회의문화 개선 방안

「1ㆍ2ㆍ3 원칙」 과 「 Meeting-Free Zone」 운영 전행 회의 전반에 대한 일반원칙 전행 회의의 기본 원칙과 회의금지 실천사항 【 우리은행 회의 이렇게 하자 】 「1ㆍ2ㆍ3 원칙」 과 「 Meeting-Free Zone」 운영 - 부득이한 경우를 제외하고 전행적으로 준수 - 1 ㆍ 2 ㆍ 3 원칙 Meeting – Free Zone 운영 회의는 1시간 이내 종료 회의는 2차례 이내 결론 도출 회의는 3일 이전 사전공지 ‘회의 없는 날’ 지정 매주 수요일을 회의 없는 날로 지정 영업점 대상 회의는 수요일을 피해 일정 조정 전행적 회의 없는 날이 될 수 있도록 본부부서 적극 참여 ‘회의 없는 시간’(업무집중시간제) 운영 16:00 ~ 18:00 퇴근시간(19시) 이후 회의소집 금지 ▷ 1시간 이내 종료 ㆍ 사전에 정해진 종료시간 내에 회의가 끝날 수 있도록 함 ㆍ 회의가 길어지면 업무에 방해가 되며 업무시간 지연으로 인한 근무만족도 저하의 원인이 됨 ▷ 2차례 이내 결론 도출 ㆍ 동일 안건의 반복되는 회의는 참석자들의 부담만 커지게 함 ㆍ 사전 협의를 통해 2차례 이내 결론을 도출하도록 함 ▷ 3일 이전 공지 ㆍ 준비시간이 회의시간보다 짧으면 그 회의는 실패 가능성 높음 ㆍ 참석자 모두가 준비를 할 수 있도록 3일 이전 공지 ◇ 현재 진행 중인 Green-Time 캠페인의 세부 실천사항을 고려하여 최소 규제로 최대 효과 기대 ◇ ‘회의 없는 날’은 영업조직 중심으로 운영하되, 본부부서도 적극 참여 ▷ Green-Time캠페인의 업무집중시간제와 동일

영업조직 회의 * * 예) 실적과목별로 통합하여 월 3회 이내 회의 소집 정례화, 회의 총량제 도입을 통해 회의소집을 최소화하고, 영업본부의 영업점 직접 방문 및 부서별 홈페이지 활성화 필요 개선 방안 영업점 자체 회의 회의소집 횟수 최소화 - 각종 회의를 영업점특성에 맞게 통합.운영하여 주 2회 이내로 운영 ㆍ 회의를 위한 조기출근은 주 1회 이내로 운영 자율적 미팅 활성화 - 자율적인 스탠딩 회의, 커피브레이크 등을 적극 활용 ㆍ 직원간 커뮤니케이션 활성화, 공식 회의 최소화 도모 회의 사전예고 절차 준수 - 사전공지 활성화로 원활한 회의 진행 도모 ㆍ 회의는 반드시 충분한 시간을 두고 사전에 공지 ㆍ 회의소요시간, 안건 등을 사전에 공지하고 이행 기대 효과 회의 정례화 및 총량제 도입을 통한 회의 소집 최소화 - 영업활동에 필수적인 회의유형을 정례화하고, 정례회의 활성화로 임시회의 소집을 최소화 - 정례회의 이외의 잦은 회의소집으로 인한 일선 영업점 실무자들의 부담 축소로 영업력 집중 여건 조성, 직원만족도 제고 영업본부의 영업점 관리방식 변화 - 회의 소집이 아닌 영업점 심방을 통한 영업점 지원 활성화. 단기 성과 달성이 아닌 실질적인 영업력 강화 도모 영업본부 주관 회의 필수적 회의 정례화 - 월 별 회 의 : 소속 영업점장 전체 회의 - 분기별 회의 : PB Success Forum, SRP자율모임, FSM모임 CS리더스클럽(분기 2회) 월별 회의 총량제 도입(비정례회의) - 정례회의를 활용하고 부득이한 경우 월3회 한도 내 소집 - 영업점장 또는 부지점장으로 참석자 제한 영업본부의 영업점 직접방문 활성화 - 실적 점검을 위한 회의소집보다 영업점 직접방문 활성화 - 집단대출 지원, 점주 거래처 공동섭외 등 영업점 지원 활동 강화 부서별 홈페이지 활성화 - 단순 공지사항, 정보전달 등은 영업본부 홈페이지 활용 (현재 12개 영업본부 개설 → 전 영업본부 개설,활성화 ) * * 예) 실적과목별로 통합하여 월 3회 이내 회의 소집

