비사항 확인 사업수행기간을 최대한 확보하기 위해 신속히 사업을 발주함 전자문서시스템 등 연계시스템 고려 : API연동 등 타 시스템과의 연계 및 성능시험 필수 기존 사용중인 전자문서시스템 업체와 미리 자료관시스템과의 연계작업에 대비한 준비사항 논의 연계 관련 세부 요구사항을 사업 발주 시 제안요청서에 명확하게 기술 2006년도 규격변동으로 인한 시스템 Upgrade 필요 : 이관 포맷 등 변동되는 사항에 대한 무상 유지보수 필요 규격변동으로 인한 자료관시스템 프로그램 변경은 무상 유지보수 사항임을 제안요청서에 명확히 기술

3. 별첨자료(1/3) 시스템 구성도 및 용도 Ⅲ. 2005년도 기관별 사업 추진을 위한 유의사항 기록물관리서버 : D/B 서버로 상용DBMS, 검색엔진, 자료관시스템S/W 등을  운용하는 장치 외장형하드디스크     : 기록물의 모든 데이터를 1차로 입력하여 데이터 이상유무를 확인한 후 원본은 광디스크에 수록하고 복사본은 활용성 강화를 위하여 하드디스크에 3년간 보관 후 삭제 함 PC서버    : 광디스크 저장장치인 쥬크박스의 관리S/W를 운용하는 장비 광디스크쥬크박스     : 대량의 광디스크를 보관하며 전자파일 및 이미지 등을 수록하고 읽는 장치 문서스캔장치     : 종이문서를 디지털 이미지화 시키는 장비 (흑백평판스캐너 권장) 스캔 스테이션     : 스캐너를 운용하기 위한 PC로서 스캔S/W탑재 및 스캐닝된 데이타를 1차 보관 후 서버로 전송하며 스캐너에 따라 결정됨 프린터     : 목록 및 원문내용을 종이에  인쇄하는 장치 (흑백 레이저 방식 권장) DBMS     : 상용 데이터베이스관리S/W로서 사용자수와 데이터량을 고려하여 선정함 검색엔진     : 대용량 데이터 기반하에서 D/B 목록과 본문내용에 대하여 키보드를 통한 조건 검색을 지원해주는 검색 S/W를 선정함 자료관시스템 S/W     : 행정자치부의 인증 시험을 통과한 제품을 사용하여야 함 기록물 관리서버 광디스크 쥬크박스 자료관시스템 S/W 외장형 하드디스크 PC서버 DBMS 검색엔진 S/W 자동백업장치 (선택) 백업관리 S/W (선택) 문서 스캔장치 도면 스캔장치 스캔 스테이션 프린터

3. 별첨자료(2/3) 도입품목별 예상가격 기관 유형 구분 Ⅲ. 2005년도 기관별 사업 추진을 위한 유의사항 구 분 품 목 ( 단위 : 백만원 ) 구 분 품    목 용    도 수량 예상가격 표준 A형 표준 B형 필 수 품 목 H/W ○기록물관리서버 -DB서버 1 90 50 ○기록물  저장장치 ○하드디스크 -기록물 목록 및 이미지저장 35 25 ○광디스크   저장장치 -Windows계열 PC서버 및 J/B Management S/W포함 -전자파일 및 이미지파일의 광디스크 수록 60 40 ○문서스캔장치 -일반 문서 스캔 10 ○프린터 -자료 출력용 3 S/W ○DBMS -목록정보 수록 30 20 ○검색엔진 -검색 전용S/W 17 ○자료관 기록물관리S/W -자료관 업무처리  프로그램 소    계 305 225 선택품목 ○자동백업장치 데이터 백업장치 ○도면스캔장치 -도면류 기록물 스캔 ○백업관리S/W -자동백업 운영S/W 15 기관 유형 구분 대규모(표준A형) : 연간 기록물 생산량이 20,000권 이상, 총 보유기록물이 50,000권 이상인 기관 소규모(표준B형) : 연간 기록물 생산량이 10,000권 이내, 총 보유기록물이 20,000권 이내인 기관

3. 별첨자료(3/3) 도입품목별 세부규격 Ⅲ. 2005년도 기관별 사업 추진을 위한 유의사항 품 목 세 부 규 격 비 고 품    목 세  부  규  격 비 고 기록물관리서버 -cpu : p3 Xeon 900Mhz 2cpu 이상(MAX 4Way이상) -Memory : 1GB이상, - O/S : Unix계열 또는 Windows계열 -HDD : 내장형 72GB 이상, - LAN : 10/100Base FAST Ethernet -기타 : 3.5“FDD, 2Serial Port, 1 Parallel Port, DAT, 시스템랙 등 회사별 제품명이 상이할 수 있음 기록물 저장장치 하드디스크 -외장형 RAID DISK -용량 : 가용량 500GB 이상 -RAID Level 0, 1, 0+1, 5 지원 광디스크저장장치 -드라이브 : 2이상,     -J/B Management S/W 포함, -용량 : 500GB 이상 -PC서버 1대 포함(P3 900Mhz이상 2CPU, Windows계열) 문서스캔장치 -Size : 최대 A3,   -해상도 : 최대 600DPI -스캐닝속도 : 단면 50ppm/양면90ipm(A4 200DPI기준) -지원파일 : Tiff, JPEG, BMP, RTL, CIT, RLC 등 다양한 형식 지원 프린터 -레이져 프린터   -속도 : 흑백16PPM이상   -용지 :  A4 -해상도 : 최대 1200dpi 이상  -연결성 : parallel, lan DBMS -상용 DBMS, -USERS : 동시 20 Users 이상 -기록물관리서버에서 운영가능 검색엔진 -기록물 목록 검색 및 본문 검색용 S/W 자료관 기록물관리 S/W -S/W(Server 및 Client) 가격 + Customizing비용 자동백업장치 -드라이브 : 2이상,              -슬롯 : 10 -데이타전송률 : 6 또는 12MB/S,   -최대 저장용량 : 400GB이상   도면스캔장치 -Size : 최대 A0   -해상도 : 최대 800DPI -스캐닝속도 : 최대 3.0ips 백업관리S/W -자동백업장치를 지원할 수 있는 운영용 S/W

성공적인 사업추진을 기대합니다. 감사합니다.