시간관리교육 김수희.

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1 시간관리교육 김수희

2 1 2 시간관리단계 시간관리 분석(활동내역시간/업무방해 및 중단요인 분석) 3 4 정리하며 시간계획 설계방안

3 들어가며 ☞ 학습목표 ★ KEY WORD 시간계획순서, 우선순위, 파레토 원칙 시간관리 계획법에 대하여 배워본다.
잘못된 시간관리 습관을 진단하고 조정한다. 시간관리 계획법에 대하여 배워본다. ★ KEY WORD 시간계획순서, 우선순위, 파레토 원칙

4 Ⅰ. 시간관리순서

5 Ⅰ. 시간관리순서 6.정보와 커뮤니케이션 시간 관리 순환표 2. 계획 수립 1.목표 설정 3. 결정 4. 실행과 조직
일일, 주간,월간,연간 계획수립 계획표에 의한 관리 목표 발견, 상황 분석 목표 달성 전략 수립 1.목표 설정 우선 순위 설정 3. 결정 업무 위임 6.정보와 커뮤니케이션 목표설정 : 개인의 목표를 분석하고 정의하는 것. 자신이 이상적으로 바라는 점이 무엇 인지 명확히하고, 본인에게 주어진 상황을 인지하는 단계입니다. 그리고 바라는 목표에 다가가기 위한 전략을 수립해야하는 단계죠. 2. 계획수립 : 수립한 목표를 달성하기 위해 자기자신의 행동계획과 그 대안을 설정하는 것 시간이라는 자원을 효율적으로 활용하기 위해, 가장 성과가 큰 것에 충분한 시간을 들이거나 최단시간에 목표를 달성하는 단계이다. 즉 시간을 배분하는 단계로, 자신의 시간을 잘 계획하면 할 수록 앞서 새운 자신의 이상(목표)를 위해 사용할 수있는 시간이 많이 생겨난다. 3. 결정 : 앞서 계획한 예정되어 있는 일에 대한 의사 결정을 하는 것. 우선순위를 정하는 단계. 우리는 항상 많은 과제를 한번에 처리하려고 하고, 그 결과 보기에는 필요한 일처럼 보이지만 실은 그다지 중요하지 않은 일에 분주히 시달리고 있다. 이 단계는 한번에 하나의 일에 집중하여 완료하고 그 다음에 중요한 일을 처리하는 식으로 우선순위를 정하게 되는 단계이다. 4. 실행과 조직 : 우선순위에 따라 결정된 과제를 실행에 옮기기 위해, 하루 단위로 일의 계획을 짜서 조직화 하는 것. 자신이 가장 효율적으로 일을 수행할 수 있는 시간대나, 작업스타일 등을 고려하여 하루를 조직하고 마감하는 단계. 5. 통제 : 앞의 단계에서 계획하고 조직한 계획의 기대치와 실제 행한 후의 실적치를 비교하여, 피드백을 하는 과정이다. 이 과정을 통해 시간관리 과정을 개선할 수 있고, 자신의 목표달성 여부를 알 수 있다. 또한 행동의 궤도수정을 위한 실마리가 된다. 6. 정보와 커뮤니케이션 – 시간관리의 중심에서 다른 과정들이 순조롭게 진행될 수 있도록 하는 윤활유역할. - 시간관리의 중심영역으로 각각의 단계에서 당면하게 되는 문제들을 해결하기 위해서는 주변의 많은 정보들을 정리하고 활용할 필요가 있다.경영관리자들은 실제로 그들 시간의 평균 80%를 독서, 통신, 전화 및 대화에 소비한다. 5. 통제 업무 진행 과정 통제 결과 통제 4. 실행과 조직 일정 구성 일일 기본 계획

6 Ⅱ. 시간관리 분석

7 Ⅱ. 시간관리 분석 다음에 주어진 기준에 따라 모든 활동 내용을 평가하라. 꼭 필요한 활동이었는가? 예 / 아니오
→ ‘아니오’ 라고 답한 사람은 B란과 C란에도 ‘아니오’라고 기입하세요. B. 시간을 올바르게 소비한 것인가? C. 목적에 맞게 시행하였는가? D. 적당한 시기에 시행하였는가 → 모든 활동에 대하여 각 란에 ‘예’ 또는 ‘아니오’를 기입하세요

8 Ⅱ. 시간관리 분석 활동 내용 및 시간 분석 번호 활동내용 시작~종료 소요시간(분) A B C D 1 수업
09:00~12:00 180 Y 2 시험 공부 14:00~18:00 240 N 3 컴퓨터 게임 19:00~21:00 120 4 여자친구와 데이트 22:00~23:30 90 5 음주가무 24:00~03:00 합계