본부부서 회의 영업점 지원과 업무집중을 위한 시간대 설정, 동일안건의 반복 회의 억제 개선 방안 기대 효과 본부부서 간 회의 ‘회의 없는 시간’(업무집중시간제) 준수 - 영업점 지원 및 업무집중을 위한 업무집중시간제 중수 - 16:00 ~ 18:00 회의 사전준비 철저 - 회의 주재자는 충분한 사전준비로 회의 안건, 종료시간, 회의자료를 반드시 사전에 공지 - 참석자 전원의 철저한 준비로 2회 이내 결론 도출 영업점 지원과 업무집중을 위한 시간 확보 - 영업점의 문의 등 지원 요청이 집중되는 시간대를 회의 없는 시간대로 설정하여 회의 소집에 따른 영업지원 역량 약화와 업무시간 연장을 방지 불필요한 회의 반복 억제 - 회의 주재자뿐만 아니라 모든 참석자의 충분한 준비를 통해 회의 시간 단축, 신속한 결론 도달로 동일 안건에 대한 반복되는 회의 지양 전산개발 일정의 단축 - 실무자간 요건협의에 소요되는 시간을 축소하여 불필요한 업무시간 낭비를 막고 전체적인 개발 일정 단축 전산개발 관련 회의 사전 협의 소요시간 단축 - 현재의 AM제도를 보완하여 개발실무자 접촉, 개발가능성 타진 및 개발일정 조정 등 은행과 WFIS 실무자 간 사전 협의를 원활하게 할 수 있는 방안 마련(IT지원팀) 개발 실무자의 은행방문 활성화 - WFIS 개발실무자 또는 PM(책임자급)의 은행방문을 통한 협의로 은행 직원의 업무시간 공백 최소화

영업조직 회의 주요 사례 다양한 사례에서 횟수, 시간대, 효율성에 대한 문제점 발견됨 구분 주요 사례 영업점 회의 ○ 매일 하는 회의 - 특별한 사안이 없더라도 매일 회의 개최 - 특히, 책임자회의를 아침, 저녁으로 매일 개최하는 영업점도 있음 - 영업준비와 업무마감을 위한 시간 부족, 업무집중도 저하 영업본부 주관 회의 ○ 단기간 수 차례 반복되는 부진점 회의 - 특정 성과지표 항목에 대하여 단기간인 2주 단위로 목표 설정하여 대책회의 실시. 성과가 나쁜 경우 동일한 사안으로 월 2회 이상 참석하는 경우도 발생 - 기준일 제시 후 기준일 진도율이 가이드라인에 못 미칠 경우 별도의 회의참석 통보 없이 자동적으로 회의 참석하라고 하는 경우도 있음 - 기준일 제시 후 매일 실적진도 발표하여 부담 가중 ○ 실적할당인지 회의인지 구분이 안 되는 경우 - 회의라고 소집하지만 토의를 한다거나 대책을 내리지 못하고 결국에는 개인별 실적목표 할당하여 강제하는 방식 - 개인별 실적점검에 따른 압박감과 부담감으로 단기적 목표 달성은 가능할 수 있으나 영업력 향상은 기대할 수 없음 ○ 숫자도 헤아릴 수 없는 수 많은 회의,모임 - CS리더모임, SRP모임 등 정례화된 회의가 아닌 우리창구팀장회의, 여성책임자회의, 부지점장회의 등 별도로 회의 소집 - 과목별 드림팀 형태의 모임을 별도로 운영 과목별로 실적 우수 영업점 담당자들을 구성원으로 하는 드림팀을 구성하여 상시적인 회의를 소집 ○ 주제 없이 대충 때우는 회의 - 정례적으로 하는 전체회의, CS회의지만 특별한 사전 준비 없이 때가 되면 하는 회의로 생각하고 주제 없이 이런저런 얘기로 겉돌다가 끝나는 회의 ○ 업무시간 중 회의소집에 따른 업무공백 - 지점장, 팀장(책임자)의 회의, 연수 참석이 잦아 결재 지연, 대직에 따른 업무부담 및 전체적인 업무시간 연장 불가피 ○ CS회의에 실적 얘기, 실적회의에 CS얘기 - 회의주제와 관계없이 지점장이 현재 관심을 가지고 있는 사안에 대한 얘기로 회의집중도가 떨어지고 목표로 한 주제에 대한 답을 내리지 못하는 회의 ○ 영업지원 없는 실적독려 - 실질적인 영업력 향상을 위한 영업지원 활동은 없고 단기 실적목표 달성만을 강요 - 우수점에 대한 금전적인 인센티브 외에 영업점 활동 지원이 부족함 공 통 ○ 회의소집 시간대에 따른 부담 - 거의 매일 이른 아침에 회의,연수, 행사가 있어 8시 이전 출근이 보편화 - 저녁시간 회의소집 또는 회의참석 전 준비해야 하는 부진대책 보고서 작성을 위해 퇴근 시간 지연 ○ 과목별, 프로모션별 별도 실적관리 - 과목, 프로모션별로 별도로 실적관리하고 있어 모든 목표를 다 이루어내기는 불가능하므로 부진점 회의 참석은 불가피한 결과

