제3부 중역정보시스템 (EIS)

제6장 중역정보시스템의 개관 6.1 중역의 필요정보 6.2 중역정보시스템의 정의 6.3 중역정보시스템의 특성 6.4 중역정보시스템 가동의 기본 6.5 다른 정보시스템과의 비교

전례없는 불확실성 시대 최근의 국가간의 기업활동은 과거와는 다른, 판이하게 달라진 예측할 수 없는 불확실성의 시대에 돌입하고 있다. 불확실성은 기업을 경영하는 경영측면뿐만 아니라 소비측면에서도 날로 증가하고 있어 대대적인 기업구조 재편을 몰아오고 있다. 이러한 불확실성하에서 경쟁력을 확보하고 경영혁신을 순조롭게 이루기 위해서는 정보의 원활한 흐름과 필요한 정보의 적시 전달 등이 필요 조건이 된다.

경영 환경 기업목표의 달성 적시, 정확 INFORMATION 최고경영층 컴퓨터를 이용한 정보시스템 구축 외부환경의 급격한 변화 국내 국제 경제동향 업계동향 타사와의 경쟁 목표달성압박 이익관리 매출액의 증가 대형화에 따른 관리문제 조직 예산 업무량의 증대 컴퓨터를 이용한 정보시스템 구축 적시, 정확 INFORMATION

리더십에 관한 새로운 견해 기존의 고정 관념을 타파하라 경영 비젼을 고무적인 것으로 하라 본보기에 의해 관리하라 가시적 관리를 하라 관심을 기울여라 일선에 맡겨라 권한을 위양하라 관료주의의 타파와 수평적 관리를 추구하라 변화에 대한 애정을 기초로 전 직원을 평가하라 긴박감을 조성해야 한다

6.1 중역의 필요정보 중역의 업무활동 예측하지 못했던 상황발생에 대한 즉각적 대처활동 관리효율의 향상 및 경영성과를 증진시키는 활동 자원의 배분 활동 조직의 내외 문제를 해결하기 위한 여러 가지 시도

정보내용 현재상황, 실적 현존문제, 위기상황, 기회 변동에 대한 신호 주력 개발품 및 장래개발 계획 조직의 성과를 평가하기 위한 지표 조직외부에 공표하는 정보 등 외부환경에 대한 많은 정보

정보원천 외부정보 내부기업정보 대인관계를 통한 정보

6.2 중역정보시스템의 정의 광의 협의 PC 또는 터미널을 통해 최고경영자 또는 중역의 경영활동을 지원해 주는 컴퓨터 시스템 경영활동의 성과에 결정적 영향을 미칠 수 있는 기업의 내부 및 외부정보에 중역이 용이하게 접근할 수 있도록 해 주는 컴퓨터 시스템

6.3 중역정보시스템의 특성 중역의 정보요구를 지원 추적 및 통제목적으로 사용 각 중역의 의사결정스타일에 맞도록 개발 그래프기법을 활용하여 정보에 대한 이해 증진 적시에 정보를 제공 사용편리성 기업문화에 어울리도록 설계 기업내부 및 외부 데이터베이스에로 신속한 접근 단계적 접근 (drill down) 추세분석 및 이례사항 보고기능 주요 데이터의 추적, 요약, 정리

기능적 특성 별도의 데이터베이스 데이터 총합능력 사용자 편리 인터페이스 데이터 검색에 유연한 메뉴시스템 고수준의 그래픽 간단한 모델링 기능 통신

6.4 중역정보시스템 가동의 기본 주요성과지수 (Key Performance Indicator: KPI) 또는 주요성공요인 (Critical Success Factors: CSF)의 확인과 이의 변동상황을 주시 파악한다는 기초 위에서 움직인다. (1) 단계적 접근 (Drill-down) (2) 이례적 상황의 보고 (Exception reporting) (3) 추세분석 (Trend analysis)

6.5 다른 정보시스템과의 비교 BR 과 EIS 비즈니스 리엔지니어링이란 오랜 시간에 걸쳐 확립되어 온 철차를 단념하고 기업의 제품이나 서비스를 다시 만들고 가치를 고객에게 전달하기 위해 필요한 일을 새로운 시각에서 보는 것을 의미한다.

BR의 수행에 필요한 사람들 리더 프로세스 관리자 리엔지니어링 팀 운영위원회 리엔지니어링 짜르

BR에서의 EIS 경영비전과 프로세스의 목표를 설정 경영혁신 대상의 프로세스를 선정 현재 프로세스를 이해하고 측정 필요 정보처리기술을 파악 프로세스의 프로토타입화를 실시

BR에 적용되는 EIS 사용자가 중역에 국한되지 않고 각 부문의 담당자이다 EIS 개념에서 중요한 데이터를 부각시키는 일은 BR에 많은 도움을 준다

(1) MIS와 EIS와의 비교 MIS는 기업의 활동을 일관성 있게 전체적으로 파악하고자 하는 경영실무의 필요로부터 출발, 발전하였다. 이의 역할은 각 부서의 보고체계로부터 자료를 수집하여 경영보고를 위해 적절한 형태로 저장하고, 분석하는 것이다. 이 모든 자료로부터 중역에게 유용한 정보만을 추출하기 위해서는 다량의 자료들을 세밀히 조사해야 한다. 이것은 엄청난 시간의 소비를 가져오고 또한 필요로 하는 정보를 빠트릴 수 있는 가능성도 있게 된다. 보고서의 경직성과 자료의 정형적 성격으로 중역의 정보요구에 탄력적으로 대응하지 못한다. MIS는 중역의 통신요구와 외부정보의 필요를 채워 주지 못한다.