9 Ⅱ. 시간관리 분석 활동 내용 및 시간 분석 번호 활동내용 시작~종료 소요시간(분) A B C D 1 수업
09:00~12:00 180 Y 2 시험 공부 14:00~18:00 240 N 3 컴퓨터 게임 19:00~21:00 120 4 여자친구와 데이트 22:00~23:30 90 5 음주가무 24:00~03:00 합계 810

10 Ⅱ. 시간관리 분석 활동 내용 및 시간 분석 번호 활동내용 시작~종료 소요시간(분) A B C D 1 수업
09:00~12:00 180 Y 2 시험 공부 14:00~18:00 240 N 3 컴퓨터 게임 19:00~21:00 120 4 여자친구와 데이트 22:00~23:30 90 5 음주가무 24:00~03:00 합계 810 390 630

11 Ⅱ. 시간관리 분석 활동 내용 및 시간 분석 활동 내용 및 시간 분석 번호 활동내용 시작~종료 소요시간(분) A B C D 1
수업 09:00~12:00 180 Y 2 시험 공부 14:00~18:00 240 N 3 컴퓨터 게임 19:00~21:00 120 4 여자친구와 데이트 22:00~23:30 90 5 음주가무 24:00~03:00 합계 N(A,B,C,D)/810 810 (100%) (22%) 390 (48%) 630 (78%) 활동 내용 및 시간 분석 번호 활동내용 시작~종료 소요시간(분) A B C D 1 수업 09:00~12:00 180 Y 2 시험 공부 14:00~18:00 240 N 3 컴퓨터 게임 19:00~21:00 120 4 여자친구와 데이트 22:00~23:30 90 5 음주가무 24:00~03:00 합계

12 Ⅱ. 시간관리 분석 A의 비율이 높게 나왔다면 ? 더 중요한 일에 시간을 할애하도록 하세요!
활용 내용 및 시간 분석에 대한 평가 A의 비율이 높게 나왔다면 ? 더 중요한 일에 시간을 할애하도록 하세요! 목표가 확실하게 설정되어 있지 않고, 중요하지 않은 일들을 다른 사람에게 위임하는 것과, 우선순위를 설정하는 데에 문제가 있습니다. => 시간관리 순서 중 1,3단계인 의사결정 단계를 참조하세요. B의 비율이 높게 나왔다면 ? 자신의 일의 진행방식을 점검하도록 하세요! 일의 함에 있어서 집중력이 떨어지거나, 계획적으로 일을 하는 훈련이 되어있지 않습니다. => 시간관리 순서 중 2,4단계인 계획과 실행 및 조직 단계를 참조하세요. C의 비율이 높게 나왔다면 ? 특정한 목적이 없이 시간을 사용하고 계시는 군요! 자신이 어떤걸 하고 싶은지에 우선하여 어떤 일을 할 것인지 설정하고, 하루의 끝에서 목적에 맞게 시간을 사용했는지 돌아볼 필요가 있습니다. => (시간관리 순서 중 3,5단계인 목표설정과 계획단계를 참조하세요. D의 비율이 높게 나왔다면 ? 본인의 상황에 대해 재점검하세요! 계획을 설정하는 것과 시간을 배분하는 데에 문제가 있습니다. => (시간관리 순서 중 3,4단계인 의사결정과 계획단계 참조하세요.

13 Ⅱ. 시간관리 분석 업무 방해 및 중단 요인 분석 번호 업무 방해 소요시간(분) 어떤 행동이 방해요인이었는가? 누가? 비고
시작 종료 1 10:30 11:45 75 수업을 가지 않았다. 여자친구가 보고 싶었다 여자친구 데이트 2 13:10 13:25 15 지나가다 친구를 만나서 담소를 나누었다 이성석 수업 지각 3 15:00 16:00 60 시험 공부를 하다가 차세대HR아카데미 클럽 방문 차세대 HR 아카데미 성적 C+ 4 22:00 22:30 30 온라인 조회의 중에 컵라면 식사 회의 집중실패 5 02:00 02:45 45 취침 전에 핸드폰으로 텔레비전 방송 시청 나 아침에 피곤함 13

