생산적 회의기법 송 창 석 song5245@yahoo.co.kr 1) 비판금지 2) 질보다 양 3) 자유분망 4) 타인 의견에 편승하라

1) 비판금지 2) 질보다 양 3) 자유분망 4) 타인 의견에 편승하라

토의(Discussion)와 토론(Debate) 토의와 토론에 대한 명확한 구별 없이 혼용되고, 토론교육과 관련한 훈련기회가 일천, 토론문화가 부재한 관계로 토론과 토의에 기초한 성숙한 대화가 부재.

회의의 문제점? 왜 회의무용론이 제기된다고 생각하십니까? 우리 직장 내 회의운영의 문제점과 그 원인은? 문제상황 가능한 원인

1. 비생산적 회의와 회의심리 비생산적 회의 징조 회의에 참석치 않으려고 온갖 핑계를 댄다 말이 없다가 회의가 끝난 후 자기들끼리 수군거린다 회의시간에 시계를 자주 보거나 하품을 한다 일부 소수자 발언이 너무 많고, 일부 발언이 장황하고 길다 졸거나 낙서를 해도 상관 없다 아이디어는 내지 않고 남의 의견에 반대만 하는 사람이 있다

시간부족으로 대충 마무리하고, 도대체 무슨 결론을 얻었는지 모른다 판단근거가 충분해도 나중에 다시 생각하자며, 이유 없이 결론을 미룬다 결정 내린 것은 없고, 새로운 아이디어가 한건도 나오진 않았다 “그래 내 뭐라 그랬어”라고 하는 사람이 많다 무슨 일로 모였는지 도통 이유를 알 수 없을 때가 있다 보고나 전달확인 등은 이메일로 가능할텐데…… 회의 참가자가 너무 많아 제대로 진행되지 않을 때가 있다

타당성 여부가 아니라 목소리 크기로 결론이 날 때가 있다 지위 고하에 따라 좌석이 배치되는 경향이 있다 사전 자료를 배포하기는 커녕 화이트 보드도 없이 논의가 겉돌고 있다 시작 전부터 결론이 정해져 있는 듯한 느낌을 받을 때가 있다 보고나 자료설명시간이 너무 길어 중요사안을 토론 못한다 회의가 필요한 결과를 충족시키지 못한다 형식적이다. 속마음과 다른 의견을 발표한다 의견을 제출하면 “그럼 자네가 해보게”라는 말을 들을 것 같아 의견 내기를 꺼리는 분위가 있다

"회의는 마라톤이 아니라 100m 달리기처럼 해야 한다" 회의는 길고 지루하게 진행하는 게 아니라 짧은 시간에 집중적으로 정보를 제시하고 토론하는 형태가 돼야 하고 이를 위해서는 주제에 대한 철저한 사전준비가 필수적. 상대방의 말을 경청하는 자세가 필요. 남의 말을 중간에 자르는 '말자르기형', 자기 마음대로 모든 것을 결정하는 '아집형', 다른 사람의 말을 자기 취향대로 해석하는 '아전인수형'은 지양해야. 자신의 의견을 말하는 데 두려움을 없는 활발한 대화로 시작. "여러사람이 머리를 맞대고 고민하다보면 뭔가 답이 나오겠지"라는 식의 회의 지상주의를 버려야. "회의를 하다보니 회의주의자가 돼 버렸다 " 회의시간과 능률성 상관관계( USA Today) 회의가 전체 업무시간 25 - 60% (이중 25% 시간낭비로 인식) 회의시간 전후로 업무능률 최저치(스트레스) 회의 많은 경우 리턴 콜, 프로젝트 기한 초과 등 문제 발생

가장 피하고 싶어하는 회의 강압적인 분위기의 회의 (19.8%) 결론이 나지 않는 회의 (17.6%) 강압적인 분위기의 회의 (19.8%) 결론이 나지 않는 회의 (17.6%) 독재형 회의 (14.4%) 결론이 반영되지 않는 회의(12.5%) 장시간 회의 (12.3%) 잡코리아 직장인 1천463명 대상조사(2003 3. 11연합뉴스) “자유로운 회의 분위기는 참여자들이 창의적인 아이디어를 낼 수 있게 하며 직원들의 업무능률 향상을 위한 동기부여 역할도 하게 되므로 자유로운 회의 분위기 조성에 힘써야”

일반적인 회의심리 중심 멤버(연령, 지위)에게 이끌린다 상대에 대한 지나친 체면 존중 상급자끼리 이야기 선호(좌석 배치) 단순한 문제는 길게 복잡한 문제는 간단히 한다 위험한 군중심리(빨간불도 함께 건너면 무섭지 않다) 분위기에 휩쓸린다(예상치 못한 발언) 의견청취에 만족하거나 막연한 위안감 방관자적 태도(참여자가 아니라 포기한 참가자) 회의에 대한 이율배반적 태도 : 소외감

