메일용량 최대로 사용하기 파일명 메일용량 최대로 사용하기 버젼 V1.0 배포일 승인 기록 성 명 서명 / 일자 작성자 문창석 성 명 서명 / 일자 작성자 문창석 2013.05.06 승인자 /

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메일 용량 최대로 사용하기 Q. 그룹웨어에서 사용할 수 있는 용량은 기본 500Mb 이지만 원활하게 사용하기 위한 용량에는 많이 모자라는 경우에 메일을 삭제하지 않고 최대로 메일을 보관하여 사용할 수 있는 방법이 필요합니다 A. 그룹웨어에서 제공하는 메일 용량은 모든 그룹사가 정책적으로 일정한 용량을 할당받아서 사용하게 되어있습니다. 개인별로 용량을 늘려서 사용하게되면 그룹사 전체적으로는 엄청난 용량의 메일 서버가 필요하게 되므로, 필요없는 메일을 지우거나 보관해야하는 메일의 첨부파일들은 컴퓨터에 백업해둔 후에 삭제하는 형태로 관리되고 있습니다. 그러나, 업무 특성상 기존 메일을 지우기 어려운 경우에 메일을 아웃룩으로 다운받아서 그룹웨어 서버에서 사용하는 할당된 용량은 줄이고 아웃룩에서는 일반 메일과 같이 검색 및 조회가 가능하게 설정할 수 있습니다. 컴퓨터에 예전 메일을 “보관”하면 컴퓨터의 하드디스크의 용량만큼의 메일을 보관할 수 있다고 보시면 됩니다.

보관(아카이빙)의 필요성 아카이빙 (Archiving) 필요 동기화 발생 아카이빙(보관) 메일 서버 Outlook/ web mail 하드디스크 / USB Outlook/WebMail에서 메일 삭제 시 Mail Server에서도 메일 삭제 ( 삭제시 복원 불가 ) 보관된 메일은 그룹웨어에서 삭제해도 나의 컴퓨터에 그대로 보관됨 ( 삭제시 복원가능 ) 아카이빙 (Archiving) 필요

보관시 주의사항 주의사항 메일을 자신의 컴퓨터에 받아서 무한대로 보관하고 사용할 수 있게 되지만, 컴퓨터를 포맷할때는 자신이 보관했던 메일이 들어있는 파일(.pst)을 외장형 하드에 복사해두신후에 포맷을 하셔야 합니다. 자신의 메일 보관파일을 백업후에 언제든지 아웃룩이 설치된 곳에서 복원해서 사용할 수 있으므로, 백업만 해두신다면 메일을 원하는 만큼 오랫동안 보관 및 조회하실 수도 있습니다.

아웃룩 설치하기 ② ① 제어판 > 메일 > 전자 메일 계정 을 클릭하여 메일 계정을 설정합니다.

아웃룩 설치하기 ① ② 전자 메일 계정에서 “새로 만들기＂를 클릭하고, “전자 메일 계정(E)” 를 선택한 후 “다음“ 버튼을 클릭합니다.

아웃룩 설치하기 사용자이름: 이름, 전자메일주소: 이메일주소, 암호: 그룹웨어 암호를 넣고 “다음“ 버튼을 클릭합니다. 조금후에 자동으로 아웃룩이 서버에 접속하여 메일 계정 설정을 완료하게 되며, “마침“ 버튼을 눌러 종료합니다

아웃룩 설정하기 주의사항 처음 아웃룩을 설치하고 실행하게 되면 한동안 아웃룩이 서버(그룹웨어)의 메일들을 가져오는 시간이 필요합니다. 메일들을 가져오는 동안에는 컴퓨터가 약간 느려질 수 있으므로 모든 메일을 가져온 이후에 보관 설정 작업을 하는것이 좋습니다. 메일을 가져오는 작업이 모두 완료되면 아래와 같은 메시지가 나타납니다. 메일을 모두 가져오고, 아웃룩이 최신 메일들을 가지고 있게되면 하단 메시지가 “최근 변경 내용까지 적용되었습니다“ 라는 메시지로 바뀝니다.

① ② 메일을 내 컴퓨터에 보관하기 아웃룩에 메일이 보여도 아웃룩에서 메일을 지우면 그룹웨어 메일도 지워지고 그룹웨어에서 메일을 지워도 아웃룩에서 메일이 지워집니다. 메일을 내 컴퓨터에 영원히 보관하도록 설정하도록 합니다. ① : 좌측 상단의 “파일“ 버튼을 클릭합니다. ② : “정리도구“ 버튼을 클릭하여 “보관” 항목을 선택합니다. ②

메일을 내 컴퓨터에 보관하기 보관 화면에서 아웃룩에서 보이는 메일중에 “내 컴퓨터에 보관“ 으로 옮길 메일을 선택하게 됩니다. ① : 보관할 메일의 폴더를 선택합니다. “받은 편지함＂을 선택하여서 현재 받은편지함에 있는 메일들중에 조건에 맞는 메일을 보관할것이라고 지정합니다. ② : “날짜선택“으로 특정 날짜 이전에 받은 메일들을 모두 “내 컴퓨터에 보관“ 하도록 선택합니다. ① ② 주의사항 신규 그룹웨어의 오픈시점보다 오래된 메일은 오픈시점에 받은 메일로 내부적으로 설정되어있으므로, 항목 보관 날짜는 2012년 7월 이후 날짜로 선택해서 진행해야합니다.

메일을 내 컴퓨터에 보관하기 보관이 진행되면 기존 그룹웨어 메일 하단에 “보관“ 이라는 별도의 메일이 하나 더 생성됩니다. “보관“ 메뉴를 클릭하면 일반 메일처럼 “받은 편지함“, “지운 편지함“ 등의 폴더들이 생성되어 있으며, “받은 편지함＂에 2012년 7월 이전에 받은 메일들이 나타나게 됩니다. 보관에 나타나는 메일은 그룹웨어의 메일에서는 사라지고 보관되는 것이므로 그룹웨어의 메일 용량은 여유가 생기게 됩니다.

