행정업무프로세스재설계매뉴얼 PAPR(Public Administration Process Reengineering) 행정자치부
조 직(Performent Components) 행정업무프로세스재설계(PAPR) 개념 조 직(Performent Components) 산 출 투 입 (Input) (Output) BPR : Business Process Reengineering PAPR : Public Administration Process Reengineering
PAPR의 의미 - 프로세스상의 중복 · 낭비요인 제거 □ 현재의 업무프로세스를 효율적 프로세스로 혁신 □ 현재의 업무프로세스를 효율적 프로세스로 혁신 - 프로세스상의 중복 · 낭비요인 제거 - 업무목적 달성을 위한 효과적 방법 추구 □ 정보화를 위한 필수적 수행단계 - 단순, 반복, 다수 건수, 공통적 수행과정 업무 - 정보화시스템간 연계/통합 등 □ 여력창출로 전략업무 강화 - 비전략분야의 프로세스재설계로 여력 창출
행정에서의 PAPR 위치 조 직 기 능 H/W 업 무 제 도 수행과정 인 력 프로세스 서브프로세스 BPR S/W PAPR
PAPR의 방법론 및 사용Tools 사용 Tools 방 법 론 1. 현재프로세스의 가시화 가시화기법 2. 혁신안 창출 Workshop Brain-Storming Story-Boarding 3. 현상프로세스의 재설계 가시화기법 4. 실행 및 점검(정착)
단계별 작업 및 산출물 수평프로세스 (거시프로세스) 수직프로세스 (미시프로세스) 현재프로세스의 가시화 혁신안 창출 현재 하고 있는 업무수행 절차 및 과정을 분석 현재프로세스의 가시화 업무구조도 혁신안 창출 현재 업무수행 절차/과정의 문제점을 찾아 혁신안 도출 혁신안 정리 및 평가표 프로세스의 재설계 현재 하고 있는 업무수행과정에 혁신안을 반영하여 업무수행과정을 새롭게 설계 재설계 업무구조도
- 상호보완 : 필요시 수평프로세스 중 수직프로세스 분석 수평(거시) 및 수직(미시)프로세스 비교 - 대 상 : 비젼, 전략, 미션, 정보화 등 - 주요 목적 : 프로세스 설계, 중복기능 발굴 및 처리시간 단축 수평프로세스(거시프로세스) 분석 - 대 상 : 개인분장 단위업무 중심 - 주요 목적 : 처리절차 간소화 수직프로세스(미시프로세스) 분석 - 상호보완 : 필요시 수평프로세스 중 수직프로세스 분석 수평과 수직프로세스의 관계
- 수평프로세스 대상업무 중 수직프로세스 분석이 필요한 경우 수평 및 수직프로세스의 보완 활용 - 수평프로세스 대상업무 중 수직프로세스 분석이 필요한 경우 기능A 기능B 기능C 기능D 수평 부서A 부서B 부서C …….. 계획수립 기안 결재 접수 작성 수직
프로세스재설계(PAPR) 작업 1. 현재프로세스의 가시화 2. 혁신안 창출 3. 프로세스의 재설계 현재프로세스의 가시화 혁신안 창출 프로세스의 재설계 1. 현재프로세스의 가시화 1-1. 대상업무의 선정 1-2. 프로세스개요서 작성 1-3. 업무구조도 작성 2. 혁신안 창출 2-1. 혁신안창출팀 구성 2-2. 혁신안 창출 2-3. 혁신안 정리 및 평가표 작성 3. 프로세스의 재설계 3-1. 프로세스 수정 3-2. 재설계업무구조도 작성
추진체계 기관장 부기관장 국 장 전략CA 추진CA 실천CA 외부자문위원 추진총괄팀 ◇ 진행과정상 애로 해결 국 장 전략CA 추진CA 실천CA ◇ 진행과정상 애로 해결 외부자문위원 ◇ 추진위원회 구성(부기관장 주재) ◇ 계층간, 부서간 문제 조정 추진총괄팀 ◇ 진단활동총괄 ◇ 진행관리 보고 ◇ 진단자료 검토 ◇ 전략적 혁신안 발굴 ◇ 일반직원 ◇ 담당업무구조도 작성 ◇ 담당업무 혁신안 창출 ◇ 실과장급 ◇ 혁신안 채택 ◇ 전략적 혁신안 제시 ◇ 실행책임자 ◇ 담당급 ◇ 문제점 발굴 및 혁신안 창출 ◇ 추진총괄팀에 대한 부서창구
참고사항 프로세스재설계 활동평가표 업무구조도 혁신안 창출 수정 및 재설계구조도 실과 제출기일 준수 제출기일 준수 점 수 순 위 점 수 순 위 비 고 교육 참석 내 용 충실도 교육 참석 혁신팀제 출 혁신안제 출 교육 참석 내 용 충실도