1) 비판금지 2) 질보다 양 3) 자유분망 4) 타인 의견에 편승하라

2. 회의 개념과 목적 회의는 다수의 사람들이 관계되는 사항에 대해 참가자의 지식과 경험을 결집하고, 관계자의 협력을 획득하며 관계 자에 대한 정보전달 또는 지시 목적아래 ( )명 이상의 사 람들이 동시에 마주보며 협의하는 것.(상호작용) 회의 3대요소 ( , , ) 테마 리더 멤버 따라서 회의는 조직에서 다양한 결정과 우선 순위를 정하고, 변화된 내 용에 대한 합의 등을 통해 조직문화를 규정, 지속시키며 구성원에 대한 학습기회 제공, 조직에 대한 통제 등 매우 중요한 기능을 수행하기 때문 에 매력적이고 성공적인 회의운영 필요

회의목적 (annenberg school of communication) 회의종류 : 회의는 ( )와 ( )의 결합 참여자와 목적에 따라 자유로운 단순 Meeting부터 보고/전달회의, 문제해결회의, 조정회의, 의사통일을 위한 결정회의 등 누구 왜 회의목적 (annenberg school of communication) 아이디어 개발시 4가지 원칙 1) 비판금지 2) 질보다 양 3) 자유분망 4) 타인 의견에 편승하라

3. 회의실패 원인과 대책 회의실패 원인 논의 회합하되 _____ 가 없다 권위적 문화로 심리적 위축, 토론문화 부재 /소극적 은둔 태도 준비시간 부족, 임박한 회의통지 및 자료배부 회의리더의 운영미숙, 커뮤니케이션 Skill 부족 명확한 회의목적 부재, 테마 부적정(전달, 지시, 명령) 부적합한 대리자 참석, 외부의 정치적 압력 숨겨진 의도, 책임회피(전가), 단순 의견경청, 밀어붙이기식 회의 형식적, 과시용 회의 논의

결정 실행 논의는 해도 _____이 없다 결정이 있어도 _____이 되지 않는다. 말은 많으나 결정이 없다(대안 없는 문제제기) 회의리더의 자질부족(대안결정 및 아이디어 창출 기법 등) 책임자의 통제능력 및 인식부족 결정 결정이 있어도 _____이 되지 않는다. 명확한 업무분담(누가, 무엇을 , 언제까지) 합의 절차 결여 후속조치 및 보고통제 불명확 실행 회의실패는 비용, 시간낭비, 사기저하, 생산성 감소 초래 불필요한 회의 줄이기(통합, 횟수, 시간, 참석자 최소화) Intranet System 활용 효과적인 회의 진행방법 개발 5W1H : Why What Where When Who How

1. 회의운영 SKILL Leading Skill 확인 : 중간 중간 이해도 확인 및 요약 촉진 : 자-알 진행되도록 제안 : 논리적 절차에 방해 받지 않도록 미룬다(미완성 과제 게시) 암시 : 간접적 암시 지원 : 진도 부진시 적절히 개입한다 개입 : 너 혼자 해도 될 것을 왜 불러 연결 : 질문으로

촉진 및 분위기 조성 Skill 칭찬 : 침묵 시 질문유도(펌핑) 질문 Skill 유지: 목적달성 가능 시 꾸중 반응(이해,촉진,감탄,연결,발전,편승) 질문 Skill 전체/지명 중계/역질문 반복/유도 촉진(그래서, 또)/이해 확인 개방/폐쇄형(선택필요시)

상호작용 Skill 상호작용의 기본원리 인간적 측면(자존심,경청,참여유도로 긍정적 환경조성) - 개인 욕구충족원리 - 개인 욕구충족원리 - 자존심을 중시(UP:칭찬, 유지:실수시 배려) - 공감적 경청하고 응대하라 - 문제해결에 도움을 청하고, 참여를 격려하라 인간적 측면(자존심,경청,참여유도로 긍정적 환경조성) - 인격·가치관 → 관심과 배려를 한다 - 의견· 생각 → 인정· 존중하라 - 입장· 처지 → 이해· 공감하라 - 체면· 자존심 → 유지· 향상시켜라