(2) DSS와 EIS와의 비교 정보의 폭과 유연성. EIS는 기업의 내부 및 외부의 다양한 원천으로부터 정보를 취합한다. 시스템은 자료, 그래픽 그리고 텍스트 모두를 지원하며 요구사항의 변화에 따라 이를 만족시켜 주도록 시스템도 신속히 변화, 수용할 수 있도록 그 지원 도구를 가지고 있다. 특수화의 정도. 대부분의 의사결정지원시스템은 특정의 경영그룹의 요구사항을 만족시키기 위하여 기능적을 특수하게 개발된다. 반면 중역정보시스템은 모든 중역의 필요를 충족시키기 위해 설계된다.

휴먼 인터페이스. DSS의 인터페이스는 전형적으로 사용자가 컴퓨터에 관해 어느 정도의 지식을 가지고 있고 복잡한 인터페이스를 습득할 시간도 있다고 가정한다. EIS는 그러한 지식이 전혀 없다고 가정하고 복잡한 인터페이스를 배울 시간이나 의향도 전혀 없는 사람들이 사용할 것이라는 전제로 설계, 개발된다. 응답속도. EIS는 전형적으로 신속한 응답시간을 보장하는 반면 DSS는 대량의 자료를 처리해야 하므로 그렇지 못하다.

<표 6-1> EIS, MIS, DSS 비교 항 목 중역정보시스템 경영정보시스템 의사결정지원시스템 초점 지원대상 (사용자) 개선사항 응용분야 데이터베이스 의사결정지원능력 정보유형 주요 용도 개인사용자의 적응성 그래픽 사용자편의성 정보처리 상세정보지원 모델베이스 개발 하드웨어 컴퓨팅패키지의 성질 현상접근 고급관리자 편의성 환경조사, 성과평가, 문제 및 기회인식 특별 간접지원, 고수준의 비정형적 의사결정 및 정책 고객, 경쟁자, 환경 등에 관한 새로운 정보 및 내외부정보 추적 및 통제 개별관리자의 의사결정스타일에 맞춤 필수적 정보의 여과 및 압축, 주요 자료 및 정보추적 요약정보의 상세내용, 즉시 접근가능 일반적으로 없으나 추가할 수 있음 개발업자 또는 정보시스템전문가 분산시스템 상호 반응적, 복수의 데이터베이스에 접근 용이, 온라인 접근 직접 혹은 간접지원, 표준활동, 모델을 통한 정형적, 정기적 문제 성과보고, 강력한 보고기능, 재무, 회계, 경영 과학의 표준모델들 중간, 하부관리자 때로 고급관리자 효율성 생산통제, 판매예측, 재무분석, 인력관리 기업 정기 및 요청에 의한 보고, 내부활동의 이례적 상황보고 통제 보통 없음, 표준화 요망사항 다양한 사용자그룹에 제공, 필요시 조작 요약 보고서의 경직성, 상세정보 신속접근 어려움 표준모델이 있으나 관리되지 않음 대형, 미니, PC, 분산 분석, 의사결정 지원 분석가, 전문가, 관리자 효과성 관리결정이 있는 다양한 분야 모두 반정형적, 비정형적 의사결정, 수시 및 반복적 의사결정 특수상황지원을 위한 정보 계획, 조직, 통제 what-if 기능, 대화스타일의 선택 DSS의 통합부분 보조원 없으면 필수적 EIS와 MIS정보, DSS입력으로 사용 DSS 내부에 프로그램화 가능 DSS의 핵심요소 사용자단독 혹은 정보센터, 정보시스템 부서의 전문가와 공동으로 대량의 계산능력, 모델링언어, 시뮬레이 션, DSS의 제너레이터

다른 정보시스템과의 결합 1) 의사결정지원시스템과의 결합 데이터를 세부적으로 분할하는 방법 중역정보시스템을 통하여 의사결정지원시스템에 접근하는 방법 데이터를 세부적으로 분할하는 방법 데이터를 복사해서 의사결정지원시스템에 붙여 넣는 방법 통합소프트웨어를 사용하는 방법

2) 인공지능 및 전문가시스템과의 결합 3) 그룹지원시스템과의 결합 자연어 처리의 음성인식 활용 소프트웨어 에이전트의 활용 중역정보시스템에서 전문가시스템으로 접근하는 방법 자연어 처리의 음성인식 활용 소프트웨어 에이전트의 활용 3) 그룹지원시스템과의 결합

[그림 6-1] 중역의 의사결정 과정 1 단계 2 단계 외부환경 내부환경 정보평가 정량적 분석 정성적 분석 스캐닝 판단: 있다 없다 1 단계 2 단계 외부환경 내부환경 정보평가 정량적 분석 정성적 분석 판단: 어떤 문제 (기회)가 있는가? 스캐닝 의사결정 문제 (기회)를 어떻게 처리할 것인가?