행정업무프로세스재설계매뉴얼 PAPR(Public Administration Process Reengineering) 행정자치부 업무구조도 작성
프로세스재설계(PAPR) 작업 1. 현재프로세스의 가시화 2. 혁신안 창출 3. 프로세스의 재설계 1-1. 대상업무의 선정 1-2. 프로세스개요서 작성 1-3. 업무구조도 작성 2. 혁신안 창출 2-1. 혁신안창출팀 구성 2-2. 혁신안 창출 2-3. 혁신안 정리 및 평가표 작성 3. 프로세스의 재설계 3-1. 프로세스 수정 3-2. 재설계업무구조도 작성
프로세스재설계(PAPR) 작업 1. 현재프로세스의 가시화 1-1. 대상업무의 선정 ….. 수평 1-2. 프로세스개요서 작성 1-3. 업무구조도 작성 1. 현재프로세스의 가시화 1-1. 대상업무의 선정 ….. 수평 수평프로세스 … 미션/전략/기능 중심 ◇ 비젼달성업무 ◇ 미션 및 전략분야 ◇ 실과별 주요 기능 ◇ 정보화 연계 및 통합 선정방법 1) 추진총괄팀에서 선정 2) 관리자층 설문조사로 선정 3) 기관의 쟁점사항 중 선정 3) 실과별 추천업무 중 선정
수평프로세스분석의 대상업무 선정방법 -1 총괄 : 추진총괄팀 자료 수집 총괄 : 추진총괄팀 자료 수집 • 조직미션 중 기관장 비젼을 달성하는 핵심기능에 관한 자료 • 비젼 또는 미션 달성을 위한 전략분야 명확화 • 환경분석결과, 국가기능과 기관미션의 관계, 미래지향관계 등을 감안하여 기관의 핵심기능에 관한 과장 및 실국장급의 설문조사 - 기관의 미션달성을 위하여 시급한 사항이나 해결해야 할 문제 등 쟁점 사항의 추출 및 명확화를 위하여 국과장에 대한 인터뷰 병행 • 기관미션 달성과 관련하여 실과별 수행기능 중 추천업무 수집
수평프로세스분석의 대상업무 선정방법 -2 자료 분석 대상업무 선정 자료 분석 • 비젼/미션 : 비젼과 미션의 관계, 비젼달성의 미션영역, 미션 중 강화부분 등 • 전략분야 : 비젼/전략의 관계, 미션/전략의 관계, 전략분야에 해당하는 기능, 전략분야에 포함되는 기능간의 연계 등 • 핵심기능 및 기능간 프로세스 : 미션달성의 핵심기능 정리, 전략분야 추진을 위한 기능간의 관계, 실과간 기능간의 현상 등 • 쟁점사항 : 쟁점사항의 프로세스상 해결 여부, 쟁점사항 해결에 필요한 타기능 프로세스 발굴 등 대상업무 선정 • 비젼/미션/전략 : TO-Be모델을 설계한 뒤 현상과 비교하여 대상업무 선정 • 기능간 프로세스 : 실과별 주요 기능의 프로세스를 수집, 비교 분석 후 선정
◇ 동일목적의 업무를 여러 부서(사람)이 처리하는 업무 1-1. 대상업무의 선정 ….. 수직 수직프로세스 개인분장 단위업무 중심 ◇ 동일목적의 업무를 여러 부서(사람)이 처리하는 업무 - 전국조직이 있는 기관의 경우 본청-지방청-사무소간 처리과정 참고 ◇ 처리과정이 복잡하고 부수적인 집행기능이 많은 업무 ◇ 한 개의 업무목적의 달성을 위해 동일절차가 반복되는 업무 ◇ 연간 처리건수(200건 이상)가 많은 업무 등 선정방법 ◇ 추진총괄팀에서 (실과별 개인업무분장을 취합/분석 후) 선정 ◇ 실과별 추천업무 중 (실과의 주요 기능을 감안하여) 선정
수직프로세스분석의 대상업무 선정방법 총괄 : 추진총괄팀 및 각 실과 자료 수집 대상업무 선정 총괄 : 추진총괄팀 및 각 실과 자료 수집 • 실과의 개인별 분장업무자료 • 실과별 주요 기능을 달성하는 업무 중 프로세스재설계 대상업무 추천자료 대상업무 선정 • 개인분장업무 : 기관의 미션, 실과의 주요 기능 등을 감안하여 선정 • 실과별 추천업무 : 공통업무, 고유업무 등 분류하여 우선순위에 따라 선정 • 기 타 : 지원업무 중 상계인력 창출이 필요한 실과업무 등
1-2. 프로세스개요서 작성 프로세스개요서 정부업무평가 추진업무의 목표 달성을 자체 측정 기관내 실과 및 국무조정실 국조실의 지침 수립 부진사업추진 기관내 전 실과 국무조정실 대상업무 선정의 적정성 확보, 절차단축 취합양식의 유형화