- 명확화 : 배경정보 검토 및 정보소개(정보공유)/ 멤버의 추가 정보 확인(질문)/ 요약 및 명확화(문제제기) 논리적 측면 - 시작 : 멤버환영/ 테마/목적/중요성 설명/ 의사일정검토/ - 명확화 : 배경정보 검토 및 정보소개(정보공유)/ 멤버의 추가 정보 확인(질문)/ 요약 및 명확화(문제제기) - 아이디어 개발 : 아이디어 요청, 제안 및 개발기법/ 해결대안 모색:소그룹 활동 등 기법 - 합의 : 대안선택(다수결?)/ 의사결정 기법, C/B분석 등 누가, 무엇을, 언제까지?(자발성유도) - 마무리 : 결정사항 요약/ 진척도, 점검일, 점검방법 결정/ 후속조치 검토/ 감사표현 논리적

회의준비 Skill 아이디어 개발 Skill Aids 활용(매체,시각화,압축) 합의, 의사결정 Skill 회의 목표에 집중(기대성과) 치밀한 배경정보 조사 회의 참가자 선별(지원자,전문가,전문가 등) 세밀한 의사일정 작성 배부(시간계획) 참가자의 준비 지원과 참여 유도 아이디어 개발 Skill Aids 활용(매체,시각화,압축) 합의, 의사결정 Skill

2. 돌발상황 대처요령 주제 이탈 : 이슈, 쟁점을 미리 분석 소수 지배/독점 : 행동규칙, 벨 이용 참석자 철수 침묵시 : 회의 기본원리 불화/ 언쟁 : 중간휴식, 휴회 핵심그룹 재편성 의도적 방해 : 까다로운 주제는 후반부로 방황 : 의사일정 게시, 미완성과제 게시 일반적으로 온건책에서 강경책으로

3. 민주적 참여 촉진방법 1. 토론을 독점하지 말라 2. 동의하지 않아도 반대의사를 보이지 말라 2. 동의하지 않아도 반대의사를 보이지 말라 3. 활발한 토론을 위해 자유 해답식 질문을 하라 - OO에 대하여 어떻게(무엇이라고) 생각하십니까? 4. 긍정적인 말로 문제점을 정리하라 - 목표가 가능하겠어? 보다 목표를 어떻게 성취할 수 있지? 5. 내성적인 사람에 대한 참여를 요청하라 6. 외향적인 사람의 독점 토론을 지양 하라 7. 상급자들이 토론을 주도하게 하지 말라. 8. 모든 구성원의 참여가 가능한 진행절차와 방법 사용하라. 9. 냉담한 침묵자를 괴롭히는 원인을 확인하라 10. 리더쉽을 순환시키라(사회와 좌석배치 등을 바꿔라)

4. 새로운 회의방법:브레인라이팅 Brainstorming변형, pin card를 이용한 게시판세미나 Ideawriting방법과 독일 Frankfurt Battele Institute에서 개발된 Card Posting Techniques의 변형 장점 ① 참가자의 관심을 지속적으로 토론과정에 집중 ② 전체참가자의 다양한 견해를 집합 · 전시 ③ 문제해결에 대한 참신한 아이디어 발굴 ④ 발표력이 부족으로 침묵하는 다수의 의견을 수렴 ⑤ 어느 정도 익명성 보장으로 감추어진 의견 제시 ⑥ 토론 토의 결과물 보존/전시 활용 등

6. 회의의 개선방안 회의비용 회의 효율화 원칙 (회의 수)X(참가인원 수)X(개최빈도)X(회의시간)X(시간당 평균 인건비) 중지(꼭 필요한가?, 회의 이외의 수단은?) 간소화(참석자수, 개최횟수, 회의시간, 회의자료, 운영방법) 통합(다른 회의와 통합, 안건의 통합) 위양(다른 회의에 맡겨도 되는가?) 표준화(회의 진행방법의 표준화) CEO의 관심과 의지가 중요

회의자료 작성시 기타 요점만 간단히 정리 내용이 편중되지 않도록 주의 수치는 일목요연하게(그래프 또는 밑줄 강조) 시각화 수치는 일목요연하게(그래프 또는 밑줄 강조) 시각화 사전 배부(문제 복잡, 예비지식 필요)/회의 당일 배부자료 진행프로그램 작성(사전준비사항, 의제순서와 시간, 토의사항의 순서와 시간, 공지사항 정리 등) 기타 회의장소(소음,온도,조명,출입문,시계,책상 등) 좌석배치 리더의 진행 요령 등

회의 중지요건 분명한 목표가 없을 경우 더 나은 대안이 있을 경우 그룹 결정이 필요하지 않을 경우 회의 중지요건 분명한 목표가 없을 경우 더 나은 대안이 있을 경우 그룹 결정이 필요하지 않을 경우 단지 정규적 회의가 예정되어 있을 경우 주요한 참가자들이 참석할 수 없다면 비용이 잠재적 이익보다 클 경우 회의를 열지 않아도 부정적 결과가 없을 때