14 귀찮은 문제가 무엇인지, 어떤 방해를 받고 있는지 알 수 있다.
Ⅱ. 시간관리 분석 업무 방해 및 중단 요인 분석에 대한 평가 업무 진행을 방해하거나 중단하도록 만든 요인을 분석하라. ▪ 업무 진행을 방해하거나 중단하도록 만드는 요인 중에서 어떤 것들이 가장 큰 대가를 치렀는가? ▪ 불필요한 만남에는 어떤 것들이었는가? ▪ 불필요한 방문객은 누구였는가? ▪ 좀 더 짧게 통화할 수도 있었을 방문은 어떤 것이었는가? ▪ 좀 더 짧은 만남이 될 수도 있었을 전화는 어떤 것이었는가? ▪ 가장 자주 업무를 방해한 사람은 누구이고, 가장 괴롭게 했던 사람은 누구이며, 가장 쓸데없는 이유로 방해한 사람은 누구였나? 이 과정을 통해 자신에게 있어 귀찮은 문제가 무엇인지, 어떤 방해를 받고 있는지 알 수 있다. 14

15 Ⅲ. 시간관리 설계방안

16 Ⅲ. 시간관리 설계방안 6.정보와 커뮤니케이션 시간 관리 순환표 2. 계획 수립 1.목표 설정 3. 결정 4. 실행과 조직
일일, 주간,월간,연간 계획수립 계획표에 의한 관리 목표 발견, 상황 분석 목표 달성 전략 수립 1.목표 설정 우선 순위 설정 3. 결정 업무 위임 6.정보와 커뮤니케이션 목표설정 : 개인의 목표를 분석하고 정의하는 것. 자신이 이상적으로 바라는 점이 무엇 인지 명확히하고, 본인에게 주어진 상황을 인지하는 단계입니다. 그리고 바라는 목표에 다가가기 위한 전략을 수립해야하는 단계죠. 2. 계획수립 : 수립한 목표를 달성하기 위해 자기자신의 행동계획과 그 대안을 설정하는 것 시간이라는 자원을 효율적으로 활용하기 위해, 가장 성과가 큰 것에 충분한 시간을 들이거나 최단시간에 목표를 달성하는 단계이다. 즉 시간을 배분하는 단계로, 자신의 시간을 잘 계획하면 할 수록 앞서 새운 자신의 이상(목표)를 위해 사용할 수있는 시간이 많이 생겨난다. 3. 결정 : 앞서 계획한 예정되어 있는 일에 대한 의사 결정을 하는 것. 우선순위를 정하는 단계. 우리는 항상 많은 과제를 한번에 처리하려고 하고, 그 결과 보기에는 필요한 일처럼 보이지만 실은 그다지 중요하지 않은 일에 분주히 시달리고 있다. 이 단계는 한번에 하나의 일에 집중하여 완료하고 그 다음에 중요한 일을 처리하는 식으로 우선순위를 정하게 되는 단계이다. 4. 실행과 조직 : 우선순위에 따라 결정된 과제를 실행에 옮기기 위해, 하루 단위로 일의 계획을 짜서 조직화 하는 것. 자신이 가장 효율적으로 일을 수행할 수 있는 시간대나, 작업스타일 등을 고려하여 하루를 조직하고 마감하는 단계. 5. 통제 : 앞의 단계에서 계획하고 조직한 계획의 기대치와 실제 행한 후의 실적치를 비교하여, 피드백을 하는 과정이다. 이 과정을 통해 시간관리 과정을 개선할 수 있고, 자신의 목표달성 여부를 알 수 있다. 또한 행동의 궤도수정을 위한 실마리가 된다. 6. 정보와 커뮤니케이션 – 시간관리의 중심에서 다른 과정들이 순조롭게 진행될 수 있도록 하는 윤활유역할. - 시간관리의 중심영역으로 각각의 단계에서 당면하게 되는 문제들을 해결하기 위해서는 주변의 많은 정보들을 정리하고 활용할 필요가 있다.경영관리자들은 실제로 그들 시간의 평균 80%를 독서, 통신, 전화 및 대화에 소비한다. 5. 통제 업무 진행 과정 통제 결과 통제 4. 실행과 조직 일정 구성 일일 기본 계획

17 Ex) 6개월의 시간. 헬스, 학원을 등록할 수 있는 용돈10만원(한달)
Ⅲ. 시간관리 설계방안 1.목표 설정 3. 목표 ·수단분석 Ex) 6개월의 시간. 헬스, 학원을 등록할 수 있는 용돈10만원(한달) 무엇을 하고 싶은가? 1. 목표분석 이상적인 목표 Ex) 이쁜데 공부도 잘하는 나 – 기한 : 2009년 6월까지! 무엇을 할 수 있는가? 2. 상황분석 개인의 상황파악 Ex) 현재의 상황에서 어떤 걸 할 수있는가? 다이어트, 토익점수 올리기, 학점올리기 현재 나의 능력은 무엇인가? 충분히 올릴가능성이 있는 학점, 다이어트 성공경험 이렇게 정해진 목표는 반드시 적어서 항상 볼 수 있는 곳에 비치하거나, 가지고 다니도록 합니다. 4. 목표설정 Ex) 몸무게 40kg대, 학점3.8이상, 토익 800점대 5. 행동목표 Ex) 헬스 및 학원끊기, 스터디하기