1-3. 업무구조도 작성 업무구조도 : 업무를 수행하는 절차와 방법을 그림으로 표시한 것 ① 대상업무의 전체흐름을 처리순서대로 파악(정리) ② 공유할 수 있도록 정해진 양식에 도식화 ③ ‘현재’ 하고 있는 업무과정의 ‘시작’에서 ‘끝’까지 기재 수평프로세스 • 대상 : 미션, 전략, 기능 등 • 주요목적 : 업무처리시간 단축 수직프로세스 • 주요목적 : 업무처리절차 간소화 • 대상 : 소기능, 단위업무 등
1) 수평프로세스 분석을 위한 업무구조도 작성 < 프로세스명 > < 양식 1> □ 작성시 유의사항 □ 작성시 유의사항 • 프로세스의 ‘시작’과 ‘끝’을 명확하게 기재 • 기능은 각 조직이 수행하는 대표적 기능을 기재 • 시간은 기능이 수행되는 총 시간(CT=PT+HT)을 표시
< 시행령제/개정프로세스 > (수평분석 예시) 작성1 검토 작성2 심사 조정 결정 공포 CT 주관부처 관련부처 기능 작성1 검토 작성2 심사 조정 결정 공포 CT 주관부처 조직 관련부처 법제처 차관회의 국무회의 대통령 행자부 개정안 조정/입법예고 90일 의견제출 심 사 14일 공포의뢰 60일 심 의 공 포 7일 의 결 7일 재 가 7일 7일 60일 14일 30일 60일 7일 14일 7일 192일
<금융기관의 해외현지법인 인허가프로세스> (수평분석예시) <금융기관의 해외현지법인 인허가프로세스> (1/2)
<금융기관의 해외현지법인 인허가프로세스> (수평분석예시) <금융기관의 해외현지법인 인허가프로세스> (2/2)
정보공개운영실태보고프로세스 (수평분석예시) (1/2) 행정자치부 중앙행정기관 시/도 읍/면/동 시/군/구 운영실태요청 접수 이첩기안 (실과) (본청) 접수 이첩기안 (본청) 접수 (실과) 접수 이첩기안 (본청) 접수
정보공개운영실태보고프로세스 (수평분석예시) (2/2) 행정자치부 중앙행정기관 시/도 시/군/구 읍/면/동 실태보고 실태보고 정보공개보고서 보존/열람 (이관) (정부기록보존소)
• 가로칸 : 업무수행의 주체(기관/부서/자연인등), 처리순서대로 표시(고정) 2) 수직프로세스 분석을 위한 업무구조도 작성 업무명 : <양식> 민원실 민원인 토지관리과 관련부서 관련기관 CT PT X 양식설명 • 가로칸 : 업무수행의 주체(기관/부서/자연인등), 처리순서대로 표시(고정) • CT(Cycle Time) : 업무를 시작부터 끝까지 수행하는 총작업시간 표시 • PT(Process Time) : 업무처리의 낱개 행동(Action)에 소요되는 시간 표시 • X영역 : 업무처리과정을 그림으로 표시하는 영역
업무명 : 수직프로세스 업무구조도 작성요령 민원실 민원인 토지관리과 관련부서 관련기관 CT PT • 자료의 공유를 위하여 약속된 기호를 사용하여 표시 • 행동의 산출물(문서등) 을 처리과정의 흐름선(정보흐름선)에 따라 표시 • 규정상이 아닌 실제 처리과정을 상세하게 기재 • 처리과정에서 생산/유통/참조하는 문서/대장/자료등은 반드시 표시
유의사항 사용기호 • ‘시작’과 ‘끝’을 명확하게 표시 • 업무처리의 흐름선(정보흐름선)이 끊어지거나 겹치지 않도록 기재 • ‘시작’과 ‘끝’을 명확하게 표시 • 업무처리의 흐름선(정보흐름선)이 끊어지거나 겹치지 않도록 기재 • 행동을 누락시키거나 중복된다고 생략하지 말 것 사용기호 업무수행과정에서의 작업(행동) 표시 (정보의 생산/유통/보관) - 예 : 기안, 작성, 검토, 협조, 결재, 보고, 회의, 출장, 행사... 업무수행과정에서 생산/활용한 정보의 보관 표시
기호의 사용 • 작업행동간의 연결 : 업무수행과정의 행동과 행동 사이를 연결하는 선으로 정보흐름선이 됨 검토 • 작업행동간의 연결 : 업무수행과정의 행동과 행동 사이를 연결하는 선으로 정보흐름선이 됨 확인 • 정보의 분리/통합 : 생산한 자료를 이용하여 다른 문서를 생산하거나, 자료의 취합 등 자료 • 생산문서의 표시 : 생산문서는 정보흐름선의 중앙에 위치 교육계획 작성 등록대장 • 참조자료/대장등의 표시 : 업무수행과정에서 자료를 참고하거나 대장에 기재하는 경우 정보흐름선 옆에 위치