그룹웨어에서 내 사서함 크기 확인하기 보관이 진행된 이후에 메일의 용량을 체크하기 위해서 두가지의 방법이 있습니다. 아웃룩의 “파일” 메뉴에서 “사서함 정리＂에 현재 사서함의 전체용량과 사용량이 표시됩니다. 그룹웨어의 메인화면에서 사용자 정보의 하단에 사서함 전체용량과 사용량이 표시됩니다.

보관을 자동으로 하도록 설정하기 보관 기능을 매번 사용자가 수행하지 않고 자동으로 6개월 이전 메일은 보관폴더로 옮기도록 설정하는 방법이 있습니다. 아웃룩을 하루에 한번 실행할때마다 자동으로 특정 받은 날짜 이전 메일을 보관하게 됩니다. “자동 보관＂을 수행하려는 폴더(“받은편지함”)에서 우측 마우스를 눌러서 “속성＂을 선택합니다.

보관을 자동으로 하도록 설정하기 “받은 편지함 속성“ 화면에서 “자동 보관“ 탭을 선택합니다. “보관 안함“ 옵션에서 “기존 설정으로 이 폴더의 항목을 보관“ 항목으로 선택을 변경합니다.

보관을 자동으로 하도록 설정하기 ＂기본 보관 설정“ 버튼을 클릭하여서 “자동 보관“ 상세 옵션을 설정합니다. 좌측의 이미지처럼 설정을 진행합니다. 아웃룩을 시작할때마다 하루가 지난 시점에 “자동보관＂을 시도합니다. 이 옵션으로 30분후에 아웃룩을 실행해도 매번 자동보관하지 않을 수 있습니다. “다음 기간이 지난 항목 지우기＂에 6개월로 설정합니다. 이 옵션으로 6개월 전에 받은 메일들은 보관 폴더로 자동 보관됩니다. “확인” 버튼을 클릭하면 다음날 부터 (하루가 지난후) 자동 보관을 매일마다 수행하게 됩니다.

메일 파일을 백업해두기 꼭! 챙겨야 하는 백업하기 중요한 메일을 오랫동안 안전하게 보관하기 위해서는 메일 파일을 백업하여 두면 더욱 안전하게 보관할 수 있습니다. 아웃룩 메일 파일의 확장자는 .pst 파일입니다. 자신의 컴퓨터에서 .pst 파일을 수시로 외장형 하드에 복사해 둔다면 메일이나 컴퓨터에 문제가 발생해도 언제나 원상태로 복구가 가능합니다.

메일 파일을 백업해두기 Pst 파일의 위치 파일 복사하기 아웃룩의 파일을 복사하기 위해서는 아웃룩을 종료한 후에 복사가 가능합니다. 일반적인 파일의 위치는 다음과 같습니다. C:\Users\(컴퓨터 사용자 ID)\Documents\Outlook 파일\Archive.pst “컴퓨터 사용자 ID”는 컴퓨터마다 다르므로 자신의 컴퓨터에서 사용하는 ID로 찾으시면 됩니다. 파일을 찾았으면 일반 파일처럼 “복사＂해서 다른 컴퓨터나 하드디스크, USB에 “붙여넣기“ 하여서 백업해둡니다.

메일 파일을 복원하기 백업했던 .pst 파일을 새로운 아웃룩에서 다시 보고 싶은 경우에 pst 파일을 아웃룩으로 불러들일 수 있습니다. “파일＂에서 “계정설정” 버튼을 클릭합니다. “계정설정”화면에서 “데이터파일＂탭을 선택합니다.

메일 파일을 복원하기 “데이터파일”에서 “추가“ 버튼을 클릭하여 추가할 pst 파일을 선택합니다. “Outlook 데이터 파일(.pst)” 를 선택하여 가져올 archive.pst 파일이 위치한 폴더를 찾아서 파일을 선택합니다. “확인“ 버튼을 클릭하면 선택한 백업된 .pst 파일이 아웃룩에 나타나게 됩니다.

② ① 웹메일(그룹웨어)에서 eml로 백업하기 ① 그룹웨어 웹메일에서 좌측의 “환경설정” 버튼을 클릭해서 메일 환경 설정 화면으로 이동한다. ② “로컬 저장“ 옵션을 선택하여 메일을 컴퓨터로 저장하는 메뉴로 이동한다.

① ② 웹메일(그룹웨어)에서 eml로 백업하기 - “로컬 저장 설정＂에 체크를 하고 “Select Folder” 버튼으로 다운로드할 폴더 화면을 오픈한다. - 폴더를 선택하면 앞으로 메일 내보내기 시에 해당 폴더에 eml 파일을 생성하게 됩니다.

웹메일(그룹웨어)에서 eml로 백업하기 - eml 파일로 백업받을 메일을 좌측의 체크박스에서 선택한 후 “확장“ 메뉴를 선택하여 “메일 PC로 내보내기＂를 선택합니다. - 나타나는 팝업창에서 “저장할 경로＂는 환경설정에서 선택한 경로가 기본이며, 다른 곳으로 지정할때는 “찾아보기＂를 선택하여 원하는 폴더를 선택한후 “확인“ 버튼을 눌러 내보내기를 진행합니다.

웹메일(그룹웨어)에서 eml로 백업한 메일 조회하기 로칼 저장 목록에서 메일을 읽거나 삭제가 가능합니다. 해당 폴더에 직접 접근하여 eml 파일을 더블클릭하면 파일은 아웃룩에서 조회도 가능합니다.