제7장 중역정보시스템의 성공적 구축 7.1 중역정보시스템의 도입결정과 선택 7.2 조직측면의 이슈 7.3 성공적 구축을 위한 요건

7.1 중역정보시스템의 도입결정과 선택 (1) 비용 (2) 도입결정 소프트웨어와 개발비 유지보수비 EIS 데이터베이스 관련 시스템의 수정 개선 데이터를 수작업이든 자동적으로든 입력 비용 사용자 및 지원인력 교욱비용 EIS를 준비하여 가동하는데 소요되는 인건비 EIS 팩키지 공급자의 자문비용 (2) 도입결정 조직의 고급경영자의 본능적 직각력에 의한 믿음에 따라 이루어진다.

Tangible Benefits 비용절감 이것은 엄청나게 많으면서 대부분 읽혀지지 않거나 그저 부분적으로 참고되는 서류보고서를 거의 없앨 수 있음으로 얻게 되는 절감효과를 말한다. 이러한 정보의 창출비용은 종이비용, 프린터비용, 배포비용, 정보가 너무 늦다는 사실등에 비하면 아무것도 아니다. 하나의 보고를 위해 데이터베이스를 검색하고 그 검색정보를 적당히 보고의 형태로 만든다. 이 과정은 상당한 컴퓨팅 시간을 소모한다. 만약 이 정보의 상당부분이 읽혀지지 않는다면 이때 사용된 컴퓨팅 파우어는 이를 위해 노력한 인력과 함께 낭비되어 비린 것이다.

문제발견 단계적 접근과 함께 주요성과지표를 사용함으로 고급경영자가 문제 및 문제발생 가능영역을 감지하게 하고 전통적 보고방법보다 훨씬 신속하게 필요한 조치를 가능하게 한다. 분석가의 효율성 만약 고급경영자가 그들이 필요로 하는 분석을 실행해 주는 시스템을 가지고 있다면 분석가가 고급경영자를 위한 분석업무시간이 대폭 줄어들게 되므로 분석가의 시간은 보다 효율적으로 사용될 수 있다.

Intangible Benefits 경영에 대한 이해증진 정보를 검토하는 시간의 절감 보다 강화된 세부정보에 대한 접근 데이터의 적시 전달 개선된 경영조정 및 통제 정보에 대한 보다 나은 이해 향상된 의사결정지원 시장 및 경제정보 향상 전략적 의사결정의 용이화 및 신속화 경영 및 우선순위의 재평가시 정보에 대한 새로운 조명으로 신선한 사고를 가능케 함 실제로 미국에서 행한 조사에 의하면 EIS의 비용 정당화가 그렇게 용이한 일이 아니어서 EIS를 설치한 회사가운데 어느 한 회사도 설치전은 물론 설치후에도 전통적인 비용/수익분석을 시도하지 않았다 (Rockart and Delong, 1988).

EIS의 성공을 판단하는 기준 시스템이 조직의 계획 및 통제과정을 개선하는가? 시스템이 경영에 대한 중역의 이해와 통제를 향상시키는가? 시스템이 중역의 시간을 절감시키며 더 많은 업무를 처리하도록 하는가? 중역은 얼마나 많은 시간을 그 시스템을 사용하는데 소비하는가? 시스템은 중역이 정보기술을 사용하고 관리하는 것에 대한 생각을 변화시키는가? 시스템은 조직의 기술사용방법을 변화시키는가?

시스템의 선택 (Selection) 시스템 설계 철학. EIS가 무엇을 해야 하는가에 대한 원칙을 제공하는가? 예를 들어, 고급경영자가 대형컴퓨터의 정보에 직접 접근하는 것을 가능케 하는가? 또는 대형컴퓨터에 위치한 정보가 단지 읽기 전용의 검색목적으로만 사용자의 시스템으로 옮겨지는가?; EIS는 궁극적으로 조직전체를 통하여 보다 넓게 사용되도록 되어 있는가 아니면 그저 중역들만을 위한 것인가?; 안전 및 접근통제에 있어 필요 수준을 제공하는가? 등 내장 기능. 중역을 지원하는데 중요하다고 파악된 모든 것을 감당할 기능을 갖추고 또한 이를 사용하기가 용이한가? 사용자 인터페이스. 중역이 신속하고 용이하게 사용할 수 있도록 사용자 인터페이스가 구성되어 있는가?

기존의 정보시스템. EIS의 선택에 있어 주요 고려사항은 회사의 기존의 정보시스템 데이터베이스와 어떻게 인터페이스되며 데이터를 어떻게 불러올 것인가? 이다. 용이한 변경. 조직은 보통 사용자의 요청에 맞추어 EIS를 수정하기를 원할 것이다. 그것도 EIS의 공급자측 전문가의 도움보다는 자체 내부 시스템지원 인력으로 손쉽게 수행할 수 있기를 원한다. 이것이 어느 정도 가능한지를 확인해야 할 것이다. 사용중인 하드웨어. 조직에서 이미 사용중인 하드웨어의 종류 (대형, 미니, 마이크로)에 따라 EIS의 선택문제가 영향을 받을 것이다.