업무구조도에서의 시간(CT, PT)이 가지는 의미 • 프로세스재설계 후 프로세스의 변화된 정도를 측정하는 도구 • 시간의 종류 : 총작업시간(CT), 순수작업시간(PT), 대기시간(HT) • 기재하는 시간 : 개략적인 시간표시로서의 CT, PT - CT=PT+HT로 업무구조도상에는 HT를 기재하지 않음 CT의 기재(수직프로세스) • 업무처리상 구분할 수 있는 부분을 나누어 그 과정에 소요되는 총시간을 기재 PT의 기재 • CT의 구분에 맞추어, 그 과정에 포함된 PT들을 모아서 CT와 나란히 기재
업무구조도 작성의 실례(수직프로세스) 업무명 : 허가 경제진흥과 CT PT 민 원 실 민원인 관련부서 신청서 업무명 : 허가 (1/10) 경제진흥과 CT PT 민 원 실 민원인 관련부서 신청서 접수 민원사무처리기준표 수수료수령 인증 입력 민원사무처리부 지방세완납확인 관허사업지방세체납확인경유대장 접수증
민원인 민 원 실 민원후견인지정명령철 민원후견인지정및활동기록표 민원사무처리부 문서등록대장 과민원사무처리부 (2/10) 민원인 민 원 실 경제진흥과 관련부서 CT PT 민원후견인지정명령철 후견인 지정 작성 민원후견인지정및활동기록표 수령 민원사무처리부 입력 접수 문서등록대장 과민원사무처리부 2h 0.5h 선람(과장) 공람(담당) 검토(담당자)
민 원 실 실무종합심의회개최 실무종합심의서 결격사유조회의뢰 실무종합심의대장 근무상황부 (3/10) 민원인 민 원 실 경제진흥과 관련부서 CT PT 실무종합심의회개최 실무종합심의서 결격사유조회의뢰 기안(담당자) 검토(담당) 결재(과장) 48h 4h 실무협의 (도시개발과) 실무협의 (건축과) 실무협의 (농정담당) 실무협의 (동사무소) 실무종합심의대장 근무상황부 현지확인(담당자)
민 원 실 인가통보 고지서발급의뢰 인가업소내역통보 등록증 면허세납입고지서 면허세부과대장 등록업소관리대장 (10/10) 민원인 민 원 실 경제진흥과 관련부서 CT PT 인가통보 고지서발급의뢰 인가업소내역통보 등록증 수령 면허세납입고지서 접수 (세무과) 면허세부과대장 확인(담당자) 접수 (시/소방서/가스안전공사) 공람(과장) 영수증제시/등록증수령 확인 공채구입/면허세납부 등록업소관리대장 62h 5h 144h 16h ※ 업무효율화수준 : PT/CT=16/144=0.12
프로세스재설계(PAPR) 작업 1. 현재프로세스의 가시화 2. 혁신안 창출 3. 프로세스의 재설계 1-1. 대상업무의 선정 1-2. 프로세스개요서 작성 1-3. 업무구조도 작성 2. 혁신안 창출 2-1. 혁신안창출팀 구성 2-2. 혁신안 창출 2-3. 혁신안 정리 및 평가표 작성 3. 프로세스의 재설계 3-1. 프로세스 수정 3-2. 재설계업무구조도 작성
행정업무프로세스재설계매뉴얼 PAPR(Public Administration Process Reengineering) 행정자치부 혁신안 창출
프로세스재설계(PAPR) 작업 1. 현재프로세스의 가시화 2. 혁신안 창출 3. 프로세스의 재설계 1-1. 대상업무의 선정 1-2. 프로세스개요서 작성 1-3. 업무구조도 작성 1. 현재프로세스의 가시화 2. 혁신안 창출 2-1. 혁신안창출팀 구성 2-2. 혁신안 창출 2-3. 혁신안 정리 및 평가표 작성 3. 프로세스의 재설계 3-1. 프로세스 수정 3-2. 재설계업무구조도 작성
• 현재하고 있는 업무프로세스를 새롭게 변화시키려는 아이디어 2. 혁신안 창출 2-1. 혁신안창출팀 구성 2-2. 혁신안 창출 2-3. 혁신안 정리 및 평가표 작성 • 현재하고 있는 업무프로세스를 새롭게 변화시키려는 아이디어 혁신안의 의미 혁신안 창출에 사용하는 Tool : Brainstorming 혁신안 창출 준비 • 프로세스 재설계 대상업무의 「업무구조도」완성 • 혁신안 창출시 사용할 장소 지정 • 혁신안 창출팀 구성
2-1. 혁신안 창출팀 구성 구성원칙 • 실과별로 대상업무마다 혁신안창출팀을 구성(3-5명) 구성원칙 • 실과별로 대상업무마다 혁신안창출팀을 구성(3-5명) - 담당자, 실과 직원, 전임자, 관련업무 직원, 관련없는 직원 등 참여 • 추진총괄팀에서 취합하고 필요시 조정하여 확정 혁신안창출팀 대상업무명 비 고 소 속 성 명