타 업체 회의문화 개선 사례 검토 타 업체의 우수사례를 살펴보고 당행 회의문화개선에 적용 가능 사례 발굴 타 업체 주요 사례 삼성 그룹 【3ㆍ3ㆍ7 운동】(3가지 사고, 3가지 원칙, 7가지 지침) - ‘3가지 사고’ 꼭 필요한 회의만 최대한 간소하게 다른 회의와 통합하여 횟수를 줄이는 것 - ‘3가지 원칙’ 회의 없는 날을 지정하고 회의는 1시간으로 기록은 한 장으로 하는 것 - ‘7가지 지침’ 시간 엄수, 회의경비 공개, 참석자 제한, 회의목표 설정, 회의자료 사전 배포, 참석자 전원 발언, 결정사항 기록 시 사 점 ‘회의운영 지침’ 마련 필요 - 회의 운영에 있어 가이드라인 역할을 할 기준 필요 공감대 형성을 위한 교육.홍보 - 개선 노력이 형식적, 일회적으로 추진되면 실패 - 실질적 개선을 이뤄내기 위한 적극적인 지원이 필요 지속적인 분위기 조성 및 인센티브 마련 - 전행적인 관심제고와 참여가 필요 LG전자 【111 회의문화 캠페인】 - 회의자료는 최소한 1시간 전에 공유한다 - 회의시간은 1시간 이내로 한다 - 회의 결과는 1시간 이내에 공유한다 국무조정실 【행정기관의 ‘회의문화 혁신’ 추진】 - 행정기관 혁신의 일환으로 회의문화 개선을 추진 - 회의 매뉴얼 책자 ‘회의혁신 이렇게 하자’ 발간 배포 - 회의운영에 관한 교육, 회의운영 BP발굴 및 전파, 회의만족도조사 실시, 회의신문고 운영 - 지속적인 분위기 조성 및 혁신 점검 시 인센티브 제공

성공하는 회의 vs 실패하는 회의 실패하는 회의 성공하는 회의를 위한 10가지 사고 ① 장시간 회의 ① 장시간 회의 ① 회의에 대한 고정관념을 깨라 ② 결론이 나지 않는 회의 ② 집중력을 높일 수 있는 장소.방식을 고심하라 ③ 의제가 모호한 회의 ③ 회의 분위기를 화기애애하도록 만들어라 ④ 우선 열고 보는 회의 ④ 회의의 비용을 명시하라 ⑤ 강압적인 회의 ⑤ 회의에서는 계급장을 떼라 ⑥ 발언자가 적은 회의 ⑥ 애매한 표현은 금물(禁物) ⑦ 독재형 회의 ⑦ 골을 원하는 사람만 불러라 ⑧ 잡담이 많은 회의 ⑧ 회의는 정시에 끝내라 ⑨ 중도 이탈자나 불참자가 많은 회의 ⑨ 회의 결과는 기록하라 ⑩ 결론이 좀처럼 반영되지 않는 회의 ⑩ 회의 결과는 업무에 반영시켜라 * 출처 : 「이코노믹리뷰」, 「성공한 기업회의는 이렇게 다르다」