지원 및 교육훈련. EIS 공급자가 제공하는 지원수준과 필수적인 교육훈련과정 그리고 이용가능한 강좌 등을 반드시 고려해야 한다 비용. 시스템의 선택에 있어 가장 중요하게 등장하는 고려요소이나 선택에 있어 궁극적인 기준이 되어서는 안 된다. 시스템 소프트웨어의 비용뿐 아니라 시스템의 구축하는데 관련되는 비용들 (자문비용, 개선비용, 유지보수비용, 확장비용, 교육훈련비용 등)까지 모두 고려해야 한다.

구매 또는 자체개발 시스템의 목적. EIS를 구축하고자 하는 데는 대외적 과시용으로부터 경쟁적 위치를 점유하기 위한 방편 등 수 많은 이유들이 있다. 즉 의사소통의 원활화, 경영성과의 지속적 파악, 원가절감, 수익증대 등 다양한 이유들이 있다. 만약 EIS를 도입하려는 동기가 경쟁적 위치의 확보에 있다면, 그 조직은 자체개발하는 것을 고려해야 한다. 중역의 후원. 만약 개발팀에 열정적이고 권한이 있는 중역이 참여한다면 자체개발이 가능할 것이다. 새로운 소프트웨어를 시범적으로 사용해 보기도 하며, 상당히 효과가 있으면 시스템의 사용을 적극 권장할 것이다. 이러한 중역의 후원이 없으면 소프트웨어를 시장에서 구입하는 것이 더 바람직할 것이다.

구축팀의 경험. EIS는 전통적 방법과 같은 방식으로 요구사항을 분석하고, 설계하고, 구축하고 유지보수하는 것이 가능하지 않다 구축팀의 경험. EIS는 전통적 방법과 같은 방식으로 요구사항을 분석하고, 설계하고, 구축하고 유지보수하는 것이 가능하지 않다. 중역이 진정으로 필요로 하는 것을 한번에 추출하기가 상당히 어렵다. 그래서 개발팀은 중역과 함께 작업하면서 그들의 정보요구를 파악해 내도록 노력해야 한다. 개발팀은 민감하게 반응할 것이 요구되며, 시스템은 의사결정지원시스템 (DSS)의 개발시 사용하는 점진적 방법으로 개발되는 것이 최선이다. 비용. 정교한 EIS는 표준 제품에 비해 고가일 것이다. EIS의 구축에는 많은 활동이 있다. 예를 들어, 여러 부류 중역들의 정보요구를 파악하고 정리해야 하고, 강력한 후원을 하게 될 중역과 상당한 시간을 보내야 하며, 전형적인 시스템을 업무데이터 수집 시스템에 어떤 형태로든 연결시켜야 할 것이고 또한 외부 데이터베이스와의 연결도 준비되어야 할 것이다. 이러한 모든 작업활동은 시간과 자금을 필요로 한다. 바로 사용할 수 있는 팩키지를 구매하면 이러한 활동의 상당 부분이 생략되므로 그 비용을 절감하게 된다.

주문개발. 만약 잠재적 사용자가 그들이 원하는 방식으로 정보를 요구하고, 자기방식의 업무를 고집하며, 이러한 요구에 맞추어 개발된 시스템에 대해 그 비용을 기꺼이 지불하려 한다면 자체개발만이 성공적인 EIS의 도입방법이 될 것이다. 5가지 요소 모두에서 자체개발 쪽의 상황일 때만 자체개발을 할 것을 검토하고 하나 이상에서 자체개발에 해당되지 않을 경우는 견실한 공급자로부터 시스템을 구입하고 이러한 시스템 구축의 전문가를 초빙하는 것이 바람직하다.

7.2 조직측면의 이슈 (1) 조직의 저항 중역에게 제공하는 정보에 대한 통제를 상실하게 되는 것을 염려하는 분석가 시스템이 중역에게 지나치게 상세한 업무 활동 내용을 제공하게 되는 것을 염려하는 라인의 하급관리자 중역정보 시스템을 어느 한 관점에서 보는 스태프 또는 라인관리자 이런 저런 이유로 개인적으로 시스템을 반대하는 중역

(2) 저항의 극복 1. 스텝의 역할이 소멸되지 않을 것이라고 설득을 하는 것이다. 실제로 EIS의 도입으로 더 많은 분석요구가 있게 되고 따라서 스텝의 역할은 오히려 더 확대될 것이다. 2. EIS에 있어서 정보는 농축된 형태로 제공되어진다. 즉 나열된 숫자가 선그래프나 막대그래프 등으로 표현되는 것이다. 정상적으로 볼 때 고급경영자는 이렇게 그래프로 표현하기 위해 사용된 상세한 데이터를 조사할 시간적 여유가 없다. 물론 업무활동에 대해 고급경영자가 보다 명확히 파악하고 있는 것이 중요한 경우들도 있다. 이러한 상황에서 저항을 극복하는 방법은 이 문제를 정치적으로 밀어붙여 따르도록 하는 길뿐이다.