혁신안창출팀 운영 활동장소의 지정 활동시간표 편성 활동요령 • 각 팀이 아이디어 창출활동을 할 수 있는 공간 확보 활동장소의 지정 • 각 팀이 아이디어 창출활동을 할 수 있는 공간 확보 - 소회의실, 강의실, 분임실, 구내식당, 빈 사무실 등 최대한 확보 활동시간표 편성 • 팀별로 2회씩 미팅이 가능하도록 시차별 활용계획을 편성 - 미션, 기능 등 특정 대상업무만 재설계하는 경우 : 팀별로 3회 미팅 • 기관의 일정을 감안 하여 최단기간에 혁신안 창출이 끝날 수 있도록 편성 활동요령 • 혁신안정리및평가표 제출시 기일준수여부와 연계하여 운영
2-2. 혁신안 창출 혁신안 창출작업 개요 ① 팀원들의「업무구조도」이해 ② 업무수행방식에 대한 아이디어(혁신안) 창출 ① 팀원들의「업무구조도」이해 ② 업무수행방식에 대한 아이디어(혁신안) 창출 ③ 「혁신안 정리 및 평가표」에 혁신안 정리 ④ 팀원들의 혁신안 평가 (「혁신안 정리 및 평가표」 완성) ⑤ 실과장(실행책임자)들의 혁신안 채택 ⑥ 기관장 채택 혁신안 정리 ⑦ 다수 업무에 적용할 수 있는 공통혁신안 정리 ⑧ 혁신안 실행을 위해 발굴한 제도의 개선안 정리
혁신안 창출의 구체방법 - Brainstorming 브레인스토밍(Brainstorming)의 일반원칙 • 아이디어 창출과정은 자유스러워야 한다. • 프로세스를 전체에서부터 부분까지 다각도의 시각으로 본다. • 문제는 반드시 있다고 생각한다. • 양적으로 많은 아이디어를 낸다. • 다른 사람의 아이디어를 활용한다. 준비물 • 팀원 수만큼의 대상업무「업무구조도」(사전 배포도 가능) • 접착이 가능한 메모지(Post-it 등) : 한 사람당 10장 정도 분량 • 「혁신안정리및평가표」양식 • 「업무구조도」부착용 테이프, 필기구
혁신안 창출의 사고방법 업무의 수행방법 검토 정보화 활용 목적 확인 • 폐지/감축 • 적극적 달성 • 무엇을 위한 업무인가? • 고객은 무엇을 요구하는가? • 간단한 목적달성 방법은? • 중복/낭비적 요소는? • 기기/과정/양식등의 통합은? • 단축/통합/재구성 • 표준화/계획화 수행방법 검토 정보화 활용 • 정보화 개발 • 기존SYS 활용 • 단순/반복/전국적 업무인가? • 처리절차가 정형화되어 있나? • 유사업무의 정보화SYS는? 개인을 넘 어선 발상 • 기능조정/재분장 • 모델 설계 • 다른 사람/부서/기능이 하면? • 가장 이상적인 방법은?
• 팀원들이 모이면 먼저 업무담당자가 대상업무의 프로세스를 설명 - 업무의 목적 - 프로세스 개요 2-2. 혁신안 창출 1) 대상업무의 프로세스 이해 • 팀원들이 모이면 먼저 업무담당자가 대상업무의 프로세스를 설명 - 업무의 목적 - 프로세스 개요 - 고객(내외부 및 최종고객) - 과거 문제가 되었던 점 및 현재의 쟁점사항 등 ※ 주의 - 과거에 변화시키려 했으나 실패했던 사례, 상급기관이나 관리자의 부정적 인식, 변화가 어려운 환경 등을 언급해서는 안되는 것은 물 론, 아이디어를 내기 전에 토론해서도 안됨
• (토론없이) 각자 「업무구조도」를 보면서 프로세스상의 문제점을 발굴하고 2-2. 혁신안 창출 2) 아이디어의 창출/기재 • (토론없이) 각자 「업무구조도」를 보면서 프로세스상의 문제점을 발굴하고 개선할 아이디어를 도출 (30분 이상, 개인당 10개 이상) • 도출한 아이디어를 구체화시켜 메모지에 기재 - 작은 착상이라도 버리지 말고 최대한 많이 도출 - 업무담당부서에서 가능하면 실행이 가능하도록 최대한 구체화 - 희망사항, 건의사항 등은 배제 • 혁신안 아닌 것들 - 전문인력을 양성하여 배치, 최신장비를 구입하여 활용, 교육확대 등 • 구체화하면 혁신안이 될 수 있는 것들 - 절차 표준화, 보고문서 감축, 통계자료 공유 등
