학교기록물 관리 봉화교육지원청

INDEX 절차별 기록물관리 유형별 기록물관리 생산 등록 정리 이관 회의록 학교생활기록부 졸업앨범 시청각기록물 시험지 회계기록물

기록물관리 업무 절차 생산부서 기록관 생산 등록 정리 이관 평가·폐기 보존·활용 기록물 생산(기안, 결재, 접수 등) 기록물관 운영계획 수립 기록물 이관인수 및 정리 보존 기록물 등록, 분류, 편철 처리과 기록물관리 교육 기록물 생산현황 작성 제출 기록물 분류기준표 관리 기록물 이관 기록물 평가 및 폐기 기록물 열람

1. 생산 등록 정리 이관 공공기관은 효율적이고 책임있는 업무수행을 위하여 업무의 입안단계부터 종결단계까지 업무수행의 모든 과정 및 결과가 기록물로 생산, 관리 될 수 있도록 업무과정에 기반한 기록물 관리를 위하여 필요한 조치를 강구하여야 한다. (공공기록물관리에 관한 법률 제 16조) 종이기록물 전자기록물 시청각 기록물

1. 생산의무 기록 생산 등록 정리 이관 회의록 시청각 기록물 조사.연구.검토서 조례의 제정 도는 개정이나 이에 상당하는 주요 정책의 결정 또는 변경 등 회의록 개별법 또는 특별법에 따라 구성된 위원회 또는 심의회 등이 운영하는 회의 그밖에 회의록 작성이 필요하다고 인정되는 주요 회의 시청각 기록물 교육감, 교육장 등 주요 직위자의 업무관련 활동과 인물사진 철거 또는 개축 등으로 사라지게 되는 건축물이나 각종형태의 구조물로 사료적 가치가 높아 시청각기록물로 그 모습을 보존할 필요가 있는 사항 기타 시청각기록물의 생산이 필요하다고 인정되는 사항

2. 기록물의 등록은 전자 또는 비전자기록물의 구분 없이 업무관리시스템으로 등록, 관리 하는 것을 원칙으로 함 생산 등록 정리 이관 기록물의 등록은 전자 또는 비전자기록물의 구분 없이 업무관리시스템으로 등록, 관리 하는 것을 원칙으로 함 생산 혹은 접수와 동시에 등록 등록대상 비전자기록물 학교 생활기록부, 졸업대장 등 학적기록물 회계장부, 지출증빙서 등 학교예산회계기록물 학교일지, 졸업앨범 등 학교 역사기록물 보안점검대장, 제증명/접수처리대장 등 업무관련 대장 학교축제, 각종행사관련 시청각기록물 학교운영위원회 회의록 등 각종 회의록

2. 생산 등록 정리 이관 비전자기록 수동등록 업무관리시스템의 문서등록대장에서 비전자문서등록기능을 이용하여 수동으로 등록하고 비전자기록물은 매체의 특성에 따라 별로도 관리함 전자기록물 자동등록 첨부물 분리등록 기록물 등록방법 결재 또는 접수완료 후 업무관리시스템의 문서등록대장에 자동으로 등록되며 등록번호가 부여됨 기록물의 본문과 첨부물이 규격차이가 심하거나, 상호다른 기록매체로 구성되어 별도의 관리가 필요한 경우 동일한 관리번호를 부여하여 관련 기록물이 함께 관리되도록 함 * 전자문서 붙임파일 첨부 시 암호화 설정, 압축파일(zip, alzip 등), 링크파일 첨부 금지

2. 생산 등록 정리 이관

2. 생산 등록 정리 이관 기록물의 편철 단위과제별 단위과제카드 기준에 따라 업무관리시스템 상의 단위과제를 선택하거나 비전자기록물을 단위과제별로 편철하는 행위 전자기록물 문서 생산, 접수시 단위과제카드를 선택하므로 별도 행위 필요 없음 종이기록물

3. 생산 등록 정리 이관 전년도 생산이 완결된 기록물을 대상으로 생산현황보고에 앞서 등록사항과 기록물 실물 일치 여부 등을 확인하고 물리적 정리를 완료하는 행위 매년 2월 말까지 기록물 정리 기간 미등록 기록물 추가등록 기록물 단위과제카드 변경 문서정보 수정 단위과제카드 표지 및 색인 목록 인쇄 비전자문서 편철

3. 생산 등록 정리 이관 미등록 기록물 추가등록

3. 생산 등록 정리 이관 기록물 단위과제카드 변경 및 문서정보수정 1. 3. 4. ※ 제목변경불가 2.

3. 생산 등록 정리 이관 단위과제카드 표지 및 색인목록 인쇄 1. 2. 4. 5. 3. 7. 8. 6. 9.