3. 합리적이고 논리적인 저항을 처리하는 가장 성공적인 방법은 교육과 설득과 그들에게 유용한 기능을 추가하는 것이다. 4. 시스템을 반대하는 고급경영자에게는 시스템에서 기대되는 효익에 대해 여러 방법을 동원하여 확신을 갖게 한다. 기술에 대한 심리적 두려움을 극복하기 위하여서는 마우스, 타치스크린 등과 같은 사용편리한 입력장치 등이 있어야 하며 시스템에 접근 및 작동이 쉽고 이에 대한 지원은 필요한 경우 언제든지 가능하다는 사실에 대해 확신을 주어야 한다.

(1) EIS의 구축을 주저하는 이유 비용이 너무 많이 드는 것 같다 EIS가 중역의 관리 스타일과 맞지 않는다 EIS는 정성적 정보 (soft information)의 처리에 미숙하다 EIS는 제한된 정보를 제공한다 EIS에 대한 과거의 실패 경험

(2) EIS의 실패원인 조사연구 (Glover et al.,1992) <표7-1> 21개 기업의 업종별 분포 업종 대상기업수 제조 통신 공익 은행 보험 운송 농수산 석유화학 보건 6 4 3 1 <표7-1> 21개 기업의 업종별 분포 조사연구 (Glover et al.,1992) EIS사용 50개 기업과 사용하지 않는 62개 기업대상 EIS사용 50개 기업 대부분 성공적인 것으로 평가 그 중 21개 기업의 성공하기까지 겪었던 여러 가지 실패경험과 그 이유를 20가지를 들었다.

<표 7-2> 실패한 중역정보시스템의 특성 및 응답자수 <표 7-2> 실패한 중역정보시스템의 특성 및 응답자수 특 성 응답자수 1. 부적당한 기술 2. 후원자의 미확보 3. 너무 복잡한 중역정보시스템 4. 중요하게 보이지 않음 5. 경영목표와의 불일치 6. 정보기술자원의 불충분 7. 관리층의 소극적 태도 8. 비용 및 수익분석 시도 9. 기업문화의 미성숙 10. 불명확한 목적 11. 중역의 관심 하락 12. 정보요구사항 결정의 어려움 13. 데이터의 순수성에 대한 회의 14. 조직의 저항 15. 정보의 깊이 불충분 16. 주요 성공요소와 연계되지 않은 중역정보시스템 17. 후원자의 교체 18. 장기간의 개발시간 19. 지나치게 구체적인 정보요구 20. 공급자의 지원중단 12 9 7 6 5 4 3 2 1

실패한 EIS의 특성 부적당한 기술 후원자의 미확보 너무 복잡한 중역 정보 시스템 중요하게 보이지 않음 경영 목표와의 불일치 정보기술 자원의 불충분 관리층의 소극적 태도 비용 및 수익 분석 시도 기업문화의 미성숙 불명확한 목적

중역의 관심 하락 정보 요구 사항 결정의 어려움 데이터의 순수성에 대한 회의 조직의 저항 정보의 깊이 불충분 주요 성공 요소와 연계되지 않은 중역 정보 시스템 후원자의 교체 장기간의 개발 시간 지나치게 구체적인 정보 요구 공급자의 지원 중단

중역정보시스템 구축의 성공요건 1) 강력한 후원자로서의 중역 확보 2) 단순성 유지 1) 강력한 후원자로서의 중역 확보 정보시스템 담당임원과 같이 해박한 기술적, 전문적 지식을 필요로 하지 않으나 기업 내 고위 의사결정권자 중의 한 사람이어야 한다. 즉, 임원 중 한 사람으로 그들 사이에서 영향력을 행사 할 수 있는 자를 말한다. 최고경영층과 쉽게, 빈번한 접촉을 가지는 조직 내 실력자이어야 한다. 2) 단순성 유지 가능한 한 그 사용이 간단하도록 시스템을 유지하는 것이다. 그러나 보다 숙련된 사용자들을 위한 측면도 동시에 고려하지 않으면 안된다. 즉 중역은 최소한의 교육으로 EIS를 사용할 수 있어야 하나 그들의 Staffs는 보다 차원높은 응용 시스템을 위하여 EIS를 사용할 수 있어야 한다

3) 데이터의 이용가능성 확인 4) 소규모 프로토타입 개발 3) 데이터의 이용가능성 확인 데이터가 타부서 또는 외부시스템에 있는 경우에도 이의 소재 파악과 조회하는 방법 등을 알아야 만이 이들 중역의 요구를 만족시킬 수가 있는 것이다 4) 소규모 프로토타입 개발 - 초기모형은 완전할 필요가 없으나 중역의 관심을 불러 일으키는데 충분한 견본이 되어야 한다. - 전통적 개발방법으로서는 EIS는 변화하는 중역의 요구를 채워 줄 수가 없을 것이다

(5) 저항의 극복 - 중역으로 하여금 그들이 그 시스템을 소유하고 있고, 시스템의 개발과 발전에 적극적인 참여자 라는 사실을 느끼도록 만들어야 하는 것이다. - 주요한 경영 정보를 조회하고 관찰하는 방법등에 관하여 중역들을 교육 훈련시켜야 한다. - 시스템이 수행하는 것이 무엇인가에 대해 말하는 것에 시간을 낭비해서는 안되고 중역과 직접 관련있는 특정한 예를 들어서 EIS가 어떤 역할을 하는가를 보여 주어야 한다. (6) 미래에 대한 계획 완성된 EIS를 발표하는 마지막 단계에 이르렀을 때, 시스템 구축 팀은 시스템이 이제 여기서부터 어디로 가야 할 것인가? 를 스스로 질문 해 보아야 한다. 한 시점까지 그들은 단지 기본적 필요만을 고려해 왔을 것이다. 그러면 다음 단계는 무엇이어야 하는가?