3) 아이디어의 분류(Storyboarding) 2-2. 혁신안 창출 3) 아이디어의 분류(Storyboarding) (팀원들이 아이디어를 모두 도출하면 「업무구조도」 1부를 모든 참석자들이 볼 수 있도록 벽에 부착하거나, 책상 위에 펼쳐 놓은 뒤 ) • 각자 메모지를 「업무구조도」 의 해당부분에 부착 • (다 붙인 다음 팀장이) 메모지를 한 장씩 읽어 가며 팀원들과 확인하고 토의 - 해당부분은 맞나? / 애매한 표현은 없나? / 더 구체화한다면? / 다른 아이디 어와 결합하면? / 관련하여 새로이 떠오르는 아이디어는? 등 • 유사한 것들이 다수 있는 경우 대표적인 것만 붙여 두고 나머지는 버림 ※ 프로세스 전체에 해당하는 것은 별도로 분류하여 부착 - 일반적으로 메모지가 「업무구조도」의 특정부분에 모여서 부착되는 경향 이 있음
• 해당부분 : 문제가 있다고 보고 아이디어를 창출한 「업무구조도」상의 부분 2-2. 혁신안 창출 4) 혁신안 정리 및 평가표 작성 - 1 • 분류결과 - 중복/유사한 내용이 정리되고, 다른 아이디어와의 결합을 통하여 구체화된 혁신안들만 「업무구조도」에 부착되어 있을 것임 해당부분 문제점 혁 신 안 평 가 효과성 실행성 채택 여부 실행 시기 《 양식》 혁신안 정리 및 평가표 전체 • 해당부분 : 문제가 있다고 보고 아이디어를 창출한 「업무구조도」상의 부분 • 문제점 : 「업무구조도」상의 ‘해당부분’에 대한 문제점 • 혁신안 :「업무구조도」상에 부착된 메모지의 아이디어
• 평가 : 팀원들의 토의를 통하여 혁신안 실행의 효과성과 실행가능성을 평가 2-2. 혁신안 창출 4) 혁신안 정리 및 평가표 작성 - 2 《 양식》 혁신안 정리 및 평가표 해당부분 문제점 혁 신 안 평 가 효과성 실행성 채택 여부 실행 시기 • 평가 : 팀원들의 토의를 통하여 혁신안 실행의 효과성과 실행가능성을 평가 - 효과성 : 해당 혁신안을 실행 결과 해당업무의 절차 단축, 목적달성, 서비스 향상 등을 고려하여 “대”, “중”, “소”로 구분 - 실행성 : 해당 혁신안의 실행 가능성을 “대”, “소”로 구분 • 실행시기 : 실행완료를 기준으로 “즉시”, “단기”(1월 이내), “중기”(6개월 이 내), “장기”(1년 이내)로 구분 • 채택여부 : 대상업무 담당실과장이 실행가능성을 기준하여 “○”, “×” 표시
혁신안 정리 및 평가표 < 예시- 수평분석 >
혁신안 정리 및 평가표 < 예시- 수직분석 >
혁신안의 채택 및 ‘혁신안 정리 및 평가표’의 취합 채택 및 제출 : 각 실과 • 대상업무를 담당하는 실과별로 총괄담당이 주관하여 실과장이 채택 • 채택시「혁신안 정리 및 평가표」에 표시된 “○”, “×”를 그대로 유지한 채 취합부서에 제출 취합 및 검토 : 추진총괄팀 • 검토내용 - 채택한 혁신안에 대한 실과장의 실행권한 유무 - “×”표시한 혁신안 중 기관장의 권한으로 실행할 수 있는지 여부 - 혁신안이 다른 대상업무에 공통적으로 적용이 가능한지 여부
• 추진총괄팀에서 「혁신안 정리 및 평가표」에서 담당실과장이 채 택한(“○”표) 혁신안을 정리 2-2. 혁신안 창출 5) 실과장 채택혁신안 정리 혁 신 안 업무명 (담당실과장) 실행 시기 프로세스상 문 제 점 • 추진총괄팀에서 「혁신안 정리 및 평가표」에서 담당실과장이 채 택한(“○”표) 혁신안을 정리 - 재설계시 사용할 수 있도록 실과별, 대상업무별로 분류하여 정리 • “×”표시한 혁신안들의 별도 편집 - 추진총괄팀에서 분석하여 기관장의 권한으로 채택하여 실행할 수 있는 혁 신안들의 발굴자료
• 실과장이 채택 또는 불채택한 혁신안 중 기관장채택혁신안으로 정리 2-2. 혁신안 창출 6) 기관장 채택혁신안 정리 혁 신 안 업무명 (실행책임자) 실행 시기 프로세스상 문 제 점 비고 • 실과장이 채택 또는 불채택한 혁신안 중 기관장채택혁신안으로 정리 - 기관장이 낱개로 표시하지 않고 일괄로 결재할 경우를 대비하여 사전에 실 행권한 여부를 확인 - 실행책임자 : 실국장, 실과장(전결권 위임계획 붙임) • 추진총괄팀에서 보고체계에 따라 기관장(또는 부기관장) 결재 - 추진총괄팀장 ⇒ 부기관장(또는 실장) ⇒ 기관장(또는 부기관장)