18 Ⅲ. 시간관리 설계방안 ALPEN 방식에 따른 시간 계획(일일계획표) Aufgabe 할 일결정 Lange 소요시간 산정
2. 계획 수립 ALPEN 방식에 따른 시간 계획(일일계획표) Aufgabe          할 일결정 Lange            소요시간 산정 Puffuzeit         여유시간 책정(60:40 원칙) 예측하지 못한 사태에 대비 하여 시간의 여유를 둔다. (소요시간의 40%) Entscheidung  우선순위설정, 생략 가능한 일, 권한 위임할 일 결정 Nachkontrolle  하다 남은 일 이월 헬스, 회화학원, 친구와 약속 등 헬스1시간, 학원1시간, 친구와의 약속 3시간 친구와의 약속 3시간 중 실제 약속한 시간은 2시간이지만 이동시간 및 기타 상황을 대비하여 3시간으로 설정 회화학원(결석 시 레벨 업 안됨) 헬스 친구과의 약속(연기 가능함)

19 Ⅲ. 시간관리 설계방안 2008. 12. 17 2. 계획 수립 시간계획 8 9 10 11 12 13 14 15 오늘 할 일
전화계획 계획 은행 볼 일 조회의 헬스가기 회화학원가기 윤숙언니랑 밥먹기 송년의 밤 KTX 동반석 전화하기

20 Ⅲ. 시간관리 설계방안 2. 계획 수립 플래너는 반드시 1개만 사용!

21 Ⅲ. 시간관리 설계방안 우선순위를 정하는 단계(파레토의 원칙) 전체업무의 20% 하루의 시간 활용 하루의 한 일의 양
3. 결정 우선순위를 정하는 단계(파레토의 원칙) 전체업무의 20% 하루의 시간 활용 하루의 한 일의 양 전체시간의 80% 20% 20%의 시간에 한 일 = 80% 일에 집중 하지 못한 시간 1.내가 받는 우편물의 20퍼센트가 80퍼센트의 만족감을 준다. 나머지 80퍼센트의 우편물은 쓸모 없는 것이다. 2.회사 매출의 80퍼센트가 20퍼센트의 고객으로부터 나오는 것이다. 3.1년 동안 통화한 사람 중 20퍼센트와의 통화시간이 총 통화시간의 80퍼센트를 차지한다. 4.직원 20퍼센트가 병가(病暇)의 80퍼센트를 차지한다. 5.즐겨 입는 옷의 80퍼센트는 옷장에 걸린 옷의 20퍼센트에 지나지 않는다.  중요한 일에 시간을 투자하라. 올바르게 투자한 20%의 시간과 에너지가 80%의 결과를 낳는다. 우리는 중요하지 않은 일 때문에 시간을 낭비하고 있지는 않은가?

22 Ⅲ. 시간관리 설계방안 ABC분석의 원칙- 아이젠하워의 원리 A순위 B 순위 C 순위 오늘 반드시 해야한다 회화학원 헬스
할 수 있으면 좋다 - 윤슥 언니와 밥먹기 최고로 중요 평균적으로 중요 중요하지 않음 스스로 수행, 위임불가 전략적으로 계획하고 기한을 정함 위임하거나, 줄이거나 취소함

23 Ⅲ. 시간관리 설계방안 A순위의 결정 기준 하나의 일을 완수함으로써 다른 몇개의 문제가 해결되는 것이 있는가?
어떤 일을 행하면 조직목표, 부문목표, 그룹목표의 달성에 가장 공헌 할 수 있는가? 어떤 일을 행하면 장단기적으로 자신에게 최대의 성과가 얻어지고 자신에 대한 최고의 평가를 얻을 수 있는가? 방치해 두면 커다란 부정적 결과(격노, 비난, 혼란)를 초래할 위험성이 있는 일은 무엇인가? 자신이 모든 것을 행하는 것은 가능하지도 않고 또 그럴 필요도 없다는 사실을 인식하자. 우선순위를 설정하여 가장 중요한 것부터 착수하라.

24 Ⅲ. 시간관리 설계방안 당신의 능률곡선을 활용하라 인간의 평균적인 생산능력곡선 A형 C형 B형 4. 실행과 조직 6 8 10
100% 능률 6 8 10 11 12 14 16 18 20 22 24 시간 능률이 가장 높은 오전시간대에 A형 업무를 배치하고 점심식사 후 오후에는 능률이 떨어지므로 C형 업무를 저녁시간대는 B형 업무를 처리한다.