제8장 중역정보시스템 구축의 실제 8.1 중역정보시스템의 구축을 위한 체제 8.2 중역의 정보요구 파악 8.3 중역정보시스템의 단계적 구축 8.4 중역정보시스템의 적용현황

8.1 중역정보시스템의 구축을 위한 체제 (1) 구축팀 중역 (executive) 정보공급자 (information provider) 행정관리자 (administrator) 기술자 (technician) 눈에 띄지 않는 팀원 (invisible team member)

(2) 구축의 순서 평가 경영필요조사 프로토타입의 제시 프로토타입의 효익 검토 전체 EIS 프로젝트 구축 기술의 전수

8.2 중역의 정보요구 파악 (1) 정보요구분석의 장애 (2) 중역 의사결정과정 중역이 정보요구사항에 관해 상의할 시간이 부족하다. 중역의 필요정보가 끊임없이 변하고 있다. 중역 자신들이 스스로의 정보요구를 정의하기가 어렵다. (2) 중역 의사결정과정 중역은 계량적 요소뿐만 아니라 직관이나, 경험, 견해 등 비계량적 또는 비합리적인 요소들까지도 함께 고려하여 의사결정을 내린다.

(3) 정보요구의 사양 특정의 긴급한 경영요구에 초점을 맞춘다. 중역의 요구사항을 추출하기 위해 프로토타입을 사용한다. 주요 성공요소법(Critical Success Factors;CSF)과 같은 방법론을 사용하여 회사내부의 전반적 관리보고구조를 개편하고 개선한다. 정보시스템부서에 요구사항 사양을 맡긴다.

정보요구사항 결정과정에서 고려해야 할 사항 프로토타입의 개발은 중역들을 위한 학습과정으로 간주되어야 한다. 정보요구사항을 정의할 때는 재무보고서와 같은 정기적으로 사용되는 기존의 경영보고서로부터 출발한다. 이미 언급한 대로 EIS에서의 정보는 경영이 가지는 관심을 진실하게 반영해야 하고 주요 경영목표에 초점을 두어야 한다. 개발팀은 시스템으로 무엇을 달성하고자 하는지 명확히 해야 하며 그 설계시 이 목적이 반영되도록 확실히 해야 한다. 그 기업의 특성과 시장의 특징은 EIS의 범위를 축소할 것이다. 예를 들어, 만약 조직이 외부영향에 매우 민감하면 EIS는 외부정보를 입수할 수 있도록 하여 이를 반영해야 한다. 중역의 정보요구사항을 결정하려 할 때 중역을 위한 업무를 수행하는 사람과 그들에게 정기적으로 정보 및 보고서를 제출하는 사람들을 면담한다. 중역들의 정보요구사항을 결정할 때 개발팀원은 중역과 의견교환할 수 있는 능력과 조직의 경영을 잘 이해하고 있는가의 관점에서 선정되어야 한다.

(4) 정보요구분석기법 주요 성공요소 (CSF) 사업체계계획 (BSP) 전략적 사업목표 (SBO)

[그림 8-1] CSF의 구성 54 회사 전략 목적(Objective) 산업별 목표(Goals) CSF 요소 임시적 요소 환경적 요소 임시적 요소 회사 전략 목적(Objective) 목표(Goals) 회사의 주요 성공 산업별 CSF 하부 조직 하부 조직의 주요성 공요소 부문별 역할별 개별 경영자 개별 경영자의 주요 성공요소 54

[그림 8-2] BSP 현 시스템의 지원 분석 계약의 체결 중역과의 면담 조사 준비 결과 정리 조사 시작 우선 순위 결정 결과 보고 제안서 작성 정보 자원 관리 검토 우선 순위 결정 결과 정리 중역과의 면담 현 시스템의 지원 분석 계약의 체결 정보 구조의 정의 데이터의 정의 프로세스의 정의 조사 시작 조사 준비

8.3 중역정보시스템의 단계적 구축 아무리 좋은 개발장비, 개발인력을 보유하고 있다 하더라도 그것이 순서대로 적절히 사용되지 않으면 좋은 시스템을 만든다는 것은 불가능하다. EIS의 개발도 마찬가지다. 경영층의 호응이 대단하고 자본과 개발팀이 갖추어져 있다 하더라도 정보요구분석을 제대로 하지 않거나, 기술적 필요사항을 사전에 정의해 놓지 않고 단기적인 가시효과만을 위해 개발한다면 그 시스템은 얼마 가지 않아 실패하고 말 것이다.