• 추진총괄팀에서 정리 7) 공통분야 혁신안 정리 - 실과장채택혁신안, 기관장채택혁신안, 별도 발굴혁신안 등을 망라하여 재설 2-2. 혁신안 창출 7) 공통분야 혁신안 정리 혁 신 안 실행 시기 프로세스상 문 제 점 분 야 해당 부서 - 분야 : 「혁신안 정리 및 평가표」상의 ‘해당부분’과 달리 다른 재설계대상업 무에 적용될 분야(예; 민원접수, 자료취합, 보고, 예산편성 등)를 기재 - 해당부서 : 적용 가능한 재설계대상업무를 담당하는 부서명 • 추진총괄팀에서 정리 - 실과장채택혁신안, 기관장채택혁신안, 별도 발굴혁신안 등을 망라하여 재설 계대상업무의 2개 이상에 적용이 가능한 안들을 실과배포용으로 정리
• “제도”의 의미 • “제도개선안” • “제도개선안”의 발굴 8) 제도개선안 정리 - 1 2-2. 혁신안 창출 8) 제도개선안 정리 - 1 • “제도”의 의미 - 법률적, 행정적 권한상 혁신안을 창출한 기관에서 해결할 수 없는 법률·시 행령·시행규칙, 상급기관의 지침 등을 총칭 • “제도개선안” - 관련 프로세스를 혁신하기 위하여 필요한 “제도”의 개선을 주요 내용으로 하는 혁신안 • “제도개선안”의 발굴 - 혁신안 창출시 ‘실행성’보다 ‘효과성’에 초점을 두고 아이디어를 찾을 때 더 많이 발견 ※ 업무담당자가 업무수행시 행정현장에서 발견
• 추진총괄팀에서 취합하여 기관 차원에서 개선 추진 2-2. 혁신안 창출 8) 제도개선안 정리 - 2 제도개선안 □ 업무명 : □ 부서명 : 붙 임 : 관련법령(지침 포함), 관련서식 등 관련제도(조항) 문제점 관련제도(조항)개정안 기대효과 - 관련제도(조항) : 대상이 되는 법률·시행령·시행규칙, 상급기관지침 등의 조항 또는 내용을 있는 그대로 기재 - 문제점 : 목적달성 지장, 중복/불필요한 절차 등 개선되어야 할 이유 기재 - 관련제도(조항)개정안 : ‘관련제도(조항)’란에 기재했던 조항(내용)이 ‘이 렇게 바뀌어야 한다’는 개정조항(내용)을 기재 • 추진총괄팀에서 취합하여 기관 차원에서 개선 추진
< 예시- 제도개선안 > 제도개선안 □ 업무명 : □ 부서명 : 관련조항 문제점 관련제도(조항)개정안 기대효과 붙 임 1. 자동차관리법 제13조, 자동차등록령 제31조, 자동차등록규칙제37조 사본 2. 규칙 별지제17호 서식(자동차말소등록신청서) 및 작성견본 3. 규칙 별지제18호서식(폐차인수증명서) 및 작성견본 관련조항 문제점 관련제도(조항)개정안 기대효과 자동차등록규칙 제37조 ...별지 제17호 서식의 자동차말소등록신청서(자동차폐차업자의 경우에는 … ) ○ 자동차폐차인 수증명서와 말 소등록신청서의 기재내용 중복 ○ 자동차소유 주가 폐차인수 증명서를 발급 받으면 폐차신 고한 것으로 오 인 자동차등록규칙 제37조 ...별지 제17호 서식(제13조제1항제1호의 경우에는 별지 제18호서식)의 자동차말소등록신청서(자동차폐차업자의 경우에는 … ) 자동차소유주가 자동차말소등록 미신청으로 인한 과태료 발생 예방 - 법령을 민원 인의 인식수 준과 일치
혁신안 창출단계에서 한 작업내용 혁신안창출팀에서 수행 1) 혁신안창출팀 구성 2) 혁신안 창출 1) 혁신안창출팀 구성 2) 혁신안 창출 3) 「혁신안 정리 및 평가표」작성 추진총괄팀에서 수행 ① 「실과장채택혁신안」정리 ② 「기관장채택혁신안」 정리 ③ 「공통분야혁신안 」정리 1. 「업무구조도」 지금까지 생 산 한 산 출 물 2. 「혁신안 정리 및 평가표」 3. 「재설계업무구조도」
프로세스재설계(PAPR) 작업 1. 현재프로세스의 가시화 2. 혁신안 창출 3. 프로세스의 재설계 1-1. 대상업무의 선정 1-2. 프로세스개요서 작성 1-3. 업무구조도 작성 1. 현재프로세스의 가시화 2. 혁신안 창출 2-1. 혁신안창출팀 구성 2-2. 혁신안 창출 2-3. 혁신안 정리 및 평가표 작성 3. 프로세스의 재설계 3-1. 프로세스 수정 3-2. 재설계업무구조도 작성