25 Ⅲ. 시간관리 설계방안 반성의 시간을 갖자 => 특정한 기준없이 매일 작성하기란 어렵다
5. 통제 반성의 시간을 갖자 -오늘은 누구에게, 무엇으로 일의 방해를 받았는가? -하지 않고 지나간 행동은 무엇인가? -아이디어를 써놓았는가? 실행해보았는가? -오늘 계획했던 목표를 제대로 달성했는가? -오늘 했던 것 중 가장 잘한 것은 무엇인가? 등등 => 특정한 기준없이 매일 작성하기란 어렵다 경험 : 오늘은 어떤 경험을 했는가? 목표 : 오늘 달성한 것은 무엇인가? 조언 : 다른 사람에게 해준 조언은? 받은 조언은? 마음의 상태 : 오늘 어떤 기분이 지배적이었는가? 신체의 상태오늘의 컨디션은 어떠했는가?

26 Ⅲ. 시간관리 설계방안 독서, 대화, 회의, 방문객 관리, 전화
6.정보와 커뮤니케이션 독서, 대화, 회의, 방문객 관리, 전화 독서(신문,잡지,책)를 할 때에는 목표지향적으로 읽을 거리 선택 독서 후에는 리뷰작성이나 스크랩을 통해 정리하도록 한다. 회의는 무조건 정시에 시작한다. 모든 회의 참석자들과 회의 규칙에 대한 합의를 얻도록 한다. 회의가 끝나면 결론을 종합하고, 무엇을, 누가, 언제까지 수행할 것인지 다시한번 설명한다. 미리 예정 된 시간에 정확하게 결론을 내어라 회의일지작성 전화를 걸 때에는 분명한 목적을 가진다. 통화는 적당한 시간 내에 끝내도록 한다. 통화의도를 명확히 밝히고, 혼자만 일방적으로 지껄이지 않도록 한다. 정보와 커뮤니케이션은 시간관리의 중심에서 다른 다섯가지 단계들이 순조롭게 돌아갈 수 있도록 도와주는 윤활유같은 역할. 각 수립단계에서 우리는 자신이 가지고 있는 정보와 커뮤니케이션수단 등을 사용하여 계획을 세우게 되므로 가장 기본이 되는 단계라 할 수 있다. 우리는 매일같이 정리해야 할 많은 정보가 쏟아져 나오므로 정보정리는 일정한 체제와 순서가 있어야 한다. 정보를 얻고 커뮤니케이션을 할 수 있는 루트, 즉, 독서, 대화, 회의, 전화를 할때 올바른 습관을 통해 비효율 적인 시간을 줄이도록 한다. 독서 : 독서를 시작할때에는 반드시 목표를 정하고 읽을 거리를 선택한다. 인터넷신문 등 정보를 접할 수 있는 루트가 다양해 지면서 볼 필요도 없었던 쓸데없는 뉴스거리나 연애인 가쉽거리등을 보느라 시간을 낭비하지 말라. 회의 : 회의는 무조건 정시에 시작한다. 지각자를 기다리다간 평생 정시에 시작하지 못한다. 회의 시작전 회의 참석자들과 기록은 누가할 것인지 발언시간 및 방법은 어떻게 할 것인지 사전에 정하고 합의를 얻도록 한다. 회의가 끝나면 결론을 종합하고 구체적인 사항을 다시 한번 설명한다. 미리 예정된 시간에 정확하게 결론을 내어라, 사전에 약속한 시간보다 회의 시간이 길어지게 되면 진행자에 대한 신뢰가 떨어지고 다음 일정의 시간압박을 받게 된다. 전화 : 전화를 걸 때에는 분명한 목적을 가져야 한다. 가까운 시일 내에 직접 만나기로 했는데도 불구하고 전화를 걸 필요는 없다. 통화는 적당한 시간내에 끝내도록 하고 , 대화를 나눌 수 있는 올바른 시간을 찾도록 하라. 상대방으로 하여금 당신전화로 인해 방해받는 일이 없도록 해야하고, 전화를 걸기전 미리 전화를 걸겠다는 사실을 미리 이야기 해둔다. 상대방과 통화를 시작할 때 무엇때문에 전화했는지 명확히 밝히고, 상대방의 대답을 듣지도 않으면서 혼자만 일방정으로 말하지 않도록 한다. 전화내용중 중요했던 것들은 바로 메모로 남긴다.

27 감사합니다