[그림8-3] EIS 개발을 위한 기본 틀 조직의 EIS 정보 시스템 그룹 외부 데이터 개발자 중역 사용자 실무 후원자 내부 환경 내부 압력 외부 환경 외부 압력 내부 기능적 영역 벤더 컨설턴트 데이터베이스

일반적인 EIS개발단계는 다음과 같은 7단계로 나누어 볼 수 있다 일반적인 EIS개발단계는 다음과 같은 7단계로 나누어 볼 수 있다. 사용자요구분석에 들어가기 앞서 중역후원자(executive sponsor)와 운영후원자(operation sponsor), 개발책임자와 개발팀은 구성된 것으로 가정한다. 1단계 : 사용자의 정보요구분석 2단계 : 비전의 정립 3단계 : 기능요건의 검토 4단계 : 중역정보시스템의 중간보고 5단계 : 기술적 필요사항의 도출 6단계 : 기술의 평가와 선택 7단계 : 시스템구현

(1) 사용자의 정보요구분석 중역과의 접촉은 어렵고 별반 효용이 없다고 주장하기도 한다. 그들이 내세우는 이유는 다음과 같이 정리된다. 중역과의 직접적인 인터뷰는 불가능하다 (중역들이 너무 바쁘다). 중역이 처리하는 일의 대부분은 비서진을 거치므로 그들과의 접촉만으로도 충분히 중역의 정보요구를 파악할 수 있다. 일단 가장 중요하다고 생각되는 업무를 대상으로 시스템을 구현하여 중역에게 사용하도록 하면 시스템의 지속적인 진화를 통해 결국은 중역의 정보요구를 만족시킬 수 있다. 정보요구를 제대로 정의할 수 있는 중역은 많지 않다.

중역과의 면담과정에서 발견되는 요구정보의 유형은 다음과 같은 4가지로 분류해 볼 수 있다. 기존에 보고서로 제공되던 정보 기존정보의 상세화 이전에는 보고 받지 못했던 운영정보 (예, 보험회사 외판원들의 업무수행도, 중간공급업자들의 매상) 전략적으로 필요한 정보 (예, 품질, 고객서비스 상황, 제품의 사이클 타임)

중역의 정보요구를 파악할 수 있는 질문은 상황에 따라 차이가 날 것이다 중역의 정보요구를 파악할 수 있는 질문은 상황에 따라 차이가 날 것이다. 몇 가지 추천할 만한 질문들을 예로 들어 보면 다음과 같다. 최근 1주일 동안 받아 본 정보 중 가장 가치 있었던 것은? 1달간의 휴가를 끝내고 출근한 첫날에 가장 알고 싶은 정보의 종류는? 현재 보고 받고 있는 정보 중 형태의 변화, 요약, 더 자세한 정보, 정보통합 등 강화하고 싶은 것은? 지금부터 3년 후에 주간경제지의 특집란에 당신회사, 특히 당신부서에 관한 기사가 실려 있다. 기사는 당신부서의 놀랄 만한 성공에 관한 이야기였다. 어떤 식의 이야기가 되겠는가? 귀하가 생각하시건대 이 기업의 최대 경쟁기업은 어느 기업인가? 아울러 귀하가 가장 알고 싶으신 그 경쟁사에 관한 정보는 무엇인가? 당신이 취급하는 정보 중에서 상대방 기업에 절대로 알려서는 안 될 정보는 무엇인가?

[그림 8-4] 중역이 선호하는 매체

<표 8-1> 기능요구분석 도출표 첫 6개월 향후 3년 계획 1.EIS사용자를 몇 명 정도로 생각하십니까? 어느 정도입니까?(상, 중, 하) 3.단일업무부서를 지원할 것입니까? 아니면 다양한 업무부서(cross- functional)를 지원할 것입니까? 4.단일업무부서를 지원할 것입니까? 아니면 여러 부서(cross-divi- sional)를 지원할 것입니까? 5.사용자가 요구하는 보고서형태로서 어떤 형식을 고려하고 있습니까? 6.사용자가 요구하는 데이터의 다양성 정도는 어떻 습니까? 7.EIS의 지원스태프는 어느 정도로 예상합니까? 8.전략적 성격으로 구상하고 있는 기능이 있다면 나열해보십시오. 9.가능한 데이터의 공급원을 나열해보고 신속하고 탄력적인 접근이 가능한지 체크해보십시오.

<표 8-2> EIS소프트웨어의 기본사양 · 복수사용자의 동시접근허용 · 애플리케이션 셀 · 온라인 헬프기능 · 한 개의 스크린에 여러 유형의 · 명령어 파일 정보 제공 · 정보제공을 위한 여러가지 방법 · 서로 다른 원천의 데이터 통합 · · 외부 데이터의 접근 보안 기능 · · 다른 소프트웨어와 인터페이스기능 신속한 프로토타입제작 · · 쉬운 스크린 디자인 , 관리기능 시스템사용 모니터링 · · 스크린 디자인 템플릿제공 결과 프린트기능

[그림 8-5] 시간에 따른 사용자 수 사용자수 180 160 140 120 100 80 60 40 20 (yr) 1 2 3 (yr) 1 2 3 4