행정업무프로세스재설계매뉴얼 PAPR(Public Administration Process Reengineering) 행정자치부 실행과 변화관리
실행과 변화관리 혁신성공 실 행 혁신활동 실패 1. 실행의 중요성 현상프로세스의 가시화 (행정현장 변화) 혁신안 창출 -「업무구조도」 - 혁신성공 (행정현장 변화) 혁신안 창출 - 혁신안 정리 및 평가표 - 실 행 업무구조도 수정 - 수정표시 업무구조도 - 혁신활동 실패 (혁신무용론) 프로세스재설계 -「재설계업무구조도」 -
1) 실 2) 점 3) 변화관리를 위한 관련규칙 제정 2. 중점추진사항 실행계획 대상 : 대상업무별 혁신안 행 검 계 획 실행대상 : 「재설계업무구조도」 실행계획 대상 : 대상업무별 혁신안 3) 변화관리를 위한 관련규칙 제정 2) 점 검 계 획 수 립 행 1) 실
▶ 혁신안 실행은 곧 새로운 프로세스의 실행 ▶ 프로세스혁신활동의 완성 □ 혁신안 실행의 의의 □ 프로세스 재설계 결과의 정착 ▶ 혁신안 실행은 곧 새로운 프로세스의 실행 ▶ 프로세스혁신활동의 완성 □ 프로세스 재설계 결과의 정착 ▶ 혁신안의 실행 확보 및 원상회귀성향을 차단하는 장치 마련 □ 실행계획수립 내부지침 마련(추진총괄팀) ▶ 혁신안에 대하여 관리번호를 부여하여 실행시까지 집행모니터링 ▶ 실행계획을 시기별로 분류, 점검계획과 연계 - 즉시실행안 : 주기적 점검대상으로 실행완료 이후에도 지속적 관리 - 중기실행계획 : 실행과정 중 1회 이상 점검대상으로 완료할 시기 명기 - 장기실행계획 : 실행과정 중 2회 이상 점검대상으로 단계별 완료시기 명기
▶ 혁신안별 실행책임자 확정 - 혁신팀에서 실과장과 협의하여 기관장 결재 · 기관장채택안 : 기관장이 지정 ▶ 혁신안별 실행책임자 확정 - 혁신팀에서 실과장과 협의하여 기관장 결재 · 기관장채택안 : 기관장이 지정 · 공통분야혁신안 : 국장급 · 실과장채택안 : 담당실과장 ▶ 실행계획의 제출 및 보고에 관한 체계 구축 - 실행 및 점검계획 수립요령(양식제공) - 제출일자 및 보고에 관한 사항 - 기타 실행책임자의 할 일 등
□ 실행계획의 정착 ▶ 실행점검계획 수립 - 점검시기 및 방법 - 점검자 및 확인자 - 점검결과의 활용방안 □ 실행계획의 정착 ▶ 실행점검계획 수립 - 점검시기 및 방법 - 점검자 및 확인자 - 점검결과의 활용방안 ▶ 혁신결과정착을 위한 내부규정 제정 ※ 관리자의 성향 및 담당자에 의한 과거로의 회귀를 방지 - “업무효율화규정”(훈령, 가칭) 제정 - 실과장의 담당업무에 대한 혁신활동 의무규정 삽입 - 관련 자체제도(조례, 규칙, 지침 등)의 개정체계 정립
1) 실행계획 수립 실 행 계 획 2. 중점추진사항 -1 실행주체 (담당실과장) 내 용 내 용 (추진일정) (구체 실행안) ● 준비사항 : 혁신안을 실행일정별로 분류 - 즉시실행안 : 1개월 이내 실행할 수 있는 안 - 중기실행안 : 1개월 이상 - 6개월 이내 실행할 수 있는 안 - 장기실행안 : 6개월 이상 - 1년 이내 실행할 수 있는 안 1) 실행계획 수립 실행주체 (담당실과장) 실 행 계 획 내 용 (추진일정) 내 용 (구체 실행안) 대 상 (혁신안)
혁 신 안 실 행 계 획 □ 업무명 : 혁신안 개요(관리번호) : 실행책임자 소 속 직위 및 성명 실행시기 ○ 실행계획 ○ <양 식 예 시> 혁 신 안 실 행 계 획 □ 업무명 : 혁신안 개요(관리번호) : 실행책임자 소 속 직위 및 성명 실행시기 ○ 실행계획 ○ 필요사항 애로사항 ※ 관리번호 : 추진총괄팀에서 각 혁신안의 실행을 관리/점검하기 위하여 정함
2) 실행점검계획 수립 실행점검계획 2. 중점추진사항 -1 확인자 (부기관장) 내 용 (구체 실행 가능성 ) 내 용 내 용 (구체 실행 가능성 ) 내 용 (실행시기) 대 상 (실 행 계 획)
실 행 점 검 표 □ 업무명 : (실행책임자 : ) 혁신안 세 부 실 행 계 획 확 인 자 실행시기 <양 식 예 시> 실 행 점 검 표 □ 업무명 : (실행책임자 : ) 혁신안 세 부 실 행 계 획 ○ 확 인 자 실행시기 국 장 차관
“수고하셨습니다”