4. 생산 등록 정리 이관 기록물 생산 후 일정시간이 지나 활용도가 떨어진 기록물을 문서고로 옮겨서 집중 관리하는 절차 비전자기록물의 경우 기록물 생산자가 2년 범위 내에서 보관 후, 기록물 철단위로 기록물업무담당자에게 이관하며, 업무관리시스템에서 생산된 기록은 1년 단위로 이관 업무에 수시로 참고할 필요가 있는 기록물은 10년 범위 내에서 즉, 9년까지 단위과제카드 단위로 이관시기를 연장할수 있음

1. 회의록 개별법 또는 특별법에 따라 구성된 위원회 등이 운영하는 회의 학교운영위원회, 인사자문위원회, 조기진급.졸업.진학 평가위원회, 교육과정위원회, 학업성적관리위원회, 학교폭력대책자치위원회, 학교급식소위원회, 장학생선정위원회, 학교도서관운영위원회 등 회의록 기재 요소: 회의명, 회의개최부서(기관), 일시 및 장소, 참석자.배석자 명단, 회의진행순서, 상정안건, 발언요지, 결정사항 및 표결내용 업무관리시스템에 등록 시 회의록을 단독으로 등록하거나 붙임으로 등록할 경우 회의록임을 확인할 수 있도록 문서제목에 명기 00학교운영위원회 제0차 회의결과 보고 및 회의록 00차 인사위원회 회의결과(회의록)

2. 학교생활기록부 교육행정정보시스템(NIES)에서 작성이 종료되면 출력하여 업무관리시스템에 등록.관리함을 원칙으로함 재학생 학교생활기록부는 학년말에 따로 출력하지 않고 전산자료로 보관하며 졸업과 동시에 출력함을 원칙으로 함 학교생활기록부 보존기간 준영구 학교생활세부사항기록부 보존기간 5년

3. 졸업앨범 졸업앨범은 시청각기록물로 간주하여 관리함을 원칙으로 하며, 등록을 위한 단위과제는 “교육정보시스템(NIES) 졸업대장”으로 한정 졸업앨범과 CD가 함께 생산되는 경우 각 개별건으로 등록하며, CD경우 동일한 기록물 제목에 “(CD)” 명기 등록된 졸업앨범은 학교기록물관리책임자에게 2부 제출하여 학교문서고에서 관리 문서정보 제목: 00학년도 00회 졸업앨범 대국민공개여부: 부분공개 관리정보 등록구분: 사진.필름류 기록물형태: 시청각기록물 쪽수: 앨범실제 쪽수

4. 시청각기록물 업무를 수행하는 과정에서 시청각기록물이 생산될 경우, 업무담당자는 보존 대상 시청각기록물을 선별 하여 업무관리시스템에 “비전자문서등록” 또는 “첨부물 분리등록” 함 사진 필름 학교장의 인물 및 업무 활동 사진 학교의 시설 공사 관련 전.후 사진 각종행사(입학식, 졸업식, 학교 축제, 학교장 이취임식) 사진 등 간행물, 전시물 및 홍보물 등에 사용하기 위하여 생산하거나 수집된 사진 등 녹음 동영상 학교장 이취임식 해당 학교와 관련된 방송자료 및 홍보영상 역사적 중요사건과 관련된 증언 등 구술기록 각종행사 영상 등

4. 시청각기록물 매체수록 “시청각기록물관리” 폴더를 생성한 후, 폴더 내에 해당 시청각기록물을 편철한 “단위과제명”과 “단위과제카드명”으로 하위폴더생성 학교장업무일반(단위과제명) 학교장업무(단위과제카드명)

4. 시청각기록물 업무관리시스템에 등록한 시청각기록물은 등록 시 부여받은 생산 및 접수등록번호를 아래와 같이 표기한 후 관리

5. 시험지 시험지 및 답안지는 시험유형별, 학년별 또는 반별 등으로 구분하여 정리하고 정리된 하나의 묶음을 1권으로함 정리된 1권은 1건으로 등록하며 시험지는 ‘일반문서로’ OMR 카드는 ‘카드류’로 등록 평가원안 및 지필평가 시험지.답안지의 보존기간은 5년

6. 회계기록물 지출증빙서의 경우 지출관련 세금계산서 및 영수증 등과 같은 기록물은 건별로 등록하지 않고 지출품의한 업무관리시스템에 문서를 출력하여 합철하여 생산 등록시 등록구분을 ‘일반문서’로 설정하여 월별 혹은 분기별로 분권하여 1건으로 등록함 2014년 2/4분기 학교회계지출증빙서, 2014년 10월 학교 회계지출증빙서 지출증빙서의 경우 보존상자에 편성하지 않고 서가에 배치해도 무방