[그림 8-6]시간에 따른 제공 화면 수 (yr) 1 2 3 4 화면수 800 700 600 500 400 300 200 100

[표 8-3] 미국의 EIS 현황 조사 대상 DSS-87 또는 DSS-88 학회 참석자 185 명 컴퓨터월드가 선정한 효과적인 정보 시스템 운영회사 100 개 ( Computerworld 100 “ Most Effective Information Systems Firms ” ) 주요 응답자 제조 , 금융 통신 분야의 관리자 및 스태프 주로 미국 북동부 중서부 지역 중역정보 제안자 · 중역 (68%) (28%) 내부 데이터 원천 회사 데이터베이스 (82%) 회사의 기능 부문 (62%) 서류 (38%) 인적 요소 (34%) 외부 다우 존스 (Dow Jones) 등의 신규 서비스 (56%) 증권시장 (46%) 무역 산업 외부로부터 도입 압력 1. 극심한 경쟁 환경 2. 급변하는 경제 경영 3. 사전 예측 대비하는 자세 필요 내부로부터 적시 요구 원활한 의사소통 업무 접근 4. 신속한 현황 파악 개발 팀 5 미만 (74%) 평균 4 기간 초기 개발이 1 년 4.9 개월 ) (92%) 방법론 프로토타이핑 (Prototyping) (92%) 전통적 개발법 (SDLC) (8%) 하드웨어 (H/W) 미니 컴퓨터 , PC-LAN 연결 (83%) 소프트웨어 (S/W) 사내 자체 (24%) 공급업자로부터 구입 + 공급업자 (52%) 비용 수익 분석 하지 않음 (95%) (79%) 교육훈련 (32%) 소요 (33 기업 개발비 연 운영비 12 만 8,000 달러 6,000 9,000 2 인건비 9 11 7,000 교육훈련비 가동 키보드 인터페이스 (92%) 마우스 (50%) 터치 스크린 (25%) 응답시간 2.6 초 (84%) 다양한 보고 형식 그래프 (90%) 테이블 (88%) 컬러 시스템의 사용 중역이 직접 (89%) 빗 등 지원을 받음 (11%)

[표 8-4] 한국의 EIS 현황 1. 일반 현황 업종 제조 (10 개 사 ) 서비스 (3 금융 도매 (2 전기 (1 통신 운수 정부 EIS · 도입 고려 중 (14%) 시험 테스트 (5%) 구축 (23%) 사용 (59%) 응답자의 업무 역할 개발 팀장 (36%) 시스템 분석 (27%) 설계 프로그래밍 (18%) 유지 – 보수 기타 최초 연도 1991 년 이전 (48%) 1992 (33%) 1993 제안자 중역 정보 부서 (73%) (9%) 후원 여부 있다 (43%) 없다 (57%) 프로토타입 평균 개발기간 8.2 개월 사용자 인원 (41.1 명 (18.3 부장층 (13.9%) 실무진 (8.9 목표 기업의 전반적인 파악 (39%) 원하는 사내 정보에 빠른 접근 (15%) OA 기능 지원 (31%) 에 대한 중역의 태도 고려중이거나 구축중인 경우 (3.56 점 사용중인 (3.08 ): 1~5 리커트 스케일 평가 사용할 것이다 (100%)

한국의 EIS 현황 (cont’d) 2. 개발팀 3. 개발시 문제점 4. H/W & S/W 소속 부서 정보 시스템 관련 (100%) 평균 인원 4.5 명 역할 · 정보분석 (27%) 설계 (31%) 프로그래밍 (38%) 기타 (3%) 부족 인력 분석 (67%) (17%) (11%) (6%) 외부 활용 비율 (50%) (6.5 ) 만족도 (1.96 점 ): 1-3 리커트 스케일 사용 필요성 : 있다 (86%) 없다 (14%) 3. 개발시 문제점 성공적인 EIS 의 CSF 가 지원해야 할 중역 요구 정보의 정확한 파악 (95%) 중역의 전폭적인 이해와 지속적인 지원 (68%) 개발 장비 (H/W, S/W 등 올바른 선택 (36%) 업무 및 경영 전반에 대한 이해 (32%) 제안단계 후원자 확보 문제 분석단계 에 적합한 분석방법의 부재 (41%) 설계단계 분석단계에서 넘어오는 정보를 시스템화하기 곤란 (37%) 4. H/W & S/W 소프트웨어 (S/W) 프로그램 언어나 응용 전용 패키지 (59%) 하드웨어 (H/W) 미니 컴퓨터에 PC-LAN 연결 PC-LAN (23%) PC (23%) 비용 1 천만원 ~5 미만 5 ~1 억원 ~4 억 이상 (9%)

한국의 EIS 현황 (cont’d) 5. 기능 6. 분석방법 데이터 입수 형태 · 기존 DB 에서 주기적으로 다운로드 (76%) EIS 전용 에 별도로 입력 (43%) 직접 접속하여 사용 (19%) 보고서 출력 된다 (67%) 안된다 (33%) 제공 정보 금융 – 재무 (90%) 인사 (86%) 영업 판매 외부 (52%) 중요한 시스템 중역이 원하는 정보를 제공해야 한다 (95%) 사용하기 쉬워야 최신 제공할 수 있어야 (29%) 6. 분석방법 평균 개수 3.7 개 방법 중역에게 정기적으로 올라가는 등을 조사 중역의 비서 , 스태프진과 대화 (57%) 중역과 비공식적인 면담 (48%) 시스템이 제공하는 가장 비중이 큰 (37%) 효과적인 (41%) (24%)